Salah satu fungsi penting dari AIS adalah untuk memproses data traansaksi perusahaan

dengan efektif dan efisien. Dengan sistem manual (berbasis non-komputer), data dicatat di jurnal dan
buku yang berbentuk kertas. Dalam sistem berbasis komputer, data dimasukkan ke komputaer dan
disimpan dalam file dan basis data. Proses yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi
yang bermakna dan relevan disebut siklus pemrosesan data. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar
2-3, proses ini terdiri dari empat tahap: input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan keluaran
informasi.

Input Data
Tahap pertama dalam memproses transaksi adalah dengan mengambil data untuk setiap
transaksi yang terjadi dan memasukkannya ke dalam sistem. Pengambilan data umumnya dipicu oleh
terjadinya aktivitas bisnis. Data harus dikumpulkan mengenai tiga aspek dari setiap aktivitas bisnis:

1. Setiap aktivitas yang diminati

2. Sumber daya yang terpengaruh oleh setiap aktivitas
3. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas

Sebagai contoh, transaksi yang paling sering terjadi dalam siklus pendapatan adalah penjualan,
baik secara tunai maupun kredit. S&S mungkin menganggap penting pengumpulan data
mengenai transaksi penjualan berikut ini:
 Tanggal dan waktu penjualan terjadi
 Karyawan yang membuat penjualan dan petugas checkout yang memproses penjualan
 Checkout register di mana penjualan diproses
 Barang yang terjual
 Jumlah barang yang terjual
 Daftar harga dan harga sebenarnya dari setiap barang yang terjual
 Jumlah keseluruhan penjualan
 Untuk penjualan kredit: instruksi pengiriman, alamat penagihan dan pengiriman pembeli, nama
pembeli

Sejarahnya, sebagian besar perusahaan menggunakan dokumen kertas untukuntuk

mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis mereka. Data ini kemudian ditransfer ke komputer.
Tabel 2-3 menunjukkan aktivitas siklus transaksi yang umum dan dokumen sumber yang digunakan
untuk mencatat data mengenai kejadian tersebut. Contoh dari beberapa jenis dokumen ini dapat
dilihat di Chapter 10, 11 dan 13. Sebagai contoh, sebuah pemesanan, untuk permintaan barang
dagangan dari penyuplai, ditunjukkan pada Gambar 11-5 di halaman 415 Chapter 11.
Pada saat ini, umumnya data mengenai aktivitas bisnis langsung dicatat melalui tampilan entri
data komputer. Tampilan data entri biasanya memiliki format yang sama dengan dokumen yang
digantikannya.

Jika dokumen dipertukarkan dengan pembeli dan penyuplai, akurasi dan efisiensi dapat ditingkatkan
dengan menggunakan turnaround document, yaitu catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak
luar dan kemudian dikembalikan ke sistem sebagai input.
Chapter 2: Tinjauan Proses Bisnis

Batch Processing

Kelompokkan Masukkan batch pada Simpan data Proses semua batch. Cetak output yang
dokumen waktu yang telah di file Update master file dikehendaki. Cetak juga
sumber menjadi ditentukan atau sementara dengan data transaksi, laporan kesalahan,
beberapa ukuran batch. Urutkan sehingga menjadi master laporan transaksi,
batch. dan rubah data file baru. laporan kontrol total.
sebagaimana
mestinya

Online Batch Processing

Masukkan Simpan data Cetak output

transaksi ke di file Proses file sementara pada yang
sistem pada sementara saat yang telah ditentukan. dikehendaki.
saat terjadi. Update master file dengan
data transaksi, sehingga
menjadi master file baru
Online Real-Time Processing

Proses transaksi pada saat Cetak output

Masukkan
terjadi. Update master file yang
transaksi ke sistem
dengan data transaksi dikehendaki.
pada saat terjadi.
.
 Dokumen yang dihasilkan di akhir pemrosesan transaksi disebut operational documents untuk
membedakannya dengan source documents/dokumen sumber, yang digunakan di awal proses.
Dokumen dapat dicetak atau disimpan dalam bentuk gambar elektronik di komputer. Sebagai contoh,
Toys ‘R’ Us menggunakan pertukaran data elektronik untuk berkomunikasi dengan suppliernya. Setiap tahun
mereka memproses lebih dari setengah juta faktur secara elektronik.