Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Pengeluaran

Dokumen yang digunakan dalam siklus pengeluaran yaitu (Mulyadi, 2001:303):

1. Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan
yang tertera pada surat tersebut.
2. Surat penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya
tidak bersifat tidak berulang kali terjadi, yang menyangkut dalam jumlah rupiah pembelian
besar.
3. Surat pesanan pembelian
Dokumen ini digunakan untuk melakukan pesanan barang kepada pemasok yang telah
dipilih. Surat pesanan pembelian ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai
berikut:
a. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama pada surat permintaan pembelian yang dikirim
kepada pemasok sebagai permintaan resmi yang dikeluarkan perusahaan.
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok
Dokumen ini dikirim kepada pemasok, diminta tanda tangan pemasok tersebut dan
dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti bahwa permintaan pembelian telah
diterima dan disetujui.
c. Tembusan bagi unit peminta barang
Dokumen ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang
diminta telah dipesan.
d. Arsip tanggal penerimaan
Dokumen ini disimpan oleh fungsi pembelian sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika barang yang dipesan tidak datang pada waktu yang telah ditentukan.
e. Arsip pemasok
Arsip pemasok disimpan oleh fungsi pembelian. Arsip ini disimpan menurut nama
pemasok sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f. Tembusan fungsi penerimaan
Dokumen ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi yang akan digunakan untuk
menerima barang yang jenis, spesifikasi, kualitas, dan pemasoknya seperti yang
tercantum dalam dokumen tersebut.
g. Tembusan fungsi akuntansi
Dokumen ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
5. Surat perubahan pesanan pembelian
Dokumen ini digunakan sebagai pemberitahuan resmi kepada pemasok tentang adanya
perubahan dalam permintaan pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran utang pada pemasok serta berfungsi sebagai surat pemberitahuan
kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. Dokumen ini digunakan oleh bagian finance
 sebagai catatan atas transaksi pengeluaran kas atau bank untuk membayar tagihan
pemasok. Dokumen ini ditandatangani oleh Manajer keuangan, kasir dan bagian Akuntansi.
7. Invoice
Dokumen ini merupakan bukti tagihan dari pemasok. Dokumen ini digunakan sebagai dasar
transaksi pengeluaran kas/bank.
8. Cek/Giro atau transfer e-banking
Pembayaran dengan bilyet giro dilakukan jika pemasok mengambil sendiri bilyet tersebut ke
perusahaan, dan biasanya akan dilayani pada hari kamis. Jika tidak ada perjanjian tentang
tata cara peluansan hutang, perusahaan lebih sering menggunakan transfer bank via transfer
e-banking
9. Voucher pengeluaran
Yaitu suatu dokumen dalam system voucher yang mengakumulasi faktur pemasok untuk
pembayaran.
10. Memo debit
Yaitu dokumen untuk mengotorisasi retur dan penyisihan pembelian.
11. Formular pemasok baru
Yaitu formular yang digunakan untuk memilih pemasok baru, berisi data harga, jenis barang
atau jasa, pengalaman pemasok, referensi, dan jejak kredit.
12. Permintaan untuk proposal (atau penawaran harga)
Yaitu formulir yang digunakan dalam suatu prosedur tender kompetitif, berisi barang atau
jasa yang diperlukan dan perbandingan harga, syarat-syarat pembayaran dll

Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Siklus Pengeluaran

Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus pengeluaran, antara lain (Mulyadi, 2001:308):

1. Register bukti kas keluar

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal
yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
2. Jurnal pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal
yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu utang
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, buku
pembatu yang digunakan untuk mencatat utang adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan
utang perusahaan menggunakan account payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan
utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
4. Kartu persediaan
Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
5. Modul Daftar Pemasok
Modul ini mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pemasok. Total hutang dan
detail ada pada modul ini

DAFPUS

A Wicaksana. (2013). Bab II SISTEM INFORMASI AKUNTANSI. Diakses pada 17 September 2022, dari

http://e-journal.uajy.ac.id/4862/3/2EA17131.pdf
Iswandir. (2018). Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas Sebagai Pengendalian

Intern pada PT XYZ. Diakses pada 17 September 2022, dari

https://journal.universitassuryadarma.ac.id/index.php/jsi/article/view/69/67

Mr. Haloho. (2015). SIKLUS PENGELUARAN By: Mr. Haloho. Diakses pada 17 September 2022, dari

https://slideplayer.info/slide/3762810/