BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada umumnya setiap perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur, usaha,
perdagangan maupun jasa bertujuan untuk mendapatkan keuntungan yang optimal. Perusahaan
manufaktur dalam kegiatan usahanya adalah mengelolah bahan baku menjadi bahan setengah
jadi dan bahan jadi. Sistem akuntansi pembelian digunakan untuk pengadaan barang yang
diperlukan perusahaan. Sistem pembelian yang baik akan menjamin perusahaan memperoleh
barang dari supplier sehingga permintaan pelanggan dapat terpenuhi dengan baik. Transaksi
pembelian terdiri dari dua macam yaitu transaksi pembelian tunai dan transaksi pembelian
kredit. Transaksi pembelian tunai yaitu pembelian bahan baku yang pembayarannya secara
tunai yang terkait dengan pengeluaran kas, sedangkan transaksi pembelian kredit yaitu
pembelian bahan baku yang pembayarannya dilakukan dalam jangka waktu yang telah
ditentukan dan disepakati kedua belah pihak.

Pengendalian internal berfungsi menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen. Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian
barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya
kebutuhan atas suatu barang atau jasa sampai barang atau jasa yang dibeli diterima. Prosedur
pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan.

Kegiatan usaha di PT Asia Paperindo Perkasa ini adalah mengelola bahan baku menjadi
bahan setengah jadi dan bahan jadi. Bahan baku material untuk melakukan proses produksi
carton box dan sheet (bahan setengah jadi) bahan baku tersebut tidak diperlukan apabila tidak
ada proses pembelian ke supplier, oleh karena itu dalam memperoleh bahan baku dibutuhkan
siklus pembelian. Dalam siklus pembelian bahan baku material memerlukan sistem
pengendalian yang mencukupi untuk mencegah terjadinya kecurangan.

PT Asia Paperindo Perkasa berupaya untuk menghindari faktor-faktor yang mempengaruhi

proses pembelian kredit pada perusahaan dari transaksi pembelian kredit terjadi keterlambatan
dalam pembayaran lewat dari tanggal jatuh tempo pembayarannya
1 karena invoice dari supplier
belum dikirim dan terjadi kehilangan invoice oleh bagian purcashing sehingga tidak bisa
dilakukan payment application untuk pembayarannya. Diharapkan dengan adanya penelitian
ini dapat memberikan perbaikan sehingga prosedur pembelian kredit di perusahaan dapat
berjalan lebih optimal dalam mengelola transaksi pembelian dan utang perusahaan sesuai
dengan perkembangan bisnis perusahaan dan perkembangan teknologi.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi pembelian pada perusahaan PT
Asia Paperindo Perkasa ?
2. Bagaimana Sistem Pengendalian Intenal siklus pembelian pada PT Asia Paperindo
Pekasa ?
3. Apa kelemahan sistem Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Pengendalian Internal
siklus pembelian pada PT Asia Paperindo Pekasa ?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi pembelian pada
perusahaan PT Asia Paperindo Perkasa.
2. Untuk mengetahui Sistem Pengendalian Intenal siklus pembelian pada PT Asia
Paperindo Pekasa.
3. Untuk mengetahui kelemahan sistem Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem
Pengendalian Internal siklus pembelian pada PT Asia Paperindo Pekasa.

2
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku

Sistem Akuntansi Pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang atau
bahan baku yang diperlukan oleh perusahan, oleh karena itu perlu adanya prosedur-prosedur
pembelian agar tercipta suatu sistem akuntansi pembelian yang baik Adapun pokok bahasan
yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian.

a. Fungsi Produksi
Fungsi produksi bertanggungjawab atas aktivitas yang berhubungan dengan jenis,
jumlah, dan kapan bahan tersebut akan diperlukan dalam proses produksi
(Supriyono, 1999 : 401).
b. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan
baku sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang untuk menyimpan barang
yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung
dipakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan
pembelian diajukan oleh pemakai barang.
c. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
d. Fungsi Penerimaan Barang
Fungsi penerimaan barang bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini
bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi
retur penjualan.

3
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan yang berhubungan dengan
 transaksi persediaan bahan baku dan fungsi pencatat utang. Dalam sistem akuntansi
pembelian fungsi pencatat persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga
pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan, sedangkan fungsi
pencatat utang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam
register bukti kas keluar.

2. Dokumen-Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan pada Sistem Akuntansi

Pembelian, menurut Mulyadi (2001 : 303) :
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian gudang untuk meminta
fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, mutu seperti
yang tersebut dalam surat tersebut.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi yang menyangkut jumlah
pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
Dokumen ini terdiri dari berbagai fungsi :
1. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang
dikeluarkan oleh perusahaan.
2. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok. Tembusan ini dikirimkan kepada
pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok dandikirim kembali ke
perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta
kesanggupan pemasok dalam memenuhi pengiriman barang seperti tersebut
dalam dokumen
3. Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi
yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
4. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan ini disimpan oleh bagian pembelian
menurut tanggal penerimaan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang ditetapkan.
4
5. Arsip Pemasok. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama
pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
 6. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan
sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas
dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
7. Tembusan Fungsi akuntansi. Tembusan ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai
salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.

d. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang
yang diterima pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kwantitas
seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e. Faktur Pembelian
Dokumen yang digunakan untuk merekam semua transaksi pembelian bahan baku
yang terjadi di perusahaan.
3. Catatan-catatan akuntansi yang digunakan pada Sistem Akuntansi Pembelian, menurut
Mulyadi (2001 : 308).
a. Bukti Kas Keluar (Voucher Register)
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
b. Jurnal Pembelian
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
c. Kartu Utang
Catatan akuntansi ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi dan
saldo utang perusahaan kepada tiap-tiap krediturnya.
d. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi jenis
persediaan.

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001 : 301) jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi
pembelian meliputi :
a. Prosedur Permintaan Pembelian.
5
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam
formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
 b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilikan pemasok.
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para
pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan
pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dapat dibagi sebagai berikut :
1) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
2) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
3) Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
c. Prosedur order pembelian.
Fungsi pembelian mengirim surat oeder pembelian kepada pemasok yang dipilih
dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai
order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang.
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu
barang yang diterima dari pemasok dan membuat laporan penerimaan barang untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok.
e. Prosedur pencatatan utang.
Fungsi akuntansi memerikasa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari
pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian.
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian
untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.2 Pengertian Sistem Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2001), sistem pengendalian internal adalah yang Sistem
pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan
data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Definisi sistem pengendalian internal tersebut menekan tujuan yang hendak dicapai, dan
bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian
pengendalian internal tersebut di atas berlaku6 baik dalam perusahaan yang mengolah
informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
 Tujuan sistem pengendalian internal berdasarkan definisi tersebut adalah: menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut tujuannya, sistem
pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua macam sebagai berikut: yang pertama,
pengendalian internal akuntansi (internal accounting control) merupakan bagian dari sistem
pengendalian internal, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi.
Pengendalian internal akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para
investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan
keuangan yang dapat dipercaya. Yang kedua, pengendalian internal administrative (internal
administrative control) meliputi struktur organisasi metode dan ukuranukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

2.3 Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi

Menurut Bodnar dan Hopwood (1995), Pengendalian berguna untuk mengurangi
eksposur. Analisis eksposur dalam suatu organisasi sering berhubungan dengan konsep
siklus transaksi. Sekalipun tidak ada dua organisasi yang benar-benar sama, pada umumnya
organisasi menghadapi kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian tersebut menghasilkan
transaksi yang dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis, yaitu:

 Siklus pendapatan: kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke
entitas lain dan penagihan atas pembayaran yang terkait dengan distribusi barang
dan jasa tersebut.
 Siklus pengeluaran: kejadian yang terkait dengan akuisisi barang dan jasa dari
entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait denagn akuisisi tersebut.
 Siklus produksi: kejadian yang terkait dengan transformasi bahan baku menjadi
barang dan jasa.
 Siklus keuangan: kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan
modal, termasuk kas.
Setiap siklus transaksi memiliki eksposur sendiri-sendiri. Manajemen harus
mengembangkan secara detail tujuan pengendalian untuk setiap siklus transaksi. Tujuan
pengendalian ini menjadi dasar untuk analisis.
7 Sekali tujuan pengendalian telah
 ditetapkan, manajemen dapat mengumpulkan informasi untuk menentukan sejauh mana
tujuan pengendalian tersebut dapat dicapai dalam setiap siklus transaksi organisasi.

2.4 Komponen Proses Pengendalian Internal

Menurut Bodnar dan Hopwood (1995), Pengendalian internal merupakan satu proses
yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen, dan personel lain yang
dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya tujuan
berikut: (1) reliabilitas pelaporan keuangan, (2) efektifitas dan efisiensi operasi, dan (3)
kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku. Proses pengendalian internal suatu
organisasi terdiri dari lima elemen : (1) lingkungan pengendalian, (2) penaksiran resiko, (3)
aktivitas pengendalian, (4) informasi dan komunikasi, (5) pengawasan. Konsep pengendalian
internal didasarkan pada dua premi utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk
akal. Premi pertama, tanggung jawab terkait dengan tanggung jawab manajemen dan dewan
direksi untuk membangun dan memelihara proses pengendalian internal, sedangkan premi
kedua, jaminan yang masuk akal terkait dengan relativitas biaya dan manfaat suatu
pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak seharusnya mengeluarkan lebih banyak biaya
untuk pengendalian yang tidak sebanding dengan manfaat yang didapatkan.

2.5 Kebijakan Akuntansi dalam Prosedur Pembelian

Menurut Mulyadi (2001), kebijakan akuntansi dalam prosedur pembelian. Dalam
merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian, dua unsur pokok
sistem pengendalian intern tersebut dijabarkan sebagai berikut:

 Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. Pemisahan kedua fungsi
ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi
pembelian. Dalam transaksi pembelian, fungsi pembelian berkewajiban untuk
mendapatkan penjual yang dapat dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan
oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh pemasok sesuai
dengan barang yang dipesan oleh fungsi pembelian, diperlukan fungsi lain untuk
melakukan pengecekan secara secara independen mengenai kesesuain jenis,
spesifikasi, kuantitas, mutu, dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh
pemasok dengan yang tercantum dalam surat order pembelian yang diterbitkan oleh
fungsi pembelian. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerimaan yang terpisah
dari fungsi pembelian agar dapat dilakukan pengecekan intern terhadap bebagai
8
informasi mengenai barang yang dibeli oleh fungsi pembelian. Fungsi penerimaan
 mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok, yang
tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian. Pemisahan
kedua fungsi ini akan mengurangi risiko diterimanya barang yang:
1. Tidak dipesan oleh perusahaan.
2. Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang
dipesan oleh perusahaan.
3. Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order
pembelian.
 Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Salah satu unsur pokok
sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi
penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi
akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus
dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.
 Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. Fungsi
penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan atau
penolakan barang yang diterima dari pemasok.fungsi penyimpanan merupakan
fungsi yang bartanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah dinyatakan
diterima oleh fungsi penerimaan.
 Transaksi harus dilaksanakn oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.
Dalam merancang sistem untuk melaksanakn kegiatan pokok perusahaan, harus
diperhatikan unsur pokok sistem pengendalian intern bahwa: setiap transaksi harus
dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi.

2.6 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Menurut Mulyadi (2001), Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. Dalam organisasi,
setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satupun
transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu. Setiap
transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan
tertentu. Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang
berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan
akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan
keandalannya. 9

 Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang
 disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang
langsung pakai.
 Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
 Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
 Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
 Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang
dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
 Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi
wewenang untuk itu.

2.7 Praktik yang Sehat Sistem Pembelian

Menurut Mulyadi (2001), praktik yang sehat dalam sistem pembelian:
 Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
 Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai
pemasok.
 Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah
menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
 Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan
cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkan dengan
tembusan surat order pembelian.
 Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur
dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
 Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic direkonsiliasi
dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
 Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah
hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai
Bukti kas keluar berserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi
pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
2.8 Pengertian Kas
Menurut Baridwan (2009), kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan
sebagai ukuran dalam akuntansi. Yang termasuk dalam kas menurut pengertian akuntansi
adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk
10 pelunasan utang, dan dapat diterima
 sebagai suatu setoran bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank
atau tempat-tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu.

2.9 Pengertian Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Menurut Haryono (2002), siklus pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan
kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas
barang dan jasa yang dibeli. Dalam siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari
siklus kegiatan pokok perusahaan, terkait empat kejadian pokok atau transaksi akuntansi
yaitu pembelian, pengiriman barang, pencatatan utang, dan pelunasan utang.

2.10 Fungsi Bagian Pengeluaran Uang

Menurut Baridwan (2009), fungsi bagian pengeluaran uang adalah:
1. Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucher untuk memastikan
bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungannya benar serta
disetujui oleh orang-orang yang ditunjuk.
2. Menandatangani cek.
3. Memberikan cap lunas pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas.
4. Mencatat cek ke dalam daftar cek (check register).
5. Menyerahkan cek kepada kreditur (orang yang dibayar)
2.11 Bagan Alir Sistem (Flowchart)
Bagan alir sistem merupakan salah satu alat penting untuk menganalisis, mendesain, dan
mengevaluasi sebuah sistem. Bagan alir sistem merupakan alat yang sempurna untuk
menguraikan arus informasi dan prosedur dalam sebuah system informasi akuntansi. Adapun
simbol dalam bagan alir (Flowchart) adalah sebagai berikut:

11
Gambar 2.1 Simbol Dasar

12
Gambar 2.2 Bagan Alir

13
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Gambar 3.1 Lokasi PT Asia Paperindo Perkasa

PT.Asia Paperindo Perkasa Batam berdiri sejak tahun 2004,menempati lahan blok 1F
dan 1G dengan luas ±9.437 m² , yang berada dilokasi Kawasan Tunas Industrial Estate yang
dikelola oleh PT. Tritunas Bangun Perkasa. Pada bulan Januari 2009, PT.Asia Paperindo
Perkasa indah dan kemudian menempati lahan 5D dengan luas 16.000 m² di lokasi Kawasan
Tunas Industrial Estate. PT.Asia Paperindo Perkasa yang didirikan dengan akte Notaris
Nomor 142 pada tanggal 30 maret 1998 yang dibuat dihadapan notaris Indra Ario Nasution,
SH. Sebagai pemrakarsa industri karton Box, PT. Asia Paperindo Perkasa berkewajiban
untuk mematuhi peraturan perundangan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Logo Perusahaan
PT Asia Paperindo Perkasa mempunyai logo seperti di bawah ini:

Gambar 3.2 Logo PT Asia Paperindo Batam

3.1.2 Visi dan Misi PT Asia Paperindo Perkasa Batam

14 di BBK (Batam, Bintan, Karimun). Misi
Visi perusahaan adalah menjadi solusi packing
perusahaan adalah menguasai BBK, Singapur, dan Malaysia dibidang Cartoon Box
3.1.3 Struktur Organisasi PT Asia Paperindo Perkasa Batam
PT. ASIA PAPERINDO PERKASA – BATAM HPO ORGANIZATION STRUCTURE

Gambar 3.3 Strukur Organisasi PT Asia Paperindo Batam

15
3.2 Prosedur Pembelian pada PT Asia Paperindo Batam

Dalam prosedur pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa dari bagian gudang
memesan barang menggunakan form permintaan pembelian setelah disetujui
oleh mill head (general manager) kemudian form diberikan ke bagaian
purchasing dan bagian purchasing langsung membuatkan PO (purchase order),
sebelum purchase order diberikan terlebih dahulu membuat dan menerbitkan
surat penawaran harga yang diberikan ke supplier yang berbeda dan dilakukan
perbandingan harga dari masing-masing pemasok/supplier, apabila supplier
yang diplih sudah sesuai dengan penentuan harga yang diinginkan dan bagian
purchasing langsung membuat surat order pembelian disertai dengan puschase
order (PO) dikirim ke supplier yang dipilih, surat permintaan pembelian, surat
penawaran harga dan penawaran harga yang sudah sesuai dengan tanggalnya
untuk laporan penerimaan barang dan mencatat tanggal penerimaan pada surat
order pembelian. Bagian gudang menerima surat order pembelian dan
memeriksa/mengecek barang yang dikirim dari supplier, setelah dikirim barang
tersebut bagian gudang membuat laporan penerimaan barang dan delivery note
(DN) dan surat order pembelian di kirim supplier ke bagian gudang bersama
dengan barang yang dipesan perusahaan. Dari bagian pembelian memberikan
dokumen faktur (invoice), laporan penerimaan barang, surat order pembelian,
delivery note (DN), purchase order (PO), bukti kas keluar kepada bagian
accounting. Kemudian bagian accounting memeriksa/mengecek dokumen yang
diberkan apakah sesuai dengan harga, kuantitas yang sudah ditentukan oleh
bagian purchasing setelah diperiksa dan tidak ada yang salah dalam perhitungan
harga kemudian bagian accounting memberikan bukti kas keluar kepada
accounting (cashier/treasury) dan diberikan stempel FAD (Finance Accounting
Division) dan langsung melakukan pembayaran ke supplier sesuai dengan
16
tanggal yang ada di invoice, pembayarannya bisa melalui bank, cek dan petty
cash.
 Gambar 3.4

3.2.1 Bagian-Bagian yang Terkait Dengan Sistem Pembelian

Hubungan antara departemen di PT Asia Paperindo Perkasa, yaitu:
departemen produksi dan departemen purchasing berfungsi untuk memesan
barang-barang yang apabila dibutuhkan untuk memproduksi barang yang di
pesan oleh customer dan departemen penerimaan barang/gudang melaporkan
penerimaan barang ke departemen purchasing apabila barang yang dikirim
customer sudah sampai di gudang PT Asia Paperindo Perkasa sesuai dengan
surat order pembelian yang dibuat dan diterbitkan oleh departemen
purchasing. Departemen purchasing memberikan data-data yang
berhubungan dengan pembelian seperti invoice, purchase order, delivery
order, dll diberikan ke departemen accounting bertugas untuk memeriksa
invoice/faktur pembelian, mencocokkannya dengan order pembelian,
laporan penerimaan barang, permintaan pembelian, dan mendata semua
barang dan menginput ke sistem dari pembelian tersebut serta melakukan
proses pembayaran sesuai waktu yang telah ditentukan.

Adapun fungsi yang terkait dalam sistem pembelian dari teori menurut
Mulyadi (2001), sebagai berikut:
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab
untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah
di terima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi Pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
17
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
 pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang di pilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab unruk melakukan pemeriksaan terhadap
jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut di terima oleh
perusahaan.
4. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang bertanggung
jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam bukti kas keluar dan
untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang
berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang
sebagai buku pembantu utang.

Adapun fungsi yang terkait dalam sistem pembelian di PT Asia Paperindo

Perkasa sebagai berikut:
A. Departemen Produksi
Berfungsi untuk memberikan PR (purchase requisition) atau selembar
form untuk memesan barang yang dibutuhkan kepada bagian purchasing,
form ini akan ditindaklanjuti apabila telah disetujui oleh mill head
(general manager).
B. Departemen Pembelian (Purchasing)
Berfungsi untuk memesan barang-barang yang dibutuhkan oleh
departemen produksi. Setelah form permintaan pembelian disetujui,
maka bagian pembelian akan menerbitkan form purchase order (PO)
kepada pemasok yang dipilih. Untuk dapat melaksanakan fungsi ini
bagian pembelian sebelum menerbitkan purchase order bagian pembelian
akan mengirimkan surat permintaan penawaran harga (request for
quotation) kepada beberapa pemasok, dari penawaran harga tersebut
untuk menentukan pemasok yang akan dipilih untuk menerima purchase
order dari perusahaan. Setelah pemasok telah ditentukan, kemudian
bagian pembelian akan menerbitkan purchase order (PO) dan dikirimkan
18
melalui fax atau email kepada pemasok yang dipilih. Purchasing
bertanggung jawab untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan
 seperti mendapatkan harga barang dari supplier, membandingkan harga,
dan melakukan pemesanan.
C. Departemen Material/Gudang
Bertanggung jawab untuk melaporkan bila stok barang sudah mengalami
kekurangan barang. Selain itu departemen gudang juga memiliki tugas
seperti mengecek stok barang-barang (berguna agar data masuk dan
keluar barang dapat terkontrol), menerima dan menyimpan barang yang
datang dari supplier, serta melakukan pengecekan kualitas, kuantitas,
sesuai dengan form delivery order (DO) yang dikeluarkan dari supplier
dan harus sesuai juga dengan purchase order (PO) dari purchasing. Data
barang yang diterima, akan dimasukkan kedalam sistem, sehingga
barang-barang yang masuk dapat terkontrol datanya. Departemen gudang
wajib melaporkan data tersebut kepada pihak purchasing setiap bulannya.
D. Departemen Accounting
Berfungsi sebagai merangkap tugas accounting dibagian AP (account
payable) yaitu bertugas untuk mengecek faktur atau invoice yang
diterima dari pihak purchasing, memeriksa faktur pembelian,
mencocokkannya dengan order pembelian, laporan penerimaan barang,
permintaan pembelian, dan mendata semua barang dan menginput ke
sistem dari pembelian tersebut serta melakukan proses pembayaran
sesuai waktu yang telah ditentukan.

3.2.2 Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam sistem pembelian di PT

Asia Paperindo Perkasa
1. Formulir Permintaan Pembelian PR (purchase requisition)
Form ini berfungsi untuk meminta atau request barang-barang yang
dibutuhkan setiap departemen, dan harus disetujui oleh manager masing-
masing divisi dan mill head (general manager) kemudian baru ditunjukkan
kepada bagian purchasing untuk dicek barang yang diinginkan dan
dipesan atau order.
2. Surat Penawaran Harga atau RFQ (request for quotation)
Berguna untuk perbandingan harga, pengecekan harga, dan kualitas
19 ini datanya diperoleh dari supplier yang
barang yang akan dipesan. Surat
bersangkutan. Setelah surat penawaran tersebut didapatkan dan
 mendapatkan harga yang terbaik, maka surat penawaran harga harus
ditunjukkan kepada mill head (general manager) untuk disetujui
pembeliannya. Surat penawaran harga biasa dibuat apabila barang yang
dipesan untuk pembelian.
3. Formulir Pembelian Pesanan (purchase order form)
Terdiri dari 4 rangkap yang masing-masing rangkapnya memiliki tujuan
berbeda, lembar putih asli untuk supplier, lembar merah untuk accounting,
lembar biru untuk bagian purchasing, dan lembar kuning untuk
departemen gudang. Untuk mengeluarkan formulir ini, terdapat beberapa
prosedur yaitu:
a. Surat Surat penawaran hendaknya disetujui terlebih dahulu oleh mill
head (general manager)
b. Setelah surat penawaran telah disetujui, maka pihak purchasing sudah
diperbolehkan untuk membuka purchase order (PO) yang dilampirkan
purchase requisation dan quotation.
c. Setelah purchase order (PO) dilengkapi, maka diserahkan kembali
kepada mill head (general manager) untuk disetujui/di tanda tangani.
d. Proses terakhir adalah memberitahukan purchase order (PO) tersebut
melalui fax, email atau via telepon pada supplier yang telah ditentukan.
4. Laporan Penerimaan Barang
Merupakan formulir yang dibuat bagian gudang (penerimaan barang)
untuk menunjukkan barang-barang yang diterima dari supplier yang
masuk digudang/material. Bagian penerimaan barang akan melakukan
input data ke sistem penerimaan barang. Formulir ini juga harus
dilaporkan kepada pihak purchasing dan pihak accounting untuk
mendukung proses pembayaran (payment).

5. Surat Jalan (Delivery Order)

Berfungsi untuk pengecekan barang dari supplier, menyesuaikan barang
yang datang dari supplier, dan sebagai bukti dari pihak gudang dan pihak
supplier bahwa barang-barang tersebut telah diterima atau belum diterima.
6. Faktur Pembelian (Invoice)
20 ditunjukksn kepada perusahaan. Invoice
Berasal dari pihak supplier yang
ini berguna sebagai bukti penagihan pembayaran (payment) kepada pihak
 perusahaan.
7. Payment Advice (PA)
Bagaian accounting yang berfungsi sebagai surat bukti persetujuan
pembayaran pembelian dari mill head (general manager) PT Asia
Paperindo Perkasa.

3.3 Prosedur Pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa

Adapun prosedur pembelian yang dilakukan oleh PT Asia Paperindo Perkasa,
mendukung semua kegiatan yang terkait yang berhubungan dengan pemesanan,
pengecekan, pengiriman setiap pembelian bahan baku yang telah selesai diproses
oleh bagian produksi. Dalam prosedur pembelian ini terdiri dari beberapa bagian,
yaitu: bagian gudang, bagian purchasing, bagian penerimaan (gudang) dan
bagian accounting.

Adapun flowchart sistem pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa yang

penulis buat adalah sebagai ber

21
Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa

Keterangan Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Pembelian pada PT Asia Paperindo

Perkasa yaitu:
PO : Purchase Order
SOP : Surat Order Pembelian
SPP : Surat Permintaan Pembelian
SPH : Surat Penawaran Harga
PH : Perbandingan Harga
DO : Delivery Order
DN : Delivery Note
LPB : Laporan Penerimaan Barang
22
Dari flowchart yang penulis buat maka sistem pembelian yang dilihat pada PT
Asia Paperindo Perkasa, yaitu:
1. Bagian Gudang
Dari mulai bagian gudang membuat surat permintaan pembelian dan
memberikan surat permintaan pembelian kepada bagian purchasing apabila
surat permintaan pembelian sudah disetujui oleh mill head (general manager)
dari pemohon (staff atau karyawan) dan dilengakapi dengan tandatangan dari
pihak kepala gudang dan accounting. Kemudian surat permintaan pembelian
tersebut disimpan berdasarkan dengan nomor urut oleh bagian gudang.
2. Bagian Purchasing
Bagian purchasing menerima surat permintaan pembelian dari bagian
gudang dan membuat surat permintaan penawaran harga yang akan dikirim
bagian purchasing kepada supplier dan sampai surat penawaran harga
diterima dari supplier melalui fax, email atau telepon. Setelah surat
penawaran harga diterima bagian purchasing dan bagian purchasing
membuat perbandingan harga dari beberapa supplier yang akan dipilih,
apabila supplier yang diplih sudah sesuai dengan penentuan harga yang
diinginkan dan bagian purchasing langsung membuat surat order pembelian
disertai dengan puschase order (PO) dikirim ke supplier yang dipilih, surat
permintaan pembelian, surat penawaran harga dan penawaran harga yang
sudah sesuai dengan tanggalnya untuk laporan penerimaan barang dan
mencatat tanggal penerimaan pada surat order pembelian.
3. Bagian Penerimaan (Gudang)
Bagian gudang menerima surat order pembelian dan memeriksa/mengecek
barang yang dikirim dari supplier, setelah dikirim barang tersebut bagian
gudang membuat laporan penerimaan barang dan delivery note (DN) dan
surat order pembelian di kirim supplier ke bagian gudang bersama dengan
barang yang dipesan perusahaan
4. Bagian Accounting/AP (Account Payable)
Dari bagian pembelian memberikan dokumen faktur (invoice), laporan
penerimaan barang, surat order pembelian, delivery note (DN), purchase
order (PO), bukti kas keluar kepada bagian accounting. Kemudian bagian
accounting memeriksa/mengecek23dokumen yang diberkan apakah sesuai
dengan harga, kuantitas yang sudah ditentukan oleh bagian purchasing
 setelah diperiksa dan tidak ada yang salah dalam perhitungan harga
kemudian bagian accounting memberikan bukti kas keluar kepada
accounting (cashier/treasury) dan diberikan stempel FAD (Finance
Accounting Division) dan langsung melakukan pembayaran ke supplier
sesuai dengan tanggal yang ada di invoice, pembayarannya bisa melalui
bank, cek dan petty cash.

3.4 Sistem Pengendalian Internal pada Siklus Pembelian di PT Asia Paperindo

Perkasa
Untuk mengevaluasi bagaimana sistem pengendalian pada siklus pembelian di
PT Asia Paperindo Perkasa, maka penulis menggunakan Internal Control
Quotioner (ICQ) yang berhubungan dengan siklus pembelian pada PT Asia
Paperindo Perkasa. Kuisioner ini juga diberikan kepada departemen yang
berkaitan dengan siklus pembelian. Adapun departemennya, yaitu: departemen
material (gudang), departemen purchasing, dan FAD (Finance Accounting
Division) atau AP (Account Payable).
Y:Ya T:Tidak

No Pertanyaan TR:Tidak Relevan

Y T TR
Organisasi
1 Apakah sudah ada struktur organisasi dalam perusahaan?
Apakah sudah ada departemen khusus yang menangani
2 pembelian?
Apakah sistem pembelian sudah sesuai dengan prosedur yang
3
telah ditetapkan oleh perusahaan?
Apakah ada pemisahan tugas, fungsi, dan tanggung jawab pada
4 bagian SDM?
Apakah ada pengendalian internal siklus pembelian pada
5 perusahaan ?
Apakah siklus pembelian di PT Asia Paperindo Perkasa sudah
6 diterapkan?
Otorisasi 24
 Apakah dalam sistem purchase order (PO)diotorisasi oleh
1 kepala pembelian?
Apakah dokumen purchase order (PO) diotorisasi oleh kepala
2 pembelian?
3 Apakah form permintaan barang dengan nomor tercetak dan
pemakaiannya dapat dipertanggung jawabkan?
Apakah dokumen form permintaan pembelian diotorisasi oleh
4 bagian gudang?
Apakah dokumen penawaran harga dari pemasok diotorisasi
5 oleh bagian pembelian?
Apakah dokumen purchase order (PO) diarsipkan oleh bagian
6 pembelian?
7 Apalah penerimaan barang diotorisasi oleh bagian gudang?

Apakah dokumen faktur pembelian diotorisasi oleh bagian

8 akuntansi?
Apakah dokumen debit-kredit diotorisasi oleh bagian
9 akuntansi?
Praktik-praktik yang sehat

1 Apakah pembelian didasarkan pada permintaan pembelian?

2 Apakah sebelum melakukan pembelian dilakukan permintaan

penawaran harga dari pemasok?
3 Apakah pembelian sesuai dengan tanggal yang diperlukan?

Apakah proses pembelian berdasarkan pada siklus pembelian

4 yang ada?
5 Apakah ada pengontrolan dalam hal pembelian?

Apakah bagian pembelian mendistribusikan purchase order

6 (PO) tepat waktu?
7 Apakah bagian pembelian memproses pesanan sampai dan
diterima oleh bagian gudang?
Siklus pencatatan akuntansi
25
1 Apakah pencatatan akuntansi atas pembelian didukkung dengan
dokumen yang lengkap dan telah diotorisasi?
Apakah pencatatan terjadinya pembelian didasarkan atas bukti kas
2 keluar yang didukung dengan order penbelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur dari pemasok?
3 Apakah pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk itu?
Apakah fungsi akuntansi melakukan pengecekan harga, syarat
4 pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok
sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar?
Apakah faktur dibayar sesuai dengan syarat pembayaran guna
5 mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan
tunai?
Apakah bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap
6 lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan
kepada pemasok?
7 Apakah ada pengecekan ulang untuk membandingkan antara
tanggal dalam dokumen pengiriman dengan tanggal pencatatan?
Apakah ada pengecekan ulang untuk perbandingan independen
8 terhadap kuantitas pada dokumen pengiriman dengan faktor
pembelian?
Tingkat kecakapan pegawai

Apakah bagian permintaan barang melaporkan data tentang

1 permintaan barang setiap bulan?
Apakah bagian pembelian melaporkan semua transaksi
2 pembelian barang setiap bulan?
Apakah bagian penerimaan barang melaporkan data penerimaan
3 barang setiap bulan?
Apakah bagian gudang melaporkan data pemakaian barang
4 untuk setiap bulan?
Apakah untuk pengontrolan kode material dilakukan dengan
5 efisien? 26
 Apakah untuk pengajuan kode material baru dapat diselesaikan
6 dengan tepat waktu?
Kesimpulan 98% 1% 1%

BAB IV
Analisis

4.1 Hasil Analisis

Berdasarkan hasil analisis kelompok kami antara Teori SIA dan SPI dengan Pelaksanaanya
di PT Asia Paperindo Perkasa pada Internal Control Quotioner (ICQ), yaitu:

 Sistem pengendalian internal pada siklus pembelian yang dilihat dari aspek organisasi
dengan digunakan Internal Control Quotioner (ICQ), bahwa struktur organisasi pada
gambar 3.4 kurangnya tugas dan tanggung jawab dari masing- masing departemen
sehingga gambaran umum perusahaan tidak dijabarkan apa tugas dan tanggung
jawabnya.
 Prosedur yang dijalankan sudah sesuai dengan yang ditetapkan oleh perusahaan pada
PT Asia Paperindo Perkasa, tapi prosedurnya yang dilihat masih belum ada flowchart
(bagan alir) pada setiap departemen hanya
27 prosedur-prosedur yang umumnya saja.
Maka penulis membuat flowchart yang ada pada gambar 4.1 yang sesuai dengan
 prosedur yang diterapkan di PT Asia Paperindo Perkasa.
 Sistem pengendalian internal pada siklus pembelian yang dilihat dari aspek otorisasi
dengan digunakan Internal Control Quotioner (ICQ), dokumen purchase order (PO)
bukan diarsipkan oleh bagian pembelian, melainkan dokumen purchase order (PO)
hanya bagian accounting saja yang mengarsip dokumen purchase order (PO) tersebut.
 Sistem pengendalian internal pada siklus pembelian yang dilihat dari aspek siklus
pencatatan akuntansi dengan digunakan Internal Control Quotioner (ICQ), terjadinya
kehilangan invoice oleh bagian purchasing padahal dalam pencatatan akuntansi atas
pembelian harus didukung dengan dokumen-dokumen yang lengkap kalau seandainya
tidak lengkap akan ditolak pada saat diaudit.
Faktur (invoice) yang dibayar tidak sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayarannya
sehingga terjadinya keterlambatan pembayaran (payment) karena invoice belum dikirim
oleh pihak supplier.

4.2 Solusi Kelemahan Sistem Pengendalian Internal Siklus Pembelian pada PT Asia
Paperindo Perkas
Adapun solusi kelemahan pengendalian internal siklus pembelian pada PT Asia
Paperindo Perkasa pada Internal Control Quotioner (ICQ), yaitu:
 Sebaiknya pihak perusahaan di PT Asia Paperindo Perkasa menjabarkan tugas dan
tanggung jawab yang ada di struktur organisasi perusahaan sehingga gambaran umum
perusahaan di PT Asia Paperindo Perkasa lebih detail dan jelas di setiap masing-masing
departemen yang ada.
 Pihak perusahaan lebih mempermudah prosedur yang ada supaya tidak harus
diperlihatkan prosedur umumnya saja tapi tanpa ada alurnya, sebaiknya ada flowchart
(bagian alir) di setiap departemen supaya lebih mudah untuk menganalisa membacanya.
Maka penulis membuat flowchart yang ada pada gambar 4.1 yang sesuai dengan
prosedur yang diterapkan di PT Asia Paperindo Perkasa.
 Sebaiknya dokumen purchase order (PO) tidak mestinya harus bagian accounting saja
yang mengarsipkan dokumen purchase order tersebut, tapi bagian purchasing juga
harus ada arsip dokumen purchase order, untuk mencegah tidak terjadinya kehilangan
purchase order di bagian accounting maka bagian purchasing juga harus ada arsip
dokumen purchase order tersebut.
28
 Sebaiknya pihak atau bagian purchasing harus lebih teliti lagi dalam menyimpan
 invoice supaya nanti apabila dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pembelian
waktu akan di audit lengkap dokumennya.
 Dari pihak yang membayar taggihan (cashier/treasury) atau accounting (account
payable) selalu melakukan konfirmasi/mengingatkan kepada supplier, supaya hal- hal
yang seperti dalam keterlambatan pembayaran bisa dibayar tepat pada waktu yang
sudah ditentukan.

29
 BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dalam evaluasi sistem pengendalian internal siklus pembelian pada PT
Asia Paperindo Perkasa yang dilihat dari aspek organisasi di perusahaan sistem
pengendalian internal (SPI) “Baik” untuk sementara masih ada kekurangan
dari struktur organisasi belum ada tugas dan tanggung jawab dari masing-
masing departemen yang ada dan juga prosedur yang dijalankan bukan
prosedur umumnya saja tapi harus ada flowchart (bagian alir) di setiap
departemen, supaya lebih mudah untuk menganalisa dan membacanya
Aspek otorisasi di sistem pengendalian internal (SPI) “Baik” untuk
sementara dalam dokumen purchase order (PO) tidak mestinya harus bagian
accounting saja yang mengarsipkan dokumen purchase order tersebut, tapi
bagian purchasing juga harus ada arsip dokumen purchase order, untuk
mencegah tidak terjadinya kehilangan purchase order di bagian accounting
maka bagian purchasing juga harus ada arsip dokumen purchase order
tersebut.
30
Dari aspek siklus pencatatan akuntansi siklus pencatatan akuntansi
 sistem pengendalian internal (SPI) “Baik” untuk sementara bagian purchasing
harus lebih teliti lagi dalam menyimpan invoice supaya nanti apabila
dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pembelian waktu akan di audit
lengkap dokumennya dan dalam membayar taggihan (cashier/treasury) atau
accounting (account payable) selalu melakukan konfirmasi/mengingatkan
kepada supplier, supaya hal-hal yang seperti dalam keterlambatan pembayaran
bisa dibayar tepat pada waktu yang sudah ditentukan.
Dilihat dari aspek praktik-praktik yang sehat dan tingkat kecakapan
pegawai pada sistem pengendalian internal (SPI) “Baik” sudah sesuai dengan
apa yang sudah ditetapkan oleh perusahaan di PT Asia Paperindo Perkasa dan
sudah berjalan dengan baik.
5.2 Saran
Saran yang dapat kami berikan untuk perusahaan struktur organisasi lebih
dijelaskan tentang tugas dan tanggung jawab dari departemen masing-masing.
Dan perlu adanya flowchart untuk masing-masing departemen supaya lebih
jelas dan mudah untuk di analisa. Dan pihak perusahaan yang berkaitan
dengan pihak pembelian atau purchasing harus lebih teliti lagi dalam
menyimpan file-file yang sewaktu-waktu di butuhkan untuk keperluan audit
supaya tidak ada terjadinya kehilangan file-file yang berkaitan dengan
pembelian.

DAFTAR PUSTAKA

31
Bodnar, George & William, Hopwood. 1995. Sistem Informasi Akuntansi.
 Prentice Hall Inc.

Baridwan, Zaki. 2009. Sistem Akuntansi dan Penyusunan Prosedur dan Metode.
Yogyakarta: BPFE

Jusuf Al. Haryono. 2005. Dasar-Dasar Akuntansi. Yogyakarta: Sekolah Tinggi

Ilmu Ekonomi YKPN

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Krismiaji, 2005. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: YKPN

32