Sistem Akuntansi Utang

1. Jelaskan fungsi sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan! *hal 244

Jawab: fungsi sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan terbagi dua

yaitu fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat

utang berfungsi untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam bukti kas

keluar dan mengarsipkan dokumen bukti kas keluar sebagai catatan utang

atau membuat kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi

pencatat persediaan mencatat harga pokok produksi barang yang dibeli ke

dalam kartu persediaan.

2. Sebutkan dan jelaskan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi

pembelian! *hal 244

Jawab: jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian yaitu:

 Prosedur permintaan pembelian, fungsi gudang mengajukan

permintaan pembelian ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat

permintaan pembelian. Namun jika barang tidak disimpan di gudang

atau barang tersebut langsung dipakai, maka fungsi yang memakai

barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian

menggunakan surat permintaan pembelian.

 Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok,

fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga ke

para pemasok untuk memperoleh informasi tentang harga barang dan

syarat pembelian lainnya yang nantinya digunakan sebagai dasar dalam

memilih pemasok barang untuk perusahaan.

 Prosedur order pembelian, fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada

unit-unit lain dalam perusahaan, misalnya seperti fungsi penerimaan,

 fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang mengenai order

pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

 Prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan

pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas barang yang

diterima dari pemasok, lalu membuat laporan penerimaan barang untuk

menyatakan barang sudah diterima dari pemasok.

 Prosedur pencatatan utang, fungsi akuntansi memeriksa dokumen

terkait dengan pembelian seperti surat order pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari pemasok, lalu membuat pencatatan

utang atau mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut sebagai catatan

utang.

 Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini mengenai distribusi akun

yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan

laporan manajemen.

3. Sebutkan unit-unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian

dan jelaskan fungsinya masing-masing dalam menangani sistem akuntasi

pembelian! *hal 244

Jawab: unit-uit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian

yaitu:

 Fungsi gudang, yaitu berfungsi mengajukan permintaan pembelian

sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk

barang yang langsung dipakai, permintaan pembeliannya diajukan oleh

pemakai barang.

 Fungsi pembelian, yaitu berfungsi untuk memperoleh informasi

tentang harga barang, menentukan pemasok yang dipilih untuk

 pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok

yang dipilih.

 Fungsi penerimaan, yaitu berfungsi untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, kuantitas dan kualitas barang yang diterima dari

pemasok untuk menentukan apakah barang tersebut dapat diterima

oleh perusahaan atau tidak. Selain itu berfungsi untuk menerima

barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

 Fungsi akuntansi, yaitu memiliki dua fungsi, fungsi pencatat utang dan

fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang berfungsi untuk

mencatat transaksi pembelian ke dalam bukti kas keluar dan

mengarsipkan dokumen bukti kas keluar sebagai catatan utang atau

membuat kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi

pencatat persediaan mencatat harga pokok produksi barang yang dibeli

ke dalam kartu persediaan.

4. Sebutkan unsur-unsur sistem pengendalian internal yang terkait dengan

sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi pembelian!

*hal 255

Jawab: Unsur-unsur sistem pengendalian internal yang terkait dengan sistem

otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi pembelian yaitu:

 Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang untuk

barang yang disimpan dalam gudang atau oleh fungsi pemakai barang

utuk barang yang langsung pakai

 Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat

yang lebih tinggi

 Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang

  Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang

lebih tinggi

 Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan surat order pembelian, laporan pnerimaanbarang, dan

faktur dari pemasok

 Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar

diotorisasi oleh fungsi akuntansi

5. Sebutkan unsur-unsur sistem pengendalian internal yang terkait dengan

praktik yang sehat dalam sistem akuntansi pembelian! *hal 255

Jawab: Unsur-unsur sistem pengendalian internal yang terkait dengan praktik

yang sehat dalam sistem akuntansi pembelian yaitu:

 Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakainya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang

 Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakainya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian

 Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakainya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan

 Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaimg dari

berbagai pemasok

 Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi

ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi

pembelian

 Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut

serta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian

  Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian

dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk

dibayar

 Catatan yang berfungsi sebagai pembantu utang secara periodic

direkonsiliasi dengan akun control utang dalam buku besar

 Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan dengan syarat pembayaran

guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan

tunai

 Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh

fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok

6. Sebutkan dan jelaskan dokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem

akuntansi pembelian! *hal 246-251

Jawab: Dokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem akuntansi pembelian

yaitu:

 Surat permintaan pembelian, formulir yang diisi oleh fungsi Gudang

atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan

pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut

dalam surat tersebut.

 Surat permintaan penawaran harga, untuk meminta penawaran harga

bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang, yang

menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

 Surat order pembelian, untuk memesan barang kepada pemasok yang

telah dipilih.

 Laporan penerimaan barang, dibuat oleh fungsi penerimaan untuk

menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah

 memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang

tercantum dalam surat order pembelian

 Surat perubahan order pembelian, digunakan saat ada perubahan

terhadap isi surat order, seperti kuantitas, jadwal penyerahan barang,

spesifikasi, penggantian (substitusi), lain-lain.

 Bukti kas keluar, untuk dasar pencatatan transaksi pembelian, juga

sebagi perintah pengeluaram kas untuk pembayaran utang kepada

pemasok sekalgus sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur

tentang pembayaran.

7. Sebutkan dokumen-dokumen yang merupakan tembusan surat order

pembelian! *hal 248-250

Jawab: Dokumen-dokumen yang merupakan tembusan surat order pembelian,

yaitu:

 Surat order pembelian

 Tembusan pengakuan oleh pemasok

 Tembusan bagi unit peminta barang

 Asrip tanggal penerimaan

 Arsip pemasok

 Tembusan fungsi penerimaan

 Tembusan fungsi akuntansi

8. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian! *hal 276

Jawab: Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian, yaitu:

 Register bukti kas keluar

  Jurnal pembelian

 Kartu utang

 Kartu persediaan

9. Sebutkan dan jelaskan fungsi dokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem

retur pembelian! *hal 276

Jawab: Fungsi dokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem retur pembelian,

yaitu:

 Memo debit, diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi

bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah

dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit akun

utang karena transaksi retur pembelian.

 Laporan pengiriman barang, dibuat oleh fungsi pengiriman untuk

melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali pada

pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit

dari fungsi pembelian.

10. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem retur pembelian

dan jelaskan fungsinya masing-masing! *hal 278

Jawab: Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem retur pembelian,

yaitu:

 Jurnal retur pembelian atau jurnal umum, untuk mencatat transaksi

retur pembelian yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.

 Kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya harga pokok

persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada

pemasok.

 Kartu utang, untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur

akibat adanya pengembalian barang kepada debitur.

11. Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam pelaksanaan sistem retur

pembelian! *hal 280

Jawab: Unit organisasi yang terkait dalam pelaksanaan sistem retur

pembelian, yaitu:

 Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

 Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian,

fungsi pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada

transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya

satu fungsi tersebut

12. Sebutkan metode pencatatan utang dan jelaskan prosedur pencatatannya!

*hal 282-288

Jawab: Metode pencatatan utang dan prosedur pencatatannya, yaitu:

 Account payable procedure

Saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:

(a) Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian

(b) Informasi dalam jurnal pembelian kemudian diposting ke calam

kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur

Saat jumlah dalam faktur dibayar:

(a) Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas

(b) Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang terkait dengan

pembayaran utang diposting ke dalam kartu utang

 Voucher payable procedure

(a) One time voucher procedure, untuk setiap faktur dari pemasok

dibuatkan satu set voucher yang terdiri dari tiga lembar. One time

voucher procedure dibagi menjadi dua:

 (i) One time voucher procedure cash basis (dasar tunai), faktur

yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam

arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya, saat sudah

jatuh tempo fungsi akuntansi akan membuat bukti kas keluar lalu

mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas

(ii) One time voucher procedure accrual basis (dasar waktu), faktur

diterima oleh bagian utang dari pemasok, langsung dibuatkan

bukti kas keluar oleh bagian utang lalu atas dibuatkan bukti kas

keluar oleh bagian utang, serta dilakukan pencatatan transaksi

pembelian dalam register bukti kas keluar

(b) Built up voucher procedure, satu set voucher dapat digunakan untuk

menampung lebih dari satu faktur pemasok. Faktur yang diterima

fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, lalu

bukti kas keluar dilampiri fakturnya disimpan sementara dalam

arsip menurut abjad, jika diterima lagi faktur dari pemasok yang

sama, bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip oleh fungsi

akuntansi untuk diisi informasi dari faktur yang baru diterima