Nama: Vivi Hendy Marlina

NPM: 18412027

Kelas: AKT 18 A

SOAL LATIHAN

1. Jelaskan fungsi sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan.

Jawab : Halaman 243-244

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk penadaan barang

yang diperoleh oleh perusahan.
Fungsi yang Terkait yaitu:
1. Fungsi Gudang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang ber
tanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang
telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung
pakai (tidak ada persediaan barangnya di gudang), permintaan pembelian
diajukan oleh pemakai barang.
2. Fungsi Pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan
kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan apakah
barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan. Fungsi ini juga
bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari
transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian
adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem
akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk
mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk
 menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi
sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku
pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat
persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan
barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

2. Sebut dan jelaskan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi

pembelian.
Jawab : Halaman 244-246

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:

a. Prosedur permintaan pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.
c. Prosedur order pembelian.
d. Prosedur penerimaan barang.
e. Prosedur pencatatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian.
a. Prosedur Permintaan Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan
permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi
pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang
yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan
pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan
pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok. Dalam prosedur
ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada
para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai
syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan
ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan
sering kali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga
sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:
1) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
2) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
 3) Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
Perbedaan di antara sistem akuntansi pembelian tersebut di atas terletak pada
prosedur pemilihan pemasok.
 Sistem Akuntansi Pembelian dengan Pengadaan L.angsung. Dalam sistem
akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian,
tanpa melalui penawaran harga. Biasanya pembelian dengan pengadaan
langsung ini meliputi jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.
 Sistem Akuntansi Pembelian dengan Penunjukan Langsung. Dalam sistem
akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian,
dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga
kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga
penawaran dari para pemasok tersebut.
 Sistem Akuntansi Pembelian dengan Lelang, Dalam sistem akuntansi
pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk,
melalui Ielang yang dikuti oleh pemasok yang jumlahnnya terbatas, Prosedur
pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap
berikut ini
a. Pembuatan rerangka acuan (terms of reference) yang berisi uraian rinci
jenis, spesifkasi dan jumlah
b. Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan
pengajuan penawaran harga.
c. Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.
d. Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai persyaratan
lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.
e. Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang di depan para
pemasok.
f. Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang.

c. Prosedur Order Pembelian, Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat
order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-
unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang
meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang
 sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari
pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa
dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian (surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit
dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

3. Sebutkan unit-unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian,

dan jelaskan setiap fungsinya dalam menangani sistem akuntansi pembelian.
Jawab : Halaman 244

 Fungsi Gudang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang ber

tanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang
telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung
pakai (tidak ada persediaan barangnya di gudang), permintaan pembelian
diajukan oleh pemakai barang.
 Fungsi Pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
 Fungsi Penerimaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan
kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan apakah
barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan. Fungsi ini juga
bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari
transaksi retur penjualan.
  Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian
adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem
akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk
mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi
sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku
pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat
persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan
barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

4. Sebutkan unsur-unsur sistem pengendalian internal yang terkait dengan sistem

otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi pembelian.
Jawab : Halaman 257-258

1. Surat Permintaan Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Gudang, untuk Barang

yang Disimpan dalam Gudang, atau oleh Kepala Fungsi Pemakai Barang untuk
Barang yang Langsung Pakai.
2. Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Pembelian atau Pejabat yang
Lebih Tinggi.
3. Laporan Penerimaan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan
4. Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi atau Pejabat yang Lebih
Tinggi
5. Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan atas Dokumen
Sumber yang Dilampiri dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap.
6. Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Dilakukan oleh Karyawan yang
Diberi Wewenang untuk Melaksanakannya.

5. Sebutkan unsur-unsur sistem pengendalian internal yang terkait dengan praktik

yang sehat dalam sistem akuntansi pembelian.
Jawab : Halaman 259-260

1. Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak.

2. Pemasok Dipilih Berdasarkan Jawaban Penawaran Harga Bersaing dari
 Berbagai Pemasok.
3. Barang Hanya Diperiksa dan Diterima oleh Fungsi Penerimaan Jika Fungsi Ini
Telah Menerima Tembusan Surat Order Pembelian dari Fungsi Pembelian.
4. Fungsi Penerimaan Melakukan Pemeriksaan Barang yang Diterima dari
Pemasok dengan Cara Menghitung dan Memeriksa Barang Tersebut dan
Membandingkannya dengan Tembusan Surat Order Pembelian.
5. Terdapat Pengecekan Harga, Syarat Pembelian, dan Ketelitian Perkalian
dalam Faktur dari Pemasok Sebelum Faktur Tersebut Diproses untuk Dibayar.
6. Catatan yang Berfungsi sebagai Buku Pembantu Utang secara Periodik
Direkonsiliasi dengan Akun Kontrol Utang dalam Buku Besar.
7. Pembayaran Faktur Dilakukan Sesuai dengan Syarat Pembayaran Guna
Mencegah Hilangnya Kesempatan untuk Memperoleh Potongan Tunai.
8. Bukti Kas Keluar Beserta Dokumen Pendukungnya Dicap "Lunas" oleh Fungsi
Pengeluaran Kas Setelah Cek Dikirimkan kepada Pemasok.

6. Sebut dan jelaskan fungsi dokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem

akuntansi pembelian.
Jawab : Halaman 246-251

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

1. Surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga.
3. Surat order pembelian.
4. Laporan penerimaan barang.
5. Surat perubahan order.
6. Bukti kas keluar.
1. Surat Permintaan Pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh
fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang
tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya
dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi
pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Surat
permintaan pembelian berulang kali ini disimpan sebagai lampiran kartu
 gudang. Jika kartu gudang sudah menunjukkan titik pemesanan kembali
(reorder point), fungsi gudang mengisi surat permintaan pembelian berulang
kali ini dan mengirimkannya ke fungsi pembelian. Jika surat order pembelian
telah dibuat, fungsi pembelian kemudian mengisi informasi nama pemasok,
harga, dan nomor surat order pembelian ke dalam surat permintaan
pembelian berulang kali ini dan mengirim kembali dokumen tersebut ke fungsi
gudang, untuk disimpan lagi sebagai lampiran kartu gudang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta
penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang
(idak repetiti), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian.Dokumen ini digunakan untuk memesan barang
kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai
tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
 Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang
dikeluarkan oleh perusahaan.
 Tembusan Pengakuan oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini
dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut
dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan
disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji
pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
 Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi
yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
 Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan
oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan,
sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak
datang pada waktu yang telah ditetapkan.
 Arsip Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi
mengenai pemasok.
 Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke
fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,
spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam
 dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system),
kolom kuantitas dalam tembusan ini diblok hitam agar kuantitas yang dipesan
yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam
tembusan yang dikirimkan kefungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar
fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan penghitungan dan
pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
 Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke
fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang
timbul dari transaksi pembelian.Laporan Penerimaan Barang, Dokumen ini
dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang
diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifkasi, mutu, dan kuantitas
seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. Lihat contoh formulir
laporan penerimaan barang pada Gambar Surat Perubahan Order Pembelian.
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifkasi, penggantian (substitusi)
atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi
dengan menggunakan surat perubahan order pembelian, yang bentuk
formulirnya
4. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang
sekaligus berfungsi sebagai surat pem beritahuan kepada kreditur mengenai
maksud pembayaran (berfungsi sebagai renittance advice).

7. Sebutkan dokumen-dokumen yang merupakan tembusan surat order pembelian.

Jawab : Halaman 248-250

1. S
u
r
a
t
Or
d
er
P
em
b
el
i
a
n

2. T
e
m
b
us
a
n
P
en
g
a
ku
a
n
O
le
h
P
em
a
s
o
k
 3. T
e
m
b
us
a
n
b
ag
i
U
ni
tP
e
mi
n
t
aBa
r
a
n
g
4. A
r
s
i
pT
a
ng
g
a
l
P
en
er
i
m
aa
n
5. A
r
s
i
pP
e
ma
s
o
k
6. T
e
m
b
us
a
n
F
un
g
s
i
pe
n
er
i
m
aa
n
7. T
e
m
b
us
a
n
F
un
g
s
i
Ak
u
nt
a
n
si
.

8. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pebelian.

Jawab : Halaman 252

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:

1. Register bukti kas keluar (voucher register);
2. Jurnal pembelian;
3. Kartu utang;
4. Kartu persediaan.

9. Sebutkan dan jelaskan fungsi dokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem

retur
Jawab : Halaman 276
a. Memo debit. Merupakan formulir yang diisi oleh fumgsi pembelian yang
memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah dibeli oleh persahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk
mendebit akun utang karena transaksi retur pembelian.
b. Laporan pengirimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman
untuk meloprkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur embelian dalam memo debit dari
fungsi pembelian.

10. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem retur pembelian dan
jelaskan setiap fungsinya.
Jawab : Halaman 276-278
1. J
u
r
n
a
lr
e
tu
r
Pe
m
be
l
i
a
na
ta
u
j
u
rn
al
U
mu
m.
j
ur
n
al
r
et
u
r
p
e
m
b
el
i
a
nd
ig
u
n
a
ka
n
u
n
tu
k
m
en
c
a
t
at
t
r
an
s
ak
s
i
r
et
u
rp
e
mb
e
l
i
a
n
y
a
n
gm
e
n
gu
r
a
n
gi
j
um
l
ah
p
er
s
e
di
a
an
da
n
u
t
an
g
d
ag
a
n
g
.
 2. K
a
r
t
u
Pe
r
se
d
i
a
an
.
Da
l
a
msi
s
t
emr
e
t
ur
p
em
b
el
i
a
n,
ka
r
tu
p
e
r
s
e
di
a
an
di
g
un
ak
a
n
u
nt
u
km
e
nc
a
t
a
t
be
r
ku
r
a
n
gn
y
ah
a
r
g
a
p
o
k
o
kp
e
r
s
e
di
a
an
ka
r
e
n
ad
i
ke
m
ba
l
i
k
an
ny
a
b
a
ra
n
g
ya
n
g
t
el
a
h
d
i
b
el
i
ke
p
ad
a
p
e
ma
s
o
k
ny
a
.
3. K
a
r
t
u
Ut
a
ng
.
D
al
a
msi
s
t
emr
e
t
ur
p
em
b
el
i
a
n.
Ka
r
t
uu
t
a
ng
d
i
g
un
ak
a
n
u
nt
u
km
e
nc
a
t
a
t
ku
r
an
g
n
y
au
t
a
n
gk
ep
a
d
a
de
b
i
t
u
r
a
k
i
b
at
ad
a
n
y
ap
e
n
g
e
mb
a
l
i
an
b
ar
a
n
gk
e
pa
d
a
d
eb
i
t
u
r.

11. Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam pelaksanaan sistem retur
pembelian.
Jawab : Halaman 280
1) F
u
n
g
s
ip
e
mb
e
l
i
a
nh
ar
u
s
te
r
pi
s
ah
da
r
i
f
un
gs
i
a
ku
nt
a
n
si
.

2) T
r
a
n
sa
k
si
r
et
ur
p
em
be
l
i
a
nha
r
u
sd
i
l
ak
s
an
a
k
a
no
l
e
hf
un
g
s
i
p
e
m
b
el
i
a
n,f
u
ng
s
ip
e
ng
i
r
i
ma
n,
fu
ng
s
i
pe
ca
t
a
tu
t
an
g
,
dan
f
u
n
gs
i
ak
u
nt
a
n
si
y
an
gl
a
i
n

12. Sebutkan metode pencatatan utang dan jelaskan prosedur pencatatannya.

Jawab : Halaman 281-288
Ada dua metode pencatatan utang:
1. Account payable procedure
2. Voucher payable procedure.
1. Dalam account payable procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang
yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan
mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah
pembayaran, dan saldo utang,
2. Dalam voucher payable procedures, tidak diselenggarakan kartu utang,
namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip
menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar
ini berfungsi sebagai catatan utang.
Account Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah:
 a. Faktur dari pemasok.
b. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan
surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang
berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:

a. Kartu utang. Digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap
kreditur.
b. Jurnal pembelian. Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
c. Jurnal pengeluaran kas. Digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran
utang dan pengeluaran kas yang lain.
 Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah
sebagai berikut:
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. Informasi dalam jurnal pem belian kemudian di-posting ke dalam kartu utang
yang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
3. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
4. Informasi dala jurnal pengeluaran kas yang terkait dengan pembayaran utang
di-posting ke dalam kartu utang.
Voucher Payable Procedures
Jika dalam account payable procedure, pencatatan utang melalui empat tahap
seperti telah digambarkan diatas, dalam voucher payable procedure, pencatatan
utang hanya melalui dua tahap: pencatatan utang dalam register bukti kas keluar
(voucher register) dan jurnal pengeluaran kas. Bahkan dalam prosedur pencatatan
utang tertentu (one-time voucher procedure dengan cash basis) pencatatan utang
hanya dilakukan melalui satu tahap saja. Dokumen yang digunakan dalam voucher
payable procedures adalah:
Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau voucher
check).Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher payable
procedure. Formulir ini mempunyai tiga fungsiะ (I) sebagai surat perintah kepada
Bagian Kasa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di
dalamnya, (2) sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan
pembayarannya (sebagai remittance advice), dan (3) sebagai media untuk dasar
pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:
1. Register bukti kas keluar (voucher register).
2. Register cek (check register).
 Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi
menjadi berikut:
1. One-time Voucher Procedures. Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari
pemasok dibuatkan satu set voucher (terdiri dari tiga lembar). One-time voucher
procedures ini dibagi menjadi dua:
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai (cash basis). Dalam
prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok
disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya. Pada saat
jatuh tempo faktur tersebut, fungsi akuntansi membuat bukti kas kchuar dan
kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam prosedur
pencatatan utang ini tidak diselenggarakan catatan formal mengenai faktur
yang belum dibayar
b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual basis). Dalam
prosedur ini pada saat faktur diterima oleh Bagian Utang dari pemasok,
langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh Bagian Utang, yang kemudian atas
dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register
bukti kas keluar (voucher register).
2. Built-up Voucher Procedures. Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat
digunakan untuk menampung 2. Built-1 lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur
yang diterima oleh fungs akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar,
kemudian bukti kas keluar dilampiri fakturnya disimpan sementara dalam arsip
menurut abjad. Jika diterima lagi faktur dari pemasok yang sama, oleh fungsi
akuntansi bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip, untuk diisi dengan informasi
dari faktur yang baru diterima tersebut. Bukti kas keluar tersebut dikembalikan ke
dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file). Pada akhir
bulan atau pada saat jatuh tempo pembayaran yang lain, bukti kas keluar tersebut
diambil dari arsip, dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam register bukti kas keluar,
dan kemudian diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini
dicatat oleh fungsi keuangan dalam register cek dan bukti kas keluar beserta
dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi akuntansi untuk disimpan
dalam arsip bukti kas keluar yang telah dibayar (paid-voucherfile). Dalam prosedur
ini arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang
diselenggarakan atas dasar waktu (accrual basis). Karena bukti kas keluar dicatat
dalam register bukti kas keluar pada saat bukti kas keluar tersebut dibayar, hal ini
berarti pendebitan akun lawan utang dilakukan dengan dasar waktu dengan cara
sebagai berikut: (1) dibuat jurnal untuk semua bukti kas keluar yang belum dibayar
pada saat pembuatan laporan keuangan, atau (2) menutup semua bukti kas keluar
(dengan cara menjumlahkan rupiah faktir yang tercantum di dalamnya) pada saat
pembuatan
laporan keuangan.

13. Buatlah bagan alir prosedur pencatatan utang dengan menggunakan account
payable procedure.
Jawab : Halaman 284

14. Buatlah bagan alir one-time voucher procedure dengan dasar tunai.
Jawab : Halaman 286
15. Buatlah bagan alir one-time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual
basis).
Jawab : Halaman 287
16. Buatlah bagan alir pencatatan utang dengan account payable procedure.
Jawab : Halaman 284
17. Jelaskan apa yang dimaksud dengan surat permintaan pembelian berulang kali
(traveling purchase requisition). Berikan contoh gambar formulir tersebut.
Jawab : Halaman 246-247

Surat permintaan pembelian berulang kali ini disimpan sebagai lampiran kartu
gudang. Jika kartu gudang sudah menunjukkan titik pemesanan kembali (reorder
point), fungsi gudang mengisi surat permintaan pembelian berulang kali ini dan
mengirimkannya ke fungsi pembelian. contoh gambar formulir
18. Bagian Pembelian suatu perusahaan sering kali menerima pemberitahuan via
telepon dari unit organisasi pemakai mengenai perubahan spesifkasi barang yang
telah dipesan oleh Bagian Pembelian kepada pemasok. Untuk keperluan tersebut
buatlah rancangan bagan alir prosedur perubahan order pembelian dan buatlah
pula gambar formulir surat perubahan order pembelian (change puchase order).
Jawab : Halaman 251
19. Sebutkan berbagai metode distribusi transaksi pembelian dan sebutkan pula
sumber informasi yang dipakai sebagai dasar pembuatan laporan dalam tiap
metode distribusi tersebut.
Jawab : Halaman 290
a. Metode jurnal berkolom
b. Metode akun berkolom
c. Metode akun tunggal (unit account method)
d. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
e. Metode distribusi dengan komputer
f.
20. Buatlah bagan alir prosedur distribusi pembelian dengan menggunakan jurnal
berkolom.
Jawab : Halaman 292
21. Buatlah bagan alir prosedur distribusi pembelian dengan menggunakan akun
berkolom.
Jawab : Halaman 294
22. Buatlah gambar jurnal pengeluaran kas.
Jawab : Halaman 290-291
23. Buatlah gambar register cek.
Jawab : Halaman 285

24. Buatah bagan alir sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan yang
menggunakan one-time voucher payable procedure dengan cash basis.
Jawab : Halaman 286

25. Buatlah bagan alir sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan yang
menggunakan account payable procedure dalam pencatatan utangnya.
Jawab : Halaman 284
26. Gambar berikut ini adalah formulir pemberitahuan perubahan order pembelian.

a. Jelaskan fungsi formulir ini dalam sistem pembelian

b. Fungsi (atau bagian) apakah yang mengisi formulir ini

c. Distribusikan kepada fungsi apa saja formulir ini

d. Jika seandainya formulir ini tidak digunakan oleh perusahaan, kelemahan

apa saja yang kemungkinan terdapat dalam sistem pembelian ?

Jawab : Halaman 251

a. Jelaskan fungsi formulir dalam system pembelian.

Gunanya adalah untuk mengetahui perubahan kuantitas, jadwal penyerahan
barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang
bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. . 
b. Fungsi/badan apakah yang mengelola formulir ini.
Dibuat oleh fungsi pemebelian atau pejabat yang lebih tinggi. perubahan order
pembelian, yang bentuknya seperti formulir diatas.
c. Didistribusikan kepada siapa formulir ini ?
Didistribusikan kepada pemasok.
d. Jika formulir ini tidak digunakan oleh perusahaan, kelemahan apa saja
yang kemungkinan terdapat dalam system pembelian ?
Dengan tidak digunakannya oleh perusahaan maka perusahaan tersebut tidak
 bisa mengetahui perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan
desain atau bisnis. 

27. Gambar berikut ini adalah formulir surat order pembelian.

a. Sebutkan nama bagian tembusan (copy) surat order pembelian dan

jelaskan fungsinya masing-masing ?

b. Jika perusahaan menggunakan blind receiving system, bagaimana sistem

tersebut berdampak terhadap desain formulir order pembelian ?

c. Fungsi( bagian) apa saja yang menerima surat order pembelian dan
tembusannya?

d. Jika perusahaan menggunakan formulir pemberitahuan perubahan order

pembelian, data apa saja yang dikutip dari surat order pembelian, data apa
 saja yang dikutip dari surat order pembelian ke dalam formulir
pemberitahuan perubahan order pembelian ?

Jawab : Halaman 246

a. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai

berikut:
 Surat Order Pembelian.
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang
dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan
oleh perusahaan.
 Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok.
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok,
dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali
ke perusahaann sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order
pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman
barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
 Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang.
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa
barang yang dimintanya telah dipesan.
 Arsip Tanggal Penerimaan.
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebaggi dasar
untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak datang
pada waktu yang telah ditetapkan.
 Arsip Pemasok.
Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama pemasok sebagi dasar untuk mencari informasi
mengenai pemasok.
 Tembusan Fungsi Penerimaan.
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan
sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi,
 mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen
tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system),
kolom kuantitas dalam tembusan ini dblok hitam agar kuantitas
yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak
terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal
ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar
melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari
pemasok.
 Tembusan Fungsi Akuntansi.
Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi akuntansi sebagai
salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi
pembelian.
b. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom
kuantitas dalam tembusan ini dblok hitam agar kuantitas yang
dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak
terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal
ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar
melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari
pemasok.
c. Fungsi( bagian) apa saja yang menerima surat order pembelia
1) Fungsi pembelian
2) Fungsi penerimaan
3) Fungsi akuntansi
d. Nomor surat order pembelian, nama barang, tanggal pembelian,
dikirimkan kepada siapa, kode, kuantitas, satuan, harga satuan dan
total harga.

28. Gambar berikut inisebagaimana formulir register bukti kas keluar (voucer
register).
a. Fungsi apakah yang bertanggungjawab untuk mencatat terjadinya
transaksi ke dalam register bukti kas keluar

b. Sebutkan nama dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan

ke dalam kolom “ pembelian debit” pada register bukti kas keluar tersebut ?

c. Sebutkan nama dokumen pendukung yang menjadi lampiran dokumen

sumber yang di catata ke dalam kolom “ pembelian debit” pada register
bukti kas keluar tersebut,

Jawab : Halaman 244 & 252

1) Fungsi Akuntansi
2) Nomor akun
3) Jumlah pembelian.
SOAL PILIHAN GANDA

1. Manakah di antara prosedur berikut ini yang termasuk dalam sistem akuntansi
pembelian?
Jawab : Halaman 244
B. Prosedur penerimaan barang

2. Dokumen yang digunakan oleh berbagai fungsi dalam organisasi untuk meminta
fungsi pembelian agar melaksanakan pengadaan barang yang mereka perlukan
adalah:
Jawab : Halaman 246
A. Surat order pembelian.

3. Fungsi yang memiliki wewenang untuk menerima atau menolak barang yang
dikirimkan oleh pemasok adalah:
Jawab : Halaman 244
C. Fungsi penerimaan.

4. Laporan penerimaan barang yang dibuat oleh fungsi penerimaan didistribusikan

ke fungsi-fungsi lain dalam perusahaan berikut ini, kecuali:
Jawab: Halaman 244
C. Fungsi Gudang

5. Dokumen yang merupakan bukti telah diterimanya barang yang dikirim oleh
pemasok adalah:
Jawab : Halaman 250
D. Laporan penerimaan barang

6. Manakah di antara dokumen ini yang dapat digunakan lebih dari satu kali transaksi?
Jawab : Halaman 247
A.Travelling requisition.
7. Manakah d antara dokumen berikut ini yang menunjukkan bahwa barang yang
dibeli perusahaan merupakan barang yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan?
Jawab : Halaman 250
B. Laporan penerimaan barang.

8. Manakah di antara fungsi bukti kas keluar (voucher) berikut ini yang benar?
Jawab : Halaman 251
B. Sebagai surat pemberitahuan ( remittance advice) yang menyertai cek yang
dikirimkan kepada pemasok.

9. Manakah di antara tembusan surat order pembelian berikut ini yang digunakan
untuk memantau tanggal pengiriman barang oleh pemasok?
Jawab : Halaman 250
D. Tembusan tanggal penerimaan.

10. Manakah di antara tembusan surat order pembelian berikut ini yang merupakan
pengakuan dari pemasok mengenai telah diterimanya pesanan dan telah
disanggupinya penyerahan barang yang dipesan seusai yang tercantum dalam surat
order pembelian?
Jawab : Halaman 248
A. Tembusan pengakuan oleh pemasok.

11. Jika fungsi pebelian akan mengubah spesifikasi atau kuantitas barang yang telah
dipesan kepada pemasok, dokumen yang digunakan adalah:
Jawab: Halaman 250
D. Surat perubahan order pembelian.

12. Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:

Jawab : Halaman 252
A. Register bukti kas keluar

13. Jika Perusahan selalu memanfaatkan potongan tunai (cash discoumst) dalam
transaksi pembelian, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (open voucher file)
sebaiknya disusun menurut;
Jawab : Halaman 260
D. Tanggal jatuh tempo bukti kas keluar

14. Jika perusahaan menggunakan blind receiving system, informasi yang tidak
diberitahukan kepada fungsi penerimaan adalah:
Jawab : Halaman 250
C. Kuantitas barang

15. Berikut ini adalah tembusan surat order pembelian, kecuali:

Jawab : Halaman 250
C. Tembusan bukti kas keluar

Soal Kasus
1. Buatlah bagan alir system akuntansi pembelian yang terdiri dari jaringan
prosedur berikut ini:
a. Prosedur permintaan pembelian (Petunjuk: Perusahaan menggunakan
travelling requisition ).
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.
c. Prosedur order pembelian.
d. Prosedur pencatatan utang (Perusahaan menggunakan account payable
procedure )
e. Prosedur pencatatan piutang .
Jawab : Halaman 245