Sistematika Uraian

Uraian tentang perancangan program untuk pengutan pengendalian terhadap berbagai transaksi
yang membentuk siklus pengeluaran dibagi menjadi beberapa tahap berikut ini:

1. Fungsi terkait.

2. Dokumen.

3. Catatan akuntansi.

4. Bagan alir sistem informasi aktuntansi.

5. Salah saji potensial, aktivitas pengendalian yang diperlukan, dan prosedur audit untuk
pengujian pengendalian yang dapat digunakan oleh auditor.

6. Penjelasan aktivitas pengendalian yang diperlukan

7. Penyusunan program audit untukk pengujian pengendalian terhadap transaksi yarg

bersangkutan.

8. Penjelasan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap transaksi yang

bersangkutan.

PERANCANGAN PROGRAM AUDIT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN-

TRANSAKSI PEMBELIAN

Fungsi yang Terkait

Berbagai fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian berada di tangan unit organisasi berikut
ini .

No Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi

1 Fungsi Gudang Bagian Gedung
2 Fungsi Pembelian Bagian Pembelian
3 Fungsi Penerimaan Barang Bagian Penerimaan Barang
4 Fungsi Pencatatan Uang Bagian Utang
5 Fungsi Akuntansi Biaya Bagian Akuntansi Biaya
6 Fungsi Akuntansi Umum Bagian Akuntansi Umum
7 Fungsi Penerima Kas Bagian Kas
Tanggung jawab setiap fungsi yang berkait dalam transaksi pembelian tersebut diuraikan
berikut ini

Fungsi gudang. Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang
langsung pakai (tidak diselenggarakan sediaan barang di gudang), permintaan pembelian
diajukan oleh pemakai barang. Dalam pemerolehan aktiva tetap, calon pemakai atau fungsi
perencanaan perusahaan biasanya yang mengajukan permintaan pembelian.

Fungsi pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipılıh dalam pengadaan barang. dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

Fungsi penerimaan barang. Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi ini
bertanggung Jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang
yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh
perusahaan Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal
dari transaksi retur penjualan.

Fungsi pencatat utang. Dalam pemerolehan barang dan jasa, fungsi pencatat utang bertanggung
jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang bertungsi sebagaı catatan
utang atau menyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu utang

Fungsi akuntansi biaya. Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab
untuk mencatat sediaan dan aktiva tetap. Dalam pemerolehan sediaan, fungsi akuntansi biaya
bertanggung jawab untuk mencatat kos sediaan barang yang dibeli ke dalam buku pembantu
sediaan. Dalam pemerolehan aktiva tetap, fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab untuk
mencatat kos aktiva tetap yang dibeli ke dalam buku pembantu aktiva tetap.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemulihan pemasok.

4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok pilihan.

5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk
disimpan.

7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

8. Fungsi akuntansi menerima faktur dari pemasok dan atas dasar faktur darı pemasok
tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dibagi menjadi dua golongan:
dokumen Sumber (source documents), yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke
dalam Catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corroborating documents atau dokumen
penguat) yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi .Berbagai dokumen
yang digunakan dalam transaksi pembelian dapat dilihat berikut ini.

Transaksi Dokumen Sumber Dokumen pendukung

Pembelian Bukti Kas Keluar Surat Permintaan pembelian
Surat Pembelian Otorisasi Investasi
Surat Permintaan Otorisasi Reparasi
Surat Penawaran Harga
Surat Order Pembelian
Laporan Penerimaan Barang
Surat Perubahan Order
Faktur dari Pemasok

Surat permintaan pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang
atau fungsi pemakaı barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang
dengan Jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

Surat permintaan otorisasi investasi (expenditure authorization request atau authovization

for expenditure). Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah moneter yang
relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka
pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang .Perencanaan pengeluaran
Investasi dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada manajemen
puncak. Melalui sraff direksi, usulan investasI diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya. Hasil
studi kelayakan suatu usulan investasi dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Berbagai studi
kelayakan tersebut kemudian digunakan untuk menyusun anggaran nvestasi (capital budget).
Anggaran investasi diotorisasi oleh Rapat Umum Pemegang Saham dan merupakan izin secara
prinsip kepada manajemen perusahaan untuk meaggunakan dana dalam investasi aktiva tetap.
Untuk melaksanakan investası yang tercantum dalam anggaran investasi, diperluka dokumen
untuk meminta dilaksanakannya investasii yang telah diizinkan secara prinsip oleh pemegang
sabam. Dokumcn yang digunakan untuk meminta persetujuan pelaksanaan investasi dalam
aktiva terap disebut surat permintaan otorisasi investasi. Dokumen ini diisi oleh fungsi yang
mengusulkan pemerolehan aktiva tetap dan setelah diotorisasi oleh direktur fungsi yaug
bersangkutan dimintakan persetujuan dari direktur utama.
 Surat permintaan otorisasi reparasi (authori2ation for repair). Dokumen ini bertungsı
sebagai perintah dilakukannya reparası yang merupakan pengeluaran modal (capital
expenditure).

Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan unuk meminta penawaran
hargabagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak reptitif), yang
menyangkut jumlah moneter pembelian yang besar

Surat order pembelian. Dokumen ini digunakan, Untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih. Dokuunen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan tugas sebagai berikut:

1. Surat order pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian
yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dilkeluarkan oleh perusahaan.
2. Tembusan pengakuan oleh pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan
kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke
perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, Serta
kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam
dokumen tersebut
3. Tembusan fungsi peminta barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta
pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
4. Arsip tanggal penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah
ditetapkan
5. Arsip pemasok. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsı pembelian
menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari intormasi mengenai pemasok.
6. Tembusan fungsi penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesitikasi, mutu,
kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam
sistem penerimaan buta (blind receiving systeni), kolom kuantitas dalam tembusan ini
diblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian
tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini
dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan penghitungan dan
pengecekan barang yang diterima dari pemasok
7. Tembusan fungsi akuntansi, Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi
akuntansi sebaga salah satu dasar untuk mencatat Kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memcnuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas
seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

Surat perubahan order pembelian. Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikası, penggantian (substitusi) atau hal lain yang
bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tcrsebut diberitahukan
kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan Order pembelian. Surat
perubahan order pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan
kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pcmbelian.

Bukti kas keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksı
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran
utang kepada pemasok dan yang sekaligus bertungsi sebagai surat pemberitahuan kepada
kreditur mengenai maksud pembayaran (bertungsi sebagai remittance advice).

Faktur dari pemasok. Dokumen ini merupakan tagıhan dari pemasok, yang berisi jenis,
kuantitas, dan harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok.

Catatan Akuntansi

Cataran akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksı pembelian adalah:

1. Register bukti kas keluar (voucher register)

2. Jurnal pembelian
3. Buku pembantu utang
4. Buku pembantu sediaan

Register bukti kas keluar (voucher register). Jika dalam pencatatan utang, perusahaan
menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah register bukti kas keluar.

Jurnal pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencarat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

Buku pembantu utang. Jika dalam pencataran utang, perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok
adalah buku pembantu utang. JIka dalam pencatatan utang perusahaan nmenggunakan voucer
payable procedure, yang bertungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar (inpaid voucher file)
Buku pembantu sediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, buku pembantu sediaan ini
digunakan untuk mencatat kos sediaan yang dıbeli.