Formulir

• Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.

Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor
urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
 Formulir Elektronik

Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis,

pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas
dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer
yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan
data elektronik.
 Keunggulan Formulir Elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
5. Kecepatan pengisian formulir
6. Penangkapan data dilakukan sekali
7. Tidak ada data yang mengambang
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
 MANFAAT FORMULIR

1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.

2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau organisasi lain.
 PENGGOLONGAN FORMULIR

1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a) Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti
permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b) Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c) Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis
antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
 PENGGOLONGAN FORMULIR

2. Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:

a) Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan
sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta
bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan
persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang,
Surat permintaan penawaran harga, dll.
b) Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk
mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur
pembelian, kartu jam kerja, dll.
 PRINSIP DASAR YANG MELANDASI
PERANCANGAN FORMULIR
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan,
pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan
pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah
diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data
telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir,
sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman
data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku
pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini
diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga
kekayaan organisasi.
 PRINSIP DASAR YANG MELANDASI
PERANCANGAN FORMULIR
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan.
Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu
dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan
penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak
pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai
diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh
karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir
dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio,
kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi
nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
 PRINSIP DASAR YANG MELANDASI
PERANCANGAN FORMULIR

9. Pencetakan garis pada fomulir

Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan
dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya
merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut.
Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan
mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu
kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas
tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
 KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?

1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.

Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya
setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam
transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi
waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi
waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus
menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau
mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung
informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus
disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
 KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama,
untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka
formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian
pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan,
spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu
disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan
pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang
yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu
digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan
formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
 FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU
DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG
FORMULIR
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir
tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi
yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir
yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat
faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat
order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun
menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan
formulir.
 FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU
DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG
FORMULIR
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau
pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan
lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau
mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan
menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang
yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan
menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi
yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
 TUGAS

Buatlah formulir elektronik pada sebuah blog menggunakan google drive,

kemudian bagikan kepada teman 1 kelas dan dosen pengampu mata kuliah.