1.

faktor faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:

 Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir
tersebut. Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
 Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi
yang sama. Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang
dirancang ini dengan formulir lain tersebut . Banyak perusahaan yang membuat faktur
penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order
pengiriman dalam satu kali penulisan.
 Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun
menurut urutan yang logis . Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir
 Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan
dengan mesin, atau kedua-duanya . Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan
garis atau hanya spasi saja.
 Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau
dengan proses penggandaan yang lain . Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang
akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan
informasi.
 Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip . Hal ini akan menetukan mutu
kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini
diperlukan
2. Informasi apa saja yang umum dibutuhkan dalam merancang formulir dan bagaimana proses
pembuatan sebuah formulir?
INFORMASI YANG DIPERLUAN DALAM MERANCANG KEMBALI SUATU FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh suatu perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk
menentukan perlu tidaknya diadakannya penyempurnaan, penggantian, dan penghentian
pemakaian formulir yang sekarang digunakan. Untuk itu diperlukan survai guna mengumpulkan
informasi:
a. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri , misalnya mengenai isinya? Jumlah lembar
tebusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
b. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengikisan, dan pencatatan informasi dari
formulir tersebut.
Proses pembuatan formulir
1. pejabat formulir mengadakan diskusi (tanya jawab) dengan pejabat yang meminta formulir
bersangkutan.
2. pembuat formulir mencari menggali informasi dari pihak sehubungan dengan formulir yang
akan dirancang.
3. pembuat formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam untuk diuji coba
dan didiskusikan kembali dengan pihak terkait.
4. pemmbuat formulir mengadakan penyempurnaan seperlunya dan minta ijin
memberlakukannya kepada yang berwenang.