ANALISIS BUKTI TRANSAKSI

A. Sumber Pencatatan Akuntansi

Sasaran akuntansi adalah transaksi keuangan. Setiap transaksi keuangan harus didukung
dengan bukti transaksi sehingga tidak ada pencatatan akuntansi tanpa bukti transaksi. Bukti
suatu transaksi dicatat apabila transaksi yang bersangkutan sudah memenuhi keabsahan
formal maupun materil. Keabsahan suatu transaksi dapat diidentifikasi (ditentukan)
berdasarkan analisis bukti transaksi

Bukti transaksi suatu perusahaan secara garis besar dibedakan antara bukti intern dan bukti
ekstern.
a. Bukti intern
Adalah bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan,
sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar
kedua (copy). Sementara lembar satu (asli) diserahkan kepada pihak luar yang terkait.
b. Bukti ekstern
Adalah bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan
mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan
 Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi, artinya menentukan

pihak mana yang mengeluarkan (intern atau ekstern) serta meneliti kebenaran
identitas fisik bukti transaksi yang bersangkutan;
2. Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi dilakukan
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan meneliti tanda
tangan pihak-pihak yang terkait dengan terjadinya transaksi yang
bersangkutan; .
3. Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang yaitu dengan meneliti
penghitungan yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang
digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku (jika transaksi terkait
dengan metode dan peraturan perpajakan).
Bukti transaksi yang telah dinyatakan absah baik secara formal maupun materil
menjadi sumber pencatatan akuntansi. Sementara bukti transaksi yang telah
dicatat dijadikan sebagai dokumen pencatatan.

B. Macam-macam Bukti Transaksi

1. Kuitansi
Kuitansi adalah tanda bukti terjadinya pembayaran yang ditandatangani oleh pihak penerima
uang. Oleh karena itu kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan
diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Bagi suatu perusahaan, kuitansi yang
diterima dari pihak lain merupakan bukti pembayaran (pengeluaran kas) kepada pihak yang
bersangkutan. Sementara kuitansi yang diserahkan kepada pihak lain merupakan bukti
penerimaan kas (uang) dari pihak yang bersangkutan. Kuitansi harus dibuat sekurang--
kurangnya dalam rangkap 2 (dua). Lembar pertama (lembar asli) harus dibubuhi materai sesuai
dengan ketentuan undang-undang yang berlaku, lembar tersebut untuk diserahkan kepada
pihak pembayar. Lembar kedua (copy) digunakan sebagai sumber dan dokumen pencatatan
akuntansi. Contoh bentuk kuitansi adalah sebagai berikut:
2. Nota Kontan
Nota kontan adalah tanda bukti pembelian barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan
diberikan kepada pembeli. Seperti halnya faktur, nota kontan dibuat sekurang-kurangnya dalam
dua rangkap. Lembar pertama (asli) diserahkan kepada pembeli, lembar kedua digunakan
sebagai sumber dan dokumen pencatatan akuntansi. Contoh bentuk nota kontan adalah sebagai
berikut:

3. Faktur
Faktur adalah perhitungan jual beli secara kredit yang dibuat oleh penjual. Faktur dibuat oleh
pihak penjual dan diserahkan kepada pihak pembeli bersama-sama dengan barang yang
dijual. Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima dari pihak penjual merupakan faktur
pembelian yang digunakan sebagai bukti transaksi pembelian barang. Bagi pihak penjual,
faktur yang dikirimkan kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan. Lembar kedua
(copy) dari faktur yang bersangkutan digunakan sebagai bukti transaksi penjualan barang.
Bentuk faktur yang digunakan oleh suatu perusahaan akan berbeda dengan faktur yang
digunakan oleh perusahaan lainnya. Walaupun demikian biasanya faktur memuat informasi
mengenai nama dan alamat pihak penjual, nomor faktur, nomor pesanan, tanggal pengiriman,
nama dan alamat pembeli, syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis
barang, kuantitas, harga satuan dan jumlah harga.
Contoh bentuk faktur adalah sebagai berikut:
4. Nota Kredit
Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit
(retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas
yang tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal demikian nota kredit dibuat oleh pihak penjual
dan dikirimkan kepada pihak pembeli.
Dipandang dari pihak pembeli, barang yang dikembalikan kepada penjual karena rusak atau
permohonan pengurangan harga faktur yang disetujui pihak penjual disebut retur pembelian.
Apabila bukti transaksi tersebut dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan kepada penjual,
nota yang bersangkutan disebut Nota Debet.

Contoh nota kredit :

5. Nota Debit
Nota debit adalah surat bukti terjadinya pengurangan utang usaha karena adanya pengembalian
barang dagangan atau penurunan harga yang dibuat oleh pihak pembeli. Contoh bentuk nota
debit adalah sebagai berikut:
6. Cek
Cek adalah Salah satu usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pengawasan
terhadap kas adalah menyetorkan semua kas (uang tunai atau cek) yang diterima ke bank,
disimpan dalam bentuk giro. Dalam hal demikian, perusahaan mempunyai rekening simpanan
pada bank yang sewaktu-waktu dapat diambil (ditarik) atau dibayarkan kepada pihak lain
dengan menggunakan cek atau bilyet giro.
Cek pada dasarnya merupakan surat perintah kepada bank dari orang yang
menandatanganinya, untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada
pembawa atau kepada orang yang namanya ditulis dalam cek. Apabila di dalam lembaran cek
ditulis nama orang kepada siapa pembayaran harus dilakukan, cek yang bersangkutan hanya
bisa diuangkan ke bank oleh orang yang namanya ditulis dalam cek. Tetapi jika di dalam
lembaran cek setelah kata kepada ditulis kata tunai atau cash atau pembawa, cek yang
bersangkutan dapat diuangkan ke bank oleh siapa saja.
Lembaran cek umumnya terdiri atas lembar utama dan struk atau bonggol cek. Lembar utama
untuk diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, sementara struk cek setelah
diisi dengan data yang sarna dengan data pada lembar utama digunakan sebagai bukti
tambahan yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran. Seperti halnya pada kuitansi,
penarikan cek dibebani bea materai yang pelaksanaannya langsung dibebankan oleh bank
kepada penarik cek (nasabah).
Di bawah ini contoh cek yang sudah diisi dan ditandatangani oleh penarik. Perhatikan,
kepada bank mana cek yang bersangkutan dapat diuangkan, tanggal berapa jatuh tempo cek
dan siapa yang dapat menguangkan ke bank
Contoh bentuk cek adalah sebagai berikut:
7. Bilyet Giro
Selain penggunaan cek, dalam dunia usaha sering ditemukan penggunaan bilyet giro sebagai
alat pembayaran. Bilyet giro merupakan surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank
yang bersangkutan, untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nya ke dalam
rekening yang namanya tertulis dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.
Dengan demikian pihak penerima tidak bisa menguangkan bilyet giro kepada bank yang
bersangkutan, tetapi harus menyetorkan kepada bank tempat rekeningnya sebagai tambahan
simpanan. Penggunaan bilyet giro dalam lalu lintas pembayaran, dianggap lebih praktis dan
memudahkan administrasi pada bank-bank yang bersangkutan.
Contoh bilyet giro :

8. Memo
Memo adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan untuk bagian-bagian lain
diperusahaan tersebut yang berisi perintah pencatatan suatu kejadian. Contoh bentuk memo
adalah sebagai berikut:
C. Analisis Bukti Transaksi
Perusahaan akan melakukan pencatatan jika suatu transaksi benar-benar terjadi dan sah.
Transkasi yang sah didukung adanya bukti transaksi yang sah pula. Bukti transaksi dinyatakan
sah apabila telah ditanda tangani oleh pihak yang berwenang/penanggungjawab. Sebelum
melakukan pencatatan dalam jurnal dan buku besar, terlebih dahulu harus diadakan analisis
bukti transaksi, yaitu memeriksa kebenaran jumlah dan keabsahan bukti transaksi yang
bersangkutan. Setelah bukti transaksi dinyatakan benar dan sah, selanjutnya dianalisis untuk
menentukan akun yang harus dicatat didebit dan dikredit.

3. PENGERTIAN BUKU BESAR

Untuk mencatat transaksi yang berjenis jenis macamnya diperlukan formulir-formulir

atau kartu-kartu khusus. Transaksi tersebut untuk mencatat penambahan atau
pengurangan, tiap jenis aktiva/harta, utang, modal, pendapatan, dan beban. Formulir-
formulir tadi dapat dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran kertas yang disebut akun
atau rekening, perkiraan. Kumpulan akun yang saling berhubungan dan merupakan
satu kesatuan disebui buku besar (ledger).

Buku Besar Pembantu

Akun buku besar kadang-kadang tidak mencerminkan data secara rinci, seperti
rekening Utang, Piutang dan Persediaan Barang Dagang. Untuk mengetahui Utang,
Piutang dan Persediaan Barang Dagang secara rinci, diperlukan rekening-rekening
lain yang dikelompokkan dalam suatu buku atau kumpulan kartu-kartu yang disebut
buku besar pembantu (subsidiary ledger). Dengan demikian ada buku besar pembantu
utang, buku besar pembantu piutang dan buku besar pembantu barang dagang.

BENTUK BUKU BESAR

Bentuk Dua Kolom (skontro) ada 2 macam :

1. Bentuk T (T account)

Merupakan bentuk yang paling sederhana, menyerupai huruf T, mempunyai dua sisi
yaitu sisi debet dan sisi kredit
2. Bentuk T disempurnakan (bentuk dua kolom)

Bentuk ini merupakan penyempurnaan dari akun bentuk T, sisi debet dan sisi kredit.
Bentuknya sebagai berikut :

Tgl Keterangan Ref Debet Tgl Keterangan Ref Debet

Keterangan

o Nama (judul) akun ditulis di tengah atas.

o Setiap akun diberi nomor kode menurut sistem penomoran yang
digunakan. Sisi kiri disebut sisi debet dan sisi kanan disebut sisi kredit.
o Kolom tanggal diisi dengan tanggal terjadinya transaksi atau tanggal
pemindahbukuan (posting) Kolom referens (Ref) diisi dengan narna dan
nomor halaman buku dari mana data yang bersangkutan dipindahkan.
Berguna untuk memudahkan penelusuran data jika terjadi kesalahan
pencatatan.
o Kolom DEBET diisi dengan jumlah yang harus didebetkan sesuai dengan
bukti transaksi. Jika pemindahbukuan dilakukan secara periodik dalarn
kolom debet dicatat jumlah kolektif dari beberapa transaksi yang serupa.
Demikian pula untuk kolom KREDIT.

Dalam penggunaan akun bentuk dua kolom, untuk mengetahui saldo suatu akun sisi
debet dan sisi kredit masing-masing harus dijumlahkan lebih dahulu. Apabila jumlah
sisi debet lebih besar daripada jumlah sisi kredit, selisihnya disebut saldo debet.
Apabila jumlah sisi kredit lebih besar daripada jumlah sisi debet, selisihnya disebut
saldo kredit.

Akun bentuk Stafel ada dua macam :

1. Bentuk Tiga Kolom

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit D/K Saldo

Cara pengisian akun bentuk tiga kolom pada dasarnya tidak berbeda dengan pengisian
akun bentuk dua kolom. Dalam akun bentuk tiga kolom setiap terjadi pencatatan baik
di kolom debet maupun di kolom kredit, harus diikuti dengan pencatatan saldo.
Dengan demikian saldo tiap akun setiap saat dapat diketahui tanpa harus menghitung
lebih dulu jumlah sisi debet dan sisi kredit.
2. Bentuk Empat Kolom

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo

Debet Kredit

Pengisian akun bentuk empat kolom tidak berbeda dengan akun tiga kolom, setiap
terjadi pencatatan dalam suatu akun harus diikuti dengan pencatat saldo. Perbedaan
terletak pada penampilan saldo. Dalam penggunaan akun bentuk empat kolom saldo
suatu akun lebih jelas ditampilkan, artinya akan tampak apakah saldo debet atau saldo
kredit. Walaupun dalam akuntansi sebenarnya saldo normal setiap akun sudah dapat
dipastikan. Misalnya akun-akun aktiva dalam keadaan normal tidak mungkin bersaldo
kredit.

BENTUK BUKU PEMBANTU

Bentuk buku besar pembantu sama dengan bentuk buku besar, dapat berbentuk
skontro atau staffel. Pencatatan ke dalam buku besar pembantu dapat secara langsung
dari transaksi, tetapi dapat didasarkan dari jurnal khusus.

Di sini hanya akan dibahas buku besar pembantu utang dan buku besar pembantu
piutang.

Buku Besar Piutang

Toko ABC No. 102.1

Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo

2000
Jan 5 Penjualan Rp 2.000.000,00 Rp 2.000.000,00
Jan 15 Pelunasan Rp 2.000.000,00 –
Jan 29 Penjualan Rp 2.500.000,00 Rp 2.500.000,00

Toko Madura No. 102.2

Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo

2000
Jan 20 Penjualan Rp 4.000.000,00 Rp 4.000.000,00
Jan 28 Pelunasan Rp 4.000.000,00 –

Buku Besar Utang

PT Surya No. 201.1

 Tgl Keterangan Debet Kredit Saldo
2000
Jan 2 Pembelian Rp 3.000.000,00 Rp 3.000.000,00
Jan 12 Pelunasan Rp 3.000.000,00 –
Jan 27 Pembelian Rp 4.500.000,00 Rp 4.500.000,00

Toko Karimun No. 201.2

Tgl Keterangan Debet Kredit Saldo

2000
Jan 9 Peralatan Rp 1.000.000,00 Rp 1.000.000,00
19 Pelunasan Rp 1.000.000,00 – –

Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk mengelola buku besar dan buku pembantu
adalah :
Peralatan yang digunakan untuk mengelola buku besar dan buku pembantu adalah komputer dan
kalkulator
Perlengkapan yang digunakan untuk mengelola buku besar dan buku pembantu alat tulis seperti
pena, penggaris dan alat tulis lainnya.

POSTING KE BUKU BESAR

Pencatatan ke dalam Buku Besar (Posting)

5. Pencatatan saldo awal dari data neraca awal (jika perusahaan sudah berdiri sebelum
periode bersangkutan). Rekening yang ada di sisi debet neraca dicatat sebagai saldo debet dan
rekening yang di sisi kredit neraca dicatat sebagai saldo kredit. Pencatatan tanggal terjadinya
transaksi yang diambilkan dari tanggal transaksi pada jurnal, ke kolom tanggal rekening buku
besar yang bersangkutan
6. Pencatatan keterangan yang diambilkan dari keterangan/uraian dari jurnal ke kolom
keterangan pada rekening buku besar yang bersangkutan
7. Pencatatan jumlah debet dalam jurnal ke kolom debet rekening yang bersangkutan,
dan mencatat jumlah kredit dalam jurnal ke kolom kredit rekening yang bersangkutan.
8. Pencatatan nomor halaman jurnal ke kolom referensi (Ref) rekening buku besar yang
bersangkutan
9. Jika rekening dalam jurnal sudah dibukukan ke dalam rekening buku besar, di kolom
referensi jurnal dicatat nomor kode rekening yang bersangkutan
10. Jika digunakan rekening yang berbentuk tiga kolom atau empat kolom, carilah
saldonya dengan cara membandingkan antara jumlah saldo dengan pencatatan transaksi
tersebut. Pencatatan debet akan menambah saldo debet atau mengurangi saldo kredit,
sedangkan pencatatan kredit akan mengurangi saldo debet atau menambah saldo kredit

Sebagai contoh pada tanggal 1 Juli 2006 cleaning service Khrisna menerima uang
tunai sebesar Rp 30.000.000,00 sebagai setoran investasi Khrisna dalam
perusahaannya.
Transaksi tersebut dicatat dalam jurnal umum sebagai berikut :
Jurnal Umum

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit

2006
Juli 1 Kas Rp 30.000.000,00 –
Modal Khrisna – Rp 30.000.000,00

Setelah pos jurnal dipindahbukukan ke dalam buku besar, dalam jurnal dan buku
besar akan tampak sebagai berikut :

PENGKODEAN KOLOM REFERENSI

Pengkodean kolom Reff dalam Buku Besar diambilkan dari Buku Jurnal pada saat
transaksi dipindahkan ke Buku Besar, atau dengan kata lain bahwa pemberian kode di
buku besar dilakukan saat posting dilakukan. Misalnya dalam kolom referensi (Ref)
Buku Jurnal ditulis nomor 111 dan 311. Artinya data yang bersangkutan sudah
dipindahkan ke dalam buku besar akun nomor 111 dan 311. Dalam buku besar akun
yang di debit (Kas) dalam kolom referens ditulis JU-1 artinya data yang bersangkutan
diposting dari Jurnal Umum halaman. Demikian pula untuk akun yang di kredit
(Modal Khrisna).

PENYUSUNAN DAFTAR SALDO AKHIR

Penyusunan Daftar Saldo Akhir dalam Buku Besar dan Buku Pembantu

Neraca Saldo

Untuk mengetahui keseimbangan jumlah debet dan kredit rekening-rekening buku

besar, perlu dibuat suatu daftar yang memuat nama-nama rekening buku besar beserta
saldo masing-masing. Daftar semacam itu dinamakan neraca saldo. Sumber
pencatatan neraca saldo diambil dari saldo-saldo rekening buku besar. Jika
perusahaan menggunakan rekening bentuk stafel (tiga atau empat kolom), penyusunan
neraca saldo tinggal mencatat saldo terakhir dari masing-masing rekening.

Jika perusahaan menggunakan rekening bentuk skontro (T account atau bentuk T

yang disempurnakan), lebih dulu harus dihitung saldo dari masing-masing rekening
dengan jalan menjumlahkan sisi debet dan kredit, kemudian tinggal dicari selisihnya.
Jumlah dari saldo tersebut ditulis dengan pensil, maka proses penghitungan saldo ini
disebut dengan pencil footing. Jumlah debet lebih besar dari jumlah kredit
menghasilkan saldo debet dan ditulis di neraca saldo di sisi debet demikian juga
sebaliknya.

Contoh:

Penjahit Sukses
Neraca Saldo
Pre 31 Desember 2006

No Nama Akun Debet Kredit

 101 Kas Rp 8.350.000,00
102 Piutang Usaha Rp 2.000.000,00
103 Sewa Dibayar Di Muka Rp 1.500.000,00
104 Bahan Habis Pakai Rp 700.000,00
151 Peralatan Jahit Rp 2.00.000,00
201 Utang Usaha Rp 500.000,00
301 Modal M. Yasin Rp 10.000.000,00
302 Prive Yasin Rp 1.100.000,00
401 Pendapatan Jahitan Rp 7.700.000,00
402 Pendapatan Obras Rp 250.000,00
501 Beban Gaji Rp 2.100.000,00
502 Beban Iklan Rp 400.000,00
503 Beban Listrik dan Rp 200.000,00
Telepon
Rp 18.450.000,00 Rp 18.450.000,00

Daftar Saldo

Untuk mengetahui apakah saldo buku besar umum (ledger) sama dengan saldo buku
besar pembantu (subsidiary legger), baik untuk utang maupun piutang, maka dari
buku besar pembantu utang dan buku besar piutang dibuatlah daftar saldo utang dan
daftyar saldo piutang.

Contoh: Daftar Saldo Piutang

No Nama Debitur Debet Kredit Saldo

102.1 Toko ABC Rp 4.500.000,00 Rp 2.000.000,00 Rp 2.500.000,00
102.2 Toko Madura Rp 4.000.000,00 Rp 4.000.000,00 –
Rp 8.500.000,00 Rp 6.000.000,00 Rp 2.500.000,00

Contoh Daftar Saldo Utang

No Nama Debitur Debet Kredit Saldo

201.1 PT Surya Rp 3.000.000,00 Rp 7.500.000,00 Rp 4.500.000,00
201.2 Toko Karimun Rp 1.000.000,00 Rp 1.000.000,00 –
Rp 4.000.000,00 Rp 8.500.000,00 Rp4.500.000,00