PENDAHULUAN

1. Pengertian Bukti Transaksi

Traksaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi posisi
keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti  faktur atau nota penjualan atau
kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan
mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi.
Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik. Ini adalah satu perbedaan
sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen. Untuk perusahaan besar yang
transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan pemeriksaan 
baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk setiap penerimaan  perlu dibuatkan  “Surat Bukti
Penerimaan” atau apapun judul nya bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang memuat informasi
tentang kwantitas dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan
identifikasi dokument pembelian. Hal yang spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa
setiap membuat bukti transaksi dengan sistem komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem
komputer. Data yang tersimpan tersebut selanjutnya diolah menjadi informasi yang berguna. Tidak
demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali dari bukti
transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.

2. Peralatan dan perlengkapan  yang dibutuhkani

Peralatan yang digunakan untuk pembuatan bukti transaksi adalah komputer. Perlengkapan yang
diperlukan untuk membuat bukti transaksi adalah alat tulis seperti pena, penggaris dan alat tulis
lainnya.

3. Bukti transaksi keuangan

Transaksi keuangan adalah segala kejadian atau peristiwa yang mempengaruhi struktur posisi
keuangan perusahaan (harta, utang dan modal) yang dapat dinilai dengan uang.Perusahaan akan
melakukan pencatatan jika suatu transaksi benar-benar terjadi dan sah. Transaksi yang sah adalah yang
didukung dengan adanya bukti transaksi yang sah pula.

4. Pengelompokan Bukti Transaksi

Dalam praktik, transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan pada periode tertentu terdiri dari
bermacam-macam transaksi. Setiap jenis transaksi terjadi berulang-ulang, sehingga tidak praktis jika
semua transaksi dicatat dalam bentuk perubahan-perubahan pada persamaan dasar akuntansi. Untuk
memudahkan dalam pembuatan ikhtisar transaksi yang terjadi dalam suatu periode dan penyusunan
laporan keuangan, transaksi-transaksi yang sejenis atau yang mengakibatkan perubahan pada pos yang
sama, dikelompokkan dan dicatat dalam suatu daftar khusus yang disebut akun (account), disebut pula
perkiraan atau rekening.
 ANALISIS BUKTI TRANSAKSI
Sasaran akuntansi adalah transaksi keuangan. Setiap transaksi keuangan harus didukung dengan bukti
transaksi sehingga tidak ada pencatatan akuntansi tanpa bukti transaksi. Bukti suatu transaksi dicatat
apabila transaksi yang bersangkutan sudah memenuhi keabsahan formal maupun materil. Keabsahan
suatu transaksi dapat diidentifikasi (ditentukan) berdasarkan analisis bukti transaksi

Bukti transaksi suatu perusahaan secara garis besar dibedakan antara bukti intern dan bukti ekstern.

a.Bukti intern
Adalah bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga
yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy).
Sementara lembar satu (asli) diserahkan kepada pihak luar yang terkait.

b. Bukti ekstern
Adalah bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan
bukti transaksi yang bersangkutan

Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi, artinya menentukan pihak

mana yang mengeluarkan (intern atau ekstern) serta meneliti kebenaran identitas fisik
bukti transaksi yang bersangkutan;
2. Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi dilakukan sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan meneliti tanda tangan pihak-pihak
yang terkait dengan terjadinya transaksi yang bersangkutan;     .
3. Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang yaitu dengan meneliti penghitungan
yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang digunakan serta peraturan
perpajakan yang berlaku (jika transaksi terkait dengan metode dan peraturan
perpajakan).
Bukti transaksi yang telah dinyatakan absah baik secara formal maupun materil
menjadi sumber pencatatan akuntansi. Sementara bukti transaksi yang telah dicatat
dijadikan sebagai dokumen pencatatan.

BUKTI TRANSAKSI
Bukti Transaksi meliputi :

1. Kuitansi

2. Cek

3. Bilyet Giro

4. Faktur
5. Nota Kontan

6. Nota Kredit/Debet

KUITANSI
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Oleh karena itu
kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak
yang melakukan pembayaran. Bagi suatu perusahaan, kuitansi yang diterima dari pihak lain
merupakan bukti pembayaran (pengeluaran kas) kepada pihak yang bersangkutan. Sementara
kuitansi yang diserahkan kepada pihak lain merupakan bukti penerimaan kas (uang) dari pihak
yang bersangkutan. Kuitansi harus dibuat sekurang-kurangnya dalam rangkap 2 (dua). Lembar
pertama (lembar asli) harus dibubuhi materai sesuai dengan ketentuan undang-undang yang
berlaku, lembar tersebut untuk diserahkan kepada pihak pembayar. Lembar kedua (copy)
digunakan sebagai sumber dan dokumen pencatatan akuntansi.

Contoh kuitansi :

CEK
Salah satu usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pengawasan terhadap kas
adalah menyetorkan semua kas (uang tunai atau cek) yang diterima ke bank, disimpan dalam
bentuk giro. Dalam hal demikian, perusahaan mempunyai rekening simpanan pada bank yang
sewaktu-waktu dapat diambil (ditarik) atau dibayarkan kepada pihak lain dengan menggunakan
cek atau bilyet giro.
Cek pada dasarnya merupakan surat perintah kepada bank dari orang yang menandatanganinya,
untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau kepada orang
yang namanya ditulis dalam cek. Apabila di dalam lembaran cek ditulis nama orang kepada siapa
pembayaran harus dilakukan, cek yang bersangkutan hanya bisa diuangkan ke bank oleh orang
yang namanya ditulis dalam cek. Tetapi jika di dalam lembaran cek setelah kata kepada      
ditulis kata tunai atau cash atau pembawa, cek yang bersangkutan dapat diuangkan ke bank oleh
siapa saja.
Lembaran cek umumnya terdiri atas lembar utama dan struk atau bonggol cek. Lembar utama
untuk diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, sementara struk cek setelah diisi
dengan data yang sarna dengan data pada lembar utama digunakan sebagai bukti tambahan yang
disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran. Seperti halnya pada kuitansi, penarikan cek
dibebani bea materai yang pelaksanaannya langsung dibebankan oleh bank kepada penarik cek
(nasabah).

Di bawah ini contoh cek yang sudah diisi dan ditandatangani oleh penarik. Perhatikan, kepada
bank mana cek yang bersangkutan dapat diuangkan, tanggal berapa jatuh tempo cek dan siapa
yang dapat menguangkan ke bank

GIRO BILYET
Selain penggunaan cek, dalam dunia usaha sering ditemukan penggunaan bilyet giro sebagai alat
pembayaran. Bilyet giro merupakan surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan, untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nya ke dalam rekening yang
namanya tertulis dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain. Dengan demikian
pihak penerima tidak bisa menguangkan bilyet giro kepada bank yang bersangkutan, tetapi harus
menyetorkan kepada bank tempat rekeningnya sebagai tambahan simpanan. Penggunaan bilyet
giro dalam lalu lintas pembayaran, dianggap lebih praktis dan memudahkan administrasi pada
bank-bank yang bersangkutan.

Di bawah ini contoh bilyet giro yang digunakan oleh pemegang rekening pada Bank Central
Asia :
 FAKTUR (INVOICE)
Faktur (Invoice) adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dengan pembayaran
kredit.

Faktur dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pihak pembeli bersama-sama dengan
barang yang dijual. Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima dari pihak penjual merupakan faktur
pembelian yang digunakan sebagai bukti transaksi pembelian barang. Bagi pihak penjual, faktur
yang dikirimkan kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan. Lembar kedua (copy) dari
faktur yang bersangkutan digunakan sebagai bukti transaksi penjualan barang.

Bentuk faktur yang digunakan oleh suatu perusahaan akan berbeda dengan faktur yang digunakan
oleh perusahaan lainnya. Walaupun demikian biasanya faktur memuat informasi mengenai nama
dan alamat pihak penjual, nomor faktur, nomor pesanan, tanggal pengiriman, nama dan alamat
pembeli, syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas,
harga satuan dan jumlah harga.

Contoh Faktur :
 NOTA KONTAN
Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan yang dilakukan
secara tunai. Seperti halnya faktur, nota kontan dibuat sekurang-kurangnya dalam dua rangkap.
Lembar pertama (asli) diserahkan kepada pembeli, lembar kedua digunakan sebagai sumber dan
dokumen pencatatan akuntansi.

Di bawah ini contoh salah satu bentuk Nota Kontan:

NOTA KREDIT/DEBET
Nota Kredit (Credit Memorandum) adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah
dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian
rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal demikian nota kredit dibuat oleh
pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak pembeli.    _

Dipandang dari pihak pembeli, barang yang dikembalikan kepada penjual karena rusak atau
permohonan pengurangan harga faktur yang disetujui pihak penjual disebut retur pembelian.
Apabila bukti transaksi tersebut dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan kepada penjual, nota
yang bersangkutan disebut Nota Debet.

MEKANISME DEBET-KREDIT
a. Sifat Akun Necara

Sifat akun-akun neraca (real account) erat hubungannya dengan posisi akun yang bersangkutan
dalam neraca, artinya di sisi mana suatu: akun disajikan dalam neraca apakah di sisi debet atau di
sisi kredit. Posisi akun-akun aktiva dalam neraca berada di sisi debet. Oleh karena itu
penambahan terhadap aktiva harus dicatat di sisi debet. Dan sebaliknya, pengurangan terhadap
aktiva harus dicata't di sisi kredit. Misalnya penambahan terhadap aktiva kas harus dicatat di sisi
debet akun kas. Pengurangan terhadap aktiva kas tentu dicatat di sisi kredit akun kas. Sebagai
ilustrasi, transaksi pembelian tunai perlengkapan kantor seharga Rp 500.000,00. Pengaruh
transaksi tersebut mengakibatkan penambahan terhadap aktiva (perlengkapan kantor) dan
pengurangan terhadap aktiva kas, masing-masing sebesar Rp 500.000,00. Oleh karena itu
transaksi tersebut dicatat di sisi debet akun perlengkapan kantor dan di sisi kredit akun kas.

Catatan dalam buku besar tampak sebagai berikut :

Posisi akun-akun kewajiban dan modal dalam neraca berada di sisi kredit sehingga penambahan
terhadap kewajiban atau penambahan terhadap ekuitas harus dicatat di sisi kredit. Sebaliknya
pengurangan terhadap kewajiban atau terhadap ekuitas harus dicatat di sisi debet. Misalnya
transaksi pembelian peralatan kantor dengan pembayaran kredit seharga Rp 10.000.000,00.
Transaksi tersebut mengakibatkan penambahan aktiva (peralatan kantor) dan penambahan
kewajiban (hutang usaha) masing-masing sebesar Rp 10.000.000,00, oleh karena itu harus dicatat
di sisi debet akun peralatan kantor dan di sisi kredit akun hutang usaha.

Catatan dalam buku besar akan tampak sebagai berikut :

Misalkan perusahaan membayar hutang sebesar Rp 5.000.000,00. Transaksi tersebut

mengakibatkan pengurangan terhadap hutang dan pengurangan terhadap aktiva kas masing-
masing sebesar Rp 5.000.000,00. Oleh karena itu dicatat debet akun hutang usaha atau hutang
dagang dan kredit akun kas.

Dalam buku besar tampak sebagai berikut :

Sifat akun-akun ekuitas sama dengan sifat akun-akun kewajiban. Penambahan tehadap ekuitas
dicatat di sisi kredit dan pengurangan terhadap ekuitas dicatat di sisi debet. Misalnya transaksi
penerimaan uang tunai dari Hendra sebagai setoran modal sebesar Rp 50.000.000,00. Transaksi
tersebut. mengakibatkan penambahan atau timbulnya ekuitas dan penambahan terhadap kas,
masing-masing sebesar Rp 50.000.000,00.

Oleh karena itu catatan dalam akun yang bersangkutan akan tampak sebagai berikut :

b. Sifat Akun Penghasilan dan Beban

Sifat akun-akun penghasilan dan beban berhubungan dengan pengaruhnya terhadap ekuitas. Akun
mengakibatkan penambahan terhadap ekuitas. Oleh karena itu terjadinya penghasilan dicatat di
sisi kredit akun penghasilan. Istilah akun penghasilan meliputi pendapatan (penjualan
barang/jasa), pendapatan bunga, sewa, dividen dan keuntungan laba penjualan surat berharga atau
aktiva tetap. Misalnya perusahaan jasa periklanan menyerahkan papan iklan (billboard) kepada
pemesan dengan harga Rp 12.000.000,00 berikut pemasangan. Pembayaran diterima tunai.
Transaksi tersebut mengakibatkan penambahan terhadap kas dan timbulnya penghasilan dalam
bentuk pendapatan jasa.

Catatan dalam buku besar tampak sebagai berikut :

Pengaruh transaksi terjadinya beban mengakibatkan pengurangan terhadap ekuitas. Oleh karena
itu terjadinya beban dicatat debet akun beban. Misalnya transaksi pembayaran gaji karyawan
sebesar Rp 18.600.000,00. Transaksi tersebut mengakibatkan timbulnya beban dalam bentuk
beban gaji dan pengurangan terhadap kas masing-masing sebesar Rp 18.600.000,00.

Catatan transaksi tersebut dalam akun yang bersangkutan akan tampak sebagai berikut :

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perubahan-perubahan sebagai akibat pengaruh
terjadinya transaksi, dicatat dalam akun-akun buku besar dengan ketentuan sifat akun sebagai
berikut:

Perubahan
Nomor
Saldo
Kelompok Kelompok Akun
Bertambah Berkurang Normal
Akun
dicatat: dicatat:

1. Aktiva Di sisi Debet Di sisi Kredit Debet

2. Kewajiban Di sisi Kredit Di sisi Debet Kredit

3. Modal (Ekuitas) Di sisi Kredit Di sisi Debet Kredit

4. Penghasilan Di sisi Kredit Di sisi Debet Kredit

5. Beban Di sisi Debet Di sisi Kredit Debet

PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI

Semua bukti transaksi, setelah dicatat harus disimpan dengan baik. Terdapat kemungkinan bahwa
bukti-bukti tersebut diperlukan di masa mendatang, misalnya untuk pemeriksaan yang dilakukan
oleh pihak perpajakan. Peraturan perpajakan di Indonesia mengharuskan agar bukti-bukti
pembukuan disimpan selama 10 tahun.
Penyimpanan bukti transaksi harus dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari
kembali. Penyimpanan menurut nomor urut atau tanggal sering digunakan. Bukti transaksi perlu
disimpan dalam tempat yang kuat dan aman sehingga tidak mudah rusak dan disalahgunakan.

EVALUASI
Soal Evaluasi :
Pilihlah jawaban yang paling benar.

1  Tanda tangan yang tercantum dalam kuitansi adalah tanda tangan ….

A.     Penerima kuitansi
B.     Pembayar
C.     Pegawai bank
D.     Penerima uang
E.      Perusahaan
 
2      Satu dari transaksi di bawah ini tidak melibatkan pihak luar.
A.     Penerimaan uang
B.     Penyerahan barang
C.     Pembayaran utang
D.     Penjualan kredit
E.      Pemakaian perlengkapan
 
3      Data transaksi yang diproses akuntansi harus data yang dapat dipercaya sebab hasil proses
akuntansi digunakan oleh ....
A.     Pihak manajemen perusahaan untuk pembuatan rencana kegiatan perusahaan
B.     Pihak manajemen perusahaan dalam penetapan pajak yang harus dibayar perusahaan
C.     Pihak-pihak yang berkepentingan untuk bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan
ekonomi
D.     Pihak pemilik perusahaan untuk kepentingan penilaian kinerja keuangan perusahaan
E.      Pihak pemerintah untuk kepentingan data statistik.
 
4      Transaksi sebagai sasaran kegiatan akuntansi harus memenuhi syarat antara lain
A.     Dilakukan dengan pihak-pihak tertentu
B.     Dilakukan atas perintah manajemen
C.     Dilakukan oleh seorang petugas tertentu
D.     Dilakukan dengan melibatkan kas secara langsung
 E.      Dilakukan melalui prosedur yang telah ditetapkan
 
5      Dari pernyataan-pernyataan di bawah ini, tidak berhubungan dengan bukti transaksi keuangan
perusahaan adalah ....
A.     Merupakan data akuntansi yang akan diproses
B.     Sebagai sumber pencatatan akuntansi yang otentik
C.     Informasi kebijakan manajemen perusahaan
D.     Menunjukkan otorisasi (pengesahan) pejabat perusahaan yang berwenang
E.      Setelah dicatat merupakan dokumen pencatata akuntansi
 
6      Suatu transaksi memenuhi keabsahan formil apabila ....
A.     Dilakukan atas perintah pimpinan perusahaan.
B.     Dilakukan dengan pembayaran tunai.
C.     Mendapat otorisasi dari bagian keuangan perusahaan.
D.     Dilakukan melalui prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
E.      Didukung dengan bukti transaksi.
 
7      Salah satu ciri transaksi yang memenuhi keabsahan materil adalah ....
A.     Penghitungan nilai uang sehubungan dengan transaksi dilakukan dengan benar.
B.     Dilakukan berdasarkan otorisasi manajemen (pimpinan perusahaan).
C.     Dilakukan melalui prosedur yang seharusnya.
D.     Transaksi yang bersangkutan benar-benar terjadi.
E.      Terjadinya transaksi disaksikan oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
 
8      Pencatatan akuntansi harus didukung oleh bukti-bukti yang obyektif dengan tujuan ....
A.     Pencatatan dilakukan dengan teliti dan benar
B.     Laporan keuangan dapat dipercaya sehingga berguna bagi pemakai
C.     Transaksi yang terjadi dapat didokumentasikan
D.     Transaksi keuangan yang terjadi dapat diketahui oleh manajemen
E.      Pencatatan akuntansi dilakukan melalui prosedur yang benar
 

9      PT LINTAS JAYA membeli barang dari PT SINARSARI seharga Rp 15.000.000,00 dengan syarat
pembayaran kredit. Bukti transaksi yang digunakan sebagai sumber pencatatan akuntansi PT LINT
AS JAYA atas transaksi tersebut adalah ....
A.     Kuitansi yang diterima dari PT SINARSARI
 B.     Lembar dua (copy) kuitansi yang diserahkan kepada PT SINARSARI
C.     Faktur yang dibuat oleh PT SINARSARI
D.     Copy faktur yang diterima dari PT SINARSARI
E.      Bukti memorial dari Kepala Bagian Pembelian
 
10   Kuitansi yang diterima Toko BARU dari PD BINTANG sebagai bukti pelunasan faktur No. 212
seharga Rp 6.800.000,00, bagi Toko BARU merupakan bukti transaksi
A.     Pembelian barang dengan pembayaran tunai
B.     Pembayaran hutang kepada kreditur
C.     Penjualan barang dengan pemabayaran tunai
D.     Penerimaan piutang dari debitor
E.      Pembelian barang dengan pembayaran kredit