A.

PENDOKUMENTASIAN BUKTI-BUKTI PENGGUNAAN ANGGARAN

1. Pengertian dokumen dan bukti transaksi

Dokumen transaksi atau bukti transaksi atau bisa juga disebut bukti akuntansi adalah
dokumen-dokumen dasar transaksi (baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari
pihak luar) yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan
keuangan oleh suatu unit usaha.
2. Jenis bukti transaksi
Bentuk bukti transaksi keuangan dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
a. Bukti transaksi intern, yaitu bukti transaksi yang berasal dan dilakukan di dalam
lingkungan perusahaan itu sendiri. Contohnya adalah bukti memorial antar
bagian/divisi dalam perusahan tersebut.
b. Bukti transaksi ekstern, yaitu bukti transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan.
Contohnya adalah
1) KUINTANSI
Kuintansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran
sesuatu.kuintansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang
dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran.
2) NOTA DEBIT
Nota Debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu
perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah didebit
dengan jumlh tertentu.
3) NOTA KREDIT
Nota Kredit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu
perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah dikredit
dengan jumlh tertentu.
4) FAKTUR
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit.
5) CEK
cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar
sejumlah uang tertentu.
6) BILYET GIRO
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke
rekening penerima yang namnya disebut dalam bilyet giro pada bank yang
sama atau bank yang lain.
7) REKENING KORAN
Rekening Koran adalah bukti muatasi kas di bank yang disuusun oelh bank
untuk para nasabahnya.

3. Prosedur pendokumentasian bukti-bukti anggaran

Pengarsipan DokumenBukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi
perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila
dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik
ialah sebagai berikut
Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti TransaksiBerikut ini adalah peraltan
yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi :

 Mesin PenjilidMesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen

Otomatisasi tata kelola keuangan kelas XI Rahayu Dwi Kurniawati ,S,Pd. Page 1
 A.PENDOKUMENTASIAN BUKTI-BUKTI PENGGUNAAN ANGGARAN

 Stapler (hecht machine stapler)Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka
isi stapler

 Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)Pelubang kertas digunakan

untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter
 Mesin pemotomg kertas (paper cuter/guillotine)Mesin ini digunakan untuk
memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan
 Mesin penghancur dokumen (shredden)
 Lemari arsip (filling cabinet)Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci
secukupnya.
 Rak penyortirYaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam
folder masing-masing

Teknik Penyimpanan Bukti TransaksiTeknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat

dilakukan adalah :
 Sistem abjad (alphabetic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan
penemuan kembali berdasarkan abjad
 Sistem tanggal (chronological system)Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan
penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu
 Sistem nomor (numeric system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan
kembali berdasarkan nomor atau angka
 Sistem wilayah (geographic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan
penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah
4. Pembuatan dokumen kegiatan pendokumentasian bukti-bukti penggunaan
anggaran
a. Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas keluar6.
Satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran dengan posisi bukti kas
keluar di depan dan bukti transaksi pengeluaran di belakangnya. Untuk bukti transaksi
yang berukuran kecil seperti tiket tol dapat ditempel dahulu dikertas HVS yang dibagi
dua, kemudian di satukan dengan bukti kas keluar menggunakan stepler
b. Siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikut dengan 2 (dua)
buah guide, yaitu guide DEBET dan guide KREDIT

Otomatisasi tata kelola keuangan kelas XI Rahayu Dwi Kurniawati ,S,Pd. Page 2