Nama peserta didik : ______________________________

Kelas : ______________________________
Mata Pelajaran : Administrasi Umum X Semester Genap
Nama guru : Ian Sopian
Nama Sekolah : SMK Putra Nasional Cibodas

MATERI I BUKTI PEMBAYARAN

A. Ruang Lingkup Bukti Pembayaran

1. Definisi bukti pembayaran
Bukti pembayaran adalah sebuah bukti yang menyatakan bahwa terjadi transaksi
antara pihak pembeli dan penjual atau antara konsumen dan produsen yang mengakibatkan
berpindahnya uang atau barang. Bukti pembayaran merupakan bukti pencatatan transaksi
yang berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal. Dalam hal ini adalah
pelanggan dan pembeli.
2. Analisis bukti transaksi
a. Bukti transaksi intern
Bukti transaksi intern dapat diartikan sebagai bukti yang terjadi di setiap transaksi
yang terjadi dalam perusahaan tersebut. Bukti transaksi intern biasanya berupa memo
dari pimpinan atau orang tertentu. Bukti transaksi intern adalah bukti transaksi yang
dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan.sumber dan dokumen
pemcatatan oleh perusahaan biasanya terdiri atas dua lembar. Lembar pertama untuk
pembeli dan lembar kedua (copy) untuk perusahaan yang mengeluarkan suatu barang.
b. Bukti transaksi ekstern
Bukti transaksi ekstern adalah bukti pencatatan transaksi yang terjadi antara
perusahaan dan pihak dari luar perusahaan. Bukti transaksi yang telah dinyatakan
absah (baik secara formal maupub material) menjadi sumber pencatatan akuntansi.
Sementara itu, bukti transaksi yang telah dicatat akan dijadikan sebagai dokumen
pencatatan.
3. Jenis bukti transaksi
a. Kuitansi
Kuitansi merupakan bukti transaksi yang menunjukan terjadinya pembayaran
yang ditandatangani oleh penerima uang atau pihak yang mendapatkan uang.
b. Faktur
Faktur atau invoice merupakan bukti transaksi yang menunjukan pembelian atau
penjualan barang dengan sistem pembayaran kredit. Fungsi faktur bagi pembeli adalah
sebagai bukti transaksi pembelian barang.
c. Nota kontan
Nota kontan merupakan salah satu bukti transaksi yang menunjukan bukti
pembelian atau penjualan barang secara tunai. Nota kontan digunkan sebagai bukti
transaksi pembelian atau penjualan yang dilakukan dengan metode pembayaran tunai.
d. Cek
Cek merupakan surat perintah dari pemegang rekening giro atau penyimpan dana
kepada bank supaya mengeluarkan sejumlah uang yang tertulis pada lembar cek
tersebut untuk diberikan kepada pembawa cek/pihak yang namanya terdapat dalam
cek tersebut.
e. Bilyet giro
Bilyet giro merupakan sebuah surat perintah yang dikeluarkan oleh nasabah
kepada bank yang mempunyai rekening giro di bank tersebut. Tujuannya untuk
memindahkakn sejumlah uang dari rekening yang bersangkutan kepada pihak
penerima yang telah disebutkan namanya atau nomor rekening pihak penerima.
f. Nota kredit/debit
Nota kredit digunakan untuk pengurangan piutang usaha akibat adanya suatu
pengembalian barang dagangan maupun penurunan harga karena adanya kerusakan
atau tidak sesuai dengan pesanan barang yang diinginkan pembeli.
Nota debit yaitu surat bukti untuk menunjukan pengurangan utang usaha karena
adanya pengembalian barang dagangan atau penurunan harga yang dibuat oleh pihak
 pembeli. Dengan demikian, nota debit digunakan untuk mendebit atau mengurangi
utang usaha pembeli yang harus dilunasi.
4. Jenis-jenis transaksi
a. Transaksi internal
Transaksi internal merupakan sebuah transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
Contohnya, penghapusan tanggungan utang sebuah sektor usaha suatu perusahaan.
b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal merupakan suatu transaksi yang melibatkan pihak luar
perusahaan. Contohnya, transaksi penjualan, pembelian, pembayaran utang piutang,
dan sebagainya.

B. Pencatatan Bukti Pembayaran

1. Tahap verifikasi bukti transaksi
Tahap verifikasi bukti transaksi merupakan kegiatan untuk mengetahui kebenaran dan
keabsahan suatu dokumen serta penentuan akun dan pengaruhnya terhadap akun yang lain.
Sebelum dicatat dalam jurnal, bukti-bukti transaksi harus dianalisis kebenaran dan
keabsahannya. Tujuan dari anasisis bukti transaksi adalah untuk memeriksa kebenaran dan
keabsahan bukti transaksi dan semua informasi yang tercantum didalamnya.
a. Hal yang diperhatikan dalam verifikasi bukti transaksi
1) Menentukan perkiraan yang muncul akibat dari transaksi tersebut.
2) Menentukan pengaruh penambahan dan pengurangan harta, utang, modal,
pendapatan dan beban.
3) Menentukan debit/kredit dari akun yang bersangkutan.
4) Menentukan jumlah yang harus didebit atau di kredit.
b. Kebenaran bukti transaksi
Untuk mengetahui kebenaran dari suatu bukti transaksi, bukti transaksi tersebut
dianalisis kembali. Caranya dengan melakukan perhitungan kembali (baik
penjumlahan dan perkalian) dari data yang terdapat pada buti transaksi tersebut.
c. Keabsahan bukti transaksi
Keabsahan bukti transaksi berfungsi untuk mengidentifikasi kelangkapan data
yang tercakup dalam bukti transaksi dan telah sesuai dengan peraturan yang telah
ditentukan sebelumya. Contohnya, pemberian nominal bea materai dalam perjanjian
maupun keperluan lain yang harus dibubuhkan materai. Berikut unsur-unsur dari bukti
transaksi.
1) Tanggal terjadinya transaksi
2) Jumlah uang dalam bukti transaksi
3) Pihak-pihak yang terlibat dalam atau transaksi antara pembeli dan penjual harus
jelas.
4) Adanya tanda tangan oleh pihak yang terkait dalam transaksi tersebut.
d. Penentuan akun-akun terkait
Ada lima jenis akun, yaitu akun harta, akun pendapatan, akun utang, akun modal
dan akun beban. Analisis ini bertujuan untuk menentukann akun yang terkait dalam
bukti transaksi dan pengaruhnya terhadap akun yang lain.
2. Tahap pencatatan dalam jurnal umum
Setelah semua thapan analisis bukti transaksi berjalan dengan lncar dan bukti tersebut
benar, langkah selanjutnya adalah pemindahan data dari bukti transaksi dalam jurnal
akuntansi.
a. Pengertian jurnal umum
Jurnal merupakan formulir khusus dalam akuntansi yang berfungsi untuk
mencatat segala aktivitas transaksi secara kronologis sesuai urutan tanggal transaksi.
Jumlah transaksi diletakan pada sisi debit atau kredit sesuai data dari bukti
transaksinya. Pencatatan jurnal dalam akuntansi merupakan mencatat transaksi
pertama kali dari sumber dokumen transaksi.
b. Pencatatan transaksi dalam jurnal umum
Prosedur yang diterapkan dalam jurnal umum antara lain sebagai berikut.
1) Setiap halaman jurnal diberi nomor urut untuk referensi.
2) Tahun transaksi dicantumkan cukup sekali di setiap halaman jurnal, kecuali
dalam satu halaman tersebut terdapat tahun yang berbeda.
3) Bulan transaksi dicantumkan cukup sekali di setiap halaman jurnal, kecuali dalam
satu halaman tersebut terdapat bulan yang berbeda.
 4) Tanggal transaksi dicantumkan sekali saja pada kolom tanggal uuntuk setiap hari,
tanpa memandang jumlah transaksi yang terjadi pada hari itu. Tanggal yang
dicatat yaitu tanggal saat terjadinya transaksi.
5) Nama akun perkiraan pada sisi debit diletakan di tepi paling kiri dalam kolom
keterangan. Nilai uangnya dicatat dalam kolom debit.
6) Nama akun perkiraan pada sisi kredit diletakan di bawah posisi debit dengan
menuliskan menjorok ke kanan dari perkiraan yang didebit. Nilai uangnya dicatat
dalam kolom kredit.
7) Kolom referensi berfungsi untuk mencatat nomor kode perkiraan.
8) Nomor bukti transaksi yang dijadikan dasar pencatatan dalam jurnal dicatat
dalam kolom nomor bukti.
3. Tahap pencatatan dalam buku besar
a. Pencatatan saldo awal dari data neraca awal jika perusahaan sudah berdiri sebelum
periode bersangkutan.
b. Kolom keterangan dicatat dari keterangan/uraian jurnal ke kolom keterangan pada
rekening yang bersumber pada buku besar.
c. Kolom jumlah debit ditulis berdasarkan jumlah dalam jurnal dengan sisi debit. Kolom
jumlah kredit ditulis berdasarkan jumlah dalam jurnal dengan sisi kredit.
d. Kolom referensi (ref) pada buku besar diambil berdasarkan nomor halaman jurnal.
e. Apabila rekening dalam jurnal telah dicatat dalam rekening buku besar maka isi kolom
referensi jurnal dicatat nomor kode rekening yang telah dicatat.
f. Penggunaan bentuk buku besar tiga kolom atau empat kolom. Cara untuk mengetahui
saldonya yaitu membandiingkan antara jumlah di sisi debit dan jumlah di sisi kredit.
Pencatatan dikolom debit akan menambah saldo debit atau mengurangi saldo di kolom
kredit. Sementara itu, pencatatan dalam kolom kredit akan dapat saldo debit atau
menambah saldo di sebelah kredit.
4. Tahap usunan neraca saldo pencatatan bukti transaksi
Sumber pencatatan neraca saldo dicatat berdasarkan saldo dari akun dalam buku besar.

SOAL I BUKTI PEMBAYARAN

Selesaikan soal-soal berikut dengan tepat! (Tuliskan jawaban anda kedalam kertas selembar,
kemudian hekter ke belakang buku pegangan ini!)

1. Sebutkan bentuk analisis bukti transaksi!

2. Jelaskan mengenai lembaran cek!
3. Sebutkan manfaat dari jurnal umum!
4. Jelaskan mengenai keabsahan dari bukti transaksi!
5. Sebutkan unsur-unsur dalalm bukti transaksi!

MATERI II LAPORAN KAS KECIL

A. Pencataan Dan Selisih Dana Kas Kecil

1. perihal penting dalam penanganan penca tatan kas kecil
a. penyelenggaraan kas kecil dengan metode dana tetap
1) pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit perkiraan/akun kas kecil dan
mengkredit kas bank
2) saat terjadi transaksi pembayaran, biaya tidak segera di catat dalam jurnal. Akan
tetapi, ditunda hingga pengisian Kembali dana kas kecil.
3) Saat pengisian Kembali dana kas kecil, pencatatan ayat jurnal dilakukan untuk
transaksi pembayaran yang disertai bukti pembayaran. Pencatatan dilakukan
dengan cara mendebit akun biaya yang sesuai dan mengkredit kas bank
4) Jika belum dilakukan pengisian Kembali dana kas kecilyang telah terpakai pada
akhir periode penutupan buku, berarti masih terdapat bukti pembayaran yang
belum di catat. Supaya saldo kas kecil sesuai dengan keadaan sebenarnya, perlu
dibuat pencatatan ayat penyesuaian. Pencatatan dilakukan dengan cara mendebit
akun biaya yang sesuai dan mengkredit kas kecil.
b. prosedur pencatatan dengan metode dana tidak tetap
1) saat membentuk dana kas kecil, pencatatannya dilakukan dengan mendebit kas
kecil dan mengkredit kas.
2) Setiap terjadi pengeluaran kas kecil akan segera dicatat dengan mendebit beban
dan mengkredit kas kecil
 3) Pengisian Kembali dilakukan dengan jumlah yang sama, lebih besar atau lebih
kecil daripada saat pembentukan tanpa memperhatikan besaran kas kecil yang
sudah dikeluarkan.
2. contoh pencatatan kas kecil
a. metode imprest
b. metode fluktuasi
3. selisih dana kas
a. penyebab adanya selisih kas
1) adanya sebuah uang palsu
2) kehilangan akibat adanya kekeliruan saat transaksi penjualan tunai. Misalnya,
kekeliruan dalam pengembalian kepada pelanggan
3) adanya penerimaan atas pembayaran yang terdapat uang recehnya
4) kesalahan pencatatan yang dilakukan saat melakukan penerimaan kas maupun
pengeluaran kas sehinga perlu jurnal koreksi
b. jurnal selisih kas kecil
perhitungan fisik kas kecil lebih besar dibandingkan dengan catatan buku besar kas
kecil disebur selisih kah lebih (cash overage). Perhitungan fisik kas kecil lebih kecil
dibandingkan dengan catatan buku besar kas kecil disebut selisih kas kurang (cash
shortage)

B. Pelaporan Kas Kecil

1. Perhitungan fisik kas kecil
2. Laporan mutasi dana kas kecil
a. Mencatat mutasi dana kas kecil
1) Bukti kas keluar (BKK)
Bukti kas keluar diperlukan saat kasir mengeluarkan dana kas, contohnya,
pembentukan dana kas kecil dan pengisian Kembali dana kas kecil.
2) Permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK)
Bukti permintaan pengeluaran kas kecil digunakan untuk meminta uang kepada
pihak pemegang kas kecil. Sementara itu, bagi pemegang kas kecil bukti tersebut
digunakan sebagai bukti pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil.
3) Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)
Bukti pengeluaran kas kecil digunakan untuk memperttanggungjawabkan
pemakaian kas kecil.
4) Permintaan pengisian Kembali kas kecil (PPKKK)
Bukti permintaan pengisian Kembali kas kecil merupakan sebuah bukti yang
dibuat oleh pemegang kas kecil. Bukti permintaan pengisian Kembali kas kecil
digunakan untuk meminta pengisian Kembali atas kas kecil pada bagian
keuangan.
b. Unsur laporan mutasi dana kas kecil
1) Informasi saldo awal kas kecil
2) Penggunaan kas kecil disertai bukti penggunaannya
3) Selisih kas kecil disertai bukti penggunaannya
4) Selisih kas kecil pada periode tertentu
5) Pengisian Kembali dana kas kecil

SOAL II LAPORAN KAS KECIL

Selesaikan soal-soal berikut dengan tepat! (Tuliskan jawaban anda kedalam kertas selembar,
kemudian hekter ke belakang buku pegangan ini!)

1. Bagaimana prosedur pengisian Kembali dana kas kecil?

2. Sebutkan pihak yang terlibat dalam pengisian Kembali kas kecil!
3. Apa yang anda ketahui tentang selisih dana kas kecil!
4. Mengapa diperlukan pemeriksaan fisik terhadap saldo kas kecil
5. Jelaskan tugas seorang kasir dalam hal kas kecil!
MATERI III SISTEM KOMPUTERISASI DALAM PENGARSIPAN

A. Pencarian Data Komputer

1. Pengertian data
Data sering diartikan sebagai informasi. Informasi sering disebut data. Sebuah data
merupakan sunber informasi di ambil dari sebuah data. Jadi, informasi sangat berhubungan
erat dengan data. Sebuah data merupakan bahan mentah yang akan mengalami pengolahan
dan pemrosesan. Data tersebut akan diolah dan diproses dalam format tertentu yang
memberikan arti kepada penerimanya dalam proses pengambilan keputusan.
2. Jenis-jenis data
a. Jenis data ditinjau dari segi sumbernya
1) Data intern merupakan sebuah data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi
sebagai landasan pengambilan keputusan yang diperoleh dari catatan-catatan
organisasi.
2) Data ekstern merupakan sebuah data yang diperoleh dari sumber-sumber di luar
organisasi.
b. Jenis data ditinjau dari segi pengolahannya
1) Data primer yaitu sebuah data yang segera dikumpulkan oleh orang yang
berkepentiingan atau memakai data tersebut.
2) Data sekunder yaitu sebuah data yang diperoleh tidak secara langsung dari objek
penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi. Data tersebut dikumpulkan
oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode, baik secara komersial maupun
nonkomersial. Contohnya, peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset
dari surat kabar atau majalah.
c. Jenis data ditinjau dari sifatnya
1) Data kuantitatif adalah sebuah data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka.
Contohnya, jumlah pembeli tiket saat hari raya idulfitri, jumlah pegawai dalam
sebuah biro perjalanan wisata, dan sebagainya.
2) Data kualitatif adalah sebuah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang
mengandung makna. Contohnya, persepsi konsumen terhadap botol air minum
dalam kemasan, anggapan para ahli terhadap botol air minum dalam kemasan,
anggapan para ahli terhadap psikopat, dan sebagainya.
d. Jenis data ditinjau dari nilainya
1) Data diskrit adalah sebuah data yang nilainya berupa bilangan asli. Contohnya,
berat kosong kendaraan travel, nilai rupiah dari waktu ke waktu, dan sebagainya.
2) Data kontinu adalah sebuah data yang nilainya berada pada suatu interval tertentu
atau nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contohnya, penggunaan kata sekitar,
kurang lebih, kira-kira, dan tain-lain. Dinas perhubungan Surakarta memesan bus
untuk arus balik lebaran kurang lebih 500 bus.
e. Jenis data ditinjau dari waktu pengumpulannya
1) Data cross section adalah sebuah data yang menunjukan titik waktu tertentu.
Contohnya, laporan keuangan Ariza tour per tanggal 31 Desember 2018, data
mitra wisata Ariza Tour tahun 2018, dan sebagainya.
2) Data time series/ berkala adalah sebuah data yang menggambarkan sesuatu dari
waktu ke waktu atau periode secara historis. Contohnya, data perkembangan unit
bus dari tahun 2010 sampai 2018.
3. Pencarian data di komputer
a. Sequential search
Pencarian sekuensial sering disebut pencarian linier. Prinsip dalam mencari
sekuensial yaitu data yang ada dibandingkan satu per satu secara berurutan dengan
yang dicari. Pencarian ini hanya melakukan pengulangan dari 1 sampai jumlah data.
b. Binary search
Salah satu syarat pencarian biner (binary search) adalah data sudah dalam keadaan
terurut. Apabila data belum dalam keadaan terurut, pencarian binner tidak dapat
dilakukan. Pencarian biner sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Misalnya,
saat ingin mencari suatu kata dalam kamus.
 4. Pembuatan data
Pembuatan data dilakukan dengan satu program pemeliharaan preventif yang dibuat
berdasarkan jawaban jujur dari pernyataan berikut.
a. Siapa yang boleh membuat data antardepartemen? Pada umumnya, semua pegawai
dapat membuat data. Akan tetapi, hanya orang-orang yang bertanggung jawab atas
informasi antardepartemen yang boleh membuat data antardepartemen.
b. Kapan dan dimana data dibuat? Pekerja di semua kantor boleh membuat data jika ada
kebutuhan.
c. Bagaimana pembuatan data dapat dikontrol? Pembuatan data dapat di kontrol melalui
satu persetujuan pengguna dari semua data kunci.
d. Bagaimana data dibuat? Data dibuat dengan tangan atau mesin.
e. Mengapa data dibuat? Hal itu karena data mengirim dan menyimpan informasi yang
dibutuhkan.
5. Mengelola data di komputer
a. Lewatkan desktop f. Pencarian yang sangat berguna
b. Lewatkan download g. Jangan gunakan terlalu banyak
c. Segera kirim file folder
d. Urutkan semuanya seminggu h. Tetap konsisten
sekali i. Terus mengutak-atik
e. Gunakan nama deskriptif
6. Manfaat dari informasi/data
a. Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi karena merupakan
dasar dalam menyediakan informasi.
b. Menentukan kualitas informasi dengan cepat, akurat, dan relevan sehingga informasi
yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
c. Mengatasi data yang rangkap.
d. Menghindari terjadinya inkonsistensi data.
e. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
f. Menyusun format yang standar dari sebuah data.
g. Penggunaan oleh banyak pemakai. Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus
bersama oleh abnyak pengguna.
h. Melakukan perlindungan dan pengamanan data.
i. Pemakai mampu menyusun suatu pandangan abstraksi dari data.

B. Pembuatan Dokumen Di Komputer

1. Ruang lingkup komputer
a. Pengertian komputer
Komputer merupakan alat yang digunakan untuk mengelola data dalam perangkat
elektronik untuk membentuk sistem secara otomatis. Komputer secara otomatis dapat
menerima dan menyimpan data dengan cepat dan tepat. Selain itu, perangkat
komputer telah dimodifikasi menjadi sebuah perangkat portable yang dikenal dengan
nama laptop.
b. Peranan komputer dalam kehidupan sehari-hari
Berikut ini peran komputer sebagai alat komunikasi.
1) Mengirim E-mail
2) Instal server faks jaringan atau perangkat lnak faks pada komputer yang
memerlukan kemampuan faks.
3) Buat kehadiran Web untuk perusahaan melalui situsnya sendiri.
4) Jaringan sistem telepon perusahaan dengan voice over internet protocol atau
VoIP.
5) Video Converence.
c. Manfaat komputer untuk bisnis
Komputer dapat meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam bisnis. Komputer
juga dapat membuat data yang akurat serta tidak tersedia bagi pemilik bisnis dan pihak
terkait. Selaiin itu, membantu arus iinformasi dengan mendukung pembuatan
keputusan kelompok/tim dalam bisnis atau organisasi.
d. Keuntungan komputer untuk bisnis
1) Penyimpanan data
2) Pendidikan
3) Penelitian
 4) Akuntansi
5) Pemasaran
6) Membuat dan mengedit dokumen bisnis
7) Transfer informasi
8) Komunikasi
9) Manajemen perkantoran dan pasokan
10) Manajemen sumber daya manusia
2. Sistem Microsoft Office
a. Mengenal Microsoft Office
Microsoft office merupakan sebuah paket aplikasi untuk perkantoran yang
dikembangkan oleh perusahaan software ternama yaitu Microsoft. Software ini
didesain untuk dapat berjalan pada sistem operasi windows, Mac Os, dan Linux.
Microsoft office pertama kali dirilis pada tanggal 19 November 1990 yang dikemas
dengan lisensi software shareware.
b. Fungsi Microsoft Office
Secara garis besar, fungsi Microsoft Office adalah untuk menyelesaikan
administrasi perkantoran, seperti pembuatan laporan, enti data, presentasi, dan
sebagainya. Akan tetapi, kebutuhan administrasi perkantoran dapat ditangani oleh
aplikasi-aplikasi khusus dalam paket Ms. Office. Misalnya, apabila ingin membuat
sebuah proposal, dapat menggunakan Ms. Word. Apabila memerlukan rekap data
perusahaan, anda dapat menggunakan Ms. Excel dalam paket Ms. Office.
c. Bagian-bagian dalam Microsoft Offfice
1) Ms. Word 6) Ms. Publisher
2) Ms. Excel 7) Ms. Visio
3) Ms. Power Point 8) Ms. OneNote
4) Ms. Acces 9) Ms. SharePoint
5) Ms. Outlook 10) Ms. InfoPath
3. Membuat dokumen dengan Microsoft Word
a. Perintah dasar penggunaan Microsoft Word
1) Menu tab 3) Group
2) Menu Ribbon 4) Office Buton
b. Membuat lembar kerja baru dalam Microsoft Word
c. Mengatur margin pada Microsoft Word
d. Mengatur orientasi halaman
e. Mengatur ukuran kertas
f. Menyimpan dokumen
4. Proses pembuatan dokumen kantor
a. Pemahaman terhadap permasalahan terkait dengan dokumen kantor yang akan dibuat
dalam rangka menunjang proses penyelesaian pekerjaan pokok.
b. Pengumpulan data penunjang untuk membuat dokumen kantor dilakukan sesuai
dengan prosedur pencarian yang berlaku.
c. Pembuatan konsep dokumen kantor yang disesuaikan dengan bentuk dan kebutuhan
penyelesaian pekerjaan pokok pada satuan kerja/organisasi kerja.
d. Penyempurnaan naskah konsep dokumen kantor dilakukan dengan cara mencoret
kata/kalimat yang tidak sesuai, mengganti kata/kalimat yang sesuai, dan
menambahkan/ menyisipkan kata/kalimat yang harus ditambahkan. Dalam koreksi,
dibantu dengan tanda-tanda koreksi untuk mempermudah juru ketik/operator
komputer mengetik kembali setelah dikoreksi.
e. Pengetikan dokumen kantor berdasarkan naskah konsep dokumen yang telah
disempurnakan.
f. Pemeriksaan ulang dokumen kantor hasil pengetikan. Memberikan persetujuan dan
memberikan perintah untuk penggandaan sesuai dengan jumlah yang diperlukan
dalam penyebaran informasi terkait dengan penyelesaian pekerjaan pokok satuan
kerja.
SOAL III SISTEM KOMPUTERISASI DALAM PENGARSIPAN
Selesaikan soal-soal berikut dengan tepat! (Tuliskan jawaban anda kedalam kertas selembar,
kemudian hekter ke belakang buku pegangan ini!)

1. Apa yang anda ketahui mengenai data?

2. Jelaskan mengenai metode pencarian sequential search dalam komputer!
3. Sebutkan jenis data ditinjau dari egi sifatnya!
4. Bagaimana hubungan antara penggunaan kompter dalam kantor manajemen sumber daya
manusia?
5. Jelaskan keuntungan melibatkan sistem komputerisasi dalalm kantor yang berkaitan dengan
pengarsipan!

MATERI IV DOKUMEN BISNIS

A. Mengenal dokumen bisnis

Sebuah dokumen bisnis merupakan sesuatu yang sangat penting yang harus ada dalam sebuah
perusahaan atau organisasi tertentu.
1. Tujuan dokumen bisnis
a. Melancarkan aktivitas kantor.
Dokumen bisnis dapat dijadikan sebagai penyampai informasi kepada pihak lain
sehingga dapat melancarkan aktivitas di sebuah kantor.
b. Sebagai bukti autentik atau sah
Dokumen bisnis ini dapat dijadikan sebagai bukti yang sah terkaut hal-hal yang
menyangkut dalam kegiatan sebuah kantor atau perusahaan.
c. Keseragaman pembentukan informasi
Dengan adanya dokumen bisnis, dapat dilakukan pemilahan berdasarkan jenis-jenis isi
dari dokumen tersebut. Dengan demikian, dapat tercipta keseragaman dalam
pembentukan informasi yang berada di sebuah kantor maupun perusahaan.
d. Menghemat biaya karena formulir berwujud kertas yang harganya relatif lebih rendah.
Zaman sekarang tekhnologi sudah berkembang dengan pesat. Dalam dokumen bisnis,
terdapat aplikasi untuk membuat dokumen secara digital. Akan tetapi, penggunaannya
memerlukan biaya yang lebih mahal dibandingkan dengan yang menggunakan kertas.
2. Pentingnya perekaman informasi bisnis
a. Memberi informasi yang jelas bagi pihak intern perusahaan dan mempermudah
tindakan audit.
b. Memberikan keuntungan bagi orang yang bernegosiasi dengan organisasi.
c. Memberikan informasi bagi pemerintah mengenai rekaman informasi bisnis untuk
perhitungan pajak perusahaan yang bersangkutan.
3. Format dokumen bisnis
a. Kesan pertama
Buatlah dokumen dengan rapi, profesional, dan mudah dibaca. Kesan pertama
pembaca berasal dari kertas yang digunakan, cara menyesuaikannya, dan penampilan
umum dokumen.
b. Kertas
Kertas tipis menunjukan kesan yang kurang baik daripada kertas bertekstur tebal.
c. Menyesuaikan
Kop surat harus sederhana. Terlalu banyak informasi pada kop surat membuat
halaman terlihat penuh.
d. Penampilan
Sebagiain besar dokumen bisnis dihasilkan dengan menggunakan printer letter quality
atau mesin ketik. Beberapa memo informal, ditulis tangan. Amplop ditulis tangan,
dicetak, atau diketik agar sesuai dengan dokumen. Akan tetapi, surat menggunakan
kertas mutu terbaik dan kop surat yang di desain terbaik pun tidak tampak profesional
bila dibuat dengan asal-asalan.
B. Jenis-jenis dokumen bisnis
1. Surat pemesanan barang
Surat pemesanan barang adalah formulir yang memuat pemberitahuan permintaan
atau pemesanan barang atau jasa atau sesuatu yang diobutuhkan dari pihak konsumen ke
pihak penyedia. Surat pemesanan barang ini juga dapat digunakan ketika ada permintaan
pihak internal perusahaan dari satu bagian ke bagian lain.
a. Daftar permintaan barang
Tujuan dari daftar permintaan barang adalah meminta sejumlah barang antara
bagian ke bagian atau unit di dalam perusahaan. Daftar permintaan barang dibuat
dalam dua rangkap. Formulir asli dikirimkan ke bagian yang dituju. Sementara itu,
formulir lainnya dijadikan arsip di bagian atau unit peminta.
b. Daftar permintaan pembelian (DPP)
Daftar permintaan pembelian (DPP) dibuat dalam tiga rangkap. Lembar pertama
untuk bagian pembelian. Lembar kedua untuk bagian gudang. Lembar ketiga untuk
bagian produksi.
2. Purchase Order (PO)
Purchase order adalah formulir yang memberitahukan pemesanan barang dari
pelanggan kepada penyedia. Formulir tersebut berisi barang-barang yang dipesan. Purchase
order dibuat dalam tiga rangkap. Lembar pertama (asli) untuk bagian penjualan di pihak
penjual.
Lembar kedua dan lembar ketiga untuk pihak pembeli. Lembar kedua diberikan
kepada bagian gudang sebagai pemberitahuan bahwa permintaan akan sejumlah barang
sedang dalam proses pembelian. Lembar ketiga untuk bagian akuntansi atau keuangan.
Lembar ini digunakan sebagai arsip pembelian.
Adapun informasi yang harus tercantum dalam purchase order antara lain sebagai berikut.
a. Tanggal
b. Nomor
c. Nama dan alamat penjual
d. Nama dan alamat pembeli
e. Deskripsi barang, harga satuan, kuantitas, dan harga total barang
f. Instruksi mengenai waktu pengiriman dan cara pengiriman yang diinginkan
g. Tanda tangan petugas pembelian.
3. Surat pengiriman barang
Delivery order merupakan formulir yang isinya memberitahukan pengiriman barang
dan berfungsi sebagai pengantar barang dari penyedia kepada konsumen. Delivery order
dibuat dalam tiga rangkap dan semuanya dikirimkan ke konsumen.
Delivery note memberikan informasi yang sama seperti invoice/faktur, kecuali tidak
mencantumkan harga. Adapun informasi yang tercantum dalam delivery order antara lain
sebagai berikut.
a. Tanggal e. Nama dan alamat penjual
b. Nomor f. Deskripsi singkat tentang barang
c. Nomor pesanan (DO) g. Tanda tangan pembeli
d. Nama dan alamat pembeli h. Tanda tangan pengirim
4. Invoice (Faktur)
Faktur adalah formulir yang dibuat oleh penyedia untuk memberitahukan secara
lengkap barang-barang yang sudah diterima atau sudah terjual. Faktur digunakan untuk
sejumlah pembelian yang dilakukan secara kredit. Namun, faktur sering digunakan untuk
pembelian secara tunai. Faktur dibuat secara tiga rangkap.
Adapun informasi yang perlu dicantumkan dalam faktur antara lain sebagai berikut.
a. Nomor h.
b. Nomor pesanan (DO) i. Pajak penjualan
c. Tanggal j. Ongkos kirim atau ongkos angkut
d. Deskripsi barang k. Jumlah yang harus dibayar,
e. Kuantitas dan harga barang setiap ditunjukan dalam angka dan
unit kalimat
f. Total harga barang yang telah l. Nama dan alamat pembeli
dipesan m. Nama dan alamat penjual
g. Syarat pembayaran dan diskon
penjualan
 5. Credit Note (Nota Kredit)
Credit note dibuat apabila konsumen mengembalikan sejumlah barang kepada
penyedia dan membatalkan pembelian atas barang-barang tersebut. Penyedia membuat dan
mengirimkan credit note kepada konsumen. Credit note adalah formulir yang
memberitahukan mengenai pengurangan-pengurangan terhadap barang-barang yang
dikembalikan karena diterima dalam keadaan rusak, pecah, busuk, dan sebagainya. Credit
note dibuat dalam tiga rangkap, yaitu untuk bagian penjualan di pihak penyedia dan bagian
keuangan di pihak konsumen.
Adapun informasi yang harus tercantum dalam credit note antara lain sebagai berikut.
a. Nomor f. Pajak penjualan
b. Nomor faktur g. Jumlah yang harus dibayar,
c. Tanggal ditunjukan dalam angka dan
d. Nama dan alamat pembeli kalimat
e. Nama dan alamat penjual h. Alasan pengembalian.
6. Surat pernyataan piutang
Pada akhir periode, penyedia membuat statement of account yang memuat pernyataan
utang-piutang yang diberikan kepada debitur. Pada umumnya, kegiatan ini dibuat sebulan
sekali. Fungsinya adalah untuk mencocokan catatan antara penjual dan pembeli mengenai
jumlah utang-piutang pembeli pada suatu periode.
Adapun informasi yang harus tercantum dalam surat pernyataan piutang atau statement of
account antara lain sebagai berikut.
a. Nomor e. Jumlah utang atau piutang dari
b. Tanggal bulan sebelumnya
c. Nama dan alamat pembeli f. Total jumlah utang atau piutang
d. Nama dan alamat penjual
7. Cheque (Cek), Cash, atau Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan. Bank diperiintahkan untuk memindahkan sejumlah uang di rekeningnya ke
rekening penerima dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank lain.
8. Receipt (Kuitansi)
Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran uang yang dibuat dan ditanda tangani oleh
pihak penerima uang. Kuitansi yang asli diserahkan kepada pihak yang membayar,
sedangkan tembusannya disimpan oleh pihak penerima.

SOAL IV DOKUMEN BISNIS

Selesaikan soal-soal berikut dengan tepat! (Tuliskan jawaban anda kedalam kertas selembar,
kemudian hekter ke belakang buku pegangan ini!)

1. Apa yang anda ketahui mengenai dokumen bisnis!

2. Sebutkan perihal penting dakam perekaman sebuah informasi bisnis!
3. Bagaimana ketentuan format dokumen bisnis mengenai penyesuaian kop surat?
4. Bagaimana prosedur penggunaan kuitansi dalam perihal lembar yang dibuat?
5. Berapa banyak lembar untuk membuat daftar permintaan pembelian?