MODUL 4

PENDOKUMENTASIAN BUKTI TRANSAKSI DAN PEMBUATAN LAPORAN KEUANGAN

A. Dokumen adalah lembaran yang mempunyai nilai yang dapat digunakan sebagai bukti suatu
kejadian atau peristiwa
B. Transaksi adalah suatu aktivitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi
harta keuangan perusahaan, misalnya seperti menjual , membeli , membayar gaji, serta
membayar berbagai macam biaya lainnya
C. Dokumen transaksi atau bukti transaksi atau bisa juga disebut bukti akuntansi adalah
dokumen-dokumen dasar transaksi (baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari pihak
luar) yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu
unit usaha.
D. Jenis bukti transaksi
Bentuk bukti transaksi keuangan dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Bukti transaksi internal, yaitu bukti transaksi yang berasal dan dilakukan di dalam lingkungan
perusahaan itu sendiri. Contohnya adalah bukti memorial antar bagian/divisi dalam perusahan
tersebut.
2. Bukti transaksi eksternal, yaitu bukti transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan.
Contohnya adalah :

a) KUINTANSI
Kuintansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.kuintansi
dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang
melakukan pembayaran.
b) NOTA DEBIT
Nota Debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan /badan
usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah didebit dengan jumlah tertentu.

c) NOTA KREDIT
Nota Kredit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan /badan
usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu.

d) FAKTUR
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit.
 e) CEK
cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah
uang tertentu.

f) BILYET GIRO
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namnya disebut
dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain.
 g) REKENING KORAN
Rekening Koran adalah bukti muatasi kas di bank yang disuusun oelh bank untuk para nasabahnya.

E. Prosedur pendokumentasian bukti-bukti anggaran

  Pengarsipan DokumenBukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena
itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak.
Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik ialah sebagai berikut  Peralatan Pendukung
Penyimpanan Bukti TransaksiBerikut ini adalah peraltan yang membantu dalam pengelompokan dan
penyimpanan bukti transaksi :

1. Mesin PenjilidMesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen

2. Stapler (hecht machine stapler)Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
3. Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)Pelubang kertas digunakan untuk melubangi
pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter.
4. Mesin pemotomg kertas (paper cuter/guillotine)Mesin ini digunakan untuk memotong kertas
sesuai dengan ukuran yang kita inginkan
5. Mesin penghancur dokumen (shredden)
6. Lemari arsip (filling cabinet)Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
7. Rak penyortirYaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-
masing

D. Teknik Penyimpanan Bukti 

 penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :
1  Sistem abjad (alphabetic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali
berdasarkan abjad
2. Sistem tanggal (chronological system)Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan
kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu
3. Sistem nomor (numeric system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali
berdasarkan nomor atau angka
4. Sistem wilayah (geographic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali
berdasarkan wilayah atau daerah

Pembuatan dokumen kegiatan pendokumentasian bukti-bukti penggunaan anggaran

a.  Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas keluar6. Satukan
bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran dengan posisi bukti kas keluar di depan dan
bukti transaksi pengeluaran di belakangnya. Untuk bukti transaksi yang berukuran kecil seperti tiket
tol dapat ditempel dahulu dikertas HVS yang dibagi dua, kemudian di satukan dengan bukti kas
keluar menggunakan stepler
b.  Siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikut dengan 2 (dua) buah
guide, yaitu guide DEBET dan guide KREDIT

F. Pembuatan laporan keuangan

1. Pengertian laporan keuangan
      Laporan keuangan atau dalam bahasa inggris disebut financial
statement merupakan hasil akhir dari suatu proses pencatatan kegiatan transaksi
keuangan dalam sebuah suatu perusahaan yang menggambarkan keadaan keuangan
perusahaan itu di satu periode akuntansi serta merupakan gambaran umum tentang
kinerja suatu perusahaan. 

2. Tujuan laporan keuangan

   Tujuan dari pembuatan laporan keuangan ini tak lain guna menunjukan mengenai informasi apa
yang akan dihasilkan oleh akuntansi keuangan.

3. Jenis laporan keuangan

1. Laporan laba rugi
2. Lapiran ekuitas
3. Neraca
4. Laporan arus kas
c. Langkah langkah menyusun laporan keuangan
1. Menyusun Neraca Saldo
2. Mengumpulkan data yang diperlukan untuk membuat jurnal penyesuaian
3. Menyusun neraca lajur (worksheet)
4. Menyusun laporan keuangan yang terdiri dari laporan rugi laba dan laporan
perubahan modal serta laporan-laporan lainnya
5. Menyesuaikan dan menutup rekening-rekening
6. Menyusun Neraca Saldo setelah Penutupan