LAPORAN

PROSEDUR PENGELOLAAN LAPORAN DANA KAS KECIL

DI KANTOR PT. QL AGROFOOD
LAPORAN KEGIATAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi syarat mengikuti Uji Kompetisi dan Ujian Nasional
Kompetisi Keahlian Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran SMK Negeri 1 Cipatat

Disusun Oleh :
VALERINA SUKANDI
NIS : 202110180
KOMPETISI KEAHLIAN OTOMATISASI TATA KELOLA
PERKANTORAN
SMK NEGERI 1 CIPATAT
KAB. BANDUNG BARAT
2022
 KATA PENGANTAR
Saya panjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Yang telah
melimpahkan hidayahnya dan memberi kesempatan dalam menyelesaikan laporan PKL
(Praktek Kerja Lapangan) yang saya buat ini.
Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan
PKL (Praktek Kerja Lapangan) bagi para Siswa-Siswi SMKN 1 CIPATAT. Praktek Kerja
Lapangan ini merupakan salah satu upaya dalam menjalin kerja sama yang baik antara pihak
sekolah dan pihak perusahaan. Tujuan diadakannya PKL ini adalah untuk mengetahui sejauh
mana siswa-siswi bisa mengaplikasikan pembelajaran yang ada di sekolah dengan terjun
langsung ke perusahaan, selain itu dengan adanya PKL ini akan memberi banyak manfaat
bagi kami para siswa-siswi maupun bagi pembaca.
Di kesempatan ini, Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak terkait
PKL yang telah memberi dukungan moral dan juga bimbingannya pada kami. Ucapan terima
kasih ini kami tujukan kepada :
1. Ibu Dra. Hj. Alfiah Wahab. M.Pd , selaku Kepala Sekolah SMK Negeri 1 Cipatat.
2. Bapak Enang Taryana, S.Ag,mPd.I selaku Wakasek Bidang Kurikulum.
3. Bapak Asep Suherman, S.Pd selaku Wakasek kesiswaan.
4. Bapak Taufik Gunawan, S.Pd selaku Wakasek Hubungan masyarakat dan Hubungan
Industri.
5. Ibu Destriana Sagala, S.E selaku Kepala Program Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran.
6. Ibu Nevi Perbyyani, S.Pd selaku pembimbing dari pihak sekolah.
7. Ibu Yuyun Yuningsih, Amd.Ak, selaku pembimbing PT QL Agrofood.
8. Bapak Lily Sundayana, S.Pd selaku Manager Ekspedisi PT QL Agrofood.
9. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan dan penyelesaian Karya tulis ini.
Dalam penyusunan praktek kerja lapangan (PKL) ini penulis menyadari masih banyak
terdapat kekurangan. Oleh karena itu, penulis membuka diri untuk kritik dan saran yang
membangun demi membantu penyempurnaan PKL ini. Semoga ini dapat bermanfaat bagi
perusahaan dan pihak lain yang membuat.
Penulis,

Valerina Sukandi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN INDUSTRI
LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH
KATA PENGANTAR.........................................................................................i

i
DAFTAR ISI.......................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN...................................................................................1
1.1 Latar Belakang PKL....................................................................................................1
1.2 Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan (PKL).........................................................2
1.3 Tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL).......................................................................2
1.4 Sistematika Penulisan Praktek Kerja Lapangan (PKL)...............................................3
BAB II TINJAUAN UMUM..............................................................................4
2.1 Deskripsi Profil Perusahaan........................................................................................4
2.2 Struktur Organisasi......................................................................................................6
2.3 Sejarah Perusahaan......................................................................................................7
2.4 Kebijakan dan Peraturan Perusahaan..........................................................................8
BAB III LANDASAN TEORI...........................................................................9
3.1 Pengertian QL..............................................................................................................9
3.2 Pengertian Ekspedisi...................................................................................................9
3.3 Pengertian Pengelolaan Dana Kas Kecil...................................................................10
1.4 Tujuan Dana Kas Kecil.............................................................................................11
1.5 Manfaat Dana Kas Kecil...........................................................................................12
BAB IV URAIAN HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN..................14
4.1. Pembahasan Praktik Kerja Lapangan........................................................................14
4.2. Uraian Pekerjaan Praktek Kerja Lapangan................................................................16
BAB V PENUTUP............................................................................................26
5.1 Kesimpulan................................................................................................................26
5.2 Saran..........................................................................................................................27
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................28

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang PKL
Seiring dengan berkembangnya ilmu Pengetahuan dan Teknologi baik di industri-
industri atau instansi-instansi menurut tersedianya sumber daya manusia yang berkompetan
tentu sangat mempengaruhi maju mundurnya suatu instansi atau perusahaan. Oleh karena
sebagaimana telah diketahui bahwa Program Praktek Kerja Lapangan merupakan kewajiban
yang harus dilaksanakan oleh seluruh siswa-siswi SMK hal ini dimaksudkan untuk melatih
siswa-siswi agar lebih memahami dunia kerja yang sesungguhnya dan agar dapat
menyalurkan keterampilan yang dipelajari disekolah untuk mempraktikan di lapangan
kerja/dunia kerja juga sebagai bekal pengalaman siswa-siswi untuk masa yang akan datang
dimana siswa-siswi akan terjun kedalam dunia kerja secara langsung.

PKL adalah singkatan dari Praktek Kerja Lapangan, merupakan kegiatan yang harus
dilakukan oleh siswa-siswi yang menuntut ilmu di SMK dimana sebagian bekal untuk terjun
langsung kedalam dunia kerja sesuai dengan program study .Pelaksanaan PKL ditentukan
oleh pihak sekolah dan instansi perusahaan yang akan menerima siswa-siswi SMK yang akan
melaksanakan PKL tersebut.

Pada kesempatan kali ini saya selaku siswi SMKN 1 Cipatat melaksanakan PKL
(Praktek Kerja Lapangan) di perusahaan yang terdekat dengan sekolah yaitu di PT. QL
Agrofood yang bergerak di bidang peternakan ayam petelur. Perusahaan ini memberikan
uang operasional uang makan,sesuai dengan pengiriman jarak tempuh. Dan pengaturan
pengiriman oleh siapa dan memakai mobil apa. Untuk itu dalam Laporan Paktek Kerja
Lapangan ini mengambil judul .

PROSEDUR PENGELOLAAN LAPORAN DANA KAS KECIL

1
1.2 Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Dalam PKL ini, penulis hanya membahas tentang bagaimana cara membuat laporan dana
kas kecil.
Adapun Jadwal dan Pelaksanaan praktek Kerja Industri sebagai berikut :

Tempat : PT. QL Agrofood

Alamat : Kp. Neglasari, Kecamatan Haurwangi, Ex Jalan Tol Citarum. Km 22, Cianjur

Jadwal : 03 januari 2022 – 01 April 2022

Jam : 08.00 – 17.00

1.3 Tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan untuk setiap siswa-siswi
merupakan program keahlian yang tentunya mempunyai tujuan yang telah direncanakan dan
diharapkan dapat dicapai oleh siswa-siswi.

Tujuan Umum
1. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki profesional dengan tingkat pengetahuan,
keterampilan, dan etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.
2. Memperkokoh kesesuaian dan kesepadanan antara sekolah dengan dunia kerja.
3. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai bagian
dari proses pendidikan.
4. Meningkatkan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang
berkualitas profesional.
5. Untuk mencapai VISI dan MISI SMK Negeri 1 Cipatat.

Tujuan Khusus
1. Membantu siswa-siswi memahami pengertian PKL, beradaptasi, serta berkompetisi
dengan bekerja secara maksimal, serta membantu siswa-siswi dalam memahami
etika, tata tertib, dan variasi lokasi PKL.
2. Memberikan latihan kepada siswa-siswi untuk sikap siap mental dalam menghadapi
tantangan dunia nyata pada lingkungan kerja.
3. Memberikan motivasi agar siswa-siswi serius dan bersemangat dalam mencapai
cita-cita.
4. Menyiapkan siswa-siswi agar mampu memilih karier dalam era globalisasi.
5. Menambah wawasan dan keahlian siswa-siswi yang tidak diperoleh di lingkungan
sekolah.

2
 6. Meningkatkan kecakapan mandiri dalam bekerja serta percaya diri dalam
penyelesaian masalah yang dihadapi dalam dunia usaha.
7. Memahami karakter pelanggan serta persaingannya dalam dunia usaha.

1.4 Sistematika Penulisan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Susunan secara garis besar yang menunjukan sistematika penyusunan laporan ini.

Sebagai siswi yang sudah mengambil jurusan Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran.
Penulisan tentang laporan selama Praktek Kerja Lapangan dilakukan sebagai salah satu
syarat kelulusan. Sistematika laporan adalah urutan letak dari bagian – bagian yang ada
dalam sebuah laporan, semua laporan memiliki 3 bagian utama yaitu :

1. Bagian awal atau pendahuluan

2. Bagian inti
3. Bagian penutup

3
 BAB II
TINJAUAN UMUM

2.1 Deskripsi Profil Perusahaan

Visi

PT. QL Agrofood adalah untuk membangun sektor peternakan yang merupakan basis
ekonomi masyarakat Cianjur pada khususnya dan Indonesia pada umumnya dengan fokus
pada penggunaaan teknologi maju, efisien, ramah lingkungan, dan memiliki nilai tambah
yang tinggi.

Misi

PT. QL Agrofood adalah membangun perusahaan, meningkatkan perekonomian masyarakat,

dan memenuhi permintaan masyarakat terhadap kebutuhan telur ayam yang berkualitas
tinggi, higienis, halal, dan berstandar HACCP untuk skala nasional, terutama daerah daerah
Jawa Barat dan Jabodetabek. PT.QL Agrofood ini berlokasi di Desa Pasir Rawa, Kecamatan
Sukaluyu, Cianjur, Jawa Barat. Bentuk usaha peternakan ini adalah peternakan ayam layer
komersial dengan sistem perkandangan closed house.

1. Menyediakan lapangan pekerjaan bagi masyarakat disekitar lingkungan perusahaan.

2. Untuk menambah kinerja setiap orang.

Lokasi

Kp. Neglasari, Kec. Haurwangi, X Jalan Tol Citarum KM. 22 Haurwangi, 43283 Cianjur,
Jawa Barat – Indonesia.

Karakteristik

Untuk membedakan jenis perusahaan satu dengan yang lainnya adalah dengan memahami
ciri-ciri dan karakteristiknya. Sedangkan untuk perusahaan QL Agrofood berikut akan
dijelaskan karakteristik utamanya yaitu:

 Proses Produksi
Potensi terbesar yang dimiliki oleh perusahaan QL Agrofood adalah penghasilan
produk yang bisa langsung dikirimkan ke Customer atau bisa juga langsung
dipasarkan.
 Jenis Persediannya

4
 Banyak berbagai jenis telur seperti Telur Omega, Telur Curah Bagus, Telur Putih,
Telur Jumbo, dan Telur Kantong.

 Biaya Produksi
Biaya produksi merupakan suatu jenis rincian dari pengelompokan jenis biaya yang
tentunya tidak dimiliki perusahaan dagang. Harga pokok produksi atau biaya produksi
adalah biaya yang dipakai untuk melakukan suatu proses produksi.

Sarana

1. Meja
2. Kursi
3. Komputer
4. Printer
5. Alat tulis
6. Jam dinding
7. Mesin Finger print
8. Lemari
9. Filling cabinet
10. Telepon atau mesin Fax
11. Staples
Prasarana
1. Ruangan yang ukurannya sesuai dengan jumlah pegawai
2. Sirkulasi udara
3. Kamar mandi yang bersih
4. Tempat cuci tangan beserta sabun
5. Tempat parkir yang memadai dan aman
6. Listrik yang cukup
7. Ruangan pimpinan
8. Ruang tamu
9. Tempat beribadah
10. Dapur dan kantin

5
 2.2 Struktur Organisasi

Presiden Direktur
Mr Mark Chia

General Manager
Mr Ang B.T

Manager ekspedisi
Pak Lily
Sundayana

Supervisor
Pak Irhamdi

Admin Admin Admin Admin Admin

Harry Yuyun Novembra Angel S Yulia Indri

 Mr Mark Chia, yaitu sebagai Presiden Direktur atau sebagai pemilik semua PT QL
Agrofood yang ada di indonesia.
 Mr Ang B.T, yaitu sebagai atasan manajer di PT QL Agrofood.
 Lily Sundayana, yaitu sebagai manajer di eskpedisi.
 Irhamdi, yaitu sebagai supervisor.
Tugas supervisor:
1. Mengatur staf bawahan
2. Mengatur karyawan supir dan kenek untuk bertugas mengantarkan DO telur.
3. Mampu menerangkan job description dengan baik
4. Melakukan briefing atau pengarahan ke staf bawahan
5. Mengontrol dan memberikan evaluasi
6. Memberikan motivasi.

6
  Harry Septria M, yaitu sebagai admin di ekspedisi yang bertugas mencetak surat
jalan yang sudah di input oleh bagian sales, dan menerima serta mencatat surat jalan
pengiriman telur yang di bawa oleh supir ketika pulang dari pengiriman di customer.
 Yuyun Yuningsih, yaitu sebagai admin di ekspedisi yang bertugas mencatat laporan
bukti-bukti transaksi dari patty cash operasional uang makan pengiriman telur.
 Yulia Tresnasari, yaitu sebagai admin di ekspedisi yang bertugas mengatur
keuangan operasional uang makan pengiriman telur.
 Novembra Angel Siswara, yaitu sebagai admin di ekspedisi yang bertugas mencatat
laporan dan sekaligus mengatur keuangan patty cash operasional BBM dan
Operasional E-Toll
 Indri Puji Astuti, yaitu sebagai admin di ekspedisi yang bertugas mencatat atau
menginput data absensi , menginput data peti kembali dari custoimer, serta menginput
data tonase atau penggajian baik karyawan tetap maupun karyawan harian.

2.3 Sejarah Perusahaan

QL Group merupakan perusahaan penanaman modal asing (PMA) hasil
kerjasama antara perusahaan QL Malaysia dengan Trimitra Group Indonesia.
Dirintis pertama kali atas kerjasama Chia Mark Hooi dari QL Resources Bhd.
sebagai Presiden Direktur dan drh. Cecep Muhammad Wahyudin, SH., MH. sebagai
Direktur Operasional.

Pada tanggal 5 Maret 2010, Group Perusahaan ini resmi berdiri dan disahkan
oleh Keputusan Menteri Hukum dan HAM RI No: AHU-19532.AH.01.01 tahun
2010 pada tanggal 16 April 2010.

QL Group terdiri dari dua perusahaan yaitu pertama, PT. QL Trimitra yang
bergerak di bidang Pembibitan Ayam Pedaging (Breeding Farm), Penetasan
(Hatchery), Peternakan Ayam Pedaging (Broiler Commercial Farm), Rumah Potong
Unggas (RPU) dan Perdagangan Hasil Peternakan (Poultry Trading). Kedua, PT. QL
Agrofood yang bergerak di bidang Peternakan Ayam Petelur (Layer Commercial
Farm) dan Pakan Uanggas (Feedmill).

7
IDENTITAS PERUSAHAAN

1. Nama Perusahaan : PT. QL Agrofood

2. Alamat : Kp. Neglasari, Kec. Haurwangi , X Jalan Tol

Citarum KM 22, Haurwangi, Kabupaten Cianjur,

Jawa Barat, Indonesia.

3. No. Telepon : (0263) 2323510, 2323511

4. No. Fax : (0263) 325163

5. Email : ptqlacitarum@ql-indo.co.id

6. Web : www.qleggs.com

BIDANG USAHA
1. Bidang Usaha : Peternakan Ayam Petelur

2. Produk : Telur Ayam Ras

3. Nama Dagang : “Fresh egg” dan “Sanitized egg”

4. Sertifikat NKV : IT-3203161-006

5. Jumlah Karyawan : Kurang lebih 300 orang

PT. QL AGROFOOD memiliki komitmen terhadap kesehatan manusia, unggas dan

lingkungan dengan menerapkan biosekuriti di peternakan ayam petelur komersial melalui
penusunan pedoman, standard operating procedures (SOP) dan pelatihan yang berkelanjutan
kepada setiap karyawan, terutama yang berhubungan langsung dengan ayam dan telur.

2.4 Kebijakan dan Peraturan Perusahaan

Peraturan- peraturan yang berkaitan dengan perusahaan :

1. Tidak boleh memasuki area perusahaan

2. Tamu wajib lapor ke security dengan meninggalkan kartu identitas
3. Tidak boleh merokok bila memasuki area perusahaan
4. Memarkirkan kendaraan pribadi harus ditempatkan diarea yang sudah
disediakan.

8
 BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Pengertian QL
QL merupakan perusahaan yang cukup besar, Perusahaan tersebut tersebar
diseluruh negara salah satunya di indonesia. Perusahaan QL di indonesia banyak
berkecimpung didunia peternakan dan perkebunan. Dibidang peternakan perusahaan ini
memiliki alur dari Hulu ke Hilir, mulai dari pabrik pakan, vaksin, penetasan DOC ( anak
ayam ) sampai pengolahan pupuk. Salah satu perusahaan QL yang ada di indonesia
adalah QL Agrofood, yang bergerak di peternakan ayam petelur. Pada perusahaan QL
Agrofood kita banyak menghasilkan berbagai jenis telur.

3.2 Pengertian Ekspedisi

Ekspedisi adalah perusahaan yang bergerak dibidang pengiriman barang baik
pengiriman melalui jalur darat, jalur air, atau jalur udara dan memberikan pelayanan
secara efektif dan efisien guna memenuhi kepuasan pelanggan yang akan mengirim
barangnya.

Saya selaku siswi SMK Negeri 1 Cipatat yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di
PT. QL Agrofood pada bagian Kantor Ekspedisi.

 Cara kerja perusahaan ekspedisi

1. Barang atau produk yang akan dikirimkan
Tanpa adanya barang yang akan dikirim ke perusahaan tidak akan bisa berjalan dengan
lancar. Barang yang akan dikirim harus sesuai dengan permintaan pelanggan. Di QL
Agrofood banyak jenis telur yang dijual diantaranya:
Telur omega, yaitu telur yang yang memiliki kandungan asam lemak jenuh terendah dari
semua telur. Biasanya warna kuning telur lebih orange.
Telur curah bagus, yaitu telur biasa yang sering kita jumpai, akan tetapi warna kerabang
telur lebih cokelat, mulus dan tida ada warna titik-titik hitam.
Telur putih, yaitu telur yang hampir sama dengan telur curah bagus perbedaannya ada
diwarna kerabang lebih pucat ( putih ) kulit kerabangnya lebih tipis.
Telur jumbo, yaitu telur dengan ukuran yang lebih besar, kuning telurnya ada dua.
Telur kantong, yaitu biasanya telur yang sudah ada retak yang diakibatkan dari proses
produksi ( mekanik ) ataupun ketika pemindahan telur, sehingga telur yang retak tersebut

9
 dipecahkan kemudian dimasukan kedalam kantong plastik dan ditimbang sebanyak 2 kg/
kantongnya. Itupun kualitas telur yang masih bagus.
2. Packing atau pengemasan barang
Telur yang dikemas berbeda-beda sesuai dengan permintaan customer.
Ada yang memakai dus seperti pengiriman telur ke MCD, PIZZA, HAVI, ISSEE FOODS.
Ada yang memakai Tray biasanya telur untuk pengiriman ke Lotte, Supermarket, Lion.
Ada yang memakai Peti biasanya untuk pengiriman ke agent-agent, pasar dan lotte.
3. Administrasi Dokumen
QL menggunakan sistem pemesanan melalui Tim Sales untuk dibuatkan surat jalan.

Ekspedisi di PT. QL Agrofood pada umumnya sama seperti perusahaan ekspedisi

lainnya.

Ekspedisi di PT. QL Agrofood memiliki SOP ( standar operasional prosedur ) sebagai

berikut:

1. Pencetakan surat jalan, surat jalan yang diterima admin ekspedisi berasal dari tim sales
yang sesuai pesanan customer.
2. Pengaturan pengiriman oleh siapa dan memakai mobil apa.
3. Memberikan uang operasional sesuai dengan pengiriman jarak tempuh.
4. Setelah surat jalan dan uang yang diterima oleh Driver dan Asst. Driver mereka
langsung memuat telur yang ada digudang kedalam mobil. Telur yang akan dikirim harus
sesuai dengan surat jalan.
5. Pengiriman kepada customer-customer.
6. Pengembalian surat jalan dari customer yang harus sudah di stempel, di tanda tangan,
surat penagihan dan terima barang dari customer.
7. Pengerjaan surat jalan adalah dokumen penting yang wajib digunakan oleh pihak yang
tengah melakukan pengiriman barang dari suatu tempat. Surat ini, wajib dibuat oleh
ekspedisi (vendor) yang bertugas untuk mengirimkan barang milik konsumen sampai
ketujuan.

Setelah beres mengerjakan surat jalan, surat jalan tersebut dikembalikan lagi ke Tim
Sales dan Accounting untuk penagihan kepada customer.

3.3 Pengertian Pengelolaan Dana Kas Kecil

Pengertian Kas Kecil

10
 Dalam melakukan transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan dana besar untuk
membayar sesuatu. Namun, tanpa disadari ternyata perusahaaan juga dapat mengeluarkan
uang dengan nominal yang kecil. Meskipun demikian, setiap uang yang keluar tetap harus di
buat di dalam sebuah buku (pembukaan) untuk mempermudah akuntan perusahaan mencatat
keuangan perusahaan.
Pembukaan inilah yang akan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan perusahaan
dalam nominal yang tidak terlalu banyak atau bisa disebut dengan kas kecil atau patty cash.
Patty cash biasanya digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan ataupun hal-hal
yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang di lakukan oleh perusahaan.
Kas kecil (Patty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran
yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai
pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil seperti dana entertain klien
atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan lain sebagainya.
Sebagai orang yang di percaya pimpinan untuk mengelola kas kecil dan membuat catatan
keuangan yang di bukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan.
Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh biro kesekretariatan atau petugas
keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal ini dilakukan untuk
mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud di adakannya kas kecil adalah agar
kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan setiap kali ingin
mengeluarkan dana. Karena umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang
relatif kecil untuk berbagai kepentingan.
Kas kecil atau Patty cash pada perusahan PT QL Agrofood di Divisi
Ekspedisi ada 2 pemegang kas kecil diantaranya yaitu:

1. Pemegang kas kecil untuk pengeluran biaya operasional dan uang makan supir untuk
pengiriman DO Telur ke Pelanggan/customer dan untuk pengeluaran biaya belanja
untuk di kantor Div. Ekspedisi,
2. Pemegang kas kecil untuk pengeluaran biaya E-Toll dan biaya BBM (Solar atau
Bensin) pengiriman DO Telur ke Pelanggan/customer, dan Pemegang kas kecil untuk
pengeluaran biaya operasional, uang makan dan biaya BBM (Solar) untuk pengiriman
Pupuk dan pembuangan Tiktok ke Luar.

1.4 Tujuan Dana Kas Kecil

Petty Cash dimasukkan kedalam manajemen keuangan perusahaan didasarkan pada
tujuan-tujuan tertentu. Yaitu sebagai berikut:
1. Menangani masalah perlengkapan di dalam perusahaan
Tujuan yang pertama adalah untuk menangani masalah pembiayaan perlengkapan
atau perbekalan yang terjadi di dalam perusahaan. Karena nominal pembiayaan kecil,
tentu pembukaan yang di gunakan untuk mencatat transaksi juga khusus, pembukaan
inilah yang disebut patty cash.

11
 2. Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran
Dengan adanya patty cash, tentu kesalahan alokasi pembayaran tidak akan terjadi.
Tidak mungkin perusahaan membayar mahal pada biaya transaksi yang kecil atau
sebaliknya. Karena semuanya terpetakan didalam pembukuan yang berbeda.
Artinya jika ingin membayar biaya yang kecil, tentu datanya ada di kas kecil, tentu
datanya ada di kas kecil. Sedangkan jika ingin membayar biaya kebutuhan
perusahaan yang besar, tentu datanya harus dilihat di pembukuan yang berbeda.

3. Meringankan Pekerjaan Karyawan

Tujuan yang selanjutnya adalah untuk meringankan karyawan di dalam melayani
pelanggan. Selain itu, kas kecil juga membantu meringankan tugas karyawan dalam
melaporkan kinerjanya kepada relasi bisnis atau atasan.
Karena dengan adanya kas kecil, tentu pemetaan dana yang di keluarkan menjadi
jelas. Itu artinya, analisis untuk bahan laporan itu juga lebih mudah tidak rumit.

4. Mempercepat Penentuan Kebijakan Insidental

Terkadang atasan mengeluarkan kebijakan incidental atau kebijakan mendadak untuk
perusahaan, dengan adanya kas kecil, tentu analisis pra kebijakan menjadi lebih
mudah.
Dasar keputusan juga kuat, sehingga tidak akan terjadi permasalahan di belakang hari.
Artinya, kebijakan mendadak yang dikeluarkan memang didasarkan pada data yang
ada sekalipun analisisnya di lakukan dengan cepat dan juga mendadak.

1.5 Manfaat Dana Kas Kecil

Selain ada tujuan tertentu, patty cash juga harus dibuat karena ada manfaat-manfaat
darinya ini dia manfaat-manfaat yang dimaskud:
1. Mempermudah Akuntan Mencatat Keuangan
Tugas seorang akuntan sangat berat. Salah satunya adalah membuat laporan keuangan
untuk periode tertentu. Maka dari itu, seorang akuntan harus memiliki kemampuan
menganalisis keuangan yang mumpuni serta memiliki ketelitian yang akurat.
Dengan adanya pembukuan patty cash,tentu kerja akuntan ketika mencatat keuangan
perusahaan menjadi lebih mudah. Karena sistem analisisnya hanya dengan
menyatukan data-data keuangan di setiap bidang dalam perusahaan.

2. Untuk Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Manfaat yang kedua adalah untuk meningkatkan pelayanan pelanggan. Faedah yang
membuat pembukuan ini wajib ada di dalam manajemen finisial usaha. Rapat kantor
adalah hal lumrah. Bahkan ada khusus agenda kegitan ini. Termasuk rapat eksternal
kantor yang di adakan dalam periode tertentu.
Penyediaan konsumsi untuk agenda ini perlu diakukan. Tentunya membutuhkan dana
untuk memberikan pelayanan konsumsi yang bagus. Misal, dengan adanya kas kecil
karyawan yang bertugas tidak perlu bingung dan takut suguhan tidak akan

12
 memuaskan, karena semua dana di ambilkan dari perusahaan dan nanti akan dicatat di
dalam pembukaan.

3. Untuk Mengeluarkan Dana Darurat

Tidak dimungkiri, kalau di setiap divisi perusahaan terkadang membutuhkan dana
yang harus di persiapkan dengan cepat. Tentunya divisi iini tidak akan mangajukan
dana yang kecil pada perusahaan teras yang dananya sendiri dialokasikan untuk
transaksi-transaksi yang besar.
Lain soal kalau divisi itu memiliki uang tunai sendiri yang bias dialokasikan untuk
membiayai divisi-nya sendiri. Tak hanya itu, dana yang tercatat di dalam patty cash
ini, juga biasa diperbantukan pada divisi lain yang kebetulan membutuhkan dana
darurat.

13
 BAB IV
URAIAN HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN

4.1. Pembahasan Praktik Kerja Lapangan

Sudah dijelaskan sedikit tentang pekerjaan di ekspedisi, disini saya akan

membahas tentang pekerjaan yang dilakukan setiap hari oleh saya.

Disini saya membahas tentang Prosedur Pengelolaan Laporan Dana Kas Kecil
setiap hari. Setelah surat jalan datang, ada advance dan kuitansi yang ada di surat jalan
yang harus di pisahkan. Lalu disusun advance dan kuitansi tersebut sesuai tanggal, nama,
dan operasional.untuk direkap kedalam laporan patty cash dana kas kecil.

Dalam menjalankan praktiknya, praktiknya mengerjakan pekerjaan sebagai berikut:

1. Menulis Advance Cash untuk tanda terima penerimaan uang OP dan Uang makan
driver untuk pengiriman DO Telur.
2. Menginput Data berupa nama Driver, no polis,dan tujuan store yang akan di kirim
telur serta menginput biaya yang akan di keluarkan untuk pengiriman DO tersebut
sesuai SK.

Prosedur pengelolaan administrasi kas kecil adalah kegiatan pengelolaan dana kas
kecil dari bukti transaksi sampai pencatatan sehingga dapat memberi kelancaran kegiatan
operasional perusahaan. Peran ini dimiliki oleh Admin Patty Cash PT QL Agrofood yang
bertugas dan bertanggung jawab untuk mengelola pengeluaran dana kas kecil. PT QL
Agrofood memerlukan dokumen dalam pengelolaan dana kas kecil antara lain adalah bukti
kas keluar. Dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat
pengisian kembali dana kas kecil. Pelaporan Patty cash di PT QL Agrofood dilakukan satu
minggu sekali setiap hari Selasa dan adapun laporan setiap bulannya yaitu stock opname
dimana accounting memeriksa ketersediaan uang secara fisik di bagian div ekspedisi
sesuai atau tidaknya jumlah atau sisa uang di akhir bulan, hal ini di lakukan agar tidak ada
terjadi pengunaan kas kecil dengan bebas atau adanya manipulasi dalam penggunaannya.

14
 Kas kecil atau Patty cash pada perusahan PT QL Agrofood di Divisi Ekspedisi ada 3
pemegang kas kecil diantaranya yaitu:

1. Pemegang kas kecil untuk pengeluran biaya operasional dan uang makan supir untuk
pengiriman DO Telur ke Pelanggan/customer dan untuk pengeluaran biaya belanja untuk di
kantor Div. Ekspedisi,

2. Pemegang kas kecil untuk pengeluaran biaya E-Toll dan biaya BBM (Solar atau Bensin)
pengiriman DO Telur ke Pelanggan/customer, dan

3. Pemegang kas kecil untuk pengeluaran biaya operasional, uang makan dan biaya BBM
(Solar) untuk pengiriman Pupuk dan pembuangan Tiktok ke Luar.

Dari setiap pekerjaan pemegang kas kecil yang sudah di jelaskan di atas, yang
dikerjakan adalah membuat laporan biaya bagian pemegang kas kecil yang ke satu yaitu
Pemegang kas kecil untuk pengeluran biaya operasional dan uang makan supir untuk
pengiriman DO Telur ke Pelanggan/customer dan untuk pengeluaran biaya belanja untuk di
kantor div Ekspedisi.

Proses pengerjaan laporan bagian kas kecil tersebut yaitu dari mengisi advance cash
untuk menyerahkan biaya yang di berikan kepada driver dan asistent driver untuk mengirim
telur ke pelanggan / Customer sesuai dengan SK yang sudah di buat oleh manager
Perusahaan. Biaya – biaya tersebut di bagi ke dalam 2 bagian :

1. Untuk pengiriman Store Pizza hut dan MCD 4 jalur dan 6 jenis mobil,
2. Untuk pengiriman Store Wet Market dan Modern Market 4 jalur dan 6 jenis mobil.

Bukti kas keluar merupakan dasar pencacatan transaksi pembelian dan pembayaran
secara tunai. Karyawan melakukan transaksi operasional perusahaan dengan dana
yang sudah di berikan oleh perusahaan. Bukti kas keluar biasanya dilampirkan oleh
Admin Patty Cash bersama bukti transaksi untuk proses pengkleman atau pengisian dana
kembali kas kecil yang telah terpakai, dan laporan keuangan perusahaan. Bentuk bukti
kas keluar sangat bervariatif antar perusahaan.

15
4.2. Uraian Pekerjaan Praktek Kerja Lapangan

1). Uraian proses pekerjaan pengajuan atau klaim patty cash perminggu.
Berikut adalah penjelasan mengenai langkah – langkah pekerjaan laporan patty cash saat
mengajukan klaim atau pengajuan isi ulang saldo patty cash setiap minggu.
Berikut adalah gambar Form bukti kas keluar PT QL Agrofood atau di sebut cash advance:

Langkah – langkah mengisi advance cash :

1. Mengisi Hari sesuai dengan DO yang di berikan

2. Mengisi Tanggal sesuai dengan DO yang di berikan
3. Mengisi Nama Driver atau Asst Driver sesuai dengan Surat Jalan
4. Mengisi Plat No Mobil sesuai dengan yang akan di gunakan untuk pengiriman
5. Mengisi Tujuan Penggunaan yaitu Tujuan store yang di tuju untuk di kirim telur sesuai
surat jalan.
6. Mengisi biaya Operasional yaitu biaya total yang di berikan kepada driver dan asst driver
dari operasional dan uang makan sesuai dengan SK.
7. Mengisi Biaya Operasional sesuai dengan SK dan disesuaikan dengan jenis kendaraan
8. Mengisi Uang Makan sesuai dengan SK dan disesuaikan dengan jenis kendaraan
9. Mengisi Biaya lain - lain sesuai dengan SK dan disesuaikan dengan jenis kendaraan yaitu
biaya operasional muat sukaluyu atau muat 2 alamat.
10. Mengisi Total Advance yaitu hasil penjumlahan dari biaya operasional, uang makan dan
biaya lain-lain.
11. Diisi dengan Tanda Tangan Driver
12. Diisi dengan Tanda Tangan Admin Patty Cash
13. Diisi dengan Tanda Tangan Manager Ekspedisi PT QL Agrofood

16
 Berikut adalah gambaran/ringkasan dari SK pemberian uang operasional dan uang makan
yang di buat oleh perusahaan untuk mengisi Advance cash yang di berikan kepada Driver dan
Asst. Driver untuk pengiriman telur ke pelanggan.

1. Untuk pengiriman Store Pizza hut dan MCD 4 jalur dan 6 jenis mobil yaitu sebagai
berikut:

Operasional Uang Makan

Enkle /
Enkle /
Enkle Double /
Jalur
Enkle Chiller/ Double /
Chiller/ Double
Grandmax/ Double chiller
Grandmax/ chiller
L-300-
L-300

Tanggerang Rp. 80.000,- Rp. 90.000,- Rp. 80.000,- Rp. 80.000,-

Jakarta Rp. 70.000,- Rp. 80.000,- Rp. 70.000,- Rp. 70.000,-

Bekasi – Bogor Rp 60.000,- Rp. 70.000,- Rp. 60.000,- Rp. 60.000,-

Bandung Rp 50.000,- Rp. 60.000,- Rp. 50.000,- Rp. 50.000,-

2. Untuk pengiriman Store Wet Market dan Modern Market 4 jalur dan 6 jenis mobil yaitu
sebagai berikut :

Operasional Uang Makan

Enkle /
Enkle /
Enkle Double /
Jalur Enkle Chiller/ Double /
Chiller/ Double
Grandmax/ Double chiller
Grandmax/ chiller
L-300
L-300

17
 Cirebon –
Tanggerang –
Rp. 45.000,- Rp. 50.000,- Rp. 80.000,- Rp. 80.000,-
Banten – Tanjung
Lesung

Jakarta – Bekasi –
Rp. 35.000,- Rp. 40.000,- Rp. 70.000,- Rp. 70.000,-
Bogor

Bandung –
Sukanagara – Rp 25.000,- Rp. 30.000,- Rp. 60.000,- Rp. 60.000,-
Cianjur Selatan

Cianjur –
Rajamandala –
Rp 15.000,- Rp. 20.000,- Rp. 50.000,- Rp. 50.000,-
Ciranjang –
Cipanas

Table diatas menggambarkan rincian Pemberian Operasional Dan Uang makan untuk
semua jenis kendaraan namun untuk jalur ciranjang dan cianjur serta rajamandala hanya utuk
4 kendaraan saja 2 kendaraan lagi yaitu sebagai pada table di bawah berikut.

Operasional Uang Makan

Jalur Grandmax/ Grandmax/

L-300 L-300

Cianjur – Cipanas
Rp. 10.000,- Rp. 50.000,-
- Rajamandala

Dalam SK Pemberian Uang Makan dan Operasional Store Modern Martket dan Wet
Market dibagi 2 untuk pengiriman jalur Ciranjang , Cianjur, dan Rajamandala untuk jenis
kendaraan Grandmax dan L-300 Di bedakan seperti dalam table diatas.

Setelah pengisian bukti kas yaitu advance cash yang di pergunakan diawal transaksi
untuk serah terima uang op dan uang makan kepada driver untuk pengiriman DO. Maka
selanjutnya pekerjaan yang di kerjakan adalah menginput transaksi – transaksi ke dalam

18
jurnal Patty cash yang nantinya akan di masukan dalam navition dan di laporkan ke pada
accounting untuk pengkleman atau pengisian kembali patty cash setiap minggu nya yaitu
setiap hari selasa. Selain advance cash admin pun juga melampirkan kwitansi yang di buat
oleh driver saat kepulangan kuwitansi ini adalah bukti pendukung untuk advance cash bahwa
driver tersebut memang benar menerima uang dengan jumlah yang sudah di berikan sesuai
dengan yang tercatat di advance cash tersebut, dan ada juga bukti transaksi lainnya seperti
bon-bon pembelian ATK, Perlengkapan Kebersihan di kantor, dan lain-lain.

Berikut adalah bukti transaksi yang akan di lampirkan kepada pihak accounting untuk
laporan patty cash :

Pada gambar di atas di jelaskan kembali bahwa kwitansi tersebut di lampirkan bersama
advance cash yang sudah di buat saat transaksi di awal saat pengambilan DO oleh Driver dan
kwitansi adalah Bukti kepulangan Driver setelah pengiriman.

DO ke pelanggan yang nantinya bukti tersebut di lampirkan dengan bukti transaksi yang di
buat untuk laporan ke accounting.

19
Berikut adalah gambar bukti pengeluaran patty cash:

Langkah dan mengisi bukti kas di atas yaitu :

1. Mencatat no bukti transaksi yaitu PC/EKS/2203-0314

2. Mencatat tanggal transaksi
3. Mencatat keterangan penggunaan patty cash
4. Mencatat nominal pengeluaran uang makan
5. Mencatat nominal pengeluaran Operasional
6. Mencatat nominal pengeluaran BBM Jika Ada
7. Mencatat nominal pengeluaran Operasional 2 alamat jika ada
8. Mencatat nominal pengeluaran tambahan parkir jika ada
9. Mencatat nominal pengeluaran op sukaluyu jika ada

20
 10. Diisi dengan tanda tangan admin patty cash
11. Diisi dengan tanda tangan manager ekspedisi.

Setelah pembuatan bukti transaksi tersebut selanjutnya mengisi Navition sesuai dengan bukti
transakasi. Berikut adalah gambar navition untuk pelaporan ke accounting :

Langkah – langkah pengisian Navition di atas yaitu :

1. Mencatat tanggal transaksi

2. Mencatat no bukti transaksi
3. Mencatat kode navition
4. Mencatat keterangan penggunaan patty cash
5. Mencatat nominal sesuai dengan yang sudah di berikan untuk operasional nominalnya
di jumlahkan dengan operasional lainnya jika ada.
6. Mencatat lokasi farm muat do sukalauyu atau citarum.

21
Setelah pengisian navition selanjutnya membuat lampiran jurnal untuk di serahkan kepada
accounting saat pengkleman atau pengisian kembali kas kecil setiap minggu nya di hari
selasa.

Berikut adalah gambar dari lampiran jurnal yang di serahkan kepada accounting. :

22
Dokumen tersebut untuk pengajuan pengklaiman atau pengisian kembali saldo patty cash per
minggu setiap hari selasa untuk jadwal normal. Namun apabila di hari selasa libur atau ada
hari libur yang membuat bank tutup maka pengajuan klaim patty cash bisa di pajukan di hari
senin.

Langkah – langkah pengerjaan dokumen pengklaiman:

1. Mencatat tanggal transaksi

2. Mencatat no bukti transaksi
3. Mencatat keterangan penggunaan patty cash
4. Mencatat nominal sesuai dengan yang sudah di berikan untuk operasional nominalnya
di jumlahkan dengan operasional lainnya jika ada.
5. Selanjutnya menjumlahkan nominal transaksi – transaksi yang telah di input di kolom
jumlah klaim.
6. Lalu tambahkan tanda tangan pembuat laporan, yang memferivikasi laporan, lalu
yang menyetujui laporan.

Setelah pengerjaan file jurnal sebagai lampiran untuk klaim patty cash yang akan di serahkan
kepada accounting saat pengkleman, selanjutnya membuat memo payment atau pengisian
kembali kas kecil.

Berikut adalah gambar dari memo payment yang di serahkan kepada accounting. :

23
Dokumen tersebut merupakan memo payment klaim patty cash yang akan di serahkan kepada
accounting beserta lampiran rincian transaksi – transaksi yang ada pada file jurnal yang akan
di tanda tangan bersama memo payment tersebut.

Langkah – langkah pengerjaan memo payment:

1. Mengisi no memo payment

2. Mengisi tanggal, bulan dan tahun pengajuan klaim
3. Mencatat perihal
4. Mencatat tanggal transaksi yang akan di ajukan
5. Mencatat nominal jumlah klaim sesuai jurnal yang di buat berdasarkan transaksi-
transaksi yang telah di input pencatatan nominal tersebut pada memo payment berupa
angka dan disertai huruf.
6. Mencatat nama pemegang patty cash, no rekening, dan bank tujuan
7. Selanjutnya dokumen di tanda tangan oleh pembuat memo payment, yang
memferivikasi lalu di setujui.

Setelah pembuatan dokumen – dokumen tersebut untuk pengajuan pengklaiman maka proses
pengklaiman atau pengajuan isi saldo patty cash kembali telah selesai dan nominal saldo
yang di ajukan tadi akan di proses oleh accounting dan akan di isi kembali setiap hari kamis
sesuai pengajuan yang di buat.

Berikut adalah gambar saat saldo patty cash di isi ulang kembali:

24
Pada gambar tersebut dapat dilihat bahwa nominal saldo patty cash terisi sesuai dengan yang
sudah di keluarkan dan di ajukan. Sehingga nominal saldo patty cash akan tetap atau sesuai
seperti di awal saldo patty cash di buat.

2). Langkah selanjutnya yaitu proses stock opname setiap akhir bulan

Proses stock opname di lakukan setiap akhir bulan oleh accounting dan audit untuk
mengecek atau memeriksa sisa uang patty cash secara fisik dalam arti uang cash tersebut
sesuai dengan nilai saldo patty cash di akhir bulan.

Berikut adalah gambar dokumen saat stock opname

Gambar tersebut memperlihatkan saat stock opname di akhir bulan yang akan di periksa oleh
accounting dan audit berdasarkan uang cash yang ada, bukti – bukti advance (jumlah uang
yang sudah di keluarkan) namun belum di input ke dalam jurnal dalam arti masih
menggantung.

Setelah di periksa bukti – bukti transaksi advance dan uang cash yang ada oleh accounting
dan audit sesuai dengan bukti fisik yang ada maka proses stock opname telah selesai.

25
 BAB V PENUTUP

Atas berkat rahmat Allah Yang Maha Esa, serta kerja sama dan kerja keras kami,
selesailah sudah penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan yang menjadi tugas wajib
dalam kegiatan ini.

Dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan, saya mendapatkan pengarahan

dari pembimbing, serta rekan-rekan SMKN 1 Cipatat. Untuk itu, kami mengucapkan terima
kasih yang sedalam-dalamnya.

5.1 Kesimpulan
Dengan adanya kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini, kami menyimpulkan bahwa
kegiatan ini sangat bermanfaat bagi seluruh siswa-siswi SMK. Pengalaman kerja yang
didapatkan tentu akan membuat siswa memiliki keahlian sesuai bidangnya. Dan sudah pasti
ini semua akan membantu untuk kedepannya, ketika sudah terjun kedunia kerja.

PT QL Agrofood merupakan perusahaan yang bergerak di bidang peternakan.

Perusahaan ini cukup berkembang, hal ini bisa dilihat dari hasil PKL yang selama 3 bulan
saya dialami, kas kecil adalah uang tunai yang di sisikan oleh perusahaan dengan jumlah
tertentu yang berguna untuk membiyai pengeluaran – pengeluaran opersasional perusahaan.
Alasan terbentuknya kas kecil oleh perusahaan adalah karena efektif dan efisien, sebab
apabila perusahaan akan membuat satu lembar cek yang digunakan untuk setiap pengeluaran
biaya operasional perusahaan yang jumlahnya relative kecil maka akan banyak lembar cek
yang di gunakan, hal ini yang di seharusnya di hindari karena bisa menjadi pemborosan,
maka penulis dapat mengambil kesimpulan yaitu:

Sistem dana kas kecil yang di gunakan di PT QL Agrofood dilihat mulai dari metode
imprestfund system (sistem dana tetap) sudah berjalan dengan baik dan sudah tersistem dalam

26
peralatan/teknologi yang digunakan. Peralatan/teknologi yang digunakan dalam prosedur
pengeluaran kas imprestfund yaitu SAP (System, Application, And Product In Data
Processing), finest, dan aplikasi pendamping lainnya seperti Microsoft Excel, Microsoft
Outlook, Google Chrome/Mozila Firefox, dan portal PT QL Agrofood pengeluaran uang
( transfer pembayaran).

5.2 Saran
Untuk siswa siswi yang mau melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan,
hendaknya mempersiapkan semuanya dengan matang. Terlebih untuk materi yang sudah
diajarkan disekolah. Karena semua itu pasti akan berhubungan dengan kegiatan Praktek Kerja
Lapangan nantinya. Dan menjaga nama baik sekolah dimana perusahaan tempat dilaksanakan
kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan mematuhi peraturan yang ada di perusahaan.

Untuk pihak sekolah, dalam penempatan Praktek Kerja Lapangan, alangkah baiknya
dipilihkan dengan tempat yang tidak terlalu jauh dari tempat tinggal siswa. Atau kalau tidak,
biarkan siswa memilih tempat Praktek Kerja Lapangan sesuai keinginan sendiri.

Untuk pihak PT. QL Agrofood, kami berharap tempat ini bisa menerima rekan kami
dari SMKN 1 Cipatat yang membutuhkan bimbingan praktik.

27
 DAFTAR PUSTAKA

Jurnal Enterpreneur,“Pengertian, Tujuan, Metode dan Contoh Kas Kecil”

https://www.jurnal.id/id/blog/pengertian-tujuan-metode-dan-contoh-kas-kecil/”15 Maret
2022 pukul 13:30.
Gie, 20 April 2020,” Kas Kecil: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Dan Metode Yang Perlu
Diketahui” https://accurate.id/akuntansi/pengertian-lengkap-kas-kecil/, 20 Februari 2022
pukul 15:00.
Ane Lestari,2020.”Laporan retur telur yang tekirim ke costumer menggunakan aplikasi
Microsoft excel pada subbagian administrasi Ekspedisi di kantor PT QL Agrofood” Laporan
Praktek Kerja Lapangan Bandung Barat: SMKN 1 CIPATAT.