LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

DI
UNIVESITAS KANJURUHAN MALANG

Oleh:

NAMA : LIA SELLA RAHMAWATI

NIS : 9862

KELAS : XI OTP

PAKET KEAHLIAN: OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

YAYASAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH

PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA (YPLP DASMEN PGRI)

SMK PGRI 2 MALANG

NSS : 342 056 105 002
Jl. Janti Barat Blok A No. 25, Phone/Fak (0341) 801410 Kota Malang
Website : www.smkpgri02-malang.blogspot.co.id
E-mail : smkpgri2kotamalang@gmail.com
 HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Universitas Kanjuruhan Malang

Telah Disahkan Pada 21 April 2020

Disahkan dan disetujui oleh:

Pembimbing DU/DI Pembimbing Sekolah

Erning Wahyu W, S.Pd Rosidah, S.Pd

Mengetahui,

Kepala BAU Kepala SMK PGRI 2 MALANG

Nanang Puji Astika, SS.,S.Pd.,M.Pd Suprijana, S.Pd

NIP. 196907231994031005
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan kehadirat Allah yang telah melimpahkan segala rahmat dan
kuasa-Nya, sehingga penulis mampu menyelesaikan laporan Praktik Kerja
Lapangan (PKL) yang penulis laksanakan di UNIVERSITAS KANJURUHAN
dengan baik dan tepat waktu dan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Laporan Praktik Kerja Lapangan ini disusun sebagai salah satu syarat untuk
memenuhi tugas semester genap dan mengikuti Ujian Nasional di kelas XII yang
segera penulis tempuh di SMK PGRI 2 Malang Jurusan Otomatisasi Tata Kelola
Perkantoran. Penulisan laporan PKL ini melalui proses yang panjang dan kerja
keras. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan terimakasih
kepada pihak-pihak yang telah membantu penulisan laporan PKL ini. Pihak-pihak
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bapak Suprijana, S.Pd, yang telah memberikan ijin dan arahan
penelitian.
2. Bapak Nanang Puji Astika,SS.,S.Pd.,M.Pd selaku pimpinan Biro
Administrasi Umum (BAU) yang telah mengijinkan serta membimbing
siswa-siswi SMK PGRI 2 Malang melakukan PKL di UNIVERSITAS
KANJURUHAN.
3. Ibu Rosidah, S.Pd, selaku guru pembimbing yang telah membeli saran-
saran penulisan dan bersedia meluangkan waktu untuk membimbing
dalam penulisan laporan PKL.
4. Ibu Erning Wahyu W, S.Pd selaku koordinator di UNIVERSITAS
KANJURUHAN yang bersedia membina dan membimbing penulis
selama melakukan kegiatan dengan memberikan saran-saran serta
semangat.
5. Kedua orang tua yang tidak pernah berhenti mendoakan penulis supaya
diberikan kesehatan dan kelancaran dalam menyelesaikan kegiatan PKL
ini.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan PKL yang
penulis buat ini, baik dari segi tampilan maupun informasi yang terkandung di
dalamnya.

i
 Mengingat keterbatasan jangkauan bahan yang dikumpulkan, sehingga
laporan PKL yang dilakukan di UNIVERSITAS KANJURUHAN Malang ini ada
batasnya dan masih butuh banyak kritik juga saran. Semogasegala bantuan yang
telah diberikan kepada penulis demi kesuksesan penyelesaian laporan PKL ini
dijadikan amalan baik dan mendapat balasan dari Allah SWT.

Malang, 21 April 2020

Lia Sella Rahmawati

ii
 DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ............................................................................................i
DAFTAR ISI ........................................................................................................iii

BAB. I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ................................................................................2
1.2 Tujuan PKL
1.2.1 Tujuan Umum .....................................................................2
1.2.2 Tujuan Khusus ....................................................................3
1.3 Manfaat PKL
1.3.1 Manfaat Bagi Siswa ............................................................3
1.3.2 Manfaat Bagi Sekolah .........................................................3
1.3.3 Manfaat Bagi Perusahaan ....................................................4

BAB. II KAJIAN TEORI

2.1 Gambaran Umum Universitas KANJURUHAN
2.1.1 Sejarah Tempat PKL ...........................................................5
2.1.2 Struktur Organisasi Tempat PKL ........................................9
2.1.3 Denah Lokasi Universitas KANJURUHAN......................10
2.2 Kajian Teori Produktif OTP
2.2.1 Teknologi Perkantoran ......................................................11
2.2.2 Korespondensi ...................................................................12
2.2.3 Kearsipan ..........................................................................13
2.2.4 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian .............................15
2.2.5 Otomatisasi Tata Kelola Keuangan ...................................16
2.2.6 Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana .................18
2.2.7 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan ..........19
2.3 Pekerjaan Di Tempat PKL
2.3.1 Pengenalan Alat-alat Di Tempat PKL...............................22
2.3.2 Pelaksanaan Kegiatan PKL
2.3.2.1 Mengoperasikan Peralatan Komputer ...................25

iii
 2.3.2.2 Menerapkan Keterampilan Komunikasi Lisan ......27

BAB. III PENUTUP

3.1 Kesimpulan ...................................................................................28

DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................29

LAMPIRAN-LAMPIRAN .................................................................................30

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

SMK PGRI 2 MALANG adalah suatu lembaga pendidikan kejuruan yang

mempunyai tugas untuk dapat menghasilkan siswa-siswi yang terampil dalam
bidang penguasaan bisnis dan manajemen dalam dunia kerja, tangguh, berdedikasi
tinggi serta mampu berinteraksi dalam dunia kerja.
Di dalam mencapai tujuan yang mulia tersebut, maka setiap siswa-siswi
harus menguasai berbagai kemampuan dan keterampilan dasar, serta harus
memiliki wawasan ilmu pengetahuan yang luas dalam ilmu bisnis dan
manajemen. Agar dapat mencapai tujuan tersebut, maka salah satu cara adalah
dengan menerjunkan siswa-siswi langsung pada dunia kerja. Praktik Kerja
Lapangan ini dilaksanakan untuk menambah keterampilan dan pengetahuan
siswa-siswi dalam setiap praktik dan menerapkan teori-teori yang telah saya dapat
pada objek secara langsung.
Pengaturan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan dilakukan oleh sekolah
dengan mempertimbangkan kesediaan lembaga atau dunia kerja untuk dapat
menerima siswa-siswi yang akan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan.
Dengan diadakan Praktik Kerja Lapangan saat ini sangatlah baik dan
berguna bagi setiap siswa-siswi SMK PGRI 2 MALANG untuk mendapatkan
suatu gambaran yang nyata di dalam menjalani dunia kerja dan menerapkan apa-
apa yang telah didapatkan dari akademi pada pekerjaan yang akan digeluti,
sehingga bila mereka terjun ke dunia kerja tidak mendapatkan kesulitan untuk
menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja serta dapat menerapkan keahlian
profesi yang dimiliki.

1
1.1 Latar Belakang
Setiap siswa-siswi lulusan SMK dituntut untuk mempunyai suatu
keahlian dan siap kerja karena lulusan SMK biasanya belum diakui oleh pihak
dunia kerja. Oleh karena itu, diadakan suatu program Pendidikan Sistem
Ganda (PSG) yaitu dengan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) agar
setiap siswa-siswi lulusan SMK mempunyai pengalaman dalam dunia kerja
sebelum memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
Sesuai dengan hasil pengamatan dan penelitian Direktorat Pendidikan
Menengah Kejuruan, pola penyelenggaraan di SMK belum secara tegas dapat
menghasilkan tamatan sebagaimana yang diharapkan. Hal tersebut dapat
dilihat dari kondisi pembelajaran yang belum kondusif untuk menghasilkan
tenaga kerja yang profesional, karena keahlian profesional seseorang tidak
semata-mata diukur oleh penguasaan kiat bekerja yang baik. Ada dua pihak
yaitu lembaga pendidikan dan lapangan kerja yang secara bersama-sama
menyelenggarakan suatu program keahlian kejuruan. Dengan demikian kedua
belah pihak seharusnya terlibat dan bertanggung jawab mulai dari tahap
perencaaan program, penyelenggaraan, sampai pada penilaian dan penentuan
kelulusan siswa.

1.2 Tujuan PKL

Kegiatan PKL sudah dilaksanakan oleh siswa dan siswi SMK PGRI 2
MALANG setiap tahunnya untuk memenuhi salah satu tugas sekolah.
Tujuannya mendasar dari dilaksanakannya PKL ini diantaranya yaitu:
1.2.1 Tujuan Umum
Keahlian profesi merupakan elemen pokok dari keahlian profesional
di dunia kerja, karena setiap perusahaan memerlukan tenaga ahli
profesional untuk menghadapi perkembangan ekonomi secara global.
Sehingga kegiatan PKL ini akan membantu para siswa mengembangkan
kemampuannya saat memasuki dunia kerja.

2
 1.2.2 Tujuan Khusus
a. Meningkatkan efisiensi pendidikan dan pelatihan untuk menciptakan
tenaga kerja yang profesional.
b. Memberikan pengakuan serta penghargaan terhadap salah satu
pengalaman kerja.
c. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian profesional.
d. Memperkokoh hubungan anatara dunia kerja dengan dunia pendidikan.
e. Memperluas pandangan serta wawasan setiap siswa dan siswi terhadap
jenis pekerjaan yang berkaitan di tempat praktik.

1.3 Manfaat PKL

1.3.1 Manfaat PKL bagi siswa:
a. Para siswa akan mendapat kompetensi yang tidak mereka
peroleh di sekolah.
b. Secara tidak langsung para siswa sudah memberi kontribusi bagi
perusahaan yang mereka tempati.
c. Memberi motivasi dan meningkatkan etos kerja yang baik untuk
para siswa.
d. Mempererat hubungan sekolah dengan partner industri.
e. Sebagai media promosi yang baik bagi alumni SMK PGRI 2
MALANG.
1.3.2 Manfaat PKL bagi sekolah:
a. Menjalankan kewajiban undang-undang.
b. Meningkatkan citra sekolah.
c. Meningkatkan hubungan sekolah dengan masyarakat.
d. Menigkatkan popularitas sekolah di mata masyarakat.
e. Memberikan kontribusi dan tenaga kerja bagi perusahaan.

3
1.3.3 Manfaat PKL bagi universitas:
a. Mendapatkan tenaga kerja sementara dengan “upah
seikhlasnya”.
b. Mendukung program pendidikan pemerintah.
c. Meningkatkan citra universitas

4
 BAB II
KAJIAN TEORI

2.1 Gambaran Umum Universitas Kanjuruhan

2.1.1 Sejarah Singkat
Universitas Kanjuruhan Malang adalah salah satu
Perguruan Tinggi Swasta terkemuka di Kota Malang dan
merupakan proses pengembangan merger antara IKIP PGRI
Malang dengan Sekolah Tinggi Bahasa Asing (STIBA) Kanjuruhan
Malang yang bernaung di bawah bendera Yayasan Pembina
Lembaga Perguruan Tinggi PGRI. Yayasan ini kemudian berubah
menjadi Perkumpulan Pembina Lembaga Pendidikan Perguruan
Tinggi PGRI (PPLP PT PGRI). Dengan demikian, berdirinya
Universitas Kan-juruhan Malang merupakan proses pengembangan
perguruan tinggi PGRI dengan SK Mendiknas nomor
106/D/0/2001.
Sebelum menjadi sebuah universitas, perjalanan panjang
telah mewar-nai perguruan tinggi ini. Pasang surut
penyelenggaraan telah dialami dengan berbagai tantangan dan
halangan, tetapi dengan dilandasi moto Brilliant, Bright, future
membuat perkembangannya semakin mantap.
Gagasan yang dirintis untuk mendirikan Lembaga
Pendidikan Tenaga Kependidikan PGRI di Jawa Timur lahir dari
peran tokoh pejuang PGRI. bernama Abdul Radjab (almarhum).
Pendirian Pendidikan Tinggi PGRI bertujuan untuk meningkatkan
pendidikan para guru, yang pada waktu itu tidak mendapat
kesempatan melanjutkan studi ataupun tugas belajar dari
pemerintah. Mengingat, sejak proklamasi sampai dengan tahun
1960-an tugas belajar untuk studi lanjut bagi guru amatlah langka.
Atas pertimbangan fakta tersebut Bapak A. Radjab beserta
para pendukungnya membuka suatu program pendidikan Tinggi
PGRI bagi guru-guru tersebut. Ide besar ini kemudian

5
direalisasikan pada tahun 1957 dalam bentuk program pendidikan
tinggi PGRI, kursus BI (tiga tahun), dan ilmu mendidik. Pada
perkembangannya, setelah kursus BI meluluskan beberapa kali
lewat ujian negara, kemudian berubah menjadi FKIP PGRI
Malang. Setelah keluar SK Presiden No.1 Tahun 1963 tentang
Integrasi Pendidikan Tinggi, selanjutnya FKIP PGRI berubah
menjadi IKIP PGRI Malang.
Seiring dengan perkembangan pendidikan, banyak
keinginan para guru untuk mendapatkan pendidikan tinggi. Untuk
mewadahi keinginan itu kemudian dibukalah ExtensionCourse di
beberapa daerah di Jawa timur. Program ini kenyataannya dapat
berkembang dengan pesat. Demi efisiensi dan efektivitas
pengelolaan, dibentuklah pusat-pusat penggerak sebagai berikut.
Pusat I: Malang - yang berorientasi kurikuler ke IKIP Negeri
Malang
Pusat II: Surabaya - yang beorientasi kurikuler ke IKIP Negeri
Surabaya
Pusat III: Madiun - yang berorientasi kurikuler pada IKIP Negeri
Malang dan Surabaya
Kepesatan perkembangan IKIP PGRI pada perjalanannya
tidak dapat berjalan lama. Yang diakibatkan oleh perkembangan
politik Indonesia yang tidak menguntungkan PGRI. Praktis sejak
1966 di Malang tidak ada IKIP PGRI lagi.
Kelahiran Kembali IKIP PGRI Malang
Setelah kurang lebih 9,5 tahun di IKIP PGRI Malang tidak
ada perkuliahan, kemudian atas prakarsa anggota cabang PGRI
Malang II waktu itu, yakni Drs. H. Soenarto Dd., S.H., M.Si., Drs.
H. Moch. Amir Soetedjo, S.H, M.Pd., dan Dr. Hadi Sriwiyana,
M.M. dirintis lagi Pendidikan IKIP PGRI dengan penasehat Bapak
A. Radjab. Maka pada tanggal 20 Mei 1975 diresmikan lagi
berdirinya IKIP PGRI Malang yang kemudian menjadi cikal bakal
pendirian Universitas Kanjuruhan Malang. Pada perkembangannya,

6
terbit ketentuan pemerintah yang mengharuskan setiap perguruan
tinggi memiliki yayasan pendiri di tempat pelaksanaan kuliahnya.
Untuk menindaklanjuti ketentuan ini, maka pada tahun 1985 IKIP
PGRI Malang berdiri dengan rektornya Drs. H. Soenarto, Dd. S.H.,
M.Si. Sebagai Konsultan akademis ditunjuk dosen IKIP Negeri
Bpk. Drs. Soedarsono. Kemudian, karena kepindahannya ke
Jakarta kedudukannya diserahkan kepada Bpk. Drs. F.I. Sukarman,
M.Pd., sedangkan Bapak Drs. H. Moch. Amir Sutedjo, S.H., M.Pd.
sebagai pembantu rektor, dan Dr. Hadi Sriwiyana, M.M. sebagai
Dekan Fakultas Ekonomi.
Pengelolaan dan penyelenggaraan IKIP PGRI Malang
dilaksanakan dengan prinsip:
kooperatif, kolektif, dan kekeluargaan dengan dilandasi kemitraan
swasta dan negeriinovatif, flexible, dan Hard workingmengikuti
ketentuan-ketentuan pemerintah
Ketiga prinsip dasar tersebut memberikan ”survivalvalue”
(nilai bertahan hidup), terutama untuk menggapai apa yang
dikatakan Edgar Faure sebagai
“EducationforTodayandTomorrow”. Sungguh pengalaman
manajemen keuangan (financialintelligence)
fromnothingtosomething diperoleh dari masa lalu. Berkat rahmat
Allah yang maha kuasa dan dengan dilandasi sikap mental positif
untuk berprestasi di bidang pendidikan (The
NeedforEducationAchievement), maka akhirnya berhasil
diwujudkan berdirinya Universitas Kanjuruhan Malang yang
megah dan lengkap fasilitasnya.
Latar belakang pengalaman yang panjang telah memberikan
fondasi yang kuat dalam menciptakan tradisi keilmuan di
perguruan tinggi, yakni pendidikan, penelitian, dan pengab-dian
pada masyarakat. Hal itu telah terbukti dari kepercayaan selama
lebih kurang tiga puluh tahun yang diberikan pemerintah dan
masyarakat untuk menyelenggarakan pendidikan tinggi. Outputnya

7
 telah terbukti mampu berperan serta dalam memajukan iklim
pendidikan khu-susnya dan masyarakat pada umumnya. Dari
proses kelahirannya dapat dikatakan bahwa universitas Kanjuruhan
Malang merupakan per-guruan tinggi yang sudah lama berdiri,
memiliki usia matang, dan banyak pengalaman dalam penye-
lenggaraan pendidikan. Berbagai pengalaman tersebut menjadi
modal yang sangat berharga dalam penciptaan percepatan
pembelajaran (acceleratedlearning).
Saat ini Universitas Kanjuruhan Malang terus berbenah melengkapi diri
dengan berbagai fasilitas yang mampu mempercepat pembelajaran, baik itu
pembangunan fisik maupun nonfisik. Secara internal penciptaan iklim pendidikan
yang kondusif dan profesional dilakukan dengan membangun gedung-gedung
baru untuk perkantoran dan ruang perkuliahan, perpustakaan representatif yang
dilengkapi katalog dengan sistem komputerisasi, pemberian tugas belajar
padadosen untuk menempuh program magister dan doktor. Secara eksternal,
dilakukan dengan membangun sinergi kerja dengan berbagai lembaga, baik
lembaga swasta seperti industri, perbankan, perhotelan, dan lain-lain maupun
lembaga pemerintahan.
Setelah menjadi Universitas Kanjuruhan Malang, obsesi ke depan yang
ingin direalisasikan yakni menjadi universitas yang mempunyai keunggulan
program yang mampu menjawab tantangan zaman dengan keunggulan tertentu,
misalnya twinning program, doubleprofession, entrepreneurship, dan e-learning.

8
 2.1.2 Struktur Organisasi Tempat PKL
STRUKTUR ORGANISASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

REKTOR

PPM

Senat Fakultas DEKAN

KPM WADEK

KAPRODI KAPRODI KAPRODI KAPRODI

SI TI PEN. MAT PEND. FIS

GKM GKM GKM GKM

DOSEN KA.LAB
2.1.3 Denah Lokasi Universitas Kanjuruhan Malang

10
2.2 Kajian Teori Produktif OTP
2.2.1 Teknologi Perkantoran

11
A. Pengertian Teknologi Perkantoran
Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat,
menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan mneyimpan
bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-
mesin. Oleh karena itu, perlu mengenal tentang jenis mesin untuk
keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunakannya.
B. Macam-macam Mesin Kantor
1. Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu mesin manual dan mesin
listrik.
2. Dilihat dari cara kerjannya, yaitu mesin mekanik dan mesin
elektronik.
3. Dilihat dari fungsi kerjanya, yaitu mesin pencatat, mesin
penghimpun, mesin pengolah, mesin untuk memperbanyak bahan,
mesin pengirim bahan, dnameisn penyimpan bahan keterangan.
C. Pengaruh Perkembangan Teknologi Perkantoran
Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh positif
dan negatif.
Berikut adalah pengaruh positif dari teknologi perkantoran:
1. Peningkatan mutu tenaga kerja.
2. Meningkatkan kedisiplinan kerja.
3. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja.
4. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai.
5. Mempercepat penyelesaian kerja.
6. Menyederhanakan prosedur kerja.
7. Meningkatkan mutu hasil kerja.
8. Mempertinggi jumlah hasil kerja.
9. Memperoleh keseragaman bentuk dari hasil pekerjaan.
10. Memenuhi standar mutu tertentu.

Sedangkan dampak negatif dari teknologi perkantoran adalah:

12
 1. Mengurangi penggunaan tenaga kerja yang berakibat menambah
pengangguran.
2. Kesulitan untuk menemukan tenaga kerja yang memiliki
keterampilan tertentu.
3. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada meisn.
4. Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai
yang lain.
5. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang
lainnya yang memerlukan biaya.

2.2.2 Korespondensi
Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan
secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling
berkirim surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi
dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang
dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan
oleh orang-orang atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
Adapun pengertian korespondensi menurut para ahli adalah:
a. Menurut Purwanto (2011:13), korespondensi adalah penyampaian
maksud melalui surat dari satu pihak kepihak lain dapat atas nama
jabatan dalam suatu perusahaan atau nama perorangan.
b. Menurut Priansa dan Garnida (2013:68), korespondensi adalah
komunikasi antara seorang pegawai dengan orang lain, antara pegawai
dengan instansi natau sebaliknya, antaralain stansi dengan instansi,
antara organisasi dengan organisasi dan sebagainya dengan
menggunakan surat sebagai media.
c. Menurut Sutrisno dan Renaldi (2014:123), korespondensi di artikan
sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat.
d. Menurut The Liang Gie(2014:18), korespondensi berasal dari kata
Correspondence (Inggris) atau Correspondence (Belanda) yang berarti

13
 suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait
yang dilakukan dengan saling berkirim surat.

2.2.3 Kearsipan
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan
dalam bentuk huruf, angka, atau gambaran yang mempunyai arti dan
tujuan yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila
diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat
menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan
dengan cepat dan mudah.
Adapun pengertian arsip menurut para ahli adalah:
1. Menurut R. Subroto, kearsipan adalah aktivitas penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan,
dan pemusnahan arsip.
2. Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989:12), kearsipan adalah kegiatan
pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan suatu
system tertentu, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat apa bila sewaktu-waktu
diperlukan.
3. Menurut Odgers (2005), kearsipan adalah manajemen arsip sebagai
proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta
arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
4. Menurut Charman (1998), kearsipan adalah proses yang menitik
beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan
pemusnahan dokumen apa bila tidak diperlukan.
5. Menurut Maulana (1974:18), kearsipan adalah suatu metode atau
cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan,
mempelihara arsip bagi individumaupunumumdenganmemakai
indeks yang sudahditentukan.

14
B. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan
Berikut adalah beberapa tujuan dari penyelenggaraan kearsipan:
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan
cepat dan tepat.
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dalam mencari arsip yang
dibutuhkan.
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6. Untuk menjaga kelestarian arsip.
C. Jenis-jenis Arsip
Berikut adalah jenis-jenis arsip:
1. Arsip berdasarkan bentuk fisiknya, yaitu arsip lembaran dan non
lembaran.
2. Arsip berdasarkan masalahnya, yaitu financialrecord,
inventoryrecord, personal record, salesrecord, dan
productionrecord.
3. Berdasarkan pemiliknya, yaitu arsip lembaga pemerintahan dan
arsip insansi swasta.
4. Berdasarkan sifatnya, yaitu arsip tidak penting, arsip biasa, arsip
penting, arsip sangat penting, dan arsip rahasia.
5. Berdasarkan fungsinya, yaitu arsip dinamis (arsip aktif, semi aktif,
dan inaktif) dan arsip statis.
D. Nilai Guna Arsip
Arsip memiliki nilai guna sebagai berikut:
1. Nilai penerangan, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan sebagai
bahan informasi.
2. Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau
alat bukti dalam peristiwa hukum.
3. Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu
kejadian.

15
 4. Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk
pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan.
5. Nilai guna, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang
keuangan.

2.2.4 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian

A. Pengertian Administrasi Kepegawaian
Administasi kepegawaian adalah segala macam bentuk kegiatan
atau aktivitas yang berhubungan dengan masalah pemakaian tenaga
kerja atau pegawai untuk mencapai tujuan.
Adapun pengertian administrasi kepegawaian menurut para ahli
adalah:
1. Menurut M. Manullang (2008:11), administrasi kepegawaian
adalah seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan
tenaga kerja untuk tercapainya tujuan yang telah ditentukan
terlebih dahulu dengan adanya kepuasan hati pada diri pegawai.
2. Menurut Handoko (2000:24), administrasi kepegawaian adalah
penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan pembinaan
sumber daya manusia untuk mencapai tujuan baik tujuan individu
ataupun organisasi.
3. Menurut Andrew f.Sikula (1990:11), administrasi kepegawaian
adalah penempatan orang-orang kedalam suatu perusahaan.
4. Menurut Felix A. Nigro (1963:36), administrasi kepegawaian
adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan
pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehinga dari tenaga kerja
itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang
maksimum.

B. Fungsi Administrasi Kepegawaian

Fungsi administrasi kepegawain dibagi menjadi dua, yaitu:

16
 1. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang berhubungan dengan
penggunaan pikiran, seperti: perencanaan, penegosiasian,
pengarahan, dan pengendalian.
2. Fungsi teknis, yaitu fungsi yang berkaitan tentang teknis atau
berbagai macam aktivitas yang berhubungan dengan penggunaan
fisik, misalnya: pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi,
pemeliharaan, maupun pemensiunan.
Adapun fungsi umum administrasi kepegawaian adalah:
1. Perencanaan pegawai
2. Pengorganisasian kepegawaian
3. Pengarahan pegawai
4. Pengendalian pegawai
2.2.5 Otomatisasi Tata Kelola Keuangan
A. Pengertian Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan adalah suatu upaya pengelolaan yang
mencakup semua aktivitas yang berhubungan dengan keuangan guna
mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi.
Adapunpengertianadministrasikeuanganmenurut The Liang Gie,
bahwa administrasi keuangan adalah perencanaan,penyediaan, dan
penggunaan uang dalam suatu perusahaan atau organisasi.
B. Fungsi Administrasi Keuangan
Fungsi administrasi keuangan secara umum adalah sebagai berikut:
1. Fungsi investasi, yaitu semua aktivitas pengelolaan dana ke dalam
aktiva-aktiva yang dipakai untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Fungsi mencari dana, yaitu fungsi untuk mencari modal untuk
membiayai semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi.
3. Fungsi pembelanjaan, yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan
penggunaan dana yang digunakan untuk membiayai seluruh
kegiatan.
4. Fungsi pembagian laba, yaitu kegiatan pembuatan dan penentuan
aturan dalam pembagian keuntungan hasil usaha.
C. Manfaat Administrasi Keuangan

17
 Secara umum, setidaknya ada tiga manfaat dari administrasi
keuangan, yaitu:
1. Pencatatan penerimaan dan pengeluaran suatu organisasi menjadi
lebih teratur.
2. Penggunaan dana organisasi menjadi lebih terkendali, lebih
terkoordinasi, dan lebih bermanfaat.
3. Dengan adanya administrasi keuangan maka potensi terjadinya
kekeliruan pembuatan laporan keuangan dapat diminimalisir.
D. Komponen Administrasi Keuangan
Dalam pelaksanaannya, administrasi keuangan terdiri dari beberapa
komponen, yaitu:
1. Perencanaan keuangan, yaitu semua kegiatan perencanaan
pemasukan dan pengeluaran keuangan dalam jangka waktu
tertentu.
2. Penganggaran keuangan, yaitu semua kegiatan yang berhubungan
dengan pemasukan, pengeluaran, dan kegiatan lainnya yang
direncanakan sebelumnya dan dibuat detail anggarannya.
3. Pengelolaan keuangan, yaitu penggunaan dana sedemikian rupa
yang bertujuan untuk memaksimalkan kinerja perusahaan.
4. Pencarian keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan
upaya pengadaan dana agar semua kegiatan perusahaan dapat
berjalan dengan baik.
5. Penyimpanan keuangan, yaitu aktivitas pengumpulan dana
perusahaan dan menyimpannya di tempat yang aman.
6. Pengendalian keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan
penilaian dan perbaikan sistem atau kinerja bagian keuangan pada
suatu perusahaan.
7. Pemeriksaan keuangan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan audit
internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya
pencegahan terjadinya penyimpangan.

2.2.6 Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

18
A. Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana
Pengertian sarana menurut KBBI adalah segala sesuatu yang
dapat digunakan sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan,
sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses.
Adapun pengertian sarana dan prasarana menurut para ahli yaitu:
1. Menurut Hamalik (1980:23), sarana dan prasarana adalah semua
bentuk yang dipakai orang untuk menyebar ide, sehingga ide
tersebut bias sampai pada penerima.
2. Moenir (1992:119), sarana dan prasarana adalah segala jenis
peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai
alat utama atau pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan dan juga
dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan
organisasi kerja.
Jadi, administrasi sarana dan prasarana adalah suatu bentuk
usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan perencanan,
pengadaansarana dan prasana dalam suatu instansiuntuk membantu
proses kerja.
B. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana
Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:
1. Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan
kebutuhan.
2. Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan
sarana dan prasarana.
3. Mampu menyediakan sarana dan prasarana yang siap pakai.
4. Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna,
dan daya hasil, baik secara preventif maupun represif secara
optimal.
5. Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana
dengan pertimbangan yang dapat dipertanggungjawabkan.
6. Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap
berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan.

19
 7. Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun
personel.
8. Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana
secara bertanggung jawab.
C. Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana
Fungsi manajemen dalam penyelenggaraan sarana dan prasarana yang
perlu memperoleh perhatian ialah:
1. Fungsi perencanaan
2. Fungsi kebutuhan dan penganggaran
3. Fungsi pengadaan
4. Fungsi penyaluran
5. Fungsi penggudangan
6. Fungsi inventarisasi
7. Fungsi penghapusan
2.2.7 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan
A. Pengertian Humas dan Keprotokolan
Humas adalah seni berkomunikasi dengan publik untuk
membangun saling pengertian dan membangun citra positif organisasi.
Adapun pengertian humas menurut para ahli adalah:
1. Menurut Scott M. Cultipdan Allen H. Center, humas adalah fungsi
manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijakan
dan tatacara organisasi dalam melayani kepentingan publik, dan
membuat perencanaan serta mendapatkan pengertian, pemahaman,
dan dukungan dari publik.
2. Menurut J C Seidel, humas adalah proses berkesinambungan dari
usaha-usaha manajemen untuk bias mendapatkan itikad baik dan
pengertian dari langganannya, pegawai dan public umum.
3. Menurut Cultip, Center, dan Broom, humas merupakan fungsi
manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan
yang baik dan bermanfaat antara organisasi dan public yang dapat
memberikan pengaruh terhadap kesuksesan dan kegagalan
organisasi tersebut.

20
 Protokol adalah seluruh yang mengatur pelaksanaan suatu
kegiatan baik dalam kedinasan atau kantor maupun masyarakat.
Sedangkan pengertian keprotokolan menurut UU No. 9 Tahun 2010
adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dalam aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tempat, tata upacara, dan
tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang
sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam pemerintahan
atau mayarakat.
B. Tujuan Humas dan Protokol
Berikut adalah tujuan dari humas:
1. Adanya penguatan dan perubahan kognisi, apeksi dan perilaku
komunikasinya.
2. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian.
3. Menjaga dan membentuk saling percaya.
4. Memelihara dan menciptakan kerjasama.

Sedangkan tujuan protokol adalah:

1. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat
pemerintah, perwakilan negara asing dan atau organisasi
internasional.
2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan
tertib.
3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.

C. Tugas Bagian Humas dan Protokol

Berikut adalah beberapa tugas humas dan protokol:
1. Melaksanakan dan mengkoordinasi kegaiatan dibidang informasi
kehumasan dan protokol yang meliputi pengumpulan informasi,
pemberitaan dan pembinaan radio siaran publik lokal serta
keprotokoleran.
2. Melaksanakan pembinaan dan pengendalian kegiatan pengumpulan
bahan pedoman dan petunjuk teknis.

21
 3. Melaksanakan koordinasi kebijakan dibidang informasi dan
kehumasan.
4. Melaksanakan penanggungjawaban pelayanan umum
penyelenggaraan pemerintah daerah agar tercapai iklim organisasi
yang mendukung.
5. Menyediakan dan memberikan informasi publik yang benar dan
akurat kepada masyarakat, media massa dan instan pers.
6. Melaksanakan pembinaan dalam rangka perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengembangan serta
pengendalian/evaluasi dalam rangka kegiatan pengumpulan
informasi.
7. Menyiapkan, mengolah dan menyimpan data elektronik serta
mengoperasikan komputer.
8. Menyimpan dan mengarsipkan dokumen kepegawaian termasuk
surat keputusan lain yang diberikan oleh asisten III sesuai dengan
tugas dan fungsinya.

2.3 Pekerjaan Di Tempat PKL

2.3.1 Pengenalan Alat-alat Di Tempat PKL
Pengenalan alat-alat yang digunakan di tempat PKL:
A. Sarana penyimpanan
1. Lemari Arsip

22
 Fungsi lemari arsip yaitu sebagai tempat yang di rekomendasikan
tentunya dalam menyimpan berbagai jenis arsip dandokumen.
2. Rak arsip

Fungsi rak arsip yaitu menyimpan arsip sehingga mudah dalam

pencarian arsip yang dibutuhkan.

B. Sarana pendukung
1. Fotokopi dan Printer

23
 Fungsi alat fotokopi yaitu untuk menduplikasi atau menggandakan
sebuah dokumen dalam waktu singkat. Sedangkan printer yaitu
untuk mencetak dokumen.

2. Perangkat komputer atau PC

Fungsi dari perangkat komputer yaitu untuk mengolah data

menurut prosedur yang telah dirumuskan untuk mempermudah
pekerjaan dan sebagai alat komunikasi serta digunakan untuk
hiburan.

3. Pesawat Telepon

24
 Fungsi dari pesawat telpon yaitu sebagai alat komunikasi untuk
memperlancar proses pekerjaan dalam kantor tersebut. Namun,
pada dasarnya telepon sendiri memiliki berbagai macam jenis yang
juga pasti fungsinya juga bermacam-macam.

2.3.2 Pelaksanaan Kegiatan PKL

25
2.3.2.1 Mengoperasikan Peralatan Komputer
Dalam mengoperasikan peralatan komputer ada beberapa hal yang
biasa saya lakukan, antara lain:
1. Mengetik Surat
Dalam kegiatan mengetik surat saya menggunakan
aplikasi Microsoft Office Word, yaitu perangkat lunak
pengolah kata andalan microsoft. Aplikasi ini diterbitkan pada
tahun 1983 dengan nama Multi-Toolword untuk Xenix,
Macintosh, SSO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows.

2. Entri Data
Dalam pekerjaan mengentri data saya menggunakan
aplikasi Microsoft Excel, yaitu sebuah program aplikasi lembar
kerja yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft
Corporation yang dapat dijalankan pada Microsoft Windows
dan Mac OS. Apliaksi ini merupakan bagian dari Microsoft
Office System.

Dalam hal ini saya biasanya mengentri data berupa laporan

keuangan

26
3. Scanning
Dalam proses scanning tentu menggunakan aplikasi
scanner, yaitu sebuah aplikasi yang digunakan untuk memindai
dokumen dan mengubah file menjadi bentuk PDF.
Dokumen yang pernah saya scann antara lain seperti Surat
Tugas, Surat Keputusan, dan dokumen lainnya.

4. Menggandakan dan mencetak dokumen

Dalam pekerjaan ini bisadapat membantu banyak pekerjaan
lain tentunya di lingkup area perkantoran, dengan
memanfaatkan perangkat Printer Multifungsi kita juga dapat
menggunakan fitur scanning dan juga fotocopy

2.3.2.2 Menerapkan Keterampilan Komunikasi Lisan

Keterampilan komunikasi lisan yang biasa kami terapkan dalam
kegaiatan PKL ini, yaitu kegiatan pelayanan terhadap tamu,
menerima telepon.

27
 1. Pelayanan terhadap tamu memang identik dengan jurusan
perkantoran. Di UNIKAMA ini kebanyakan mahasiswa yang
sering kami layani tentu menanyakan tentang informasi
mengenai proses perkuliahan , apalagi menjelang wisuda atau
siding semester , semakin banyak mahasiswa yang mengurus
berkas berkas terkait dengan menghubingi prodi masing
masing.
2. Menerima telepon juga biasa kami lakukan dan tentu dengan
mengikuti tata cara menerima telepon yang sesuai dengan
prosedur.

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

28
 Setelah melaksanakan kegiatan PKL INI, sangat banyak pengalaman
dan ilmu pengetahuan yang kami dapatkan. Jika di sekolah kami diajarkan
bermacam-macam teori kejujuran, maka ketika PKL, teori itu akan
digunakan sebagai dasar dalam melaksanakan suatu kegiatan.

29
DAFTAR PUSTAKA
1. http://Centerseni.blogspot.com
2. http://Administrasingajar.blogspot.com
3. https://Sharingkali.com
4. https://definisipengertian.net
5. https://adeayuandriani.blogspot.com
6. https://www.maxmanroe.com
7. http://Iriasah.blogspot.com
8. http://Pojokadministrasiperkantoran.blogspot.com
9. http://ziahh.blogspot.com
10. https://id.m.wikipedia.org
11. https://nextren.grid.id
12. https://hastagcampus.com
13. https://rumus.co.id
14. https://sharekuy.com
15. https://pengertiandefinisi.com
16. https://dosensosiologi.com
17. https://baa.unikama.ac.id/logo-resmi-unikama/
18. https://www.google.com/url?
sa=t&source=web&rct=j&url=https://unikama.ac.id/id/sejarah-
unikama/&ved=2ahUKEwirvbaXhu3oAhWH83MBHZ1CCPAQFjAAeg
QIAxAB&usg=AOvVaw127cM39mDdlzNeDqsr-iCC
19. https://www.google.com/url?
sa=i&source=web&cd=&ved=2ahUKEwjz4K2thu3oAhWg8XMBHTR7A
qMQjhx6BAgBEAI&url=https%3A%2F%2Fpcunikama.wordpress.com
%2F&psig=AOvVaw3LtozRhsnSazvxgbff0j8R&ust=1587130057422740
20. https://www.google.com/url?
sa=t&source=web&rct=j&url=https://unikama.ac.id/id/&ved=2ahUKEwjj
mNDBhu3oAhUn8HMBHQYQBH8QFjAMegQICRAD&usg=AOvVaw3
9AP1v-Uebc7GQQijQjyUd

30
Lampiran-lampiran

31