LAPORAN PKL

PRAKTIK KERJA LAPANGAN

PENGENALAN DUNIA KERJA / JOB ORIENTATION
(MASA PAMDEMI COVID-19)
DI PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI
Dianjukan Sebagai Syarat Untuk Mengikuti Sidang Presentasi PKL dan Uji
Kompotensi Tahun Pelajaran 2020/2021

Disusun oleh :
YASA MAULANA
NIS. 1920 10 238

PROGRAM KEAHLIAN :
OTOMATISASI DAN TATA KELOLA
PERKANTORAN

YAYASAN PENDIDIKAN AN – NAHL

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK ) AN–NAHL
Alamat : Jl. Cisalak – Desa Cipetir Kececamatan CIANJUR 43262
Tlp. (0263) 233001 E-mail : smkannahl@yahoo.com
 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN

Telah Dilaksanakan Praktik Kerja Lapangan

Mulai Tanggal 03 Januari 2021 s/d tanggal 07 Februari 2021

DI PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI

Nama : Yasa Maulana

NIS : 1920 10 238

Program Keahliam : Otomatisasi Dan Tata Kelola Perkantoran ( OTKP )

Ketua Program Keahlian, Pembimbing Instansi,

M. Ardian Fathurohman, S.T Agustina Wulandari, A. Md

Kepala Sekolah, Wakasek Hubin,

Imailda Rosa, S.T, M.Si Irman Sudian, S.Pd. ST

 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah hirobbil alamin, atas Rahmat Allah SWT. Pertama-tama

marilah kita panjatkan puji syukur kepada Allah SWT. Yang telah

memperkenankan penyusun Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini. Shalawat

serta salam dicurah limpahkan kepada jungjunan baginda tercinta Rosulullah

SAW. Rasa syukur penulis panjatkan atas kesempatan serta pengetahuan yang

dibekali kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik

Kerja Lapangan (PKL) ini pada tahun ajaran 2020/2021 ini dengan baik dan

lancar. Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini disusun secara khusus sebagai

bukti bahwa penulis telah melaksanakan dan menyelesaikan Praktik Kerja

Lapangan (PKL) di PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI, yang dilaksanakan

dimasa Pandemi Covid-19 dilakukan secara online melalui Aplikasi “ Zoom

Cloud Meetings ” selama enam minggu dari tanggal 03 Januari 2021 s/d tanggal

07 Februari 2021.

Dalam penyelesaian laporan ini juga merupakan atas dukungan, pengarahan

dan bimbingan dari semua pihak. Oleh karena itu, penulis ucapkan banyak terima

kasih kepada:

1. Bapak Dr. H. Yusuf Supiandi, MA. selaku Ketua Yayasan SMK AN-NAHL.

2. Ibu Imailda Rosa, ST., M.Si. selaku Kepala Sekolah SMK AN-NAHL.

3. Bapak Irman Sudian, S.Pd., ST. selaku Wakasek Hubin

4. Bapak Encep Sulaeman, S.Pd. selaku Wakasek Kesiswaan

5. Ibu Ami Garmi Kencana, S.Si selaku Wakasek Kurikulum.

6. Bapak M. Adrian Fathurohman,S.T. selaku Kaprog jurusan Otomatisasi Tata

Kelola Perkantoran (OTKP)

7. Ibu Deby Swargi, S.Pd. selaku Wali Kelas XI OTKP 2

8. Ibu Anisa Faoziah, S.I.Kom. selaku pembimbing di sekolah

9. Agustina Wulandari, A. Md. selaku pembimbing intansi PT. DUTA

CENDANA ADIMANDIRI

10. Serta seluruh rekan-rekan yang senantiasa memberikan semangat dan

dukungan dalam membuat laporan ini

Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini. Penulis akui penulis tidaklah

sempurna, apabila nantinya terdapat kekeliruan dalam penulisan laporan ini

penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dan

memotivasi. Semoga Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini. Dapat

memberikan banyak manfaat terutama bagi penulis umumnya untuk semua yang

membaca.

Cianjur, Januari 2021

Penulis
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN.................................................................ii

KATA PENGANTAR............................................................................................iii

DAFTAR ISI............................................................................................................v

DAFTAR GAMBAR............................................................................................viii

DAFTAR LAMPIRAN...........................................................................................ix

BAB 1 PENDAHULUAN.....................................................................................1

1.1 Latar belakang...........................................................................................1

1.2 Dasar Hukum.............................................................................................3

1.3 Tujuan dan Manfaat PKL..........................................................................5

1.3.1 Tujuan PKL........................................................................................5

1.3.2 Manfaat PKL......................................................................................6

1.4 Profil DU/DI/IP.........................................................................................7

1.4.1 Sejarah PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI...............................8

1.4.2 Visi dan Misi PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI.....................9

1.5 Struktur DU/DI/IP & Uraian Pekerjaan....................................................9

1.5.1 Struktur Organisasi PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI...........9

1.5.2 Uraian Pekerjaan PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI.............10

BAB 2 PROSES &HASIL BELAJAR DU/DI....................................................14

2.1 Waktu, Tempat dan Rekapitulasi Kegiatan.............................................14

2.1.1 Waktu dan Mekanisme Pelaksanaan PKL.......................................14

2.1.2 Realisasi Jadwal Kegiatan PKL.......................................................14

BAB 3 ANALISIS PEKERJAAN PERKANTORAN........................................17

3.1 PEKERJAAN MENGUMPULKAN DOKUMEN.................................17

3.1.1 Landasan Teori.................................................................................17

3.1.2 Proses Pelaksanaan Pekerjaan..........................................................21

3.1.3 Analisis.............................................................................................25

3.2 PEKERJAAN MENGGANDAKAN DOKUMEN.................................26

3.2.1 Landasan Teori.................................................................................26

3.2.2 Proses Pelaksanaan Pekerjaan..........................................................29

3.2.3 Analisis.............................................................................................30

3.3 PEKERJAAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT...................................31

3.3.1 Landasan Teori.................................................................................31

3.3.2 Proses Pelaksanaan Pekerjaan..........................................................31

3.3.3 Analisis.............................................................................................35

3.4 PEKERJAAN MENGGUNAKAN MEDIA...........................................36

3.4.1 Landasan Teori.................................................................................36

3.4.2 Proses Pelaksanaan Pekerjaan..........................................................39

 3.4.3 Analisis.............................................................................................40

3.5 Kesimpulan..............................................................................................40

3.6 Saran........................................................................................................41

3.6.1 Saran Untuk Intansi/Lembaga..........................................................41

3.6.2 Saran Untuk Sekolah........................................................................42

 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI.............................................7

Gambar 1.2 Struktur Organisasi..............................................................................9

3.1 buku Induk Dokumen.......................................................................................21

3.2 Dokumen..........................................................................................................23

Gambar 3.3 Mesin Fotocopy.................................................................................27

Gambar 3.4 Continuous form................................................................................27

Gambar 3.5 Scanner..............................................................................................28

Gambar 3.6 Printer................................................................................................28

Gambar 3.7 Faximile.............................................................................................29

Gambar 3.8 Lembar disposisi...............................................................................33

Gambar 3.9 Contoh Surat......................................................................................35

Gambar 3.10 Contoh Buku Agenda Keluar..........................................................35

Gambar 3.11 Alat komunikasi..............................................................................38

 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Rekap Kehadiran Peserta........................................................................40

 BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah kegiatan wajib bagi siswa Sekolah

Menengah Kejuruan (SMK) yaitu kegiatan belajar dengan objek dan tepat

langsung di Dunia Usaha/Dunia Industri. Dalam kurikulum 2013 (rev 2017)

pelaksanaan PKL selama 90 hari/12 minggu/3 bulan.

Proses pembelajaran di dunia kerja DUDI disebut dengan Praktik Kerja

Lapangan (PKL) untuk penerapan, pemantapan, dan peningkatan kompotensi.

Pelaksanaan PKL melibatkan praktisi ahli yang berpengalaman di bidangnya

melalui pembimbingan praktik.

Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah salah satu bentuk implementasi

secara sistematika dan sinkron antara program pendidikan di sekolah dengan

program penguasaan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan kerja secara

langsung didunia kerja untuk mencapai tingkat keahlian tertentu. Dengan adanya

Praktik Kerja Lapangan (PKL) dapat meningkatkan mutu dan relevansi

Pendidikan Menengah Atas yang dapat diarahkan untuk mengembangkan suatu

sistem yang baik antara dunia Pendidikan dengan Dunia Kerja.

Pandemi covid-19 yang melanda dunia sudah berjalan sembilan bulan

terakhir ini, berdampak terhadap perubahan aktivitas belajar mengajar. Tak

terkecuali di Negeri ini sejak pertengahan Maret 2020, aktivitas pembelajaran

daring (online learning) menjadi sebuah pilihan kementerian Pendidikan dan

kebudayaan untuk mencegah penyebaran covid-19 semakin meluas.

 Tujuan utama Pendidikan saat ini adalah menjamin keselamatan dan

kesehatan peserta didik dan para guru dari wabah covid-19. Berdasarkan Surat

Edaran Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 01 Tahun 2020 tanggal

18 Mei 2020 tentang pembelajaran praktik dan praktik kerja lapangan bagi peserta

didik sekolah menengah kejuruan tahun pelajaran 2019/2020 serta pelaksanaan uji

kompetensi bagi lulusan sekolah menengah kejuruan tahun pelajaran 2019/2020

menyatakan bahwa dimasa pandemi covid-19 ini sekolah dapat mengganti PKL

dengan beberapa pilihan tugas, yaitu :

1. Melaksanakan tugas-tugas berbasis proyek dan/atau pembelajaran

berbasis masalah dapat dilakukan bekerjasama dengan DU/DI dan/atau

dilakukan secara mandiri oleh sekolah;

2. Melaksanakan kegiatan kewirausahaan yang dilakukan oleh siswa baik

secara individu maupun kelompok kecil di bawah pengawasan guru

(dibuktikan dengan laporan kinerja dan portofolio usaha);

3. Mengikuti pengenalan dunia kerja/job orientation yang dilakukan

melalui kerjasama sekolah dan mitra DUDI.

Pandemi covid-19 saat ini khususnya di Kecamatan Cibeber terus

mengalami peningkatan dan saat ini dinyatakan dalam zona merah, menyebabkan

SMK AN-NAHL menetapkan di tahun 2020/2021 ini akan melaksanakan PKL

dengan cara peserta didik mengikuti pengenalan dunia kerja job orientation

melalui kerjasama sekolah dengan mitra DUDI. Pengenalan dunia kerja ini

dilakukan dengan metode daring.

1.2 Dasar Hukum

1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional

Pendidikan sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan

Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua

atas Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 tentang

Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan sebagaimana telah diubah

dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010

tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Pemerintah Nomor 17 tahun

2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 41 Tahun 2015 tentang

Pembangunan Sumber Daya industri.

5. Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2012 tentang Kerangka Kualifikasi

Nasional Indonesia (KKNI).

6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 2017 tentang

Penguatan Pendidikan Karakter.

7. Instruksi Presiden Nomor 9 Tahun 2016 tentang Revitalisasi Sekolah

Menengah Kejuruan dalam Rangka Peningkatan Kualitas dan Daya Saing

Sumber Daya Manusia Indonesia.

8. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 03/M-IND/PER/1/2017 tentang

Pedoman Pembinaan dan Pengembangan Sekolah Menengah Kejuruan

Berbasis Kompetensi yang Link and Match dengan Industri.

9. Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor 36 Tahun 2016 tentang

Penyelenggaraan Pemagangan di dalam Negeri.

10. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 20 Tahun 2016

tentang Standar Kompetensi Lulusan Pendidikan Menengah Kejuruan.

11. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 21 Tahun 2016

tentang Standar Isi Pendidikan Menengah Kejuruan.

12. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 22 tahun 2016

tentang Standar Proses Pendidikan Menengah Kejuruan.

13. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 23 tahun 2016

tentang Standar Penilaian Pendidikan Menengah Kejuruan.

14. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 60 Tahun 2014

tentang Kurikulum 2013 Sekolah Menengah Kejuruan/Madrasah Aliyah

Kejuruan.

15. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

Kemendikbud Nomor 4678/D/KEP/MK/2016 tentang Spektrum Keahlian

Pendidikan Menengah Kejuruan.

16. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

Kemendikbud nomor 130/D/KEP/KR/2017 tentang Struktur Kurikulum

Pendidikan Menengah Kejuruan.

 17. Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4 tahun 2020

tentang Pelaksanaan Kebijaksanaan Pendidikan dalam Masa Darurat

Penyebaran Coronavirus Disease (Covid19).

18. Surat Edaran Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan nomor 01 Tahun

2020 tanggal 18 Mei 2020 tentang pembelajaran praktik dan praktik kerja

lapangan bagi peserta didik sekolah menengah kejuruan tahun pelajaran

2019/2020 serta pelaksanaan uji kompetensi bagi lulusan sekolah

menengah kejuruan tahun pelajaran 2019/2020.

1.3 Tujuan dan Manfaat PKL

1.3.1 Tujuan PKL

Program PKL disusun bersama antara SMK dan DU/DI yang menjadi

institusi/industri Pasangan (IP) dalam pelaksanaan PKL untuk memenuhi

kebutuhan peserta didik sebagai peserta PKL, sekaligus merupakan

wahana berkontribusi bagi DU/DI terhadap upaya peningkatan kualitas

pendidikan di SMK. Tujuan PKL antara lain sebagai berikut :

1. Memberikan pengalaman bagi peserta didik untuk dapat mengenal

dunia kerja langsung (real) dari para ahli yang merupakan pekerjaan

di Dunia Usaha/Dunia Industri dalam rangka menanamkan

(internalize) iklim kerja positif yang berorientasi pada peduli mutu

proses dan hasil kerja.

2. Memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk membangun dan

mengembangkan kepribadiannya yang berkarakter sesuai dengan

 nilai-nilai positif yang tumbuh dan diperlukan oleh masyarakat,

khususnya di dunia kerja yang ditekuni.

3. Menanamkan etos kerja yang tinggi bagi peserta didik untuk

memasuki dunia kerja sesuai tuntutan pasar kerja global.

4. Memenuhi hal-hal yang belum dipenuhi di sekolah agar mencapai

keutuhan standar kompetensi lulusan.

5. Mengaktualisasikan salah satu bentuk aktivitas dalam

penyelenggaraan Model Pendidikan Sistem Ganda (PSG) antara SMK

dan institusi pasangan yang memadukan secara sistematis dan

sistemik program pendidikan di sekolah (SMK) dan program pelatihan

penguasaan keahlian di dunia kerja (DU/DI).

1.3.2 Manfaat PKL

1. Manfaat bagi sekolah

a) Terjalinnya hubungan kerjasama yang saling menguntungkan

antara sekolah dengan dunia kerja (DU/DI).

b) Meningkatkan kualitas lulusan melalui pengalaman kerja langsung

selama PKL.

c) Meningkatkan relevansi dan efektivitas program sekolah melalui

sinkronisasi kurikulum, proses pembelajaran, teaching factory, dan

pengembangan sarana dan prasarana praktik berdasarkan hasil

pengamatan di tempat PKL.

d) Merealisasikan program penguatan pendidikan karakter berbasis

masyarakat secara terencana dan implementatif, khususnya nilai-

 nilai karakter budaya industri sebagai salah satu bentuk

implementasi Peraturan Presiden Nomor 87 Tahun 2017 tentang

peningkatan Pendidikan Karakter.

e) Meningkatkan kualitas lulusan.

2. Manfaat bagi dunia kerja

a) Dunia kerja (DU/DI) lebih dikenal oleh masyarakat, khususnya

masyarakat sekolah sehingga dapat wahana dalam promosi produk.

b) Adanya masukan yang positif dan konstitutif dari SMK untuk

pengembangan (DUDI).

c) Dunia kerja (DU/DI) dapat mengembangkan proses dan atau

produk melalui optimalisasi peserta PKL.

d) Mendapatkan calon tenaga kerja yang berkualitas sesuai dengan

kebutuhannya.

e) Meningkatkan Citra positif (DU/DI) karena dapat berkontribusi

terhadap dunia pendidikan sebagai implementasi dari Instruksi

Presiden Nomor 9 Tahun 2016.

1.4 Profil DU/DI/IP

Gambar 1.1 PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI

1.4.1 Sejarah PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI

PT Duta Cendana Adimandiri adalah Dealer Resmi Suzuki

Indonesia yang berpengalaman sejak tahun 2010. Berlokasi di 4 lokasi

strategis yaitu Bogor, Cianjur, Depok dan Bekasi. Pada tanggal 5 Februari

2013, merupakan kali ke 3 dari 4 tahun BCA berdiri, diatur dalam sebuah

sistem Balance Score Card yang diukur secara nominal, Balance Score

Cardini (BSC) mengukur Dealer dalam 3 aspek diantara lain : Sales unit,

operasional, standard pelayanan dan kepuasan pelanggan. Secara rata-rata

penilaian DCA adalah diatas rata-rata. DCA berkomitmen untuk selalu

berinovasi, memberikan pelayanan terbaik untuk konsumennya, dan akan

selalu menjaga citra baik Suzuki di tanah air Indonesia. Suzuki bukan

hanya merek otomotif, Suzuki adalah way of the life!

Korporasi " S " logo dari Suzuki diperkenalkan pada tahun 1954

dan setelah berdiri ujian waktu selama lebih dari lima dekade, tetapi salah

satu logo yang paling ikonik dan mengesahkan yang pernah dibuat. Ini

memainkan peran penting dalam sejarah merek yang sukses, melayani

sebagai tanda visual yang kuat kompetensi dan kecemerlangan perusahaan.

Suzuki Way Of The Life bukan sekedar kata-kata tanpa makna untuk

pemerintah logo pada brand otomotifini, bukan pula sekedar strategi

komersial atau untuk kepentingan tutorial semata. Namun makna

sebenarnya jauh lebih mendalam dan menyirat kesungguhan serta

keseriusan Suzuki dalam memberikan hanya yang terbaik dan paling

unggul untuk menjadi bagian penting dalam jalan hidup seluruh konsumen
 setianya. logo Suzuki adalah contoh utama dari desain yang sangat

sederhana bersih namun visual, Menarik dan berwibawa.

makna warna pada logo Suzuki:

warna merah: Semangat tekad dan vitalitas.

warna biru : Menggambarkan kekuatan dan harmonis.

1.4.2 Visi dan Misi PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI

Visi PT. Duta Cendana Adimandiri

Menjadi Dealer Suzuki No. 1 di Indonesia dengan praktik usaha dan

pelayanan Yang bertaraf internasional.

Misi PT. Duta Cendana Adimandiri

Menjadi sebuah Dealer Suzuki yang membuahkan profit dan dimanage

secara profesional bagi stekeholders ( Pelanggan, Karyawan, Supplier,

Pemegang Saham, Pemerintah, Malasyarakat

1.5 Struktur DU/DI/IP & Uraian Pekerjaan

1.5.1 Struktur Organisasi PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI

Gambar 1.2 Struktur Organisasi

1.5.2 Uraian Pekerjaan PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI

1. Johny Sopandi ( Owner )

Uraian pekerjaan : Pimpinan Perusahaan

2. Rubby Saputra ( Branch Manager )

Uraian pekerjaan :

a. Pimpinan cabang

b. Mengawasi opersional Cabang

c. Perekrutan staff

d. Dan lain-lain

3. Anggarini Amithawardhani ( Sales Manager )

Uraian pekerjaan : Pimpinan satu atasan perusahaan

4. Meli Lediawati, Rosse Rosmiaty ( Sales Counter )

Uraian pekerjaan : Bertanggungjawab penuh terhadap target penjualan

yang telah ditetapkan Perusahaan

5. Yulius Supardi, Hade Wibawa, Hendrik Setiawan ( Sales Head )

Uraian pekerjaan : Bertanggungjawab mengarahkan dan menggerakan

masing-masing rencana aktifitas untuk mencapai target

6. Yudhi Kurniawan, Tri Bhakti Sampoerna, Sutryono, Santi Novianty,

Saleh Madani, Saepul Amri, Risky Agung P, Irvan Z M, Iqbal Aulia

Rahman, Intan Lestari, Hermawan, Dedi Sobandi Dan lain-lain ( Sales

Person )

Uraian pekerjaan : Menjual produk dan barang atau layanan kepada

pembeli
7. Ganda Mulyadi ( Service Manager )

Uraian pekerjaan :

a. Bertanggungjawab atas pendapatan dan keuntungan ( Profit ) divisi

service

b. Mengawasi Problem-problem service dari awal sampai akhir

c. Menjaga kepuasan customer service

8. Agustina Wulandari ( Administrasi Head Service )

Uraian pekerjaan : Mengelola semua kegiatan administrasi service

9. R. Puty Kemala Dewi ( Service Relation Office )

Uraian pekerjaan : Melayani pelanggan dengan memberikan informasi

produk dan bertindak sebagai penghubung antara pelanggan dan

perusahaan, membantu keluhan, pesanan, kesalahan, pertanyaan akun,

tagihan, pembatalan dan pertanyaan lainnya, dan penyelesaian masalah

produk dan layanan.

10. Denny Suganda, Komarudin ( Service Advisor )

Uraian pekerjaan : Bertanggungjawab melayani kebutuhan pelanggan

yang datang dan keluar bengkel dengan mendengarkan, Menganalisis

dan menjelaskan tentang kerusakan kendaraan

11. Tjen-Tjen ( Sparepart Supervisor )

Uraian pekerjaan : Bertanggungjawab atas semua yang berhubungan

dengan sparepart

12. Erna Deviana ( Staff Sparepart )

Uraian pekerjaan :
 a. Membuat laporan sparepart

b. Bertanggungjawab terhadap barang sparepart di gudang sparepart

13. Yadi Haryadi ( Foreman )

Uraian pekerjaan :

a. Kepala regu mekanik

b. Membuat mendistribusikan pekerjaan pada mekanik

c. Memastikan mekanik mengerjakan perbaikan sesuai SPK ( surat

perintah kerja )

14. Wildan Cahyadi, Tomi Dwiardianto, M Irfan Fardiansyah, Juwadi,

Iman Hilman, Riki Rizky ( Tekhnisi/Mekanik )

Uraian pekerjaan : Mengerjakan perbaikan perawatan kendaraan sesuai

perintah dalam PSK

15. Deden Guswandi ( P2K)

Uraian pekerjaan :

a. Petugas pengatur kendaraan

b. Bertugas mengatur alur kendaraan dari awal masuk sampai selesai

pengerjakan service

16. Budi Tanujaya ( Administration Head Unit )

Uraian pekerjaan : Mengelola semua kegiatan administrasi unit

17. Nurul Rahman ( Customer Relation Officer )

18. Linda Handayani ( Kasir )

Uraian pekerjaan : Bertanggungjawab dan focus terhadap penanganan

keuangan.
19. Agus Sudrajat ( Administrasi Unit )

Uraian pekerjaan : Bertanggungjawab terhadap stock unit dan

perlengkapannya

20. Euis Asiah ( STNK & BPKB Admin )

Uraian pekerjaan : Bertugas pengajuan faktur sampai menjadi BPKB

21. Yopi Budiansyah, Dede Ahmad Sopandi ( Office Boy )

Uraian pekerjaan :

a. Menjaga Kebersihan dan Kerapihan perlengkapan kantor

b. Sering juga membantu bagian office agar pekerjaannya lebih cepat

dan mudah

22. Sugandi, Dede Iskandar, Asep Somantri ( Security )

Uraian pekerjaan : Bertanggungjawab menjaga keamanan sekitar

kantor.
 BAB 2 PROSES &HASIL BELAJAR DU/DI

2.1 Waktu, Tempat dan Rekapitulasi Kegiatan

2.1.1 Waktu dan Mekanisme Pelaksanaan PKL

Pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Lapangan ( PKL ) untuk

jurusan Otomatisasi & Tata Kelola Perkantoran, Mulai dilaksanakan

dari tanggal 03 Januari 2021 sampai dengan tanggal 07 Februari 2021,

Pelaksanaanya kegiatan Praktik Kerja Lapangan ( PKL ) Dimasa

Pandemi Covid-19 dilakukan secara online melalui Aplikasi “ Zoom

Cloud Meetings ” dengan PT. DUTA CENDANA ANIMANDIRI,

Praktik Kerja Lapangan ( PKL ) Di laksanakan setiap satu minggu

sekali dengan lama pertemuan 2JP ( 1JP = 45 Menit ).

2.1.2 Realisasi Jadwal Kegiatan PKL

N Pertemuan Hari/ Durasi KD Indikator Tujuan Catatan

O Daring Tanggal ( JP ) Pencapaian Pembelajaran Topik Yang disampaikan
1JP= Kompetensi
45’’
1. Pertemuan Minggu 2JP Profil Menjelaskan Peserta didik PT. DUTA CENDANA
Ke-1 , 3 Prusahaa sejarah dapat ADIMANDIRI
Januari n perusahaan mengetahui Merupakan dealer suzuki
2021 sejarah resmi Indonesia yang
perusahaan berdiri sejak 2010.
tempat bekerja Berlokasi di daerah
narasumber Bogor, Cianjur, Depok
Menjelaskan Peserta didik dan Bekasi.
struktur dapat Visi dari DCA adalah
perusahaan memahami menjadi dealer NO.1 di
struktutr Indonesia dengan praktek
perusahaan usaha dan pelayanan
bertarif Internasional.
Menjelaskan Peserta didik Misi dari DCA adalah
Tupoksi dapat menjadi sebuah dealer
menjelaskan Suzuki yang
tugas pokok membuahkan profit dan
dimanage secara
 dan fungsi dari profesional bagi
masing- Stekeholders.
masing bagian
pada struktur
perusahaan
2. Pertemuan Sabtu, 2JP Pretest Memahami Peserta didik Pengumpulan dokumen
Ke-2 9 kemampuan dapat merupakan salah satu
Januari awal peserta mengetahui kegiatan administrasi,
2021 didik kemampuanny tujuan pengumpulan
a pada materi dokumen sendiri adalah
materi akan di sebagai memperoleh
pelajari adanya informasi
selama PKL pengetahuan, Keterangan
dengan baik dan bukti adapun jenis-
dan benar jenis dokumen
Mengum Memahami Peserta didik berdasarkan
pulkan prosedur dapat kepentingannya,
dokumen pengumpula memahami berdasarkan bentuk fisik,
n dokumen prosedur berdasarkan fisik dan
pengumpulan kepentingan nya ada
beberapa macam
Kemudian untuk jenis-
jenis dokumen kantor
adalah formulir surat, dan
laporan.
Tahap pencatatan
dokumen, dokumen yang
telah dikumpulkan harus
dicatat kedalam buku
induk dokumen atau bisa
menggunakan
komputerisasi.
3. Pertemuan Minggu 2JP Mendistr Memahami Peserta didik Pendistribusian surat
Ke-3 , 17 ibusikan prosedur dapat merupakan kegiatan
Januari surat/dok mendistribus memahami dalam mengirim surat-
2021 umen ikan prosedur surat baik dalam
surat/dokum mendistribusik lingkungan intern
en an maupun Ektern dengan
surat/dokumen menggunakan buku
dengan baik ekspedisi.
dan benar Tujuan pendistribusian
surat yaituuntuk untuk
memudahkan pencarian
kembali surat atau arsip
yang masuk dan keluar
pada bagian kearsipan.
Adapun tahapannya yang
akan di lampirkan di
bagian isi laporan.

4. Pertemuan Minggu 2JP Menggan Memahami Peserta didik Penggandaan dokumen

Ke-4 , 24 dakan prosedur dapat diartikan sebagai usaha
Januari dokumen penggandaan memahami memperbanyak atau
2021 dokumen prosedur melipatkan beberapa kali
 penggandaan dokumen.
dokumen Suatu perbuatan
dengan baik mengadakan atau
dan benar memperbanyak dokumen
sesuai dengan kebutuhan
dengan menggunakan alat
pengadaan sehingga
diperoleh hasil yang sama
dengan dokumen aslinya.
Adapun alat-alat yang
dapat menggandakan
dokumen adalah Mesin
fotocopy, Continous
form, Scanner, Printer
dan Faximile.
5. Pertemuan Minggu 2JP Menggun Memahami Peserta didik Media komunikasi adalah
Ke-4 ,31 akan prosedur dapat sarana yang dipakai untuk
Januari media menggunaka memahami memproduksi,
2021 komunik n media prosedur mereproduksi,
asi komunikasi menggunakan mendistribusikan atau
media menyebarkan dan juga
komunikasi menyampaikan informasi.
dengan baik Fungsi media komunikasi
dan benar yaitu Fungsi Efektivitas
Fungsi Efisien Fungsi
Konkrit Fungsi Motivasi
Media komunikasi dibagi
menjadi dua yaitu media
komunikasi eksternal dan
media komunikasi
internal.
6. Pertemuan Minggu 2JP Evaluasi Mengetahui Peserta didik Evaluasi kegiatan PKL
Ke-6 , 7 akhir/ perkembang dapat dan mengulas kembali
Februar posttest an peserta mengetahui KD yang sudah di bahas
i 2021 didik setelah perkembangan dengan sekilas.
mengikuti kemampuanny
PKL a setelah
mengikuti
PKL dengan
baik dan benar
 BAB 3 ANALISIS PEKERJAAN PERKANTORAN

3.1 PEKERJAAN MENGUMPULKAN DOKUMEN

3.1.1 Landasan Teori

BEBERAPA PENGERTIAN DOKUMEN

1. Dokumen secara harfiah bisa diartikan sebagai sesuatu yang tertulis

atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-

keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau

untuk disebarkan.

2. Secara fisik dalam dunia ekonomi praktis, dokumen adalah surat

penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang

berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan.

Secara lebih luas, semua data-data yang dikumpulkan baik secara

digital, lisan, maupun tertulis bisa dikategorikan sebagai dokumen.

3. Dalam Kamus Kepegawaian Dokumen dapat diartikan sebagai

semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak. Dan

segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan terpilih

untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.

TUJUAN PENGUMPULAN DOKUMEN

` Tujuan dari kegiatan sebuah dokumentasi adalah sebagai

memperoleh adanya informasi, pengetahuan, keterangan, dan Bukti.

MANFAAT PENGUMPALAN DOKUMEN

Manfaat dokumentasi adalah untuk menyediakan informasi terkait

isi dokumen untuk penggunanya, alat bukti dan data akurat terkait

keterangan dokumen, melindungi dan menyimpan fisik

isi dokumen tersebut, dan juga menghindari adanya kerusakan dokumen

JENIS-JENIS DOKUMEN

1. Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisik;

a. Dokumen literal: Contohnya buku, majalah dan film.

b. Dokumen korporal:. Contohnya arca, pakaian adat, patung, uang

kuno, keris.

c. Dokumen privat: Contohnya surat dinas, surat berharga, surat

niaga, surat tanda bukti dan laporan.

2. Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya;

a. Dokumen pribadi: Contohnya KTP, ijazah, akta lahir, paspor)

b. Dokumen niaga: Contohnyacek, packing list,faktur, kwitansi,

surat jalan

c. Dokumen sejarah: Contoh: fosil, rekaman film perjuangan,

autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi

 d. Dokumen pemerintah:. Contohnya Keputusan Presiden,

Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan

perjanjian kerjasama antar Negara.

JENIS-JENIS DOKUMEN KANTOR

1. Formulir

Formulir adalah sehelai kertas, tipis/tebal yang dicetak

dandipergunakan untuk mengumpulkan atau menyampaikan atau

merekam informasi, misalnya KTP, Sertifikat, Ijasah, blanko isian

data dan sebagainya.

2. Surat

Surat adalah sehelai kertas yang ditulis atas nama pribadi

penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang

ditujukan kepada pihak tertentu dan memuat suatu bahan

komunikasi Contoh: Surat lamaran, surat undangan,surat

penawaran barang dan sebagainya.

3. Laporan

Laporan adalah setiap tulisan yang berisi bahan informasi

yang diperoleh dari hasil pengolahan data atau hasil suatu

penelitian, penyelidikan atau riset terhadap suatu masalah.

Misalnya laporan pelaksanaan ujian nasional, laporan hasil

kunjungan industri, laporan keuangan dan sebagainya.

 PENCATATAN DOKUMEN

Dokumen yang telah dikumpulkan harus dicatat ke dalam buku

induk dokumen atau sekarang sudah bisa memakai sistem

komputerisasi memakai berbagai aplikasi system komputer

(ms.word,ms.excel,dsb). Di dalam sebaiknya terdiri dari kolom-kolom

yang isinya sebagai berikut (Contoh pencatatan dokumen divisi

service)

● No. Urut 

● Tanggal Pencatatan 

● SPK (Surat Perintah Kerja) 

● Nama SA (Service Advisor)

● No Rangka/Mesin

● No.Buku Service

● Plat Nomor

● Type Pekerjaan

● Jasa Perbaikan

● Sparepart

● Total Pembayaran

● Dll
 CONTOH PENCATATAN PENGUMPULAN DOKUMEN

3.3 buku Induk Dokumen

3.1.2 Proses Pelaksanaan Pekerjaan

Proses pelaksanaan pekerjaan mengumpulkan dokumen di PT.

DUTA CENDANA ADIMANDIRI sedikit berbeda dengan

perusahaan lain seperti dalam sistem pengarsipan yang dilakukan

secara masing-masing. Kebanyakan dokumen yang diterima oleh

perusahaan adalah dokumen yang berbentuk perbaikan kendaraan dari

konsumen, Proses pengumpulan dokumennya yaitu;

1. SA (Service Advisor) memberikan atau mengumpulkan dokumen

sesuai tujuan dokumen tersebut.

2. Kemudian dokumen yang telah diterima oleh masing-masing

tujuan, dokumen tersebut dicatat kedalam buku induk dokumen.

Dan biasanya perusahaan lebih sering menggunakan pencatatanya

dengan sistem komputerisasi.

3. Setelah dilakukan pencatatan dokumen tersebut di arsipkan oleh

masing-masing penerima dokumen, dengan sistem pengarsipan

sesuai kebutuhan dan kebanyakan lebih menggunakan sistem

komputerisasi.

4. Selain dokumen yang diarsipkan, ada beberapa dokumen yang

langsung dikirim ke pusat untuk di (KLAIM) Seperti kupon.

Namun pada dasarnya proses pengumpulan dokumen yang paling

tepat adalah Ada beberapa tahapan dalam kegiatan dokumentasi atau

pengumpulan dokumen dalam administrasi perkantoran, yang

meliputi: ( https://www.porosilmu.com/2015/06/memahami-proses-

kegiatan-dokumentasi.html ).

a. Mencari dan mengumpulkan dokumen bertujuan untuk

memperoleh dokumen yang dapat dijadikan sebagai bahan

dokumentasi, baik dokumen korporal, dokumen literal maupun

dokumen privat. Mengumpulkan dapat dilakukan dengan cara

menerima informasi, memberi informasi, tukar menukar informasi,

berlangganan dan membeli dokumen.

b. Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen. Dokumen yang

telah dikumpulkan harus dicatat ke dalam buku induk dokumen. Di

dalam buku induk dokumen sesuai kebutuhan perusahaan.

 3.4 Dokumen

c. Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi Langkah-langkah

yang harus dilakukan dalam mengolah dokumen meliputi :

1. Memilih dokumen yang akan dijadikan sebagai bahan

dokumentasi

2. Mengkaji, melengkapi, dan mempelajari isi dari dokumen

3. Membuat ringkasan, abstrak atau terjemahan dari dokumen

4. Menetapkan dokumen yang sudah selesai sebagai bahan

dokumentasi

5. Menggolongkan ke dalam klasifikasi tertentu

6. Menyebarluaskan dan menggandakan sesuai sengan kebutuhan

dokumentasi

d. Mereproduksi dokumen Mereproduksi dokumen merupakan

aktifitas menggandakan dokumen yang telah diolah sesuai dengan

kebutuhan pengguna. Hal ini misalnya ringkasan, terjemahan,

abstrak dan sebagainya.

e. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen. Bagian dokumentasi

harus dapat menyajikan informasi yang tepat sesuai dengan

kebutuhan pemakai. Sedangkan pada penyebarluasan dokumen,

dapat dilakukan dengan dua cara yaitu distribusi aktif dan distribusi

pasif. Distribusi aktif dilakukan secara terus menerus sebagai

pekerjaan rutin, sedangkan pada distribusi pasif berdasarkan pada

permintaan pihak yang memerlukan saja.

f. Menyimpan dan memelihara dokumen Menyimpan dan

memelihara dokumen menjadi tanggung jawab beberapa pihal.

Dalam penyimpanan dokumen corporal, hal ini merupakan

tanggung jawab bidang permuseuman. Pada dokumen literal

menjadi tanggung jawab bidang perpustakaan. Sedangkan pada

dokumen privat menjadi tanggung jawab bidang kearsipan. 

Penyimpanan dokumen dapat dilakukan dengan dua cara, yakni;

1. Menyimpan fisik dokumen yang artinya wujud dokumen itu

sendiri yang disimpan

2. Menyimpan informasi dokumen artinya yang disimpan hanya

berupa isi atau keterangan dari dokumen tersebut.

Untuk dokumen yang berwujud surat-surat dan warkat disimpan

menurut sistem kearsipan yaitu sistem abjad, masalah, wilayah,

 tanggal dan nomor.  Dalam penyimpanan dokumen tak tercetak

dapat dilakukan dengan menggunakan film, microfilm, slide, pita

kaset, video kaset dan piringan hitam.

3.1.3 Analisis

Proses pelaksanaan pekerjaan mengumpulkan dokumen di PT.

DUTA CENDANA ADIMANDIRI sering terjadi beberapa hambatan.

Hambatan yang terjadi yaitu bagian SA ( Service Advisor ) Tidak

memasukan dokumen untuk di kumpulkan. Yang menyebabkan

masalah pada saat penyusunan laporan bulanan perusahaan. Oleh

karena itu, solusi yang dapat dilakukan salah satunya adalah

mengantisipasi service advisor agar tidak lupa mengumpulkan

dokumennya dengan selalu mengingatkan dan menagih dokumen

tersebut.

3.2 PEKERJAAN MENGGANDAKAN DOKUMEN

3.2.1 Landasan Teori

Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau

melipatkan beberapa kali dokumen. Suatu perbuatan menggandakan

atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan

menggunakan alat pengganda sehingga diperoleh hasil yang sama

dengan dokumen aslinya.

Fungsi dari penggandaan dalam suatu kantor, antara lain;

1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk

pimpinan demi kelancaran tugas rutin.

2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-

bagian lainnya  

3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan

atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan

4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan

pimpinan kepadanya

5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

ALAT PENGGANDAAN DOKUMEN;

1. Mesin Fotocopy 

Mesin fotocopy adalah sebuah mesin yang digunakan untuk

mencetak atau mengcopy suatu dokumen seperti buku, ijazah, ktp

dan dokumen lainnya.

 Gambar 3.5 Mesin Fotocopy

2. Continuous form

Continous from adalah jenis kertas multiply yang bisa

digunakan untuk mencetak langsung salinannya tanpa perlu repot

terlebih dahulu harus foto copy. Dari namanya saja sudah diketahui

jika memiliki tampilan bersambung. Kertas jenis ini cocok

digunakan pada printer dot matrix.

Gambar 3.6 Continuous form

3. Scanner

Scanner merupakan mesin pengganda dokumen, gambar

dan foto yang menghasilkan salinan yg baik dan hampir sama

seperti aslinya Penggunaan scanner ini umumnya bersamaan

dengan penggunaan komputer.

 Gambar 3.7 Scanner
4. Printer

Printer adalah sebuah perangkat untuk percetakan untuk

mengubah tulisan/gambar digital ke kertas fisik.

Gambar 3.8 Printer

5. Faximile

Faximile merupakan salah satu alat-alat kantor yang banyak

digunakan saat ini. Faximile biasanya digunakan sebagai alat

komunikasi dan juga dapat digunakan untuk meng-copy dan

menggandakan dokumen, berkas yg diperlukan.

 Gambar 3.9 Faximile

3.2.2 Proses Pelaksanaan Pekerjaan

Proses pelaksanaan pekerjaan menggandakan dokumen di PT.

DUTA CENDANA ADIMANDIRI menggunakan beberapa mesin

pengganda dokumen seperti mesin fotocopy, Continuous form,

scanner, Printer,faximile.

Penggunaan alat pengganda dokumen digunakan seperti biasa

sesuai langkah-langkah cara penggunaan mesin tersebut.

3.2.3 Analisis

Proses pelaksanaan pekerjaan menggandakan dokumen di PT.

DUTA CENDANA ADIMANDIRI menggunakan beberapa mesin

pengganda dokumen seperti mesin fotocopy, Continuous form,

scanner, Printer dan faximile.

Penggunaan alat-alat tesebut terdapat hambatan-hambatan yang

mengganggu pekerjaan atau berlangsungnya proses pekerjaan tersebut

seperti:
 1. Kerusakan pada alat penggandaan dokumen, solusinya perusahaan

harus segera diperbaiki secepat mungkin, agar pekerjaan tidak

terhambat.

2. Kehabisan tinta dan kertas pada alat pengganda yang menggunakan

tinta dan kertas solusinya adalah segera mengganti atau mengisi

ulang kembali tinta dan kertas pada mesin pengganda tersebut, agar

pekerjaan tidak terhambat.

3. Tidak adanya daya listrik atau sedang mati lampu, menjadi

hambatan karena alat penggandaan dokumen yang di gunakan di

PT. DUTA CENDANA ADIMANDI rata-rata mengggunakan daya

listrik, solusinya yaitu, perusahaan seharusnya menyediakan alat

pembangkit listrik seperti menyediakan jengset (alat pembangkit

listrik) supaya bisa membantu kegiatan penggunaan mesin

pengganda pada saat mati lampu atau tidak adanya daya listrik.

3.3 PEKERJAAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT

3.3.1 Landasan Teori

PENGERTIAN PENDISTRIBUSIAN SURAT

Pengertian pendistribusian surat merupakan kegiatan dalam

mengirimkan surat-surat baik dalam lingkungan instansi sendiri intern

maupun Ke instansi lain ekstern di dalam perusahaan dalam

mendistribusikan surat menggunakan buku ekspedisi.

TUJUAN PENDISTRIBUSIAN SURAT

 Tujuan pendistribusian surat untuk memudahkan pencarian

kembali surat atau arsip yang masuk dan keluar pada bagian

kearsipan.

3.3.2 Proses Pelaksanaan Pekerjaan

Proses pelaksanaan pekerjaan pendistribusian surat di PT. DUTA

CENDANA ADIMANDIRI menggunakan beberapa jasa pengiriman

seperti Perum Pos dan Giro, Jasa Pengiriman Swasta

(JNE,JNT,GRAB EKSPRESS,GOJEK,dll), Telefax (Facsimile),

Electronic Mail (E-mail), dan lain-lain.

Adapun langkah-langkah pengurusan surat masuk dan keluar DI

PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI adalah sebegai berikut;

TATA CARA PENGURUSAN SURAT MASUK

1. Penerimaan surat adalah tahap pertama yangmerupakan proses

mengumpulkan setiap surat yang masukPenerimaan surat dapat

dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan

kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis

(receptionist).

2. Penyortiran Surat adalah tahap kedua setelah penerimaan

surat,Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat

 dipisahkan (penyortiran) berdasarkan alamat yang dituju.

Kemudian surat diserahkkan kepada orang yang dituju.

3. Pencatatan Surat merupakan tahap sesudah penyortiran, Pencatatan

dilakukan dengan menggunakan buku agenda dengan langkah

pengisiannya sesuai formatnya yang dilakukan oleh masing-masing

penerima.

4. Pengarahan SuratPengarahan surat adalah menentukan siapa saja

yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan

permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan

perusahaan karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab

terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan

instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang

harus memproses surat tersebut.

Gambar 3.10 Lembar disposisi

5. Penyampaian Surat Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya

di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya

diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah

ditulis di lembar disposisi.Saat surat tersebut diberikan kepada

orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus

menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

6. Penyimpanan Surat merupakan tahap terakhirJika surat sudah

selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian

tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem

penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem

wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor seharusnya seperti itu

namun pada tahap penyimpanan surat, di PT. DUTA CENDANA

ADIMANDIRI lebih sering disimpan oleh masing-masing

penerima surat.

TATA CARA PENGURUSAN SURAT KELUAR

1. Pembuatan konsep merupakan tahap awal pada saat pengurusan

surat keluar dan dibuat oleh masing-masing.

2. Persetujuan konsepSetelah konsep selesai dibuat kemudian harus

terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab

terhadap surat tersebut.

3. Pemberian nomor suratSetelah konsep disetujui, konsep tersebut

akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu
 diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya

yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya.

4. Pengetikan konsepSetelah konsep surat diberi nomor surat,

kemudian diketik.

5. Penanda tanganan suratSetelah konsep surat diketik dan dilengkapi

dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk

ditandatangani.

6. Pemberian cap stempel organisasiSetelah surat ditanda-tangani

langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu

disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-

tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat

yang bersangku

7. Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda

Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat,

perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.

Semua surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda

8. Pengiriman suratsetelah semua proses tersebut dilakukan,

kemudian surat dikirim sesuai tujuan yang diinginkan.

 Gambar 3.11 Contoh Surat

Gambar 3.12 Contoh Buku Agenda Keluar

3.3.3 Analisis

Proses pelaksanaan pekerjaan mendistribusikan di PT. DUTA

CENDANA ADIMANDIRI sering terjadi beberapa hambatan-

hambatan pada saat pelaksanaanya, namun hambatan yang sering

terjadi di perusahaan adalah hambatan masalah tagihan, resepsionis

terlalu lama menyimpan surat hingga membuang waktu untuk proses

penagihan dan menjadi kerugian pada perusahaan, oleh karena itu

seharusnya perusahaan lebih konsiten dan selalu memperhatikan

setiap pekerjaannya, agar hal tersebut tidak terjadi lagi perusahaan

bisa selalu mengingatkan kepada resepsionis agar jangan membuat

waktu supaya proses penagihan tidak terhambat.

3.4 PEKERJAAN MENGGUNAKAN MEDIA

3.4.1 Landasan Teori

PENGERTIAN MEDIA KOMUNIKASI

Media komunikasi adalah semua sarana yang dipakai untuk

memproduksi, mereproduksi, mendistribusikan ataupun menyebarkan

dan juga menyampaikan informasi.

FUNGSI MEDIA KOMUNIKASI

1. Efektifitas: media komunikasi sebagai sarana untuk mempermudah

dalam penyampaian informasi

2. Efesiensi: media komunikasi sebagai sarana untuk mempercepat

dalam penyampaian informasi

3. Konkrit: media komunikasi sebagai sarana untuk membantu

mempercepat isi pesan yang mempunyai sifat abstrak

4. Motivatif: media komunikasi sebagai sarana agar lebih semangat

melakukan komunikasi

MANFAAT MEDIA KOMUNIKASI

Manfaat media komunikasi dalam kantor diantaranya; membantu

proses pekerjaan untuk mencapai tujuan perusahaan, memotivasi para

pekerja dan mempermudah pekerjaan, menyajikan informasi dengan

muda, merangsang diskusi pekerja dengan mudah.

JENIS MEDIA KOMUNIKASI

1. Media Komunikasi Eksternal

a. Media cetak ialah media komunikasi tercetak atau tertulis

(bulletin, brosur, dll)

b. Radio adalah alat elektronik yang digunakan sebagai media

komunikasi dan informasi yang termasuk media audio yang

hanya dapat memberikan rangsangan audio (pendengaran) saja

c. Televisi adalah sebuah alat penangkap siaran bergambar

d. Telepon, media komunikasi untuk menyampaikan dan

menerima informasi lisan secara cepat dengan pihak public

eksternal.

e. Smartphone (Telephone Seluler) adalah telepon yang internet

enabled yang biasanya  menyediakan fungsi Personal  Digital

Assistant (PDA), seperti fungsi kalender, buku agenda, buku

alamat, kalkulator, dan catatan.

f. Surat merupakan media penyampaian informasi secara tertulis

g. Internet adalah jaringan komputer yang terhubung secara

internasional dan tersebar di seluruh dunia.

 Gambar 3.13 Alat komunikasi

2. Media komunikasi internal

a. Telephone

b. Surat

c. Papan pengumuman

d. House jurnal (Majalah Bulanan)

e. Media Pertemuan dan pembicaraan

f. Email untuk intern perusahaan

KARAKTERISTIK MEDIA KOMUNIKASI

Dalam penyampaian informasi, dikenal duasaluran komunikasi,

personal atau media massa.

1. Saluran Komunikasi Media Massa, ini memiliki daya jangkau

khalayak yang luas, bahkan tidak terbatas dengan

kemampuannya yang cepat

 2. Saluran Komunikasi Personal, ini baik yang langsung maupun

kelompok bersifat lebih persuasif

(mengajak/merayu)dibandingkan dengan media massa

3.4.2 Proses Pelaksanaan Pekerjaan

Proses pelaksanaan pekerjaan media komunikasi di PT. DUTA

CENDANA ADIMANDIRI menggunakan beberapa alat komunikasi

seperti; Radio, Televisi, Telepon, Smart Phone, Surat biasa, E-Mail

dan lain-lain.

Penggunaan alat pengganda dokumen digunakan seperti biasa

sesuai langkah-langkah cara penggunaan alat tersebut, namun di

PT.DUTA CENDANA ADIMANDIRI dalam penggunaan media

komunikasi lebih cenderung menggunakan media yang berbau digital,

seperti E-mail, Smart phone dan lain-lain.

3.4.3 Analisis

Proses pelaksanaan pekerjaan penggunaan media komunikasi di PT.

DUTA CENDANA ADIMANDIRI sering terjadi beberapa hambatan-

hambatan pada saat pelaksanaanya, hambatan yang sering terjadi adalah

koneksi internet yang kurang bagus, akibat mati lampu atau hujan yang

mengakibatkan penggunaan pada media komunikasi yang menggunakan

internet menjadi kurang efektif, oleh karena itu solusi yang harus

perusahaan lakukan adalah dengan selalu menyediakan media yang tidak

harus memakai koneksi internet, walaupun agak lama pada prosesnya,

 tetapi media yang tidak menggunakan internet selalu di siapkan untuk

pengganti sementara ketika media komunikasi yang menggunakan

internet tidak bisa di gunakan.PENUTUP

3.5 Kesimpulan

Setelah melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan ( PKL ) di PT.

DUTA CENDANA ADIMANDIRI,Pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja

Lapangan ( PKL ) Dimasa Pandemi Covid-19 dilakukan secara online melalui

Aplikasi “ Zoom Cloud Meetings ” dengan PT. DUTA CENDANA

ANIMANDIRI, Praktik Kerja Lapangan ( PKL ) Di laksanakan setiap satu

minggu sekali dengan lama pertemuan 2JP ( 1JP = 45 Menit ). Manfaat yang

didapat penulis yaitu pengalaman serta pengetahuan yang menambah wawasan.

Dengan adanya kegiatan ini sangat bermanfaat, sehinggga penulis memiliki

mental dan persiapan yang sangat matang sebelum terjun ke dunia kerja yang

sesungguhnya di masa yang akan datang.

Bukan hanya dapat merealisasikan materi-materi yang sudah di pelajari di

sekolah, Namun Praktik Kerja Lapangan ( PKL ) juga melatih penulis untuk

senantiasa belajar beradaptasi dengan lingkungan yang baru, dengan orang-

orang baru. Selain itu penulis juga terlatih untuk belajar bagaimana cara untuk

beretika, bertutur kata dan memberikan pelayanan yang terbaik pada saat

bekerja. Banyak ilmu yang didapat penulis setelah melaksanakan Praktik

Kerja Lapangan ( PKL ). Seperti kegiatan:

1. Pekerjaan mengumpulkan dokunen

 2. Pekerjaan menggandakan dokumen

3. Pekerjaan mendistribusikan surat

4. Pekerjaan menggunakan media komunikasi

Selain itu banyak motivasi- motivasi dan saran mengenai dunia kerja yang

dapat penulis rasakan dan implementasikan dalam kehidupannya dalam dunia

kerja maupun kehidupan sehari-hari.

3.6 Saran

3.6.1 Saran Untuk Intansi/Lembaga

Kepada pihak intansi PT. DUTA CENDANA ADIMANDIRI, ada

beberapa hal yang ingin penulis sarankan diantaranya sebagai berikut:

a. Menerapkan sistem arsip pada perusahaan yang di titik beratkan

kepada satu pihak, agar surat/dokumen lebih efektif dan efisien di

disimpannya.

b. Selalu konsisten memberikan pelayanan di perusahaan serta

menyediakan sarana perasaran yang baik.

3.6.2 Saran Untuk Sekolah

Kepada pihak sekolah, ada beberapa hal yang ingin penulis

sarankan diantaranya sebagai berikut:

a. Memberikan pilihan mengenai teknis PKL di masa pandemi

covid-19 sesuai peserta inginkan, agar peserta PKL merasa

 nyaman pada saat kegiatan PKL sehingga apa yang disampakan

dan di ajarkan pada pelaksanaan oleh Narasumber atau tempat

peserta PKL dapat di pahami dan di implementasikan dalam

dunia kerja nantinya.

b. Memberikan fasilitas pada pelaksanaan PKL di masa pandemi

covid-19 dilakukan secara online melalui Aplikasi “ Zoom

Cloud Meetings ” seperti memberikan fasilitas Kuota untuk

pelaksanaan PKL.
 REKAPAN KEHADIRAN PESERTA PKL

Durasi Topik
No Pertemuan Hari/Tanggal (JP) pembelajaran Absensi Foto SS
Daring 1 JP=45’’ /pekerjaan

1. Pertemuan ke- Minggu 3 Januari 2 JP Profil Prusahaan Hadir

1 2021 90 Menit
2. Pertemuan ke- Sabtu 9 Januari 2 JP Pretest & Materi Hadir
2 2021 90 menit mengumpulkan
dokumen

3. Pertemuan ke- Minggu 17 2 JP Mendistribusikan Hadir

3 Januari 2021 90 Menit surat/dokumen
4. Pertemuan ke- Minggu 24 2 JP Materi Hadir
4 Januari 2021 90 Menit menggandakan
surat/dokumen

5. Pertemuan ke- Minggu 31 2 JP Menggunakan Hadir

5 Januari 2021 90 Menit media komunikasi
6. Pertemuan ke- Minggu 7 2 JP Evaluasi Hadir
Februari 2021 90 Menit akhir/Postest

Lampiran 1 Rekap Kehadiran Peserta