BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU

A. KARAKTERISTIK BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU

1. Buku besar (general ledger) : kumpulan akun-akun yang digunakan untuk
menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal.
2. Buku pembantu (subdiary ledger) : suatu cabang buku besar yang berisi rincian
akan tertentu yang ada dalam buku besar. Umumnya perusahaan manufaktur
menyelenggarakan berbagai buku pembantu berikut ini :
a. Buku pembantu persediaan
b. Buku pembantu piutang
c. Buku pembantu utang
d. Buku pembantu harga pokok produk
e. Buku pembantu biaya
f. Buku pembantu aktiva tetap

Proses sortasi dan pemindahan data ke dalam buku besar dan buku pembantu
disebut posting. 4 tahap posting :

1. Pembuatan rekapitulasi : penjumlahan kolom-kolom dan pembuatan ringkasan

data rupiah dari kolom lain-lain dalam jurnal tersebut.
2. Penyortasi akun yang akan diisi dengan data rekapitulasi
3. Pencataan data rekapitulasi dalam akun yang bersangkutan
4. Pengembalian akun ke dalam arsip pada urutannya semula.

Buku besar dan buku pembantu berbentuk akun T.

a. Akun yang ada dalam buku besar yang dirinci dalam buku pembantu disebut
akun control
b. Akun yang ada dalam buku pembantu yang merupakan rincian akun tertentu
dalam buku besar disebut akun pembantu.

Berbagai variasi bentuk formular akun buku besar :

a. Akun dengan debit lebar (wide debit ledger)

Menyediakan kolom “keterangan” pada kolom sebelah debit lebih lebar
dibanding kolom kredit, jika penentuan saldonya dilakukan secara periodik.
b. Akun biasa (regular ledger)
Menyediakan kolom “keterangan” yang asama lebar untuk sebelah debit
maupun kredit. Digunakan : buku pembantu piutang dan buku pembantu
utang.

c. Akun berkolom saldo di tengah (center balance ledger)

Bentuk akun ini digunakan bila diperlukan informasi saldo rekening setiap
saat, baik saldo debit maupun saldo kredit dan diperlukan penjelasan yang
relative sama banyaknya baik transaksi perdebitan maupun perkreditan.

d. Akun berkolom saldo (balance ledger)

Digunakan jika diperlukan penjelasan yang banyak, baik untuk transaksi
perdebitan maupun perkreditan. Dan jika diperlukan informasi saldo berjalan
setiap saat.
 e. Akun ganda berkolom saldo (double ledger with balance ledger)
Bentuk rekening ini digunakan jika hanya diperlukan penjelasan singkat untuk
setiap transaksi perdebitan dan perkreditan. Jika diperlukan informasi saldo
berjalan setiap saat. Dan jika rekening saat aktif dipakai.

f. Akun dengan saldo lama dan saldo baru ( old and new balance ledger)
Rekening dengan saldo lama dan saldo baru biasanya digunakan jika
perusahaan menggunakan mesin pembukuan sebagai alat postingnya.

B. SUSUNAN REKENING BUKU BESAR

Rekening-rekening yang dibentuk dalam buku besar harus disesuaikan dengan jenis
dan susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan (biasanya neraca
dan laporan laba rugi). Rekening yang ada dalam buku besar digunakan sebagai dasar
penggolongan transaksi yang dicatat dalam jurnal. Contoh jenis dan susunan
 informasi mengenai aktiva lancer di dalam neraca perusahaan manufaktur umumnya
adalah sebagai berikut :
a. Kas dan bank
b. Investasi sementara
c. Piutang
d. Cadangan kerugian piutang
e. Persediaan produk jadi
f. Persediaan produk dalam proses
g. Persediaan bahan baku dan bahan penolong
h. Persekot biaya
i. Aktiva lancar lain

Kode rekening

Kode adalah suatu rerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau
kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah
dibuat. Kode ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang adad di
dalam suatu klasifikasi.

a. Tujuan kode yaitu :

1. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
2. Meringkas data
3. Mengklasifikasi rekening atau transaksi
4. Menyampaikan makna tertentu

Metode pemberian kode akun ada 5, yaitu :

a. Kode angka atau alfabet urut, dalam metode ini rekening buku besar diberi kode
angka atau huruf yang berurutan
Karakteristik :
1. Rekening diberi kode dengan angka urut, dari angka kecik ke angka besar
2. Jumlah angka dalam kode tidak sama
3. Perluasan klasifikasi dalam rekening akan mengakibatkan perubahan kode semua
rekening yang kodenya lebih besar dari kode rekening yang mengalami perluasan
b. Kode angka blok
Dalam metode ini rekening buku besar dikelompokkan menjadi beberapa golongan
dan setiap golongan disediakan 1 blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.
 Karakteristik :
1. Rekening diberi kode dengan blok angka, dari angka kecil ke angka besar
2. Jumlah angka dalam kode tidak sama
3. Perluasan klasifikasi pada suatu rekening ditampung dengan menyediakan angka
cadangan dalam setiap blok yang diperkirakan akan mengalami perluasan
klasifikasi.
c. Kode angka kelompok
Terbentuk dari dua atau lebih subcodes yang dikombinasikan menjadi satu kode.
Digunakan untuk menunjukkan hirarki data.
Karakteristik :
1. Rekening diberi kode angka atau kombinasi angka dan huruf
2. Jumlah angka dan/atau hurufdalam kode adalah tetap
3. Perluasan klasifikasi dilakukan dengan memberi cadangan angka dan/atau huruf
ke kanan.
d. Kode angka decimal
Decimal berarti persepuluh. Kode angka ini memberi kode angka terhadap klasifikasi
yang memberi kelompok menjadi maksimum 10 sub kelompok dan membagi
subkelompok menjadi maksimim 10 golongan yang lebih kecil dari subkelompok
kelompok tersebut.
Karakteristik :
1. Rekening diberi kode dengan angka yang berurutan, dari angka kecil ke angka
besar
2. Jumlah angka dalam kode tidak sama
3. Perluasan klasifikasi pada suatu rekening dilakukan dengan maksimum
pemecahan tidak lebih dari 10
e. Kode angka urut dudahului dengan hurf, metode ini menggunakan kode berupa
kombinasi angka dengan huruf

hal yang perlu dipertimbangkan dalam merancang kode rekening, adalah :

1. rerangka kode harus secara logis memenuhi kebutuhan pemakai dan metode
pengolahan data yang digunakan
2. setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode
3. desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan
C. BUKU PEMBANTU
Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian rekening
tertentu dalam buku besar (general ledger), yang dibentuk untuk memudahkan dan
mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan. Umumnya perusahaan
manufaktur menyelenggarakan berbagai buku pembantu berikut ini :
a. Buku pembantu persediaan, terdiri dari kartu persediaan yang berisi informasi
baik mengenai kuantitas maupun harga pokok sebagai persediaan
b. Buku pembantu piutang, terdiri dari kartu piutang yang disusun menurut nama
debitur perusahaan
c. Buku pembantu utang, terdiri dari kartu utang yang disusun menurut nama
debitur perusahaan
d. Buku pembantu harga pokok produk, terdiri dari kartu harga pokok produk yang
digunakan untuk mencatat harga pokok pesanan yang diproduksi perusahaan.
e. Buku pembantu biaya, terdiri daei kartu biaya yang digunakan untuk mencatat
biaya yang tidak bersangkutan dengan pesanan tertentu (biaya overhead pabrik)
sesungguhnya, biaya admisnistrasi dan umum, dan biaya pemasaran.
f. Buku pembantu aktiva tetap terdiri dari kartu aktiva tetap yang digunakan untuk
mencatat semua informasi mengenai aktiva tetap.
D. POSTING KEDALAM REKENING BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU
Posting ke dalam buku besar dan buku pembantu dapat dilakukan dengan salah satu
diantara 4 metode berikut ini :
1. Posting jurnal ke dalam rekening buku besar dengan tulisan tangan dan posting
dokumen sumber ke dalam rekening buku pembantu dengan cara yang sama,
dalam metode ini dilakukan dengan tulis tangan

Dokumen jurnal Membuat Rekap Buku

c
sumber rekap jurnal jurnal besar

rekonsiliasi

Membuat
Buku Neraca
neraca
pembantu percobaan
percobaan
2. Posting dokumen sumber ke dalam rekening buku pembantu yang menghasilkan
jurnal sebagai tembusan posting ke dalam rekening tersebut, dalam metode ini
dilakukan dengan tulis tangan atau dengan mesin pembukuan

Membuat
buku Rekap
rekap Buku besar
pembantu jurnal
jurnal
Dokumen
sumber jurnal

rekonsiliasi

Membuat Neraca
neraca percobaan
percobaan

3. Posting ke dalam buku pembantu sebagai akibat dari pengisian dokumen sumber,
yang sekaligus menghasilkan jurnal sebagai tembusan pengisian bukti tersebut,
dalam metode ini dilakukan dengan tulis tangan (biasanya dengan mesin
pembukuan)

Membuat Rekap
rekap Buku besar
jurnal jurnal
jurnal

Buku
pembantu
Dokumen
sumber
Membuat
Neraca
neraca
percobaan
percobaan

4. Pembukuan tanpa buku pembantu, tidak digunakan buku pembantu. Fungsi buku
pembantu digantikan dengan arsip dokumen sumber
 d
Dokumen Membuat
jurnal Buku besar
sumber rekap jurnal

Arsip dokumen sumber

A berfungsi sebagai buku
pembantu

E. CARA PENANGANAN DOKUMEN SUMBER

- Dokumen sumber seringkali disebut dengan media dapat digolongkan menjadi 2 :
a. Media tunggal (single document atau single media) adalah dokumen sumber
yang hanya berisi satu rekening yang didebit atau satu rekening yang di kredit
b. Media campuran (mixed document atau mixed media) adalah dokumen
sumber yang berisi lebih dari satu rekening yang di kredit atau lebih dari satu
rekening yang di debit.
- Setiap pencatatan media ke dalam rekening pembantu memerlukan 5 tahap :
a. Mengambil media yang akan dicatat ke dalam rekening pembantu
b. Mencari kartu rekening yang akan di debit atau dikredit yang disimpan dalam
arsip berdasarkan data yang tercantum dalam media
c. Mengambil dari arsip kartu rekening yang dipilih dalam tahap ke-2 dan
meletakkannya meja
d. Mencatat data yang tercantum dalam media ke dalam kartu rekening yang
diambil dari arsip pada tahap ke-3
e. Mengembalikan kartu rekening ke tempatnya semula dalam arsip untuk
memudahkan pencariannya kembali dalam posting berikutnya.
- Penanganan media tunggal. Posting media tunggal ke dalam rekening pembantu
tidak menimbulkan masalah
- Penanganan media campuran. Posting media campuran ke dalam rekening
pembantu dilakukan dengan salah satu dari dua metode ini :
a. Random posting. Dalam metode ini, media campuran diposting kedalam
rekening sesuai dengan urutannya pada saat diterima oleh petugas posting
Karakteristik random posting :
1. Setiap media hanya diambil sekali untuk di posting ke dalam rekening
2. Rekening dapat diambil lebih dari satu kali selama periode posting
b. Exhaust posting. Dalam metode ini, media dikelompokkan kembali menurut
rekening yang akan didebit atau dikredit. Rekening hanya diisi sekali dengan
semua debit atau kredit selama posting semua kredit selama posting semua
media.
Karakteristik exhaust posting adalah sebagai berikut :
1. Setiap rekening hanya diambil sekali untuk diisi posting dari media
2. Media dapat diambil lebih dari satu kali untuk diposting ke dalam rekening
selama periode posting