r:,.rtir.r I,: t..".iir.: r::ir-,.,' ir:i.r.

tilii:i*1iiL;#r;*$;i
-i,:.r,.i.;r: j;n;'i..!;:i:1 ri.r!:;:!:ri,
t,i

Sistem Teknik Dokumentasi

Setelah mempelajari bab ini, Anda harus mampu:

mengevaluasi,
l. Mempersiapkan dan menggunakan diagram arus data untuk memahami,
dan mendokumentasikan sistem informasi'
2. Mempersiapkan dan menggunakan bagan alir untuk memahami, mengevaluasi, dan
mendokumentlsikan sistem informasi.
mengevaluasi'
3. Mempersiapkan dan menggunakan diagram proses bisnis untuk memahami,
dan mendokumentasikan sistem informasi'

Ini merupakan minggu yang padat bagi Ashton Fleming! Ia membantu memulai S&S,

membantu S&S melewati minggu pembukaan perdana yang panjang dan disibukkan
dengan

pemrosesan semua transaksi dari pembukaan perdana yang sangat sukses' Oleh
karena
(SIA) dasar
tumbuh dengan sangat cepat, S&S mengembangkan sistem informasi akuntansi
dengan
yang dipilih oleh Ashton. Kekurangan waktu dan keahlian, Ashton bekerja sama
memilih
Computer Applications (CA), perusahaan konsultasi sistem, untuk membantu S&S
dan memasang SIA yang baru dan lebih kuat.
Selama pertemuan pertama Ashton dengan Kimberly Sierra, manajer CA,
ia bertanya

tentang persyaratan sistem S&S dan ekspektasi manajemen. Ashton belum memikirkan
tentang masalah ini, sehingga ia tidakbisa menjawab secara spesifik. Ketika Kimberlybertanya
bagaimana sistem S&S bekerja, Ashton masuk ke dalam diskusi mengenai Penggunaan
berbagai dokumen perusahaan, tetapi Kimberly tampaknya tidak dapat untuk menyerap
semua penjelasan yang mendetail. Ashton berpikir bahwa bagian diskusinya sangat
membantu,
tetapi secara keseluruhan tidak relevan dengan isu yang ada'
Ashton tidak terkesan oleh CA dan Kimberly. Ia juga menyadari kebutuhan untuk
memahami permintaan informasi S&S secara lebih jelas. Sejakhari-harinya sebagai auditor,
Ashton mengetahui nilai pendokumentaqiln sistem yang baik dapat membantu pengguna
dan mengevaluasi sistem. Pendokumentasian sistem
I]_ng tidak familier untuT mdmahami
juga Scott dan Susan saat mereka
fr"g5uif. akan Sangat-membantu ia dan Kimberly dan
mengevaluasi sistem saat ini dan yang diajukan'
Setelah membagi kesimpulannya dengan Susan dan Scott, mereka secara antusias
menyetujui rencana Ashton untuk mendokumentasikan sistem saat ini dan yang diajukan.
yang
Mereka mendukung ia mengambil peran kepemimpinan dalam berpindah ke sistem
baru dan secara khusus tertarik pada diagram atau tabel yang akan mendokumentasikan
sistem mereka dan membantu mereka memahami dan mengevaluasinya.
 John RoySibarani

rendahuluan

lr'.rkumentasi (documentation) menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan,
' ::rana' mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan dula, oitprt dokumentasi
Narasi, bagan alir, diagram,
dan bahan tertulis lainnya yang
-- - :masi' dan sistem pengendalian. Arti populer pendokumentasian sistem meliputi diagram, menjelaskan cara sistem bekerja.
:'=:n alir, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi. Ini dilengkupi d.ngul
:-'\in1i naratif (narrative desciiption) dari sistem, penjelasan Iangkah-demt-"t.rgf."tr
t?;g . deskripsi naratif
' .. is dari komponen sistem dan interaksinya. Dalam bab ini, kita menjelarkun tigu ului Penjelasan tertulis, langkah demi
langkah dari komponen-komponen
:..::mentasi sistem yang umum: diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses blsnis. sistem dan interaksi dari semua itu.

Alat dokumentasi sangat penting dalam level berikut ini.

?ada level minimum, Anda harus dapat membaca dokumentasi untuk menentukan
' cara
s:stem bekerja.
I -{nda mungkin perlu untuk mengevaluasl dokumentasi guna mengidentifikasi kekuatan
ian kelemahan pengendalian internal, dan merekomendasikan peningkatan. Selain itu,
rntuk menentukan jika sistem yang diajukan memenuhi kebutuhan perusahaan.
-; Lebih banyak keterampilan yang dibutuhkan untuk mempersiapkarz dokumentasi
yang
nenunjukkan cara beroperasi dari sistem yang sudah ada atau diajukan.

Bab ini membahas alat-alat dokumentasi sebagai berikut.

i '
Diagram arus data (DAD), deskripsi grafis sumber data, arus data, proses transformasi,
renyimpanan data, dan tujuan data.
2' Bagan alir,yang merupakan deskripsi grafis sistem. Ada beberapa jenis bagan alir,
meliputi:
a' Bagan alir dokumen, Yang menunjukkan arus dokumen dan informasi antar-
departemen atau area pertanggungjawaban.
b. Bagan alir sistem,yang menunjukkan hubungan antar-input,pemrosesan,
dan output
sistem inlormasi.
c. Bagan alir program, yang menunjukkan urutan operasi logis komputer yang
menjalankan program.
3 ' Diagram Proses Bisnis,yang merupakan deskripsi gra{rs dari proses bisnis yang
digunakan
oleh perusahaan.

Akuntan menggunakan teknik dokumentasi secara ekstensif. Standar akuntansi

::ensyaratkan bahwa auditor independen memahami prosedur pengendalian internal
:lanual dan terotomatisasi yang digunakan oleh suatu entitas. Satu cara yang baik untuk
60
memperolehpemahamaniniadalahmenggunakanmodelprosesbisnisataubag-.
,rrerrJok rm"ntasikan sistem,
kelemahan dan kekuatan pengendalian internal'
internal dalam laporan tahunan perusahaan
bertanggungjawabuntukmembuatdanmenjagastrukturpengendaiianir:;:-i
memadai dan (2) mengukur keefektifan pengendalian internal
diagram arus data (DAD)
Penjelasan grafis dari arus data
dalam organisasi, meliPuti
sumber/tujuan data, arus
data, proses transformasi dan
penyimpanan data.
sumber data
Entitas yang menghasilkan
atau mengirimkan data yang
dimasukkan ke dalam sistem.
tujuan data
Entrtas yanq menerima data yang
dihasilkan oleh sistem.
arus data
Perqerakan data dr antara Proses'
penyimpanan sumbet, dan
tujuan,
Bagian Satu Landasar (onseptual 5stem lnfotmasi Akuntanst
karena beberapa penggambaran grafi k lebih siap rner-;'
iaporan |r::.:-
Sarbanes-oxley Act (SoX) pada tahun 2002 mensyaratkan *
publik yang ( 1) menyatakan bahr' a =ji
perusahaan > -- -''
perusahaan harus mengevaluasi pengukuran manajeme:-
;=:
merinci bahwa auditor
Pengesahan auditor ';:'i
pengendalian internal perusahaan dan menguji keakuratannya'
ketidakpatuhan male:-' rq
meliputi notasi khusus mengenai kerusakan signifikan atau -r-T#'
melakukanny?' rrltri:-
ditemukan selama pengujian pengendalian internal. Untuk
,rr..tg.uuiou'i, dan membaca jenis dokumentasi yang berbeca
:':.{r[
dapat mempersiapkan,
model proses bisnis dan bagan alir'
proses pengembangal j :-{:'m
Alat dokumentasi juga digunakan secara ekstensif dalam
sistem inlormasi sering kah r.:-:-J-
Selain itu, anggota tim yang mengembangkan aplikasi
dan alat dokumentasi membantu anggota tim yang baru
untuk daPat memula- -:-'d
ttnutoono,,'entasi
paket peri'rj'''
lebih mudah untuk mempersiapkan dan merevisi ketika
pengguna dapat dengar '::1a
lunak digunakan. setelah beberapa komando dasar dikuasai,
mencetak dokumentasi kua--":'
dan mudah mempersiapkan, menyimpan, merevisi, dan
presentasi.
Alat dokumentasi dalam bab ini digunakan di seluruh buku'
Diagram Arus Data
data dalam organisasi sec-:
Diagram arus data (DAD-datqJIow diagram) menjelaskan arus
ditunjukkan ditim Figur j -
grafis. Diagram ini *.rggrrnukun empaisimbol pertama yang
arus data, pros;l
intuk merepresentasikan empat elemen dasar: sumber dan tujuan data,
inputunt-:'
transformasi, dan penyimpanan data. contohnya,.ligur 3?menunjukkanbahwa
A. C adal-
memproses C adalah urr* dutu B, yang datang aufrt.ii.U"t data Output proses
F menggunakan arus data t
arus data D dan E. Arus data E dikirim ke tujuan data |. Proses
output' Arus data G datan:
dan G sebaga i inputdan menghasilkan arus data I dan G sebagai
ke tujuan data K'
dari dan mengembalikan ke penyimpanan data H. Arus data I dikirim
dalam Figur
Figur 3-i memberikan judul spesifik untuk setiap proses yang digambarkan
elemen dasar DAD secara lebil
3-2. Figur 3-2 dan3-3 akan digunakan untuk menguji empat
mendetail.
Dalam Bab 12 hingga 16, DAD dasar telah diadaptasi, sehingga menunjukkan
jalan raya) yang
pengendalian internal, -"ngg.rnukun simbol segitiga (simbol peringatan
yang menjelaskan
iitonlrrt t un pada Figur :-t. Pengendalian internal diberi nomor dan tabel
pengendalian internal
pengendalian irrterrrul. lengguna yang tidak ingin mengindikasikan
dapat dengan mudah mengabaikan simbol segitiga'
entitas yang
Sumber data (data source) dan tujuan data (datq destination) adalah
Entitas dapat
mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem'
sumber atau tujuan. Keduanya diwakili oleh persegi, seperti yang
diilustrasikan
-.r,rpukun
olehkomponenA(pelanggan),I0ank),danK(manajerkredit)dalamFigur3-3.
dan
,tro, duta (da toTorliaaunperpindahan data di antara proses, penl.impanan, sumber,
atau tujuan harus melewati
tuluan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber
vang mengalir' Satu-
pror., transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa
penrirnpanan data, seperti arus data
,ur.rn1,u pengecualian adalah arus data antara proses dan
 Bab3 SislemTeknikllokrrmenlasi 61

FIGUR 3.1
5imbol Diagram Arus Data

te!-1 $1rlt: iit

FIGUR 3-2
Penyimpanan Elemen-Elemen Diagram Arus
Data Data Dasar
(H)

,0,
t,,*u
Arur Data (0 )

3-3, karena arus data biasanya jelas. Dalam arus data G, data dari file piutang
i, dan disimpan kembali dalarnfile. Arus data lain dalam Figur 3-3 adalah B
pelanggan), D (data pengiriman uang), E (setoran), dan I (data piutang).
*aulelrh-9ggp,fu 1"q_!g45gkk53!9tu@.Contohnya,arus
pelanggan) terdiri dari pembayaran dan data pengiriman uang. Proses 1,0
varan) membagi keduanya dan mengirimkannya ke arah yang berbeda. Data
uary (D) digunakan untuk memperbarui catatan piutang, dan pembayaran (E)
 62 Bagian Satu Landasan Konsepfua 5 sieI nllrmasr Aklntans]

didepositokan pada bank. Jika data mengalir secara terpisah, dua garis digunakan.
Contohnr-a.
Figur 3-4 menunjukkan dua garis kaJeqa permintaan pelanggan (L) tidak selalu
menyerta:
pembayaran (B). Jika diwakili oleh arus data yang sama, eiemen-elemen
yang terpisah dr
tujuan keduanya yang berbeda tidak jelas, dan DAD lebih sulit untuk diinterpretasikan.

FIGUR 3.3
Diagram Arus Data dari Proses
Fiulanq
Pembayaran Pelanggan
{lJ}

FIGUR 3-4 ,i.._..

Pe.rrninlil,:n Peianqqan {ll
Membagi Pembayaran dan
Permintaan Pelanggan

pr0ses
Proses (processes) merepresentasikan transformasi data. Figur
Tindakan yang 3-3 menunjukkan bahwa
mentransformasikan data ke proses pembayaran (c) membagi
pembayaran pelanggan ke dalam data pembayaran dan
dalam data atau informasi lain
cek, yang didepositokan dalam bank. proses piutang yang diperbarui (F)
menggunakan data
pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbarui
cataian piutang dan mengirim dara
piutang ke manajer kredit.
penyimpanan data
Penyimpanan data (data store) adalah tempat data disimpan.
Iempat atau media penyimpanan DAD tidak menunjukkan
data sistem media penyimpanan fisik (seperti penyedia atau kertas) yu.rg
dig,r.rukan untuk menyimpan
data' Seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-3, penyimpanan
data (H) direpresentasikan oleh
garis horizontal, dengan nama
file yang tertulis di dalam garis.

S**i*p*mfumgi*m ffiA*}

DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah
detail yang
semakn meningkat, karena beberapa sistem dapat secara penuh
dibuat menjadi diagra- pudu
satu lembar kertas. Selain itu, pengguna rnemiliki kebutuhan
yang berbeda, dan berbagalievei
dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda.
 Bah 3 SstemleknlkDokummtas 63

Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks (context diagram) karena diagram konteks
Level DAD tertinggi; tinjauan level
livel ringkasan tinjauan sistem kepada pembaci. Inl me"ltggadba iiilgr ringkasan sistem, menunjukkan
sistem pengolahan data, lrput
data dan entitas yang merqpArkassumber dan tujuan sistem input dan output' dan output-nya, dan sumber setta

a, Ashton m6nggambarkan Figur 3-5 untuk mendokumentasikan prosedur tujuannya.

penggajian pada S&S. Sistem pemrosesan penggajian menerima data kartu waktu
cnrd) dan departemen yang berbeda dan data karyawan dari sumber daya manusia.
mengolah data-data ini dan menghasilkan (1) laporan dan pembayaran pajak untuk
pemerintah, (2) cek pemb ayarankaryawan, (3) cek penggajian pada akun penggajian
dan (4) informasi penggajian untuk manajemen.
Ashton menggunakan prosedur penggajian S&S dalam Tabel 3-1 untuk men)'usun
konteks ke dalam level yang lebih rendah secara berturut-turut, masing-masing
angka detail yang bertambah. Bacalah deskripsi ini dan tentukan hal berikut ini.

banyak aktivitas pengolahan data yang terlibat?

^ilpa saja input dan output data dari setiap
akivitas (mengabaikan semua referensi ke orang,
dqnrtemen, dan tujuan dokumen)?

FTGUR 3-s '-jl

Diagram Konteks untuk
Pemrosesan Penggajian 5&5

fuidalam Tabel 3-1 menjelaskanlima aktivitas pengolahan 4UtU Utn**ut!_e-tik"l

i file ndukkaryawan/penggaj ian (paragraf pertama).

kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, dan keenam). Selanjutnya
ini, Anda akan melihat pembagian aktivitas ke dalam bagian-bagian lain dalam
rendah.
hporan manajemen (paragraf ketiga).
pqiak (paragraf keempat).
entri ke buku besar (paragrafterakhir).

eltivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukkan dalam TabelZ-2.
 Bagian Satu Lardasan Kome$ual S stem lnformasi Aklntanst
6,1

TABEL 3-1 Deskripsi Narati{ Pemrosesan Pen0galian S&S

'\ Ketika karvawan dipekerjakan. mereka melengkapi
fpqgti! uaru'retilaperubahanuntukstatusptnggajiante4adi,sepertimeningkatnyaatauberubahnya
' ffi.rrluft.n*rtvtwan.Salinan formuiir lniOlfqnm-fe
p,enggajian' Formulit{ormulir inidiguaakan
,I ) poiongan, departem'n sumberdaya manusia meleng
)
,:j'n,rr,t
iumlah
untuk membuat tu*,,,'*f'Tn$gyI1f1gllt1ggry
atau memperbarul catatan pa0d
'r'e
KdI lg-Yv-dlfly:l.lYls''qr uorr NLrrrus'Frr w'ir
1 rrsr ' -e'-'
T::T::T:H:,tffiffi;i;';ffi;il,*iliffi-AfiT.ifrildffit'dfifipandaramr/e.(atatankaryawandisimpansecaraarrabet.I

;;,-d,''*i'ffiker1aperjamyang'.Y]i''T:|]:5T::::i1:*'l1Tl,TllY;,i'*:HlTl'i,l,T::
illT:l;:il?:i;tt*t**,f
(seperti tingkat pembayaran daq 1
penggEilgl dua bagian r$
yanq menuniurxdrr Pcrrrudvordrr
bagran Ya *':::::;.,:;;
reoiEtet oensqaiian
register
i,;,;;;l;i' penggaiian diteruska fl ke petugas uiJng. Kartu waktu
ffi;ffi;iiup iuuu tu,.yu*rn saat ini. salinan aslicek
pem,bay4nn kgryqwan ditetuskan te 5usan. Register
pembayaran dhimpan berdasarkan tanqqal dalam f/e
pengqaiian'
dJn salinan duplikasi register penggiiian dan cek
vs'r'vlr's--t'-^

ini?ffitffi-*sffin*mq"u"*tHifian asli cek pembavaran karyawan'

sehingga ia dapat m*ngont,ol dun me;gu*uriliuv; t*';igi t .riu. Lupotun
ke petugas
laporan pajak dua-bagian' LaPoran as[{rqluskan
dalam t?le taryawanlpenggajian untuk memper$apkan
setiap bulan, petugas,pgnggajjan menggunakan dara
utang,dansalinannyaditambahkankecatatanpajakpadaflepen9gajian,Petug*utunq;.@antekdufbagianuntukpaiakdan
qlt-- .- +^,ih! menyetujuinya,
, -^:-t--.^--:,,-^^ ir terima, pengelualaUt
vOucner oenoeluaran
mpnandatan0ani cek. la meneruskan voucher
drn menandatangani
monvarrrirrinva dan
Alrrturr, laporan
Kl Ashton'
kas ke rdPU paiak dan

.-
)
5usan menln,au setiap paket informasi yang ia
pembayaran ke badan pemerintah yang sesuai, cek p;n#;i;iln:o.n *t
t*vu*ur't i,"t*.r- ;ffietmn**Fn-9'gaiifrEmra lerurutan' .

Ashton menqgunakan uolcher pengeruaran cek penqgaiian daIpajak penggulian untuI r.dUg pululesar' la kemudian menunda iurnal vourher dengan menandai

dan mengarsipkannya secara numerik'

i' ""drposting"

ffiData dalam Pemrosesan Penggaiian diS&S

output Data
Aktivitas lnput Data
Frle penggajian/karyawan ya$ dip"e{qq-
Memperbarui rlle Penggajian/ tormulir karyawan batu
,#.^..|%
kaiyawan Formulir perubahan karYawan

Cek karyawan
Membayar'karYawan Kartu waktu
Register penggajian
File peng gajian/katYawan

tlle penggajian/karyawan yang diperbarui

Tabel tarif pajak

l/oucher penqeluaran kas penggajian

Laporan penggajian
Mempersiapkan laPoran file karyawan/Peng gajian

Laporan pajak
Pajak pembaYaran Flle karyawan/Peng gajian

Pembayaran Paiak

/oucher pengeluaran kas pajak penggajian

F/e karyawanlpenggajian yang dipubarui

'Buku besar yang diperbarui

Memptrbarui buku besar foueher pengeluaran kas pajak penggajian

ilonclier pengeluaran kas pengqajian

Level0 (disebut Level0 karena

Ashton membuat diagram konteksnya dan membuat DAD
ada titikdesimalyangberarti nol-t,o;2,0; dll.) yang
ditunjukkan pada Figut 3-6' Perhatikan
dari DAD' Contohnya' dalam proses
bahwa beber apa input dan output dalalelah dikeluarkan
eksternal atau proses lainnya yang
2,0; arus data masuk dan keluar tidak terkait dengan entitas
data ini adalah internal untuli
tidak digambarkan (tabel pajak dan register penggajian). Arus
DAD selanjutnya.
aktivita;..membayar karyawan' dan ditunjukkan pada level
untuk membuat DAD Leve-
Ashton menggambarkan proses 2,0 (membayar karyawan)
1 (yang memiliki satu tempat Jesimal-2,l ;2,2; dll.)
Figur 3-7 memberikan hal yang lebilr
karyawan, dan ftr:
mendetailmengenai p.rrgoluhu.r data yang terlibat dalam pembayaran
data yang dihilangkan dari Figu:
termasuk tabel tarif pajak dan register penggajian arus
menggunakan DAD Level 1, untuk
3_6. Sama halnya, setiap proses Filur 3-6 dapat dibuat,
menunjukkan level detail yang lebih besar'
 Bab3 56temTeknikDoktrrrrentasl
65

FIGUR 3-5
DAD Level 0 untuk pemrosesan
Penggajian 5&S

vrutr -:lbahan
{J,: {an
1,0
. -..-!
!
I\4emperbarui 1-
File Xaryawan/
rr ,/
Penqgajian
/..
t"-

t -:1.

File
Karyawan/Penqgajiatr

ln
\\'
\
,*Ourl**n I
laporan I

-_--1 \ \ rap0ran
penoaairan
[dporrn Pajak dan pembayaran

FIGUR 3.7
Iabel TarifPajak DAD Level 1untuk Proses 2,0 pada
'
Pemrosesan Penggalian S&5

A,\,' I '!!

{ |i'\'. \.-'-} i: .ii

tekKar'iawan
,\i ,l \ .., t1
,
:

'\.- _.j" I .,,.-.a

I
i

{ikpenggajian

Beberapa pedoman
:-l- untuk mengembangkan DAD ditunjukkan dalam Fokus 3_r.
Anda dapat mempraktikkan level yang berbeda dari DAD d.;;"
menggambarkannya
:ntukpermasalahan komprehensil yang disebutAccuflow
cash Dislursements process, pada
xhir tiap-tiap konten bab. Anda k.mudiun bisa membandingkan
diagram Anda dengan
:olusi pada akhir setiap bab. Anda juga
dapat membaca pen;elaJan mendetail
mengenai cara
"rlusi dipersiapkan.
 i0niipiii;i !Lier ;:ii''a: if'Llr'af i
Bagian Satu .ar'0aiaf
66

-0KIJS 3'1 Pedoman untuk Menggambar

DAD

yang sama sebaiknya

pemahaman int waktu yang sama dan tempat
1. Memahami sistem' Mengembangkan dikelompokkan bersama' Jangan
mengombinasikar

liii"Ti;;;nstidakterkaitkedaramprosestransformas
:***:niliTH*,i::TT:il::"":T:::
memiliki i"ngLup; kuesioner vung
tunggat' lit<a oJta tioak diproses
bersama' atau terkadang
mengolah data atau
denganmembacadeskriptifnaratifdarisistem;ataudiprosessecaraberbeda,makapisahkan.
denganmenelusuritransaksisistem.g.Mengidentifikasisemuafleataupenyimpanandata.atau permanen dar
adalah Mengidentifikasi setiap data temporer
dari sistem' DAD
2. Mengabaikan aspek tertentu mengidentifikasi setiap arus
data ke dalam dan keluar'
penyimpanan, aun tuluun dan tujuan data'
diagram asal, arus, tranrtrrnuri, lO.Mengidentifikasi semua sumber
yang ,unnu, oun,innlunn
data. Hanya jalur kesalahan
tercakup;jalurkesalahanyangtidakpentingdiabaikan.MemasukkannyakedalamDAD.
stem dimulai dan bern keluar penyimpanan dat:
Menentukancarasistemdimulaidanberhentitidakll.MemberinamasemuaelemenDAD.Kecualiuntu.
arus data ke daram atau
ditunjukkan. data biasanya diperlukan untu'
Menentukan apa yang (nama
3. Menentukan batasan sistem. .penyimpanan
deskriptif yang mewakiliap"
termasukdantidaktermasuk.Termasuksemuu"r"'"nou.umengidentifikasiarusdata),elemen-elemendatasebaikny:
diberikan nama yang unikdan
yang tidaktermasuktidak nama arus dat:
yang rerevan, karena komponen yang diketahui tentangnya, Memberikan
pengembangan sistem.
akan dipertimbangkan selama
proses atau penyimpanar
yang penting' dan bukan pada
4.Mengembangkandiagramkonteks.DiagramkonteksakanmemaksaAndaberkonsentrasipadasemuaarusdat:
diagram
Dalam pusat mengambil narn'
menggambarkan batasan sistem. proses dan p-enyimpunun data biasanya
entitas sistem pilihlah nama yan;
dengan nama sistem. Di ruar
adarah
di sisi dari arus data masuk dari keluar'
berinteraksi secara rangsung dengan kotak-kotak
'ngkaran "memperbarui persediaar-'
,"nnn-u'nuur*un atraktif dan deskriptif, seperti
rain, dihubungkan oreh arus
data ,unn ,,memvalidasi transaksi,, dan bukan ''input data,' ala.
dan
DAD secara be-rturut-turut
data yang terlewati di antaranya.
rebih detairoatam menssambarkan ""'
o;;;;;';'; J."Ji;:'lilfff ;ffTffi::n"T:;*:'ilil.
sistem. dan mencatat'
semua mempersiapkan' merekonsiliasi'
5. Mengidentifikasi arus data. Mengidentifikasi
lebih dari lima hingga
arusdata(pergerakandatasignifikan)memasukiataul2.Membagi(subbagian)DAD.DAD.yangkacausulitdibac-
data dimulai dan dipahami' Jika Anda memiliki
sistem, termasuk tempat
meninggalkan
arus data datang dari dan tujuhprosespadasatuharaman,dekomposisikandiagrar'
Bagilah proses re'e
dan tujuan akhirnya. semua ke daram proses rever tinggi.
proses transformasi, penyimpanan oata (f/e), konteks
menuju ke
atausumberatautujuan.Arusdatadapatberpindahdalamtinggiinikedalamproseslevelberurutanyanglebi.
pada rendah'
garis dengan panah
dua arah, ditunjukkan sebagai
pada setiap prose:
keduasisi(lihatGpadaFigur3.3).13.Berikannomoryangberurutanpadasetiapproser
terdiri Memberikan nomoryang berurutan
data dapat
5. Mengelompokkan "ruJd"ru. Arus
darisatukepingandatumataulebih.Elemen-elemendata(lebihrendahataulebihtinggi)membantupembac.
yangselalumengalirbersamasebaiknyadikelompokkanmenavigasiantarlevelDAD. arus data selar'":
saat satu data mengalir r+. Menyelrpurnakan DAD' Proseslah
bersama seperti yang ditunjukkan tambahan membanl-
hingga terpisah. Jika data tidak
selalu mengalirb",,u'u, ueuerapa kali. Setiap langkah mengidentifikasikan tit'
menyempurnakan diagram dan
tunjukkan sebagai arus data
yang terpisah' dari atas ke bawa'
Menempatkan penting' Aturlah DAD untuk mengalir
7. Mengidentifikasi ploses transformasi' untuk dan dari kiri ke kanan'
lingkaran Oi tunupun yang dibutuhkan
dengan yang la;''
mentransformasikansatuarusdatakearusdatalainnya.l5.Mempersiapkansalinanakhir.Janganmengizinka.
memiriki satu garis arus data saring merintasi satuarus
semua proses transformasi sebaiknya Jika dibutuhkan' ulangi
penyimpanan atau tujuan data
data masuk dan keluar atau lebih.
g.Mengelompokkanprosestransformasi'ProsesTempatkannamadalamDAD'tanggaldipersiapkan'da-
transformasiyangsecaralogisterkaitatauterjadipadanamayangmenyiapkanpadasetiaphalaman.
 Bab 3 SlsterllfukflkDokurl1entasl 67

Smi;an Alir
Utuwn ilir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan bagan alir
Teknik analitis yang mengg!nakan
'Irr,.rrr1i-|_: aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir mencatat seperangkat simbol standar untuk

*': : - ..i bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir melalui organisasi. Bagan alir juga menjelaskan gambar beberapa
aspek dari Sl secara jelas, ringkas,
.:---.-'=-- untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Sebagian dan Ioqis.

r,rrl,: r*l ::<an alir digambar menggunakan program perangkat lunak seperti Visio, Microsoft

,-
Lr, -.--resoft Excel, atau Microsoft PowerPoint. Bagan alir menggunakan s6perangkat
:: --.: dar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan
r
i
r'r ;::-:!ahaan dan arus data melalui sistem. Simbol bagan alir dibagi ke dallm empat
;d ':.!. : : .;perti yang ditunjukkan pada Figur 3-8.
i

i.-: o I i np ut I o utp ut menunj ukka n inp ut ke atau o utp ut dari sistem.

* :urlol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan
r.' :::1
r',-=:ol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
s :" -.-'Fon arus dan lain-lain menunjukkan arus data, di mana bagan alir dimulai dan
r: I r'-l-1. keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.

I
:: - -:ifl umum untuk mempersiapkan bagan alir disajikan pada Fokus 3-2.
FIGUR 3-8
bd P€nislatan
5imbol Bagan AIir Secara Umum
:h[n !rnd.0utpnt

0okumen atau laporan elektronik atau kertas.

Diilustrasikan dengan melebihi simbol dokumen dan

Berbagai salinan dokumen kertas mencetak nomor dokumen pada muka dokumen di sudut
kanan atas.

lnformasi ditampilkan oleh alat outputelektronik seperti

Output elektronik
terminal, monitor, atau layar.

Atat entri data elektronik seperti komputer, terminal, table!

Entri data elektronik
atau telepon.

Entri data elektronik dan simbol oufput digunakan bersama

Alat input dan output elektronik
untuk menunjukkan alat yang digunakan untuk keduanya.

lffitrrmrsesan

Fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh komputer; biasanya

Pemrosesan komputer
menghasilkan perubahan dalam data atau informasi.

0perasi manual 0perasi pemrosesan yang dilakukan secara manual.

68 h$an Hu -,-:'

FIGUR 3.8
Lanjutan
9imbol Penyinpanan

tlt'J
ll
Datobose Data yang disimpan secara elehronik dalam';;::ca

\)
tl/-1 Pita magnetis
Data yang disimpan dalam pita magnetis; pita yang men!{{31'
media penyimpana n ba&up yang populer.
\*_J
fiie dokumen kertas; huruf menqindikasikan file ur:='

\;7 Flie dokumen kertas pemesanan, N -setara numerik, A = secara alfabei D =

berdasarkan tanggal.

r----*--l
tttt Jurnal/buku besar Jurnal atau buku besar akuntansi berbasis kertas.

SimbolArus dan Lain'

lain
lMengarahkan arus pemrosesan atau dokumen; arus normal
r:
--------*. Arus dokumen atau Pemrosesan
bawah dan ke kanan.

Transmisi data dari satu lokasi geografis ke lokasi lainnya v::

'q--F Hubungan komunikasi
garis komunikasi. 3

n Konektor dalam-halaman
Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sama:
penggunaannya menghindari garis yang melintasi halaman.

ti Konektor luar-halaman Entri dari, atau keluar ke, halaman lain.

Awal, akhir, atau titik interupsi dalam proses; juga digunakan

{] Terminal
untuk mengindikasikan pihak luar.

---:'.\ Keputusan Langkah pembuatan kePutusan.

Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjelasan

--t Anotasi ([atatan tambahan)

sebagai klarifikasi.

*ffi $ig
gS-JH$* iS H$&*Affi ele$:i

bagan alir dokumen
[4engilustrasikan arus data dan
dokumen di antara area-area
pertangqungjawaban dalam
crqanisasi.
bagan alir pengendalian
nternal
i,;'--'z' g c :rn:kan untuk
-:' a :t.::: r:l!anal
Bagan alir dokumen (document flowchart) dikembangkan untuk mengilustrasikan arus
dokumen dan data antar-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Bagan ini menelusuri
dokumen dari awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribusi, tujuan,
disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem. ]enis khusus bagan alir,
yang disebut bagan alir pengendalian internal(internal controlflowchart) digunakan untuk
menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan tersebut digunakan
untuk mengidentifikasi kelemahan atau inefisiensi sistem, seperti arus komunikasi yang tidak
memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas yang tidak dibutuhkan pada
sis, dan

arus dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang menyebabkan penundaan pemborosan.
^--.^-l- .-
: ,:,:;:5 !C ti !o : I
-.:--;.:T:( i

m:nc otrt'lkasi kekuatai'r Sampai ia mengotomatisasi bagian lain dalam S&S, Ashton memutuskan untuk
memproses proses penggajian di S&S secara manual, seperti yang dijelaskan dalam Tabel
kelemahan Can ketidakeis en:n
siiiem.
3-l dan 3-2yangditunjukkan dalam Figur 3-9.
Bab3 SistemTeknlkDokumentasi 69

<
=z

g6!i ;

6O6d
ilil[il
<eza

Pts
t9 -v.

r:;1
fi

1"

oa

.E
'a

.=

6e
mA
\t _=
?0 llh$ lr*sft#!€trrlremi

{
I

6
g I
€ i
.t

iI
I
I

l
\

ch
.nh
E:
(9
-f c'
 Bab3 SrstelllleknikDl]kljlllenli\ 7L

:!KUS 3-2 Pedoman untuk Mempersiapkan Bagan Alir

0hsnahami sistem. Mengembangkan pemahaman ini 4. Secara jelas labeli semua simbol. Tulislah deksripsi
t.:-
.lv:"i rswdwancarai pengguna, pengembang, dan sumber, input, proses, output,atau tujuan di dalam simbol.
'*;-: :-.in atau memberikan kuesioner yang lengkap; Gunakan kepala panah pada semua garis arus.
,..
i r" r: - *ifi1baca deskripsi naratif sistem; atau dengan. 5. Konektor halaman. Jika bagan alir tidak sesuai dengan
'- t* i r -. an melalui transaksi sistem. !.
halaman tunggal, secara jelas berilah nomor halaman dan
ul0mv,g dentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir. gunakan konektor luar halaman untuk memindahkan satu
, r- ; ::-: departemen,fungsi-fungsi pekerjaan, dan
fi kasi halaman dari halaman lainnya. Ketika diinginkan, konektor
'1 '; ;,. ;..-.p161. Mengidentifikasi proses bisnis, dokumen, dalam halaman dapat digunakan untuk mencegah
I .:. r:r? :an prosedur pengolahan data. kelebihan garis arus dan untuk menghasilkan halaman
rflxrnqierola bagan alir. Mendesain bagan alir, sehingga yang terlihat rapi. Secara jelas labeli semua konektor untuk
::l-:i -=-:alrr dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. menghindari kebingungan.
'- - . -:, -:' oastikan bahwa semua prosedur dan proses 6. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir. Perhatikanlah
!rr :,: :* .rutanyang sesuai.Tunjukkantempatdokumen dengan saksama konten yang diambil dibandingkan
::- :"-5:s dimulai, tempat data diproses, dan tempat membuat gambaryang sempurna. Beberapa sistem dapat
iri:; : : -can dan dikirim. Tunjukkan disposisi final dari dibuat bagan alir dalam draf tunggal. Tinjaulah dengan
,.r'*,i rt..Ufi1en untuk mencegah kelonggaran yang orang-orang yang mengenalsistem. Pastikan semua bagan
- a - : -:: oembaca dibuat berputar-putar. Tunjukkan alir yang digunakan konsisten.
i;r-J, :-: : masukkan kedalamataudiambildaridatabase 7. Gambarlah salinan final bagan alir. Tempatkan nama,
,,,r i
*i
=,,,'ati operasi pemrosesan (program komputer) tanggal, dan nama orang yang mempersiapkan bagan alir
rir=-: ):1am bagan alir dokumen, bagilah bagan alir pada setiap halaman.
: j: :- . crom-kolom dengan label.
I

- - :: -apat mempraktikkan membuat bagan alir dokumen dengan menggambar satu

I

;
'*r .. ::- :n komprehensif, yang disebut Accuflow Cash Disbursements Process, pada akhir
;: - ,::
lab. Anda kemudian dapat membandingkan diagram Anda pada solusi di bagian
,{ ::.: -:da iuga dapat membaca detail penjelasan mengapa solusi dipersiapkan.
ia.an alir sistem (system JTowchart) menggambarkan hubungan antar-input, bagan alir sistem

' -r ' : :.:.. )€I1filllpanan dan output srstem. Bagan alir pemrosesan penjualan dalam Figur Menggambarkan hubungan
antar-lnput, pemrosesan,
- : r:l:3Sefltasikan proposal Ashto! untuk mendapatkan data penjualan menggunakan penyimpanan, dan oafrrl sistem.

: *r .-: :.:::ualan rtatu-of-the-arf. Terminal akan mengambil dan mengedit (semua tanggal

"l , :-: --lian dimasukkan, dll.) data penjualan dan mencetak penerimaan pelanggan.
'* ,- i
'.:ara periodik mengirim semua data penjualan untuk kantor pusat perusahaan,

.' :-r:r-,. \lanajemen dan pengguna lainnya dapat mengaksesfle kapan pun dengan
- - i:.-r:ie.n sistem pemrosesan penyelidikan.
: ...: alir sistem digunakan untuk menjelaskan arus dan prosedur data dalam SIA.
: ; ::r :roses bisnis (Bab 12-16) menggunakan bagan alir sistem untuk memberikan
' , - -. :r.:rgenai cara setiap proses bisnis bekerja.

- - -:-;1r;.:${i4lV+

Iuc-r-: :]rr pro gram (trtrogram Jlowchart) mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan bagan alir program
Mengilustrasikan urutan operasi
: . - --:uter dalam mengeksekusi program. Hubungan antarsistem dan program bagan alir logis yang dilakukan oleh

-, *-
'-..an dalam Figur 3 - I I . Bagan alir program menjelaskan logika khusus yang digunakan komputer dalam melakukan
pr0gram.
,' ' :-..akukan proses yang ditunjukkan pada bagan alir sistem.
 72 Bagian SaU Landavn Konseptual Siuem iniormasr Aruntansi

FIGUR 3-10
Bagan Alir Sistem Pemrosesan
Penjualan di 5&S

Terminai Fenjualan

FIGUR 3-11 Bagan Alir 5istem

Hubungan antara Bagan Alir
Sistem dan Program
 Bab3 5siemftknrkDokrmenlari 73

n'r Proses Bisnis

i;l_ L- Froses Bisnis (DPB-Business Process Diagram) adalah cara visual untuk menjelaskan
diagram proses bisnis
-rgkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. contohnya, ada banyak [ara visual untuk menjelaskan

'Lr : -,-am siklus pendapatan. Di antaranya adalah menerima pesanan, mengecek kredit
langkah-langkah atau aktivitas
yang berbeda dalam proses bisnis.

. -::-' nemverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengonfirmasi penerimaan pesanan

-:.'- Seperti halnya, ada berbagai aktivitas yang terlibat dalam sikius pengeiuaran. Di
; r ,*- * : -,lalah mengirimkan barang yang dipesan, menagih pelanggan, dan mengumpulkan
-r r: r:::r pelanggan. Semua aktivitas
ini ditunjukkan pada DpB untuk memberikan
: :::r 1'ang lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran yang rerjadi dalam
: - ::l:S.

-.. lPBdapatmenjelaskaninteraksidalamentitasdanjugainteraksiantar-entitas,DpB
-J - -- : *-ru teks tidak mendokumentasikan aktivitas yang
dilakukan oleh pihak eksternal.
:-;ra itu, DPB untuk siklus pendapatan hanya akan menjelaskan fungsi-fungsi yang
- .-: : --r ,,ieh perusahaan penjual dan DpB untuk siklus pengeluaran hanya menggambarkan
:, ":ng diiakukan oleh perusahaan pembelian.
- -.-:ess Process Modeling Initiative Notation Working Group membuat standar
- -:,;:rggambar DPB. Ada beberapa simbol yang berbeda yang dapat digunakan

G F0KUs 3-3 Pedoman untuk Mempersiapkan Diagram proses Bisnis

trr : ngidentifikasi dan memahami proses bisnis.
. -::mbangkan pemahaman ini dengan mengobservasi
:':.:. oisnis organisasi dan arus data, mengobservasi dan
-: :,','ancarai mereka yang terlibat dalam proses bisnis,
*:* 3aca deskripsi naratif sistem, atau memasuksi sistem
-
=-::ksi. Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi
: .- . dan pihak eksternal. Mengidentifikasi proses bisnis,
: -. ,'ren/ arus data, dan prosedur pengolahan data.
- t,n:ngabaikan komponen-komponen tertentu.
Seperti
- :l DPB menggambarkan apa yang terjadi, tetapi tidak
* -:rinci bagaimana itu
= terjadi (contohnya dengan
-:.-:1ogi apa) aktivitas proses terjadi. OIeh karena itu,
-:: :ldak perlu untuk direvisi setiap kali teknologi yang
: :.nakan untuk menyelesaikan aktivitas berubah. Tidak
- -:: rt j bagan alir, Anda tidak perlu menunjukkan dokumen
, .,a
=: dokumen mengalir melalui sistem atau menunjukkan
-: - cat dokumen itu disimpan.
I \lemutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan.
j=:erti DAD, berbagai level detail dapat ditunjukkan. DpB
-:rya dapat menunjukkan level aktivitas yang lebih tinggi
:::u level aktivitasyang lebih tinggitersebutdapatdipecah
. : dalam subaktivitas-subaktivitas yang menunjukkan
.ecara lebih mendetail. Jika DpB digambarkan secara lebih
-endetail, mudah untuk mengevaluasi apakah tugas-
:rgas dipisahkan secara sesuai dengan menguji tugas yang
:rlakukan dalam setiap baris.
i. Mengelola bagan alir. DpB biasanya terdiri dari dua
kolom dan sebanyak mungkin garis yang diperlukan
untuk menjelaskan proses. Kolom pertama menunjukkan
karyawan dan departemen berbeda yang terlibat dalam
proses bisnis. Kolom kedua menunjukkan aktivitas yang
dilakukan oleh karyawan yang ditunjukkan dalam kolom
pertama. Setiap baris, mengacu sebagai "swim lane,'berisi
aktivitas yang dilakukan oleh departemen atau karyawan
yang terindikasi. DPB menggambarkan langkah-langkah
besar dalam proses secara berurutan, membaca dari kiri ke
kanan dan atas ke bawah.
5. Memasukkan setiap proses bisnis dalam diagram.
Tunjukkan setiap proses bisnis dimulai dan berakhir.
Menunjukkan setiap aktivitas dalam proses bisnis yang
terjadi dan dalam baris yang sesuai, menggunakan simbol
yang sesuai. Menuliskan deskripsi yang sesuai di dalam
setiap simbol; sebagian besar deskripsi aktivitas akan
dimulai dengan kata kerja tindakan (membuat pesanan,
mengirimkan barang, dll.) Tambahkan informasi anotasi
yang sesuai untuk membuat diagram lebih dapat dipahami.
Gunakan kepala panah pada semua garis arus data untuk
menunjukkan arah arus.
6. Menggambar sketsa kasar DpB. perhatikanlah konten
yang ada dengan membuat gambar yang sempurna.
Beberapa sistem dapat dibuat menjadi diagram dalam
sebuah draf. Meninjaunya dengan orang yang mengenal
sistem. Menyempurnakan DpB yang dibutuhkan hingga
proses bisnis digambarkan secara akurat dan diagram dapat
dipahamidengan mudah.
7. Menggambar salinan final DPB. Tempatkan nama DpB,
tanggal dan nama orang yang mempersiapkan pada setiap
halaman.
74 Bagian Satu Landasan Konseptual 5 stem hformasr Akuntansl

dalam menggambar DPB. Buku ini hanya menggunakan seperangkat simbol terbatas, r-'-{
ditunjukkan pada Figur 3-12, untuk menghasilkan DPB yang mudah dibuat dan dipaha::-
Pedoman umum untuk mempersiapkan pedoman proses bisnis yang baik disaiiur
dalam Fokus 3-3. Dalam buku ini, dasar pada DPB lebih sedikit pada mematuhi aturan r',:i{
mengatur persiapan dan lebih banyak pada mengomunikasikan aktivitas dengan jelas r',-,F
terlibat dalam proses bisnis yang digambarkan.

FIGUR 3-12 Simbol Hrma Prnjelasan

Simbol Diaqram Proses Bisnis
lfrh Mulai
Mulai atau permulaan proses diwakili oleh lingkaran kecil.

.dB\ Akhir proses dircpresentasikan oleh lingkaran kecil bergaris tehal.

td" " I Akhir

Aktivita5 dalam proses diwakili oleh peregi yang sisinya tumpu[. Penjela:ar
Aklivitas dalam proses
aktivitas ditempatkan dalam persegi.

-.4.1\. Keputusan l(eputusan yang dibuat selama proses diwakili oleh sebuah wajik. Penjelasar

\:/ keputusan ditempatkan di dalam simbol.

Arus data atau informasi yang ditunjukkan oleh panah.

Arus

lnformasi yang membantu menjelaskan proses bisnis yang dimasukkan r:

--> lnformasi anotasi l/ rll(d ulUUl.ullKdll/ l.,dtldll ydll9 ttudl gtgdtlludl OdIl Pel!el.i!!I
simbol-

Karvayran Earu

l]ari Drparl€men

Pen$galian

totalq*?,pg*4*aii+0;dan
r,,..vt{rhtirtiiqel{aitiir,l

&4eng{{!,{{&{fl.rcekrd}s
lqp0f$ l!q$a{i
kq&,'dan'K1i*titttili

3*'
 Bab 3 5,sien'Trr ,t l:;tr.r:;, 75

- ::-Jn mempersiapkan DPB dalam Figur 3-13 untukmendokumentasikan

pemrosesan
,.''rl::'l;: -::r pada S&s berdasarkan pada narasi yang ada dalam Tabel 3-1. Anda dapat
rllli :irr:'r-rkkan membuat DPB dengan menggambar salah satu problem komprehensif, yang
,,ii ,r' -' --:;u.flow cash Disbursements process,pada akhir konten bab. Anda kemudian
dapat
ir Lr-: i J- lrrlgkan diagram Anda pada solusi pada setiap akhir bab. Anda juga dapat membaca
nr* - -;1,:3lnsan mengenai cara solusi dipersiapkan.

i -l.,asan dan Kesimpulan Kasus

"i :r:mpersiapkan DAD (Figur 3-6 dan3-7),bagan alir (Figur 3-9), dan DpB (Figur 3- 13)
'iiri'"r' ,:;:1 pemrosesan penggajian S&S untuk mendokumentasikan dan menjelaskan operasi
I : .:lg sudah ada. Ia senang melihat Susan dan Scott dapat menangkap esensi sistem dari
:" - :-*tentasian ini. DAD menunjukkan arus data logis, dan bagan alir mengilustrasikan
- :- : - , -stk sistem, dan DPB menunjukkan aktivitas-aktivitas pada setiap proses bisnis.
: -':n dan Scott setuju bahwa Ashton sebaiknya mendokumentasikan sisa sistemnya.
'i - -" -::lentasian akan membantu mereka semua memahami sistem saat
ini. Itu juga akan
: .'': : : ,:u Ashton dan konsultan mendesain sistem yang baru. Faktanya, pendokumentasian
'.": ;.: -:n telah membantu mereka mengidentifikasi beberapa
perubahan kecil yang mereka
' **-i-':. 'intuk dibuat dalam sistem mereka.
Dengan menggunakan Figur 3-9, Susan sekarang
- i-:rli mengapa petugas penggajian sering kali harus meminjam satu-satunya salinan
,-r ':-- -:enggajian yang dipersiapkan. Ia merekomendasikan salinan kedua dibuat dan
, .-:::r dalam departemen penggajian. susan juga mempertanyakan praktik menyimpan
: -- -:tatan penggajian pada satuf/e penggajian. untuk menjaga agar tidak menjadi
fle
"*i : nerekomendaslkanfle tersebut dibagi ke dalam tigaJile: data karyawan personal,
' ' - :rjm€Dtasian periode pembayaran, dan data pajak penggajian. Diskusi
dengan petugas
' - :.: -:'n memverifikasi pendekatan ini dan membuat pemrosesan penggajian menjadi lebih
I
- .:-- :rn lebih efisien.
i
i.'ama beberapa minggu ke depan, Ashton mendokumentasikan
sisa proses bisnisnya.
' ,:: l:ri membantunya mengidentifikasi ketidakefisienan dan laporan yang tidak
'"' : - ' ==an' Ia juga menemukan bahwa beberapa sistem dokumen tidak dikendalikan
secara
:r ; : : lii. Selain itu, ia mendapatkan beberapa ide mengenai sistem
yang terotomatisasi dapat
- :: - i:lfLlllfa merancang kembali proses bisnis di S&S. Dengan mengganti usaha manusia
- i :.rnakan teknologi, proses dan prosedur lama dapat dihilangkan untuk membuat sistem
:.- =ii lebih efektif.
:'.etika Ashton menyelesaikan analisis dan pendokumentasian dari sistem yang
sedang
'; :-.kan saat ini, Scott dan Susan memintanya untuk melanjutkan pekerjaannya terkait
:: - ::iainan sistem yang baru. untuk melakukannya, Ashton harus memahami kebutuhan
r'..:rasi dari berbagai karyawan dalam perusahaan secara mendalam. Kemudian, ia dapat
: ::- jesain sistem baru menggunakan alat-alat yang dijelaskan dalam bab ini. pengembangan
.:: dibahas padaBab 2-22.
76 Bagian Satu Landaun Konseptual 5istem informasi Akuntansl

arus data (dataflow) deskripsi naratif (narrativ e penyimpanan data (c-;:;

bagan alir (flowchart) description) store)
bagan alir dokumen diagram arus data (DAD- proses (ltrocess)
(document flowchart) flow diagram)
data sumber data (data sou--,
bagan alir pengendalian diagram konteks (context tujuan data (data
internal (internal control diagram) destination)
flowchart) diagram proses bisnis
bagan alir program (DPB-business process
(ltrogram Jlowchart) diagram)
bagan alir sistem (system dokumentasi
flowchart) (documentation)

SIA datam Aksi

1. DAD adalah representasi dari...

a. operasi logis yang dilakukan oleh program komputer.
b. arus data dalam organisasi.
c. aturan keputusan dalam program komputer.
d. konfigurasi perangkat keras komputer.
.,
Metode dokumentasi seperti DAD, DPB, danbagan alir menghematbanyakwaktu c:-
uang, menambah nilai bagi organisasi.
a. Benar.
b. Salah.
Manakah pernyataan yang SALAH di bawah ini?
a. Bagan alir membuat penggunaan banyak simbol.
b. Bagan alir dokumen menekankan pada arus dokumen atau catatan yang bens:
data.
c. DAD membantu menyampaikan waktu kejadian.
d. |awaban a dan b salah.
4. DAD terdiri dari empat elemen dasar ini: sumber dan tujuan data, arus data, prose.
transformasi, dan penyimpanan data. Masing-masing direpresentasikan oleh DAf
berdasarkan simbol yang berbeda.
a. Benar.
b. Salah.
5. Semua pedoman di bawah ini ada dalam penamaan elemen data DAD, KECUALI:
a. Nama proses sebaiknya meliputi kata kerja seperti memperbarui, mengedit,
memp ersiapkan, dan men catat.
b. Memastikan nama menjelaskan semua data atau keseluruhan proses.
c. Menamai hanya elemen DAD yang paling penting.
d. Memilih nama yang aktif dan deskriptil
Kemampuan pendokumentasian yang dibutuhkan oleh akuntan bervariasi sesuai dengan
fungsi pekerjaan mereka. Namun, di antara pilihan di bawah ini, mana yang sebaiknya
dapat mereka lakukan?
a. Membaca pendokumentasian untuk menentukan cara sistem bekerja.
 Bab 3 56tenl Tekn k Dokutt'etltas 77

b. Mengkritik dan mengoreksi pendokumentasian yang dipersiapkan oleh orang

lain.
c. Mempersiapkan pendokumentasian untuk sistem informasi yang baru
dikembangkan.
d. Mengajari yang lain cara untuk mempersiapkan pendokumentasian.
Manakah pernyataan di bawah ini yang SALAH?
a. Bagan alir adalah teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan beberapa
aspek sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
b. Bagan alir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran
arus dokumen dan data melalui sistem.
c. Bagan alir mudah untuk dipersiapkan dan direvisi ketika pembuat memanfaatkan
paket perangkat lunak bagan alir.
d.Bagan alir sistem adalah representasi naratif sistem informasi.
Manakah bagan alir di bawah ini yang mengilustrasikan arus data di antara area-area
pertanggungjawaban dalam organisasi?
a. Bagan alir program.
b. Tabel konfigurasi komputer.
,-. Bagan alir sistem.
d. Bagan alir dokumen.
Semuayang ada dibawah ini adalah pedomanyang direkomendasikan untukmembuat'
bagan alir dapat dibaca lebih jelas, konsisten, dan dapat dipahami, KECUALI:
a. Membagi bagan alir dokumen ke dalam kolom-kolom dengan label'
b. Membuat bagan alir semua arus data, khususnya prosedur pengecualian dan
kesalahan rutin.
c. Mendesain bagan alir sehingga proses mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri
ke kanan.
d. Menunjukkan disposisi final dari semua dokumen untuk mencegah adanya
kelonggaran yang membingungkan pembaca.
Bagaimana sumber dan tujuan data direpresentasikan dalam diagram arus data?
a. Sebagai persegi.
b. Sebagai panah melengkung.
c. Sebagailingkaran.
d. Sebagai dua garis paralel.
e. Tidak ada yang benar.

I': : SES Pf;ruffi*L#&ffi&ru K&S 46ffiffi:$-{}W

3:rJata, sebuah vendor, mengirimkan faktur kepada Accuflow untuk alat pendukung
rqr,--:npanan data. Faktur dikirim secara langsung ke Megan Waters, petugas utang, yang secara
rl;*ral mencatat faktur dalam buku besar pembantu utang. Setelah faktur dicatat, kemudian
a:..:--skan ke Stan Phillips, petugas pengeluaran kas, untuk pemrosesan, San mempersiapkan
':-. :ntuk membayar faktur dan mengirimkan cek dan faktur ke John Sterling, bendahara
:,=:-.ahaan. John menerima dan menandatangani cek dan membatalkan faktur. John kemudian
:i:-girimkan cek ke SoftData dan mengembalikan faktur yang dibatalkan ke Stan untuk
r,:,:at dalam jurnal pengeluaran kas dan diarsipkan. Sekali seminggu, Megan secara manual
l-,=::asukkan pengeluaran dari jurnal pengeluaran kas ke buku besar pembantu utang.
78 Bagian Satu [andasaf (0fseptra 5isieI ri"rii,r ii!f.a'j

DIMINTA

Persiapkan bagan alir dokumen, DPB, diagram konteks, diagram arus data leve1 t- :.- -
level 1 untuk proses pengeluaran kas Accuflowl Untuk memaksimalkan pembeia..:*-
permasalahan ini, lakukanlah yang terbaik untuk menyelesaikannya sebelum me:i--.
pada akhir bab ini!

3.1 Identifikasikan elemen-elemen DAD pada narasi berikut ini: pelanggan nr:: :'::
beberapa barang dari toko bahan makanan lokal. Jill, petugas penjualan, In€lrli!:: --l
transaksi dalam register kas dan mengambil uang pelanggan. Pada saat pen;:-:.i"-
Jill memberikan kas dan pita register kepada manajernya.
3.2 Apakah Anda setuju dengan pernyataan di bawah ini: 'Apakah salah satu pr. :: : i
pendokumentasian sistem dapat digunakan untuk mendokumentasikan s-, ':
tertentu secara memadai?" felaskan!
3.3 Bandingkan pedoman untuk mempersiapkan bagan alir, DPB, dan DAD ! Apa pr---, r
dan batasan umum untuk semua teknik pendokumentasian tersebut?
3.4 Seorang teman sekelas meminta Anda untuk menjelaskan konvensi bagan .-"
menggunakan contoh riil. Gambarkan simbol bagan alir utama dari memori, tempaL-*-
ke dalam satu dari empat kategori: inputloutprzf, pemrosesan, penyimpanan, serta a:-
dan lain-lain! Untuk setiap simbol, sarankan beberapa penggunaan!

3.1 Persiapkan segmen bagan alir untuk setiap operasi berikut ini!
a. Pemrosesan transaksi disimpan dalam media berurutan seperti pita magnet,.
untuk memperbaruifle induk yang disimpan dalam pita magnetis.
b. Pemrosesan transaksi disimpan dalam pita magnetis untuk memperbaru:
database.
c. Meneliti database dan mencetak hasil penelitian.
d. Menggunakan terminal untuk memasukkan data dokumen sumber berbasi.
kertas dan mengirimkannya ke lokasi tersembunyi tempat komputer perusahaan
memperbarui database.
e. Menggunakan terminal untuk meneliti datebase penjualan pelanggan.
f . Backup otomatis yang terjadwal dari suatu database ke hard drive eksternal.
g. Menggunakan terminal untuk memasukkan jam kerja karyawan yang dicatat
dalam kartu waktu untuk memp erbarur fle transaksi penggajian dan data upah
dalam fle induk penggajian.
h. Menggunakan terminal untuk mengakses daftar harga dalam database penjualan
untuk melengkapi pesanan pelanggan. Salinan elektronik pesanan pembelian
dikirim ke vendor dan salinan backup dicetak dan diajukan berdasarkan nama
vendor.
i. Membuat reservasi pesawat terbang menggunakan komputer rumah.
3.2 Karyawan DeweyConstruction Companymemasukkan pekerjaanvang merekalakukan
pada tiket waktu kerja. Sebagian besar tempat konstruksi memiliki terminal input data
yang digunakan oleh karyarvan untuk memasukkan waktu mereka dalam memulai dan
berhenti bekerja dan kode pekerjaan yang merepresentasrkan pror-ek tempat mereka
 Bab3 Ssternftkf kDokllrentas 79

Sekerja. Setiap malam data tiket waktu kerja untuk hari itu dikirim secara elektronik ke
l-antor pusat perusahaan tempat data tersebut disimpan hingga penggajian diproses.
Beberapa lokasi konstruksi sangat terpencil dan karyawan tetap mengisi tiket
-,raktu kerja. Tiket-tiket
ini dikirimkan dengan cepat secara mingguan ke kantor pusat
:erusahaan tempat tiket-tiket tersebut diteliti dan diproses.
Penggajian diproses setiap minggu. Kartu jamkerjadigunakan untukmemperbarui
-iatebase penggajian dan juga database barang dalam proses. oleh karena semua
<aryawan bekerja secara elektronik, tidak ada cek yang dicetak; tetapi sistem penggajian
rendepositkan pembayaran bersih dalam akun bank karyawan. pembayaran dibuat
-rntuk badan pemerintah dan perusahaan yang
menangani kontribusi karyawan dan
:encana karyawan 401K. semua pengeluaran diikuti oleh laporan yang meringkas
:engeluaran. Sistem juga menghasilkan potongan data pembayaran yang disimpan
talamfile transaksi penggajian yang dapat diakses melalui Internet. Laporan ringkasan
:enggajian dibuat dan dikirimkan ke supervisor penggajian.
DIMINTA:

Persiapkan bagan alir sistem untuk pemrosesan penggajian Dewey construction

'
Companyl
r. Persiapkan DPB untuk pemrosesan penggajian Dewey construction companyl
Pada ANGIC Insurance Company dimulai pemrosesan klaim kecelakaan ketika'
departemen klaim menerima pemberitahuan kerugian dari orang yang mengklaim.
Departemen klaim mempersiapkan dan mengirimkan empat salinan formulir bukti-
<erugian yang mengharuskan pengklaim untuk menjelaskan penyebab, jumlah, dan
a-rpek lain kerugian secara detail. Departemen klaim juga memulai catatan klaim,
r ang dikirim dengan pemberitahuan ke departemen pengolahan data, yang diajukan
rerdasarkan nomor klaim.
Pengklaim harus mengisi formulir tersebut dengan bantuan penilai kerugian. Penilai
harus menyetujui estimasi jumlah kerugian pengklaim. pengklaim dan penilai masing-
nasing menyimpan satu salinan formulir tersebut. Penilai mengarsipkan salinannya
berdasarkan nomor. Penilai mengirim dua salinan pertama ke departemen klaim.
Secara terpisah, penilai mengajukan laporan ke departemen klaim, mengonfirmasikan
estimasi formulir bukti kerugian pengklaim.
Departemen klaim mengotorisasi pembayaran ke pengklaim, meneruskan salinan
rbrmulir bukti kerugian ke pengolahan data, dan mengarsipkan formulir buki kerugian
dan iaporan penilai menurut abjad. Departemen pengolahan data mempersiapkan
catatan pembayaran dan mempersiapkan daftar pengeluaran kas, yang diteruskan ke
departemen akuntansi tempatnya akan diperiksa.
DIMINTA.

a. Persiapkan bagan alir dokumen untuk merefleksikan proses klaim kecelakaan

ANGIC Insurance Company!
b. Persiapkan DPB untuk merefleksikan bagaimana ANGIC Insurance company
memproses klaim kecelakaannya!
Beccan Company adalah diler ban diskon yang mengoperasikan25toko retail di area
metropolitan yang besar. Perusahaan membeli semua ban dan perlengkapan terkait
menggunakan departemen pembelianpusatperusahaan untukmengoptimalkan diskon
kuantitas. Ban dan perlengkapan diterima pada gudang pusat dan didistribusikan
ke toko retail saat dibutuhkan, Sistem persediaan perpetual pada fasilitas pusat
menyimpan catatan persediaan terbaru, membuat titik pemesanan kembali, dan
EO Bagian Satu landasan Kofseptua Sistem nformas] Akuntans

kuantitas pesanan optimal untuk setiap jenis dan ukuran ban serta perlengkapan
lainnya. Beccan memiliki sistem komputer state of the art dan menggunakan lima
dokumen berikut ini dalam sistem pengendalian persediaannya.
o Daftar permintaan toko retail. Toko retail secara elektronik mengajukan daftar
permintaan kembali toko retail pada gudang pusat ketika mereka membutuhkan
ban atau perlengkapan. Petugas pengiriman gudang mengisi pesanan dari
persediaan dan mengotorisasi pengiriman ke toko.
o Daftar permintaan pembelian. Sistem memberitahukan petugas pengendalian
persediaan ketika kuantitas yang ada di tangan untuk barangyang disimpan
di gudang pusat ada di bawah titik pemesanan kembali dan mempersiapkan
permintaan pembelian. Petugas pengendalian persediaan menilai permintaan
tersebut, menyetujuinya, dan meneruskannya ke departemen pembelian.
. Pesanan pembelian. Sistem menggunakan data dalam permintaan pembelian
untuk mempersiapkan pesanan pembelian dan secara tentatif memilih vendor
berdasarkan pada kriteria tertentu yang dibangun dalam sistem seperti harga
dan ketersediaan. Agen pembelian menilai pesanan atau pemilihan vendor sesuai
dengan yang dibutuhkan, menyetujuinya, dan mengirimkan e-mail ke vendor.
Salinan pesanan pembelian dikirim ke utang.
o Laporan penerimaan. Untuk setiap pesanan pembelian, sistem mempersiapkan
laporan penerimaan yang menunjukkan barang yang dipesan, tetapi bukan
kuantitas yang dipesan. Ketika barang tiba, petugas penerimaan memasukkan
tanggal mereka tiba dan kuantitas setiap barang yang diterima. Laporan
penerimaan yang lengkap dikirim ke utang.
o Faktur. Vendor mengirimi Beccan faktur elektronik yang menunjukkan barang
yang dikirim,harga, dan jumlah total utang.

Departemen berikut ini terlibat dalam sistem pengendalian persediaan Beccan.

o Toko retail. Setiap toko menghitung persediannya setiap akhir kuartal dan
merekonsiliasinya dengan database perusahaan. Pada setiap minggu, setiap toko
meninjau persediaannya untuk menentukan permintaan apa dari gudang pusai.
Ketika toko kehabisan persediaan, atau persediaannya menipis, ia dapat mengirim
pesanan segera ke gudang.
. Departemen pengendalian persediaan. Tanggung jawab untuk menyimpan
semua catatan persediaan perpetual, termasuk kuantitas dalam persediaan, titik
pemesanan kembali, kuantitas pesanan optimal, dan kuantitas pesanan untuk
setiap barang yang disimpan.
o Departemen gudang. Menyimpan persediaan fisik semua barang yang disimpan
dalam penyimpanan. semua pesanan dari vendor diterima (petugas penerimaan)
dan semua distribusi ke toko retail dipenuhi (petugas pengiriman) pada
departemen ini.
o Departemen pembelian. Menempatkan semua pesanan yang dibutuhkan
perusahaan.
o Departemen utang. Menyimpan semua dokumen terbuka untuk vendor dan
kreditur lain. Bagian utang memeriksa dan merekonsiliasi faktur vendor, pesanan
pembelian, dan laporan penerimaan. Beberapa perbedaan dijeiaskan dan faktur
vendor akan dibayar dalam 10 hari saat penerimaan barang dengan mentransfer
jumlah berdasarkan akun bank secara elektronik.
 Bab3 5lstemTeknlkDoklmutas

DIMINTA

= Persiapkan DPB yang mendokumentasikan proses

bisnis Beccan! (Diadaptasi dari
rJjian CMA)
Sebagai auditor internal untuk No-wear products,
Anda terah d.iminta untuk
rendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian perusahaan.
Berdasarkan pada
: endokumentasian Anda, No-wear mengharapkun
.rnt.rk mengembangkan rencana
:rerevisi sistem saat ini untuk mengeliminasi penundaan
yang tidak dlharapkan dalam
:emrosesan cek pembayaran. Petugas kepala penggajian
menjelaskan sistem berikut ini.
Sistem pemrosesan penggajian pada No-wear products
cukup sederhana.
Data waktu dicatat dalam setiap departemen menggunakan
kartu waktu
dan jam. Namun, ini menyebalkan ketika orang trdai
mengeluarkan kartu
waktu pada malam hari, dan kita harus mencatat waktu dengan
tangan kita
sendiri. Pada akhir setiap periode, petugas penggajian
kami memasukkan data
kartu waktu ke daramJirepenggajian untuk pemrosesan. petugas
kami cukup
bagus-walaupun saya harus mengoreksi send.iri ketika mereku
entri data.
-.rgu.urku,
Sebelum fle penggajian diproses untuk periode saat
ini, d.epartemen
sumber daya manusia mengirimkan perubahan personel
kepada kami, seperti
peningkatan tarif pembayaran dan karyawan baru. petugas
kami memasukkan
data ke dalamfle penggajian.Biasanya, ketika sarah
dike-buhk* r..pada kami,
hal ini dikarenakan sumber daya manusia dicatat pada
tarif pembayaran yang
salah atau karyawan telah pergi dan departem.n lrrpu
urrt.rk -e-indahkan
catatan.
Data diproses dan cek pembayaran karyawan individual
dibuat. Beberapa
laporan dibuat untuk manajemen-walaupun saya
tidak tahu apa yang mereka
lakukan. Selain itu, pemerintah mensyaratkan laporan
potongan federal dan
negara bagian untuk tujuan pajak. Baru-baru ini,
sistem membuat laporan-
laporan ini secara otomatis, yang dinilai baik.

DIMINTA

a Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0

untuk mendokumentasikan sistem
pemrosesan penggajian pada No_Wear productsl
b' Persiapkan dokumen bagan arir untuk mendokumentasikan
sistem pemrosesan
penggajian pada No-Wear products!
:
"i Ashton Flemingtelah memutuskan untukmendokumentasikan
dan menganalisisproses
utang di s&S, sehingga transisi untuk sistem terkomputerisasi
akan lebih mudah. Ia
iuga mengharapkan untuk meningkatkan beberapa keiemahan
yang ia temukan daram
sistem. Dalam narasi berikut ini, Ashton menjelaskan
apa yang te"4adi di s&s.
sebelum S&S membayar faktur vendor, faktur harus
dicocokkan melalui
pesanan pembelian yang digunakan untuk memesan
barang dan laporan
penerimaan yang dipersiapkan oleh departemen
penerimaan. oleh karena
ketiga dokumen ini memasukkan departemen
utang pada waktu yang berbeda,
fle alfabetis yang terpisah disimpan untuk setiap jenis dokumen. pesanan
pembelian diteruskan dari pemberian dan disimpan
dalam fire pesanan
pembelian. Laporan penerimaan disimpan daram
fite laporan penerimaan.
Ketika faktur vendor diterima, petugas utang mencatat jumlah
jatuh tempo di
file utang, dan mengarsipkan faktur dalamftefaktur vendor.
S&S membayar semua akun daram 10 hari untuk
mengambil keuntungan
diskon pembayaran awal. Ketika tiba waktunya untuk
ri"-buyu, tagihan,
 d{n)M-,:!

petugas utang mengambil faktur vendor, melampirkan

pesanan pembelian dan
laporan penerimaan, dan meneruskan dokumen yang
dicocokkan ke Ashton
Fleming.
Ashton memeriksa dokumen untuk memastikannya lengkap,
mempersiapkan cek dua bagian, meneruskan semua dokumen
ke susan, dan
mencatat cek dalam jurnal pengeluaran kas.
Susan meninjau dokumen untuk memastikan bahwa
itu merupakan
pembayaran yang valid dan menandatangani cek. Ia
meneruskan cek ke
vendor dan mengembalikan dokumen dan salinan cek ke petugas
utang.
Petugas mengarsipkan dokumen secara abjad d,aramfreraruur
yarig dibayar.
Pada akhir setiap bulan, petugas utang menggunakan
buku besar utang
untuk mempersiapkan laporan utang yang diteruskan ke Susan,
setelah ia
menyelesaikan laporan, Susan mengarsipkannya secara
kronologis.
DIMINTA

a. Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk mendokumentasikan sistem

utang di S&S!
b. Persiapkan dokumen bagan alir untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan
utang di S&S!
3.7 Ashton Fleming meminta Anda untuk mendokumentasikan
sistem penerimaan kas di
S&S. Berikut narasi Ashton atas sistem:
Pembayaran pelanggan meliputi kas yang diterima pada
saat pembelian dan
pembayaran yang diterima dalam surat. Ketika hari bdrakhir,
bendahara
mengambil semua cek dan mempersiapkan srip setoran untuk
cek dan kas.
Petugas mendepositokan cek, kas, dan slip setoran
pada bank lokal setiap
hari.
Ketika cek diterima sebagai pembayaran untuk jatuh tempo
akun, slip
pengiriman uang termasuk dengan pembayaran. Bendahara
mengirim ini ke
piutang. Slip penerimaan digunakan untuk memperbaru
i fire piutang pad,a
akhir hari. slip pengiriman uang disimp an daramfreyang
diatur berdasarkan
tanggal.
Setiap minggu, piutang membuat laporan penerimaan
kas dan sardo umur
piutang menggunakan buku besar piutang. Laporan penerimaan
kas dikirim
ke Scott atau Susan dan sarah satu memeriksanya.
Sarinan saldo umur piutang
dikirim ke departemen kredit dan pengumpuran tempatnya
diperiksa.
DIMINTA

a. Kembangkan diagram konteks dan DAD Lever 0 untuk sistem penerimaan

., kas di
S&S!
b. Persiapkan bagan alir dokumen untuk sistem penerimaan
kas di S&sl irr , i-
'
c' Persiapkan diagram proses bisnis untuk sistem penerimaan kas di S&Sr
3.8 Perusahaan pemesanan melalui pos produk perawatan
tubuh dan kulit beriklan di
majalah. Pelanggan majalah membuat sebagian besar
pesanan d.engan mengisi
t*-i dan mengirim kupon secara langsung ke perusahaan. perusahaan
; juga mengambir
*J pesanan melalui telepon, menjawab pertanyaan
mengenai produk, dan menangani
pembayaran dan pembatalan pesanan. produk
yang telah dipesan dikirim secara
langsung ke pelanggan atau ke kantor regional perusahaan
yang menangani distribusi
yang diminta. Perusahaan memiliki tigafle data
dasar, yangierisi informasi surat
pelanggan, informasi persediaan produk, dan
informasi perrulihu'berdasarkan pada
nomor faktur' Selama beberapa tahun ke depan, p".rrruhuu.r
mengharapkan untuk
 Bab 3 5islem TeInil,n.rk:m:ntts

:.riadiperusahaan 0.""t1" keuntungan

jutaan dorar. Menyadari
:=-akukan komputerisasi pada kebutuhan untuk
buny;t p"runun yang datang, perusahaan memulai
_-:,:'ses tersebut dengan menelepon
Anda-
OJMINTA

diagrfn konteks dan setidaknya dua

#:# level DAD untuk operasi
:'ampus lokar mensyaratkan
setiap mahasiswa mengisi
formurir regi strasionrine.sistem
:rengecek subsistem piutang
untuk meyakinkan bahwa tidak
S:ianjutnya' untuk aau"uiuyu yung terutang.
setiap kuliah, sistem mengecek
remastikan bahwa ia telah menyelesaikan transkrip mahasiswa untuk
persyaratan kuliah. Kemudian,
:::engecek ketersediaan kelas sistem
dan jika ada ruang yang menambah
laminan Sosial ke daftar jumrah mahasiswa
kelas.
Laporan yang kembari ke mahasiswa
menunjukkan hasil pemrosesan
Iika mahasiswa berutang biaya, registrasi:
mata kuliah tidak dipenuhi,
tagihan diki;dan registrasi aitotui.
lil.u persyaratan
mahaJiswa diberitahuka"il;;; dah tersebut tidak
teregistrasi. /ika kerasnya penuh,
I mahasiswa meminta untuk dijadik an,,course
Jika mahasiswa diterima dalam crosed,,.
k"rur, k"m,rJiun waktu, hari, d.an ruang
di samping nomor kuriah. Biaya ditunjukkan
mahasu." a"" total biaya kJ;
ditunjukkan daram laporan. Data dihitung dan
biaya mahasiswa dimasukkan
ke dalam subsistem
registrasi seresai, laporan pendaftaran
mata kuliah dipersiapkan untuk
ijl,fff;Tirtka
DIMINTA

a' Persiapkan diagram konteks dan paling sedikit dua level

b' persiapkan bagan alir untuk DAD untuk proses ini!
; i ll Persiapkan diagram konteks
-"ndoku*"ntasikan ini! r ,
proses
dan DAD Level 0 untuk setiap
situasi berikut inil
pengembaria" pulut' dengan
t-', il;ffj,T;if:'"-:i:"Tj;::iL:1"
Pelanggan
puluk t".otu,'g
melbayar faktur dengan cek. piutang
-?-b' pembayaran. Cek tersebut
diperbarui untuk merefleksikan
dicatat dan disetork* f.. U"*.
c' Pelanggan menempatkan
pesanan onrine untukmemb.ti
bu.ung dagangan. pesanan
diisi, dan dikirim ke pelanggan
, ly*i,
cr' rermlntaan persediaan diterima
dengan faktur.
oleh departemen pembelian.
pembelian mempersiapkan Departemen
dan mengirimkan p"ru'u'i"-belian ke vendor yang
e' Faktur vendor diterima, diperiksa,
dan dibandingkan dengan pesanan
yang sesuai, kemudian dibayar ---. pembelian
dan diajukan.
f' Bill of rading untuk memesan persediaan
diterima dari vendor, dicatat,
dengan pesanan pembelian dicek
yurrg reruui, dan kemudian
3' r I Melanie melakukan studi pada
berbalgar rencana penurunan
diajukan.
untuk menentukan status berat berat badan dan kebutuhan
bad"an individuar a"rrguo-;rrghitung
tubuh' Untuk menghitung indeks massa
indeks tubuh, tinggi harus diukur dalam
dan berat diukur daram kirog.u-. -u:r-u meter
Indeks dihitung dengan membagi
seseorang dengan tingginya' berat badan
Hasilnya kemudian dibandingkan
guna menentukan status berat untuk skala berikut ini
seseorang: Di bawah ts,s "=
18'5-24,5 = berat badan normal; kekurangan berat badan;
di atas 25 = kelebihan berat badan.
setuju untuk berpartisipasi Lima ratus orang
daram studi Merani. o.ngu'J.g1iu
untuk dilakukan, ia menginginkan bunyuk p"rhitungan
' sebuah program d-p;,:;;"ng
akan melakukan
 Akuntanst
Satu Landasan Kome$ual Sistem lnformasi
84 Bagian

mempersiapkan bagan alir guna

perhitungan ini untuknya. Ia memutuskan untuk
membantunya mendesain program komputer'
DIMINTA

PersiapkanbaganalirprogramuntukmembantuMelaniememprogramprosesini!
Pasangkan segmen DAD atau bagan alir di
kolom sebelah kanan dengan deskripsi
3.12
yang sesuai di kolom sebelah kiri!

DAD

i. Laporan diPersiaPkan dan

dikirim ke Pelanggan dari
A eYt*-=\
data dalam PenYimPanan
data piutang.

Vendor mengirimkan faktur

penjualan ke Proses utang'
B.

k--ry
3. '
Proses Penerlmaan kas
memPerbarui PenYimPanan
data penerimaan kas.

BAGAN ALIR

4. Pengecekan bagian 2 secara

manual diPersiaPkan dari
data pada faktur vendor'

5. Sistem memPersraP kan cek

' E.

yang dikirimkan ke Pelanggan'

 Bab3 SistemlelnikDokumentasi
85
lf. Iaporan dipersiapkan dari datayang
disimpan dalam pita magnetis.

T- Data penagihan dimasukkan ke dalam

b-
sistem dari terminal dan digunakan
untuk memperbarui data pesanan
penjualan dan d at ab qs e p elanggan.

Data dari faktur kertas yang

h dibatalkan digunakan untuk
t memperbaru i fil e p engeluaran kas.
,

9. Sistem mempersiapkan dua l.

salinan pesanan penjualan, satu
salinan dikirimkan ke pelanggan
dan yang lain diarsipkan.

10. Laporan umur piutang u',

dipersiapkan darilleinduk
piutang danfileinduk
penerimaan kas.
 f
86 Bagian Satu Landasan KonsEtua Sistem lnformasi Akuntansl

3.f 3. Lakukan replikasi bagan alir berikut ini dalam Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel,
atau paket perangkat lunak pendokumentasian lainnya!

3.14 Lakukan replikasi DAD berikut ini dalam Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel,
atau beberapa paket pendokumentasian perangkat lunak lainnya!