Pengertian Transaksi dan Administrasi Transaksi

Transaksi adalah aktivitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi

harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar
biaya-biaya lainnya. Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-
perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan
metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain

Jenis-Jenis Transaksi

Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu : 

a. Trasnsaksi Internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian
yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi
antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang
yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian
perlengkapan kantor.
b. Transaksi Eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti
transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.

Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas
transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya
sengketa di masa mendatang.

Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :

1. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu.
Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.
2. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak
luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :
a. Faktur ( Invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh
pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli
diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit
sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan
secara kredit. 
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain : 
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas,
harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan
bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur
penjualan.

b. Kwitansi ( Official Receipt )

Kwitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kwitansi
dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak
yang melakukan pembayaran. Kwitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama
diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan
bagian yang tertinggal ( sus/ bonggol kwitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti
pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi
materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran
dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,- 
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang

c. Nota Debit ( Debit Memo )

Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu
perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan
jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota
pada sisi kredit.

d. Nota Kredit ( Credit Memo)

Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan
/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah
tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota
pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang
tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak
yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam
bentuk giro. 
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain
sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan
transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

f. Bilyet Giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening
penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang
lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang
bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan
simpanan pada rekeningnya.

g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para
nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas
menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank. 
 ALUR BUKTI TRANSAKSI
1. Alur Transaksi Pembelian 
 Proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi.
 Melakukan survei pasar.
 Menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan.
 Memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan layanan purna jual.
 Membuat daftar barang yang akan dibeli.
 Mengirimkan surat pesanan.
 Membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
 Menerima barang.
 Menerima barang sesuai dengan pesanan.
 Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.

2. Alur Penjualan Tunai 

 Proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis ).
 Negosiasi.
 Membuat dan menandatangani surat perjanjian.
 Membuat faktur ( Invoice ). 
 Memeriksa barang yang dijual.
 Menerima pembayaran.
 Membuat bukti transaksi.
 Mengirim barang yang dijual.
3. Alur Penjualan Kredit
  Proses penjualan dimulai dari permintaan.
 Negosiasi.
 Menerima aplikasi kredit.
 Melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya.
 Mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil
survei.
 Jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon
pelanggan.
 Membuat surat perjanjian penjualan kredit. 
 Membuat bukti transaksi.
 Menyerahkan barang.

4. Alur Penerimaan Kas 

 Dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan kas
misalnya .penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain.
 Memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan.
 Menghitung jumlah transaksi.
 Menerima pembayaran.
 Memeriksa keabsahan uang yang diterima. 
 Membuat bukti transaksi.

5. Alur Pengeluaran Uang Kas 

 Dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan pembayaran biaya-
biaya.
 Menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya.
 Memeriksa keabsahan bukti.
 Melakukan pembayaran.
 Menerima bukti transaksi.
 Pengertian SOP

Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan

menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. SOP merupakan
tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu
proses kerja tertentu.

Tujuan SOP
1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai
atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai
terkait.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau
kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi SOP

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Keuntungan Adanya SOP

SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan
pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus
dicapai dalam setiap pekerjaan
SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk
mengukur kinerja pegawai.
Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan
fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi
prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya
manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan
 Contoh Standar Operasional Prosedur
Dalam mengimplementasikan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) di suatu
organisasi baik swasta maupun pemerintah, bentuk dan jenis SOP yang dibuat harus
sesuai dengan budaya dan sistem organisasi itu sendiri. Kalau ada Contoh SOP perlu di
sesuaikan kembali agar cocok dengan lingkungan organisasi kita. dikarena kan tujuan
dari pembuatan SOP ini adalah untuk memudahkan dan menjelaskan proses suatu
kegiatan oleh semua pihak. Menurut Stup (2001), ada beberapa bentuk dan criteria dalam
pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :

1. Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini
dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.

2. Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.

3. Graphic Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah
tetapi tidak terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya,
Graphic Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa
yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.

4. Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart
merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat
keputusan. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian
simbol-simbol dalam penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna
yang berbeda.
NAMA ANGGOTA KELOMPOK 2:

1.DIAGUS CHANDRA PRATAMA

2.DIDIK SULISTYO BUDI
3.SULISTYO RISKI
4.WANDI NUR SETIAWAN
TUGAS KELOMPOK