SOAL :

1. Bagaimana Anda membedakan antara naskah dinas internal dan naskah dinas
eksternal, dalam kaitannya dengan korespondensi? Jelaskan secara singkat, dan
berikan masing-masing contohnya.

2. Saat ini pembuatan formulir sudah lebih mudah dengan perangkat lunak,
seperti Google Form. Jelaskan oleh Anda, fungsi formulir dalam kedinasan.

3. Jelaskan persyaratan pembuatan naskah dinas.

JAWABAN :

1. Naskah dinas internal dan naskah dinas eksternal adalah dua jenis korespondensi yang
berbeda dalam konteks bisnis dan administrasi. Berikut perbedaannya beserta contoh-
contohnya:

a. Naskah Dinas Internal: Naskah dinas internal digunakan untuk korespondensi

dan komunikasi antara berbagai departemen atau unit dalam suatu organisasi.
Biasanya, naskah dinas internal tidak ditujukan kepada pihak eksternal,
melainkan hanya untuk konsumsi internal organisasi.
Contoh Naskah Dinas Internal:
• Memo yang diberikan kepada departemen keuangan oleh departemen
penjualan untuk membahas laporan keuangan internal.
• Surat tugas yang dikeluarkan oleh manajer proyek kepada anggota tim proyek
untuk memberikan arahan terkait pekerjaan dalam proyek.

b. Naskah Dinas Eksternal: Naskah dinas eksternal digunakan untuk

korespondensi antara organisasi dan pihak eksternal, seperti pelanggan, mitra
bisnis, atau lembaga pemerintah. Naskah dinas eksternal digunakan untuk
mengirim informasi, permintaan, atau pemberitahuan kepada pihak luar
organisasi.
Contoh Naskah Dinas Eksternal:
• Surat penawaran yang dikirim oleh perusahaan kepada calon pelanggan untuk
menawarkan produk atau layanan.
 • Surat resmi yang dikirim kepada pihak berwenang atau lembaga pemerintah
untuk meminta izin atau memberikan laporan terkait perizinan.

Dalam ringkasan, perbedaan antara naskah dinas internal dan naskah dinas eksternal
terletak pada audiens atau penerima pesan. Naskah dinas internal ditujukan untuk
penggunaan internal dalam organisasi, sementara naskah dinas eksternal ditujukan kepada
pihak eksternal di luar organisasi.
2. Fungsi formulir dalam kedinasan adalah penting dan bervariasi tergantung pada
konteks dan tujuannya. Penggunaan perangkat lunak seperti Google Form telah
memudahkan pembuatan, distribusi, dan pengumpulan formulir secara digital. Berikut
beberapa fungsi formulir dalam kedinasan:
a. Pengumpulan Informasi: Formulir digunakan untuk mengumpulkan berbagai
jenis informasi dari karyawan, pelanggan, atau pihak eksternal. Contohnya,
formulir dapat digunakan untuk survei kepuasan pelanggan, survei kebutuhan
karyawan, atau pengumpulan data demografis.
b. Pendaftaran dan Pendaftaran: Formulir digunakan untuk mendaftarkan orang
atau entitas dalam berbagai program atau layanan, seperti program pelatihan
karyawan, pendaftaran pemilih, atau pendaftaran perusahaan.
c. Pengajuan Permintaan atau Pengaduan: Dalam lingkungan perusahaan atau
pemerintahan, formulir digunakan untuk mengajukan permintaan, klaim, atau
pengaduan. Misalnya, formulir pengajuan cuti karyawan atau formulir
pengaduan pelanggan.
d. Proses Persetujuan: Formulir dapat digunakan sebagai bagian dari proses
persetujuan. Sebagai contoh, formulir yang diajukan oleh karyawan yang
memerlukan persetujuan atasan sebelum tindakan lebih lanjut.
e. Penilaian Kinerja: Dalam lingkungan bisnis, formulir digunakan untuk
mengevaluasi kinerja karyawan. Manajer atau atasan langsung dapat mengisi
formulir penilaian kinerja sebagai dasar untuk keputusan terkait promosi atau
penggajian.
f. Survei dan Penelitian: Formulir digunakan untuk melakukan survei dan
penelitian yang membantu dalam mengumpulkan data untuk analisis lebih
lanjut. Hal ini dapat berupa survei pasar, penelitian akademik, atau evaluasi
program.
g. Manajemen Inventaris: Dalam konteks perusahaan atau organisasi yang
memiliki inventaris, formulir digunakan untuk melaporkan, mengelola, atau
meminta persetujuan terkait inventaris
h. Pengumpulan Dana: Formulir dapat digunakan untuk penggalangan dana atau
donasi untuk tujuan amal atau proyek khusus. Orang-orang dapat mengisi
formulir dengan informasi pembayaran mereka
i. Pelaporan dan Komunikasi Internal: Formulir digunakan dalam komunikasi
internal antara departemen atau unit dalam organisasi untuk melaporkan
 perkembangan, kegiatan, atau masalah yang mungkin memerlukan tanggapan
atau tindakan lebih lanjut.
3. Pembuatan naskah dinas memerlukan pemahaman akan berbagai persyaratan dan
aturan tertentu yang berlaku dalam lingkungan kedinasan. Persyaratan-persyaratan ini
dapat bervariasi tergantung pada organisasi, lembaga, atau pemerintahan yang
mengeluarkan naskah dinas. Berikut syarat dalam membuat naskah dinas :
a. Kepatuhan dengan Format Resmi
b. Identifikasi Pengirim dan Penerima
c. Tanggal dan Nomor Surat
d. Perihal atau Subyek
e. Isi Surat yang Jelas dan Terstruktur
f. Penggunaan Bahasa Resmi
g. Tanda Tangan dan Stempel Resmi
h. Lampiran (Jika Diperlukan)
i. Kepatuhan dengan Pedoman dan Aturan Organisasi
j. Kejelasan Tujuan dan Permintaan
k. Penulisan Naskah yang Akurat
l. Rahasia dan Keamanan Data
m. Tujuan dan Tujuan Surat