KEARSIPAN

Menurut Amsyah (2000), langkah-langkah penyimpanan arsip

1. Memeriksa. Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat


dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh
kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk
disimpan.

2. Mengindeks, yaitu pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa,
atau kata tangkap (caption) lainnya surat akan disimpan.

3. Memberi tanda, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda

garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang
sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.

4. Menyortir, yaitu mengelompokkan surat-surat untuk persiapan ke

penyimpanan.

5. Menyimpan, yaitu menyimpan arsip sebaiknya pada tempat yang sudah

disediakan khusus untuk arsip-arsip agar mudah dicari dan tidak
kelihatan menumpuk.
 TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP


Dilihat dari segi nilai guna arsip, tempat penyimpanan arsip
dibedakan menjadi 3 yakni berada:
 1. Unit Pengolah. Sering juga disebut dengan unit kerja,
dalam unit ini, arsip masih berbentuk aktif atau masih
digunakan dalam kegiatan adminiatrasi sehari-hari.
 2. Unit Kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip
yang memasuki kategori inaktif. Arsip yang disimpan
disini merupakan arsip yang masih di pergunakan dalam
kegiatan administrasi sehari-hari namun frekuensi
penggunaannya menurun.
 3. Depo Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip
yang dikategorikan vital lokasi depo berada di instansi
pencipta arsip atau juga bisa milik Lembaga Kearsipan.
 PERALATAN MENYIMPAN ARSIP
 Filing Cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang


diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau
arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat
rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing
cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file
cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.

 Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali
(portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan
sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di
dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan Stopmap
folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang
dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan
dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.

 Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang
gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di
dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun
penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya
folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi
untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang
bersangkutan.
 PERALATAN MENYIMPAN ARSIP
 Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan
sebagai penunjukdan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guuide terdiri dari
dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda
atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang


diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut
subyeknya. Misalnya guidepertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek
utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk
yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

 Almari Arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan
jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya
disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan
arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak
arsip

 Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip
(warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk menyimpan arsip yang
sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak berderet ke samping).

 Rak Arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang
dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah
 PERALATAN MENYIMPAN ARSIP


 Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar,
dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa
kartu).

 Cardex (Card Index) adalah alat yang dipergunakan untuk

menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan
laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang
akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah
dilihat. File yang dapat dilihat (Visible reference record
file). Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet,
brosur, dan sebagainya.
 PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF


 Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan
untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang
sedang berlangsung di unit kerja dan hanya
digunakan untuk kepentingan referensi,
pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan
lainnya bagi pelaksanaan kegiatan
instansi/organisasi serta dirujuk maksimal 15 kali
dalam satu tahun.
 PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF


 Manajemen arsip inaktif merupakan suatu aktivitas
sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan
tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif
dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan
yang telah ditentukan secara efektif dan efisien.

 Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif organisasi

secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu:
pengembangan jadwal retensi arsip, penentuan media
penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip
inaktif
 Tujuan utama manajemen arsip inaktif
 Tujuan pengelolaan arsip inaktif menekankan
pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang

cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan
instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional
yang dikeluarkan.

 Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan

minimal sebagai berikut:
a. terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan
kembali yang efektif dan efisien; terciptanya kontrol
yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari
tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah;
b. pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik
maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan
atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun
oleh manusia.
 Manajemen Arsip Inaktif

 Pengelolaan arsip inaktif memiliki keterkaitan terhadap fungsi pada tahapan
penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan.

 Pengelolaan arsip untuk menyediakan bahan referensi (reference), bahan pengambilan

keputusan (decision making), dan bahan bukti hukum (legal requirement) terkait
dengan tahapan penggunaan.

 Pemindahan arsip (transfer) merupakan prosedur awal dikelolanya arsip inaktif yang
berasal dari unit kerja pencipta dan juga pencarian (retrieve) dalam rangka layanan
arsip yang diperlukan kembali oleh unit kerja, keduanya terkait pada tahapan
pemeliharaan.

 Selanjutnya Penyimpanan arsip inaktif (inactive storage), pemusnahan

(discard/destroy) dalam pengelolaan arsip inaktif terkait dengan tahapan penyusutan.
 Konsep Dasar Pusat Arsip (Records Center)
 Pusat arsip adalah suatu gedung dan/atau fasilitas yang dirancang


dan dibangun secara khusus untuk menyimpan dan memberikan
layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen instansi atau
perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip sewaktu-waktu
diperlukan dengan cara cepat, tepat dan biaya yang murah
 Tipe pusat arsip dibedakan menjadi tiga, yaitu
a. Pusat Arsip Minimal
b. Pusat Arsip dengan pengendalian inventaris standar
c. Pusat Arsip layanan referensi penuh.

Perbedaan ketiga tipe pusat arsip ini lebih menekankan pada

tingkatan kondisi penyimpanan dan layanan arsip dari yang paling
sederhana hingga tingkatan yang lebih lengkap dan modern dengan
memperlihatkan adanya sistem dan fasilitas penyimpanan dan
layanan yang didukung penggunaan teknologi informasi
 Konsep Dasar Pusat Arsip (Records Center)


 Jenis Pusat arsip yang dikelola sendiri adalah apabila
suatu instansi atau perusahaan membuat pusat arsip baik
memanfaatkan tempat (ruangan) yang tersedia di
lingkungan kantor maupun membangun secara terpisah
di luar kantor untuk menyimpan arsip inaktifnya.

 Sedangkan pusat arsip yang dikelola jasa komersial

adalah apabila suatu instansi atau perusahaan
menyimpan arsip inaktifnya di suatu perusahaan yang
memiliki gedung dan/atau fasilitas penyimpanan,
pengamanan dan layanan arsip inaktif. Perusahaan
terakhir disebut adalah menyelenggarakan Pusat Arsip
Komersial.
 Gedung dan Perlengkapan Penyimpanan


 Untuk membangun gedung sebagai fasilitas atau tempat penyimpanan dan pelayanan arsip inaktif
apakah di lingkungan kantor (on site storage) atau di luar lingkungan kantor (off site storage)
perlu direncanakan dan dirancang secara matang sehingga gedung penyimpanan arsip memenuhi
standar-standar tertentu agar tercapai efisiensi dan efektifitas pusat arsip.

 Lokasi Gedung Records Center yang akan dibangun harus mudah terjangkau baik dari sisi
lancarnya komunikasi seperti jaringan telepon, internet, facsimile maupun dari sisi transportasi.
Keterjangkauan atau mudahnya mengakses arsip dari sisi teknologi informasi maupun
transportasi akan sangat mendukung tercapainya efektifitas dan efisiensi pusat arsip.

 Standar lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif memerlukan persyaratan sebagai berikut: lokasi
gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat
membahayakan atau mengganggu keamanan dan fisik dan informasi arsip; lokasi gedung
penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor;
gedung penyimpanan arsip inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan
 Pemindahan Arsip Inaktif


 Perangkat lunak pemindahan arsip yang sangat diperlukan adalah ketentuan umum
dalam pemindahan arsip, adanya jadwal retensi arsip yang dibuat oleh instansi
berdasarkan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan, formulir, berita acara
pemindahan arsip inaktif. Untuk perangkat keras terutama diperlukan adalah bok arsip.

 Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang disepakati secara
umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit kerja suatu instansi untuk
dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan arsip
inaktif.

 Jadwal retensi arsip (records retention schedule) adalah kesepakatan tertulis antara
pencipta, pengguna, dan manajer arsip dinamis untuk menyimpan atau memusnahkan
arsip. Pada dasarnya jadwal retensi arsip menetapkan berapa lama setiap jenis arsip ingin
digunakan sebagai referensi dalam penyelesaian pekerjaan, berapa lama perlu disimpan
untuk referensi inaktif dan kapan arsip bisa dimusnahkan.

 Formulir pemindahan arsip inaktif adalah termasuk dalam kategori formulir intern. Ada
beberapa alasan penting mengapa formulir dipergunakan, di antaranya adalah untuk
keseragaman dan pembakuan kerja serta mempermudah penertiban prosedur dan tata
kerja, termasuk pemindahan arsip inaktif.
 Sistem Nomor Penempatan Arsip Inaktif


 Sistem penomoran penempatan (space numbering system) adalah
suatu cara yang digunakan untuk menentukan nomor atau kode
angka suatu penempatan di mana arsip diletakkan atau disimpan
dalam rak arsip suatu Pusat Arsip.

 Berbagai model atau cara dapat digunakan untuk menentukan

letak arsip inaktif yang sudah dimasukkan dalam bok arsip untuk
ditata dan disimpan dalam rak arsip.

 Sistem nomor penempatan arsip inaktif meliputi sistem nomor

penempatan lajur rak (row space), sistem nomor penempatan lajur-
unit rak (row-unit-space), sistem nomor penempatan lajur-unit-
shelf (row-unit-shelf space) dan sistem nomor lajur unit shelf (row-
unit-shelf).
 Teknik Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

 Aplikasi sistem nomor penempatan arsip inaktif pada rak penyimpanan


memerlukan teknik penataan dan penyimpanan tertentu. Teknik ini
merupakan tata cara penataan dan penyimpanan arsip inaktif pada rak
penyimpanan arsip yang dilakukan mulai dari penataan arsip inaktif dalam
tempat himpunan arsip dan bok arsip, penentuan nomor penempatan,
penataan boks arsip pada rak arsip, serta komputerisasi.

 Petunjuk penataan arsip inaktif dalam boks berdasarkan kaidah-kaidah

kearsipan sebagai berikut
1. Arsip harus ditata dalam aturan yang sama seperti pada waktu diberkaskan di
unit pencipta.
2. Seluruh arsip dalam setiap boks harus memiliki series arsip yang sama.
3. Seluruh arsip dalam bok harus memiliki periode retensi (jangka waktu simpan)
yang sama
4. Penataan fisik arsip dalam suatu bok arsip harus menyisakan ruang kira-kira satu
inci dalam setiap bok.
5. Arsip tidak boleh diletakkan pada bagian atas arsip yang lain dalam bok
