Prosedur penataan surat/dokumen

Penataan Dokumen Kantor

Penaatan Dokumen Kantor

Dokumen adalah komponen penting bagi individu atau lembaga, maupun kantor. Dokumen-
dokumen kantor harus ditata sedemikian rupa, sehingga tetap terawat atau tidak rusak dan mudah
ditemukan jika dibutuhkan.

Secara garis besar kegiatan-kegiatan dokumentasi atau menata dokumen meliputi kegiatan
sebagai berikut.

1. Mencari/mengumpulkan berbagai bahan informasi

Semakin mudahnya arus informasi berkembang menuntut pihak-pihak tertentu untuk mencari
dan mengumpulkan kembali bahan informasi tersebut, sehingga akan tercipta bahan informasi
yang teratur, luwes, dan dapat mengikuti kebutuhan seseorang atau sekelompok orang untuk
menyelesaikan pekerjaannya melalui sumber informasi yang diperlukan.

2. Menyusun dan mengolah dokumen

Informasi yang telah dikumpulkan kemudian disusun dan diolah secara matang agar informasi
tersebut dapat dijadikan sebagai informasi yang telah disusun sebagai sumber dalam
pengambilan keputusan. Informasi yang telah disusun menjadi suatu dokumen harus dikelola
dengan baik sehingga tetap terawat dan tidak rusak serta jika diperlukan kembali dapat
ditemukan dengan mudah.

3. Mereproduksi  dokumen

Untuk memenuhi kebutuhan dokumen yang akan digunakan untuk beberapa pihak atau  dalam
jumlah yang banyak, langkah yang dapat ditempuh adalah dengan menggandakan naskah yang
diperlukan. Hali ini dapat dilakukan dengan menggunakan mesin-mesin pengganda, seperti
mesin fotokopi, mesin stensil atau scanner, dan risograf.

4. Menyajikan dokumen

Dalam menyajikan dokumen memerlukan proses yang teliti, praktis, dan benar sehingga para
pengguna dokumen dapat dengan mudah memahami dan tertarik dengan isi yang terkandung
pada dokumen tersebut.

5. Menyimpan dokumen

Dokumen yang sudah selesai diproses dapat disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan
yang sesuai dengan karakteristik kantor. Menyimpan dokumen memerlukan petugas yang
terampil dan memiliki kemampuan dalam kegiatan penyimpanan atau kerasipan.

Sumber: http://shimakw.blogspot.co.id/2015/03/penataan-dokumen-kantor.html
sistem penataan dokumen kantor, yang meliputi :
1. Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor

Dalam penataan dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip – arsip yang dimiliki disimpan
berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan dokumen dengan sistem
nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu sistem nomor urut, terminal digit filling, middle
digit filling, dan duplex numerical filling.

2. Penataan Dokumen dengan Sistem Subjek / Pokok Soal / Pokok Masalah

Dalam penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek / pokok soal / pokok masalah,
arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat
dalam tiap – tiap warkat.

3. Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad

Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan yang menggunakan
urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan /organisasi, sesuai yang tertera pada
warkat.

4. Penataan Dokumen dengan Sistem Tanggal / Kronologis

Penataan dokumen dengan sistem tanggal / kronologis merupakan cara menyimpan arsip yang
penataannya didasarkan pada urut – urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.

5. Penataan Dokumen dengan Sistem Wilayah

Sistem penataan dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah, arsip yang dimiliki
disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.
Sumber: http://www.porosilmu.com/2015/06/memahami-sistem-penataan-dokumen-kantor.

1. Jenis-jenis Peralatan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yng digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini
pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan
yang kuat seperti logam, kayu, alumunium, besi, plastik, dsb.

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain:

1. Filling Cabinet

yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak di gunakan
adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat
yang di susun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip di simpan ke laci, terlebih
dahulu arsip-arsip tersebut di masukan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).
penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena di perlukan ruang longgar
untuk memudahkan dalam memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan
arsip yang terlalu padat di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat
merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak
lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci
filling cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian atas
memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkut
hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling banyak
adalah dari logam, karena lebih kuat.
2.Rotary

Yaitu semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat
digunakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak
banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip
disimpan pada alat ini secara lateral.

3. Lemari Arsip

Adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat
dari kayu atau juga besi yang di lengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu
dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan cara berdiri
menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner atau dengan cara
di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di masukkan ke map. 

4. Rak Arsip

Adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral (menyamping).
Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak
arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner
atau kotak arsip, yang ada di dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.

5. Map Arsip

Adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip
ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

1. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap sisinya. Daun penutup
ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada
umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana
map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
2. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada didalamnya
menggunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi
dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih
dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
3. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini funginya
untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secra
vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk
menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
4. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung
inidipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab
untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

6. Guide

Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :

1. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau
index (pengelompokan) arsip.
2. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya. Guide
ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau
dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip
berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide
dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang di simpan, tetapi jika arsip ukuran nya kecil maka
guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai berikut:

1. Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri, untuk menuliskan
kelompok utama ( main subject ).
2. Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan
kelompok sekunder ( sub subject ).
3. Guide ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan
kelompok tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang lebih kusus lagi.

7. Ordner

Adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalam nya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan di simpan didalam ordner terlebih dahulu di lubangi dengan
menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebak sehingga cukup kuat jika
diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500
lembar arsip surat.

8. Stapler

Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan
menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, sserta baru berfungsi
apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam yang cukup kuat.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika
terjadi kemacetan dibagian mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat
populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan
alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler
dibedakan menjadi :

1. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10
lembar kertas.
2. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20
lembar kertas.
3. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20
lembar kertas.

9. Perforator

Adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. perforator dibedakan antara lain sebagai berikut:

1. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama, plastik, dan lain-lain.
2. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan
dalam map snelhecter atau ordner.
3. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator
mebuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbut dari logam. Cara menggunakan
perforator adalah sebagai berikut:

1. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat
sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
2. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas
tepi perforator.
3. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang
10. Numerator

Adalah alat unuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan
ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut:

1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdir lebih dari
6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur
angka rangkap, dan membuat angka secaraa otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak
digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja
numerator sebagai berikut:

1. Beri tinta pada bantalan huruf.

2. Atur nomor awal.
3. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.
1. Kotak/Box

Adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari
karton yang tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam
folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip(lateral berderet ke samping).

11. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat atau warkat yang diterima,
diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai
beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dsb. Alat sortir ini terbuat
dari berbagai bahan misalnya logam, kayu, plastik atau karton.

12. Label

Adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map /folder yang biasanya diletakan pada
tab dari sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan
mempunyai perekat pada bagian belakang,sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin
menempelkan label pada tempat yang di inginkan.

13. Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan
arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau
kartu-kartu lain yang mempunyai jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan
untuk menyimpan kartu namaatau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi
dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

14. Cardex (Card Index) Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang
dapat ditari keluar memanjang.Di dalam Cardex terdapat smacam kantung plastik tempat
menyimpan kartu index .Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

15.Rak/Laci Kartu

Adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,untuk menyimpan kartu-kartu ukuran
kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat di
sesuaikan dengan kebutuhan.

16. Alat Penyimpanan Khusus

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti
flasdisk, CD(Compact Disk),kaset,dan sebagainya.Alat ini mempunyai beragam bentuk dan
desain,karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.Sebelum ada flasdisk
,untuk menyimpan data elektronik digunakan discat.Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
Alat-alat tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,desain maupun
jenisnya,karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang. 

2. Jenis-jenis Perlengkapan Kearsipan

Bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya merupakan bahan
yang penggunaannya relatif singkat.

Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut:

1. Kartu Index

Adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan ,gunanya sebagai alat bantu
untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu
indeks mencatat informasi tentang:

1. Judul/nama surat.
2. Nomor surat
3. Hal surat
4. Tanggal surat,
5. Kode surat,
6. Kode kartu indeks

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan
subjek,tanggal,wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen dengan
menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu
menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat
yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan.Oleh
karena itu,kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya
diurutkan secara lafabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system
masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan ,terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk
mencari ditempat penyimpanan,tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari
surat di tempat penyimanannya,terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk
mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

2. Kartu Tunjuk Silang

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks
adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang
terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu
dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat
dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi
hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal
ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja,waktu dan
peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan justru menambah
keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk
silangnya antara lain sebagai berikut : a.Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu
judul/captiom/nama.

Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua nama tersebut
sama-sama popular, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. b. Jika surat/arsip yang
disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan
tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet misalnya berupa peta, gambar,
maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Penyimpanan kartu tunjuk silang
dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:

1. Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis.
Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.
2. Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS (Petunjuk
Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit
3. Lembar Pinjam Arsip (out slip)

Adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut :

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.

2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang
dipinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

1. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam,   sebagai
tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
2. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan
ingatan.
1. Map Penggannti

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-
surat , maka perlu dibuat satu map penggati (out folder) dan menempatkannnya ditempat map
yang dipinjam

4. Buku Arsip

Buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip

3. Analisa Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Ada beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan antara lain:

1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dengan ukuran fisik arsip seperti peta, surat,
foto, dll.
2. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga
keamanan  informasi terjamin.
3. Bentuk organisasi, apakah organisasi besar/kecil.
4. Tingkat perlindungan arsip yang disimpan.
5. Biaya yang tersedia.
6. Peralatan yang digunakan memperhatikan pertumbuhan/perkembangan arsip.
7. Peralatan yang diguanakan harus memberikan kemudahan dalam
(mengambil/menempatkan kembali).
8. Mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan arsip.