Manajemen Arsip

Disusun Oleh :

Rizki (4121501030)

Aprella Tiara Guzka (4121501040)

Ashilya Puteri S (4121501044)

ADMINISTRASI BISNIS TERAPAN 3-B

POLITEKNIK NEGERI BATAM
TAHUN AJARAN 2016/2017
 Kata Pengantar
Puji syukur kami munajatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan
rahmatNya makalah Manajemen Kearsipan ini dapat kami selesaikan. Makalah ini dibuat
untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran dari Bu Inggrid Wahyuni
Sinaga, S.AB, M.AB selaku dosen. Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam
rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai manajemen kearsipan.

       Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami dalam pembelajaran dan
memenuhi tugas khususnya maupun menambah pengetahuan pembaca pada umumnya. Kami
menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata
sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran serta usulan yang membangun
demi perbaikan makalah ini.

Batam, September 2016

Penyusun

D i
 Daftar Isi
Kata Pengantar.......................................................................................................................................i
BAB I PEMBAHASAN........................................................................................................................3
1.1. AlasanManusiaMerekamInformasi............................................................................................3
1.2. Manajemen Arsip......................................................................................................................4
1.2.1. PengklasifikasianArsip......................................................................................................6
1.2.2. Penggolongan Dokumen....................................................................................................7
1.3. Mengorganisasikan Program Manajemen Kearsipan....................................................................7
1.3.1. SistemPenyimpananArsip..................................................................................................7
1.3.2 Penaksiran..........................................................................................................................8
1.4. Sistem Pengindeksan...............................................................................................................11
1.4.1. Sistem Kronologis............................................................................................................11
1.4.1. Sistem Abjad....................................................................................................................11
1.4.2. Sistem Numerik...............................................................................................................12
1.4.3. Sistem Subjek..................................................................................................................13
1.4.4. Sistem Geografis..............................................................................................................13
BAB II STUDI KASUS.............................................................................................................................14
BAB II PENUTUP...................................................................................................................................15
Daftar Pustaka.....................................................................................................................................16

Daftar Gambar
Gambar 1 Klasifikasi Arsip...................................................................................................................6

ii
 BAB I PEMBAHASAN

1.1. Alasan Manusia Merekam Informasi.

Sulistyo-Basuki [2003], mengemukakan beberapa alasan mengapa kita perlu
merekam informasi :

a. Alasan pribadi
Hal ini dilakukan karena dapat bermakna kehidupan pribadi dalam
keluarga. Orang menulis biografi atau diary adalah untuk alas an pribadi
sebagai penginggat pada masa yang akan datang.
b. AlasanSosial
Hal ini dikarenakan manusia tidak bisa hidup sendiri. Manusia hidup
dalam kelompok. Manusia merupakan bagian dari kelompok social
bersama yang berdasarkan minat bersama dan nantinya akan menghasilkan
catatan atau rekaman kegiatan mereka, baik itu sebagai perorangan
maupun bagian dari organisasi sosial.
c. Alasan Ekonomis
Seseorang atau sebuah badan yang memperoleh uang, mengelola dan
membelanjakannya akan menghasilkan data terekam yang berguna bagi
perorangan atau perusahaan ataupun badan korporasi, untuk skala
kepentingan pribadi atau kolektif. Rekaman tersebut perlu untuk
mengetahui jumlah dana yang masih ada, pengeluaran yang telah
dilakukan, sejumlah uang yang masih dipinjam, uang yang ditanam di
perusahaan lain, uang yang berada pada bank dan seterusnya.
d. Alasan Hukum
Misalnya surat kontrak dengan pembangunan, kontrak rumah, serta bukti
kewarganegaraan merupakan dokumntasi terekam dalam hubungan sosial
yang berlangsung dalam konteks sistem hukum sebentuk tatanan
masyarakat. Rekaman tertulis yang dihasilkan atau dikumpulkan oleh
pengadilan, merupakan informasi terekam yang berkaitan dengan alas an
hukum.

3
e. Alasan Instrumental
Misalnya blue print yang ketika dibuat sudah ada tujuan instrumental.
Sejak semula, gambar arsitektur dibuat untuk tujuan instrumental,
walaupun dikemudian hari tujuan tersebut sudah berubah. Hal ini
merupakan selain dokumen atau rekaman memiliki fungsi, namun banyak
juga diantaranya memiliki tugas tertentu.
f. Alasan Simbolis
Misalnya pada beberapa universitas di Eropa dan beberapa di Amerika,
ijazah yang dikeluarkan dan ditulis dalam bahasa latin, yang mungkin
tidak dipahami oleh si penerima. Ijazah tersebut merupakan simbol
keberhasilan seseorang mencapai keberhasilan jenjang akademis.
g. Pengembangan Ilmu Pengetahuan
Misalnya ilmuan yang melakukan penelitian akan menyebarkan hasil
penelitiannya kepada orang lain dalam bentul informasi terekam.
Informasi tersebut akan berguna bagi peneliti lain yang ingin melakukan
penelitian sejenis. Ilmu pengetahuan merupakan kulminasi dari
pengetahuan lainnya dan kulminasi ini diwujudkan dalam bentuk
informasi terekam.

1.2. Manajemen Arsip

Manajemen adalah sebuah proses dalam rangka untuk mencapai suatu
tujuan organisasi dengan cara bekerja secara bersama-sama dengan orang -
orang dan sumber daya yang dimiliki organisasi. Sedangkan arsip
menurutUndang – UndangNomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1
ayat 2 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.

Kenedy dan Schauder (1998) menjelaskan bahwa pada setiap dokumen

dan arsip akan terdiri atas:

4
Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa idea tau konsep, fakta
tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam
dalam arsip tersebut.
Struktur, merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi, margin, dan
lambing organisasi) dan logis (logika dibalik pembuatan tersebut), dari suatu
arsip. Misalnya, struktur surat akan terdiri dari header (nama pengirim,
tanggal, judul surat, dan penerima), tuguh surat (isi dari maksud dibuatnya
surat), dan otentifikasi (tanda tangan pembuat surat).
Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.
Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu life cycle model (model
siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara
manual, dn Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang
lebih tepat guna mengelola arsip elektronis.
1.      Life Cycle Model (Model Siklus Hidup)
Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management.
Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah
siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum
disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh,
sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh
memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan
berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan
pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di
akhir fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup.
Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan,
skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk
pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika
informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilailangsung, catatan
data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari
arsiptersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik
dipertahankan, ditransfer,diarsipkan atau dihancurkan. 

2.      Records Continuum Model

5
 Pola manajemen arsip yang selanjutnya adalah pola manajemen arsip
kontinyu yang bisa diterapkan pada arsip elektronis. Yang dimaksud kontinyu
disini adalah bersambung atau menghubungkan antara masa lalu dengan masa
sekarang, dan sekarang dengan masa yang akan datang.Manajemen arsip
elektronis diperlukan karena dokumen sebuah perusahaan atau negara tidak
hanya berupa data fisik tetapi juga berupa selektronik.

1.2.1. PengklasifikasianArsip

Gambar 1 Klasifikasi Arsip

1. ArsipDinamis (Dokumen) dan Arsip

Arsip dinamis atau dokumen merupakan informasi terekam,
termasuk data dalam system komputer, yang dibuat atau diterima
oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau
melakukan tindakan sebagaia ktvitas tersebut. Menurut basuki
(2003) dokumen dapat dibagi beberapa kategori sebagai berikut:
a) Dokumen Administratif
Meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan
korespondensi, contohnya: buku log menyangkut tugas
pemeliharaan dan pembukuan tugas.
b) Dokumen Akuntansi
Meliputi laporan, formulir, dan korespondensi terkait.
Contohnya: tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank,
laporan penagihan nasabah.

6
 c) Dokumen Proyek
Meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan
produk dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.
d) Dokumen Kasus
Berkas kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak
dan berkas tuntutan hukum.

1.2.2. Penggolongan Dokumen

Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan
menjadi :
a. Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara
kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen Ini
mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen
pembelian bahan baku.
b. Dokumen Inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan
dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila
hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun.

1.3. Mengorganisasikan Program Manajemen Kearsipan

Setiap organisasi atau perusahaan memerlukan system manajemen
dokumen yang memiliki system pelacakan berkas yang efektif agar saat sebuah
dokumen atau arsip dibutuhkan dapat segera ditemukan.

1.3.1. SistemPenyimpananArsip
Setiap organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang
memiliki system pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Sitem
penyimpanan arsip yang baik akan menentukan hasil kerja suatu organisasi
yang baik pula.
a. Sistem Hastawi (Manual)
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum
masuk keberkas ataupun surat menyurat yang belum masuk ke berkas
tertentu. Sistem ini mencakup:

7
 1. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam,
dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal
dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan.
2. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-
masing dokumen yang dipinjam.
3. Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila
dokumen itu dipinjam seorang pengguna.
4. Pemakaian system terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai
berikut:
 Perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan
penggunanya.
 Penggunaan barcode untuk melacak dokumen
 Perekaman secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan
secara terpusat atau terdesentralisasi.

b. Sistem Barcoding
Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertical
pada berkas atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi
balok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner.
Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable
barcode reader yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan
informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga
pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.

1.3.2 Penaksiran
Pengelolaan nomor seri pada dokumen sangat penting dan
dilakukan dengan menuyusunnya menurut sistem berkas atau disusun
sebagai satu unit tunggal karena dokumen tersebut berkaitan dengan fungsi
khusus sebuah organisasi, seperti berasal dari aktivitas yang sama,
memiliki bentuk khusus atau karena hubungan lainnya yang timbul akibat
penciptaan atau penggunaan dokumen tersebut. Manajer dokumen pada

8
tahap perencanaan atau penggunaan masing-masing seri bagi kepentingan
instansi atau lembaga berdasarkan nilai guna adminisreatif, fiscal, hokum
dan historis. Berikut adalah nilai guna tersebut :

1. Nilai guna primer, yaitu nilai guna yang didasarkan pada kegunaan
bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Beberapa nilai guna primer
adalah sebagai berikut
a. Nilai guna administrative
Adalah dokumen inaktif yang digunakan dalam menentukan
policy organisasi memiliki nilai guna administrative. Dokumen
semacam itu meliputi bagan organisasi, pernyataan bisi dan misi
serta tata tertib yang mengatur organisasi.
b. Nilai guna fiscal
Adalah berupa dokumen yang menyangkut penggunaan uang
untuk keperluan audit atau operasional data yang diperlukan untuk
menyusun laporan tahunan, laporan keuangan, ringkasan transaksi
keuangan dan lain-lain.
c. Nilai guna hukum
Adalah berupa dokumen bagi organisasi menyangkut
kepentingan hukum. Seperti transaksi, kontrak, kepemilikan,
persetujuan dan lain-lain.
d. Nilai guna historis
Adalah berupa nilai dokumen yang disimpan bukan karena
kepentingan bisnis, melainkan karena kepentingan gistoris yang
menekan sebuah peristiwa yang bertautan dengan suatu kegiatan.
2. Nilai guna sekunder, yaitu merupakan nilai arsip yang didasarkan
pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga
pencipta arsip. Berikut adalah nilai guna sekunder
a. Nilai guna kebuktian
Adalah mengaenai bagaimana organisasi atau perusahaan
didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan
kegiatannya.
b. Nilai guna informasional

9
 Adalah menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan
kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya.
Adapun nilai guna dari suatu arsip meliputi berbagai aspek
sesuai dengan nilai guna yang dimilikinya. Selain nilai guna diatas,
arsip juga disimpan karena nilai khusus berikut yang kemudian
disingkat ALFRED (Santen, 1955) yang kami jabarkan sebagai
berikut :
1. Administration Value/warkat, yaitu keberadaan arsip dapat
dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh
perusahaan.
2. Legal Value/warkat yaitu keberadaan arsip dipertahankan
karena mempunyai nilai hukum yang terkandung di dalamnya.
3. Fiscal Value/warkat yaitu keberadaan arsip dipertahankan
karena mempunyai nilai keuangan. Contohnya data laporan
penjualan yang dilakukna perusahaan selama tahun fiscal akan
menentukan jumlah pajak yang harus dibayar, dan sewaktu-
waktu arsip tersebut dapat diperiksa petuga pajak.
4. Research Value/ warkat yaitu nilai arsip dipertahankan karena
mempunyai nilai penelitian di dalamnya. Contohnya, data
kependudukan yang dimiliki oleh badan pusat statistic akan
diperlukan oleh peruoleh perusahaan yang akan meluncurkan
produk baru untuk melakukan penelitian pasar.
5. Education Value/ warkat yaitu nilai arsip dipertahankan
apabila mempunyai nilai pendidikan.
6. Documentary Value/ warkat yaitu nilai arsip dipertahankan
apabila mempunyai nilai dokumentasi.

1.4. Sistem Pengindeksan

Pengindeksan adalah suatu proses menganalisa isi kandungan suatu bahan
yang menerangkan dengan mengunakan bahasa atau istilah dalam sistem
pengindeksan yang bertujuan untuk menganalisa suatu karya pengguna pustaka,
biasanya menggunakan indeks untuk mencari dokumen yang an pada di
perpustakaan.
Pengindeksan (indexing) terjadi pada tahap masukan sistem informasi dan
mencakup proses-proses seperti pencatatan ciri-ciri seperti pencatatan ciri-ciri
dokumen yang penting, analisis isi dokumen, klasifikasi dan pembuatan entri
katalog.

10
1.4.1. Sistem Kronologis
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang di
dasarkan kepada urutan waktu surat di terima atau waktu dikirim ke luar.
Penyimpanan warkat sistem ini biasanya mempergunakan map ordner.
Hubungan penyimpanan sangat erat dengan Buku Agenda,karena susunanya
sama-sama kronologis.
Tetapi pencarian informasi ini dapat memakan waktu lama karena
petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat diterima atau
dikirim,sehingga informasi terpaksa dicari dengan membalik halaman buku
agenda satu demi  satu. Sesudah informasi ditemukan barulah warkat dapat
dicari pada map ordner.
Contoh dari system kronologis: Kuitansi, cek, file tindak lanjut, file
penyimpanan dan lain-lain.

1.4.1. Sistem Abjad

            Sistem-sistem penyimpanan yang susunanya  berdasarkan urutan
abjad adalah sistem-nama,sistem-geografis,dan sistem-subyek. Sistem
penyimpanan yang berdasarkan susunan nomor adalah sistem kronologis
dan sistem nomor. Pada umumnya kalau kita mendengar sistem abjad
dewasa ini,maka yang dimaksud adalah sistem-abjad-nama.Sistem-nama
adalah sama dengan sistem abjad(alphabetical filing system).
            Sistem-abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan urutan abjad dari kata-tangkap(nama)dokumen bersangkutan.
Nama dapat terdiri dari 2(dua) yaitu:
1.      Nama Orang
2.      Nama Badan

1.4.2. Sistem Numerik

         Sistem penyimpanan yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama-orang atau nama-badan disebut sistem-
nomor(numberic filing system). Hampir sama dengan sistem-abjad yang
penyimpanan warkat didasarkan kepada nama,sistem-nomor pun
penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama,hanya nama di sini diganti

11
 dengan kode nomor. Misalnya surat-surat dari dan kepad PT Waringin
Kencana akan disimpan pada map bernomor 271,atau kartu Tabanas Badu
di beri nomor 27451. Pada sistem-nomor,maka nomor yang diberikan
kepada PT Waringin Kencana ataupun Badu selamanya akan tetap sama dan
tidak pernah berubah.
         Banyak perusahaaan atau kantor pemerintah yang mempergunakan
penyimpanan sistem-nomor,seperti rumah sakit,asuransi,bank,dan lain-lain.
Ada yang mempergunakan sistem-nomor karena memang sudah memahami
seluk beluk sistem-nomor termasuk keuntungan dan kerugian
penggunaannya. Tetapi banyak pula yang hanya sekedarberanggapan bahwa
sistem-nomor lebih mudah mengelolanya di banding dengan sistem-
abjad,walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama
individu-individu kemungkinan akan lebih mudah di cari bila susunanya
menurut nama.
            Di samping itu,nomor lebih sukar di ingat disbanding dengan
nama. Seorang nasabah Tabanas misalnya,akan lebih ingat namanya
dibanding dengan nomor Tabanasnya. Untuk mengingat nomor maka dalam
sistem-nomor digunakan juga alat bantu yang di sebut indeks,yaitu suatu
kartu kecil yang berisikikan nomor dan nama nasabah yang disusun menurut
abjad nama nasabah.karena itu sistem-nomor disebut sistem penyimpanan
tidak langsung(indirect  filing system[6]).

1.4.3. Sistem Subjek

Sistem ini didasarkan pada data yang bersangkutan, misalnya
perihal, pokok masalah permasalahan, pokok surat, dan lain-lain. Sistem ini
juga disebut dengan topical filling atau data filling dan dikenal sulit dalam
mengelolanya. Ada dua sistem subjek yaitu system subjek murni yaitu
berdasarkan urutan abjad dan system subjek bernotasi yaitu berdasarkan
notasi atau kode tertentu.

[6]).

12
1.4.4. Sistem Geografis
Sistem ini didasarkan pada pengelompokkan menurut nama
tempat. Sistem geografis dapat dikelola menurut tiga tingkatan yaitu
a. Berdasarkan nama Negara
b. Nama wilayah administrasi Negara setingkat provinsi
c. Nama wilayah administrsi khusus
d. Nama wilayah administrasi Negara setingkat kabupaten

13
 BAB II STUDI KASUS

Permasalahan Arsip yang Ditimbulkan oleh Jamur

Dalam pengelolaanya, arsip memang begitu rentan untuk terjadi suatu
kerusakan, hal tersebut dapat dikarenakan oleh berbagai sebab. Dalam observasi
arsip di Badan Kearsipan Kabupaten Banyuwangi, yang menjadi suatu
permasalahan yang menonjol adalah permasalahan  yang dipicu dengan
keberadaan jamur.
Jamur begitu menjadi peran permasalahan dikarenakan sesuai dengan
survei, arsip yang ada di Badan Kearsipan Kabupaten Banyuwangi adalah
semuanya berbentuk materi kertas. Jadi jamur yang dapat tumbuh begitu saja
menjadi suatu ancaman bagi keselamatan arsip.
Karena, apabila dilihat dari sudut pandang bangunan penyimpanan arsip
memang sangat memadahi, namun suatu keadaan lingkungan dapat berpengaruh
untuk munculnya jamur. Dari jamur itu sendiri dapat menimbulkan beberapa
permasalahan di dalam kearsipan. Permasalahan tersebut antara lain:
         Rusaknya arsip karena di tumbuhi jamur
Rusaknya arsip yang ditumbuhi jamur ini adalah suatu topik yang utama,
karena dari hal demikian akan berakibat langsung pada kerusakan fisisk arsip,
yang pada dasarnya itulah materi utama adanya badan kearsipan itu sendiri.
Sehingga apabila sampi suatu permasalahan dapat merusak atau mengancam
keselamatan arsip, berarti itulah masalah utamanya.
         Jamur (terutama dari jamur kertas) mengancam kesehatan para petugas
kearsipan
Selain secara langsung jamur merusak fisik dari suatu arsip yang menjadi
pokok pekerjaan badan kearsipan, selain itu jamur juga menjadi suatu
permasalahan bagi para pekerja atau petugas kerasipan. Sehingga orang yang
bekerja dalam kearsipan haruslah dalam keadaan sehat dan dengan
perlengkapan standart untuk seorang pekerja kearsipan. Karena apabila
prosedural kerja tidak dilaksanakan dengan baik, akan berimbas langsung
bagi para petugas kearsipan itu sendiri. Meski tidak dengan cepat efek dari
jamur itu, namun secara pasti akan menimbulkan berbagai permasalahan
kesehatan. Terutama pada kesehatan organ pernapasan. Maka dari itu selain
permasalahan arsip yang rusak karena jamur, jamur juga memiliki dampak

14
 lain kepada kesehatan bagi para petugas kearsipan dan ini juga harus menjadi
suatu perhatian.

Alasan Jamur Menjadi Salah Satu Pemicu Permasalahan Kearsipan

Dalam pembahasan mengenai faktor perusak arsip yang pada umumnya
adalah kertas, terdapat beberapa penyebab. Yaitu faktor fisika, biota, dan faktor
kimia. Dalam penjelasan mengenai faktor biota ssalah satunya terdapat jamur.
Jamur bisa merusak kertas dan arsip dan dapat membiak dalam beberapa
waktu yang lama akibat kotoran debu dan tingkat kelembapan yang tinggi 80% ke
atas atau dengan temperatur di atas 210C. Jamur juga memproduksi bahan
organik, seperti asam oksalat, asam format dan asam sitrat yang menyebabkan
kertas menjadi asam. 
Oleh karena itu, jamur menjadi suatu ancaman yang cukup
menghawatirkan dalam pengelolaan arsip. Karena dengan sedikit kesalahan saja
seperti; kelembapan ruangan, pengaturan suhu yang harus terus setabil di batas
jamur tidak dapat hidup, dan lain sebagainya. Serta sangat dibutuhkan perhatian
yang cukup besar juga, Dikarenakan penyebab tumbuhnya jamur oleh bakteri
yang sukar dilihat secara kasat mata, oleh karena itu perlu perhatian khusus untuk
arsip yang menggunakan bahan kertas. Timbulnya jamur bisa menyebabkan
pembusukan pada selulosa (sejenis tanaman) dan bahan kertas. Gejala awal
terjadinya pembusukan pada kertas dapat dilihat pada warna kuning dikertas
berikutnya berubah menjadi kecoklatan dan akhirnya kertas berwarna hitam.
Hebatnya lagi jamur bisa merusak pelekat (lem) dan dapat pula melekatkan kertas
satu dengan lainnya.
Jamur dapat tumbuh disebabkan oleh kondisi lingkungan, yang lembab,
temperatur, serta pencahayaan yang minim. Faktor yang lebih dominan dalam
tumbuh dan berkembangnya jamur adalah kelembaban dan temperatur. Untuk
faktor lain yang menyebabkan tumbuhnya jamur bisa disebabkan oleh kondisi
ruangan yang kurang terang (redup) dan juga kelembaban suhu ruangan di atas
0%.
Tumbuhnya jamur ditandai dengan bintik bintik hitam atau coklat pada
kertas, dan itu bisa dilihat pada kertas-kertas yang telah berumur cukup lama.
Bintik bintik hitam itu sebagai dari akibat dari terjadinya reaksi kimia yang
terkandung pada kertas bercampur dengan asam organik yang dikandung oleh
jamur.
Selain jamur yang merusak langsung fisik arsip dari kertas, permasalahan
lain yang ditimbulkan oleh jamur (terutama jamur kertas) adalah permasalahan

15
kesehatan para pengelola arsip yang menangani arsip secara langsung atau
berkontak dengan arsip setiap harinya.
Hal tersebut dikarenakan jamur dapat mengganggu kesehatan para
pengelola arsip terutama pada kesehatan saluran pernapasan. Fakta penyakit yang
dapat ditimbulkan jamur pada saluran pernapasan adalah penyakit infeksi paru-
paru.Infeksi Paru-paru atau disebut juga Pneumonia merupakan peradangan paru
yang disebabkan oleh infeksi bakteri, virus maupun jamur. Pada orang dewasa
penyebab terbanyak adalah karena bakteri, seperti bakteri Streptococcus
pneumoniae, Staphylococcus aureus, Legionella, Hemophilus influenzae.
Sedangkan virus, umumnya adalah virus influenza, chicken-pox (cacar air). Ada
pula organisme mirip jamur yakni  Mycoplasma pneumoniae (terutama
pada anak-anak dan dewasa muda) dan jamur tertentu. Penyebab yang paling
umum dari infeksi paru-paru adalah bakteri Streptococcus pneumoniae. Pada
bentuk dari infeksi paru-paru ini, biasanya timbulnya menggigil, demam yang
tiba-tiba dan produksi dari sputum yang berwarna karat. Infeksi menyebar ke
dalam darah pada 20%-30% dari kasus-kasus, dan jika ini terjadi, 20%-30% dari
pasien-pasien ini meninggal.
Dari pernyataan tersebut sudah jelas kiranya bahwa infeksi paru-paru
dapat disebabkan oleh jamur, meskipun tidak hanya jamur melainkan masih
banyak yang dapat menjadi penyebab. Tetapi setidaknya sudah menunjukkan
betapa hal tersebut perlu menjadi suatu perhatian.

Solusi dan Tindakan yang Dapat Diberikan

Sesuai dengan observasi dan wawancara dari petugas kearsipan di Badan
Kearsipan Kabupaten Banyuwangi, dalam penanganan kasus ini sudah dilakukan
beberapa upaya, namun masih dalam proses pengembangan sehingga belum
begitu maksimal seperti yang diharapkan.
Solusi dan tindakan yang sudah diusahakan antara lain:
1.      Meletakkan arsip yang sudah diolah pada suatu tempat tertentu yang aman,
seperti: lemari besi, kotak kardus arsip, dll. Sehingga apabila terjadi
perbedaan keadaan yang begitu ekstrim ;tidak akan sdangat berpengaruh
dengan keadaan arsip yang sudah di masukkan kedalam tempatnya tersebut.
2.      Selanjutnya, setelah arsip masing-masing di masukkan kedalam lemari besi
ataupun dimasukkan kedalam kotak kardus khusus yang simpan secara
tertutup, didalam dari masing tempat tersebut telah di letakkan anti bakteri
seperti Kapur Barus secra berkala secara terus menerus.

16
3.      Lalu untuk menjaga agar lebih aman dari jamur yaitu diberikan suatu
tindakan Foging atau pengasapan dengan didalamnya diisikan suatu materi
pembasmi jamur, sehingga usaha tersebut disebut Fungigasi. Yang tepatnya
adalah pemasmian jamur dengan cara dilepaskan gas yang mengandung
bahan pemasmi jamur.
Tambahan solusi atau tindakan yang dapat digunakan untuk usaha perbaikan,
yaitu:
1.      Dan yang tidak kalah penting dari berbagai tindakan tersebut adalah, dengan
selalu menjaga keadaan tempat penyimpanan arsip. Terutama dijaga dalam
kesetabilan suhu yang menyelingkupinya, dalam data yang diperoleh dari
wawancara kepada petugas Badan Kearsipan Kabupaten Bnyuwangi, suhu
dalam ruangan penyimpanan arsip harus pada minimal 19-21 derajat Celcius
dan maksimal 25 derajat Celcius.

17
 BAB III PENUTUP
2.1. Kesimpulan
Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, arsip adalah bagian yang sangat
penting. Maka dari itu perlu adanya sistem penyimpanan yang baik atau
manajemen arsip yang baik guna melancarkan setiap kegiatan organisasi atau
perusahaan. Fungsi manajemen dalam hal ini adalah mengatur segala yang
berhubungan dengan kearsipan berupa pengelolaan arsip itu sendiri dan
lingkungan di luar arsip. Manajemen arsip adalah proses pengawasan,
penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas
maupun media elektronik. Ada beberapa cara untuk memenejemen arsip
diantaranya Sistem Hastawi (Manual), SistemBarcoding Sistem pengindeksan,
sistem kronologis, sistem abjad, sistem numerik, sistem subjek, sistem geografis.
Setiap cara atau metode memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dan
dapat diterapkan sesuai perusahaan dan organisasi.

18
 Daftar Pustaka

http://khairul-ismi.blogspot.co.id/2012/04/prinsip-pengindeksan-dan-pratic.html
diakses pada Minggu, 4 September 2016.

http://karina-pendidikan.blogspot.co.id/2011/09/arsip-statis-dan-dinamis.html
diakses pada Sabtu, 3 September 2016.
http://accounting-media.blogspot.co.id/2015/03/pengertian-dokumen-aktif-dan-
inaktif.html# diakses pada Minggu, 4 September 2016.
http://dijemuach.blogspot.co.id/2012/05/makalah-manajemen-arsip.html diakses
pada Minggu, 4 September 2016.
http://elsieifayani.blogspot.co.id/2013/01/pengertian-arsip-dan-kearsipan.html
diakses pada Minggu, 4 September 2016.

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga

19