MAKALAH

“LEMBAGA PENGELOLAAN DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

DITINJAU DARI SEGI FUNGSI, KOLEKSI DAN KEGIATAN”

Kelompok 1
ABDUL AZIS ARRASYID
AZHAR IMAMUDIN
BAYU AHLUNAZA
EGUN DALAN SAPUTRA
INDRA MAHENDRA
IMAM MUAJIB
FATHUR RAHMAN
MOGA PERDANA
BELLA SARTIKA
DIKA LIVIA
DIANA INDAH LESTARI
FEBY ATRIANI
HILDA ATHIA
ITE RIA ADESI
FITRIYATUL RAHMAWATI
NABILA PASHA HERMANDA
SENDY ANTIKA

FAKULTAS USHULUDDIN ADAB DAN DAKWAH

IAIN CURUP
TAHUN AJARAN 2019/2020

KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim

Puji syukur kehadirad Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya
sehingga penyususan makalah “LEMBAGA PENGELOAAN DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI
PUBLIK DITINJAU DARI SEGI FUNGSI KOLEKSI DAN KEGIATAN” Dapat selesai dengan
baik. Shalawat dan Salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan kita, nabi agung
Muhammad SAW.

Materi makalah ini telah ditulis berdasarkan berbagai referensi yang telah kami
kumpulkan dan kami pilih, baik itu melalui internet ataupun buku. Beberapa kendala dan
masalah telah terjadi selama penulisan dan penyusunan makalah. Namun, berkat rahmat Allah
SWT dan kerja keras berbagai pihak, masalah itu dapat teratasi. Untuk itu kami mengucapkan
terimakasih pada berbagai pihak yang telah membantu menyelesaikan makalah ini.

Kami telah berusaha untuk menyusun makalah ini agar semaksimal mungkin dapat
membantu dalam proses belajar mengajar. Namun, mengingat adanya kemungkinan terjadinya
kesalahan dan adanya kekurangan yang tentunya tidak kami sengaja, kami mohon maaf yang
sebesar-besarnya. Oleh karena itu, segala saran dan masukan dari berbagai pihak selalu kami
harapkan untuk perbaikan dan penyempurnaan penulisan mendatang.

Selanjutnya, kami berharap semoga makalah ini dapat membantu siswa-siswi agar lebih
mudah memahami materi mengenai “LEMBAGA PENGELOAAN DOKUMEN PUBLIK DAN
SEMI PUBLIK DI TINJAU DARI SEGI FUNGSI KOLEKSI DAN KEGIATAN”. Akhir kata,
selamat belajar dan semoga suskses.

Curup, 5 oktober 2019

Disusun oleh

Kelompok 1

i
DAFTAR ISI
Kata pengantar .........................................................................................................i

Daftar isi …..............................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang .....................................................................................................1

B. Perumusan masalah .............................................................................................1

C. Tujuan dan manfaat .............................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

A. Pengertiandokumen publik dan semi publik .........................................................2

B.Contoh dan fungsi dokumen publik dan semi publik .............................................2

C. Prinsip-prinsip pengelolaan dokumen publik ........................................................4

D. Prinsip-prinsip pengelolaan dokumen semi publik ..........................................................5

BAB III PENUTUP

Kesimpulan................................................................................................................7

Daftar pustaka ...........................................................................................................8

ii

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dokumen merupakan faktor penting dalam Ilmu Informasi. Karena di dalam satu
dokumen saja terdapat beberapa informasi. Instansi atau perusahaan manapun, bahkan
seseorang pun memiliki dokumen tersendiri, dan dokumen tersebut merupakan sebuah
informasi bagi instansi atau perusahaan bahkan seseorang tersebut. 
Manusia memiliki kemampuan untuk merekam sebuah informasi, ketika
seseorang lahir ke dunia, ayah ibunya pasti akan mencatat tanggal lahir sang anak
tersebut, itu juga merupakan sebuah informasi. Bisakah informasi itu menjadi sebuah
dokumen? Tentu saja, ketika anak itu lahir lalu orang tuannya mengurus Akte kelahiran
untuk anak tersebut, maka akta kelahiran itulah yang disebut dengan dokumen.
Lalu apa lagi yang bisa di sebut dengan Dokumen? Rapor Sekolah juga bisa
termasuk dokumen. Ijazah, Surat nikah, STNK, dan lain-lain, tetapi yang disebutkan itu
adalah dokumen pribadi bukan termasuk dalam dokumen publik atau semi publik.
Dalam dunia perpustakaan Informasi dan Dokumen itu sangat berkaitan.
Beberapa informasi bisa menjadi dokumen dan sebaliknya, satu dokumen bisa terdiri dari
beberapa informasi. Dokumen itu memiliki banyak jenis, disini saya akan membahas
beberapa jenis dari dokumen, yaitu dokumen publik dan dokumen semi publik serta
beberapa contoh dari dokumen tersebut.
B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas maka penulis dalam kesempatan ini berkeinginan

untuk meneliti tentang lembaga pengelolaan dokumen publik dan semi publik ditinjau
dari segi fungsi, koleksi, dan kegiatan.

1. Mengetahui apa itu yang dimaksud dengan dokument publik dan semi publik
2. Mengetahui contoh dokumen publik dan semi publik
3. Mengetahui prinsip pengelolaan dokumen publik dan semi publik.
C. Tujuan dan mafaat

Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui apa itu dokumen publik
dan aemi publik, contoh-contoh serta prinsip pengelolaan dokumen publik dan semi
publik.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian dokumen publik dan semi publik

o Dokumen publik

Apa yang dimaksud dengan Dokumen publik? Dokumen publik itu berisi
informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini
biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau
terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan
mengelola dokumen publik tersebut.
Dalam artian Dokumen publik itu hal-hal yang boleh seluruh masyarakat atau
semua orang tau. Lantas apakah hanya Profesi pustakawan yang memegang peranan
penuh dalam pengelolaan Dokumen penting ini? Ya, tepat sekali karena seseorang yang
memegang andil dalam perpustakaan selain Kepala Perpustakaan adalah Pustakawan.
o Dokumen semi publik
Dokumen Semi Publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari
suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas. Tetapi hanya orang-
orang tertentu yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah
organisasi atau dokumen ini dapat di publikasikan secara terbatas.
Dokumen Semi publik juga bisa dikatakan dokumen yang tidak di gunakan untuk umum.
Hanya terdapat di sebuah Badah Usaha, Lembaga, Instansi, Organisasi. Dokumen ini
memudahkan badan-badan tersebut untuk menjalankan kegiatan sehari-harinya.
B. Contoh dan fungsi dokumen publik dan semi publik
Berdasarkan Pengertian dari Dokumen publik kita dapat mengetahui apa-apa saja contoh
dokumen publik seperti :
 Buku
 Majalah
 Koran
 Rekaman
 Gambar
 Dan segala sesuatu yang bisa di sebar luaskan atau di terbitkan kepada seluruh
masyarakat.
Perpustakaan merupakan salah satu bentuk dari dokumen publik. Fungsi dari
perpustakaan bisa juga menjadi:

2
  Sebagai sarana penyedia informasi bagi masyarakat luas.
 Sebagai sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.
 Untuk memajukan pemikiran masyarakat.
 Bisa menjadi sarana hiburan yang bermanfaat bagi seluruh masyarakat luas
 Bisa dimanfaatkan secara bebas.

Berdasarkan Pengertian dari Dokumen publik kita dapat mengetahui apa-apa saja
contoh dokumen semi publikseperti :

 Rekod
Adalah Dokumen yang di buat oleh Badan korporasi, keluarga, perorangan dalam
menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Menurut Ricks dalam Bukunya A Records system
approah (1992) yang di terjemahkan dalam makalah Machmoed Effendhie yang berjudul
Makalah Arsip Dinamis, Rekod memiliki makna penting bagi organisasi yang
menciptakan, artinya kandungan informasi yang tercakup dalam rekod memuat peristiwa
penting yang terjadi pada suatu organisasi, seperti strategi bisnis, kebijakan dan
keputusan, job deskripsi, rencana dan mekanisme kerja, target produksi dan mekanisme
lainnya.
 Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam bentuk data,
dokumen, atau elektronik. Rekod dapat disebut juga dengan Arsip Dinamis.
 Arsip
 Berdasarkan UU nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2,
menyatakan Arsip  adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi
polotik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
berbangsa dan bernegara. 
 Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan
menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Arsip Dinamis
  Adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi
dan kegunaannya dibedakan menjadi :

3
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
b. Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan
dalma proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan
sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi
kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

C.Prinsip-prinsip pengelolaan dokumen publik

Prinsip pengolahan dokumen publik ini bisa kita sangkut pautkan dengan
pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan. Pengolahan koleksi perpustakaan
merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima
perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai atau pembaca..
Pengolahannya meliputi:
a. Membuat indentifikasi informasi
Dimulai dari registrasi :
Pertama yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi,
sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. catatan keterangan
fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan informasi lain yang dianggap
penting.
Kedua, memberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai
bukti milik oleh perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman
tertentu.
b. Katalogisasi
Membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan
pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, julah halaman,
kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan pedomanan standar misal Tajuk
Subyek, AACR II. Hasilnya adalah kartu katalog
c. Klasifikasi
Klasifikasi adalah mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok
tertentu. Biasanya menurut subyek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok
dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali.

4
 Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi
menurut isi dan subyek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman
DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), dan
tajuk subyek.

d. Kelengkapan koleksi
Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog,
sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman
dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah
wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.

e. Penyusunan koleksi
Penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh
pengunjung perpustakaan.
Penyusunan ada dua cara :
Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah
lokasinya).
Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan).

f. Pengolahan dengan komputer

Kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja
dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu
registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.

D. Prinsip-prinsip pengelolaan dokumen publik

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
Tentang Pelaksanaan Undang  Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal
29 yaitu :
1. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:
 pengelolaan arsip dinamis; dan pengelolaan arsip statis
2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif
3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
5. Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh
arsiparis.

5
Lembaga Kearsipan
Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipanpada pencipta arsip dan lembaga
kearsipan.
1.      ANRI
2.      arsip daerah provinsi
3.     arsip daerah kabupaten/kota; dan
4.      arsip perguruan tinggi

Lembaga Dokumentasi
1 .     Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Lembaga Negara
2.     Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kementerian
3.      Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi LPNK
4.      Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Provinsi
5.      Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kabupaten/Kota

6
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan penjabaran tentang Dokumen Publik dan Dokumen Semi Publik di atas kita

mengetahui bahwa Dokumen Publik adalah dokumen yang bersifat bebas. Semua orang layak

untuk mengetahui. Contoh dari dokumen publik adalah Buku, Majalah, Tabloid, Koran dan

segala bentuk cetak ataupun elektronik, itu adalah bentuk dari Dokumen Publik. Perpustakaan

juga termasuk dokumen publik. Berarti Ilmu Perpustakaan ada kaitannya tentang dokumen ini.

Dokumen semi publik sifatnya terbatas dan hanya orang atau organanisasi tertentu yang boleh

tahu isinya, contohnya seperti STNK, SIM, Kartu keluarga, dan itu semua adalah bentuk dari

dokumen semi publik. Rekod dan dokumen juga termasuk dalam Dokumen Semi publik.

7
 Daftar Pustaka

Dea pristotia A Ramadhani.2013.Dokumen publik Dan Dokumen Semi Publik.

http://googleweblight.com/?lite_url=http://blog.ub.ac.id/deapristotia/2013/03/12/dokumen-
publik-dan-dokumen-semi-publik-tugas-organisasi-informasi/&ei=9OMvMiCg&lc=id-
ID&s=1&m=383&host=www.google.co.id&ts=1505870404&sig=ANTY_L3yHXiX-
drO4w3JpUFA66oraCtYGQ. Diakses pada Tanggal 20-9-2017

Agung Pramanto.2008. Arsip Suatu pengantar. www,geocities.ws.arsipteori.net. Diakses pada

tanggal 20-9-2017

https://dokumen.tips/search/Fungsi-Isi-dokumen-publik-dan-dokumen-semi-publik. Diakses
pada tanggal 20-9-2017

widodo.2010.https://widodo.staff.uns.ac.id/konsep-dan-definisi-dokumen. Diakses pada tanggal

20-9-2017