MODUL

MEMBUAT DOKUMEN : LAPORAN

KELAS XI/ SEMESTER I DAN II

SMK BISA !!!

SITI JUNAIDA
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
kekuatan serta kemudahan kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan
modul ini. Modul ini kami susun untuk menunjang kegiatan belajar mengajar
dalam mata pelajaran membuat dokumen perihal laporan di SMK Negeri 1
Tanggul.
Kami ucapkan terima kasih kepada Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si.,
selaku dosen pembina mata kuliah Pengembangan Media Pengajaran ADP
Berbasis TIK yang telah banyak membantu dalam penyusunan modul ini, serta
kepada teman-teman dan semua pihak yang telah mendukung penyusunan modul
ini.
Dalam penyusunan modul ini juga masih banyak kekurangan karena
pengetahuan kami yang terbatas, serta kami memohon saran dan kritik yang
membangun dari pembaca untuk memperbaiki modul kami kedepannya.
Harapan kami, semoga modul ini tidak hanya bermanfaat bagi siswa/siswi
SMK Negeri 1 Tanggul, tetapi juga bagi semua pihak di luar sivitas akademika
SMK Negeri 1 Tanggul yang berkeinginan untuk melengkapi data atau informasi
yang berkaitan dengan modul ini.

Malang, April 2014

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR ................................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................... ii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ iii

BAB I DOKUMEN
1.1 Pengertian Dokumen ............................................................. 1
1.2 Jenis-jenis dokumen .............................................................. 2
1.3 Kegunaan dokumen ............................................................... 3

BAB II LAPORAN
2.1 Pengertian laporan ................................................................. 5
2.2 Fungsi laporan ....................................................................... 5
2.3 Macam-macam laporan ......................................................... 6
2.4 Syarat-syarat laporan ............................................................. 11
2.5 Bagian-bagian laporan ........................................................... 12
2.6 Sistematika penulisan laporan ............................................... 14

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 18

ii
 DAFTAR LAMPIRAN

Halaman
Lampiran 1a : Contoh Dokumen Korporal : Teks Proklamasi ....................... 19
Lampiran 1b : Contoh Dokumen dari Segi Pemakaiannya :
Dokumen Niaga – Faktur ..................................................... 20
Lampiran 1c : Contoh Laporan Rutin :
Laporan Penjualan Zahir Manufacture .................................. 21
Lampiran 1d : Contoh Laporan Rutin :
Laporan Keuangan PT Indofood ........................................... 22

iii
 BAB I
DOKUMEN

1.1 Pengertian Dokumen

Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris document yang berarti dokumen.
Beberapa definisi dokumen menurut beberapa ahli diantaranya adalah
sebagai berikut :
a. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, dokumen adalah sesuatu yang
tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau
keterangan.
b. Menurut kamus Bahasa Inggris Webster D., dokumen adalah :
1) Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi
keterangan dengan fakta-fakta.
2) Dokumen melengkapi keabstarakan keterangan, seperti surat
keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi
sebuah bukti atau tesis.
c. Menurut Ensiklopedi Administrasi, dokumen adalah warkat asli yang
digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung
suatu keterangan.
d. Menurut Kamus Kepegawaian, dokumen adalah :
1) Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
2) Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk
dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
e. Menurut Ensiklopedi Umum, dokumen berarti surat, akte, piagam, surat
resmi, dan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan
untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas, termasuk segala macam
benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suati hal.

Dari beberapa definisi mengenai dokumen tersebut maka dapat

disimpulkan dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga
termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung
keterangan supaya lebih meyakinkan.

1
 2

1.2 Jenis-jenis dokumen

Demikian banyaknya jenis dokumen, oleh karena itu untuk membedakannya
dapat ditinjau dari beberapa segi, yaitu :
1) Dari Segi Fungsi
Dari segi fungsi, dokumen terdiri dari dua macam, yaitu sebagai
berikut.
a. Dokumen Dinamis adalah dokumen yang dipergunakan secara
langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga
macam dokumen dinamis yaitu :
 Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara
terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.
 Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya
sudah menurun.
 Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang
digunakan.
b. Dokumen Statis adalah dokumen yang secara tidak langsung
dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
2) Dari Segi Ruang Lingkup dan Bentuk Fisiknya
Dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen terdiri dari
dua macam, yaitu sebagai berikut.
a. Dokumen Korporal adalah dokumen berupa benda bernilai sejarah,
misalnya arca, patung, pakaian adat, uang kuno, keris, dan
sebagainya. Dokumen korporal merupakan koleksi musium.
b. Dokumen Literal adalah dokumen yang dicetak, ditulis, direkam, dan
digambar, seperti buku, surat kabar, majalah, film, micro film, pita
kaset, dan sebagainya. Dokumen literal merupakan koleksi
perpustakaan.
c. Dokumen Privat adalah dokumen berupa surat-surat atau arsip,
misalnya surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti,
laporan dan sebagainya. Dokumen ini disimpan dibagian kearsipan.
 3

Dari ketiga macam dokumen tersebut dokumen kantor adala

dokumen privat (surat-surat atau arsip). Dokumen privat bersifat tertutup
untuk umum, yang tidak berkepentingan tidak boleh meminjam surat
atau arsip yang disimpan oleh suatu organisasi tersebut.
3) Dari Segi Pemakaiannya
Dari segi pemakaiannya, dokumen dikelompokkan menjadi empat
macam, yaitu sebagai berikut.
a. Dokumen Pribadi adalah surat-surat penting yang berguna untuk
kepentingan pribadi, contohnya STTB, akte kelahiran, piagam, KTP,
dan sebagainya.
b. Dokumen Niaga adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai
sebagai alat pembuktian dalam trabsaksi jual-beli.
Contoh :
1. Packing list 4. Kuitansi
2. Surat pengantar 5. Bill of lading
3. Faktur 6. Letter of credit
c. Dokumen Pemerintah adalah surat-surat penting yang dapat dipakai
sebagai pembuktian dalam kegiatan pemerintahan.
Contoh :
1. Undang-undang 4. Keputusan Menteri
2. Peraturan Pemerintah 5. Peraturan Daerah
3. Keputusan Presiden 6. Perjanjian kerja sama antarnegara
d. Dokumen Sejarah adalah surat-surat atau catatan-catatan penting
sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu.
Contoh :
1. Teks Proklamasi, Teks Pancasila, Teks Sumpah Pemuda.
2. Rekaman film perjuangan.
3. Monumen yang melambangkan peristiwa bersejarah.
 4

1.3 Kegunaan dokumen

Dokumen memiliki berbagai macam kegunaan, antara lain :
1. Memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang
memerlukannya.
2. Menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen.
3. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
4. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
5. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
6. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan
negara.
7. Dapat menjamin keutuhan informasi dan keotentikan informasi yang
termuat dalam dokumen.
 BAB II
LAPORAN

2.1 Pengertian laporan

Laporan merupakan kegiatan komunikasi tertulis yang disampaikan dari
bawahan kepada atasa atau sebaliknya.
Komunikasi intern organisasi, baik lisan maupun tertulis dapat dilakukan
secara:
 Komunikasi vertikal ialah penyampaian warta dari pihak atasan kepada
bawahan atau sebaliknya; dan
 Komunikasi horizontal merupakan hubungan penyampaian warta dari
pejabat yang satu kepada pejabat yang lain dalam jenjang yang sama.

Hubungan antara laporan dengan komunikasi yakni komunikasi

merupakan bagian dari laporan. Karena tanpa adanya komunikasi yang baik
antara komunikator dengan komunikan, sebuah pesan/ informasi penting
tidak akan menjadi sebuah laporan yang informatif.

Untuk menyusun satu laporan tidak hanya dibutuhkan keterampilan,

tetapi juga dibutuhkan kompetensi dan kreativitas. Karena laporan dala
bentuk tertentu tidak hanya berisi hal-hal yang sifatnya informatif, tetapi juga
menentukan gagasan atau pemikiran panyusunan laporan.

2.2 Fungsi laporan

Laporan memiliki berbagai macam fungsi, adapun fungsi laporan adalah :
a. Sebagai sarana komunikasi vertikal, melalui laporan, dari pihak bawahan
dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan berupa ide atau
gagasan terhadap suatu permasalahan.
b. Sebagai alat pertanggungjawaban.
c. Sebagai alat untuk memberikan informasi penting.
d. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

5
 6

2.3 Macam-macam laporan

Terdapat berbagai jenis laporan yang semuanya tergantung pada jenis
klasifikasi yang digunakan.
1) Laporan Ditinjau dari Segi Waktu Penyajian
a. Laporan Rutin
Laporan ini sering pula disebut laporan berkala atau laporan
periodik. Laporan Rutin merupakan laporan yang dibuat secara rutin
menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau
triwulan. Contohnya : laporan penjualan produk, laporan pembelian,
laporan hasil pelaksanaan tugas rutin.
b. Laporan Insidental
Laporan ini merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan
waktu yang tidak terjadwal secara tepat. Laporan ini disusun bila ada
suatu hal yang dipandang sangat penting untuk disampaikan atau ada
kegiatan yang bersifat khusus dan mendadak. Contohnya : laporan
hasil penelitian, laporan kegiatan sosial, dan laporan pesaing baru.
2) Laporan Ditinjau dari Segi Penyampaian
a. Laporan Lisan
Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena
pelaporan mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada
pemimpin, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui
telepon. Tetapi penting diperhatikan bahwa penyampaian laporan
melalui telepon, menurut etiket perkantoran, dirasa kurang sopan.
Hal-hal yang dilaporkan dalam laporan lisan hanya bersifat
informatif dan singkat, tidak memerlukan perincian yang mendetail,
serta hal-hal yang dilaporkan tidak membawa akibat atau pengaruh
yang vatal.
b. Laporan Tertulis
Laporan yang disampaikan dalam bentuk tertulis, kiranya baik kalau
diketik dengan mesin tik atau mesin komputer. Tebal halaman yang
diperlukan tergantung dari materi yang ingin disampaikan. Laporan
ini bisa berbentuk laporan formal atau informal. Dalam laporan
 7

tertulis ini bawahan dapat menggunakan pendapat atau saran dengan

leluasa karena tidak berhadapan langsung dengan atasannya.
c. Laporan Visual
Laporan ini merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk
gambar, entah itu lukisan, foto, film, atau slide. Apabila
dibandingkan dengan laporan tertulis, maka laporan visual
memerlukan biaya relatif lebih besar.
3) Laporan Ditinjau dari Segi Bentuknya
a. Laporan berbentuk surat
Laporan ini dibuat dalam bentuk surat, sehingga bentuk laporan ini
mengikuti format pembuatan surat, baik dari bagian-bagian surat
maupun bahasa yang dipakai sesuai dengan bahasa surat. Dengan
demikian, bagian-bagian laporan ini akan terdiri dari kop surat,
nomor, perihal, tanggal, alamat tujuan, isi surat, salam penutup,
nama penanggung jawab, dan tanda tangan.
b. Laporan berbentuk formulir
Laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tepat. Dengan
demikian, yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang
dilaporkan tetap. Laporan berbentuk formulir digunakan untuk
laporan yang bersifat rutin, misalnya laporan penjualan, laporan
pembelian, laporan penilaian suatu hasil kerja, laporan produksi unit
kerja.
c. Laporan berbentuk memorandum
Yaitu laporan yang hanya memuat pokok-pokoknya saja, singkat,
dan beredar dikalangan intern.
d. Laporan berbentuk karangan
Laporan dibuat dalam bentuk karangan, karena informasi yang
disampaikan cukup banyak. Laporan ini biasanya untuk menulis
laporan formal, misalnya laporan hasil penelitian.
e. Laporan berbentuk naskah
Yaitu laporan panjang yang berwujud naskah diketik rapi.
 8

f. Laporan berbentuk buku

Yaitu laporan panjang yang dibuat buku dan penyampaiannya perlu
dengan surat pengantar atau memo.
4) Laporan Ditinjau dari Segi Sifat Penyajiannya
a. Laporan Informal
Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk memo, surat atau
tulisan singkat dan dibuat dengan surat atau tulisan singkat. Pembuat
laporan dapat membuat bentuk sesuai dengan keinginannya sendiri
dan sering kali penyajiannya tanpa disertai dokumen-dokumen yang
mendukung materi laporan. Laporan informal dapat dibuat dengan
dua cara : secara induktif yaitu fakta-fakta atau data-data
dikemukakan terlebih dahulu baru kemudian dibuat suatu
kesimpulan; kedua, secara deduktif yaitu laporan-laporan dimulai
dengan suatu kesimpulan baru diikuti dengan fakta-fakta atau data-
data yang mendukung laporan tersebut. Laporan deduktif lebih
disukai pembaca laporan, karena mereka lebih beminat untuk
membaca kesimpulan terlebih dahulu.
b. Laporan Formal
Laporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti dokumen
resmi. Salah satu yang paling penting diperhatikan adalah pembuat
laporan harus mampu menginterprestasikan data, agar tidak
berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan. Dalam
pembuatan kesimpulan, unsur subjektivitas pembuat laporan tidak
boleh dimasukkan agar laporan bersifat benar dan objektif.
5) Laporan Ditinjau dari Segi Maksudnya
a. Laporan Informatif
Laporan ini biasanya dibuat untuk menginformasikan suatu hal.
Karena hanya bersifat memberi informasi, maka pelapor tidak
memberi analisis.
b. Laporan Rekomendasi
Laporan rekomendasi adalah laporan yang selain menyampaikan
informasi juga menyertakan pendapat si pelapor berupa penilaian
 9

atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar
pengamatan sekilas, bukan atas dasar penelitian yang mendalam.
6) Laporan Ditinjau dari Segi Studi Kelayakan
Laporan ini dibuat atas dasar permasalahan khusus terhadap suatu
program yang akan dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Laporan
ini menganalisis permasalahan khusus tersebut secara mendalam guna
pengambilan keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak. Dalam
laporan ini disajikan beberapa alternatif solusi pemecahan masalah, dan
kemudian dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai
alternatif.
7) Laporan Ditinjau dari Segi Keamanan Isinya
a. Laporan Biasa
Yaitu laporan yang apabila isinya diketahui oleh pihak yang tidak
berhak, maka tidak akan menimbulkan akibat buruk.
b. Laporan Rahasia
Yaitu laporan yang apabila isinya diketahui oleh pihak yang tidak
berhak mengetahuinya, maka dapat merugikan nama baik seseorang
atau instansi atau juga dapat menimbulkan kegelisahan pada
segolongan masyarakat.
c. Laporan Sangat Rahasia
Yaitu laporan yang apabila sampai diketahuai oleh pihak yang tidak
berhak, maka dapat membahayakan keamanan negara atau
menimbulkan kegelisahan masyarakat luas.
8) Laporan Ditinjau dari Segi Kesempurnaan Isinya
a. Laporan sementara/ pendahuluan
Yaitu laporan yang masih bersifat sementara, dalam arti fakta dan
data yang termuat beum lengkap tetapi karena sesuatu alasan
terpaksa harus disampaikan dengan maksud hanya sebagai gambaran
terlebih dahulu atau untuk menguji kelengkapan laporan itu sendiri
dengan cara menyampaikannya kepada pihak yang kompeten.
 10

b. Laporan akhir (paripurna)

Yaitu laporan yang sudah dianggap memuat fakta dan data yang
lengkap sehingga penilaiannya dapat lebih sempurna (sebagai
susulan dari laporan sementara).
Laporan akhir dapat juga berarti laporan yang berasal dari laporan
sementara tetapi diadakan penyempurnaan-penyempurnaan sesuai
dengan kritik-kritik, saran-saran dan tanggapan-tanggapan dari pihak
yang kompeten.
9) Laporan Ditinjau dari Segi Jangkauannya
a. Laporan Intern
Yaitu laporan yang terbatas untuk pejabat-pejabat dalam lingkungan
instansi sendiri.
b. Laporan Ekstern
Yaitu laporan yang disampaikan kepada pejabat atasan diluar
instansi sendiri.
10) Laporan Ditinjau dari Segi Jumlah Penerimaannya
a. Laporan terbatas
Yaitu laporan yang disampaikan kepada seseorang beberapa orang
tertentu.
b. Laporan tidak terbatas
Yaitu laporan yang disampaikan kepada banyak orang atau siapa saja
dapat membacanya.
11) Laporan Ditinjau dari Segi Luas Lingkupnya
a. Laporan Umum
Yaitu laporan yang memberikan gambaran secara menyeluruh
mengenai semua masalah yang perlu dilaporkan.
b. Laporan Khusus
Yaitu laporan yang memberi gambaran secara terperinci mengenai
hal yang khusus.
12) Laporan Ditinjau dari Segi Bidang Kegiatannya
a. Laporan bidang substansif
 11

Yaitu laporan mengenai bidang tugas pokok atau tugas operasional

suatu instansi/ organisasi/ perusahaan.
b. Laporan bidang administratif
Yaitu laporan mengenai bidang tugas-tugas penunjang.

2.4 Syarat-syarat laporan

Adapun syarat-syarat laporan terdiri dari 4 hal, yaitu:
a. Objektif
Laporan haruslah objektif. Laporan tidak boleh mengandung
pendapat-pendapat pribadi dan tidak dipengaruhi oleh pemikiran penulis.
Laporan semata-mata hanya merupakan deskripsi dari kenyataan dan
disusun berdasarkan fakta yang spesifik. Penulis hanya sebagai media
penyampaian fakta. Apabila tidak objektif, maka laporan akan menjadi
sesuatu yang meragukan.
b. Menarik
Laporan harus menarik, baik dari segi topik maupun tampilan.
Laporan yang menarik topiknya ditandai dengan pengangkatan topik yang
aktual, belum pernah dilakukan, dan dapat bermanfaat untuk masyarakat.
Dari segi tampilan, menarik berarti disajikan dengan baik sehingga
mempermudah pembaca memahami isi dari laporan.
c. Lengkap
Laporan harus lengkap isinya. Laporan dikatakan lengkap isinya
apabila semua bagian-bagian penting dalam laporan ada dan dijelaskan
secara gamblang. Sehingga pembaca akan mengetahui detil dari apa yang
dilaporkan.
d. Komunikatif
Laporan harus menggunakan bahasa yang komunikatif sehingga bisa
mengomunikasikan permasalahan dengan baik. Bahasa yang komunikatif
adalah bahasa yang baik, benar, serta mudah dimengerti. Dengan bahasa
yang komunikatif, pembaca tidak akan dibingungkan dengan laporan yang
sedang dibacanya sehingga tujuan dari penulisan laporan tercapai.
 12

2.5 Bagian-bagian laporan

 Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
a. Pendahuluan
Pendahuluan memuat latar belakang dan rumusan masalahnya, tujuan
penulisan laporan (harus berkaitan dengan permasalahan), ruang lingkup,
dan sistematika laporan.
b. Isi laporan dan Pembahasan
Isi laporan sering pula disebut laporan, yaitu bagian yang memuat isi
utama, sisi laporan ini akan ditentukan oleh maksud dan tujuan laporan
isi laporan informatif akan berbeda sekali apabila dibandingkan dengan
laporan rekomendasi, laporan analitis, laporan pertanggung jawaban atau
pun laporan studi kelayakan. Apabila pada laporan informatif, isi laporan
berupa informasi tertentu yang mengacu pada permasalahan, sedangkan
laporan yang bersifat analitis atau laporan studi kelayakan tertentu selain
berisi informasi, juga harus didukung data yang valid dan terpercaya
guna mendukung rekomendasi yang diberikan.
Suatu laporan bisa mengandung analisis atau tidak. Pada laporan
informatif tidak perlu dilakukan analisis. Apabila dalam laporan terdapat
bagian analisis, maka ada bagian dan tahapan pemaknaan terhadap
informasi suatu data yang didiskripsikan. Dalam memberi penilaian harus
didasarkan dan didukung data yang akuratdan argumen yang kuat
sehingga rekomendasi yang diberikannya pun dapat dipercaya. Muara
dari proses analisis adalah kesimpulan.
c. Penutup/ kesimpulan
Bagian penutup menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak
mengandung analisis. Tetapi jika sutu laporan mengandung analisis, pada
bagian akhir suatu laporan akan dibuat kesimpulan. Kesipulan ini berisi
penilaian positif atau negatif, baik atau buruk, berhasil atau kurang
berhasil, untung atau rugi atau pun gabungan dari kesemuanya itu.
Pelapor dapat menarik suat kesimpulan jika mereka melakukan analasis
atau sebaliknya tanpa analisis, pelapor tidak dapat merumuskan
kesimpulan, apabila pada bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan,
 13

pelapor harus memberi solusi pemecahan dan yang akan diberikan harus
jelas dan bersifat operasional serta diungkapkan beberapa
konsekuensinya.
 Secara lebih terperinci dalam laporan informal, seperti laporan hasil
penelitian atau studi kelayakan. Bagian-bagian laporan antara lain terdiri dari:
a. Halaman judul
Halaman ini merupakan bagian dari suatu laporan yang memuat judul
laporan, nama pembuat pribadi/kelompok, nama organisasi, dan tahun
pembuatan laporan. Judul laporan hendaknya dibuat menarik agar
pembaaca laporan terkesan dan ingin segera mengetahui isi laporan
tersebut.
b. Daftar isi
Daftar isi merupakan daftar perincian laporan yang terrdiri dari perincian
bab-bab dan sub bab yang ada. Fungsi daftar isiadaah untuk
memudahkan pembaca mengetahui bagian mana yang ingin dibaca
langsung dengan melihat pada halaman yang ditulis di daftar isi. Hal ini
juga memudahkan bagi pimpinan yang mmpunyai sedikit waktu luana
untuk mecari bagian mana yang langsung dikehendaki untuk dibaca.
c. Pengantar
Pengantar ditulis untuk menntun dan mengantarkan pembaca untuk
memahami isi laporan. Pengantar bisa berisi ucapan terima kasih kepada
pihak-pihak yang telah mendukung penulis dalam pembuat laporan.
d. Abstraks
Abstraks merupakan ringkasan laporan secara keseluruhan dari
informasi, data atau fakta dibahas sampai pada suatu kesimpulan dan
rekomendasi. Fungi abstraks adalah untuk memudahkan pembaca
mengetahui intisari laporan.
e. Pendahuluan
Pendahuluan merupakan bab darisuatu laporan yang memuat latar
belakang masalah, kemudian diformulasikan permaslahannya agar
menjadi jelas apa yag sebenarnya akan dibahas dalam laporan, tujuan
penulisan laporan, metode pengumpulan data, dan pendekatan yang
 14

dipakai untuk membahas data atau fakta dalam laporan secara sistematika
laporan.
f. Isi laporan dan pembahasan
Bagian ini memuat data dan fakta selengkapnya, disusun secara
sistemtematis dari bab ke babserta ibahas mendetail. Argumen perlu
dikemukakan untuk menunjang pembahasan dalam laporan.
g. Penutup/ kesimpulan
Kesimpuan merupakan catatan dari hasil pembahasan data atau jawaban
dari permasalahan yang telah dibahas pada isi laporan.
h. Rekomendasi/saran
Dari kesimpulan yang diberikan, sering diajukan saran atau rekomendasi
yang berguna untuk penyempurnaan, peningkatan atau perbaikan atas
pelaksaan tugas atau program yang telah dijalankan.
i. Daftar pustaka
Daftar pustaka merupakan sumber data sekunder khususnya dari buku-
buku baikyang bersifat teoritis maupun praktis.
j. Lampiran
Bagian lampiran dapat berisi data primer yang diolah, pedoman
wawancara, kuisioner, data sekunder, dan dokumen-dokumen atau surat-
surat khusus yang mendukung validasi data dan proses penelitian.

2.6 Sistematika penulisan laporan

 Pedoman Pembuatan Laporan
Dalam pembuatan sebuah laporan diperlukan pedoman pembuatan
laporan, adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan sebuah
laporan, antara lain :
a. Menggunakan bahasa yang jelas artinya bahasa yang tidak membuka
peluang untuk ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca laporan.
b. Menggunakan bahasa yang lugas, bahasa yang sederhana dan tidak
berbelit-belit.
c. Laporan harus lengkap guna mendukung proses pengambilan keputusan
yang tepat dan untuk mempermudah pemahaman data kuantitatif, kiranya
 15

dapat pula disajikan dalam bentuk yang lebih visual, misalnya tabel atau
grafik.
d. Laporan harus selesai tepat waktu.

 Berikut ini merupakan beberapa contoh format atau sistematika laporan

apabila disajikan dalam bentuk naskah, yaitu:
1. Laporan Infomatif
I. Pengantar
II. Isi laporan
III. Penutup
2. Laporan Rekomendasi
I. Pengantar
II. Isi laporan
III. Rekomendasi
IV. Penutup
3. Laporan Pertanggungjawaban
I. Pengantar
II. Isi laporan
III. Evaluasi
IV. Kesimpulan
4. Laporan Kelayakan
I. Pengantar
II. Rumusan Masalah
III. Alternatif pemecahan masalah dan analisis masing-masing alternatif
IV. Evaluasi
V. Rekomendasi

 Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses

penyusunan laporan selain harus memperhatikan prinsip dan syarat dalam
penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya
tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup
menentukan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan dan proses
 16

pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan, dan diakhiri

dengan tahap penulisan itu sendiri.
1) Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti :
- Hal apa yang akan dilaporkan?
- Mengapa hal itu dilaporkan?
- Kapan laporan akan disampaikan?
- Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data
pendukung?
Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka dapat dirumuskan
secara jelas mengenai :
- latar belakang dan masalah laporan,
- tujuan laporan,
- target waktu laporan,
- data yang relevan untuk disajikan, dan
- sumber-sumbernya.
2) Pengumpulan dan Penyajian Data
Merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses
pengumpulan data harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan
yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari berbagai sumber, baik
sumber primer maupun sumber sekunder.
Sumber-sumber primer antara lain: hasil wawancara, hasil diskusi, hasil
pengisian daftar pertanyaan, dan hasil observasi langsung. Sedangkan
sumber-sumber sekunder antara lain: data hasil perjalanan dinas
pemimpin dan akomodasi dari hotel, tempat pertemuan, acara, dan
transportasi, data yang ada dalam orgaisasi tergantung dari materi yang
akan dibahas, misalnya data penting kepegawaian, data keuangan, atau
perlengkapan kantor, grafik atau data statistik, program kerja.
Setelah dikumpulkan, kemudian data dikelompokkan, data mana yang
menjadi bahan utama dan pendukung atau penunjang.
 17

3) Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau
lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang
nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
4) Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan, harus mengacu pada sistematika yang telah
ditetapkan sehingga laporan tersebut tersaji secara runtut, mudah
dipahami, dan enak dibaca.
 DAFTAR PUSTAKA

Anynomous. 2013. Syarat-syarat Laporan, (Online), (http://so-

aja.blogspot.com/2013/06/syarat-syarat-laporan.html), diakses 21 April
2014, pukul 22.02 WIB.
Wati. 2012. Administrasi Perkantoran-Kegunaan Dokumen, (Online),
(http://wati12.blogspot.com/2012/02/kegunaan-dokumen.html), diakses 06
April 2014, 19.34 WIB.
Ratmini. 2011. Modul Melakukan Prosedur Administrasi. Surakarta: Penerbit
Hayati Tumbuh Subur.
Ristia, Yurike. 2012. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi, (Online),
(http://yurikeriestia.blogspot.com/2012/06/prngertian-dokumen-dan-
dokumentasi.html), diakses 06 April 2014, pukul 19.40 WIB.
Sutrisno dan Liyah Tjarlijasih. ----. Modul Mengatur Perjalanan Dinas Pemimpin.
Jakarta: PT Yudhistira Ghalia Indonesia.

18
Lampiran 1a : Contoh Dokumen Korporal : Teks Proklamasi

19
Lampiran 1b : Contoh Dokumen dari Segi Pemakaiannya : Dokumen Niaga - Faktur

20
Lampiran 1c : Contoh Laporan Rutin : Laporan Penjualan Zahir Manufacture

21
Lampiran 1d : Contoh Laporan Rutin : Laporan Keuangan PT Indofood

22