ADMINISTRASI

Administrasi merupakan kegiatan penyusunan dan

pencatatan data serta informasi secara sistematis,
untuk menyediakan keterangan dan memudahkan
untuk mendapat informasi itu kembali.

Administrasi dalam arti luas, administrasi diartikan

sebagai aktivitas kerja sama oleh sekelompok
orang yang didasarkan pada pembagian kerja,
sesuai yang telah ditentukan dalam struktur,
dilakukan untuk mencapai tujuan bersama secara
efektif dan efisien.
 TUJUAN ADMINISTRASI
1. Untuk memantau kegiatan atau data milik organisasi
Adanya administrasi membantu organisasi untuk
memantau dan senantiasa memperhatikan kegiatan atau
data yang dimilikinya.
2. Untuk evaluasi
Administrasi dibutuhkan untuk melakukan evaluasi,
misalnya evaluasi kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal
lainnya.
3. Untuk penyusunan program kegiatan.
Adminitrasi juga bertujuan untuk membantu penyusunan
program kegiatan dan pengembangannya, agar sejalan
dengan yang diinginkan organisasi tersebut.
 Fungsi Administrasi
1. Perencanaan (planning)
Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data awal,
pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk membuat
sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu.
2. Penyusunan (organizing)
Menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-
anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan
usaha untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan.
3. Pengadaan tenaga kerja (staffing)
Staffing merupakan fungsi administrasi untuk menemukan,
menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan
karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi
dibutuhkan.
 Fungsi Administrasi
4. Pemberian bimbingan (directing).
pemberikan bimbingan, memberikan
saran-saran, masukan untuk
perbaikan suatu kegiatan yang
sedang dilakukan agar tugas dapat
dilaksanakan dengan maksimal dan
mendapatkan hasil yang memuaskan.
5. Pengkoordinasian (coordinating).
Mengkordinasi seluruh kepentingan
dan tujuan dari organisasi atau
perusahaan yang dilaksanakan agar
bisa bersatu dan dapat sejalan
dengan tempat dan waktu yang
sama.
6. Pelaporan (reporting).
Fungsi administrasi sebagai
pelaporan adalah memberikan
informasi mengenai apa yang
telah dilakukan dalam sebuah
kegiatan sebagai salah satu
bentuk pertanggungjawaban.
7. Penganggaran (budgeting).
Budgeting adalah suatu
kegiatan yang mengelola dan
perencanaan yang
berkelanjutan mengenai
keuangan atau anggaran.
 DOKUMEN & DOKUMENTASI
 Dokumen  Dokumentasi 
a. sesuatu yang tertulis atau adalah Kumpulan dari
tercetak yang dapat dokumen-dokumen dapat
dipergunakan sebagai bukti memberikan keterangan atau
atau keterangan. bukti yang berkaitan dengan
b. Segala benda yang memiliki proses pengumpulan dan
bentuk berupa barang, pengelolaan dokumen secara
gambar, maupun tulisan sistematis serta menyebar
yang dapat digunakan luaskan  kepada pemakai
sebagai bukti atau informasi tersebut.
keterangan terhadap sesuatu
 Jadi, dokumen adalah segala benda yang
memiliki bentuk berupa barang, gambar,
maupun tulisan yang digunakan sebagai bukti
dari suatu kegiatan atau memberikan suatu
keterangan terhadap hal-hal yang berkaitan
dengan kegiatan kantor
 DUA UNSUR DOKUMENTASI

1. Kumpulan dokumen-dokumen yang

dapat memberikan keterangan atau
bukti serta
2. Aktifitas yang berkaitan dengan
proses pengumpulan dan pengelolaan
dokumen secara sistematis serta
penyebarluasan kepada pemakai
informasi.
 KEGIATAN ATAU TUGAS
DOKUMENTASI
1.Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan
2.Mencatat dokumen
3.Mengolah dokumen
4.Memproduksi dokumen
5.Menyajikan dan menyebarluaskan
dokumen
6.Menyimpan dan memelihara dokumen
 FUNGSI DOKUMEN

1. Alat Komunikasi
2. Bukti dari kegiatan yang telah
dikerjakan atau dilakukan oleh
seseorang
3. Data pendukung apabila terjadi atau
menghadapi masalah
4. Data pendukung untuk melakukan
proses pengurusan barang
 MANFAAT DOKUMEN

1. Sebagai bukti pernah

melaksanakan suatu
kegiatan
2. Sebagai bentuk penghargaan
3. Merupakan identitas pribadi
 JENIS-JENIS DOKUMEN

1. Dokumen berdasarkan pemakaiannya atau

kepentingannya
2. Dokumen ditinjau dari nilai dan kegunaannya
3. Dokumen berdasarkan fungsinya
4. Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
5. Dokumen ditinjau dari segi sumbernya
6.Dokumen ditinjau dari segi penelitian
 JENIS - JENIS DOKUMEN

1. Berdasarkan Pemakaiannya/Kepentingannya

a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat/dokumen berharga yang dapat

digunakan sebagai alat bukti peristiwa penting yang terjadi pada diri
seseorang.
Contoh :
 Akte kelahiran
 STTB
 Piagam
 KTP
 SIM
 surat nikah
B. Dokumen Niaga
Dokumen berharga yang dapat dipakai
untuk membuktikan suatu transaksi
perdagangan atau perniagaan. (Jual/beli)
Contoh :Cek, Obligasi, Kuitansi, wesel,
Saham, dan faktur. surat pengantar, bill of
lading dan letter of credit. packing list
C. Dokumen Pemerintah

Dokumen pemerintah adalah dokumen

berharga yang dapat dipakai sebagai alat bukti
suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan
suatu negara.
Contoh : UUD 1945, Keputusan Presiden,
peraturan daerah.
D. Dokumen Sejarah

Dokumen sejarah adalah dokumen berharga yang dapat

dipakai sebagai alat buktti suatu peristiwa yang terjadi
pada masa lalu.
Contoh :
Naskah Proklamasi, Naskah sumpah pemuda, batu
bertulis, fosil, tugu, Rekaman Film Perjuangan.
2. Dokumen Ditinjau dari Nilai Kegunaannya
a. Nilai Penerangan
Surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam memberikan informasi
pada masyarakat
b. Nilai Perdagangan
Surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli
dalam dunia perdagangan
c. Nilai Yurudis
Surat yang digunakan sebagai alat bukti secara hukum di pengadilan
d. Nilai Historis
Surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti suatu peristiwa
yang terjadi pada masa lalu
 JENIS DOKUMEN BERDASARKAN FUNGSI

1. Dokumen Dinamis
Dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses
penyelesaian pekerjaan kantor
a.Dinamis Aktif : Sebuah dokumen yang masih
dipakai secara terus menerus dalam proses
penyelenggaraan pekerjaan kantor
b.Dinamis Semi-Aktif: Sebuah dokumen yang
intensitasnya penggunaannya sudah menurun.
c.Dinamis Inaktif: Sebuah dokumen sudah jarang
digunakan lagi secara langsung dalam pekerjaan
kantor.
 JENIS DOKUMEN BERDASARKAN FUNGSI

2. Dokumen Statis
Sebuah dokumen yang tidak
digunakan lagi secara langsung
dalam penyelesaian pekerjaan
kantor
 Dokumen Berdasarkan Ruang Lingkup & Bentuk Fisiknya

1. Dokumen literer
Dokumentasi literer meliputi pada bidang
perpustakaan. Dokumentasi literer merupakan
kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran,
brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun
menurut sistem tertentu sehingga memudahkan
pengunjung dalam mencari bahan yang
diperlukan.
Dokumen yang dicetak, ditulis, direkam dan digambar. (Dokumen ini merupakan koleksi Perpustakaan) co/:Buku, surat
kabar / majalah, Film/ microfilm/ pita kaset, dll
 RUANG LINGKUP DOKUMEN

2. Dokumen korporil
Dokumentasi korporil meliputi bidang
permuseuman. Dokumentasi korporil
merupakan kegiatan mencari,
mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-
fosil, arca dan benda-benda kuno yang
disusun berdasarkan sistem tertentu.
Dokumen berupa benda bernilai (Merupakan koleksi Museum sejarah) Misalnya: Arca / Patung, Pakaian Adat, Uang
Kuno, Keris
 RUANG LINGKUP DOKUMEN

3. Dokumen privat
Berupa surat/ arsip yang bersifat tertutup (digunakan oleh yang berkepentingan saja)
Misalnya : Surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti, laporan, dll
● 5 macam (berdasarkan Isi):
1) Personal Record
2) Production Record
3) Financial Record
4) Inventory Record
5) Sales Record
 LATIHAN

Jelaskan Fungsi dari dokumen

berikut ini!
  Dokumen perjalanan
Akta kelahiran
  Rekaman sejarah lisan
Surat nikah.
  Faktur penjualan Surat
Surat perjanjian.
kabar
 Surat wasiat
 Spesifikasi produk.
 Paspor
 Visa