A.

Tujuan Pembelajaran
1. Menjelaskan pengertian dokumen.
2. Mengidentifikasi jenis dokumen.
3. Prosedur penanganan dokumen.
4. Prosedur penyimpanan dokumen.
5. Prosedur perawatan dokumen.
6. Mengidentifikasi jenis sarana/prasarana pengelolaan dokumen.

B. Apersepsi
Anak-anak tahukah kalian keberadaan kita saat ini mulai dari kelahiran
sampai sekarang ini Kalian telah diakui sebagai anak, anggota
masyarakat dan warga Negara Indonesia itu karena adanya dokumen
pribadi yang kita miliki seperti akta kelahiran, KTP dan ijazah
pendidikan . Mengingat Negara kita adalah negara hukum pentingnya
sebuah dokumen dalam kehidupan kita akan menjadi satu perhatian
tersendiri, terlebih untuk keberadaan sebuah organisasi atau
perusahaan.

Dalam sebuah organisasi yang bergerak dibidang manajemen

perkantoran dan layanan bisnis, dokumen merupakan hal penting
dalam penyeleng-garaan operasional organisasi. Untuk itu marilah kita
pelajari berbagai jenis dokumen yang digunakan dalam manajemen
perkantoran dan layanan bisnis pada perusahaan atau organisasi bisnis.

C. Pengertian Dokumen
Secara etimologis kata dokumen berasal dari kata bahasa Inggris
“document” yang diambil dari bahasa latin “Documentum” yang berarti
kertas atau dokumen resmi. Kata documentum diturunkan dari kata
docere atau docile yang artinya mengajar.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat

tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan.
Pengertian lain dokumen adalah barang cetakan atau naskah karangan
yang dikirim melalui pos. Disamping itu dokumen juga diartikan sebagai
rekaman suara, gambar dalam film dan sebagainya yang dapat
dijadikan bukti keterangan.

Menurut Walter Schuermeyer dalam Aufgaben und Methoden der

Dokumentation (1935) dokumen diartikan sebagai materi untuk
memperluas pengetahuan dalam studi atau perbandingan. Sedangkan
menurut Dupuy-Brient dalam Qu’est-ce que la documention (1951)
dokumen diartikan sebagai bukti fisik terorganisir atau tersusun.
Secara umum dokumen merupakan sebuah catatan atau tangkapan
dari sebuah peritiwa sehingga informasi tentang hal tersebut tidak akan
hilang. Dengan demikian dokumen adalah informasi yang berupa
catatan, gambar, rekaman suara atau film. Untuk menjadikan
dokumen menjadi sebuah informasi maka dokumen tersebut harus
melalui proses yang disebut dokumentasi.

Pengertian dokumentasi menurut etimologi dalam bahasa Inggris

“documentation” dan dalam bahasa Belanda disebut “ dokumentatie”
sedang dalam bahasa latin dikenal dengan “ dokumentum” yang berarti
pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk
mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan
bukti. Pengertian dokumentasi di Indonesia telah diatur dalam
peraturan presiden nomor 20 tahun 1961 dan undang-undang no 43
tahun 2009 tentang kearsipan.

Dari uraian diatas maka dapat diartikan bahwa dokumentasi adalah

suatu aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan masalah
dokumen itu sendiri atau fisik dokumen yang meliputi mencari,
mengumpulkan, mengolah hingga menghasilkan keterangan untuk
dijadikan sebuah dokumen baik secara manual maupun elektronik.

Sesuai dengan undang-undang ITE nomor 11 tahun 2008 tentang

transaksi elektronik yang terdapat pada Bab 1 Pasal 1 ayat 4
menyebutkan bahwa dokumen elektronik adalah setiap Informasi
Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan
dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya,
yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer
atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,
suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda,
angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti
atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Pada ayat 1 menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan informasi

elaktronik tersebut adalah Informasi satu atau sekumpulan data
elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar,
peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat
elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya,
huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah
diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu
memahaminya.
Dari pengertian diatas dapat di lihat perbedaan antara dokumen dan
dokumentasi sebagai berikut.
 Dokumen Dokumentasi
Difokuskan pada Difokuskan pada kegiatannya
benda/informaasi
Tidak merupakan unit kerja Bisa merupakan suatu unit kerja
Bersifat pasif Bersifat aktif
Digunakan sebagai alat bukti Mengolah dan menyiapkan
dokumen baru
Menunjang penelitian Menyiapkan keterangan untuk
penelitian.

1. Syarat dokumen.
Sebagai sebuah dokumen tentu memiliki syarat atau kriteria
tertentu. Persyaratan sesuatu dikatakan dokumen menurut Susan
Dupuy-Briet adalah:
a. Ada materialnya, artinya memiliki wujud fisik.
b. Memiliki intensionalitas artinya sebuah dokumen itu mempunyai
obyek tujuan atau maksud yang dapat diperlakukan sebagai
bukti.
c. Obyek merupakan proses artinya untuk menjadi sebuah
dokumen harus mengalami sebuah proses.
d. Memiliki posisi fenomenologis artinya suatu obyek dipersepsikan
sebagai dokumen.

2. Ciri-ciri dokumen
Untuk dapat disebut sebuah dokumen, maka dokumen tersebut
harus menyajikan informasi tertulis tentang kebijakan, proses dan
prosedur denga demikian sebuah dokumen akan memiliki
karakteristik tertentu. Ciri-ciri dokumen adalah:
a. Mengkomunikasikan informasi kepada semua orang yang
membutuhkan.
b. Perlu diperbaharui atau dilakukan pemeliharaan.
c. Harus diubah ketika kebijakan, proses atau prosedur berubah.
d. Memiliki format untuk merekan dan melaporkan informasi sesuai
standar.

3. Fungsi dokumen.
Melihat pengertian dokumen diatas maka fungsi dokumen dalam
organisasi dapat dibedakan menjadi dua menurut M. Prawiro dalam
artikel onlinenya pada tanggal 12 Oktober 2020 lalu melalui web
maximanroe.com.
a. Fungsi dokumen secara umum adalah
 1) Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
2) Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan
dokumen
3) Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
4) Menghindari kerusakan terhadap dokumen.
5) Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para
ilmuwan.
6) Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara.
7) Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan infomasi dan
data yang ada dalam dokumen.
b. Fungsi Dokumen dalam Organisasi.
1) Sebagai memori organisasi yang digunakan untuk menjaga
instansi.
2) Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan
dan melakukan pengawasan.
3) Digunakan sebagai alat pembuktian.
4) Digunakan sebagai rujukan historis.
5) Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain
yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai menejemen
perusahaan.
6) Untuk keperluan pendidikan karyawan baru.
7) Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan
masyarakat, terlebih klien.

4. Tujuan Dokumen
Seperti yang telah disebutkan dalam pengertiannya, maka tujuan
adanya dokumen tidak lain adalah untuk mendapatkan pengakuan
dan keterangan pengetahuan serta bukti yang kuat mengenai suatu
hal.

5. Peranan dokumen
peranan dokumen dalam bidang manajemen dan layanan bisnis
adalah
a. Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.
b. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
c. Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
d. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
e. Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.
f. Membuat dan mengembangkan katalog.

6. Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Sebagai sebuah proses, tugas dokumentasi adalah :
a. Mencari dan mengumpulkan bahan.
b. Mencatat dokumen dan mengolahnya.
c. Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen
(yang diperlukan).
d. Melakukan filing atau pengarsipan.