ELEMEN 5

DOKUMEN BERBASIS
DIGITAL
SEPTI MULYANI, S.Pd

@haryani4760
 PENGERTIAN DOKUMEN

Etimotogi

KBBI

Secara Umum
 PENGERTIAN DOKUMENTASI

Bahasa Inggris
Bahasa Latin
Perpres No. 20 Tahun
1961
Pre-record your Canva
UU No.
presentation to present
anytime, anywhere.
23 Tahun 2009
Kesimpulan
PENGERTIAN DOKUMEN ELEKTRONIK

UU ITE NO. 11 TAHUN 2008

Bab 1 Pasal 1 Ayat 4

Ayat 1
 PERBEDAAN
DOKUMEN & DOKUMENTASI
Difokuskan pada
Difokuskan pada kegiatannya
benda/informasi Bisa merupakan
DOKUMEN Tidak merupakan DOKUMENTASI suatu unit kerja
unit kerja Bersifat aktif
Bersifat pasif Mengolah dan
Digunakan sebagai menyiapkan
alat bukti dokumen baru
Menunjang Menyiapkan
penelitian
keterangan untuk
penelitian
 SYARAT & CIRI DOKUMEN
Syarat dokumen menurut Susan Dupuy-
Briet :
a. Ada material
b. Memiliki intensionalitas
c. Adanya obyek
d. Memiliki posisi fenomenologis
Mengkomunikasikan
informasi kepada semua
orang yang
membutuhkan.
Perlu diperbaharui atau
dilakukan pemeliharaan. CIRI-CIRI
Harus diubah ketika DOKUMEN
kebijakan, proses atau
prosedur berubah.
Memiliki format untuk
merekan dan melaporkan
informasi sesuai standar.
 FUNGSI DOKUMEN
Fungsi dokumen menurut M.Prawiro :
a. Fungsi dokumen secara umum
b. Fungsi dokumen dalam organisasi
TUJUAN
Untuk mendapatkan pengakuan dan
keterangan pengetahuan serta bukti yang
kuat mengenai suatu hal.

PERANNAN
Membantu pelayanan dibidang
dokumentasi
TUJUAN & PERANAN
Menerbitkan jurnal publikasi DOKUMEN
dokumentasi
Mengadakan konferensi seminar
ilmiah
Membantu perkembangan ilmu
pengetahuan
Membuat dan mengembangkan
metode pengolahan dokumen
Membuat dan mengembangkan
katalog
 TUGAS & KEGIATAN DOKUMENTASI
Mencari dan mengumpulkan bahan
Mencatat dokumen dan mengolahnya
Mempublikasikan dan mendistribusikan
dokumen
Melakukan pengarsipan
 PEMAKAIANNYA
Dokumen pribadi
JENIS Dokumen niaga
Dokumen pemerintah
DOKUMEN Dokumen sejarah

NILAI KEGUNAANNYA
Nilai penerangan
Nilai perdagangan
Nilai Yuridis
Nilai historis
 SUMBER
Dokumen pemerintah
Dokumen swasta
Dokumen kontrak
JENIS Dokumen aktivitas lembaga
persurat kabaran dan
DOKUMEN penerbitan

FUNGSI
Dokumen dinamis
Dokumen statis
 PENELITIAN
Dokumen primer
Dokumen sekunder
Dokumen tertier
JENIS FISIK
DOKUMEN Dokumen literal
Dokumen korporal
Dokumen privat

SIFAT
Data fisik/manual
Data digital/elektronik
 PROSEDUR PENANGANAN DOKUMEN
Standar kerja penanganan dokumen setiap organisasi
berbeda sesuai dengan fungsi dokumen dan jenis
layanan yang diberikan.

Prinsip kerja menggunakan bantuan dokumen perlu

memperhatikan :

1. Tata cara pengisian dokumen

2. Kejelasan pengisian
3. Ketepatan pengisian
4. Tingkat validitas dokumen
PROSEDUR PENANGANAN DOKUMEN UNTUK
LAYANAN BISNIS SECARA UMUM
Keterangan :
1. Standar kerja menciptakan dokumen :
a. Jenis data yang dibutuhkan
b. Prinsip efisiensi dan efektifitas form yang
digunakan
c. Sistem pelayanan
d. Kuantitas penggunaan dokumen
e. Layout form
f. Mencetak form
g. Legalitas pihak terkait
Keterangan :
2. Standar kerja penggandaan dokumen :
a. Jumlah penggunaan form
b. Sistem penggandaan yang digunakan
c. Penempatan form
d. Pengelolaan penggandaan
3. Standar kerja proses penggunaan form/dokumen :
a. Ketepatan dalam pengisian formulir
b. Kejelasan data
c. Prosedur kerja jika terjadi kesalahan/kerusakan
dokumen
d. Prosedur penyimpanan dokumen
Keterangan :
4. Standar kerja pengolahan dokumen :
a. Menghitung jumlah dokumen
b. Melakukan cek kebenaran dokumen
c. Mengklasifikasi dokumen
d. Mengurutkan dokumen
e. Mengolah menjadi informasi
5. Standar kerja pendistribusian informasi :
a. Jumlah yang akan diberi informasi
b. Bentuk informasi
c. Waktu penyampaian informasi
d. Media yang digunakan
e. Validitas informasi
 PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN

5 Teknik penyimpanan dokumen :

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling
System)
2. Sitem Perihal (Subject)
3. Sistem Nomor (Numeric)
4. Sistem Geografis/Wilayah
5. Sistem Tanggal (Chronologis)
 Jenis dokumen digital menurut karakter bentuknya :

1. Dokumen Word (doc) 8. Portable Network

2. Dokumen PDF Graphic (PNG)
3. Dokumen PDF/A 9. Tagged Image File (TIFF)
4. Microsoft Power Point 10. Bitman (BMP)
(PPt) 11. MP3
5. Microsoft Excel (Ex) 12. MP4
6. TXT
13. Video
7. Joint Photografi expert
(JPG)
 Komponen Dasar Pengarsipan Digital

1. Memindahkan dokumen
a. Scaning
b. Conversion
c. Importing
2. Menyimpan dokumen
3. Mengindeks dokumen
a. Index field
b. Full text indexing
c. Folder/file structure
 Prosedur Penyimpanan Dokumen Virtual

1. Klasifikasi jenis dokumen

2. Menentukan sistem penyimpanan
3. Tentukan aplikasi penyimpanan
4. Menyediakan tempat virtual
5. Menyimpan dokumen sesuai folder
6. Melakukan back up penyimpanan
 Manfaat Pengarsipan Digital

1. Dokumen cepat ditemukan

2. Berkurangnya kehilangan dokumen
3. Menghemat SDM, tempat, kertas, dan tinta
4. Meningkatkan keamanan
5. Memudahkan berbagi arsip dan recovery data
6. Melakukan back up penyimpanan