Nomor

Revisi Ke
Berlaku Tgl

PEDOMAN
PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN REKAMAN

UPTD PUSKESMAS BUKIT LAMANDO

DINAS KESEHATAN KAB. BUTON SELATAN
Desa Sandang Pangan, Kec. Sampolawa
i
 Lembar Pemeriksaan / Pengesahan Dokumen

No Tgl Pemeriksa / Pengesahan Keterangan Paraf

i
 DAFTAR ISI

LEMBAR PEMERIKSAAN DAN PENGESAHAN DOKUMEN ..................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1
A. Latar Belakang ............................................................................. 1
B. Tujuan Pedoman .......................................................................... 1
C. Sasaran Pedoman ........................................................................ 2
D. Ruang lingkup Pedoman .............................................................. 2
E. Istilah............................................................................................ 2

BAB II PENYUSUNAN DOKUMEN ............................................................ 3

A. Identifikasi Penyusunan................................................................ 3
B. Proses Penyusunan .................................................................... 3

BAB III PENGESAHAN DAN PEMBERLAKUAN DOKUMEN ................... 4

A. Alur Pengesahan .......................................................................... 4
B. Tabel Pengesahan ...................................................................... 4
C. Pemberlakuan Dokumen ............................................................. 4

BAB IV PENCATATAN, PENOMORAN, SOSIALISASI, DISTRIBUSI, DAN

PENARIKANDOKUMEN .................................................................
A. Pencatatan dan Penomoran Dokumen ......................................... 5
B. Penomoran Dokumen .................................................................. 5
C. Sosialisasi Dokumen .................................................................... 5
D. Distribusi Dokumen ...................................................................... 5
E. Penarikan Dokumen ..................................................................... 5

BAB V TATA CARA PENYIMPANAN DOKUMEN ..................................... 7

BAB VI PENATAAN, PENCARIAN, DAN PERUBAHAN DOKUMEN ........ 8
A. Penataan Dokumen ...................................................................... 8
B. Rekam Implementasi .................................................................... 8
C. Perubahan Dokumen ................................................................... 8

BAB IX PENUTUP ....................................................................................... 9

ii
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa
arsip merupakan identitas dan jati diri bangsa, serta berfungsi sebagai memori, acuan
dan bahan pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara yang harus dikelola dan diselamatkan oleh negara. Tujuan kearsipan
adalah untuk menjadi terwujudnya penyelenggaraan negara khususnya pemerintahan
yang baik dan bersih, peningkatan kualitas pelayanan publik serta penyelenggaraan
kearsipan di lingkungan lembaga negara.
Pusat Kesehatan Masyarakat Bukit Lamando sebagai instansi pemerintah
berkewajiban untuk mengelola arsip yang tercipta dari pelaksanaan tugas dan
kegiatannya sebagai bentuk pertanggung jawaban negara, pemerintah dan pelayanan
publik dan untuk kepentingan sejaran bangsa. Puskesmas memiliki berbagai arsip
penting terkait pelaksanaan tugas dan fungsinya sebagai arsip yang tercipta harus
dilindungi dan diselamatkan.
Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah memastikan bahwa informasi
yang tepat tersedia di tempat yang benar, di waktu yang tepat dan revisi yang sesuai.
Suatu hal yang nampaknya sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita
sering menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen khususnya
pada saat paling dibutuhkan.
Dengan adanya pedoman pengendalian dokumen diharapkan unit-unit
pelayanan dapat memanfaatkan pedoman ini sebagai acuan pengelolaan kearsipan di
unit/program masing-masing sehingga upaya untuk menjamin ketersediaan arsip
dalam rangka penyelenggaraan pelayanan yang baik dan bersih dapat dilaksanakan
sesuai tujuan yang diamanatkan

B. Tujuan Pedoman
1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen
maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem penyenggaraan organisasi.
2. Memastikan bahwa semua dokumen terkait telah dikaji dan disetujui secara
memadai

C. Sasaran Pedoman
Semua unit/program di lingkungan Puskesmas Bukit Lamando yang
menghasilkan produk dokumen.

1
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pedoman pengendalian dokumen dan rekaman ini diharapkan
semua dokumen dan rekaman dari semua tim, unit dan program dapat menerapkan
pedoman ini.

E. Batasan Operasional
1. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan
otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan
dan pemanfaatan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima di lingkungan puskesmas.
3. Arsip aktif adlah arsip yang frekuensi penggunaaannya tinggi dan atau terus
menerus
4. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
Puskesmas dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
5. Arsp inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negawa yang harus dijaga keutuhan, keamanan
dan keselamatannya.
7. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan prasyaraat bagi
kelangsungan operasional Puskesmas, tidak dapat diperbaharui dan tidak
tergantikan apabila rusak / hilang
8. Berita acara adalah pernyataan bahwa pada hari, tanggal dan bulan serta tahun
yang sudah ditentukan pada pernyataan tersebut terjadj pemindahan,
pemusnahan, serah terima arsip dari satu uni ke unit kearsipan puskesmas.
9. Berkas adalah kesatuan himpunan dokumen yang saling berhubungan yang
mengandung data, peristwa atau keterangan tentang sesuatu masalah yang
merupakan rangkaian kegiatan/persoalan. Berkas dapat terdiri dari satu sampai
sepuluh bahkan ratusan dokumen.
10. Daftar arsip adalah daftar yang mengidentifikasikan arsip yang dikelola, yang
sekurang-kurangnya memberikan informasi mengenai nama pencipta arsip,
nomor arsip, kode klarifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah dan
keterangan.
11. Indeks adalah tanda pengenal / petunjuk arsip yang merupakan alat untuk
menyusun dan menemukan arsip dalam berkas.

2
 BAB II PENYUSUNAN DOKUMEN

A. Identifikasi Penyusunan
Identifikasi dilakukan untuk menbetahui secara pasti jenis-jenis dokumen / arsip
yang ada di unit masing-masing, berdasarkan daftar arsip Puskesmas.
1. Unit / Porgram / Karyawan terkait
 Memberikan usulan untuk melakukan perubahan/ penambahan dokumen
dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen
 Meminta persetujuan Tim Mutu/ Koordinator bagian mengenai usulan
perubahan/ penambahan dokumen tesebut.
2. Tim Mutu / Koordinator Bagian
 Memutuskan untuk menyetujui atau tidak usulan perubahan atau
penambahan dokumen
 Jika setuju maka memberikan persetujuan atas usulan perubahan/
penambahan dokumen dengan menandatangani form Usulan Perubahan/
Penambahan Dokumen.
 Jika tidak setuju maka memberikan penolakan terhadap usulan perubahan/
penambahan dokumen.

B. Proses Penyusunan Dokumen

Koordinator Pelayanan / Unit / Program / Ruangan
 Membuat draft dokumen dalam bentuk dokumen hard copy sesuai dengan
usulan perubahan/ penambahan dokumen yang diinginkan
 Melakukan pembahasan terhadap draft dokumen tersebut dengan unit terkait
 Mencetak agar pemeriksa melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang
telah disusun dan mendistribusikan hardcopy dokumen untuk diperiksa
kepada Tim Mutu dan Pengendali Dokumen.
Tim Mutu dan Pengendali Dokumen
 Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang telah disusun oleh
Koordinator Pelayanan / Unit / Koordinator
 Jika setuju, maka melakukan persetujuan pada hardcopy untuk meminta
persetujuan Penyetuju Dokumen.
 Jika tidak setuju, maka melakukan penolakan dokumen dan dikembalikan
kepada yang bersangkutan untuk direvisi.

3
 BAB III PENGESAHAN DAN PEMBERLAKUAN DOKUMEN

A. Alur Pengesahan

Alur Pengesahan Dokumen Persuratan / Produk Ketatausahaan

Verifikasi
Pembuatan
Dokumen oleh
Dokumen
TU

Tanda Tangan
Persetujuan Paraf Ka.TU
Kapus

Alur Pengesahan Dokumen Produk Upaya Peningkatan Mutu dan Kinerja

(SK, Pedoman, Panduan, KAK, dll)

Dokumen diterima
Pembuatan
oleh Tim Mutu dan Paraf Ka. TU
Dokumen
TU

Paraf Mutu dan

Tanda Tangan
Pengendali
Persetujuan Kapus
Dokumen

B. Tabel Pengesahan dan Pemberlakuan Dokumen

Lembar Pemeriksaan / Pengesahan Dokumen

No Tgl Pemeriksa / Pengesahan Keterangan Paraf

Setiap dokumen yang telah disahkan oleh Kepala Puskesmas diberikan

keterangan di sudut kanan atas sampul dokumen nomor dokumen, tanggal
diberlakukan, revisi ke berapa.

4
BAB IV PENCATATAN, PENOMORAN, SOSIALISASI, DISTRIBUSI, DAN PENARIKAN

A. Pencatatan dan Penomoran Dokumen

Dokumen yang telah disetujui oleh Kepala Puskesmas selanjutnya dicatat
dalam registrasi daftar dokumen / arsip lalu diberikan nomor dokumen serta
menentukan letak / label penyimpanan dokumen / arsip. Tata cara penomoran
Dokumen yaitu
a) Semua dokumen harus diberi nomor
b) Puskesmas Bukit Lamando agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor
sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman
c) Pemberian nomor diikuti tata naskah Puskesmas Bukit Lamando atau ketentuan
penomoran (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit)
d) Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat.

B. Sosialisasi Dokumen
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka dokumen yang
dibuat perlu dilakukan sosialisasi kepada seluruh pegawai atau staff yang ada di
Puskesmas baik dalam bentuk rapat / apel pagi, surat pemberitahuan kepada unit /
program masing-masing. Rekam jejak sosialisasi dokumen dicatat dalam form khusus
sosialisasi dokumen.

C. Distribusi Dokumen
Tata cara pendistribusian Dokumen
1. Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada unit upaya
atau pelaksanan yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan
sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya.kegiatan ini dilakukan oleh tim
mutu atau bagian Tata usaha puskesmas sesuai pedoman tata naskah.
2. Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
3. Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk
seluruh unit kerja.
4. Bagi Puskesmas/klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi dokumen
bisa melalui jejaring area lokal, dan diatur kewenangan otorisasi di setiap unit
kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka
dokumen.

D. Penarikan
Menarik dokumen lama apabila dokumen ini dalah dokumen pengganti serta
mengisi format usulan penambahan/penarikan dokumen. Mengarsipkan dokumen
induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan stempel kadaluarsa dan

5
kemudian menyimpan dokumen tersebut selama 2 tahun. Memusnahkan dokumen
sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

6
 BAB V TATA CARA PENYIMPANAN DOKUMEN

Sarana dan Prasarana yang digunakan dalam melaksanakan program

pengendalian dokmen terdiri dari:
1. Ruang Penyimpanan
2. Filling Kabinet
3. Hirizontal Kabinet
4. Pocket File
5. Label
Adapun tata cara penyimpanan dokumen yaitu:
a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar
disimpan di sekretariat Tim Mutu Puskesmas atau bagian tata usaha Puskesmas,
sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara
pengarsipan dokumen yang diatur dalam pedoman/tata naskah. penyimpanan
dokumen yang asli harus rapi. Sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari
kembali bila diperlukan
b. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas, dimana
dokumen tersebut dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka
unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke
sekretariat tim mutu atau bagian tata usaha sehingga di unit kerja wajib
mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku saja.sekretariat tim mutu atau
bagian tata usaha sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku
saja.sekretariat tim mutu atau bagian tata usaha organisasi dapat memusnahkan
fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut,namun untuk dokumen yang asli agar
tetap di simpan,dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan retensi dokumen yang
berlaku di puskesmas/FKTP.
c. Dokumen di unit upaya puskesmas/FKTP harus di letakkan di tempat yang mudah di
lihat, mudah di ambil, dan mudah di baca oleh pelaksana.

7
BAB VI PENATAAN, PENCARIAN KEMBALI, DAN PERUBAHAN / REVISI DOKUMEN

A. Penataan Dokumen
Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen akreditasi puskesmas/FKTP di
kelompokkan masing-masing bab/kelompok penilaian, dan berikan daftar secara
berurutan. Penataan dokumen dilakukan secara bertahap yaitu:
1. Pemeriksaan, melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas yang akan ditata,
berkasi yang lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai
akhir dan kondisi fisik berkas.
2. Menentukan indeks berkas, menentukan kata tangkap berupa nomor, nama
lokasi, masalah atau subjek.
3. Pelabelan. Memberikan label pada sarana penyimpanan.

B. Rekam Implementasi
1. Rekam implementasi adalah : dokumen yang menjadi bukti objek dari kegiatan
yang di lakukan atau hasil yang di capai di dalam kegiatan puskesmas/FKTP
dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang di rencanakan
2. Catatan/rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus di
kendalikan. Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk
mendefinisikan pengendalian yang di perlukan untuk identifikasi, penyimpanan,
perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/rekam
implementasi harus dapat terbaca,segera dapat teridentifikasi dan dapat di akses
kembali.

C. Perubahan / revisi Dokumen

1. Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan sesuai pejabat
yang berwenang.
2. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan.
3. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat perubahan dokumen.
4. Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit dokumen
terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP).

8
 BAB VII PENUTUP

Pada prinsipnya dokumen akreditasi adalah “TULIS YANG DIKERJAKAN DAN

KERJAKAN APA YANG DITULIS, BISA DI BUKTIKAN SERTA DAPAT DI TELUSURI
DENGAN BUKTINYA”. Namun pada penerapannya tidak semudah itu. Penyusunan
kebijakan, pedoman / panduan, kerangka acuan, standar operasional prosedur dan
program selain diperlukan komitmen kepala puskesmas/FKTP, juga di perlukan staf yang
mampu dan mau menyusun dokumen akreditasi tersebut.dengan tersusunnya buku
panduan penyusunan dokumen akreditasi di harapkan dapat membantu puskesmas/FKTP
dan fasilitator pendamping akreditasi dalam menyusun dokumen-dokumen yang di
persyaratkan oleh standar akreditasi.

Bukit Lamando, Januari 2022

Kepala UPTD Puskesmas Bukit Lamando

MASTON, S.Kep.,Ns.
NIP. 19890115 201903 1 005