administrasi

umum BIDANG KEAHLIAN pariwisata

program keahlian perhotelan dan jasa pariwisata

patonah
rina kuswardani
Pengarah:
Direktur Pembinaan SMK
Kepala Sub Direktorat Kurikulum
Kepala Seksi Penilaian
Kepala Seksi Pembelajaran

Penulis:
Patonah
Rina Kuswardani

Pengendali Mutu:
Winih Wicaksono

Penyunting:
Rais Setiawan

Desain Sampul:
Sonny Rasdianto

Layout/Editing:
Sonny Rasdianto

ii
 Kata Pengantar
Dalam rangka merespon perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi diperlukan
langkah strategis untuk memperbaiki kualitas proses pembelajaran sekaligus proses penilaian.
Salah satu langkah strategis tersebut adalah melalui pemenuhan kebutuhan bahan ajar
khususnya bagi peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). Bahan ajar tersebut untuk
pemenuhan mata pelajaran kejuruan, khususnya pada mata pelajaran dasar program keahlian
(C2) dan Kompetensi Keahlian ( C3)
Bahan ajar tersebut merupakan salah satu referensi dan disusun oleh guru-guru mata
pelajaran dari berbagai SMK, yang berbentuk modul dan berbentuk elektronik. Atas jerih payah
tersebut kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh penyusun dan para pihak yang telah
berkontribusi hingga terciptanya bahan ajar tersebut.
Kami menyadari masih terdapat kekurangan, dan kami harapkan adanya masukan yang
positif dan konstruktif untuk perbaikan di kemudian hari. Semoga bahan ajar ini bermanfaat dan
sesuai harapan mampu memperbaiki kualitas pembelajaran sekaligus memotivasi guru dalam
proses belajar di SMK.

iii
 Kegiatan administrasi merupakan
kegiatan sehari-hari yang dapat kita dijumpai
baik itu di rumah, di sekolah maupun di kantor-
kantor atau instansi. Kegiatan administrasi
meliputi kegiatan untuk menerima dokumen,
membuat dokumen, menata dan menyimpan
dokumen, menggandakan dokumen,
mengirimkan atau mendistribusikan dokumen.
Pengetahuan dan keterampilan tentang
administrasi ini merupakan kompetensi umum
yang merupakan kompetensi dasar yang
dibutuhkan untuk setiap pekerja di setiap unit
kerja.
Buku Administrasi Umum ini disusun
untuk memenuhi kebutuhan materi
pembelajaran pada Bidang Keahlian
Pariwisata, Program Keahlian Perhotelan dan
Jasa Pariwisata pada Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK). Bahan materi yang
disusun mengacu pada Kurikulum 2013 dan
SKKNI Bidang Pariwisata
Dalam bidang Pariwisata, acuan kegiatan
administrasi ini sudah diatur dalam sebuah
SKKNI (Standard Kerja Kompetensi Nasional
Indonesia) pada unit kompetensi dengan kode
unit PAR.HT03.005.01 dengan judul unit
MELAKSANAKAN PROSEDUR ADMINISTRASI.
Unit kompetensi ini berhubungan dengan
pengetahuan dan keterampilan yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan jenis
prosedur kantor yang rutin. Unit kompetensi
ini terdiri dari 3 elemen yaitu (1) Proses
dokumen-dokumen kantor, (2) Membuat draft
korespondensi yang sederhana , (3) Menjaga
sistem dokumen.
Pada kurikulum 2013 pelajaran
Administrasi Umum merupakan mata pelajaran
kelompok C 2 yang terdiri dari 9 Kompetensi
Dasar (Pengetahuan dan Ketrampilan).
Kompetensi dasar tersebut meiliputi:
iv
KOMPETENSI DASAR
PENGETAHUAN
KOMPETENSI DASAR
KETRAMPILAN
3.1 Menganalisis dokumen kantor 4.1 Menyusun dokumen kantor
3.2 Menerapkan dasar surat 4.2 Melakukan surat menyurat
3.3 Menganalisis sistem kearsipan 4.3 Melakukan sistem kearsipan
3.4 Menganalisis penerimaan 4.4 Melakukan penerimaan dan
danpengeluaran uang pengeluaran uang kas kecil
3.5 Menganalisis bukti pembayaran 4.5 Melakukan pencatatan bukti
pembayaran
3.6 Menganalisis laporan Kas 4.6 Membuat pembuatan laporan
Kas Kecil
3.7 Menerapkan pencarian data 4.7 Mencari Data Komputer
komputer
3.8 Menerapkan pembuatan 4.8 Membuat Dokumen di dalam
dokumen di dalam komputer Komputer
3.9 Menganalisis dokumen bisnis 4.9 Menyiapkan dokumen bisnis
Pada Buku Administrasi Umum ini penulis
mengelompokkan materi menjadi 7 bab yang
mengcover apa yang ada di Kurikulum maupun
SKKNI. Materi tersebut meliputi: Bab I
Dokumen Kantor, Bab II Surat Menyurat, Bab III
Sistem Kearsipan, Bab IV Penerimaan,
Pengeluaran Uang dan Bukti Pembayaran, Bab
V Laporan Kas Kecil, Bab VI Mencari dan
Membuat Dokumen dalam Komputer, Bab VII
Dokumen Bisnis.
Dari tersusunnya Buku Administrasi
Umum, penulis berharap buku ini dapat
bermanfaat dan memberikan sumbangan yang
berarti bagi pengembangan pendidikan di
SMK, khususnya bagi siswa yang sedang
mendalami mata pelajaran Administrasi
Umum pada Program Keahlian Perhotelan dan
Jasa Pariwisata.
Yogyakarta,
Patonah
Rina Kuswardani
 DAFTAR ISI
PRAKATA
DAFTAR ISI
BAB I DOKUMEN KANTOR
A. Pengertian Dokumen Kantor.
B. Jenis Dokumen Kantor
C. Ruang Lingkup Dokumen Kantor di dunia Pariwisata
D. Memproses Dokumen Kantor
E. Peralatan Kantor
BAB II SURAT MENYURAT
A. Pengertian dan Fungsi Surat
B. Jenis-Jenis Surat
C. Perlengkapan Surat
D. Bagian-Bagian Surat
E. Bentuk Surat
F. Surat di lingkup Pariwisata
BAB III SISTEM KEARSIPAN
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan
B. Tujuan Penataan Arsip
C. Jenis-Jenis Arsip
D. Sistem Penataan
E. Azas Kearsipan
F. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
G. Indeks
H. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Arsip
I. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
BAB IV PENERIMAAN, PENGELUARAN UANG, DAN BUKTI
PEMBAYARAN
A. Kegiatan Penerimaan Uang
B. Kegiatan Pengeluaran Uang
C. Metode dan Jenis Pembayaran
D. Pembuatan Bukti Pembayaran
BAB V LAPORAN KAS KECIL
A. Pengertian Kas Kecil
B. Tujuan Kas Kecil
C. Jenis Bukti Transaksi Kas Kecil
D. Prosedur Penerimaan dan Penggunaan Kas Kecil
E. Sistem/ Metode Pembukuan Kas Kecil
F. Selisih Dana Kas Kecil

v
 DAFTAR ISI
G. Pemeriksaan Fisik Kas Kecil (Cash Opname)
BAB VI MENCARI DAN MEMBUAT DOKUMEN DALAM KOMPUTER
A. Macam-macam Aplikasi Pengelolaan Data
B. Mencari Dokumen dalam Komputer
C. Membuat Dokumen dalam Komputer
BAB VII DOKUMEN BISNIS
A. Pengertian Dokumen Bisnis
B. Jenis Dokumen Bisnis dalam Lingkup Pariwisata
C. Membuat Dokumen Bisnis Pariwisata

Glosarium
Daftar Pustaka
Daftar Gambar
Daftar Tabel

vi
 BAB i
DOKUMEN KANTOR
1. Setelah mempelajari materi tentang dokumen kantor, peserta didik mampu
menjelaskan dan menunjukkan pengertian dan ruang lingkup dokumen
kantor dengan tepat.
2. Setelah mempelajari materi tentang dokumen kantor peserta didik mampu
mengidentifikasi jenis-jenis dokumen kantor dengan tepat
3. Setelah mempelajari materi tentang dokumen kantor, peserta didik mampu
mengidentifikasi dan memproses ruang lingkup dokumen kantor di dunia
pariwisata dengan tepat
4. Setelah mempelajari materi tentang dokumen kantor, peserta didik mampu
menggunakan dan merawat peralatan kantor sesuai dengan karakteristiknya.

DOKUMEN
KANTOR

RUANG MEMPROSES
JENIS LINGKUP DOC. PERALATAN
PENGERTIAN DOKUMEN
DOKUMEN KANTOR DI DUNIA KANTOR
PARIWISATA KANTOR

Kepentingannya Guest Mail Menerima

Bentuk fisiknya Customer record Mengirimkan
Fungsinya Correspondens Menggandakan
Sumbernya Report
Penelitiannya Banquest evem
Kegunaannya order
Pemaiakaiannya Accounting reports

Dokumen - Surat

1
 yang dapat dijadikan sebagai alat bukti
untuk mendukung keterangan supaya lebih
meyakinkan. Dokumentasi merupakan suatu
kegiatan mencari, mengumpulkan,
menyusun, menyelidiki, meneliti, dan
mengolah, serta memelihara dan
menyiapkan dokumen baru sehingga lebih
bermakna. Salah satu jenis dokumen adalah
surat.

Gambar 1.1 Petugas menyiapkan dokumen kerja B. JENIS DOKUMEN KANTOR

Sumber : https://news.okezone.com/read/2017/11/06/18/
Secara umum, jenis dokumen dapat
Dalam kehidupan sehari-hari kita tidak diklasifikasikan menjadi 7, yaitu:
bisa terlepas dari adanya dokumen. Dokumen 1. Dokumen berdasarkan kepentingannya
sangat diperlukan untuk mencapai keteraturan
a. Dokumen Pribadi, yaitu dokumen yang
dalam kehidupan manusia. Sejak kita belum
menyangkut kepentingan perorangan.
lahir kita telah memiliki dokumen berupa foto
Contoh: KTP, Ijasah, Akta Kelahiran,
USG, setelah lahir orang tua kita membuatkan
SIM.
dokumen berupa akta kelahiran, saat kita
memasuki bangku sekolah kita memiliki b. Dokumen Niaga, yaitu dokumen yang
dokumen berupa Raport, dan Ijazah. Dalam berkaitan dengan perniagaan. Contoh:
masyarakat kita juga mengenal adanya Saham, Cek, Faktur, Invoice, Kuitansi,
dokumen berupa KTP, Kartu Keluarga, Surat Obligasi.
Keterangan Kelakuan Baik dan masih banyak c. Dokumen Sejarah, yaitu dokumen yang
lagi dokumen administrasi sebagai seorang berkaitan dengan sejarah. Contoh:
warga negara. Dalam urusan pekerjaan kita fosil, tugu, prasasti, naskah proklamasi,
mengenal adanya Surat Keputusan (SK), Surat autobiografi.
Tugas, Surat Ijin, dan masih banyak lainnya.
Dokumen merupakan sesuatu yang sangat
penting dan berharga, dari sebuah dokumen
kita akan memperoleh informasi tentang
berbagai hal. Informasi tersebut bisa berupa
asal-usul/sejarah, identitas, bukti, dan lain-
lain. Dokumen yang begitu banyak dan
berharga tentunya memerlukan sebuah
pengaturan dalam penyimpanan supaya
mudah dalam pencarian, jika suatu saat
Gambar 1.2 Arca Dewa Hindu di Situs Arca Gupolo
diperlukan. Sumber : Tribun news.com

Dalam kegiatan administrasi kantor, d. Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen

khususnya administrasi di bidang pariwisata yang berisi tentang informasi
kita akan lebih banyak berurusan dengan salah ketatanegaraan suatu pemerintahan.
satu jenis dokumen yang berupa surat. Contoh: UU, Perpu, Perda, Permen.
2. Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
A. PENGERTIAN DOKUMEN KANTOR a. Dokumen Literer, yakni dokumen yang
Dokumen adalah surat-surat atau benda- ada, karena dicetak, ditulis, digambar
benda yang berharga, termasuk rekaman atau direkam(dikumpulkan di

2
 perpustakaan). Contoh: buku, majalah, 6. Dari segi fungsinya
dan film. a. Dokumen aktif, dokumen yang sering
digunakan.
b. Dokumen semi aktif, dokumen yang
jarang digunakan.
c. Dokumen in aktif, dokumen yang sudah
tidak digunakan lagi.
d. Dokumen statis, dokumen yang tidak
digunakan secara langsung dalam
kegiatan organisasi.
7. Dokumen ari segi pemakaiannya
Gambar 1.3 Perpustakaan tempat penyimpanan dokumen literer
Sumber : http://sumsel.tribunnews.com/2014/01/02/
menciptakan-perpustakaan-yang-ideal
a. Dokumen pribadi, digunakan untuk
kepentingan pribadi.
b. Dokumen Korporil, yakni dokumen
b. Dokumen niaga, digunakan untuk alat
yang berupa benda bersejarah
pembuktian dalam transaksi jual beli
(dokumen ini dikumpulkan di
atau perdagangan.
museum). Contoh: candi, patung/archa.
c. Dokumen pemerintah, digunakan
c. Dokumen Privat, yakni dokumen yang
untuk pembuktian dalam kegiatan
berupa surat/arsip (disimpan dengan
ketatanegaraan.
sistem kearsipan).
d. Dokumen sejarah, digunakan untuk
3. Dokumen dari segi kegunaannya
pembuktian peristiwa sejarah .
a. Nilai penerangan/informasi
b. Yuridis
C. RUANG LINGKUP DOKUMEN KANTOR DI
c. Perdagangan DUNIA PARIWISATA
d. Historis Kegiatan administrasi kantor, khususnya di
4. Dokumen dari segi penelitiannya dunia Pariwisata, kita mengenal banyak
a. Primer, dokumen asli. dokumen kantor, yang meliputi:
b. Sekunder, dokumen salinan. 1. Surat Tamu (Guest mail), surat ini meliputi
surat untuk tamu yang sedang stay di
c. Tersier, lampiran dokumen.
hotel(mail for residence guests), yang
5. Dokumen dari segi sumbernya sudah check out (mail for departure
a. Pemerintah, dokumen berasal dari guests), dan surat untuk tamu yang akan
instansi atau lembaga pemerintah. check in(mail for future guests).
b. Swasta, dokumen berasal dari instansi
atau lembaga swasta.
c. Kontrak dagang, dokumen yang berasal
dari kegiatan perdagangan atau
ekonomi.
d. Persurat kabaran, dokumen yang
berasal dari kegiatan persurat kabaran.
e. Perseorangan, dokumen yang berasal
dari individu seseorang.
Gambar 1.4 Guest Registration Card
Sumber : Dokumen penulis

3
2. Data atau catatan pelanggan (customer Oorganizer) atau marketing atau banquet.
records), meliputi: dokumen pemesanan Banquet event order ini digandakan dan
(booking), rancangan/program didistribusikan ke bagian lain yang terkait
perjalanan, kartu pendaftaran sebagai dasar menyiapkan kebutuhan
(registration card), catatan permintaan even/ acara.
khusus. 6. Laporan Keuangan, meliputi: tagihan
3. K o r e s p o n d e n s i y a n g m a s u k d a n (invoices), kuitansi (recepts), faktur.
keluar(incoming and outcoming
correspondence), meliputi: surat-surat,
faximile, memo, e-mail.
4. Laporan-laporan Kerja (Report), meliputi:
daftar tamu yang akan datang (today
expected arrival), daftar tamu yang akan
berangkat (todays expected departure),
daftar tamu yang sedang stay (guest in the
house), tamu yang tidak datang (no show),
tamu yang membatalkan (cancellation),
daftar tamu penting (VIP guests list),
daftar perlengkapan untuk tamu VIP (VIP
aminities list), daftar tamu rombongan
(group list) , daftar tamu yang tidak
menginap di hotel (slept out). Gambar 1.6 Invoices (1)
Sumber : www.traveloka.com
EXPECTED ARRIVAL LIST
DATE : 8 November 2018
D. MEMPROSES DOKUMEN KANTOR
NO ROOM NO GUEST NAME ROOM & Pax C/I Time C/O DATE COMPANY REMARKS

1
VIP
Kegiatan yang berhubungan dengan
GROUP
1
INDIVIDUAL
memproses dokumen kantor antara lain,
1 210 ADE ARMITA
1 Std (2 pax)
1 dlx (3 pax)
19.30
14.00
09-Nov
Personal
Personal
Need 1 extra bed
Need 1 extra bed
menerima dan mengirimkan dokumen,
2 103 ARMILA SUHENDRA 10-Nov

3 201 BONNY TIA

1 std (3 pax) 15.30 Dept Sosial
10-Nov Surabaya
Need 2 extra pillow menggandakan (memfotokopi), menerima
4
5
202 DOMINIKA LASONTE 1 std (3 pax)
205 FAJRU ZAKKI
1 dlx (2 pax)
-
15.30
09-Nov Personal
09-Nov
Personal
Need Fruit Basket at arrival me charge Rp 50.000,-
Need Pick up At Airport At 15.30 c/I by GA 437
dan mengirimkan e-mail.
1 std (3 pax) - Personal Need se ng printer & LCD at her room charge Rp
6 206 ISMAIL
1 std (2 pax) 20.00
11-Nov
Personal
50.000 per day
Need Fruit Basket at arrival me charge Rp 50.000,-
1. Menerima dokumen
7 207 LAELA LASENDRA 11-Nov
8 210 LANDUNG PARJAKA 1 std (2 pax) 15.30 11-Nov Personal Need Pick up At Airport At 15.30 c/I by GA 437
9
10
102 MAHARANI SETYAWAN1 dlx (2 pax)
211 MUJI RAHAYU 1 std (2 pax)
14.00
15.30
09-Nov
10-Nov
BCA Jakarta
Personal
Need 1 extra bed
Need 1 extra bed
a. Untuk tamu yang sedang stay di hotel:
11 212 RAMAPUTRA 1 std (1 pax) 14.00 11-Nov Personal Need 2 extra pillow
12
13
104 SUSMAYA 1 dlx (2 pax)
203 TIRTO DOYONINGRAT 1 std (2 pax)
14.00
15.30
09-Nov
09-Nov
Personal
Personal
Need Fruit Basket at arrival me charge Rp 50.000,-
Need Pick up At Airport At 15.30 c/I by GA 437
1) Cek di daftar tamu stay.
1 std (1 pax) 16,00 Personal Need se ng printer & LCD at her room charge Rp
14
15
204 WIDJAN MASYHURI
208 YASIKA YOREN 1 std (2 pax) 14.00
11-Nov
11-Nov Personal
50.000 per day
Need Fruit Basket at arrival me charge Rp 50.000,-
2) Tulis nomor kamar pada dokumen.
16 YAYUK ENDANG 1 std (2 pax) 15.30 11-Nov Personal Need Pick up At Airport At 15.30 c/I by GA 437

Total : 16 room (4 dlx 12 std) Yogyakarta,7 November 2018 3) Telepon ke nomor kamar tamu. Jika
34 pax Prepared By
tamu ada di kamar sampaikan
Nita
dokumen dengan segera, tetapi
apabila tidak ada tamu di kamar,
maka tinggalkan pesan dan
Gambar 1.5 Contoh Today Expected Arrival List
Sumber : Dokumen penulis informasikan ke tamu jika ada
5. Informasi kegiatan perjamuan (banquet dokumen untuknya.
event orders), yaitu rekapan data yang b. Untuk tamu yang sudah meninggalkan
berisi informasi kegiatan suatu acara yang hotel:
dibuat oleh bagian yang bertanggung
1) Lihat di file mail forwarding untuk
jawab. Bagian yang menangani acara
mengecek alamat jika sebelum tamu
tersebut, misalnya: bagian EO(Event
check out meninggalkan alamat.

4
 2) Kirim dokumen ke alamat sesuai
yang tercantum mailforwarding.
3) Jika tidak ada alamatnya maka kirim
balik ke kantor Pos.
c. Untuk tamu yang akan check in (belum
datang):
1) Cek data di daftar perkiraan tamu
yang akan dating.
2) Beri tanda pada Registration yang
sudah disiapkan.
3) Simpan dokumen pada file rencana
kedatangan.
4) Berikan ke tamu saat ia datang.
d. Untuk Hotel staff
1) Beri stamp tanggal saat dokumen
diterima.
2) P i l a h / s o r t i r s e s u a i l o k a s i /
departemen tempat karyawan
bekerja.
3) Distribusikan.
2. Mengirimkan dokumen
a. Surat
1) Menimbang.
2) Menetapkan dan menginformasikan
biaya pengiriman.
3) M e n g a g e n d a k a n ( m e n c a t a t
transaksi).
4) Mengirimkan / menyampaikan
melalui kantor pos atau jasa
pengiriman.
b. Faximile
1) Konfirmasi nomor fax yang dituju.
2) Cek dokumen yang akan di fax dan
informasikan jumlah biayanya.
3) Konfirmasi masalah pembayaran
(cash atau charge to room).
4) Kirim fax.
5) Kembalikan document asli ke tamu.
Jika tamu tidak ada di tempat
masukkan document ke dalam
amplop, tulis nomor kamar dan nama
tamu, sampaikan ke bagian
5
concierge untuk menyampaikan ke
kamar tamu.
6) P r o s e s p e m b a y a r a n d e n g a n
membuat cash receipt atau posting/
masukkan jumlah transaksi ke bill
tamu. Sampaikan cash receipt ke
tamu.
c. E-mail
1) E-mail baru: buka e-mail, ketik
alamat email yang dituju, ketik
subjek, ketik berita atau mencari file
yang akan di emailkan, klik kirim.
2) Membalas e-mail: buka email, baca,
respon, kirim e-mail.
3. Menggandakan (memfotokopi)
a. Peroleh informasi nomor kamar
dan nama tamu yang stay, cek
ulang data di Guest in the house
list.
b. Konfirmasi metode pembayaran.
c. Copy dokumen.
d. Kembalikan dokumen asli ke
tamu.
e. M e n e r i m a d a n m e m p r o s e s
pembayaran.
E. Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor dibutuhkan dalam
proses membuat, menggandakan dan
mengirimkan dokumen. Dalam kegiatan
administrasi di kantor kita akan menjumpai
berbagai macam jenis perlengkapan dan
peralatan kantor dengan berbagai fungsi.
Jenis peralatan kantor yang sering
digunakan antara lain: komputer,printer,
mesin ketik manual/electric, mesin fotokop,
faxcimile, sistem pager (paging system),
kalkulator, mesin yang bisa menransfer ke
bahasa lain(audio-transcribing machine),
mesin penjawab telepon, mesin penghitung
jumlah biaya pengiriman(franking machine),
pemotong kertas(paper shredder), dan alat
penjilid (binding machine).
Penggunaan peralatan kantor secara
umum digunakan untuk membuat
dokumen/surat,menggandakan(memfotoko
pi), mengirimkan data/ informasi. Prosedur
pengoperasian setiap peralatan kantor
untuk tiap jenis merek akan berbeda,
tergantung spesifikasi jenis peralatannya.
Contoh prosedur penggunaan peralatan
kantor meliputi:
Gambar 1.8 Mesin Fotokopi
Sumber : https://www.vanectro.com
1. Mesin Fotokopi
Tidaklah terlalu sulit untuk mengetahui
bagaimana cara menggunakan mesin
fotokopi. Setiap mesin fotokopi tentu
memiliki tata cara pengoperasian
tertentu sesuai dengan karakteristik dan
merk masing-masing. Di pasaran kita
mengenal merk mesin fotokopi, yaitu:
Canon dan Xerox.
Pertama, harus tahu dulu fungsi
tombol–tombol yang ada pada mesin
fotokopi, antara lain:
a. Reset (warna tombol kuning): untuk
menghapus semua program.
b. Angka: untuk jumlah copy atau ukuran.
c. C: untuk mengClear atau menghapus
atau mengulang jumlah.
d. Stop (warna tombol kuning atau
orange): untuk menghentikan
fotokopian pada waktu jalan.
e. Check counter: untuk melihat jumlah
yang telah di copy oleh mesin.
f. On/off: untuk mematikan mesin(stand
by)/ menyalakan kembali.
6
g. Tanda atau (additional function): untuk
program mesin.
Teknik cara dasar menggunakan mesin
fotocopy adalah :
a. Fotokopi biasa:
1) Pilih kertas / paper select
2) Tekan jumlah kertas yang diinginkan
3) Lalu tekan start
b. Fotokopi timbal balik:
1) Pilih kertas/ paper select
2) Pilih two sided di layar
3) Pilih 1>2 sided
4) Tekan done
5) Scan hal 1, tekan start
6) Lalu balik scan hal 2 (balik dari kanan
ke kiri), tekan start
7) Lalu tekan jumlah kertas yang
diinginkan
8) Lalu tekan done yang di layar
c. Fotokopi lebih dari 1 halaman
(contohnya: klipping, buku)
1) Pilih kertas
2) Tekan finisher di layar
3) Colete
4) Done
5) Scan halaman satu per satu, tekan
start
6) Setelah selesai tekan done
d. Fotokopi lebih dari 1 halaman(timbal
balik)
1) Pilih kertas
2) Tekan finisher di layar
3) Colete
4) Done
5) Pilih two sided 1>2 sided
6) done
7) Scan halaman satu per satu, tekan
start
8) Setelah selesai tekan done
e. Fotokopi KTP 6) Lalu Fotocopy seperti biasa
1) Pilih kertas i. Untuk memperbesar/ memperkecil
2) Pilih two sided di layar kopian
3) Tekan 1>2 sided 1) Tekan zoom
4) Lalu scan ktp bagian depan, tekan 2) M a s u k a n a n g k a y a n g a k a n d i
start perbesar/ perkecil
5) Lalu scan ktp bagian belakang balik 3) Done
dari kiri ke kanan, letakan di ujung 4) Lalu copy seperti biasa
kertas yang di inginkan / di copy (A4, 2. Faxcimile
B5, F4)
Istilah faksimile disebut juga dengan
6) Tekan jumlah telecopier (fotokopi jarak jauh), dan
7) Done disebut juga mesin salinan. Mesin ini
f. Fotokopi memperbanyak KTP desebut telecopier, karena dapat
memindahkan data dari komputer dan
1) Tekan special feature
langsung mencetaknya di berbagai
2) Tekan anak panah pilih halaman ke 2 tempat, atau di berbagai negara. Selain
3) Tekan image creation itu, disebut copying machine karena
4) Tekan image repeat mampu mengirim informasi atau
dokumen ke berbagai tempat dalam
5) Pilih X mendatar berapa(sesuai
waktu yang relatif singkat.
jumlah yang di inginkan)
6) Pilih y menurun berapa(sesuai jumlah
yang di inginkan)
7) Done
8) Pilih bolak balik (jika di inginkan/two
sided)
9) Lalu scan, tekan start
10) Lalu setelah selesai tekan done
g. Menggeser gambar yang dikopi Gambar 1.9 Mesin Fax
Sumber : http://www.servicefaxcenter.com
1) Tekan special feature Fungsi faksimile
2) Pilih margin Sebagai salah satu peralatan yang
3) Lalu masukkan ukuran atau geser banyak digunakan di kantor-kantor,
kearah yang di inginkan mesin faksimile difungsikan:
4) Done a. Untuk mengirim informasi atau
5) Lalu fotocopy seperti biasa dokumen ke berbagai tempat sesuai
h. Menghapus yang akan dikopi dengan yang kita inginkan.
1) Tekan special feature b. Untuk menerima informasi dari
berbagai tempat.
2) Pilih frame erase
c. Apabila mesin faksimile itu dilengkapi
3) Pilih sisi yang akan di hapus dengan sistem memori, maka faksimile
4) Masukan ukuran, mau inch atau dapat difungsikan untuk.
milimeter Cara kirim fax pada mesin fax panasonic
5) Done a. Cara manual

7
 1) Siapkan dokumen yang akan dikirim
2) Masukan dokumen secara face down
atau tulisan membelakangi si pengirim
3) Tekan tombol sp-phone atau monitor
akan terdengar nada tone dari telkom
4) Masukan nomor fax tujuan
5) Apabila sudah terdengar nada fax atau
beep panjang, lalu tekan tombol start
6) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu
sampai dokumen terkirim
7) Display DOCUMENT SENT, berarti
dokumen sukses terkirim cara ini
digunakan bila nomer yang dituju
belum pasti terhubung dengan mesin
fax atau posisi penerima di set dengan
Tel mode, karena banyak pengguna
yang memakai nomer fax sekaligus
sebagai nomer telepon.
b. Cara otomatis
1) Siapkan dokument yang akan dikirim.
2) Masukan dokumen secara face down
atau tulisan membelakangi si pengirim.
3) Masukan nomer tujuan dan tekan start.
4) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu
sampai dokumen terkirim.
5) Display DOCUMENT SENT , berarti
dokumen sukses terkirim.
Nb: cara ini dilakukan apabila nomer
tujuan memang khusus untuk fax.
Cara kirim fax pada mesin fax brother
a. Cara manual
1) Siapkan dokumen yang akan dikirim.
2) Masukan dokumen secara face down
atau tulisan membelakangi si
pengirim.
3) Angkat handset atau tekan tombol
Hook akan terdengar nada tone dari
telkom.
4) Masukan nomor fax tujuan.
5) Apabila sudah terdengar nada fax
atau beep panjang, tekan tombol
start.
8
6) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu
sampai dokumen terkirim.
7) Display DOCUMENT SENT, berarti
dokumen sukses terkirim.
b. Cara otomatis
1) Siapkan dokumen yang akan dikirim.
2) Masukan dokumen secara face down
atau tulisan membelakangi si
pengirim.
3) Masukan nomer tujuan dan tekan
start.
4) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu
sampai dokumen terkirim.
5) Display DOCUMENT SENT, berarti
dokument sukses terkirim.
Nb: cara ini dilakukan apabila nomer
tujuan memang khusus untuk fax.
Cara Kirim Fax pada mesin fax Sharp
a. Cara manual
1) Siapkan dokumen yang akan dikirim.
2) Masukan dokumen secara face down
atau tulisan membelakangi si
pengirim.
3) Angkat handset atau tekan tombol
Speaker akan terdengar nada tone.
4) Masukan nomor fax tujuan.
5) Apabila sudah terdengar nada fax
atau beep panjang, tekan tombol
start.
6) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu
sampai dokumen terkirim.
7) Display DOCUMENT SENT, berarti
dokumen sukses terkirim.
b. Cara otomatis
1) Siapkan dokumen yang akan dikirim.
2) Masukan dokumen secara face down
atau tulisan membelakangi si
pengirim.
3) Masukan nomer tujuan dan tekan
start.
4) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu
 sampai dokumen terkirim.
5) Display DOCUMENT SENT , berarti
dokument sukses terkirim.
Nb: cara ini dilakukan apabila nomer
tujuan memang khusus untuk fax.
3. Scanner
Proses scan dokumen atau men-scan
dokumen adalah proses peng-copy-an
dokumen atau gambar fisik, untuk
kemudian dapat disimpan ke dalam
komputer untuk tujuan tertentu. Alat yang
digunakan untuk melakukan proses
scanning disebut scanner. Tujuan
mengapa dokumen atau berkas perlu
discan:
a. Documen perlu dikirim dalam waktu
yang cepat.
b. Sarana backup dokumentasi, agar tidak
rusak.
c. Memiliki file digital(Soft file).
Pada awalnya, alat yang digunakan
untuk scan dokumen hanyalah dengan
menggunakan alat khusus scan yang
disebut dengan scanner. Pada
perkembangannya, sekarang printer,
mesin foto copy, bahkan HP android dapat
digunakan untuk scan dokumen. Jadi satu
mesin memiliki fitur multi fungsi
Cara Scan Dokumen Menggunakan
Scanner
a. Cara scan dokumen melalui menu
program:
1) Buka cover dokumen pada scanner.
2) Letakkan dokumen dengan posisi
seperti gambar di bawah ini.
9
3) Tutup cover dokumen pada scanner
dengan sempurna.
4) Klik >> Start menu >> All Programs
>> Canon Utilities >> IJ Scan Utility.
5) Lalu akan muncul kotak dialog
seperti gambar di bawah ini.
6) Klik "Auto".
7) Proses scan akan berjalan.
8) Simpan pada lokasi folder yang
diinginkan.
b. Cara scan dokumen menggunakan
tombol pada scanner:
1) Buka cover dokumen pada scanner
2) Letakkan dokumen dengan posisi
seperti gambar di bawah ini
3) Tutup cover dokumen pada scanner
dengan sempurna.
4) Tekan tombol "AUTO SCAN" pada
scanner.
5) Proses scan akan berjalan.
6) Simpan pada lokasi folder yang
diinginkan.
Cara Scan Dokumen Menggunakan
Printer
a. Siapkan printer yang memang jenis
printernya yang memiliki fitur scanner.
b. Siapkan komputer atau laptop anda
tentu saja di dalam laptop yang anda
siapkan sudah terinstal printer tadi.
Langkah-langkah cara scan dokumen.
c. Hubungkan kabel printer dengan
komputer(Kabel USB).
d. Nyalakan printer dengan menekan
tombol ON.
e. Nyalakan komputer anda.
f. Siapkan dokumen yang akan anda scan.
Saya akan memberikan contoh
menggunakan KTP.
g. Buka penutup scaner pada printer Anda
dan letakan dokumen tersebut
menghadap ke bawah. Tulisan berada
di bawah.
h. Tutup penutup scaner.
i. Setelah itu lihat di komputer anda
jalankan program "windows fax adn
scan". Buka di all program ini adalah
program default dari windows.
j. Setelah Anda masuk ke jendela fax and
scan di komputer anda.
k. Klik “New Scan” yang ada di pojok
kanan atas. Setelah itu akan tampil
jendela pengaturan scan.
10
l. Untuk “profil” dan “sourch”" anda
biarkan saja. Untuk format Anda bisa
sesuaikan dengan kebutuhan anda.
Sedangkan file type pilih saja JPG.
Resolusi anda pilih 300 biar jelas
gambarnya.
m. Sebelum anda klik scan. Ada baiknya
anda lihat previewnya terlebih dahulu
dengan klik "preview".
n. Dari sini kita bisa melihat hasilnya dan
dapat juga mengatur file hasilnya.
o. Hilangkan tanda centang pada kontak
yang bertuliskan “Preview or scan
image as sparate files”, supaya Anda
bisa mengatur halaman yang akan kita
scan saja yang ikut ter-scan.
p. Setelah Anda rasa pas dan cukup.
Silahkan klik “scan” untuk mulai
menscan dokumen.
q. Tunggu saja sampai proses scan
selesai.
r. File akan otomatis tersimpan di dalam
folder “Scanned Documents” yang ada
di komputer Anda. Anda bisa
 menemukanya di direktori “My b. Selanjutnya jalankan CamScanner.
Dokumen”. c. Tap ikon kamera untuk mengambil
gambar dokumen.

File hasil scan Anda tadi berbentuk file

JPG atau image. File tersimpan di folder
khusus default windows. Anda bisa cari
di my dokumen.
Cara Scan Dokumen Menggunakan
Android
Cara scan dokumen menggunakan
android bisa dilakukan dengan mudah
dengan bantuan aplikasi CamScanner.
Berikut ini cara menggunakan
CamScanner untuk scan dokumen melalui
ponsel android:
a. Instal CamScanner melalui Google Play
Store untuk Android atau AppStore
untuk iPhone.

d. Anda akan menemukan beberapa opsi,

seperti untuk mode ada dua yaitu batch
mode dan single mode. Untuk batch
mode digunakan untuk mengambil
gambar dokumen lebih dari satu secara
berurutan dan single mode mengambil
hanya satu dokumen, namun keduanya
sama saja. Ada tiga jenis data yang bisa
diambil diantaranya dokumen biasa, id
card dan barcode, namun untuk id card
hanya tersedia untuk versi premium.
Serta opsi pengaturan yang bisa
disesuaikan dengan kebutuhan seperti
flash, resolusi dan lainnya.
e. Atur rotasi dan area yang akan
dipotong seperti tepat di tepi
dokumen.

11
 Semua perlengkapan kantor harus
dirawat secara teratur supaya bertahan lama
dan dapat digunakan setiap saat. Perawatan
perlengkapan kantor meliputi:
1. Matikan sistem komputer jika tidak
digunakan.
2. Matikan semua perlengkapan elektrik
seperti komputer, printer, mesin fotokopi
jika jam kerja sudah berakhir.
3. Cek kebersihan perlengkapan kantor/
mesin.
4. Laporkan segera ke supervisor atau
atasan jika ada masalah dengan
perlengkapan.
5. L a p o r k a n d a n m i n t a k e b a g i a n
engineering untuk memperbaiki jika
terdapat kerusakan. Jangan mencoba
memperbaiki sendiri jika bukan
bidangnya.

f. Anda juga dapat menyesuaikan warna

kontras seperti Auto, Original, Lighten,
Gray Mode, Magic Color, dan Hitam
Putih. Pilih yang terbaik dan jelas. Serta
memindai semua teks untuk disalin,
namun fitur ini hanya bisa untuk versi
premium.
g. Setelah semuanya selesai tap ikon
centang, sampai di sini sudah selesai.
h. Anda bisa gunakan kamera untuk
melakukan scanning dokumen, seperti
tanda terima, catatan, faktur, dikusi
papan tulis, kartu nama, sertifikat, dan
lainnya.
i. Selanjutnya kamu bisa menyimpan
dalam format PDF atau JPEG. Kamu juga
bisa langsung membagikannya ke
email atau media sosial. Untuk
mengirim menggunakan link, kamu
bisa mengatur kata sandinya.

12
Tahukah Anda dokumen tertulis tertua di 2. Dokumen 1.
berdasarkan
dunia? fisiknya 2.
3.
Sebuah pecahan tanah liat dari abad ke-14 SM,
1.
yang ditemukan pada penggalian di luar 3. Dari segi
kegunaannya
dinding kota tua Yerusalem berisi dokumen 2.

tertulis tertua yang pernah ditemukan di 3.

Yerusalem. Pecahan yang ditemukan tersebut 4.

berukuran 2 x 2,8 cm dan memiliki ketebalan 1 4. Dari segi 1.

penelitiannya
cm. Pecahan yang berasal dari abad ke-14 SM 2.

itu nampaknya merupakan bagian dari sebuah 3.

lembaran dan berisi tulisan simbol kuno dalam 5. Dari segi 1.

sumbernya
bahasa Akkadia yang merupakan bahasa umum 2.

pada periode itu. Pecahan tersebut dulunya 3.

merupakan bagian dari "surat kerajaan". 4.
5.

6. Dari segi 1.
fungsinya
2.

3.
4.
Anda dapat mengakses informasi tentang
7. Dari segi 1.
dokumen di: pemakaiannya
2.
www.adm-id.com/2015 3.
https://biotechs.wordpress.com/2014/ 4.

https://ianspace.wordpress.com/2011/02/22/j
enis-%E2%80%93-jenis-file-dokumen/
2. Berdasarkan tabel di atas, carilah masing
masing 2 contoh gambar jenis dokumen
tersebut! Beri keterangan pada gambar!
Buatlah tugas tersebut dalam bentuk power
point kemudian presentasikan secara
bergantian antar kelompok di kelas kalian!

TUGAS Buatlah kelompok yang beranggotakan 5

orang! Lakukan observasi jenis peralatan
kantor yang ada di sekolah kalian! Amati dan
1. Buatlah kelompok yang beranggotakan 5 pelajarilah cara kerjanya dan lakukan praktik
orang, kerjakan tugas di bawah ini dengan cara menggunakan peralatan kantor tersebut!
kerja tim! Kemudian lengkapi tabel berikut : Kemudian buatlah laporan praktik yang
Jenis Dokumen Contoh meliputi:
1. Dokumen 1. 1. Nama alat
berdasarkan
2.
kepentingannya 2. Lokasi penempatan peralatan
3.
3. Fungsi alat
4.
4. Cara penggunaan

13
 Dokumen merupakan sesuai yang sangat Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan
yang berharga. Dari sebuah dokumen kita akan singkat, jelas, dan benar!
dapat memperoleh informasi tentang 1. Berdasarkan kepentingannya dokumen
beberapa hal misalnya asal-usul/ sejarah, dapat dibedakan atas dokumen pribadi,
identitas, bukti dan lain-lain. Dokumen adalah dokumen niaga, dokumen sejarah dan
surat-surat atau benda-benda yang berharga, dokumen pemerintah. Apa maksud
termasuk rekaman yang dapat dijadikan dokumen tersebut dan berikan masing-
sebagai alat bukti untuk mendukung masing satu contoh dokumen!
keterangan supaya lebih meyakinkan.
2. Dalam kegiatan administrasi kantor,
Secara umum jenis dokumen dapat khususnya di dunia Pariwisata kita
diklasifikasikan menjadi dua yaitu mengenal banyak dokumen kantor.
berdasarkan kepentingannya dan berdasarkan Sebutkan 3 contoh dokumen yang termasuk
bentuk fisiknya. Dokumen berdasarkan dalam laporan kerja (report)!
kepentingannya diklasifikasikan atas 3. Bagaimana prosedur memproses dokumen
dokumen pribadi, niaga, sejarah dan surat yang datang untuk tamu di hotel yang
pemerintah. Dokumen berdasarkan bentuk
belum check in?
fisiknya diklasifikan atas literer, korporil dan
privat. 4. Sebagai petugas administrasi anda diminta
tamu hotel dari kamar 430 untuk
Dalam ruang lingkup parwisata kita
mengirimkan fax dokumen kerjanya.
mengenal banyak dokumen kantor meliputi
Bagaimana prosedur untuk menangani
surat tamu(guest mail), Data atau catatan
permintaan tamu tersebut?
pelanggan(customer records), Korespondensi,
Laporan-laporan Kerja(Report), Informasi 5. Apa yang anda lakukan dalam upaya
kegiatan perjamuan (Banquet Event Orders), melakukan perawatan perlengkapan
Laporan Keuangan. Untuk dapat menangani kantor?
dokumen dengan baik maka petugas
administrasi perlu memahami bagaimana
memproses dokumen tersebut. Kegiatan
memproses dokumen meliputi menerima
dokumen, mengirimkan serta menggandakan.
Bacalah kembali tujuan pembelajaran
Perlengkapan kantor dibutuhkan dalam proses mengenai Dokumen Kantor yang tercantum di
membuat, menggandakan dan mengirimkan awal Bab !
dokumen. Jenis peralatan kantor yang sering
Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut
digunakan antara lain: komputer, printer,
yang menurut anda belum tercapai? Ulangi
mesin ketik manual/electric, mesin foto copy,
mempelajari, diskusikan dengan teman dan
faxcimile, sistem pager (pagingsystem),
guru pembimbing jika anda mengalami
kalkulator, mesin yang bisa menransfer ke
kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
bahasa lain (audio-transcribing machine),
tersebut.
mesin penjawab telepon, mesin penghitung
jumlah biaya pengiriman(franking machine), Materi tentang Dokumen Kantor ini ada
pemotong kertas(paper sredder), alat penjilid kaitannya dengan materi selanjutnya yaitu
(binding machine). supaya peralatan kantor Melakukan Surat Menyurat. Jadi sebelum
dapat berfungsi dengan baik dan tahan lama melanjutkan ke materi bab selanjutnya anda
maka petugas perlu menguasai bagaimana diharapkan dapat memahami semua materi
menggunakan dan merawat peralatan kantor yang ada dalam BAB ini.
tersebut sesuai dengan karakteristiknya.

14
 BAB Ii
MELAKUKAN SURAT MENYURAT

1. Setelah mempelajari materi tentang surat menyurat peserta didik mampu

mengidentifikasi jenis-jenis surat, perlengkapan surat, bagian-bagian surat,
bentuk surat dan surat di lingkup pariwisata dengan tepat.
2. Setelah mempelajari materi tentang surat menyurat peserta didik mampu
membuat surat sesuai dengan ketentuan dan fungsinya.
3. Setelah mencermati materi tentang surat menyurat peserta didik mampu
mengidentifikasi dan memproses surat di ruang lingkup dunia pariwisata
dengan tepat.

SURAT
MENYURAT

Pengertian Perlengkapan Bentuk Surat

Jenis-Jenis Bagian-Bagian
dan Fungsi Surat Surat di lingkup
Surat Surat
Surat Pariwisata

1. Tujuannya 1. Kop surat 1. Lurus Penuh

2. Wujudnya 2. Tanggal surat (Full Block Style
3. Sifat Isi dan 3. Nomor surat 2. Lurus (Block
Asalnya 4. Lampiran Style)
4. Jumlah 5. Hal / Perihal 3. Setengah Lurus
Penerima 6. Alamat dalam (Semy Block
5. Kerahasiaan 7. Salam Pembuka Style)
dan 8. Isi 4. Lekuk (Indented
Keamanan 9. Salam Penutup Style)
Isinya 10.Jabatan 5. Alinea
6. Jangkauannya Penanggung Jawab Menggantung
7. Urgensi Surat (Hanging Style)
Penyelesaian 11.Tanda tangan 6. Resmi (Official
nya 12.Nama Penanda Style).
tangan
13.Tembusan/ Carbon
Copy (c.c)
14.Inisial

Surat - Card

15

Gambar 2.1 Petugas menandatangani surat
Sumber : https://thegorbalsla.com/contoh-surat-dinas/
Pada era kemajuan teknologi informasi
seperti sekarang ini telah banyak mengubah
cara manusia mengirimkan informasi atau
pesan, misalnya melalui email, chatting, SMS
atau WharsApp. Namun, pengiriman pesan
melalui surat tetap dilakukan untuk keperluan
tertentu, misalnya surat perjanjian, surat
warisan, dan surat-surat penting lainnya untuk
keperluan arsip.
Surat sebagai media informasi
merupakan dokumen penting bagi setiap
individu maupun instansi/ kantor, Oleh
karenanya, dokumen yang berupa surat ini
membutuhkan pengelolaan yang baik. Untuk
dapat mengelola dokumen yang berupa surat
maka diperlukan pemahaman tentang surat
secara lebih mendalam.
A. PENGERTIAN DAN FUNGSI SURAT
Surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain menggunakan media
berupa kertas. Surat memiliki fungsi yang
beragam, sebuah surat terkadang tidak hanya
memiliki satu fungsi, tetapi dapat memiliki
berbagai fungsi. Fungsi surat meliputi:
1. Sebagai sarana komunikasi.
Surat merupakan media untuk
menyampaikan pemberitahuan,
permohonan/permintaan, perintah,
pernyataan, laporan, dan lain-lain.
2. Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki
kekuatan hokum.
16
Jika terdapat suatu perselisihan antar
individu atau organisasi maka surat dapat
dijadikan sebagai bukti tertulis.
3. Sebagai alat untuk membantu mengingat
suatu kegiatan atau kejadian.
Surat dapat dijadikan sebagai pengingat
suatu kejadian yang telah terjadi, telah
disepakati atau disetujui di masa lampau.
4. Sebagai catatan atau dokumentasi historis
untuk keperluan kegiatan lain.
Surat dapat digunakan sebagai bahan
penelitian untuk mendapatkan informasi
tentang aktivitas organisasi/ isntansi/
individu di masa lampau.
5. Sebagai duta organisasi/ individu.
Surat dapat mewakili pribadi atau lembaga
pembuat surat yang menyampaikan pesan,
informasi atau misi yang ingin disampaikan
pada penerima.
6. Sebagai Pedoman.
Surat dapat dijadikan sebagai pedoman atau
acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan,
contoh Surat Tugas, Surat Keputusan.
7. Sebagai media promosi.
Surat dapat dijadikan sebagai media
promosi karena dalam surat biasanya
terdapat Kop surat yang berisikan identitas
sebuah perusahaan/ instansi. Dengan
adanya Kop surat maka pembaca/ penerima
akan mengetahui, mengenal tentang
instansi/ perusahaan asal surat tersebut.
B. JENIS-JENIS SURAT
Surat dapat diklasifikasikan dalam beberapa
jenis berdasarkan tujuan, sifat, wujud,
jumlah penerima, keamanan isi surat dan
urgensi penyelesaiannya.
1. Jenis surat berdasarkan tujuannya
a. Surat pemberitahuan, biasanya berisi
pemberitahuan kepada banyak pihak
yang merupakan bagian dari suatu
instansi.
b. Surat perintah, surat yang diberikan
kepada pihak tertentu agar melakukan
 sesuatu yang tertera dalam surat
tersebut.
c. Surat permintaan, surat yang isinya
meminta informasi lebih detail
mengenai barang atau jasa yang
ditawarkan.
d. Surat peringatan, surat ini bertujuan
untuk mengingatkan kesalahan
seseorang di suatu instansi.
e. Surat panggilan, bertujuan untuk
memanggil pihak lain baik secara
personal maupun organisasi.
f. Surat Susulan, merupakan penegasan
dari surat yang pernah dikirim
sebelumnya.
g. Surat keputusan, surat yang berisi
keputusan yang diambil oleh suatu
organisasi atas dasar pertimbangan.
h. Surat laporan, surat yang berisi laporan
kerja kepada orang lain.
i. umumnya surat ini berhubungan
dengan jual-beli barang atau jasa yang
isinya mengenai penawaran
spesifikasi dan harga.
2. Jenis surat berdasarkan wujudnya
A. Kartu pos, surat yang isinya ditulis pada
secarik kertas dan dikirim melalui pos.
Biasanya berukuran 10×15 cm.
B. Warkat pos, surat tertutup yang dibuat
dari sehelai kertas cetakan dan dapat
dilipat seperti amplop.
C. Surat bersampul, surat yang dibuat
dalam beberapa helai kertas terpisah
dimana untuk mengirimnya harus
menggunakan amplop.
17
D. Memorandum dan Nota, surat yang
digunakan untuk keperluan internal
suatu organisasi yang bertujuan untuk
memberi/ meminta informasi antar
pejabat kantor.
E. Telegram, pesan singkat yang dikirim
dari jarak jauh dalam waktu cepat
dengan bantuan pesawat telegram.
3. Jenis surat menurut sifat isi dan asalnya
a. surat yang isinya berupa informasi
kedinasan dan dibuat oleh suatu
instansi atau kantor.
b. Surat Niaga/ Bisnis, surat yang dipakai
untuk keperluan bisnis oleh lembaga-
lembaga usaha.
c. Surat Pribadi, surat yang sifatnya
pribadi yang dikirimkan atas nama
pribadi yang bersifat kekeluargaan,
persahabatan, perkenalan atau
bersifat setengah resmi misal surat
lamaran kerja.
4. Jenis surat menurut jumlah penerima
a. Surat Biasa, umumnya ditujukan
kepada satu orang atau petugas
sebuah lembaga.
b. Surat edaran, ditujukan kepada banyak
orang atau banyak lembaga, bahkan
kepada seluruh masyarakat.
c. S u r a t p e n g u m u m a n , u m u m n y a
ditujukan kepada sekelompok orang
atau lembaga.
5. Jenis surat menurut kerahasiaan dan
keamanan isinya
a. Surat biasa, surat yang isinya tidak
terdapat hal-hal yang perlu
dirahasiakan sehingga jika dibaca oleh
orang lain tidak menimbulkan
kerugian bagi yang bersangkutan atau
organisasi.
b. Surat rahasia, surat yang isinya hanya
boleh diketahui oleh orang tertentu
yang berkepentingan saja. Biasanya
diberi tanda “RHS” atau “R” dan
dimasukkan dalam 2 sampul surat.
Sampul pertama diberi tanda: RHS/R
 kemudian dilak, sampul kedua tanpa
diberi tanda RHS/R.
c. Surat sangat rahasia, surat yang C. PERLENGKAPAN SURAT
kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat
agar tidak diketahui oleh orang lain.
Menggunakan 3 buah sampul, sampul
pertama dan kedua diberi tanda
SRHS/SR lalu dilak, sampul ketiga
tanpa diberi kode SRHS/SR.
d. Surat terbatas/ konfidensial (biasa
diberi kode K), yang isinya hanya dapat
diketahui oleh beberapa pejabat
tertentu sesuai dengan sifat
kedinasannya. Bilamana disiarkan
tidak sah, dapat merugikan martabat
dan kewibawaan pemerintah atau
dapat menimbulkan hal-hal yang tidak
diinginkan.
6. Jenis surat berdasarkan jangkauannya
a. Surat Internal, surat yang asalnya dari
dalam suatu kantor/ perusahaan dan
ditujukan ke divisi lain di perusahaan
yang sama.
b. Surat Eksternal, surat yang asalnya dari
luar kantor/ perusahaan yang masuk
melalui pengiriman pos surat.
7. J e n i s s u r a t b e r d a s a r k a n u r g e n s i
penyelesaiannya
a. Surat sangat segera, surat yang perlu
secepatnya diketahui oleh
p e n e r i m a n y a
dijawab/diselesaikan. Oleh karena itu,
“surat sangat segera” memerlukan
cara penyelesaian dan pengiriman
yang sesingkat-singkatnya sehingga
lebih didahulukan daripada surat-
surat lainnya.
b. Surat Segera, surat yang berisi tentang
informasi yang memerlukan jawaban
penyelesaian yang segera, namun
tidak secepat surat yang bersifat
“sangat segera”
c. Surat Biasa, surat yang isinya tidak
memerlukan jawaban/ penyelesaian
yang secepatnya, tetapi perlu
diselesaikan berdasarkan urutan
kedatangannya.
Dalam kegiatan surat menyurat diperlukan
adanya beberapa perlengkapan, yang
meliputi:
1. Kertas surat
a. Jenis kertas surat berdasarkan
wujudnya terdapat 5 macam, yakni:
1) Bond paper (kertas HVS)
Kertas HVS adalah kertas yang
digunakan untuk menulis surat asli
atau laporan-laporan yang bersifat
resmi.
2) Bank paper (kertas doorslag)
Jenis kertas bank paper ini adalah
kertas yang digunakan untuk lembar
tembusan.
3) Stensil duplikator (duplicating paper)
Jenis kertas ini adalah kertas yang
digunakan untuk stensil atau
menggandakan tulisan.
4) Airmail paper
Jenis kertas ini digunakan untuk
menulis surat atau untuk pos udara.
5) Kertas tulis bergaris
Jenis kertas ini digunakan untuk
menulis surat yang menggunakan
a t a u tulisan tangan.
b. Jenis kertas berdasarkan ukuran
NO JENIS KERTAS UKURAN
1 Kertas folio 21 cm x 33 cm
2 Kertas A4 (HVS) 21 cm x 29,7 cm
3 Kertas kuarto 21 cm x 28 cm
4 Kertas A0 atau A nol atau 84,1 cm x 118,9 cm
rangkap empat
5 Kertas A1 atau rangkap dua 59,4 cm x 84,1 cm
6 Kertas ukuran A2 45 cm x 59,1 cm
7 Kertas A3 atau lembar separuh 42 cm x 29,7 cm
8 Kertas A5 atau kertas oktavo 14,8 cm x 21 cm jenis kertas oktavo
biasa digunakan untuk menulis
surat-surat yang pendek.
9 Kertas A6 atau A enam atau 10,5 cm x 14,8 cm
ukuran yang pendek
10 Kertas dobel folio 42 cm x 33 cm
18
 Ada kesan tersendiri pada saat kita b. Cara melipat surat bentuk Parallel Fold
menerima surat dan melihat bahwa surat (Ganda Sejajar)
terlipat dengan rapi. Kita akan berasumsi si 1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
pengirim surat orang yang professional. Selain (vertical)
mengenal jenis kertas surat maka pengetahuan
2) Tulisan isi surat ada di dalam
dan keterampilan melipat kertas surat perlu
juga dipahami. Teknik dan kerapian dalam 3) Lipat kertas kearah dalam ke arah vertikal
melipat surat apalagi surat resmi akan memiliki menjadi 2 bagian
kesan yang baik bagi si pengirim surat. Jenis 4) Lipat kembali kearah dalam ke arah
lipatan surat antara lain adalah surat bentuk vertical menjadi 2 bagian
Single Fold (Tunggal), Parallel Fold (Ganda
Sejajar), Baronial Fold (Baron), French Fold
(with vertical Crease), Standard Fold (Baku), Low
Standard Fold (Baku rendah), Accordion Fold
(Akordion), Low Accordion Fold (Akordion
rendah). Berikut akan dipelajari cara melipat
surat tersebut satu persatu.
a. Cara melipat surat bentuk Single Fold Gambar 2.5 Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Fold) langkah 3
Sumber : Dokumen Penulis
(Tunggal)
1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical)
2) Tulisan isi surat ada di dalam
3) Lipat kertas kearah dalam ke arah vertikal
menjadi 2 bagian.
Gambar 2.6 Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Fold) langkah 4
Sumber : Dokumen Penulis

c. Cara melipat surat bentuk Baronial Fold

(Baron)
1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical)
2) Tulisan isi surat ada di dalam
3) Lipat kertas ke arah dalam ke arah vertikal
menjadi 2 bagian
Gambar 2.3 Bentuk lipatan surat Single Fold/ Tunggal tampak samping
Sumber : Dokumen penulis 4) Dari arah kiri dan kanan lipat ke arah
dalam saling berhadapan

Gambar 2.4 Lipatan Single Fold/ Tunggal tampak atas

Sumber : Dokumen Penulis

19
d. Cara melipat surat bentuk French Fold (with
vertical Crease)
1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical)
2) Tulisan isi surat ada di dalam
3) Lipat kertas ke arah dalam ke arah vertikal
Gambar 2.9 Lipatan Baku (Standard Fold)
menjadi 2 bagian Sumber : Dokumen Penulis

4) Lipat kembali kertas ke arah horisontal f. Cara melipat surat bentuk Low Standard Fold
menjadi 2 bagian (Baku rendah)
1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical)
2) Tulisan isi surat ada di dalam
3) Bagi kertas menjadi 3 bagian yang tidak
sama
4) Dari arah bawah lipat kertas ke arah atas,
dari arah atas lipat ke arah bawah bagian

Gambar 2.8 Lipatan Perancis

Sumber : Dokumen Penulis

e. Cara melipat surat bentuk Standard Fold g. Cara melipat surat bentuk Accordion Fold
(Baku) (Akordion)
1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait 1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical) (vertical)
2) Tulisan isi surat ada di dalam 2) Tulisan isi surat ada di dalam
3) Bagi kertas menjadi 3 bagian yang sama 3) Bagi kertas menjadi 3 bagian yang sama
4) Dari arah bawah lipat kertas ke arah atas 4) Dari arah bawah lipat kertas ke arah atas
sepertiga bagian, dari arah atas lipat ke sepertiga bagian, dari arah atas lipat ke
arah bawah sepertiga bagian arah luar sepertiga bagian, sehingga kop
surat berada/ terbaca dari sis luar.

20
 kegiatan surat menyurat:
a. Model sampul surat commercial
b. Model sampul surat visiting card
c. Model sampul surat drug
d. Model sampul surat bifold
e. Model sampul surat card
Gambar 2.11. Lipatan Akordion (Accordion Fold) f. Model sampul surat double fold
Sumber : Dokumen Penulis
g. Model sampul surat air mail
h. Cara melipat surat bentuk Low Accordion
Fold (Akordion rendah) h. Model sampul surat open end
1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait i. Model sampul surat coin
(vertical) j. Model sampul surat window
2) Tulisan isi surat ada di dalam k. Model sampul surat official
3) Bagi kertas menjadi 3 bagian yang tidak l. Model sampul surat postage saver
sama m. Model sampul surat pence
4) Dari arah bawah lipat kertas ke arah atas, n. Model sampul surat work docket
dari arah atas lipat ke arah luar sepertiga
o. Model sampul surat catalogue
bagian, sehingga kop surat
berada/terbaca dari sis luar p. Model sampul surat button and string
q. Model sampul surat eyelet and clasp
r. Model sampul surat invoice tag
s. Model sampul surat church
t. Model sampul surat x–ray
u. Model sampul surat receipt and wage

Gambar 2.12 Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)

Sumber : Dokumen Penulis

1. Amplop surat
Surat yang telah dilipat dan hendak
dikirimkan, tentu perlu untuk disampuli atau
dimasukkan ke dalam sampul. Macam jenis
atau model sampul surat ada banyak. Jenis
sampul surat standar sering dipilih, karena
memang banyak dijual di toko–toko buku.
Surat yang dikirimkan untuk tujuan tertentu,
terkadang ada juga yang dikirimkan tanpa
dilipat terlebih dahulu, atau dalam bentuk
lembaran surat utuh tanpa lipatan. Untuk surat
yang dikirimkan tanpa menggunakan lipatan,
bentuk sampul suratnya juga harus
menyesuaikan, yakni model sampul surat
dengan ukuran yang besar.
Berikut ini adalah macam–macam model
sampul surat yang dapat digunakan dalam

21
 9. Formulir tanda terima/ buku ekspedisi.
Formulir tanda terima digunakan pada pola
desentralisasi dan buku ekspedisi
digunakan pada pola sentralisasi.
10. Lembar disposisi, Untuk mencatat
transaksi dari pimpinan berkaitan dengan
proses tindak lanjut. Lembar ini digunakan
pada pola sentralisasi.

D. BAGIAN-BAGIAN SURAT
Mengetahui tentang bagian-bagian surat
merupakan salah satu syarat dan ketentuan
penulisan surat yang baik dan benar. Bagian-
bagian surat resmi tersebut sebagai berikut:
1. Kepala surat/ kop surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut
dengan kop surat merupakan bagian teratas
dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan
kepala surat tersebut tidak terlepas dari
pemberian informasi mengenai nama,
alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta
juga bisa menjadi alat promosi. Kepala/ Kop
Gambar 2.13 Macam-macam sampul surat
Sumber : Dokumen Penulis surat berisi:
a. Logo atau lambang dari sebuah instansi
2. Baki surat (tray), Alat ini berguna sebagai
atau lembaga
tempat dari berkas surat yang ada.
b. Nama instansi atau lembaga
3. Buku agenda, buku ini digunakan untuk
mencatat surat masuk dan keluar. c. Alamat instansi atau lembaga.
4. Kartu kendali, lembar pengantar surat d. Nomor telepon, kode pos, alamat email
masuk, lembar pengantar surat rahasia. atau alamat web.
Peralatan ini digunakan jika pengurusan Biasanya setelah penulisan kepala surat
surat menggunakan sistem kartu kendali. atau kop surat terdapat sebuah garis
Digunakan untuk mencatat data surat yang horizontal pemisah yang memisahkan
masuk maupun keluar. antara kepala surat dengan bagian-bagian
5. Secretaries desk file, merupakan kumpulan surat yang lain seperti tempat dan tanggal
map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan pembuatan.
sesuai dengan kelompok berkas yang Contoh Kop Surat:
ditanganinya.
6. Alat tulis, berupa: pulpen, pensil, penggaris,
kertas catatan, stapler dan penjepit kertas.
7. Alat pembuka surat, berupa: pisau, gunting
atau alat elektrik dengan mesin pembuka 2. Tempat dan tanggal surat
surat. Pencantuman tempat dan tanggal surat
8. Stempel, digunakan untuk stempel tanggal tersendiri ditujukan untuk memberikan
terima dari perusahaan. informasi mengenai tempat dan tanggal

22
 penulisan surat tersebut. Untuk tempat
biasanya tidak dicantumkan kembali jika
tempat sudah ditulis di kepala surat yang
berupa alamat instansi. Tapi bagi surat
bukan resmi yang tidak memiliki kepala
surat, perlu menuliskan tempat di bagian ini.
Contoh:
Yogyakarta, 3 November 2018
3. Nomor Surat
6. Alamat dalam
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah
lembaga, instansi, perusahaan atau
organisasi biasanya menggunakan
penomoran terhadap surat yang
dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat
biasanya meliputi nomor urut penulisan
surat, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun
penulisan surat. Penomoran surat tersebut
berfungsi untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk
penyimpanan maupun penemuannya
kembali apabila diperlukan.
b. Mengetahui jumlah surat yang diterima
dan yang dikeluarkan oleh organisasi,
lembaga atau perusahaan.
c. Memudahkan pengklasifikasian surat
berdasarkan isinya.
d. Penunjukan secara akurat sumber dalam
hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor : 023/PMR/04/11/2018
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian
penjelas yang menginformasikan bahwa
ada sejumlah berkas atau dokumen yang
disertakan dalam surat tersebut misalnya
brosur, daftar harga, dan lain-lain.
5. Hal/ Perihal
7. Salam Pembuka
Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi
pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
Fungsi perihal seperti fungsi judul dari
sebuah surat sehingga penulisannya
mengikuti tata cara penulisan judul dalam
sebuah karangan, sebagai berikut:
23
a. Setiap awal kata ditulis dengan huruf
capital kecuali kata depan dan kata tugas
b. Perihal tidak boleh menggunakan huruf
capital semua kecuali digunakan pada
surat yang memakai judul
c. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik
Contoh :
Perihal: Pesanan Barang Elektronik
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam
surat, yaitu alamat luar(yang ditulis di
sampul surat) dan alamat dalam(yang ditulis
di dalam surat). Alamat yang dimaksud
dalam bagian ini merupakan alamat dalam.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan
dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal
tersebut adalah sebagai berikut:
a. Kata "kepada" pada alamat dalam
sebenarnya tidak harus ada. Kata
"kepada" dirasa berlebihan karena sudah
ada kata "YTH/ yang terhormat".
b. Menggunakan kata "Yang terhormat"
yang bisa disingkat menjadi "YTH".
c. Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau
"Sdr". Jika yang dituju adalah seseorang
bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr"
selalu ditulis dengan huruf kapital diawal
kata dan diikuti oleh nama orang.
d. Di setiap baris pada bagian alamat dalam
tidak diakhiri oleh tanda titik.
e. Menuliskan alamat orang atau lembaga
yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor Brebes, 52255
Salam pembuka berfungsi sebagai sapaan
dalam surat. Salam pembuka diulis dengan
huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda
koma.
Contoh:
 Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.,
8. Isi surat
a. Alinea Pembuka, merupakan alenia
pertama yang berfungsi sebagai
pengantar atau pendahuluan terhadap
informasi yang disampaikan di alenia isi.
Contoh:
1) Kami beritahukan bahwa ….
2) Bersama ini kami kirimkan ….
3) Sehubungan dengan surat saudara
tertanggal … nomor … tentang ….
4) Berdasarkan iklas Saudara dalam
harian …. terbitan tanggal ….
b. Isi, alenia isi berisi informasi atau pesan
yang akan disampaikan. Dalam
penulisannya harus lengkap, ringkas,
jelas, sopan, dan tidak bertele-tele.
c. Alinea Penutup, alenia ini berisi
kesimpulan atau penegasan yang berarti
pembicaraan dalam surat telah selesai.
Kata-kata dalam alinea penutup harus
singkat dan tegas serta tidak berisi basa-
basi yang berlebihan.
Contoh :
a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
b. Demikian laporan ini kami sampaikn,
semoga mendapat perhatian Saudara.
c. Harapan kami, semoga kerjasama yang
telah kita bina dapat terus ditingkatkan.
9. Salam penutup
Salam penutup merupakan penutup surat
yang biasanya menggunakan kata: "Hormat
saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan
salam penutup tersebut seperti salam
pembuka, diawali oleh huruf kapital dan
diakhiri oleh tanda koma.
10. Nama penanggung jawab Surat dan tanda
tangan
Dalam kegiatan surat menyurat di
Indonesia, orang yang berwenang
24
menandatangai surat adalah orang yang
namanya tercantum dalam surat tersebut.
Orang yang menandatangani tersebut
adalah orang yang bertanggung jawab atas
organisasi atau kegiatan yang dilaksanakan.
Namun, apabila ia tidak dapat
menandatangani secara langsung, maka
akan dilakukan pelimpahan wewenang.
Berikut contoh penulisan pelimpahan
wewenang bagi penanggung jawab:
a. Atas nama, disingkat a.n
Cara ini dipakai jika pejabat utama
melimpahkan kekuasaan kepada
bawahannya untuk menandatangi surat
atas nama pejabat utama.
Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olah Raga
Sekretaris Jenderal
Drs. Susetyo
NIP ……………............
Contoh tersebut menunjukkan bahwa
Sekretaris Jenderal Departemen Pemuda
dan Olah Raga berhak menandatangani
atas nama Menteri Pemuda dan Olah Raga
berdasarkan pelimpahan wewenang.
b. Beliau, disingkat menjadi u.b
Cara ini dipakai jika pejabat yang
mendapatkan wewenang atau atas nama
kemudian melimpahkan kembali kepada
pejabat yang berada di bawahnya dan
member kuasa menandatangani surat
sesuai dengan tugas rutinnya.
Contoh :
a.n. Menteri Pemuda dan Olah Raga
Sekretaris Jenderal
u.b. Kepala Biro Keuangan
Ruanda Siantoro, S. E.
NIP……….......…………
 Dalam kegiatan korespondensi pada 1. Bentuk lurus penuh (Full block style)
perusahaan swasta dikenal dengan Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block
petunjuk p.p (per procurationem) yaitu Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat,
seseorang yang diberi kuasa oleh pengetikannya dimulai dari margin sebelah
pimpinan perusahaan kiri.
Contoh: Contoh :
p.p Sulthan Batik Galery

Amelia
Manager Pemasaran
11. Tembusan/ Carbon Copy (c.c)
Tembusan merupakan bagian surat yang
menunjukkan pihak atau orang lain yang
juga berhak mendapatkan atau ada
kaitannya dengan surat tersebut.
Penulisannya diletakkan di kiri bawah.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung
12. Inisial
Inisial merupakan singkatan dari nama
pengonsep surat dan pengetik surat.
Biasanya inisial pengonsep surat
dituliskan dengan huruf capital Keterangan :
sedangkan pengetik surat dengan huruf 1. Kop surat
kecil
2. Tanggal surat
Contoh :
3. Nomor surat
JK/nn
4. Lampiran
JK : Joko (Pengonsep Surat) sedangkan nn
5. Hal / Perihal
: Nani (pengetik surat)
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
E. BENTUK SURAT
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)
Bentuk surat adalah susunan atau tata
alinea penutup
letak bagian-bagian surat (layout). Surat
memiliki banyak ragam bentuk, tetapi di sini 9. Salam Penutup
akan mengulas jenis surat yang biasa 10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
digunakan dalam surat dinas, yaitu: lurus 11. Tanda tangan
penuh (Full block style), lurus (Block style),
12. Nama Penanda tangan
setengah lurus (Semy block style), lekuk
(Indented style), alinea menggantung (Hanging 13. Tembusan / Carbon Copy (c.c)
Style), Resmi (Official Style). 14. Inisial nama pengonsep dan pengetik
surat

25
FULL BLOCK STYLE lurus rata dari margin kertas sebelah kiri,
namun untuk tanggal dan salam penutup,
nama penanggung jawab dan tanda tangan
dari margin sebelah kiri.
Contoh:

Keterangan :
1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)
alinea penutup
9. Salam Penutup
10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
11. Tanda tangan
2. Bentuk lurus (Block style) 12. Nama Penanda tangan
Surat bentuk lurus atau block style adalah 13. Tembusan/ Carbon Copy (c.c)
bentuk surat dengan pengetikan secara

26
BLOCK STYLE 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan
berada di sebelah kanan surat, bisa dilihat
gambar layout dan gambar surat di bawah
ini:

Keterangan :
1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)
alinea penutup
9. Salam Penutup
10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
11. Tanda tangan
12. Nama Penanda tangan
3. Bentuk setengah lurus (Semy block style)
13. Tembusan / Carbon Copy (c.c)
Yang membedakan bentuk Semi Block Style
14. Inisial nama pengonsep dan pengetik
dengan Block Style maupun Full Block Style
surat
adalah pada awal paragraph yang menjorok

27
SEMI BLOCK STYLE 4. Bentuk lekuk (Indented style)
Bentuk surat ini dikenali pada alamat
dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal
paragraph selalu menjorok 5 baris ke dalam,
sedangkan baris berikutnya tetap pada
margin kiri. Berikut contoh gambar layout
dan contoh surat di bawah ini:

Keterangan :
1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)
alinea penutup
9. Salam Penutup
10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
11. Tanda tangan
12. Nama Penanda tangan

28
IDENTED STYLE paragraph surat tersebut dimulai 5
baris(menggantung). Kita lihat contoh
gambar layout dan contoh surat dibawah
ini:

Keterangan :
1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)
alinea penutup
9. Salam Penutup
10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
11. Tanda tangan
5. Bentuk alinea menggantung (Hanging 12. Nama Penanda tangan
Style)
13. Tembusan / Carbon Copy (c.c)
Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi
paragrafnya, di mana baris kedua pada 14. Initial

29
HANGING STYLE kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok
sedikit kedalam, setiap awal paragraf
menjorok 5 spasi kedalam. Lebih jelas
perhatikan contoh gambar layout dan
contoh surat dibawah ini.
Keterangan :

1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)
alinea penutup
9. Salam Penutup
10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
6. Bentuk Surat Resmi (Official Style) 11. Tanda tangan
Bentuk resmi ini sering digunakan dalam 12. Nama Penanda tangan
institusi pemerintahan, pada pengetikannya
13. Tembusan / Carbon Copy (c.c)
alamat dalam berada pada sisi sebelah
14. Initial

30
OFFICIAL STYLE 7. Surat di lingkup Pariwisata
Bekerja di lingkungan pariwisata baik itu di
travel, di bidang akomodasi atau hotel, di
restaurant dan lainnya tidak bisa terlepas
dari kegiatan surat menyurat. Jenis surat
yang sering dijumpai dalam kegiatan bisnis
pariwisata antara lain, meliputi: surat
penawaran produk, surat pesanan
(reservation), surat balasan
pemesanan(confirmation), surat jaminan
pembayaran, surat ucapan selamat
datang(welcome letter), surat penolakan
(refusal). Surat –surat tersebut akan dibahas
lebih lanjut pada materi bab Dokumen
Bisnis yang ada di Bab VII.

31
Tahukah anda surat terkecil di dunia? 1. Carilah contoh 3 macam surat dan
"The Smallest Postal Service" merupakan identifikasilah!
layanan surat terkecil. Surat terkecil di dunia A. Jenis surat
ini diciptakan oleh kepala kantor pos San- B. Bentuk surat
Francisco Lea Redmond, yang memutuskan
C. Bagian-bagian surat
untuk menaruh ide yang muncul di kepalanya.
Sejak itu dia menyadari banyak orang yang 2. Carilah contoh 3 surat yang termasuk surat
tertarik dengan karyanya. dalam lingkup bisnis pariwisata!
Di dalam surat kecil ini, surat-surat Anda
ditulis dalam huruf kecil, dengan hati-hati
dibungkus dan disegel dengan perangko, dan
dibawa ke si pengirim awal. Untuk memastikan
bahwa pesan-pesan kecil tidak tersesat, surat
itu dikemas dalam amplop transparan 1. Buatlah 5 buah lipatan kertas surat dan beri
dilengkapi dengan kaca pembesar untuk identitas nama lipatan!
mengidentifikasi alamat surat. Biaya 2. Buatlah 5 jenis sampul dan beri nama
pengiriman surat terkecil adalah $ 8 - $ 10. identitas nama sampulnya!
3. Buatlah surat berikut dalam bentuk lurus
(block style)
Pengirim: PT Maju Jaya , Jl Daan Mogot No
75 Jakarta Selatan
Anda dapat mengakses informasi tambahan Tujuan: Hotel Merdeka , Jl Teratai No 10
tentang surat di : Kalimantan
https://www.maxmanroe.com/vid/surat/penge No: 205 / 12 / 2018
rtian-surat-resmi.html Tanggal: 1 Desember 2018
http://www.mikirbae.com/2017/03/mengenal- Perihal : Pemesanan Kamar
dan-memahami-surat.html Lampiran : -
Isi surat:
Dengan hormat, dalam rangka kegiatan
bisnis yang akan dilakukan di Kalimantan
maka kami membutuhkan 2 kamar king size
bed atas nama Mr Roberth dan Mrs Rianti
yang akan stay pada tanggal 10 – 13
Desember 2018. Karena kami sudah
menjadi pelanggan, kami berharap
mendapat potongan harga 20 %.
Pembayaran akan ditanggung oleh
perusahaan kami meliputi kamar, laundry
dan makan. Hormat kami, Romeo Satata,
Bagian Personalia.

32
 Surat sebagai media informasi merupakan
dokumen penting bagi setiap individu maupun
instansi/kantor, karenanya surat
membutuhkan pengelolaan yang baik. Untuk
dapat mengelola dokumen yang berupa surat
maka diperlukan pemahaman tentang surat
lebih mendalam.
Sebagai media penyampai informasi
tertulis surat berfungsi sebagai : sarana
komunikasi, bukti tertulis yang memiliki
kekuatan hukum, alat untuk membantu
mengingat suatu kegiatan atau kejadian ,
catatan atau dokumentasi historis, duta
organisasi / individu, pedoman, media
promosi.
Surat dapat diklasifikasikan dalam
beberapa jenis berdasarkan tujuan, sifat,
wujud, jumlah penerima, keamanan isi surat
dan urgensi penyelesaiannya. Dalam kegiatan
surat menyurat diperlukan adanya beberapa
perlengkapan meliputi kertas surat, sampul
surat, alat tulis kantor. Penggunaan peralatan
tersebut membuat surat menjadi lebih
menarik.
Mengetahui tentang bagian-bagian surat
merupakan salah satu syarat dan ketentuan
penulisan surat yang baik dan benar .Bagian-
bagian surat resmi tersebut adalah Kop surat,
Tanggal surat, Nomor surat, Lampiran, Hal/
Perihal, Alamat dalam, Salam Pembuka, Isi : (a)
salam pembuka, (b) isi surat, (c) alinea penutup,
Salam Penutup, Jabatan Penanggung Jawab
Surat, Tanda tangan, Nama Penanda tangan,
Tembusan/ Carbon Copy (c.c), Inisial nama
pengonsep dan pengetik surat.
Bentuk surat adalah susunan atau tata letak
bagian-bagian surat (layout). Surat memiliki
banyak ragam bentuk, jenis surat yang biasa
digunakan dalam surat dinas, yaitu: lurus
penuh (Full block style, lurus (Block style),
setengah lurus (Semy block style), lekuk
(Indented style), alinea menggantung (Hanging
Style), Resmi (Official Style).
Sebagai seseorang yang berkecimpung di
dunia pariwisata kita sebaiknya memahami
jenis-jenis surat yang sering dijumpai dalam
33
kegiatan bisnis pariwisata. Dokumen berupa
surat yang sering dijumpai dalam kegiatan
bisnis pariwisata sebenarnya tidak berbeda
jauh dengan surat di kegiatan bisnis sektor
lainnya karena bisnis pariwisata juga
menghasilkan produk berupa barang dan jasa
untuk pelanggan(tamu). Contoh jenis surat
yang sering dijumpai dalam kegiatan bisnis
pariwisata antara lain, meliputi: surat
penawaran produk, surat pesanan(reservation),
surat balasan pemesanan(confirmation).
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan
singkat, jelas dan benar!
1. Sebagai media penyampai informasi tertulis
surat dapat berfungsi sebagai duta
organisasi/ individu dan sebagai pedoman.
Jelaskan apa maksudnya?
2. Berdasarkan keamanan isinya surat
diklasifikasikan atas surat biasa, surat
rahasia dan surat sangat rahasia. Jelaskan
perbedaan ketiganya!
3. Sebutkan 3 jenis lipatan surat dan 3 jenis
sampul surat!
4. Dalam sebuah isi surat terdapat alinea
pembukaan, isi/ inti surat, dan alinea
penutup. Buatlah 3 contoh kalimat dalam
alinea pembuka!
5. Buatlah contoh sebuah surat pemesanan
kamar hotel, kemudian identifikasikan:
a. Bentuk surat yang anda buat
b. Bagian-bagian surat yang ada dalam surat
yang Anda buat
 Bacalah kembali tujuan pembelajaran
mengenai Melakukan Surat Menyurat yang
tercantum di awal Bab !
Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut
yang menurut anda belum tercapai? Ulangi
mempelajari, diskusikan dengan teman dan
guru pembimbing jika anda mengalami
kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
tersebut.
Materi tentang Melakukan Surat Menyurat
ini ada kaitannya dengan materi selanjutnya
yaitu Sistem Kearsipan. Jadi sebelum
melanjutkan ke materi bab selanjutnya anda
diharapkan dapat memahami semua materi
yang ada dalam Bab ini.

34
 BAB iII
SISTEM KEARSIPAN
1. Setelah mempelajari materi sistem kearsipan peserta didik mampu menyimpulkan
arti arsip dan kearsipan serta tujuan arsip dengan tepat
2. S e t e l a h m e m p e l a j a r i m a t e r i s i s t e m ke a rs i p a n p e s e r t a d i d i k m a m p u
mengklasifikasikan jenis arsip, sistem penataan arsip, azas kearsipan dengan tepat
3. Setelah mempelajari materi sistem kearsipan peserta didik mampu mengidentifikasi
dan menggunakan peralatan kearsipan sesuai dengan karakteristiknya
4. Setelah mempelajari materi sistem kearsipan peserta didik mampu melakukan indeks
dengan tepat
5. Setelah mempelajari materi sistem kearsipan peserta didik mampu menganalisis dan
melakukan penyimpanan dan penemuan arsip sesuai prosedur.
6. Setelah mempelajari materi sistem kearsipan peserta didik mampu melakukan
pemeliharaan dan pengamanan arsip dengan tepat

SISTEM KEARSIPAN

PENGERTIAN TUJUAN PROSEDUR

PERALATAN & PEMELIHARAAN
JENIS-JENIS SISTEM AZAS PENYIMPANAN
ARSIP DAN PENATAAN PERLENGKAPAN INDEKS & PENEMUAN
& PENGAMANAN
ARSIP PENATAAN KEARSIPAN KEARSIPAN ARSIP
KEARSIPAN ARSIP ARSIP

Arsip – Kearsipan - Indeks

35
 Seringkali kita mengalami kesulitan
menemukan data dan dokumen yang kita
butuhkan, kalaupun ketemu memerlukan
waktu yang cukup lama untuk
memperolehnya. Apalagi jika dokumen yang
kita cari bukan dokumen milik kita sehingga
kita tidak tahu dimana menyimpannya.
Hal inilah, yang melatarbelakangi mengapa
kita membutuhkan suatu penataan dan
pengaturan dokumen yang disepakati secara
umum. Penataan dan penyimpanan dokumen
tersebut diatur dalam suatu sistem yaitu
sistem kearsipan.
Gambar 3.1 Petugas Mencari Arsip
Sumber : https://www.kata.co.id
A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa
Yunani (Greek) yaitu archium, yang artinya peti
untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian
arsip itu menunjukkan suatu tempat untuk
menyimpan arsip, tetapi perkembangan akhir-
akhir ini orang cenderung menyebut arsip
sebagai warkat.
Arsip adalah setiap catatan yang tertulis,
tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf,
angka, atau gambaran yang mempunyai arti
atau tujuan serta sebagai bahan komunikasi
dan informasi yang terekam pada kertas(kartu,
formulir, surat-surat), kertas film, media
komputer (disket, hardisk, piringan).
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan
pengaturan arsip dalam pelaksanaan
administrasi yang disimpan secara sistematis
dan teratur dengan menggunakan sistem
tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan
kembali sewaktu-waktu diperlukan.
36
B. TUJUAN PENATAAN ARSIP
Tujuan dilakukannya kegiatan kearsipan
adalah sebagai berikut:
1. Memudahkan memperoleh kembali data
dan dokumen yang dibutuhkan.
Data dan dokumen yang disimpan dengan
sistem kearsipan akan lebih mudah dalam
mencari kembali jika suatu saat dibutuhkan
karena dalam penyimpanannya
ditempatkan pada tempat yang sudah
diklasifikasikan sendiri-sendiri.
2. Menjaga agar dokumen lebih awet dan tahan
lama.
Dokumen yang diletakkan dalam ruang
penyimpanan arsip akan lebih terawat dan
terjaga dari sisi kebersihan, pengaturan, dan
penyimpanan. Dengan demikian maka akan
lebih awet dan tahan lama.
3. Efisiensi waktu, tenaga, dan tempat
penyimpanan.
Kegiatan kearsipan berdampak pada
efisiensi dari sisi waktu dan tenaga karena
lebih cepat dalam proses penyimpanan dan
proses pencarian kembali dokumen.
Dengan peletakan dokumen menggunakan
sistem kearsipan maka dokumen akan lebih
tertata rapi, sehingga akan membutuhkan
tempat lebih sedikit.
C. JENIS-JENIS ARSIP
1. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
a. Arsip tidak penting yaitu arsip hanya
memiliki kegunaan informasi saja.
Contoh arsip tidak penting adalah surat
undangan atau brosur.
b. Arsip biasa yaitu arsip yang semula
penting, namun akhirnya tidak berguna
lagi pada saat informasinya sudah
berlalu. Contoh arsip biasa adalah surat
lamaran kerja atau surat keterangan.
c. Arsip penting yaitu arsip yang memiliki
hubungan dengan masa lalu dan masa
yang akan datang. Contoh arsip penting
adalah surat perjanjian atau surat
kuasa.
 d. Arsip sangat penting yaitu arsip yang
dapat dijadikan alat pengingat selama-
lamanya yang bernilai sejarah atau
ilmiah. Contoh arsip sangat penting
adalah naskah proklamasi atau teks
deklarasi internasional.
e. Arsip rahasia yaitu arsip yang hanya
boleh diketahui oleh orang tertentu
saja dalam organisasi tertentu. Contoh
arsip rahasia adalah data pegawai
sebuah perusahaan atau instansi.
2. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
a. Arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu. Arsip
dinamis terdiri dari 3 jenis, yaitu arsip
aktif, arsip inaktif dan arsip vital.
b. Arsip statis yaitu arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan penyelenggaraan
kehidupan berbangsa pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan
D. SISTEM PENATAAN
administrasi negara.
3. Jenis Arsip Berdasarkan Bentuknya
a. Arsip berbentuk lembaran, seperti
surat, kuitansi, dan faktur.
b. Arsip tidak berbentuk lembaran,
seperti disket, flashdisk, CD, dan DVD.
4. Jenis-Jenis Arsip Menurut Masalahnya
a. Financial record yaitu arsip yang
berkaitan dengan masalah keuangan.
Contoh arsip financial adalah kuitansi,
giro, dan cek.
b. Inventory record yaitu arsip yang
berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contoh arsip inventory
adalah catatan tentang jumlah barang,
merek, ukuran, dan harga.
c. Personal record yaitu arsip yang
berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh arsip personal
adalah surat lamaran kerja, curriculum
vitae(CV), dan absensi.
d. S a l e s r e c o r d y a i t u a r s i p y a n g
berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh arsip sales adalah
daftar agen distributor dan daftar
penjualan barang.
e. Production record yaitu arsip yang
berhubungan dengan masalah
produksi. Contoh arsip production
adalah data produksi barang atau jasa.
5. J e n i s - J e n i s A r s i p B e r d a s a r k a n
Pemiliknya
a. Arsip Lembaga Pemerintahan, antara
lain meliputi Arsip Nasional di
Indonesia(Arsip Nasional Republik
Indonesia). Arsip Nasional di tiap ibu
kota Daerah Tingkat I atau
provinsi(Arsip Nasional Daerah).
b. Arsip Instansi Pemerintah/swasta,
antara lain meliputi arsip primer dan
sekunder serta arsip sentral dan arsip
unit.
1. Sistem Huruf (Alphabetical System)
Sistem Huruf adalah suatu sistem
dimana huruf-huruf dalam urutan
alpabet tersebut digunakan untuk
menyimpan sistem kearsipan, yang
biasanya banyak digunakan untuk
menyimpan nama-nama orang, nama
perusahaan, nama hotel, dan lain-lain.
2. Sistem Nomor (Numerical System),
Sistem filling menggunakan angka ini
ada dua (2) macam yaitu:
a. Sistem Dewey
b. Sistem Terminal Digit(Digital System)
3. Sistem Geografi(Geographical System)
Sistem ini sering juga dianggap sama
dengan sistem wilayah atau sistem
daerah regional. Sistem susunan
dokumen menggunakan sistem geografi
disusun menurut abjad dari lokasi dan
kemudian menurut nama atau subyek.
37
 4. Sistem Subjek (Subjectical System)
Sistem subjek yaitu susunan dokumen
menurut nama, judul, atau barang bukan
menurut nama orang, perusahaan,
maupun tempat.
5. SistemTanggal (Cronologi System)
Sistem tanggal yaitu suatu sistem F. P E R A L A T A N D A N P E R L E N G K A P A N
penyimpanan surat-surat atau records
berdasarkan “tanggal” atau “bulan”,
dimana tanggal yang akan dijadikan
kode surat adalah “tanggal pembuatan
surat” atau “tanggal penerimaan surat”
tersebut.
6. Sistem Suara (Soundtrek System)
Penyimpanan warkat (records)
menggunakan nomor kode atau huruf
nama diikuti juga oleh angka-angka.
7. Sistem Campuran
Sistem ini adalah campuran dari sistem-
sistem sebelumnya dengan memberikan
kode huruf dan angka-angka.
E. AZAS KEARSIPAN
Dilihat dari kearsipan, azas penyimpanan
arsip dibagi menjadi 3(tiga) bagian, yaitu
sebagai berikut:
1. Azas Sentralisasi
Azas Sentralisasi adalah semua data-
data disimpan terpusat pada satu
tempat atau pelaksanaan pengelolaan
data yang dipusatkan pada suatu unit
data.
2. Azas Desentralisasi
Azas Desentralisasi adalah tiap-tiap unit
atau departemen membedakan sistem
data sendiri, atau pelaksanaan
perolehan data yang ditempatkan di
masing-masing unit dalam suatu
organisasi.
3. Azas Campuran
Azas Campuran adalah azas yang
mengkombinasikan antara azas
sentralisasi dan azas desentralisasi.
Dalam azas campuran ini tiap-tiap unit
s atuan kerja dimungkinkan
m enyelenggarakan sendiri
p e nyimpanan datanya karena
mempunyai spesifikasi data tersendiri.
KEARSIPAN
Peralatan arsip merupakan sarana yang
digunakan dalam kegiatan pengarsipan
atau kearsipan, pastinya kualitas peralatan
arsip yang baik secara tidak langsung akan
memperlama umur suatu arsip. Peralatan
ini pada umumnya dibuat menggunakan
bahan-bahan yang tahan lama seperti,
logam, kayu, alumunium, besi, plastik,
maupun bahan kuat, dan lain sebagainya.
Fungsi peralatan arsip adalah sebagai
berikut:
1. Sebagai sarana penyimpan arsip.
2. Alat bantu untuk mempercepat,
meringankan, dan mempermudah
pekerjaan dibidang kearsipan.
3. Alat pelindung arsip dari bahaya
kerusakan, sehingga arsip bertahan
lama.
Perlengkapan dan alat kearsipan yang
digunakan untuk menyimpan dokumen
meliputi:
1. Filing Cabinet
Gambar 3.2 Filing Cabinet
Sumber : https://rajafireproof.com
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang
terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci;
tetapi yang paling banyak digunakan
38
 adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat 3. Lemari Arsip
menampung kurang lebih 5.000 lembar Lemari arsip adalah tempat menyimpan
arsip ukuran surat yang disusun berdiri berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip
tegak lurus (vertikal) berderet ke dapat dilakukan dengan cara berdiri
belakang. Filing cabinet berguna untuk menyamping(lateral) dengan terlebih
menyimpan arsip atau berkas yang dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner
masih bersifat aktif. atau ditumpuk secara mendatar.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih
dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan
ke dalam folder atau map
gantung(hanging folder). Penyimpanan
arsip dalam laci sebaiknya tidak terlalu
padat, karena diperlukan ruang longgar
untuk memasukkan dan mengeluarkan
arsip dari dalam laci.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi
dengan sepasang gawang yang dipasang
di kiri dan kanan bagian atas memanjang
ke belakang sepanjang lacinya. Gawang
tersebut digunakan untuk
menggantungkan hanging folder. Filing
cabinet dapat terbuat dari plastik atau
logam.
2. Rotary (alat penyimpanan berputar)
Gambar 3.4 Lemari Arsip
Rotary merupakan alat penyimpanan Sumber : www.tokofurnitureyenz.com

arsip seperti filing cabinet yang dapat 4. Rak Arsip

digerakkan secara berputar, sehingga
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu
dalam penempatan dan penemuan
tempat menyimpan arsip yang disusun
kembali tidak banyak memakan tenaga.
secara lateral (menyamping). Arsip-arsip
Alat ini terbuat dari bahan yang kuat
yang akan disimpan di rak terlebih
seperti logam atau besi. Arsip disimpan
dahulu dimasukan ke dalam ordner atau
pada alat ini secara lateral.
kotak arsip. Ordner atau kotak arsip
ditempatkan di rak arsip sehingga
tampak punggung dari ordner atau kotak
arsip, yang berguna menempatkan
label/ judul arsip yang ada di dalamnya.

Gambar 3.3 Rotary Filing Cabinet

Sumber https://id.primterest.com
Gambar 3.5 Rak arsip
Sumber : https://m.indotrading.com

39
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat
dari karton/ kertas tebal atau plastik
yang digunakan untuk menyimpan
arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan
tidak terlalu banyak, berkisar 1-50
lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai
disimpan terlalu banyak sehingga map
sulit ditutup. Map arsip ada beberapa
macam, antara lain sebagai berikut:
a. Stopmap Folio
c. Folder
Gambar 3.6 Stop Map
Sumber : stationery.tokotata.com
Stopmap folio adalah map yang
memiliki daun penutup pada setiap
sisinya. Daun penutup ini berfungsi
untuk menopang surat yang ada di
dalamnya agar tidak jatuh. Pada
umumnya, stopmap folio digunakan
untuk menyimpan arsip yang masih
dalam proses, tetapi juga untuk
menyimpan arsip yang sudah in aktif.
b. Map snelhecter
d. Hanging folder
Gambar 3.7 Snelhecter
Sumber : rustari.com
Map snelhecter atau lebih sering
disebut dengan snelhecter map
adalah map yang mempunyai
40
penjepit di tengahnya dan tidak
mempunyai daun penutup. Untuk
menopang arsip/surat yang ada di
dalamnya maka digunakan penjepit
tersebut, maka sebelumnya arsip
harus terlebih dulu dilubangi dengan
menggunakan perforatormap yang
memiliki penjepit di tengahnya. Map
ini digunakan untuk menyimpan arsip
yang bersifat in aktif, tetapi dapat
juga menyimpan arsip aktif. Arsip
yang ditempatkan di dalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi
menggunakan perforator.
Gambar 3.8 Folder
Sumber : https: pixabay.com
Folder adalah map tanpa dilengkapi
dengan daun penutup. Map ini berupa
lipatan kertas tebal/ plastik saja.
Karena tidak ada daun penutupnya,
maka map ini fungsinya untk
menyimpan arsip yang selanjutnya
akan dimasukan ke dalam kotak arsip
secara vertikal.
Gambar 3.9 Hanging Folder
Sumber : www.servmart.org
 Hanging folder adalah folder yang
mempunyai besi penggantung, besi
penggantung ini dipasang pada
gawang yang ada di filing cabinet.
Hanging folder juga mempunyai tab
untuk menuliskan kode atau indeks
arsip yang ada di dalamnya.
6. Ordner
Gambar 3.12 Stapler
Sumber : dian4anggraeni.wordpress.com

a. stapler kecil, yaitu stapler yang

Gambar 3.10 Bantex
Sumber : tokopedia.com
Ordner adalah map besar yang terbuat
dari kardus atau plastik tebal dengan
ukuran punggung sekitar 5 cm yang
didalamnya terdapat besi penjepit
yang dipergunakan untuk menjepit
arsip. Untuk itu arsip sebelum
disimpan harus dilubangi terlebih
dahulu dengan menggunakan
perforator.
7. Guide
bentuknya kecil dan mampu
membendel maksimum 10 lembar
kertas.
b. stapler sedang, yaitu stapler yang
bentuknya sedang dan mampu
membendel 10-20 lembar kertas.
c. stapler besar, yaitu stapler yang
bentuknya besar dan mampu
membendel lebih dari 20 lembar
kertas.
9. Perforator
Gambar 3.13 Perforator
Sumber : www.picswe.com

Perforator adalah alat untuk

melubangi kertas, perforator dapat
dibedakan sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang,
digunakan untuk melubangi kartu
Gambar 3.11 Guide perpustakaan, papan nama plastik,
Sumber : tikaarsip.blogspot.com
dan lain-lain.
Guide adalah lembaran kertas tebal
b. Perforator dengan dua pelubang,
atau karton manila yang digunakan
digunakan untuk melubangi kertas
sebagai penunjuk dan atau
yang akan disimpan dalam map
sekat/pemisah dalam penyimpanan
snelohecter atau ordner.
arsip.
c. Perforator dengan lima pelubang,
8. Stapler
digunakan untuk melubangi kertas
Menurut kemampuan dan bentuknya, yang akan dimasukan ke dalam
stapler dapat dibedakan menjadi: ordner.

41
10. Alat Sortir
Gambar 3.14 Baki Surat/ Paper Tray
Sumber: pinspens.com
Alat sortir adalah alat yang digunakan
untuk memisahkan surat yang
diterima. Alat sortir mempunyai
berbagai bentuk dan bahan. Ada yang
berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan
sebagainya. Alat sortir ini dapat
dibuat dari berbagai bahan, misalnya
logam, kayu, plastik atau karton.
11. Tickler file
Gambar 3.15 Tickler File
Sumber : www.flickr.com
Trickler file adalah alat yang terbuat
dari kotak kayu atau baja, yang
berfungsi untuk menyimpan arsip
berbentuk kartu atau lembaran yang
berukuran kecil seperti, lembar
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain
yang memiliki jatuh tempo. Di dalam
tickler file dilengkapi juga dengan
guide atau pembatas. Ticker file
berfungsi sebagai alat pengingat bagi
petugas arsip.
12. Cardex (card index) cabinet
Cardex adalah alat yang digunakan
untuk menyimpan kartu indeks
42
Gambar 3.16 Cardex
Sumber : www.publicdomainpicture.net
dengan menggunakan laci-laci yang
dapat ditarik keluar memanjang. Di
dalam cardex terdapat semacam
kantung plastik tempat menyimpan
kartu indeks. Alat ini terbuat dari
bahan besi baja.
13. Label
Gambar 3.17 Label
Sumber : www.weknowyourdreams.com
Label adalah alat yang digunakan
untuk memberi judul pada map/
folder yang biasa diletakkan pada
bagian tab dari sebuah folder/ guide.
14. Numerator
Gambar 3. 18 Numerator
Sumber : fatiaramadhani.blogspot.com
N u m e ra t o r a d a l a h a l a t u n t u k
membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen. Menurut bentuk dan
ukurannya, numerator dibedakan
sebagai berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator
yang ukuran angkanya kecil dan
terdiri dari 4-6 digit.
 b. Numerator besar, yaitu numerator Kelima, jika suatu instansi menggunakan
yang ukuran angkanya lebih besar penyimpanan sistem nomor (numerical filing
dan terdiri dari lebih dari 6 digit. system), maka yang menjadikan kata tangkap
G. INDEKS adalah nomor urut yang terdapat dalam buku
arsip atau daftar klasifikasi yang tersedia.
Indeks adalah petunjuk atau tanda
pengenal untuk mempermudah dalam 1. Kegunaan Indeks
menentukan tempat penyimpanan arsip. Indeks sangat berguna dalam hal
Dengan demikian, ketika kita memerlukan penyimpanan arsip dunia administrasi.
suatu arsip maka untuk mempermudah Keguanaan indeks antara lain sebagai
penemuannya, digunakannya indeks. berikut :
Mengindeks merupakan penentuan urutan a. Untuk mengelompokan atau menyatukan
berbagai unit atau bagian dari kata beberapa arsip atau dokumen yang
t a n g k a p ( ca p t i o n ) y a n g a k a n d i s u s u n mempunyai kode dan kegiatan yang
berdasarkan abjad. Kata tangkap bisa berupa sama, untuk kemudian disatukan kembali
nama orang, nama badan usaha, judul masalah, ke dalam satu berkas yang sama.
nama tempat, atau angka yang tergantung dari b. Indeks sebagai media penemuan kembali
sistem penyimpanan yang digunakan dalam arsip atau dokumen.
suatu instansi.
2. Syarat Mengindeks
Kata tangkap merupakan tanda
Untuk mempermudah dalam melakukan
penganal(ID) dari suatu dokumen yang
pengindeksan suatu arsip, maka perlu
disimpan, sehingga kata tangkap digunakan
diperhatikannya berbagai syarat dibawah
berdasarkan sistem penyimpanan yang
ini, sebagai berikut:
digunakan oleh instansi.
a. Indeks harus singkat, jelas, dan mudah
Pertama, jika suatu instansi menggunakan
dipahami.
penyimpanan sistem abjad(alphabetical filing
system), yang menjadi kata tangkap adalah b. M e n g g u n a k a n k a t a y a n g m u d a h
nama orang atau nama badan usaha / lembaga / dimengerti orang.
perusahaan / organisasi. Oleh sebab itu, yang c. Mempunyai orientasi kepada kebutuhan
harus diindeks adalah nama orang atau nama pengguna.
perusahaan. d. Diambil dan ditentukan dari isi surat
Kedua, jika perusahaan tersebut tersebut.
menggunaan penyimpanan sistem subjek 3. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode
(subjectical filing system), yang menjadi kata Nama
tangkap adalah judul masalah atau subjek dari
Peraturan tersebut dibedakan sebagai
surat yang disimpan.
berikut:
Ketiga, jika suatu instansi menggunakan
a. Mengindeks nama orang Indonesia
penyimpanan sistem tanggal (chronological
filing system), maka yang menjadi kata tangkap 1) Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri
adalah tanggal surat dari suatu arsi atau dari satu kata diindeks sebagai mana
dokumen yang disimpan. nama itu ditulis.
Keempat, jika suatu instansi menggunakan Contoh:
Nama Unit 1 Unit II Unit III Kode
penyimapanan sistem wilayah (geographical Safitri Safitri - - Sa
Yudika Yudika - - Yu
filing system), maka yang menjadi kata tangkap
adalah nama tempat/ daerah/ wilayah dari 2) Nama Ganda, adalah nama yang terdiri
surat yang disimpan. dari lebih satu kata diindeks
berdasarkan nama akhir.

43
 Contoh: Drs. Prof.
Kode Urutan
Nama Unit 1 Unit II Unit III
Abjad Abjad S. E. S. T.
Slamet Rahajo Rahajo Slamet - Ra 1
Siti Marfiah Sundari Sundari Siti Marfiah Su 2 b) Gelar kebangsawanan, merupakan
3) Nama keluarga, suku dan marga gelar yang diperoleh karena seseorang
berasal dari keturunan bangsawan.
Nama orang yang diikuti nama keluarga
(Jawa) atau nama suku/ marga/ Contoh: Raden, RA (raden Ayu), Sultan,
kaum(Minang, Batak, dll) diindeks Teuku, Andi, Cut, Ida Bagus, KGPH
berdasarkan nama keluarga, suku, (Kanjeng Gusti Pangeran Haryo).
marga, dll. c) Gelar Kepangkatan, diperoleh karena
Contoh: seseorang mempunyai pekerjaan di
Kode Urutan lingkungan kedinasan/ ABRI.
Nama Unit 1 Unit II Unit III
Abjad Abjad
Rudi Ramelan Ramelan Rudi - Ra 2 Contoh : Marsekal, Laksamana,
Akbar Tanjung Tanjung Akbar - Ta 3
Abdul Haris Nasution Abdul Haris Na 1 Jenderal, Kombes (Komisaris Besar),
Nasution
Ajun Komisaris.
4) Nama yang memakai singkatan di d) Gelar Jabatan, diperoleh karean
depan atau di belakang seseorang menduduki jabatan/ posisi
Nama yang memakai singkatan baik di tertentu dalam pekerjaannya.
depan atau belakang, maka diindeks Contoh : Presiden, Gubernur, Bupati,
lebih dahulu nama kepanjangannya. Kepala Bagian, Kepala Seksi.
Contoh: Kode Urutan
Nama Unit 1 Unit II Unit III
Unit Kode Urutan Abjad Abjad
Nama Unit 1 Unit II Prof. Sumantri Hernanto Sumantri Prof He 1
III Abjad Abjad
BJ. Habibie Habibie Burhanudin Jusuf Ha 2 Hernanto
M . Fahrudin Fahrudin M - Fa 1 AKBP Leo Turnando Leo AKBP, Tu 3
Anida Sari P Sari Anida P Sa 3 Turnando, SH SH
RA Kartini Kartini Raden Ajeng Ka 2
KH Ali Yafi Yafi Ali KH Ya 4
5) N a m a y a n g m e m a k a i g e l a r
kebangsawanan, keagamaan, 6) Nama orang Indonesia dengan urutan
kesarjanaan dan kepangkatan kelahiran (orang Bali)
Jika nama yang diindeks menggunakan Penulisan indesk diutamakan nama
gelar maka yang diindeks sebagai unit diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar
pertama adalah nama asli atau nama kalau ada.
marga. Gelar ditempatkan pada unit Contoh:
terakhir. Bila seseorang memiliki gelar
lebih dari satu maka semua gelar
ditempatkan menjadi satu unit pada
unit terakhir.
Beberapa gelar yang umum dipakai 7) Nama yang didahului nama Baptis, maka
meliputi: yang diindeks adalah nama aslinya.
a) Gelar akademis merupakan gelar yang Contoh:
diperoleh karena seseorang telah
menyelesaikan satuan tingkat
pendidikan tertentu.
Contoh:
Ir. M. Pd. 8) Nama wanita yang diikuti nama suami,
keluarga suami,atau nama orang
Dra. S. Pd.
tuanya.

44
 Termasuk nama yang memakai tanda Contoh:
Kode Urutan
hubung diutamakan nama suami, Nama Unit 1 Unit II Unit III
Abjad Abjad
keluarga suami atau nama keluarganya. Sylvia
Loper-Tiana
Loper
Tiana
Sylvia - Lo 2

Charles Blick Charles - Bl 1

Contoh: Blick – Grand
Grand

3) Nama ketiga (surname) orang barat yang

diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti :

Kode Urutan
9) Nama yang memakai kata bin, binti, dan Nama Unit 1 Unit II Unit III Abjad Abjad
al. Robberth MC
Donnel
MC
Donnel
Roberth - Ro 2

Giovani A
Diindeks menjadi satu nama dalam Prato
A Prato Giovani - Pr 1

satu unit.
Contoh:
Contoh:
2) Nama Bank atau Perusahaan yang
disingkat
Harus diperpanjang kemudian diindeks
Kode Urutan
Nama Unit 1 Unit II Unit III
Abjad Abjad
The Liang Gie The Liang Gie Th
Tan Yow Hok Tan Yow Hok Ta

10) Nama orang yang masih memakai ejaan sesuai nama.

lama. Contoh :
Diindeks berdasarkan nama dalam 3) Nama perusahaan yang terdapat angka
ejaan tersebut dan diberi Lembar dan tanda penghubung.
penunjuk silang untuk melihat nama Nama perusahaan yang terdapat unsure
dalam ejaan baru angka harus dipanjangkan dahulu
Contoh: sebelum diindeks. Nama perusahaan
yang menggunakan tanda penghubung
Unit Kode Urutan
Nama Unit 1 Unit II
III Abjad Abjad
Indah Kiat PT - In 3
PT Indah Kiat Jaya
Jaya
CV Bangun Jaya Bangun Jaya CV - Ba 1
B. Mengindeks nama orang asing Rumah Sakit Harapan Harapan Rumah - Ha 2
Sentosa Sentosa Sakit
1) Nama orang Barat, Jepang, India, Korea Ramayana Dept Store Ramayana
Dept
Store
- Ra 4

dan sejenisnya.
seperti dan, pada, of,and dansebagainya
Diindeks berdasarkan nama keluarga maka dalam mengindeks kata
dan biasanya terdapat setelah nama penghubung tidak diperhatikan dan
asli. ditempatkan dalam tanda kurung (…).
Contoh: Contoh:
Kode Urutan
Nama Unit 1 Unit II Unit III
Abjad Abjad Kode Urutan
George R Nama Unit 1 Unit II Unit III
Terry George - Te 3 Abjad Abjad
Terry
BRI Rakyat Bank - Ra 3
Yashuhiro Takada Yashuhiro - Ta 2 Indonesia
Takada
IBM Internasional Business Machine In 2
Mahatma Ghandi Mahatma - Gh 1 GIA Garuda Indonesia Airways Ga 1
Ghandi

2) Nama orang Eropa yang memakai tanda 4) Nama badan usaha yang bergerak
penghubung, diindeks sebagai satu dibidang pendidikan.
kata.

45
 Contoh : menentukan indeksnya.
5) Nama Instansi/Lembaga Pemerintah. b. M e m b e r i k o d e : S e t e l a h p o k o k
Yang diindeks adalah nama pokok dari masalahnya ditemukan atau diketahui,
instansinya, sifat organisasinya langkah selanjutnya ialah
ditempatkan dalam kurung, tapi bila
sifat organisasi diiringi nama tunggal,
maka sifat organisasi ikut diindeks
mengutamakan nama pokok organisasi.
Contoh:
Unit Kode Urutan
Nama Unit 1 Unit II
III Abjad Abjad
Toko 49
Empat
Sembilan
Toko - Em 2 mencocokkan pokok masalah tersebut
Es teller 77
Tujuh
Tujuh
Es teller - Tu 4 dengan daftar indeks yang telah
Modern Bridal Moders Bridal (&)
- Mo 3 disediakan untuk menentukan
& Salon Salon
Bank Of
America Bank (of) - Am 1
kodenya.
America
c. Mensortir: Arsip-arsip yang akan
6) Mengindeks Nama Instansi Negara Asing
disimpan setelah selesai diberi kode,
Diindeks unit politik negara yang arsip-arsip yang mempunyai kode
bersangkutan. sama dikelompokkan menjadi satu.
Unit Kode Urutan
Nama Unit 1 Unit II
UI Indonesia Universitas
III
-
Abjad
In
Abjad
1
d. Menyimpan Arsip: Sebelum dilakukan
SMK Jaya Jaya SMK - Ja 2 penyimpanan, diterapkan terlebih
Lima
SMP 5 Manado
Manado
SMA - Li 3
dahulu :
Contoh : 1) Dalam filling cabinet yang berkode
7) Mengindeks dan Memberi Kode Nama apa.
Organisasi dan Perhimpunan Contoh: “KU” atau Keuangan
Diindeks kata pengenal terpenting dari 2) Di belakang guide apa.
nama dan sifat organisasi ditempatkan Contoh: “Anggaran”
pada unit terakhir.
3) Di dalam folder yang berkode apa.
Contoh:
Contoh: “APBD Pembangunan”
Unit Kode Urutan
Nama Unit 1 Unit II
III Abjad Abjad 2. Proses Penemuan Arsip
Departemen Dalam
Departemen - Da 2
Dalam Negeri Negeri a. Menentukan pokok masalahnya, pokok
BPN Pertanahan
Nasional
Badan - Pe 3
masalah arsip yang akan dikeluarkan
Lembaga Administra-
Administrasi si Negara
Lembaga - Ad 1 dapat dilihat melalui kartu atau lembar
Negara
pinjam arsip.
b. Menentukan kode arsip, dengan
H. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan diketahui kode arsipnya, selanjutnya
Arsip dapat diketahui pula di dalam laci
1. Prosedur Peyimpanan Arsip mana, di belakang guide apa, dan di
dalam folder kode apa arsip yang akan
dipinjam itu disimpan.
c. Pengambilan arsip; Setelah diketahui
kodenya, selanjutnya dapat diketahui
a. Mengindeks: Mengindeks adalah dimana arsip yang diperlukan itu
menentukan inti dari isi surat dan disimpan.

46

I. PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP
1. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha
yang dilakukan, untuk menjaga arsip-
arsip dari kerusakan dan kemusnahan.
Kegiatan usaha pemeliharaan arsip
berupa melindungi, mengatasi,
mencegah dan mengambil langkah-
langkah, tindakan-tindakan yang
bertujuan untuk menyelamatkan arsip-
arsip berikut informasinya, serta
menjamin kelangsungan hidup arsip dari
pemusnahan yang sebenarnya tidak
diinginkan.
Dalam kegiatan pemeliharaan arsip dapat
dilakukan usaha-usaha sebagai berikut :
a. Pengaturan Ruangan
1) Ruangan penyimpanan arsip tidak
boleh terlalu lembab. Suhu udara
dalam ruangan antara 65° F sampai
75° F dan kelembaban udara antara
50% dan 65%.
2) R u a n g a n h a r u s t e r a n g d a n
sebaiknya mempergunakan
penerangan alam, yaitu sinar
matahari.
3) Memiliki ventilasi yang cukup.
4) Ruangan harus terhindar dari
bahaya kebakaran.
5) Ruangan harus terhindar dari banjir
6) Ruangan aman dari serangan hama
atau serangga perusak pemakan
arsip.
7) L o k a s i r u a n g a t a u g e d u n g
penyimpan arsip hendaknya
terbebas dari tempat-tempat
industri.
8) R u a n g a n a r s i p h e n d a k n y a
disesuaikan dengan bentuk arsip
yang akan disimpan di dalamnya.
b. Kebersihan
1) Ruangan dibersihkan sekurang-
47
kurangnya seminggu sekali dengan
menggunakan vacuum cleaner.
Jangan mempergunakan sapu,
k a r e n a d e b u a k a n
berhamburan/beterbangan.
2) Arsip-arsip harus bersih dari karat.
Apabila arsip menggunakan
penjepit (paper clip),
pergunakanlah paperclip yang
dibuat dari plastik.
2. Pengamanan Arsip
a. P e n g a m a n a n A r s i p d a r i S e g i
Informasinya
Isi atau informasi yang ada dalam arsip
harus dijaga, dalam artian tidak boleh
bocor kepada pihak lain yang tidak
berhak mengetahuinya. Menyebarkan
isi arsip kepada pihak yang tidak
berhak akan dikenakan sanksi sesuai
aturan dan hokum yang berlaku.
b. Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya
Dari segi fisiknya pengamaan kertas
arsip harus dijaga dari kerusakan.
Penggunaan terhadap kertas arsip
dapat dilakukan dengan berbagai cara,
antara lain :
1) Restorasi
Restorasi adalah memperbaiki arsip-
arsip yang sudah rusak, sulit
dipergunakan kembali, sehingga
arsip tersebut dapat dipergunakan
dan disimpan untuk jangka waktu
yang lebih lama.
2) Laminasi Arsip adalah menutup
kertas arsip diantara 2 lembar
plastik sehingga arsip itu terlindung
dan aman dari bahaya air, udara
(lembab, kering) dan serangga
pemakan/perusak arsip. Dengan
cara demikian arsip akan lebih tahan
lama untuk disimpan.
3) Micro Film
Arsip-arsip yang sudah rusak, rapuh
sehingga tidak dapat direstorasi
 apalagi dilaminasi, apabila arsip-
arsip itu masih mempunyai nilai,
perlu dimicrofilmkan.
Tahukah anda bagaimana syarat kertas yang
baik untuk dokumen yang akan diarsip?
Yaitu kertas yang bebas asam atau yang ber Ph
7. Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan
lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang
sering digunakan untuk mengukur Ph adalah
Phmeter. Sedangkan kertas yang disarankan
digunakan menyimpan dalam jangka waktu
lebih dari 10 tahun adalah kertas HVS diatas
70 gram.
b. Sistem penataan arsip
c. Azas perngarsipan
d. Peralatan arsip
e. Penyimpanan dan penemuan arsip
2. Datalah nama keluargamu dan 5 orang
teman di kelasmu kemudian lakukan indeks
dengan mengisi tabel berikut :
Arsip dan kearsipan merupakan dua istilah
yang memiliki arti yang berbeda, arsip
ditekankan pada benda atau objeknya
sedangkan kearsipan merupakan kegiatan
mengatur arsip. Tujuan kegiatan kearsipan
adalah memudahkan memperoleh kembali
data dan dokumen, menjaga agar dokumen
lebih awet dan tahan lama, efisiensi waktu,
Kode Urutan
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
Abjad abjad

Untuk lebih mendalami masalah kearsipan 1

silakan searching ke alamat ini: 2

https://www.anri.go.id/ 3

4
1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 3 orang!
5
Pilihlah satu topik diantara 5 pilihan materi
…
di bawah ini, kemudian cari referensinya!
Buat makalahnya dan media presentasinya,
cantumkan sumber referensinya dan

tenaga, tempat penyimpanan . Agar dapat

melakukan kegiatan kearsipan dengan baik
seorang petugas harus memahami jenis arsip,
presententasikan hasil makalahmu di depan azas kearsipan, peralatan arsip, cara
kelas. Pilihan materi : mengindeks, prosedur penyimpanan dan
a. Jenis arsip penemuan kemabali arsip.
Jenis arsip dapat diklasifikasikan:
berdasarkan sifatnya, fungsinya, bentuknya,
masalahnya, pemiliknya. Sistem penataan
arsip dibedakan atas sistem huruf, nomor,
geografi , subyek , tanggal , suara , campuran.
Azas penyimpanan arsip dibagi menjadi 3
bagian yaitu sentralisasi, desentralisasi,
campuran.
Peralatan arsip merupakan sarana yang
digunakan dalam kegiatan pengarsipan atau
kearsipan, pastinya kualitas peralatan arsip
yang baik secara tidak langsung akan

48
memperlama umur suatu arsip. Perlengkapan 5. Bagaimana sebaiknya syarat sebuah
dan alat kearsipan yang digunakan untuk ruangan penyimpanan arsip yang baik
menyimpan dokumen meliputi Filing Cabinet , sehingga dapat digunakan untuk
Rotary (alat penyimpanan berputar), Lemari menyimpan arsip dan tahan lama?
Arsip, Rak Arsip, Map Arsip, Ordner, Guide, Bacalah kembali tujuan pembelajaran
Stapler, Perforator, Alat Sortir, Tickler file, mengenai Sistem Kearsipan yang tercantum di
Cardex (card index) cabinet, label, Numerator. awal Bab !
Indeks adalah petunjuk atau tanda Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut
pengenal untuk mempermudah dalam yang menurut anda belum tercapai? Ulangi
menentukan tempat penyimpanan arsip. mempelajari, diskusikan dengan teman dan
Dengan demikian ketika kita memerlukan guru pembimbing jika anda mengalami
suatu arsip maka untuk mempermudah kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
penemuannya, digunakannya indeks.
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha
yang dilakukan, untuk menjaga arsip-arsip dari
kerusakan dan kemusnahan. Kegiatan usaha
pemeliharaan arsip berupa melindungi,
mengatasi, mencegah dan mengambil tersebut.
langkah-langkah, tindakan-tindakan yang Pengetahuan tentang Sistem Kearsipan ini
bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip akan sangat dibutuhkan dalam proses
berikut informasinya, serta menjamin pekerjaan administrasi, jadi sebelum
kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan melanjutkan ke materi bab selanjutnya anda
yang sebenarnya tidak diinginkan. diharapkan dapat memahami semua materi
Pengamanan arsip meliputi dari segi yang ada dalam Bab ini.
informasinya & segi fisiknya.
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan
singkat, jelas, dan benar!
1. Manfaat kegiatan kearsipan dilakukan untuk
membantu memperlancar tugas seorang
petugas administrasi. Sebutkan tujuan dari
kegiatan kearsipan!
2. Dalam sistem penataan arsip kita mengenal
antara lain ada sistem alpabetis, sistem

tanggal (cronologi) dan sistem geografis.

Jelaskan apa maksudnya?
3. Dalam azas kearsipan terdapat azas
sentralisasi dan desentralisasi. Jelaskan
perbedaan keduanya!
4. Jelaskan bagaimana cara mengindeks nama
eseorang yang memiliki gelar! Berikan 3
contoh!

49
 BAB iv
PENERIMAAN, PENGELUARAN
UANG DAN BUKTI PEMBAYARAN

1. Setelah mempelajari materi penerimaan, pengeluaran dan bukti pembayaran

peserta didik mampu mengidentifikasi jenis pembayaran dan memproses
penerimaan pembayaran sesuai prosedur.
2. Setelah mempelajari materi penerimaan, pengeluaran dan bukti pembayaran
peserta didik mampu membuat bukti pembayaran sesuai jenis pembayaran
yang diterima.
3. Setelah mempelajari materi penerimaan, pengeluaran dan bukti pembayaran
peserta didik mampu memproses pengeluaan uang sesuai prosedur.

penerimaan pengeluaran
uang dan bukti pembayaran

kegiatan kegiatan metode dan pembuatan

penerimaan pengeluaran jenis bukti
uang uang pembayaran pembayaran

1. jenis uang 1. metode p/a, c/z,

2. mendeteksi t/a
dan mengenali 2. jenis: tunai
uang palsu [cash] dan non
tunai [non cash]
meliputi: credir
card, voucer,
travel cheque

Uang – Cash - Non cash - Cash receipt

50
Dalam kehidupan sehari-hari kita akan banyak b) Uang kertas
melakukan aktifitas yang berhubungan dengan
uang. Salah satunya adalah uang merupakan
media transaksi dalam proses jual beli. Sebagai
seorang petugas administrasi kita akan sering
melakukan tugas-tugas yang terkait dengan
penerimaan uang, pengeluaran uang serta
membuat atau menerima bukti pembayaran.

A. KEGIATAN PENERIMAAN UANG

Dalam kegiatan administrasi setiap
kegiatan penerimaan uang yang bersumber
dari manapun harus dicatat dalam pembukuan,
hal ini agar mudah dalam proses pembuatan
laporan nantinya.
Dalam kegiatan penerimaan uang maka
seorang petugas administrasi harus mampu
mengidentifikasi dan memproses penerimaan
uang sesuai prosedur. Salah satu teknik dalam
mengidentifikasi adalah mengenal jenis uang
yang beredar di pasaran.
1. Jenis Uang
Jenis uang dapat diklasifikasikan atas:
a. Berdasarkan Lembaga yang Menertbitkan
Uang
1) Uang Kartal (Common Money)
Uang kartal adalah uang yang diterima
oleh masyarakat sebagai alat
pembayaran yang sah(dilindungi UU)
yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia
dan dicetak oleh Perum
Peruri(Perusahaan Umum Percetakan
Uang Republik Indonesia) Jenis uang
kartal ada dua, yaitu uang logam dan
2) Uang Giral/ Deposit Money
uang kertas.
a) Uang logam
Uang logam adalah uang yang
terbuat dari logam tertentu seperti
emas, perak, tembaga, perunggu
atau aluminium yang diberikan
tanda/cap sebagai alat pembayaran
yang sah. Contoh uang logam di
antaranya: uang logam bernilai
Rp100,00; Rp200,00; Rp500,00; dan
Rp1.000,00.
Uang kertas sering disebut uang
fidusier(uang kepercayaan).
Masyarakat mau menerima uang
tersebut karena adanya
kepercayaan kepada pemerintah
yang mengeluarkan uang kertas
tersebut, walaupun nilai intrinsiknya
sangat kecil dibandingkan dengan
nilai nominalnya. Contoh uang
kertas Indonesia bernilai nominal:
Rp1.000,00; Rp5.000,00;
Rp10.000,00; Rp20.000,00;
Rp50.000,00; dan Rp100.000,00.
Jadi uang kertas ini merupakan uang
yang dikeluarkan oleh pemerintah
yang terbuat dari kertas dengan nilai
nominal tertentu dan gambar
tertentu serta ada benang
pengaman untuk menghindari
pemalsuan.
Uang giral adalah simpanan atau
rekening pada suatu bank dalam
bentuk giro yang dapat diambil
sewaktu waktu dengan cek, giro bilyet,
atau transfer. Uang giral ini dikeluarkan
oleh bank umum. Cek adalah surat
perintah dari nasabah yang
mempunyai rekening atau simpanan di
bank supaya bank membayar sejumlah
uang kepada pihak atau orang yang
disebutkan dalam cek.

51
 Bilyet Giro adalah surat perintah
kepada bank supaya bank membayar
dengan cara memindahbukukan
sejumlah uang dari rekening nasabah
bank kepada rekening nasabah lain
yang ditunjuk. Pada pembayaran
melalui bilyet giro tidak terjadi
pengeluaran atau serah terima uang
tunai, yang terjadi hanya pemindahan
rekening dari rekening seseorang
kepada rekening orang lain. Sehingga
pembayaran melalui bilyet giro lebih
aman jika dibandingkan dengan
pembayaran melalui uang tunai atau
cek. Bilyet giro hanya bisa terjadi
apabila kedua belah pihak (penjual dan
pembeli) mempunyai rekening di bank.
Telegrafic Transfer adalah perintah
pembayaran yang dilakukan dengan
pemindahan antar rekening dalam
suatu bank yang sama melalui
telegram. Pembayaran melalui
telegrafic transfer dilakukan apabila
jarak antara pembayar dengan yang
dibayar berjauhan dan ingin cepat,
aman, serta menghemat waktu.
b. Berdasarkan Nilai
Jenis uang dapat dilihat dari nilai yang
terkandung pada uang tersebut, yaitu
2. Mendeteksi dan Mengenali Uang Palsu
nilai bahan untuk membuat uang dan
nilai nominal yaitu nilai yang tertera
dalam uang tersebut. Jenis uang
berdasarkan nilainya terdiri atas dua
jenis berikut.
1) Bernilai Penuh (Full Bodied Money).
Uang bernilai penuh artinya uang yang
nilai intrinsiknya sama dengan nilai
nominalnya. Uang bernilai penuh
biasanya terdapat pada uang logam
mulia yang terbuat dari bahan emas
atau perak.
2) Bernilai Tidak Penuh (Representatif
Full Bodied Money) Uang jenis ini nilai
intrinsiknya lebih kecil dari nilai
nominalnya. Contoh uang ini adalah
uang kertas.
c. Berdasarkan Kawasan Penggunaan Uang
Jenis uang ternyata juga dapat dilihat dari
daerah atau wilayah berlakunya uang
tersebut.
1) Uang Lokal. Uang lokal adalah uang
yang dipergunakan dalam satu area
tertentu. Misalnya rupiah yang
digunakan di Indonesia, ringgit
digunakan di Malaysia, dan rupee
digunakan di India.
2) U a n g R e g i o n a l . U a n g r e g i o n a l
digunakan oleh beberapa daerah
d alam satu kawasan tertentu.
Penggunaan uang regional masih
terbatas pada Euro yang digunakan di
kawasan Eropa. Akan tetapi, bukan
tidak mungkin dengan pesatnya
perdagangan bebas uang regional
semakin banyak digunakan di
beberapa kawasan perdagangan yang
lain.
3) Uang Internasional. Uang internasional
merupakan uang yang berlaku antar
negara di seluruh dunia dan menjadi
standar pembayaran internasional.
Contohnya US dolar yang sampai saat
ini digunakan sebagai standar
pembayaran internasional.
Apabila kita mendapati uang rusak, uang
rusak tersebut masih bisa ditukar di BI dan
bisa mendapat ganti sepanjang uang
tersebut masih bisa dikenali keasliannya.
Tetapi bagaimana jika kita menerima uang
palsu? Jangan harap BI mau menggantinya
sekalipun uang palsu itu anda dapatkan dari
orang lain dari hasil transaksi jual-beli
misalnya. Maka sebagai petugas yang
menerima pembayaran dalam bentuk uang
bila sedang transaksi harus hati-hati.
Kita perlu mengetahui bagaimana cara
mendeteksi uang palsu, Uang palsu yang
dimaksud di sini adalah uang yang dicetak
atau dibuat oleh perseorangan maupun
perkumpulan/sindikat tertentu dengan
52
tujuan uang palsu hasil cetakannya dapat
berlaku sesuai nilainya dengan
sebagaimana mestinya. Jadi bukan uang
palsu yang biasa dibuat mainan anak-anak .
uang permainan boleh saja beredar serta
tidak melanggar .
a. Mendeteksi dan mengenali uang palsu
secara manual
1) Dilihat
Kalau dilihat, uang yang asli memiliki
warna yang cerah, tidak luntur, warna
tidak patah-patah. Sedangkan uang
yang palsu berwarna pucat dan seperti
luntur. Selain itu uang yang asli
mempunyai tanda air yang
menggambarkan tokoh-tokoh
pahlawan nasional, mempunyai
benang tali pengaman yang berada di
dalam uang kertas terlihat seperti
dianyam.
Kemudian, untuk uang pecahan
dengan nilai nominal besar biasanya
mempunyai ciri-ciri keaslian tertentu.
Misalnya, gambar yang lebih rumit
sehingga menyulitkan penjahat untuk
menirunya.
2) Diraba
D yang kedua dari 3D cara mendeteksi
uang palsu adalah diraba. Dari segi
kertas sebagai bahan pembuatannya,
antara uang asli dan palsu biasanya ada
perbedaan. Uang yang palsu biasanya
berbahan kertas yang tipis dan mudah
kusam. Sedangkan kalau uang yang asli
berbahan kertas agak lebih tebal dan
halus. Dan bila diusap-usap pada
bagian angka akan terasa agak
timbul/menonjol.
3) Diterawang
D yang terakhir adalah diterawang. Jika
diraba masih meragukan, cobalah
terawang uang tersebut ke sumber
cahaya yang kuat seperti matahari dan
lampu misalnya. Lihat pada bagian
tanda air dan tali pengaman, apakah
tercetak baik?
53
b. M e n d e t e k s i m e n g g u n a k a n l a m p u
ultraviolet
Untuk menghindari pemalsuan akhir-
akhir ini BI mencetak uang dengan teknik
cetak tertentu yang lebih sulit karena
dalam cetaknya, BI menanamnya fitur-
fitur tambahan sebagai ciri-ciri keaslian
uang. Dan kita sebagai masyarakat bisa
mengenalinya menggunakan bantuan
alat yang bernama lampu ultra violet.
Dengan lampu ultra violet ini ciri-ciri
uang asli secara umum ada delapan poin:
1) Tanda Air (Watermark) dan electrotype.
Tanda ini jika diterawangkan ke cahaya
akan terlihat jelas.
2) Benang Pengaman (Security Thread).
Tanda ini ditanam dalam uang kertas
dengan cara seperti dianyam. Bila
diterawangkan ke lampu ultra violet
akan memendarkan cahanya tertentu.
3) Cetak Intaglio.
Tanda ini berupa cetakan tanda kasar
kalau diraba. Biasanya pada nomor seri
dan kalau diterawang dengan lampu
ultraviolet akan memancarkan warna
emas.
4) Gambar Saling Isi (Rectoverso)
Pencetakan suatu ragam bentuk yang
menghasilkan cetakan pada bagian
muka dan belakang beradu tepat dan
saling mengisi jika diterawangkan
kearah cahaya.
5) Tinta Berubah Warna (Optical Variable
Ink)
Hasil cetak mengkilap (glittering) yang
berubah-ubah warnanya bila dilihat
dari sudut pandang yang berbeda.
6) Tulisan Mikro (Micro Text)
Tulisan berukuran sangat kecil yang
hanya dapat dibaca dengan
menggunakan kaca pembesar.
7) Tinta Tidak Tampak (Invisible Ink)
Hasil cetak tidak kasat mata yang akan
memendar di bawah sinar ultraviolet.
 8) Gambar Tersembunyi (Latent Image)
Teknik cetak dimana terdapat tulisan
tersembunyi yang dapat dilihat dari
sudut pandang tertentu.
B. KEGIATAN PENGELUARAN UANG
Mengeluarkan uang dilakukan pada proses
pembayaran atau pembelian atau
memberikan uang kembali. Dalam kegiatan
administrasi setiap kegiatan pengeluaran
uang harus ada bukti berupa tanda terima
kemudian dilakukan pencatatan pada buku
pengeluaran uang.
C. METODE & JENIS-JENIS PEMBAYARAN
Dalam dunia pariwisata kita dapat
mengklasifikasikan metode pembayaran
menjadi 3 kategori yaitu:
1. Personal Account (P/A)
Personil Account yaitu jika transaksi
dibayar sendiri oleh tamu/ client yang
menggunakan fasilitas/ produk.
Pembayaran dapat menggunakan 2 cara
yaitu Cash dan Kredit
2. Company Account (C/A)
Company Account yaitu apabila transaksi
dibayar oleh pihak company/ perusahaan
yang mengirimkan tamu/client tersebut.
Pembayaran ini berlaku jika sudah ada
kerjasama antara kedua belah pihak.
Untuk Company Account ini perusahaan
54
harus membuat dan mengirimkan surat
jaminan (guarantee letter) yang berisi
jenis fasilitas yang ditanggung dan nama
tamu yang ditanggung. Sebagi bukti
keabsahan guarantie letter ini maka
guarantie letter harus ditandatangani
oleh manajer keuangan/ accoounting
manajer atau GM/ Direktur perusahaan
tersebut. Harga yang diterapkan
menggunakan corporate rate.
3. Travel Account (T/A)
Travel Account yaitu apabila transaksi
tamu ditanggung/ dibayar oleh travel.
Pembayaran ini berlaku jika sudah ada
kerjasama antara dengan travel. Dalam
hal ini maka tamu tersebut membawa
surat jaminan dari travel yang disebut
voucer yang berisi jenis fasilitas yang
ditanggung, nama tamu dan tanggal
berlaku. Harga yang diterapkan
menggunakan contract rate.
Jenis–jenis pembayaran dalam lingkup
pariwista dapat digolongkan menjadi 2 bagian
besar yaitu Tunai (cash) dan Non tunai (non
cash) meliputi: credit card, voucer, traveler
cheque dan guarantee letter. Masing–masing
pembayaran memiliki kelebihan dan
kekurangan sendiri.
1. Pembayaran tunai/ cash payment/ Bank
Note
Pembayaran tunai atau cash payment
atau bank note adalah pembayaran yang
dilakukan pada saat transaksi terjadi.
Penggunaan media tunai dalam transaksi
pembayaran banyak dipilih dengan
alasan kemudahannya. Alat pembayaran
yang digunakan dalam pembayaran cash
ini adalah berupa uang, baik mata uang
local yang berlaku di negara tersebut
maupun mata uang asing. Dengan
menggunakan uang tunai maka jika
seseorang melakukan jual beli barang
dan atau jasa, maka pada saat dia
menerima barang dan atau jasa yang
dibeli, penjual juga menerima uang
sebagai pembayarannya.
2. Pembayaran Non tunai
a. Pengertian pembayaran non tunai
Pengertian pembayaran non tunai
yaitu pembayaran yang dilakukan
setelah transaksi terjadi dengan
rentang waktu dan alat pembayaran
yang telah disepakati oleh kedua belah
pihak.(antara tamu dan pihak hotel).
Alat pembayaran non tunai yang sering
digunakan sebagai alat pembayaran di
dunia pariwisata antara lain: kartu
kredit, traveler cheque, voucher
compliment, guarantiee letter, travel
voucher.
b. Jenis Pembayaran Non Tunai/ Non Cash
1) Credit Card/ Kartu Kredit.
Kartu kredit adalah alat pembayaran
berbentuk kartu yang dikeluarkan
oleh sebuah perusahaan penerbit
kartu kredit diberikan kepada
pemegang kartu kredit untuk
melakukan transaksi kredit.
Dalam penyelenggaraan kartu kredit
ini terdapat beberapa pihak yang
terlibat yaitu:
a) Penerbit (Issuer), yaitu pihak yang
menerbitkan kartu kredit.
Dalam hal ini, issuer merupakan
pihak yang mengadakan
perjanjian dengan dan yang
memberikan fasilitas kredit
kepada pemegang kartu.
b) Pengelola (Acquirer), yaitu pihak
yang mengadakan hubungan atau
kerjasama dengan pedagang.
c) Prinsipal adalah pihak pemilik hak
tunggal atas merk dalam
penyelenggaraan kartu kredit
seperti Visa, MasterCard, Dinners
dan lain-lain.
Setiap transaksi pembayaran dengan
menggunakan kartu kredit memerlukan
proses otorisasi terlebih dahulu oleh
penerbit mengenai keabsahan dari kartu
yang digunakan serta batas limit nominal
55
transaksi yang dilakukan. Otorisasi ini
biasanya dilakukan secara on-line
dengan meng-insert kartu melalui
terminal EDC/POS(Electronic Data
Capture/Point of Sales). Ada
bermacam–macam Credit Card yang
dikeluarkan oleh berbagai perusahaan,
baik yang bersifat domestik maupun
internasional. Beberapa Credit Card yang
dapat diterima oleh industri pariwisata
adalah Amex (American Expres), Diners
Club, Master Card, Visa Card. Produk
khusus : JCB Card (Japan City Bank), En
Route dan GECC (Garuda Executive Credit
Card). Sedangkan produk domestik
antara lain BCA Card, BNI Card dll.
Gambar 4.3 Jens-jenis Credit Card
Sumber : https://uangteman.com/blog/kartu-kredit
Penggunaan mesin EDC untuk tiap
perusahaan yang mengeluarkan kartu
kredit / kartu debit akan berbeda
tergantung karakteristik masing-masing,
tetapi secara umum prosedurnya sebagai
berikut:
a) Menggesekkan kartu kredit/debit ke
mesin EDC, biasanya kasir yang akan
melakukan ini.
b) S e t e l a h i t u , k a s i r j u g a a k a n
memasukkan jumlah transaksi yang
harus dibayar.
c) Selanjutnya, kasir akan meminta
pemilik kartu untuk memasukkan PIN.
d) Kemudian struk akan keluar. Perlu
dicatat jika sudah menggunakan PIN
maka tidak perlu ditandatangani struk
nya, tapi jika tidak memasukkan PIN
maka harus tanda tangan.
 e) Selain menggesek, kartu juga bisa
dimasukkan ke dalam slot yang ada di
bagian depan. Ini biasanya untuk kartu
dengan chip seperti kartu kredit. Kartu
kredit dengan chip dianggap lebih
aman daripada kartu gesek karena
meminimalisir bahaya skimming.
Gambar 4.4 Mesin EDC
Sumber : http://bisnisnews.id/detail/berita
Transaksi di mesin EDC juga bisa
mengalami kegagalan yang
diakibatkan oleh eror. Beberapa eror
yang menjadi penyebab kegagalan
transaksi EDC antara lain:
a) PIN keliru
b) Sistem atau jaringan sedang
mengalami gangguan
c) Pita magnetik yang ada di kartu
rusak
d) Saldo rekening/limit kartu kredit
tidak mencukupi.
2) Traveler Cheque
Gambar 4.5 Contoh Traveller Cheque
Sumber : http://artikelampuh.blogspot.com
Traveler Cheque adalah kertas berharga
yang dapat difungsikan sebagai alat
pembayaran pada sejumlah transaksi
bisnis tertentu. Tidak semua tempat
bisnis dapat menerima sistim
pembayaran ini. Biasanya hotel
56
menengah ke atas menerima sistim
pembayaran dengan Traveler Cheque.
Perlu rasanya disini kita menengok
sedikit mengenai proses pembuatan
Traveler Cheque. Pertama–tama peminat
menghubungi pihak bank untuk membeli
Traveler Cheque. Yang bersangkutan akan
diminta untuk mengisi kartu data diri baru
bisa membeli sejumlah lembar dengan
nominal tertentu. Traveler Cheque dapat
berlaku setelah si pembeli
membubuhkan tanda tangan pada tiap
lembar nilai nominal uangnya di hadapan
petugas Bank. Pada saat pemakaian untuk
check out dari hotel, tamu harus sekali
lagi menandatangani Traveler Cheque
tersebut dihadapan petugas hotel untuk
memastikan bahwa Traveler Cheque
tersebut memang benar–benar milik
tamu yang bersangkutan.
3) Travel Voucher/ Airline Voucher
Travel Voucher/Airline travel adalah surat
berharga yang dikeluarkan oleh pihak
travel/airline dan dapat dipakai sebagai
alat pembayaran pada saat check in di
hotel. Voucher biasanya dikeluarkan oleh
pihak travel agent atau airline company.
Bila dikeluarkan oleh travel agent
dinamakan travel agent voucher,
sedangkan yang dikeluarkan oleh pihak
airline dinamakan airline voucher. Contoh
travel agent voucher dari luar negeri
adalah Jet set tour dan Thomas Cook.
Sedangkan Voucher lokal yang
dikeluarkan oleh pihak travel agent
jumlahnya banyak sekali.
Cara perolehan Voucher adalah pertama –
tama tamu menghubungi pihak travel
agent untuk melakukan booking pada
hotel tertentu. Dalam hal ini tamu tidak
perlu menghubungi pihak hotel yang
dituju. Yang akan melakukannya adalah
pihak travel agent. Travel agent dapat
mengatakan pada tamu bahwa booking
sudah oke walaupun pihak travel agent
belum menghubungi pihak hotel. Hal ini
karena biasanya hotel yang ditawarkan 4) Guarantee letter
pada tamu adalah hotel yang telah
menggalang kerja sama dengan
(membuat agreement rate dan memiliki
jatah kamar/ room allotment). Harga
kamar yang dibayar akan berbeda jika
tamu tersebut langsung menghubungi
hotel tersebut. Yang agak aneh
kadang–kadang harga kamarnya justru
lebih mahal, kenapa demikian? Hal ini
karena pihak travel agent memperoleh
diskon khusus yang jelas tak akan
diperoleh si tamu sebagai pribadi.
Sementara itu Airline voucher adalah
sebuah kertas berharga yang dapat
digunakan oleh tamu untuk melakukan
check in pada hotel yang ditunjuk oleh
pihak perusahaan penerbangan. Voucher
ini biasanya digunakan oleh perusahaan Guarantee letter adalah sistem
karena tamu memesan tiket pesawat pembayaran dengan menggunakan surat
pada kantor penerbangan yang tidak jaminan. Dalam hal ini ada syarat khusus
dilalui oleh jalur pesawat yang yang biasanya diberlakukan di antara
bersangkutan. Sebagai contoh orang dari perusahaan yang bersangkutan. Dengan
luar Jakarta yang akan terbang ke kata lain harus ada perjanjian kerja sama
Hongkong dengan menggunakan terlebih dahulu. Tanpa perjanjian kerja
p e s a w a t Ca t h ay Pa s i f i c . P a d a h a l sama ini seorang petugas tidak berhak
pesawatnya tidak singgah di kota untuk menerima pembayaran dengan
tersebut, tetapi memiliki kantor cabang di guarantee letter. Pemberlakuan surat
sana. Maka yang bersangkutan harus jaminan biasanya hanya bagi perusahaan
menuju ke Jakarta lebih dahulu. Karena domestik atau perusahaan asing yang
berbagai alasan si calon penumpang telah berafiliasi dengan perusahaan
katakanlah harus menginap semalam di lokal. Penggunaa fasilitas GL tergantung
Jakarta. Nah, maka Voucher diberikan pada kebutuhan.
kepadanya untuk bisa menginap pada
hotel tertentu. Airline Voucher biasanya Ada yang semua transaksinya dibayar
hanya berlaku untuk room only/ hanya oleh pihak perusahaan. Ada pula yang
untuk kamar saja. sebagian dibayar, sedangkan yang lain
dibayar oleh tamu itu sendiri. Sebagai
contoh: room &meals (kamar dan makan)
dibayar seluruhnya oleh pihak
perusahaan atau room, meal & loundry
(kamar, makan dan binatu) dibayar oleh
perusahaan, tetapi diluar itu dibayar
sendiri oleh tamu yang bersangkutan.
5) Voucher Complimentary
Pembayaran complimentary adalah sistim
pembayaran gratis/ bebas dengan

57
 menggunakan voucher complimentary,
yaitu voucher yang dikeluarkan sebuah
perusahaan/ instansi/ travel diberikan
kepada seseorang sebagai suatu hadiah.
Hal ini, dapat diberlakukan karena
berbagai sebab, misalnya untuk tujuan
promosi bisnis. Jenis-jenis komplimen ini
bermacam–macam misalnya karena kata
belece dari General Manajer(seseorang
GM berhak memberikan room
complimentary). Hal itu, bisa juga terjadi
karena satu paket dengan penyewaan
lain di hotel tersebut, misalnya wedding
banquette, atau karena memang lucky
draw pada saat new years even dan
sebagainya.Perusahaan akan
menanggung pembayaran hanya
sejumlah transaksi sesuai deskripsi yang
tercantum pada voucher tersebut.
Gambar 4.8 Contoh Voucher Complimentary
Sumber : : http://sixthseal.com/2012/09/party-21
6) Electronic Money (e-money)
Secara sederhana, uang elektronik
didefinisikan sebagai alat pembayaran
dalam bentuk elektronik dimana nilai
uangnya disimpan dalam media
elektronik tertentu. Penggunanya harus
menyetorkan uangnya terlebih dahulu
kepada penerbit dan disimpan dalam
media elektronik sebelum
menggunakannya untuk keperluan
bertransaksi.
Ketika digunakan, nilai uang elektronik
yang tersimpan dalam media elektronik
akan berkurang sebesar nilai transaksi
dan setelahnya dapat mengisi kembali
(top-up). Media elektronik untuk
58
menyimpan nilai uang elektronik dapat
berupa chip atau server.
c. Manfaat Uang Elektronik
Penggunaan Uang Elektronik sebagai alat
pembayaran dapat memberikan manfaat
sebagai berikut:
1) M e m b e r i k a n k e m u d a h a n d a n
kecepatan dalam melakukan transaksi
transaksi pembayaran tanpa perlu
membawa uang tunai.
2) Tidak lagi menerima uang kembalian
dalam bentuk barang (seperti permen)
akibat padagang tidak mempunyai
uang kembalian bernilai kecil(receh).
3) Sangat applicable untuk transaksi
massal yang nilainya kecil namun
frekuensinya tinggi, seperti:
transportasi, parkir, tol, fast food, dll.
d. Risiko Uang Elektronik
Walapun di satu sisi terdapat beberapa
manfaat dari Uang Elektronik, tetapi di
sisi lain terdapat risiko yang perlu
disikapi dengan kehati-hatian dari para
penggunanya, seperti:
1) Risiko uang elektronik hilang dan
dapat digunakan oleh pihak lain,
karena pada prinsipnya uang
elektronik sama seperti uang tunai
yang apabila hilang tidak dapat diklaim
kepada penerbit.
2) Risiko karena masih kurang pahamnya
pengguna dalam menggunakan uang
elektronik, seperti pengguna tidak
menyadari uang elektronik yang
digunakan ditempelkan 2(dua) kali
pada reader untuk suatu transaksi yang
sama sehingga nilai uang elektronik
berkurang lebih besar dari nilai
transaksi.
e. Jenis Uang Elektronik dan Batas Nilai
Uang Elektronik
Jenis uang elektronik berdasarkan
tercatat atau tidaknya data identitas
pemegang pada penerbit Uang Elektronik
 dibagi menjadi :
1) Uang Elektronik registered, merupakan
Uang Elektronik yang data identitas
pemegangnya tercatat/terdaftar pada
penerbit Uang Elektronik. Dalam
kaitan ini, penerbit harus menerapkan
prinsip mengenal nasabah dalam
menerbitkan Uang Elektronik
Registered. Batas maksimum nilai Uang
Elektronik yang tersimpan pada media
chip atau server untuk jenis registered
adalah Rp5.000.000,00(lima juta
Rupiah).
2) U a n g E l e k t r o n i k u n r e g i s t e r e d ,
merupakan Uang Elektronik yang data
identitas pemegangnya tidak
tercatat/terdaftar pada penerbit Uang
Elektronik. Batas maksimum nilai Uang
Elektronik yang tersimpan pada media
chip atau server untuk jenis
D. PEMBUATAN BUKTI PEMBAYARAN
unregistered adalah Rp1.000.000,00
(satu juta Rupiah).
f. Pihak-Pihak dalam Penyelenggaraan
Uang Elektronik
1) Pemegang kartu adalah pengguna
yang sah dari Uang Elektronik.
2) Prinsipal adalah bank atau lembaga
selain bank yang bertanggung jawab
atas pengelolaan sistem dan/atau
jaringan antar anggotanya, baik yang
berperan sebagai penerbit dan/atau
acquirer, dalam transaksi Uang
Elektronik yang kerjasama dengan
anggotanya didasarkan atas suatu
perjanjian tertulis.
3) Penerbit adalah bank atau lembaga
selain bank yang menerbitkan Uang
Elektronik.
4) Acquirer adalah bank atau lembaga
selain bank yang melakukan kerjasama
dengan pedagang (merchant), yang
dapat memproses Uang Elektronik
yang diterbitkan oleh pihak lain.
5) Pedagang (merchant) adalah penjual
barang dan/atau jasa yang menerima
59
pembayaran dari transaksi
penggunaan Uang Elektronik.
6) Penyelenggara kliring adalah bank
atau lembaga selain bank yang
melakukan perhitungan hak dan
kewajiban keuangan masing-masing
penerbit dan/atau acquirer dalam
rangka transaksi Uang Elektronik.
7) Penyelenggara penyelesaian akhir
adalah bank atau lembaga selain bank
y a n g m e l a k u k a n d a n
bertanggungjawab terhadap
penyelesaian akhir atas hak dan
kewajiban keuangan masing-masing
penerbit dan/atau acquirer dalam
rangka transaksi Uang Elektronik
berdasarkan hasil perhitungan dari
penyelenggara kliring.
Setiap petugas menerima pembayaran
maka akan membuatkan tanda terima
pembayaran. Tanda terima pembayaran
adalah tanda bukti yang diterima setelah
seseorang melakukan proses
pembayaran suatu transaksi. Bukti
tersebut kemudian diarsipkan menjadi
sebuah dokumen yang kemudian
menjadi alat untuk merekam seluruh
transaksi yang terjadi pada perusahaan
tersebut.
Beberapa bukti pembayaran yang
biasanya digunakan oleh perusahaan
antara lain adalah kuitansi, cek, faktur,
nota kontan, nota debet, nota kredit, bukti
setoran pada bank, bilyet giro, rekening
koran, bukti kas masuk , bukti kas keluar
serta bukti memo.
1. Kuitansi
Kuitansi merupakan merupakan sebuah
bukti dari transaksi pada saat penerimaan
sejumlah uang. Kuitansi ini dibuat dan
ditanda tangani oleh pihak penerima
uang kemudian diserahkan kepada yang
melakukan pembayaran. Umumnya
 kuitansi terdiri dari dua bagian, dimana sebagian bukti arsip pihak yang
bagian pertama akan diberikan kepada mengeluarkan dan menandatangani
pihak yang membayar sebagai bukti cek tersebut.
pencatatan pengeluaran uang, sedang 2. Sedangkan pada bagian sebelah kanan
bagian yang kedua dapat dijadikan terdapat nama dari pihak yang
sebagai bukti pencatatan penerimaan menerima cek tersebut.
uang.
3. Faktur atau Invoice
Berikut ini adalah bagian dari ciri-ciri
yang terdapat pada kuitansi: tanggal
transaksi, nama pihak pemberi uang,
jumlah/ nominal uang, keterangan atau
maksud dan tujuan dari transaksi
pemberian uang tersebut, tanda tangan
yang disertai materai bila dibutuhkan.

Gambar 4 .12 Faktur

Sumber : https://7infomedia.blogspot.com

Invoice atau Faktur adalah surat bukti

terjadinya transaksi pembelian atau
penjualan secara kredit. Faktur
dikeluarkan oleh penjual kepada
pembeli. Salah satu fungsi dari faktur
Gambar 4.10 Kuitansi (2) adalah sebagai bahan pertimbangan
Sumber : http://www.krishand.com/software-kwitansi-pembayaran
pembeli dalam meneliti kembali akan
2. Cek barang-barang yang telah dibelinya.
Bukti faktur ini juga diperlukan apabila
nantinya akan terjadi retur pembelian
atau retur penjualan. Faktur dibedakan
kedalam dua jenis, yakni faktur
pembelian dan faktur penjulan. Untuk
pihak pembeli, faktur yang diterima
Gambar 4.11 Cek
merupakan faktur pembelian, begitu pula
Sumber : https://www.finansialku.com bagi penjual, faktur yang ada
Cek adalah sebuah surat perintah ditangannya adalah faktur penjualan
pembayaran yang dibuat oleh pihak yang barang dagangannya.
mempunyai rekening di suatu bank, Isi di dalam faktur terdapat informasi
dengan tujuan agar pihak bank mengenai hal-hal sebagai berikut: Nama
membayarkan sejumlah uang kepada barang dan alamat penjual, Nomor faktur,
orang yang membawa surat atau yang Nama dan alamat pembeli, Tanggal
namanya tertulis didalam cek tersebut. pembayaran, Syarat pembayaran,
Ciri-ciri cek, dalam lembaran cek terdapat Keterangan mengenai barang yang
dua bagian atau 2 ciri khusu. Berikut ini meliputi harga satuan barang, jenis
adalah ciri khusus dari cek tersebut: barang, barang kuantitas, dan jumlah
1. Pada bagian kiri buku cek merupakan harga.

60
4. Nota Kontan
Gambar 4.13 Nota Kontan
Sumber : http://dodirullyandapgsd.blogspot.com
Nota Kontan adalah sebuah bukti
transaksi pembelian/ penjualan secara
tunai. Lembaran pertama atau asli untuk
pembeli sedangkan lembaran kedua atau
copy-anya akan disimpan oleh penjual
sebagai bukti transaksi atas penjualan
barang secara tunai.
Dalam nota kontan memuat sebuah
informasi mengenai hal-hal sebagai
berikut: nama perusahaan/ nama toko
yang mengeluarkan nota, nomor nota,
tanggal transaksi, jenis barang, jumlah
barang yang diambil/dibeli, harga satuan
barang, jumlah harga.
5. Nota Debet
Gambar 4.14 Nota Debit
Sumber : http://dodirullyandapgsd.blogspot.com
Nota debit adalah bukti transaksi
pengembalian barang yang sudah
dibeli(retur pembelian). Nota debit
dibuat oleh pihak pembelian.
6. Nota Kredit
Gambar 4.15 Nota Kredit
Sumber : http://dodirullyandapgsd.blogspot.com
61
Nota kredit adalah bukti transaksi
penerimaan kembali barang yang sudah
dijual(retur penjualan). Nota kredit
dibuat oleh penjual ketika barang yang
dijual dikembalikan oleh pembeli.
7. Bukti Setoran pada Bank
Bukti Setoran Bank adalah sebuah catatan
transkip atau slip setoran yang di
sediakan oleh pihak bank untuk
digunakan nasabah pada saat melakukan
setoran maupun transaksi lainya. Bukti ini
dapat digunakan sebagai rekonsialiasi
bank apabila terjadi kesalahan
pencatatan yang dilakukan oleh pihak
bank.
8. Bilyet giro
Gambar 4.17 Bilyet Giro
Sumber : https://www.google.co.id
Biliyet giro adalah sebuah surat perintah
untuk memindah bukukan sejumlah uang
dari reknening nasabah suatu bank ke
rekening penerima yang namanya tertera
pada biliyet giro, baik pada bank yang
sama maupun pada bank yang berbeda.
Perlu kita ketahui bahwa peneriman
biliyet giro tidak dapat langsung
menukarkan biliyet gironya dengan uang
tunai, akan tetapi dapat menyetorkan
biliyet giro tersebut kepada pihak bank
untuk menambahkan pada simpanan
direkeningnya.
9. Rekening Koran
Dalam dunia perbankan, rekening
koran(dari bahasa Belanda rekening-
courant) adalah ringkasan transaksi
keuangan yang telah terjadi pada
periode tertentu pada rekening bank
yang dimiliki oleh individu atau
perusahaan di lembaga keuangan.
 Pengertian Bukti kas masuk merupakan
bukti transaksi atas peristiwa
penerimaan uang(kas) yang telah
dilengkapi dengan buktinya. Bukti kas
masuk ini nantinya akan digunakan dalam
proses penyusunan jurnal kas masuk/
jurnal penerimaan kas.
11. Bukti Kas Keluar

Gambar 4.18 Rekening Koran

Sumber : https://id.wikipedia.org

Rekening koran umumnya dicetak secara

berkala dan dikirim langsung ke
pemegang rekening, atau hanya dicetak
atas permintaan pemegang rekening.
Dalam beberapa tahun terakhir, terjadi
pergeseran dalam pencetakan laporan
elektronik tanpa kertas. Beberapa Gambar 4.20 Bukti Kas Leluar (BKK)
Sumber : https://pesakblog.wordpress.com/2016
lembaga keuangan menawarkan
nasabahnya untuk melihat atau Pengertian Bukti kas keluar merupakan
mengunggah langsung rekening koran bukti dari kejadian transaksi pengeluaran
miliknya melalui situs web bank atau kas ataupun pembayaran. Bukti
melalui aplikasi telepon pintar. Beberapa pengeluaran kas ini biasanya akan
ATM juga menawarkan kemungkinan digunakan untuk dokumen ketika
untuk mencetak riwayat transaksi atau menyusun jurnal pengeluaran kas.
mutasi rekening secara langsung. 12. Bukti Memo
Rekening koran memuat semua aktivitas
rekening seperti tabungan, transfer
uang, debit atau kredit, yang diperlukan
oleh bank atau kreditur sebagai bukti
untuk menunjukkan bahwa pemegang
rekening benar memiliki penghasilan
atau mempunyai arus kas.
Gambar 4.21 Bukti Memo
10. Bukti Kas Masuk Sumber :rhttp://rekhna.blogspot.com/2016/

Pengertian Bukti memo adalah bukti

transaksi yang dibuat oleh pimpinan
perusahaan atau orang yang diberikan
wewenang untuk suatu kejadian-
kejadian yang berlangsung didalam
internal perusahaan bersangkutan.
Contoh memo seperti untuk mencatat
gaji pegawai yang masih harus dibayar
pada akhir periode.

Gambar 4.19 Bukti Kas Masuk (BKM)

Sumber : https://pesakblog.wordpress.com/2016

62
Tahukah anda apakah 10 mata uang dengan
nilai tukar tertinggi?
1. Dinar Kuwait , Nilai Tukar dengan Dolar AS :
USD. 3,31
2. Dinar Bahrain, Nilai Tukar dengan Dolar AS :
USD. 2,65
3. Rial Oman Nilai Tukar dengan Dolar AS :
USD. 2,60
Buatlah kelompok 3 – 5 orang, kerjakan tugas
dibawah ini secara kelompok!
1. Pilihlah 1 mata uang rupiah dan 1 mata uang
rupiah lakukan identifikasi mata uang
tersebut kemudian laporkan hasil
identifikasi dengan mengisi data pada tabel
berikut:
No Deskripsi Hasil Identifikasi

Tahun pembuatan …………………………………….

4. Dinar Yordania, Nilai Tukar dengan Dolar 1

AS : USD. 1,41 2
Warna …………………………………….

5. Poundsterling, Nilai Tukar dengan Dolar AS 3

Ukuran …………………………………….
: USD. 1,31
Gambar tampak depan …………………………………….
4
6. Pound Gibraltar, Nilai Tukar Dengan Dolar
As : Usd. 1,32 5
Gambar tampak belakang …………………………………….

7. Dollar Cayman Islands, Nilai Tukar Dengan

Dolar As : Usd. 1,20 2. Carilah masing-masing 2 contoh travel
8. Euro Eropa, Nilai Tukar Dengan Dolar As : voucher dan 2 contoh guarantee letter!
Usd. 1,17 Cermati dan identifikasi informasi apa saja
yang ada di dalam travel voucher dan
9. Franc Swiss, Nilai Tukar Dengan Dolar As :
guarantee letter! kemudian buatlah
Usd. 1,01
kesimpulan apa persamaan dan perbedaan
10. Dollar Amerika Serikat, Nilai Tukar dengan keduanya! Buatlah laporan hasil
Rupiah : Rp. 14.390,60 pengamatanmu dalam power point dan
presentasikan di depan kelas!

Anda dapat mengakses informasi tentang uang

kertas dan uang logam mata uang rupiah di:
Anda berperan sebagai petugas kasir sebuah
https://www.peruri.co.id/
restaurant, Anda menerima pembayaran atas
nama tamu Mr. Roberth Brandon yang membeli
produk berupa:
a. 2 Orrange Juice @ Rp.15.000
b. 2 beaf steak @ Rp 75.000
c. 2 strawberry pudding @ 25.500
Mr. Roberth Brandon membayar dengan uang
rupiah sebesar Rp. 300.000
Peragakan bagaimana anda menerima uang
pembayaran dan bagaimana anda membuat
bukti penerimaan uang.

63
 Dalam kegiatan penerimaan dan
pengeluaran uang maka seorang petugas
administrasi harus mampu mengidentifikasi
dan memproses penerimaan dan pengeluaran
uang sesuai prosedur. Jenis uang dapat
diklasifikasikan menjadi : (1) berdasarkan
lembaga yang menertbitkan yaitu uang kartal
(common money) dan uang giral/ deposit
money, (2) berdasarkan nilai yaitu bernilai
penuh dan bernilai tidak penuh, (3)
berdasarkan kawasan penggunaan uang yaitu
uang lokal , uang regional dan
internasional.
Untuk menghindari kesalahan dan
kerugian pada saat menerima pembayaran
maka petugas harus terlebh dahulu memiliki
kemampuan untuk mendeteksi keaslian uang
dan menguasai prosedur menerima uang.
Mendeteksi keaslian uang dapat dilakukan
dengan cara manual dan menggunakan alat
bantu (money detektor). Cara manual dilakukan
dengan 3 D yaitu dilihat, diraba, diterawang.
Metode pembayaran dalam dunia
pariwisata dapat diklasifikasikan menjadi 3
kategori yaitu: personal account, company
account dan travel account. Untuk jenis
pembayaran dapat digolongkan menjadi 2
bagian besar yaitu tunai (cash) dan non tunai
(non cash) meliputi: credit card, voucer, traveler
cheque dan guarantee letter.
Setiap petugas yang menerima
pembayaran akan membuatkan tanda terima
pembayaran berupa nota, kuitansi atau yang
lainnya kemudian akan dicatat kedalam buku
penerimaan. Pembuatan bukti pembayaran
harus tepat jumlahnya, rapi dan terbaca
dengan jelas.
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan
singkat, jelas dan benar!
1. Jelaskan perbedaan uang kartal dan uang
giral!
2. Anda menerima pembayaran penjualan
produk dari client berupa:
a. Uang Rp 200.000
b. Credit card
Bagaimana prosedur anda menerima
pembayaran tersebut?
3. Metode pembayaran diklasifikasikan
menjadi 3 kategori yaitu: personal account,
company account dan travel account.
Jelaskan ketiga apa yang dimaksud ketiga
uang metode tersebut!
4. Seorang petugas penerima pembayaran
harus menguasai penggunaan EDC. Apa
yang dimaksud dengan Electronic Data
Capture(EDC)?
5. Anda diminta oleh atasan untuk membeli 5
materai dan mengcopy laporan rangkap 3.
Sebagai seorang petugas administrasi
bagaimana prosedur anda memproses
pengeluaran uang untuk tugas tersebut!
Bacalah kembali tujuan pembelajaran
mengenai Penerimaan, Pengeluaran Uang dan
Bukti Pembayaran yang tercantum di awal B !
Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut
yang menurut anda belum tercapai? Ulangi
mempelajari, diskusikan dengan teman dan
guru pembimbing jika anda mengalami
kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
tersebut.
Penguasaan materi tentang Penerimaan,
Pengeluaran Uang dan Bukti Pembayaran ini
sangat berhubungan dengan materi
selanjutnya yaitu Laporan Kas Kecil sehingga
sebelum melanjutkan ke materi bab
selanjutnya anda diharapkan dapat memahami
semua materi yang ada dalam Bab ini.
64
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GANJIL receipt atau posting ke guest bill
A. Pilihan Ganda konfirmasi nomor fax yang dituju, cek
dokumen yang akan di fax dan
Jawablah pertanyaan berikut ini dengan
informasikan jumlah biayanya, kirim fax,
memilih salah satu option jawaban A,B,C,D,
kembalikan document asli ke tamu
atau E!
E. Konfirmasi nomor fax yang dituju, cek
1. Travel Jaya Abadi membuatkan rencana
dokumen yang akan di fax dan
perkiraan biaya kepada perusahaan PT
informasikan jumlah biayanya,
Makmur terkait kegiatan tour karyawan pada
konfirmasi masalah pembayaran, kirim
bulan Desember tahun ini. Perkiraan biaya
fax, kembalikan dokumen asli ke tamu,
yang dibuat oleh Travel Jaya Abadi untuk PT
proses pembayaran dengan membuat
Makmur disebut dengan….
cash receipt atau posting ke guest bill
A. Invoice
3. Salah satu tujuan mengapa dokumen atau
B. Itenarry berkas perlu discan yang tidak ditemui jika
C. Expected Arriva List menggunakan peralatan kantor lain adalah
D. Banquet Event Order ….
E. Travel Voucher A. memiliki back up data dalam bentuk soft
file
2. Mrs. Anne yang tinggal di ruang 4415
hendak mengirimkan dokumen bisnisnya B. memperoleh dokumen sesuai aslinya.
dengan fax, anda diminta membantu C. agar dosumen tidak mudah rusak
mengirimkannya. Langkah kerja yang anda D. cepat sampai tujuan
lakukan sesuai SOP adalah ….
E. biaya murah
A. Konfirmasi masalah pembayaran,
4. Anda seorang petugas administrasi sebuah
konfirmasi nomor fax yang dituju, cek
perusahaan, diminta supervisor untuk
dokumen yang akan di fax dan
menggandakan laporan kerja. Pada saat
informasikan jumlah biayanya, kirim fax,
akan menggunakan mesin foto copy
kembalikan document asli ke tamu,
ternyata anda mengalami kendala karena
proses pembayaran dengan membuat
mesin foto copy tidak dapat berjalan sesuai
cash receipt atau posting ke guest bill
fungsinya. Langkah yang harus anda lakukan
B. Cek dokumen yang akan di fax dan andalah ….
informasikan jumlah biayanya,
A. menghubungi bagian engineering
konfirmasi nomor fax yang dituju,
konfirmasi masalah pembayaran, kirim B. menghubungi bagian room service
fax, kembalikan dokumen asli ke tamu, C. menghubungi bagian security
proses pembayaran dengan membuat D. memperbaiki sendiri mesin
cash receipt atau posting ke guest bill
E. menyalin ke luar kantor
C. Konfirmasi nomor fax yang dituju, kirim
5. Dengan adanya surat tugas atau surat
fax, cek dokumen yang akan di fax dan
keputusan maka seseorang akan memiliki
informasikan jumlah biayanya,
dasar untuk melaksanakan suatu kegiatan.
konfirmasi masalah pembayaran,
Dalam hal ini maka surat berfungsi sebagai
kembalikan dokumen asli ke tamu, proses
....
pembayaran dengan membuat cash
receipt atau posting ke guest bill A. pedoman
D. Konfirmasi masalah pembayaran, proses B. media promosi
pembayaran dengan membuat cash C. alat bukti tertulis

65
 D. sarana komunikasi D. alinea penutup
E. duta organisasi/individu E. salam penutup
6. Kartu pos, warkat pos, surat bersampul, 11. “Atas bantuan Saudara ….”. Kalimat
memorandum, telegram, hal tersebut tersebut merupakan kalimat pada ….
merupakan contoh jenis surat yang A. salam pembuka
tergolong dalam jenis surat ....
B. alinea pembuka
A. berdasarkan sifatnya
C. alinea isi
B. berdasarkan wujudnya
D. alinea penutup
C. berdasarkan tujuannya
E. salam penutup
D. berdasarkan jumlah penerima
12. Bentuk surat dimana pada pengetikan isi
E. berdasarkan kerahasiaan isinya surat pada baris pertama setiap alinea
7. Perlengkapan surat berupa kertas surat yang diketik dari sebelah kiri, kemudian baris
digunakan untuk menggandakan tulisan berikutnya diketik masuk lima spasi
adalah …. sampai pada pergantian alinea. Bentuk
A. kertas tulis bergaris surat seperti ini disebut ….
B. bond paper A. block style
C. doorslag B. semi block style
D. stensil C. hanging paragraph style
E. airmail D. indented style
8. S e h e l a i k e r t a s y a n g t e l a h d i c e t a k E. official style
sedemikian rupa sehingga apabila dilipat 13. Penulisan bagian-bagian surat semuanya
akan membentuk sampul surat disebut …. dimulai dari kiri, merupakan bentuk surat
A. kartu pos yang disebut dengan bentuk …
B. nota A. block style
C. memo B. full block style
D. warkat pos C. semi block style
E. wesel D. indented style
9. Penulisan tanggal surat yang benar jika E. official style
menggunakan kertas berkop surat adalah …. 14. Mengetahui jumlah surat yang sudah
A. Yogyakarta, 25 September 2017 dikeluarkan oleh suatu organisasi adalah
salah satu fungsi dari bagian surat yaitu ….
B. 25 September 2017
A. nomor surat
C. 25-09-2017
B. tanggal surat
D. 25 Sept 17
C. hal/perihal
E. 25/09/2017
D. lampiran
10. “Dengan ini kami sampaikan bahwa …”.
Kalimat tersebut merupakan kalimat pada …. E. tembusan
A. salam pembuka 15. Memberikan petunjuk kepada pembaca
mengenai isi pokok surat, hal ini
B. alinea pembuka
merupakan fungsi dari bagian surat yaitu
C. alinea isi ….

66
 A. nomor surat A. Rizal, Syarif, Hussein, Drs
B. tanggal surat B. Rizal, Hussein, Syarif, Drs
C. hal/perihal C. Hussein, Syarif, Rizal, Drs
D. lampiran D. Hussein, Rizal, Syarif, Drs
E. tembusan E. Drs, Rizal, Syarif, Hussein, Drs
16. Arsip yang tidak dipergunakan secara 20. Jika nama menggunakan gelar maka kita
langsung untuk perencanaan perlu memperhatikan cara
penyelenggaraan kehidupan berbangsa mengindeksnya.Yang termasuk gelar
pada umumnya, maupun untuk akademis adalah ….
penyelenggaraan administrasi Negara, A. KGPH, BRA, Ray, RA
hal tersebut merupakan pengertian dari B. Ir, M.M, M.Ed, Drs, Dr
arsip ....
C. Haji, Hajjah, KH, Pastur, Bhiksu
A. biasa
D. Gubernur, Presiden, Kepala Bagian
B. statis
E. Jenderal, Kopral, Sersan, Laksamana
C. dinamis
21. Perhatikan gambar berikut
D. personal
E. inventory
17. Suatu sistem penyimpanan surat-surat
atau records berdasarkan “tanggal” atau
“bulan”, dimana tanggal yang akan
dijadikan kode surat adalah “tanggal Sampul surat seperti gambar tersebut
pembuatan surat” atau “tanggal disebut dengan sampul ….
penerimaan surat” tersebut. Hal tersebut A. bifold
merupakan sistem sistem penataan arsip
B. air mail
yaitu ....
C. official
A. Geographical System
D. open end
B. Alphabetical System
E. commercial
C. Subjectical System
22. Jenis lipatan surat seperti gambar di
D. Numerical System
bawah ini disebut dengan lipatan surat ….
E. Cronologi System
18. Alat yang digunakan untuk menyimpan
kartu indeks dengan menggunakan laci-
laci yang dapat ditarik keluar memanjang,
alat ini disebut dengan ....
A. filing cabinet
B. almari arsip
C. rak arsip A. lipatan perancis
D. rotary B. lipatan baron
E. cardex C. lipatan akordion
19. Apabila nama “Drs. Rizal Syarif Hussein” D. lipatan baku
diindeks maka menjadi ….
E. ganda sejajar

67
23. Perhatikan gambar di bawah ini. Bentuk
surat dibawah ini merupakan bentuk
surat
26.
27.
A. lurus penuh (Full block style)
B. lurus (Block style)
C. setengah lurus (Semy block style
D. lekuk (Indented style),
E. linea menggantung (Hanging Style)
24. Bagian surat yang menunjukkan pihak 28.
atau orang lain yang juga berhak
mendapatkan atau ada kaitannya dengan
surat tersebut. Penulisannya diletakkan
di kiri bawah. Bagian surat tersebut
adalah ….
A. lampiran
B. tanda tangan
C. nama penanda tangan
D. tembusan/carbon copy (c.c)
E. inisial nama pengonsep dan pengetik
surat
25. Surat yang digunakan untuk keperluan
internal suatu organisasi yang bertujuan
untuk memberi/ meminta informasi antar 29.
pejabat kantor. Hal tersebut disebut
dengan ….
A. telegram
B. warkat pos
68
C. kartu pos
D. memorandum
E. surat bersampul
Uang yang diterima oleh masyarakat
sebagai alat pembayaran yang sah
(dilindungi UU) yang dikeluarkan oleh
Bank Indonesia dan dicetak oleh Perum
Peruri. Hal tersebut merupakan definisi
dari ....
A. uang kartal
B. uang kertas
C. uang logam
D. deposit money
E. common money
Uang emas (logam mulia) merupakan
salah satu contoh jenis uang yang dilihat
dari nilainya dikategorikan kedalam ....
A. uang lokal
B. uang regional
C. full bodied money
D. uang internasional
E. representatif full bodied money
Pembayaran atas pembelian dapat
dilakukan dengan uang tunai atau cek.
Cek adalah ….
A. bukti transaksi adanya penerimaan
uang karena adanya pembayaran
B. surat perintah agar bank membayar
sejumlah uang kepada pihak yang
namanya tertera dalam cek
C. bukti transaksi terjadinya penjualan
tunai
D. bukti transaski terjadinya pembelian
secara tunai
E. bukti transaksi terjadinya penjualan
secara kredit
Alat pembayaran non tunai yang sering
digunakan sebagai alat pembayaran di
hotel antara lain ….
A. traveler cheque, voucher compliment,
uang
 B. kartu kredit, guarantiee letter, travel Setelah mempelajari bab kesatu sampai
voucher keempat ini dan mengerjakan evaluasi
C. cek, traveler cheque, voucher semester ganjil, cobalah refleksi diri Anda
compliment mengenai materi pada satu semester ini,
apakah masih ada materi yang belum
D. uang, voucher compliment, traveler
dimengerti? Adakah yang masih ingin
cheque
ditanyakan pada guru pengampu? Jika iya,
E. cek, uang, voucher compliment diskusikan dengan teman maupun guru Anda.
30. PT Makmur Jaya menjual 10 buah buku Sampaikan juga kekurangan atau kelebihan
dan mengirimnya kepada pembeli ibu kegiatan pembelajaran selama satu semester
Loren di Jakarta. Setelah ibu Loren ini kepada guru pengampu untuk perbaikan
menerima dan mengecek buku tersebut kegiatan pembelajaran ke depan.
diketahui 10 buku sudah sampai di tujuan
tetapi 2 buku diterima dalam kondisi
rusak, maka ibu Loren menginformasikan
dan mengembalikannya kepada PT
Makmur Jaya. Dalam kasus pengembalian
barang ini maka PT Makmur jaya akan
membuat ....
A. nota kontan
B. nota kredit
C. nota debit
D. kuitansi
E. faktur
B. Essay
Jawablah pertanyaan dibawah ini
dengan tepat!
1. Jelaskan 3 contoh dokumen kantor
yang ada di lingkup pariwisata!
2. Buatlah sebuah surat resmi, kemudan
identifikasikan bagian-bagian surat
yang ada pada surat yang anda buat
tersebut!
3. Mengapa documen kantor perlu
diarsip?
4. Jelaskan bagaimana anda mendeteksi
uang yang anda terima tersebut asli?
5. Jelaskan 3 jenis bukti pembayaran!

69
 BAB v
LAPORAN KAS KECIL

1. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
menyimpulkan pengertian dan tujuan kas kecil dengan tepat.
2. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
mengidentifikasi dan membuat jenis transasksi kas kecil dengan tepat.
3. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
melakukan kegiatan penerimaan dan penggunaan kas kecil sesuai prosedur.
4. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
menerapkan sistem pembukuan untuk membuat laporan pembukuan dengan
tepat.
5. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
menemukan penyebab adanya selisih dana kas kecil dengan tepat.
6. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
melakukan pemeriksaan fisik kas kecil (cash opname) dengan tepat.

Kas Kecil/ petty cash - Imprest Fund System - Fluctuation Fund -Cash Opname

70

Gambar 5.1 Pembuatan Laporan Kas Kecil
Sumber: https://www.kata.co.id
A. PENGERTIAN KAS KECIL
Istilah kas pada dasarnya berasal dari
Bahasa Inggris yaitu kata cash yang artinya
uang tunai. Lawan kata dari kas atau cash ini
adalah kredit yang memiliki arti dibayar
kemudian baik itu dengan cara dibayar
sekaligus ataupun dibayar dengan cara
diangsur atau dicicil. Oleh karena itu, jika
diartikan menurut sumber bahasa atau pun
kata pembentuknya, kas merupakan kekayaan
milik perusahaan yang berbentuk uang tunai.
Kas merupakan aktiva perusahaan yang paling
lancar, karena kas paling sering digunakan
untuk transaksi-transaksi dalam perusahaan.
B. TUJUAN KAS KECIL
Dalam arti lebih luas kas tidak hanya
berbentuk uang kontan tetapi juga termasuk
cek, postal money, cashiers check, traveller
check, simpanan bank, money order. Yang tidak
temasuk dalam kas perusahaan antara lain:
deposit berjangka, obligasi yang dikeluarkan
oleh perusahaan lain dan saham yang
dikeluarkan oleh perusahaan lain
Dalam dunia bisnis, jumlah kas sebuah
perusahaan merupakan salah satu indikator
kemampuan ataupun kinerja perusahaan
tersebut. Semakin besar nilai kas yang dimiliki
oleh perusahaan, maka semakin baik pula
kinerja perusahaan tersebut(dengan syarat
nilai aktiva tetap sebanding dengan nilai aktiva
lancarnya). Ketika perusahaan memiliki jumlah
kas yang besar, pihak – pihak terkait(kreditor,
pemasok, pemerintah, lembaga keuangan,
investor, dll) perusahaan cenderung akan lebih
mempercayai perusahaan tersebut, sehingga
71
aktivitas kerja sama atau pun penanaman
modal dapat berjalan dengan lebih lancar.
Setelah kita membahas apa itu kas maka
akan dibahas lebih lanjut mengenai apa itu kas
kecil. Kas Kecil atau biasa disebut sebagai petty
cash merupakan sejumlah dana yang
diperuntukkan khusus sebagai pengeluaran
yang jumlah dan sifatnya relatif kecil. Secara
umum Kas Kecil ini nantinya akan digunakan
untuk mendanai pengeluaran pimpinan yang
jumlahnya kecil seperti dana menjamu tamu,
dana konsumsi rapat, dan lainnya. Dana kas
kecil biasanya disimpan dalam lemari uang
atau brankas.
Orang yang ditugaskan untuk mengelola
kas kecil ini adalah sekretaris atau bagian
administrasi. Sekretaris diharapkan mampu
merencanakan penggunaan dana kas kecil ini
dan membuat pembukuan untuk disetor ke
bagian keuangan. Jadi nantinya pihak
adminsitrasi / kesekretariatan tidak perlu lagi
meminta dana ke bagian keuangan jika ingin
mengeluarkan dana yang sifatnya tidak terlalu
besar dan untuk kepentingan sehari-hari.
Tujuan dibentuknya kas kecil antara lain:
1. Untuk membayar pengeluaran yang
sifatnya mendadak.
2. Untuk membayar keperluan jumlah nilai
nominalnya kecil yang tidak efektif jika
harus menggunakan cek.
3. Membantu staff karyawan dalam
memberikan pelayanan secara maksimal
kepada pelanggan juga kepada relasi
bisnis pimpinan.
4. Membantu memperlancar aktivitas
atasan yang menggunakan dana secara
mendadak dan tidak terencana
sebelumnya.
5. Mempercepat pembayaran yang butuh
dilunasi segera, sehingga tidak butuh
menunggu dalam waktu lama.
6. Menghindari kekurangan stok kebutuhan
 kantor yang bersifat kecil namun penting. Keterangan
Dengan adanya kas kecil, kebutuhan 1. Isi dengan nama bagian atau divisi atau
kantor dapat dibeli dengan cepat departemen penerima dana kas kecil.
sehingga selalu tersedia.
2. Periode kas kecil merupakan periode
7. Memudahkan pegawai tanpa harus berikutnya, dalam soal ini berarti periode
membuat mereka menggunakan uang kas kecil bulan November 2017.
sendiri dulu untuk keperluan kantor.
3. Tuliskan dana awal kas kecil, dalam soal ini
imprest tiap periode adalah
C. JENIS BUKTI TRANSAKSI KAS KECIL Rp15.000.000,00.
Mengelola dana kas kecil tidak terlepas 4. Saldo akhir atau sisa kas kecil pada tanggal
dari adanya transaksi keuangan. Dari hasil 31 mei 2017 (saldo diperoleh dari imprest
transaksi akan muncul adanya bukti-bukti sejumlah Rp15.000.000,00. –
transaksi keuangan. Transaksi adalah Rp12.068.000,00. <semua pengeluaran
persetujuan jual beli di dalam perdagangan pada bulan Mei 2017> = Rp2.932.000,00.
antara dua belah pihak. Bukti transaksi <saldo akhir>).
tersebut antara lain kuitansi, cek, faktur, nota 5. Keterangan: Pengisian kembali dana kas
kontan, nota kredit, nota debet, bukti kas kecil.
masuk, bukti kas keluar, bukti pengajuan kas
6. Tuliskan jumlah pengisian kembali yang di
kecil.
ajukan dalam format huruf.
Bukti-bukti transaksi tesebut diatas sudah
7. Tuliskan jumlah pengajuan pengisian
dibahas pada bab sebelumnya yaitu pada bab
kembali dana kas kecil dalam format
IV, topik pembuatan bukti pembayaran. Pada
angka.
pembahasan ini akan dibahas yang belum
dibahas yaitu bukti pengajuan kas kecil. 8. Disetujui oleh pimpinan, dalam soal
praktik kas kecil ini pimpinan dijabat oleh
Formulir pengajuan dana kas kecil adalah
Dr. Tati Sekartaji Langitan, SH, MH.
formulir yang digunakan untuk mengajukan
pengisian dana kas kecil. Formulir dana kas 9. Cantumkan tanggal atau titimangsa
kecil ini hanya digunakan jika kas kecil pengajuan dana kas kecil, dalam soal ini
menggunakan sistem/ metode pembukuan tanggal 31 Mei 2017.
sistem imprest yaitu sistem dana tetap. Akan 10. Dibuat oleh pemegang kas kecil, dalam soal
tetapi, jika sistem pembukuan kas kecil ini pemegang kas kecil adalah Veronika
menggunakan fluktuatif(tidak tetap) maka dengan jabatan sekretaris direktur
formulir pengajuan dana kas kecil ini tidak pemasaran.
diperlukan.
D. P R O S E D U R P E N E R I M A A N D A N
PENGGUNAAN KAS KECIL
Selain itu pemegang kas kecil perlu
memiliki ketelitian, kerapihan dan
kejujuran. Prosedur penerimaan dan
penggunaan kas kecil dapat diuraikan
sebagai berikut:

Gambar 5.2 Formulir Pengajuan Dana Kas Kecil

Sumber : http://ganteung.blogspot.com/2017/

72
1. Prosedur Penerimaan
Permohonan Pengisian Dana Kecil
Menerima Dana Kas Kecil
Pencatatan di BKM dan Buku Kas
Penyimpanan
Uang simpan di Pe y Cash Box
BKM simpan di Ordner
Bagan 5.3 Alur Penerimaan dan Pengeluaran dana Kas Kecil
Sumber: Doc Penulis
a. Petugas administrasi/ sekretaris/
pemegng kas kecil mengajukan
permohonan pengisian dana kas kecil
kepada bagian keuangan atau
bendahara perusahaan dengan
melampirkan laporan pembukuan kas
kecil.
b. Menerima dana kas kecil berupa uang
tunai atau cek.
c. Mencatat penerimaan dana kas kecil ke
dalam:
1) Buku Kas Masuk (BKM) lampiri
dengan foto copy cek jika dana kas
kecil diberikan dalam bentuk cek.
2) Buku Kas.
d. Simpan uang dalam brankas/ petty cash
box
e. Simpan Buku Kas Masuk pada ordner
Gambar 5.4 Petty Cash Box (tempat penyimpanan uang)
Sumber : https://www.blibli.com/cash-box
73
2. Prosedur Penggunaan
a. Uang dikeluarkan
b. Catat dalam Buku Kas Keluar(BKK)
c. Lampiri Bukti transaksi
d. Catat dalam Buku Kas
e. Buat laporan pembukuan kas kecil
Untuk dapat memperlancar kegiatan
penerimaan dan pengeluaran kas kecil ini
maka diperlukan peralatan sebagai
berikut:
1. Formulir : Bukti Kas Masuk (BKM), Bukti
Kas Keluar(BKK), Formulir Pengajuan
Dana Kas Kecil
2. Berbagai macam bukti transaksi
3. Petty cash box/ brankas
4. Buku Kas
5. Komputer dan printer
6. ATK: polpen, perforator, stapler, tabs
guide
E. SISTEM PEMBUKUAN KAS KECIL
Ada dua macam sistem dalam pengelolaan
kas kecil:
1. Imprest Fund Sytem (Sistem Dana
Tetap)
Sistem dana tetap adalah metode
pembukuan dana kas kecil di mana
jumlah dana kas kecil selalu sama pada
setiap pembukuan buku kas baru. Pada
sistem imprest ini, tanggal berapapun
dana habis, pembukuan dana kas kecil
ditutup.
Keuntungan sistem dana tetap antara
lain:
a. Pengeluaran uang dapat diketahui
secara rinci
Dalam metode dana tetap,
pengeluaran uang kas kecil dapat
diketahui lebih rinci. Hal ini karena
pencatatan dilakukn berdasarkan
pada pos-pos pengeluaran yang ada
di pembukuan. Juga dengan adanya
bukti pengeluaran yang dilampirkan.
 b. Menghemat waktu dalam pembukuan 13:
Jilid laporan
Rp.12.000,00
Pencatatan metode tetap hanya
dilakukan saat hendak melakukan 14
:
Beli materai
Rp. 60.000,00
pengisian kembali. Tidak perlu 17
:
Beli snack
Rp.32.000,00
dilakukan setiap ada pengeluaran. 18
:
Beli bingkisan tamu Rp. 75.000,00
Kelemahan sistem dana tetap antara lain: 19
:
Bayar taksi
Rp. 54.000,00
a. Uang /saldo yang ada di kas tidak 20
:
Foto copy
Rp.22.000,00
dapat diketahui setiap waktu. 26
:
Foto copy
Rp.12.000,00
Karena pencatatan baru dilakukan 27
:
Beli pewangi ruangan
Rp.18.000,00
ketika hendak mengisi kembali kas
kecil, maka saldo kas kecil tidak dapat 28
:
Beli karangan bunga
Rp. 85.000,00
diketahui setiap waktu. Saldo baru 29
:
Beli sapu lantai Rp.32.000,00
bisa diketahui ketika pemegang kas 30
:
Ongkos antar barang Rp.50.000,00
kecil menghitung manual atau 31
:
Jilid laporan
Rp.18.000,00
melakukan perkiraan atas


Total
Rp. 733.500,00
pengeluaran yang dilakukan.
b. Adminitrasi kantor atau sekretaris
tidak dapat mengambil mengisi/ uang Dari transaksi tersebut saldo kas kecil
kas setiap waktu. periode ini adalah sebagai berikut:
Karena saldo kas kecil tidak selalu ter-
Rp 1.000.000,00
update atau tidak diketahui setiap
Rp 733.500,00 _
saat, pengisian juga tidak dapat
Rp 266.500,00
dilakukan setiap waktu. Pengisian
dilakukan setelah melakukan
penghitungan jumlah dana atau Pada pengisian kas kecil untuk periode
perkiraan dana yang tersisa. berikutnya, diisi dari kas besar sebesar Rp
733.500,00 sehingga saldo kas kecil
Contoh Imprest Fund System: setelah pengisian kembali seperti semula
Pada tanggal 3 Desember 2018 kas kecil menjadi Rp 1.000.000,00 sama dengan
dari kas besar sebesar Rp dana awal pada periode lalu.
1.000.000,00(satu juta rupiah) Dana awal kas kecil adalah jumlah dana
berdasarkan bukti pengeluaran selama kas kecil pada saat pembentukan atau
bulan Desember 2018. Antara tanggal jumlah saldo kas kecil setelah diisi
3–31 Desember 2018 telah dikeluarkan kembali.
dana kas kecil untuk transaksi-transaksi
berikut ini. Pencatatan transaksi tersebut di atas
dalam sistem metode dana tetap (imprest
Tanggal fund system) dapat dilihat pada buku kas
4
:
Bayar surat kabar Rp. 60.000,00 kecil beikut:
5
:
Bayar taksi
Rp. 40.000,00
6
:
Beli snack
Rp. 25.000,00
7
:
Beli snack
Rp. 85.000,00
10
:
Bayar taksi
Rp.
32.000,00
11
:
Beli ATK
Rp.15.000,00
12
:
Foto copy
Rp. 6.500,00

74

2. Fluctuation Fund System (Sistem Dana
Tidak Tetap)
Fluctuation Found system(sistem dana
tidak tetap) disebut juga sistem tanggal
tetap adalah metode pembukuan kas
kecil di mana jumlah kas kecil selalu
berubah-ubah pada saat pembuatan
buku kas baru. Sitem ini selalu dibuka
awal bulan dan ditutup pada akhir
bulan. Kebanyakan sistem ini
digunakan oleh perusahaan swasta.
Keuntungan sistem dana tidak tetap:
a. Saldo kas kecil dapat diketahui
setiap hari.
Pencatatan pengeluaran pada
metode fluktuasi dilakukan setiap
terjadi pengeluaran tersebut.
Sehingga jumlah saldo kas kecil pun
selalu dapat diketahui, atau selalu
update.
b. Administrasi kantor danpa meminta
kembali apabila dana yang tersedia
kuran.
Jumlah saldo selalu diketahui,
pemegang kas kecil mengetahui
dengan pasti berapa dana yang
tersisa. Begitu dana sudah jelas
terlihat menipis, tanpa perlu
melakukan penghitungan,
pemegang kas kecil dapat
mengajukan pengisian kembali.
75
Kelemahan sistem dana tidak tetap:
a. Pengeluaran tidak terkelompokkan.
Pencatatan dalam metode fluktuasi
dilakukan tiap ada pengeluaran,
tidak dibagi ke dalam pos-pos
tertentu. Kita hanya dapat melihat
apa saja pengeluaran pada hari itu,
tapi tidak ada kelompok
pengeluaran apa saja.
b. Tidak dapat diketahui pengeluaran
terbanyak digunakan untuk
keperluan apa.
Tidak dibuat pos-pos pengeluaran,
perusahaan tidak dapat melihat pos
atau bagian apa yang memiliki
pengeluaran terbanyak.
Contoh Fluctuation Fund System:
Pada tanggal 3 Desember 2018 kas
kecil diisi dari kas besar sebesar Rp
1.000.000,00 (satu juta rupiah)
berdasarkan bukti pengeluaran selama
bulan Desember 2018 antara tanggal 3
– 31 Desember 2018 telah dikeluarkan
dana kas kecil untuk transaksi-
transaksi yang sama dengan
pengeluaran pada contoh system dana
tetap (imprest).
Dari transaksi tersebut saldo kas kecil
periode bulan Desember 2018 adalah
sebagai berikut:
Rp 1.000.000,00
Rp 733.500,00 _
Rp 266.500,00
Pada system dana tidak tetap
(fluctuation fund system) pengisian
kembali kas kecil sebesar Rp
1.000.000,00 (jumlah selalu sama
setiap periode) sehingga setelah diisi
saldo kas kecil menjadi Rp
1.266.500,00
Pencatatan transaksi dalam sistem
dana tidak tetap dapat dilihat pada
buku kas kecil berikut:

F. SELISIH DANA KAS KECIL
Selisih dana kas kecil adalah perbedaan atau
terjadinya selisih antara uang kas(secara
fisik) yang ada di cash box dengan catatan di
pembukuan. Selisih dana kas kecil dapat
dibedakan atas:
1. Selisih kas lebih, yaitu jika saldo uang
tunai lebih besar daripada catatan yang
ada di buku.
2. Selisih kas kurang, yiatu jika saldo uang
tunai lebih kecil daripada catatan yang
ada di buku kas.
Perbedaan selisih dana kas kecil ini bisa
terjadi dikerenakan beberapa kemungkinan
penyebab:
1. Tidak tersedianya uang kembalian
2. Kekurangan/ kelebihan membayarkan
3. Adanya penyelewengan oleh karyawan
Apabila selisish dana akibat tidak adanya
uang kembalian maka hal ini masih bisa
dimaklumi tetapi jika kesalahan tersebut
akibat adanya kesalahan datau kelalaian
karyawan maka harus dilakukan pengusutan
dan tindakan perbaikan.
76
Penyesuaian perbedaan tersebut
(adjustment) dapat dilaksanakan pada saat
kas kecil diisi kembali (reimbursement).
Pemegang kas kecil (petugas administrasi)
dalam hal ini meminta pengisian kembali kas
kecil sebesar jumlah yang telah dikeluarkan
sehingga saldo kas kecil akan sama dengan
saldo kas kecil periode sebelumnya. Tentu
saja bagian keuanganan harus melakukan
pemeriksaan secara seksama terhadap
laporan kas kecil yang dibuat oleh bagian
administrasi, sehingga apabila ada selisih
kas hal itu dapat dipertanggungjawabkan.
Contoh :
Pemegang kas kecil PT Jaya Makmur telah
membuat laporan kas kecil bulan November
2018 dengan sistem dana tetap dimana
saldo awal Rp 1.000.000,00. Uang yang telah
dikeluarkan untuk biaya kebutuhan
kepegawaian Rp 900.000,00. Saldo pada
akhir kas sebesar Rp 100.000,00. Setelah
diperiksa oleh bagian keuangan ternyata
nilai bukti pengeluaran hanya Rp
899.000,00. Hal ini karena tidak ada uang
kembalian .
Dari contoh tersebut saat pengisian kembali
administrasi kantor tetap meminta sebesar
Rp. 900.000,00 sesuai jumlah uang yang
telah dikeluarkan. Sedangkan bagian
keuangan akan mencatat pengisian kembali
kas kecil dengan ayat jurnal sebagai berikut:
Bukti pengeluaran kas kecil
Rp. 899.000,00
Selisih kas kecil
Rp. 1.000,00
Kas
Rp. 900.000,00
Apabila terjadi selisih kas lebih, akan dicatat
bagian keuangan dengan ayat jurnal :
Bukti pengeluaran kas kecil
Rp. 899.000,00
Kas
Rp. 1.000,00
Selisih kas kecil

Rp. 1.000,00
Kas

Rp 900.000,00
G. PEMERIKSAAN FISIK KAS KECIL (CASH Anda dapat mengakses informasi tentang
OPNAME) akutansi di:
Untuk mencegh terjadinya penyelewengan http://www.ksap.org/sap
dana kas kecil oleh karyawan atau
pemegang kas itu sendiri, perlu diadakan
perhitungan pemeriksaan jumlah fisik dana
kas kecil secara berkala. Besarnya saldo
dana kas kecil yang diperiksa harus sama
dengan saldo yang ada di catatan
pembukuan. Kegiatan pemeriksaan untuk
mencocokkan saldo pada catatan
pembukuan dengan saldo fisik dana kas
kecil di brankas ini disebut dengan cash
opname.

Tahukah anda apa yang harus dipertimbangkan

dalam memilih atau menentukan dalam
membeli cash box sebagai tempat menyimpan
uang?
Panduan memilih cash box:
1) Jenis kunci (digital, kunci model putar, atau
kombinasi diputar dan digilat)
2) Ukuran cash box
3) Fitur tambahan (memakai alarm atau non
alarm)
4) Bisa ditanam di dinding atau tidak
1. Perhatikan dan pelajari dengan seksama
situasi berikut kemudian jawab dan kerjakan
tugas sesuai perintah!
Anda adalah seorang administrasi kantor
atau sekretaris Mr Jhon Scada Manajer PT
Sindu Aji yang beralamat di Jl Mawar Putih
437 Surabaya. Selama bulan November
2018 terjadi transaksi sebagai berikut:
a. Tanggal 1 November 2018 menerima
dana kas kecil dari bagian keuangan
sebesar Rp 12.500.000,00 dengan
menggunakan cek.
b. Dana Kas kecil digunakan untuk hal-hal
berikut ini:
1) Tanggal 2 November 2018 membeli
ATK di toko Maju Jaya sebesar Rp
425.000,00
2) Tanggal 3 November 2018 membeli
membayar biaya perjalanan dinas Mr
Jhon Scada sebesar Rp 2.250.000,00
3) Tanggal 5 November 2018 membeli
10 lembar materai di Kantor Pos @ Rp
6.000,00

77
 4) Tanggal 6 November 2018 membeli
snack untuk 5 tamu ke Toko Joss
Bakry & Snack @ Rp 12.500,00
5) Tanggal 7 November 2018 membayar
ongkos antar barang Rp 50.000,00
6) Tanggal 8 November 2018 membayar
taxi on line sebesar Rp 27.500,00
7) Tanggal 9 November 2018 membeli 5
nasi box untuk kegiatan rapat @ Rp
17.500.000,00
8) Tanggal 13 November 2018
membayar biaya iklan di Harian
Surabaya Post Rp 225.000,00
9) T a n g g a l 1 4 N o v e m b e r 2 0 1 8
membayar sewa stand pameran
kepada PT Gemilang Organizer
sebesar Rp 750.000,00
10) T a n g g a l 1 5 N o v e m b e r 2 0 1 8
membayar biaya seminar kepada PT
Gemilang Organizer untuk 2 orang @
Rp 200.000,00
11) Tanggal 16 November 2018 membeli
kertas HVS A4 sebanyak 5 rim @ Rp
45.000,00
12) Tanggal 21 November 2018
membayar ongsos taxi Rp 55.000,00
13) Tanggal 23 November 2018 membeli
snack rapat koordinasi untuk 10
orang @ Rp 14.000,00
14) T a n g g a l 2 7 N o v e m b e r 2 0 1 8
membayar. ongkos antar barang Rp
50.000,00
15) Tanggal 30 November 2018 membeli
isi tinta printer Rp 150.000,00
2. Buatlah laporan pembukuan dengan
menggunakan sistem dana tetap dengan
nama akun sebagai berikut!
a. Transportasi
b. Konsumsi
c. ATK
d. Lain-lain
Hal-hal yang belum ditentukan dapat
anda tentukan sendiri
78
3. Buatlah laporan pembukuan dengan
menggunakan sistem dana tidak tetap!
4. Buatlah berita acara pemeriksaan dana
kas kecil!
Buatlah kelompok yang beranggotakan 5
orang! Kemudian cermati transaksi PT Sindu Aji
pada tugas sebelumnya!
1. Buatlah bukti transaksi untuk setiap
kegiatan transaksi menggunakan kuitansi,
dan nota kontan!
2. Buatlah Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas
Keluar!
3. Susunlah Bukti-bukti tersebut secara
berurutan sesuai kronologis tanggal
transaksi!
4. Buatlah pengajuan dana kas kecil dengan
membuat Formulir Pengajuan Kas Kecil!
5. Ketiklah laporan:
a. Sistem Dana Imprest
b. Sistem Dana Fluctuation
c. Berita Acara Pemeriksaan
6. Susun bukti transaksi dan laporan tersebut
menjadi sebuah Laporan Praktik dengan
Judul “ Praktik Mengelola Dana Kas Kecil”!
7. Lengkapi dengan Cover, Prakata dan Daftar
Isi, kemudian jilid dan serahkan ke guru
pembimbing!
Untuk memperlancar tugas operasional
perusahaan keberadaan kas kecil sangat besar
manfaatnya. Kas kecil merupakan dana yang
diperuntukkan khusus sebagai pengeluaran
yang jumlah dan sifatnya relatif kecil dan
dikelola oleh bagian adminstrasi/sekretaris.
Kas kecil dibentuk dengan tujuan untuk
membayar pengeluaran yang sifatnya
mendadak, membayar keperluan jumlah nilai
nominalnya kecil, memberikan pelayanan
secara maksimal kepada pelanggan juga
kepada relasi bisnis, memperlancar aktivitas
atasan, mempercepat pembayaran yang butuh
dilunasi segera, menghindari kekurangan stok
kebutuhan kantor, agar pegawai tidak
menggunakan uang sendiri dulu untuk
keperluan kantor.
Dalam melakukan kegiatan pembukuan
kas keci, keberadaan bukti transaksi keuangan
sangat dibutuhkan. Bukti transaksi tersebut
antara lain kuitansi, cek, faktur, nota kontan,
nota kredit, nota debet, bukti kas masuk, bukti
kas keluar, bukti pengajuan kas kecil. Bukti
transaksi tersebut dilampirkan dalam Buku Kas
Keluar dan dibutuhkan dalam proses cash
opname.
Kegiatan penerimaan dan penggunaan
dana kas kecil dapat berjalan lancar jika
petugas pemegang kas kecil memahami dan
menerapkan prosedur dengan disiplin.
Prosedur dimulai dari pengajuan dana kas
kecil, penerimaan dana kas kecil, pencatatan,
penyimpanan dana., pengeluaran dana dan
pembuatan laporan.
Ada dua macam metode pengelolaan dana
kas kecil yatu imprest fund system (dana tetap)
dan fluctuation fund system(dana tidak tetap).
Setiap metode dari sistem pembukuan
tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan
masing-masing.
Dalam kegiatan pembukuan
memungkinkan terjadinya selisih atau ketidak
cocokan antara saldo uang kas dengan catatan
pembukuan. Dalam istilah akutansi dikenal
dengan selisih kas lebih dan selisih kas kurang.
Penyebab terjadinya selisih antara lain karena
tidak tersedianya uang kembalian,
kekurangan/ kelebihan membayarkan, adanya
penyelewengan oleh karyawan. Untuk
mencegh terjadinya penyelewengan dana kas
kecil oleh karyawan atau pemegang kas itu
sendiri, perlu diadakan perhitungan
pemeriksaan jumlah fisik dana kas kecil secara
berkala dicocokkan dengan catatan di
79
pembukuan dan bukti transaksi yang ada.
Kegiatan pemeriksaan tersebut disebut
dengan cash opname.
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan
singkat, jelas, dan benar!
1. Kas kecil sangat diperlukan untuk
memperlancar kegiatan di perusahaan.
Sebut dan jelaskan 5 tujuan diperlukannya
kas kecil!
2. Untuk dapat melakukan pencatatan kas kecil
dibutuhkan document bukti transaksi. Sebut
dan jelaskan 3 contoh bukti transaksi!
3. Metode pembukuan kas kecil meliputi
Imprest Fund System dan Fluctuation Fund
System. Jelaskan apa yang dimaksud dengan
metode tersebut!
4. Dalam kegiatan pembukuan kas kecil
memungkinkan terjadinya selisih dana kas
kecil. Apa yang menyebabkan sehingga hal
tersebut bisa terjadi?
5. Di akhir periode tugas bagian keuangan
akan melakukan kegiatan cash opname
dengan membuat berita acara. Apa yang
dimaksud dengan cash opname?
Bacalah kembali tujuan pembelajaran
mengenai Laporan Kas Kecil yang tercantum di
awal Bab !
Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut yang
menurut anda belum tercapai? Ulangi
mempelajari, diskusikan dengan teman dan
guru pembimbing jika anda mengalami
kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
tersebut.
Penguasaan materi Laporan Kas Kecil ini
sangat dibutuhkan dalam kegiatan kerja
sebagai seorang petugas administrasi,
sehingga sebelum melanjutkan ke materi bab
selanjutnya anda diharapkan dapat memahami
semua materi yang ada dalam BAB ini.

80
 BAB vi
MENCARI DAN MEMBUAT
DOKUMEN DALAM KOMPUTER

1. Setelah mempelajari materi tentang mencari data di komputer peserta didik

diharapkan mampu menentukan software aplikasi yang tepat untuk
pembuatan dokumen, membuka file dalam sistem komputer, memanggil
kembali file, merubah data dalam komputer serta menutup, dan
mengeluarkan file dalam komputer secara benar.
2. Setelah mempelajari materi tentang membuat dokumen di dalam komputer
peserta didik diharapkan mampu membuat file, membuat dokumen dari teks
lisan maupun tertulis, mencetak dan mengirim dokumen serta menyimpan,
mengeluarkan file serta mematikan komputer dengan benar.

Aplikasi sofware - Soft ware - File – Worksheet - Icon

81
 A. MACAM-MACAM APLIKASI PENGOLAH KATA
Sofware pengolah kata adalah software
yang digunakan untuk mengetik suatu laporan,
dokumen atau mungkin cerita. Ada banyak
macam software pengolah kata yang sering
digunakan orang untuk menunjang pekerjaan
kantor antara lain :
1. Microsoft Word (MS. Word)
Ms. Word merupakan program untuk
mengolah kata. Program ini bisa digunakan
untuk menulis dokumen misalnya karya
tulis, skripsi, novel,dan sebagainya. Selain
Gambar 6.1 Komputer
Sumber : https://videojuegos.fandom.com/es/wiki/PC?file=PC_2018.jpg menulis dokumen, MS Word juga dapat
digunakan untuk bekerja dengan tabel,
Seiring berkembangnya jaman semakin menulis teks dengan kreasi, menyisipkan
modern teknologi komunikasi informasi gambar dan lain- lain. Secara default
semakin dibutuhkan, salah satunya adalah tampilan area kerja program MS. Word 2007
teknologi komputer. Saat ini banyak sekali terdiri atas Title Bar, Office Button, Quick
penduduk di dunia sudah menggunakan Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler,
komputer dalam kehidupan sehari–hari Status Bar, dan View Toolbar, tampilan dapat
mereka. Salah satu perkembangan komputer dilihat dibawah ini:
yang terlihat jelas dan sudah banyak orang
yang mengetahuinya adalah kehadiran
teknologi jaringan komputer.
Semakin dikenalnya jaringan komputer ini
semakin membuat jaringan komputer
berkembang pesat. Tak hanya untuk
menghubungkan dengan internet, bahkan
dengan adanya jaringan komputer mampu
menghubungkan antar komputer satu dengan
komputer yang lain. Manfaat dari adanya
jaringan komputer adalah :
1. Membantu mempermudah dalam sharing
files Gambar 6.2 Aplikasi pengolah kata Microsoft word

2. Proteksi keamanan terhadap data Microsoft Word merupakan teks editor yang
3. Komunikasi antar divisi dikembangkan oleh Microsoft. Microsoft
Word termasuk bagian dari Microsoft Office
4. Membantu penyebaran informasi
di mana versi yang terbaru sampai saat ini
5. Mempermudah pekerjaan adalah Microsoft Office 2016 yang sudah
Pada BAB Mencari dan Membuat Dokumen dirilis dengan versi free preview. Untuk saat
di komputer ini ada beberapa topik yang akan ini sebagian besar pengguna komputer
khusus kita bahas dalam rangka menggunakan Microsoft Office dalam
mempermudah pekerjaan antara lain menunjang pekerjaan sehari-hari untuk
bagaimana menerapkan aplikasi pengolah mengolah kata dan angka(spreedsheet). Hal
kata, mencari dokumen dalam komputer dan tersebut dipengaruhi oleh faktor fasilitas
membuat dokumen dalam komputer. yang disediakan, kemudahan dalam

82
 mengunakannya dan tampilan yang menarik
tentunya.
2. Microsoft Excel
Ms. Exel adalah salah satu perangkat lunak
yang digunakan untuk mengolah angka yang
merupakan bagian dari aplikasi microsoft
Office. Aplikasi ini digunakan untuk
mengerjakan perhitungan, menyimpan,
mengatur dan menganalisis data yang
berbentuk angka. Microsoft Excel secara
fundamental menggunakan spreadsheet
untuk memanagemen data serta melakukan
fungsi-fungsi Excel yang lebih dikenal
dengan formula Excel. Excel merupakan
program spreadsheet elektronik.
Spreadsheet adalah kumpulan dari Sel yang
terdiri atas baris dan kolom tempat
memasukkan angka pada Microsoft Excel.

3. Star Office Writer

Star Office Writer merupakan pemroses kata
yang merupakan bagian dari StarOffice.
Gambar 6.3 Tampilan sheet pada Microsoft Exel
StarOffice Writer memiliki fitur-fitur yang
hampir sama dengan Open Office karena
memang dikembangkan dari kode sumber
yang hampir sama. Dokumen yang disimpan
dengan ektensi.odt.versi terakhir dari
StarOffice Writer adlah versi 8.

83
4. Open Office Writer
Program Open Office Writer merupakan
sebuah program aplikasi seperti Microsoft
Office hanya bedanya Open Office Writer
dikembangkan dengan lisensi GPL(Generl
Public Lisence), sehingga program ini bebas
didistribusikan secara gratis, serta memiliki
beberapa paket program antara lain Open- B. MENCARI DOKUMEN DALAM KOMPUTER
Office Draw, Writer, Impres, Math dan Base
Calc.
Gambar 6.5 Fitrur OpenOffice
Sumber : http://onyetganteng.blogspot.com/2015/07/9-software-\ biasanya aplikasi yang sering pakai adalah
pengolah-kata-terpopuler.html
5. AbiWord
Pada prinsipnya sama seperti Open Office.
Abiword merupakan software pengolah kata
yang menggunakan lisensi GPL(General
Public License) yang dikembangkan oleh 1. Mencari Dokumen
komunikatas Open Source. Dengan lisensi ini
kita bebas menginstal dan menggunakan
software Abiword
mengunduh(download) secara gtaris di
www.abiword.org.
6. Google Docs
Gambar 6. 6 Fitur Google Docs
Sumber : http://onyetganteng.blogspot.com/2015/07/9-software-
pengolah-kata-terpopuler.html
Google Docs merupakan aplikasi pengolah
kata online terkenal yang diciptakan oleh
Google. Google Docs tidak perlu diinstal di
dalam sebuah komputer sebelum
digunakan. Selama ini Google dikenal
sebagai mesin pencari data. Google Docs
sangat mudah digunakan seperti pengolah
kata yang lain, cepat dan bisa digunakan dari
mana saja.
Aktivitas mencari dokumen dalam komputer
merupakan kegiatan yang hampir setiap hari
kita lakukan pada saat bekerja dikantor yang
berhubungan dengan pengelolaan
dokumen. Untuk memudahkan cara kerja
mencari dokumen dalam komputer
dibutuhkan manajemen file yang baik,
sehingga data apa yang perlukan bisa kita
cari dengan cepat.
Dalam pencarian dokumen dalam komputer
menggunakan Microsoft Word dan Microsoft
Excel. Berikut ini kita uraikan bagaimana
langkah- langkah mencari dokumen,
membuka dokumen, menutup dokumen dan
mencetak files dalam Komputer.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan:
dengan a. Melalui Start
Langkah – langkahnya adalah :
Klik start > Programs, baru masuk ke
folder MS Office. Atau mungkin langsung
dari klik start > Programs > Microsoft
Word.
Gambar 6.7 Akses MS Word dari Start > Programs
84
b. Dari shortcut yang sebelumnya kita buat
terlebih dahulu. Langkah langkahnya
adalah dengan klik ganda shortcut yang
akan dibuka.
Gambar 6.8 Akses MS Word shortcut pada desktop
c. Dari Start > Run lalu kita pilih Browse
Langkah – langkahnya adalah tinggal kita
cari letak dari file yang akan kita buka.
Misalnya di Program Files\Microsoft
Office\Winword.exe. Setelah terpilih klik
Ok.
Gambar 6..9 Akses MS Word dari Start > Run > Browse
d. Cara lain adalah melalui Windows
Explorer, lalu kita cari lokasinya seperti
pada langkah nomor tiga
Gambar 6.10 Akses MS Word dari Windows Explorer
e. Sedangkan yang terakhir adalah melalui
fasilitas pencarian yang dimiliki oleh
Windows.Langkah langkahnya adalah
klik start > Search > All files and folders.
Pada form isian kita bisa menuliskan
nama file yang ingin kita cari misalnya
winword. Setelah ditemukan tinggak klik
maka file tersebut akan dieksekusi.
Gambar 6.11 Akses MS Word dari Start >
Search > All Files and Folders
Di dalam mencari dokumen hendaknya kita
memahami letak penyimpanan dokumen pada
masing- masing folder. Managemen file
sangatlah penting . Dalam mengatur file
hendaknya kita bisa mengelompokkan file
berdasarkan nama kegiatan , sehingga mudah
untuk mencari atau menelusur dokumen
tersebut. Sebagus dan selengkap apapun
dokumen apabila tidak disertai managemen
file yang baik, maka pencarian data- data yang
diperlukan akan membutuhkan waktu yang
lama sehingga dapat menghambat pekerjaan.
Selain kegiatan mencari dokumen didalam
komputer, seorang karyawan bagian
administrasi juga harus mampu untuk
membuka file, memanggil kembali file,
merubah data dalam komputer , menutup dan
85
mengeluarkan file dalam komputer secara mencetak dan mengirim file, menyimpan dan
benar.
2. Membuka Dokumen
a. Klik File > Open
b. Dengan keyboard shortcut Ctrl + O
c. Dan klik pada icon
Ketiga cara di atas akan mengaktifkan
jendela Open, kemudian kita tinggal
mencari file mana yang akan kita buka.
Gambar 6.12 Jendela Open
3. Menutup Dokumen
Setelah berhasil membuka sebuah file maka
kita harus bisa menutupnya secara benar,
tetapi sebelum kita menutup file sebaiknya
harus disimpan dulu.. Cara yang bisa
ditempuh adalah sebagai berikut:
a. Klik File > Close
Gambar 6.13. File > Close
b. Dan klik pada icon X yang terletak di
sebelah kanan atas lembar kerja.
C. MEMBUAT DOKUMEN DALAM KOMPUTER
Dalam kegiatan membuat dokumen dalam
komputer seorang karyawan bagian
administrasi dituntut untuk bisa membuat file,
mengeluarkan fie serta mematikan komputer
dengan benar.
1. Membuat dokumen file
a. Untuk membuat dokumen file pada
Microsoft Word yang baru juga memiliki
lebih dari satu cara:
1) Klik File > New
2) Dengan keyboard shortcut Ctrl + N
Dan klik pada icon , Kemudian akan
muncul lembar kerja kosong seperti
Gambar diatas baru mulai membuat
atau mengetik naskah.
b. Membuat dokumen file pada Microsoft
Excel
Setiap workbook secara default berisi
satu lembar kerja (worksheet). Ketika
bekerja dengan sejumlah besar data,
dapat membuat beberapa lembar kerja
untuk membantu mengatur buku kerja
dan membuatnya lebih mudah untuk
menemukan konten. Lembar kerja juga
dapat dikelompokan, agar dapat
menambahkan informasi dengan cepat
ke beberapa lembar kerja sekaligus.
1) Menambah Baru
Menambah lembar kerja baru dapat
dilakukan dengan klik tombol New
Sheet yang berada di sebelah kanan
lembar kerja.
2) Menyalin Lembar Kerja
Untuk menyalin lembar kerja yang
sudah ada, dilakukan dengan cara:
86
 a. Klik kanan dan pilih Move or Copy.
b. Maka akan muncul kotak dialog
Move or Copy, pilih lokasi akan
ditempatkan. Pada contoh ini sheet
yang baru akan ditempatkan
sebelum sheet 4. Kemudian beri
kalian centang pada Create a copy.
c. Klik tombol OK, maka akan tampil
hasil berikut :
3) Memindahkan Lembar Kerja
Jika sheet yang telah dibuat kurang
sesuai dengan keinginan, dapat
dipindahkan dengan melakukan
87
geser(drag) ke posisi yang diinginkan.
Misalnya menggeser slide maret yang
sebelumnya setelah Sheet4 menjadi
setelah Sheet Februari.
c. Membuat dokumen file pada
Microsoft Power Point
Klik Start, pilih All Programs, Pilih
Microsoft Office, Klik Microsoft
Office Powerpoint seperti pada
gambar dibawah ini :
Setelah Anda mengikuti langkah-
langkah tersebut segera akan tampil
lembaran kerja Microsoft PowerPoint
seperti tampilan berikut ini:
Untuk Mengakhiri Microsoft powerpoint
bisa juga dilakukan dengan berbagai cara.
Tetapi umumnya dengan memilih exit dari
menu file. Untuk jelasnya dengan
menggunakan langkah-langkah berikut: klik
menu file 2 x € klik exit atau klik tanda close
pada lembaran kerja sudut kanan atas. Lihat
tampilan berikut ini :
 Nama Printer

Print Range

Jumlah cetak

2. Mencetak dokumen file Hand Out

a. Mencetak dokumen file pada Microsoft

Word Gambar 6 .15 tampilan kotak dialog pada perintah print

Sebelum mencetak dokumen, ada

baiknya jika tampilan cetak dilihat
terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakukan
dengan cara klik Office Button > Print >
Print Preview. Jika sudah sesuai, cara
untuk mencetak adalah dengan klik menu
File > Print (Ctrl+P), sehingga muncul
kotak dialog Print.. Atur properti atau
lakukan pengaturan hasil cetakan yang
dihendaki jika diperlukan. Klik OK. Untuk
lebih jelasnya lihat gambar di bawah ini :

Gambar 6.14 Mencetak file pada microsoft word

b. Mencetak dokumen file pada Microsoft

Power Point
Hal – hal yang harus diperhatikan dalam
proses pencetakan antara lain jenis dan
nama printer yang digunakan, print range,
seluruh slide atau slide tertentu, print
sebagai slide atau hand out, print dengan
grey scale atau black white.

88
Tahukah anda siapa yang menemukan
komputer untuk petama kali?
Tahun 1821 Charles Babbage , menciptakan
sebuah mesin yang disebut Difference Engine.
Selanjutnya pada tahun 1856 mesin tersebut
memiliki fungsi yang lebih kompleks yang
disebut Analytical Engine. Analytical Engine
inilah yang dianggap cikal bakal komputer di 1. Lakukan urutan langkah-langkah untuk
masa depan. Dan oleh karena jasanya tersebut,
Charles Babbage dijuluki sebagai Bapak
Komputer.
(sumber :
https://brainly.co.id/tugas/1864914 )
dalam formal MS. Excel kemudian
presentasikan hasil laporan tersebut
kedalam bentuk Power Point!
membuka salah satu file dokumen di
komputer Anda pada program MS. Word ,
MS. Excel dan Power Point
2. Simpan File yang kalian buka kedalam satu
Folder Khusus Tugas Administrasi Umum!
3. Cetak file dokumen yang sudah Anda simpan
dalam Folder tersebut!

Anda dapat mengunduh antivirus secara gratis

di:https://www.avast.com/id-id/free-antivirus-
download
Perangkat Lunak Word Processor(selanjutnya
disebut pengolah kata) adalah suatu program
pengolah dokumen berisi teks dan gambar
yang memiliki banyak keistimewaan dan
sangat profesional dibanding dengan program
teks yang sudah ada. Perangkat Lunak
pengolah kata yang paling banyak digunakan
saat ini adalah MS Word, hampir disemua
instansi pemerintah dan perusahaan-
perusahaan menggunakannya. Selain MS.
Word perangkat lunak yang sering digunakan
dikantor–kantor adalah MS. Excel dan Power
Point yang digunakan untuk kegiatan
prsentasi.

Pilihlah jawab yang kalian anggap benar !

1. Buatlah Dokumen Laporan Kegiatan 1. Jelaskan langkah-langkah menyimpan
Praktikum Menerima tamu hotel atau Field dokumen dalam aplikasi MS. Word!
Trip yang sudah pernah dilakukan dalam
2. Pada proses pencetakan dokumen, langkah
bentuk MS. Word dan presentasikan dalam
apa yang harus dilakukan?
bentuk Power Point!
3. Jelaskan langkah mengganti nama dokumen
2. Buatlah Dokumen Laporan Keuangan suatu
dengan nama file tertentu pada aplikasi MS.
perusahaan Jasa Hotel atau travel agent
Word!

89
4. Jelaskan langkah membuka file pada MS
Word yang sudah pernah disimpan
sebelumnya!
5. Jelaskan cara mencari dokumen dengan
menggunakan nama dokumen teresebut!

Bacalah kembali tujuan pembelajaran BAB ini

sebagaimana tertulis di awal pembahasan
materi ! Manakah diantara tujuan- tujuan
pembelajaran tersebut yang menurut
pendapat anda belum tercapai setelah anda
selelesai mempelajari materi pada BAB ini?

90
 BAB vi
DOKUMEN bisnis

1. Setelah mempelajari materi tentang dokumen bisnis peserta didik mampu

menyimpulkan pengertian dokumen bisnis dengan tepat
2. Setelah mempelajari materi tentang dokumen bisnis peserta didik mampu
mengidentifikasi jenis dokumen bisnis di lingkup pariwisata dengan tepat
3. Setelah mempelajari materi tentang dokumen bisnis peserta didik mampu
membuat dokumen bisnis dalam lingkup pariwisata dengan tepat

DOKUMEN BISNIS
DOKUMEN BISNIS

JENIS DOKUMEN MEMBUAT DOKUMEN

PENGERTIAN
BISNIS DALAM BISNIS DI LINGKUP
DOKUMEN BISNIS
LINGKUP PARIWISATA PARIWISATA

Dokumen bisnis - Surat

91
A. PENGERTIAN DOKUMEN BISNIS
Apa yang anda pikirkan jika kita membahas
dokumen bisnis? Apa itu dokumen bisnis?
Akan kita bahas satu persatu mulai dari
etimologi katanya. Masalah dokumen pernah
kita bahas di Bab I tentang Dokumen Kantor,
baik itu pengetian dokumen maupun jenis-
jenis dokumen.
Dokumen merupakan surat-surat atau
benda-benda yang berharga, termasuk
rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat
bukti untuk mendukung keterangan supaya
lebih meyakinkan. Bentuk dokumen tertulis
yang paling banyak kita temui dalam urusan
bisnis adalah berbentuk surat.
Bisnis adalah suatu urusan atau kegiatan
dagang, industri atau keuangan yang
dihubungkan dengan produksi atau pertukaran
barang atau jasa, dengan menempatkan uang
dari pada entrepreneur dalam risiko tertentu
dengan motif untuk mendapatkan keuntungan
(Friedman, & Jack P. dalam Fuady 2008).
Secara etimologi bisnis berarti keadaan
dimana seseorang atau sekelompok orang
sibuk melakukan pekerjaan yang
menghasilkan keuntungan. Kata “bisnis”
sendiri memiliki tiga penggunaan, tergantung
ruang lingkupnya. Kata bisnis dapat merujuk
pada badan usaha, yaitu kesatuan
yuridis(hukum), teknis, dan ekonomis yang
bertujuan mencari laba atau keuntungan.
Penggunaan yang paling luas merujuk pada
seluruh aktifitas yang dilakukan oleh
komunitas penyedia barang dan jasa
(Etimologi dalam Sutrisno). Sedangkan
menurut KBBI (2015), bisnis adalah usaha
komersial dalam dunia perdagangan, bidang
usaha atau usaha dagang. Berdasarkan
beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan
bahwa bisnis adalah suatu kegiatan yang
dilakukan oleh seseorang atau sekelompok
orang yang sibuk melakukan pekerjaannya
yang berada di bidang kegiatan dagang,
industri atau keuangan yang dihubungkan
dengan produksi atau pertukaran barang atau
jasa yang bertujuan untuk menghasilkan
keuntungan.
92
Dari pengertian dokumen dan pengertian
bisnis maka yang dimaksud dengan dokumen
bisnis adalah dokumen yang ada hubungannya
dengan kegiatan pekerjaan yang menghasilkan
barang atau jasa untuk menghasilkan
keuntungan. Bentuk dokumen bisnis yang akan
kita bahas lebih lanjut adalah dokumen
berbentuk tertulis atau surat bisnis.
B. JENIS DOKUMEN BISNIS DALAM LINGKUP
PARIWISATA
Surat bisnis merupakan salah satu bentuk
surat resmi yang seringkali digunakan
digunakan oleh perusahaan untuk urusan
bisnis. Seperti kita ketahui kalau sampai saat
ini perusahaan masih tetap menggunakan
surat sebagai media komunikasi resmi mereka.
Walapun penggunaan sura resmi untuk
komunikasi pribadi sudah semakin menipis,
namun tidak demikian halnya dengan
perusahaan yang masih menggunakan surat.
Mereka menggunakan media ini untuk
menjalin komunikasi, kerjasama dan
melakukan transaksi bisnis mereka.
Terdapat banyak jenis contoh surat yang
dapat dikategorikan sebagai dokumen bisnis.
Jenis surat bisnis antara lain surat informasi/
penawaran produk, surat pesanan, surat
pengiriman, dan lain-lain. Dalam lingkup
pariwisata dokumen bisnis tidak akan berbeda
jauh dengan dokumen tersebut karena bisnis
pariwisata juga menghasilkan produk barang
dan jasa. Pada pembahasan ini akan lebih
memfokuskan pada dokumen-dokumen bisnis
yang sering kita jumpai dalam dunia bisnis
pariwisata, meliputi surat penawaran, surat
reservasi, surat penolakan, surat confirmation,
banquet event order, ucapan selamat datang,
dan lainnya.
1. Surat Penawaran Produk
Surat penawaran produk merupakan surat
yang dibuat oleh perusahaan untuk
menginformasikan produk yang dimiliki/
dihasilkan kepada calon client atau tamu.
Surat penawaran produk ini bisa dikirim atas
dasar permintaan dari calon client atau
merupakan program kegiatan marketing 2. Surat reservasi
atau sales untuk memperkenalkan produk
yang dimiikinya.
Informasi yang perlu disampaikan dalam
surat penawaran produk meliputi :
a. Jenis produk,
b. Harga (prices),
c. Potongan harga (discount),
d. Layanan purna jual (after sales services), jasa tersebut kualifikasinya sesuai dengan
e. Cara pembayaran (terms of payment),
f. Cara pengiriman (terms of delivery),
g. Garansi (warranty),
h. Contoh / sampel (specimen),
I. Informasi sifat penawaran (penawaran
bebas, terikat atau berjangka). Dalam
penawaran bebas harga dapat berubah
sewaktu-waktu tanpa pemberitahua.
Dalam penawaran terikat perubahan
harga yang terjadi sewaktu-waktu akan
diinformasikan kepada pelanggan.
Adapun penawaran berjangka adalah
penawaran yang hanya berlaku untuk
waktu tertentu saja
j. Informasi apakah barang/ jasa sudah
termasuk pajak penjualan.
Contoh surat penawaran:
93
Surat reservasi atau pemesanan
merupakan surat pembelian produk yang
dilakukan atau dibuat oleh client untuk
waktu yang membutuhkan barang atau jasa
dari suatu perusahaan atau industry. Bagi
calon pembeli atau client dalam membuat
surat reservasi maka harus memperhatikan
dan mempertimbangkan apakah barang/
kebutuhan, apakah harga/ biaya sesuai
dengan budget/ anggaran, bagaimana aturan
paymentnya.
Bagi pihak perusahaan adanya surat
reservasi merupakan kesempatan emas/
peluang untuk melakukan layanan
penjualan dan service yang maksimal.
Adanya surat reservasi ini harus segera
ditindaklanjuti sesuai dengan aturan/
prosedur yang berlaku di perusahaan (SOP/
Standard Operating Procedure).
Contoh surat reservasi:
Gambar 7.2 Letter Of Guarantee Pemesanan Tiket Pesawat
Sumber : Travel Boss.com
3. Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi merupakan surat
pernyataan bahwa perusahaan telah
menerima pemesanan produk/ jasa dari
pihak konsumen/ client dan bersedia
menyediakan produk/ jasa yang diinginkan
sesuai dengan keinginan konsumen/ client.
Dalam surat konfirmasi diinformasikan
tentang rincian perrmintaan pemesanan
dan aturan/ kesepakatan mengenai
pembayaran, waktu penyediaan, syarat-
syarat lain perjanjian. Untuk beberapa
perusahaan produk/ jasa maka surat
 konfirmasi juga menyebutkan kode
konfirmasi.
Contoh surat konfirmasi

Gambar 7.8 Surat Penolakan (Refusal)

Sumber : Dokumen penulis

5. Banquet Event Order/ Funtion Bulletin

Merupakan document yang berisi
Gambar 7.7 Surat Confirmation (4)
Sumber : Dokumen penulis informasi atau data tentang akan adanya
suatu event atau kegiatan. Dibuat oleh
4. Surat penolakan/ refusal pihak/ departemen yang mengurusi
Surat penolakan merupakan surat yang banquet / event ditujukan kepada pihak/
dibuat oleh perusahaan karena tidak dapat bagian lain yang terkait dengan kegiatan
menyediakan barang atau jasa sesuai tersebut. Fungsi bagi bagian yang
keinginan client/ pelanggan. Dalam memperoleh banquet event order/ function
membuat surat penolakan/ refusal maka bulletin ini adalah agar bagian yang terkait
harus tetap mencantumkan: dapat melakukan tugasnya sesuai informasi
a. ucapan terima kasih karena telah memilih tersebut. Isi dari banquet event order adalah:
produk kita nama kegiatan, waktu dilaksanakan, tempat,
kebutuhan peralatan, kebutuhan konsumsi,
b. ucapan permintaan maaf, karena tidak
kebutuhan lay out/ design ruangan,
dapat memenuhi keinginan pelanggan
dan memberikan alasan kondisi Contoh Banquet Event Order/ function
perusahaan bulletin:
c. m e m b e r i k a n s a r a n s o l u s i , m i s a l
menawarkan ke jenis produk lain atau
periode lain atau mengarahkan ke
perusahaan lain
d. tetap mencatat data pemesanan dengan
member status waiting list dan masuk
daftar tunggu
Contoh Refusal Letter:

94
 1. Pengetahuan dan keterampilan untuk
menulis surat bisnis.
Pengetahuan yang dibutuhkan untuk
menulis surat bisnis yang baik meliputi:
a. Pengetahuan mengenai cara membuat
bermacam-macam jenis surat seperti
penawarn, pemesanan, dan lainnya.
b. Pengetahuan mengenai bentuk dan
bagian surat serta bagaimana
mengkomunikasikan ide-ide atau
pesan dengan cara yang berbeda-beda.
c. P e n g e t a h u a n m e n g e n a i e t i k a
komunikasi khususnya etika
Gambar 7.9 Function Bulletin
Sumber : Dokumen Penulis komunikasi dalam pembuatan surat.
6. Welcome letter Adapun keterampilan yang dibutukan
Welcome letter merupakan ucapan dalam membuat surat bisnis yang baik
selamat datang, diberikan kepada pihak meliputi:
perusahaan biasanya hotel untuk tamunya a. Keterampilan menggunakan media
yang check in sebagai bentuk media computer dalam pengetikan surat.
perhatian dari pihak manajemen kepada b. Ketrampilan dalam menyusun kalimat
pelanggan. secara singkat, efektif, padat dan jelas
Contoh Welcome Letter: sesuai dengan kaidah EYD.
c. Keterampilan untuk mengembangkan
gagasan yang diperlukan dalam
penulisan surat bisnis.
Disamping pengetahuan dan ketrampilan
dalam penulisan surat bisnis diperlukan
pula cita rasa seni. Setiap bagian
administrasi atau sekretaris yang menulis
surat bisnis memiliki cita rasa seni yang
unik dan mempunyai kemenarikan atau
daya tarik yang tidak akan sama.
a. Ciri-ciri surat bisnis yang baik
Suatu surat bisnis dapat dikatakan baik
atau tidak dapat dilihat dari hal-hal
sebagai berikut:
Gambar 7.10 Surat Ucapan Selamat Datang/ Welcome Letter (1)
Sumber : https://www.tripadvisor.com/LocationPhotoDirectLink 1) Ditulis dengan format yang menarik.
C. Membuat Dokumen Bisnis Pariwisata 2) Menggunakan kalimat yang singkat,
Menulis surat bisnis tampaknya mudah, padat dan jelas serta memiliki isi
apakah demikian? Setelah dipraktikkan surat yang mudah dipahami.
ternyata tak semudah yang diduga. Butuh 3) Ditulis menggunakan kaidah bahasa
pengetahuan dan keterampilan untuk dapat Indonesia yang baik.
membuat dokumen bisnis yang baik, apalagi 4) Tidak menggunakan singkatan-
bagi seorang pemula.

95
 singkatan tertentu yang sudah lazim Tahukah anda apakah bisnis case itu?
diguanakan dalam korespondensi. Business Case adalah dokumen yang berisikan
5) B a h a s a m e m p e r h a t i k a n e t i k a analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya,
komunikasi dalam surat menyurat manfaat, dan risiko dari rencana proyek.
6) Ditulis dengan rapi, bersih, cermat Tujuan dari business case adalah untuk
dan teliti. menghasilkan manajemen bisnis dengan
b. Langkah-langkah penulisan surat semua informasi yang diperlukan untuk
bisnis membuat keputusan apakah suatu proyek
harus didanai.
Dalam penulisan surat bisnis perlu
memperhatikan langkah-langkah
sebagai berikut:
1) Buat perencanaan dan persiapan
penulisan surat (well-planned and well
prepared). Jenis surat apa yang akan Anda dapat mengakses informasi contoh
kita buat, untuk siapa, kapan waktunya, dokumen bisnis di:
lampiran apa yang menyertai.
https://www.suratresmi.id/category/contoh-
2) Tentukan dan kuasai pokok materi yang surat/
akan disampaikan.
3) Siapkan informasi dan data untuk
penulisan isi surat.
4) Susun isi surat secara sistematis.
5) Ketahui secara pasti siapa yang akan
dikirimi surat.
6) Sadari posisi kita sebagai penulis surat.
7) Gunakan faslitas yang memadai untuk
menulis surat bisnis, misal
menggunakan kertas yang sesuai,
printer dengan kualitas tinta yang aik
dan amplop yang yang sesuai.
8) Teliti kembali (proff reading) apakah
surat yang telah ditulis itu memenuhi
standard mutu untuk dapat dikirimkan
kepada pihak lain
9) Kirimkan surat bisnis dengan perangko
1. Carilah 3 contoh dari internet tentang
yang cukup.
dokumen bisnis yang sering digunakan
dalam lingkup pariwisata!
2. Beri title dokumen tersebut dan beri alasan
mengapa dokumen bisnis tersebut masuk
dalam lingkup pariwisata!
3. Kirimkan tugas tersebut melalui email guru
pembimbing!

96
1. Buatlah surat/ dokumen bisnis yang Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan
meliputi: singkat, jelas, dan benar!
a. Reservation letter 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan
b. Confirmation letter dokumen bisnis!
2. Surat pertama anda buat dengan model Full 2. Sebut dan jelaskan 3 jenis dokumen bisnis
Block style dan surat kedua dengan model dalam lingkup dunia pariwisata!
block style! 3. Jelaskan 3 ciri sebuah dokumen dikatakan
3. Kirimkan surat tersebut melalui email guru baik!
pembimbing! 4. Buatlah contoh 2 dokumen bisnis dengan
model full block style dan block style yang
berupa confirmation letter!
5. Buatlah contoh 2 dokumen bisnis dengan
model full block style dan block style yang
berupa welcoming guest!
Dokumen bisnis adalah dokumen yang ada
hubungannya dengan kegiatan pekerjaan yang
menghasilkan barang atau jasa untuk
menghasilkan keuntungan. Dalam lingkup
pariwisata dokumen bisnis tidak akan berbeda Bacalah kembali tujuan pembelajaran
jauh dengan dokumen perusahaan lain. mengenai Dokumen Bisnis yang tercantum di
Dokumen bisnis dalam lingkup pariwisata awal BAB !
antara lain berupa surat penawaran, surat
Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut yang
reservasi, surat penolakan, surat confirmation,
menurut anda belum tercapai? Ulangi
banquet even order, ucapan selamat datang,
mempelajari, diskusikan dengan teman dan
Kepiawaian seorang dalam membuat dan guru pembimbing jika anda mengalami
memproses dokumen bisnis merupakan hal kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
yang sangat dibutuhkan dalam sebuah tersebut.
perusahaan. Karena dokumen bisnis yang baik
Penguasaan materi Dokumen Bisnis ini sangat
akan mampu menunjukkan bonafid tidaknya
dibutuhkan dalam kegiatan kerja sebagai
sebuah perusahaan. Dalam membuat sebuah
seorang petugas administrasi, sehingga anda
dokumen bisnis diperlukan pengetahuan dan
diharapkan dapat memahami semua materi
keterampilan serta cita rasa seni yang baik.
yang ada dalam BAB ini.
Dokumen bisnis yang berbentuk surat akan
dikatakan baik, jika ditulis dengan format yang
menarik, menggunakan kalimat yang singkat,
padat dan jelas serta memiliki isi surat yang
mudah dipaham, ditulis menggunakan kaidah
bahasa Indonesia yang baik, tidak
menggunakan singkatan-singkatan tertentu
yang sudah lazim diguanakan dalam
korespondensi, bahasa memperhatikan etika
komunikasi dalam surat menyurat, ditulis
dengan rapi, bersih, cermat dan teliti.

97
Jawablah pertanyaan berikut ini dengan C. petugas administrasi kantor atau
memilih salah satu opsi jawaban A,B,C,D, atau sekretaris dapat meminta dana kembali
E! setiap saat
1. Laporan kas kecil harus dibuat accountable, D. uang yang ada di kas tidak dapat diketahui
maksudnya adalah …. setiap waktu
A. dapat dipertanggung jawabkan E. petugas administrasi kantor atau
B. dapat dilakukan perubahan sekretaris dapat mengisi
C. terbukti kebenarannya 6. Saldo awal bulan sebesar Rp 500.000.
Selama satu bulan terjadi pengeluaran
D. dapat dipercaya
sebesar Rp 300.000. Pembukuan kas kecil
E. masuk akal menggunakan fluctuation fund system maka
2. Laporan kas kecil yang dibuat oleh petugas pengisian kas kecil bulan berikutnya adalah
administrasi kantor atau sekretaris harus ….
mendapat persetujuan dari …. A. Rp 500.000
A. bendahara B. Rp 200.000
B. pimpinan C. Rp 800.000
C. direktur D. Rp 300.000
D. pemegang kas kecil E. Rp 100.000
E. pengawas 7. Saat terjadi pembentukan dana kas kecil, kas
3. Seorang Petugas administrasi/sekretaris kecil disi dengan saldo sebesar Rp
/pemegng kas kecil mengajukan pengisian 1.500.000,00. Pada pengisian selanjutnya
dana kas kecil kepada bagian keuangan atau selalu diberikan dana sebesar jumlah yang
bendahara perusahaan dengan mengajukan sama yaitu Rp 1.500.000,00. Berarti kas
…. kecil ini menggunakan sistem ....
a. formulir pengajuan dana kas kecil a. voucher
b. buku kas masuk b. dana tidak tetap
c. buku kas keluar c. cash opname
d. nota kredit d. dana tetap
e. buku kas e. petty cash
4. Setiap melakukan kegiatan penggunaan 8. Pada akhir shift kerja kasir menghitung dan
dana kas kecil maka petugas harus membuat laporan kerja. Pada shift tersebut
mencatatnya kedalam …. terdapat kondisi bahwa uang tunai di cash
a. buku kas keluar box sebesar Rp 2.560.000,00 dan catatan
laporan pembukuan buku kas menunjukkan
b. buku kas masuk
saldo Rp 2.550.000,00. Pada kondisi ini
c. faktur maka selisih dana kas kecil adalah …
d. nota a. saldo ballance
e. kuitansi b. selisih kas lebih
5. K e u n t u n g a n s i s t e m i m p r e s t d a l a m c. selisih kas kurang
mengelola kas kecil adalah ….
d. selisih saldo lebih
A. saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari
e. selisih saldo kurang
B. menghemat waktu dalam pembukuan

98
9. Keuntungan penggunaan sistem dana tidak 13. Sebuah program aplikasi pengolah kata
tetap (fluctuation system) pada pengelolaan yang ada di bawah lisensi GPL (General
dana kas kecil adalah …. Public Lisence) adalah ....
a. pengeluaran tidak dapat dikelompokkan A. Microsoft Word
b. saldo kas kecil dapat diketahui setiap B. Microsoft Exel
harinya C. Star Office Writer
c. saldo kas kecil tidak dapat diketahui D. AbiWord
setiap harinya
E. Google docs
d. tidak dapat diketahui pengeluaran
14. P a d a p r o g r a m M i c r o s o f t E x c e l ,
terkecil digunakan untuk apa
sekumpulan sel yang bergerak dari atas
e. tidak dapat diketahui pengeluaran ke bawah halaman, yang diidentifikasi
terbanyak digunakan untuk apa dengan huruf adalah fitur ….
10. Perbedaan selisih dana kas kecil bisa a. Title
terjadi dikarenakan beberapa
b. Cell
kemungkinan penyebab….
c. Row
a. adanya penyelewengan oleh karyawan
dan penggunaan sistem dana tetap d. Coloumn
b. k e k u r a n g a n m e m b a y a r k a n d a n e. Scroll bar
penggunaan sistem dana tidak tetap 15. Klik File > Close atau Klik pada icon X
c. kelebihan membayarkan dan adanya yang terletak di sebelah kanan atas
penyelewengan karyawan lembar kerja merupakan perintah
untuk …
d. tidak tersedianya uang kembalian dan
adanya cash opname a. menyimpan file
e. a d a n y a c a s h o p n a m e d a n b. membuka file
penyelewengan karyawan c. mencetak file
11. Salah satu perangkat lunak yang digunakan d. menutup file
untuk menggolah angka yang e. mencari file
menggunakan spreadsheet berupa
16. Akses menu gambar berikut digunakan
kumpulan sel yang terdiri atas baris dan
untuk ….
kolom adalah ….
a. MS Word
b. Google Doc
c. Microssoft Excel
d. Math & Base Calc
e. Open Office Writer
12. Simbul gambar di bawah ini adalah simbul
aplikasi pengolah kata .... a. menyimpan file
A. Microsoft Word (MS Word) b. membuka file
B. Star Office Writer c. mencetak file
C. Open Office Writer d. menutup file
D. AbiWord e. mencari file
E. Google docs

99
17. Anda diminta untuk mengetik naskah d. mengenalkan produk
surat oleh atasan. Anda akan membuat e. menghasilkan keuntungan
document file baru menggunakan
22. Surat yang berisi ucapan selamat
Microsoft Word. Maka langkah yang
datang, diberikan kepada pihak
tepat anda akan memilh icon ….
perusahaan sebagai bentuk media
a. perhatian dari pihak manajemen
b. kepada pelanggan. Surat tersebut
c. disebut dengan ….
d. a. confirmation letter
e. b. reservation letter
18. L a n g k a h - l a n g k a h m e n y i m p a n c. guarantee letter
dokumen dalam aplikasi MS Word d. welcome letter
adalah.... e. refusal letter
A. klik File >Save 23. Ucapan permintaan maaf, karena
B. klik File >Open tidak dapat memenuhi keinginan
C. klik File >New pelanggan dan memberikan alasan
kondisi perusahaan, merupakan salah
D. klik File > pagesetup
satu ungkapan yang tertera pada jenis
E. klik File > New surat ….
19. Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya A. confirmation letter
jika tampilan cetak dilihat terlebih dahulu.
B. reservation letter
Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik
pada menu …. C. fuction bulletin
a. print D. welcome letter
b. publish E. refusal letter
c. prepare 24. Perhatikan contoh surat di bawah ini,
surat tersebut termasuk dalam kategori
d. quick print
….
e. print preview
20. Pada proses pencetakan dokumen,
langkah apa yang harus dilakukan:
A. klik file, page setup, tekan CtrlV
B. klik file, page setup, tekan CtrlP
C. klik file, page setup, tekan CtrlX
D. klik file, page setup, tekan CtrlAg
E. klik fle , page setup, tekan Ctrl U
21. Pengertian dokumen bisnis adalah
dokumen yang ada hubungannya dengan
kegiatan pekerjaan menghasilkan barang
atau jasa untuk ….
a. kegiatan sosial
b. kegiatan politik
c. kegiatan publikasi

100
 A. confirmation letter D. reservation letter
B. reservation letter E. welcome letter
C. fuction bulletin 28. Anda hendak membuat surat penawaran
D. welcome letter produk perusahaan anda. Di bawah ini
terdapat informasi yang tidak tepat/tidak
E. refusal letter
perlu disampaikan dalam surat
25. Surat pernyataan bahwa perusahaan penawaran adalah ....
telah menerima pemesanan produk/jasa
a. harga
dari pihak konsumen/client dan bersedia
menyediakan produk/jasa yang b. potongan harga
diinginkan sesuai dengan keinginan c. cara pengiriman
konsumen/client. Surat tersebut disebut d. cara pembayaran
dengan ….
e. tempat service jika rusak
A. confirmation letter
29. Salah satu informasi yang perlu
B. reservation letter disampaikan dalam surat penawaran
C. fuction bulletin adalah after sales service yang atinya
D. welcome letter adalah ....
E. refusal letter a. garansi
26. Surat yang dibuat oleh perusahaan untuk b. cara pengiriman
menginformasikan produk yang c. cara pembayaran
dimiliki/dihasilkan kepada calon client d. layanan purna jual
atau tamu. Surat ini disebut dengan surat
e. informasi tempat service
….
30. Adanya reservation letter (surat
A. surat penawaran produk
pemesanan produk) bagi pihak
B. banquet event order perusahaan merupakan media untuk
C. confirmation letter ....
D. reservation letter a. peluang untuk mencar keuntungan
E. welcome letter yang maksimal
b. p e l u a n g u n t u k m e m b e r i k a n
layanan penjualan
27. “I would like to accomodation for 7 – 10
December this year and package city c. peluang untuk menentukan media
tour for one day. Please arrange for our penjualan
client for 15 persons consist are 10 man d. peluang untuk mempromosikan
& 5 women. All payment will be settle produk
by our company PT Mahardika Jaya. We e. peluang untuk mencari pelanggan
wait your confirmation as soon as
posible.”
B. Essay
Kalimat di atas tepat diterapkan pada
jenis surat .... Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan
tepat!
A. surat penawaran produk
1. Dana kas kecil sangat diperlukan
B. banquet event order
untuk memperlancar operasional
C. confirmation letter kegiatan perusahaan. Apa yang

101
 dimaksud dengan dana kas kecil?
2. Bila terjadi pada saat pemeriksaan
fisik kas terdapat perbedaan antara
laporan kas dengan uang cash di
brankas , apa yang harus dilakukan?
3. Sebutkan 3 jenis program pengolah
kata!
4. Jelaskan bagaimana syarat sebuah
media presentasi yang baik !
5. Buatlah contoh surat konfirmasi
bentuk full block style!
102
Setelah mempelajari bab kelima sampai
ketujuh ini dan mengerjakan evaluasi semester
genap, cobalah refleksi diri Anda mengenai
materi pada satu semester ini, apakah masih
ada materi yang belum dimengerti? Adakah
yang masih ingin ditanyakan pada guru
pengampu? Jika iya, diskusikan dengan teman
maupun guru Anda. Sampaikan juga
kekurangan atau kelebihan kegiatan
pembelajaran selama satu semester ini kepada
guru pengampu untuk perbaikan kegiatan
pembelajaran ke depan.
Airmail Paperkertas untuk menulis surat atau
untuk pos udara.
Arsip Dinamis arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu
tertentu
Arsip Statis arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan
penyelenggaraan kehidupan berbangsa
pada umumnya, maupun untuk
penyelenggaraan administrasi negara.
Audio-Transcribing Machine mesin yang bisa
mentransfer ke bahasa lain
Azas Desentralisasi tiap-tiap unit atau
departemen membedakan sistem data
sendiri, atau pelaksanaan perolehan data
yang ditempatkan di masing-masing unit
dalam suatu organisasi.
Azas Sentralisasi data-data disimpan terpusat
pada satu tempat atau pelaksanaan
pengelolaan data yang dipusatkan pada
suatu unit data.
Bank Paper (Kertas Doorslag). kertas yang
digunakan untuk lembar tembusan
Banquet Event Orders rekapan data yang berisi
informasi kegiatan suatu acara
Binding Machine Mesin penjilid kertas
Bock Style Sem bentuk surat dengan
pengetikan secara lurus rata dari margin
kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal
dan salam penutup, nama penanggung
jawab dan tanda tangan dari margin
sebelah kiri.
Bond Paper kertas yang digunakan untuk
menulis surat asli atau laporan -laporan
yang bersifat resmi.
Booking Dokumen pemesanan
Cancellation Tmu yang membatalkan
Carbon Copy (C.C) Tembusan yaitu Pihak atau
orang lain yang juga berhak mendapatkan
atau ada kaitannya dengan surat
Cardex alat yang digunakan untuk menyimpan
kartu indeks dengan menggunakan laci-
103
laci yang dapat ditarik keluar memanjang
Cash Tamu melakukan transaksi dan
setelah selesai langung bayarCash
Receipt Kuitansi pembayaran
Cek: Perintah tertulis nsabah kepada Bank
untuk menarik dananya sejumlah
tertentu atas namanya atau atas unjuk
Charge To Room Tamu melakukan
transaksi dan tagihannya dijadikan disatu
kedalam guest bill tamu dan akan dibayar
sekalian nanti pada saat check out
Cronologi System susunan dokumen menurut
nama, judul, atau barang bukan menurut
nama orang, perusahaan, maupun tempat
Customer Records Data atau catatan
pelanggan
Dokumen Aktif Sering digunakan
Dokumen In Aktif Dokumen yang sudah tidak
digunakan lagi
Dokumen Korporil Dokumen yang berupa
benda bersejarah
Dokumen Literer: Dokumen yang ada karena
dicetak, ditulis, digambar atau direkam
Dokumen Primer Asli
Dokumen Sekunder Salinan
Dokumen Semi Aktif Dkumen yang jarang
digunakan
Dokumen Statis Dokumen yang tidak
digunakan secara langsung dalam
kegiatan organisasi
Dokumen Tersier Lampiran dokumenEvent
Oorganizer (Eo) Bagian yang menangani
suatu acara
Faktur: Sebuah perincian pengiriman barang
yang mencatat daftar barang, harga dan
hal lain yang biasanya terkait dengan
pembayaran
Filing Cabinet lemari arsip
Financial Record arsip yang berkaitan dengan
masalah keuangan.
Folder map tanpa dilengkapi dengan daun
penutup
Franking Machine mesin penghitung jumlah
biaya pengiriman surat/dokumen
Full Block Style Bentuk surat dimana seluruh
bagian surat kecuali kop surat,
pengetikannya dimulai dari margin
sebelah kiri.
Geographical System Sistem susunan
dokumen menggunakan sistem geografi
disusun menurut abjad dari lokasi dan
kemudian menurut nama atau subyek
Gest In The House Daftar tamu yang sedang
stay
Group List Daftar tamu rombongan
Guest MailSurat Tamu
Hanging Folder folder yang mempunyai besi
penggantung dan mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip yang
ada di dalamnya
Hanging Style Bentuk surat dimana baris kedua
pada paragraph surat tersebut dimulai 5
baris (menggantung)
Historis Dokumen yang berhubungan dengan
sejarah
Incoming And Outcoming Correspondence
Surat-surat yang masuk dan keluar
Indeks petunjuk atau tanda pengenal untuk
mempermudah dalam menentukan
tempat penyimpanan arsip
Indented Style Bentuk lekuk, Bentuk surat
yang cirinya pada alamat dalamnya yang
berlekuk, dan setiap awal paragraph
selalu menjorok 5 baris kedalam
sedangkan baris berikutnya tetap pada
margin kiri
Inventory Record arsip yang berhubungan
dengan masalah barang inventaris.
Invoice : Suatu dokumen yang digunakan
sebagai pernyataan penagihan yang
dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli
yang berisi perincian item yang dibeli,
harga satuan dan total harga serta tanggal
pembeliannya
Konfidensial Surat terbatas yang isinya hanya
104
bis adiketahui oleh beberapa pejabat
tertentu sesuai dengan kedianasanya
Lateral Menyamping
Mail For Departure Guests Surat untuk tamu
yang sudah check out
Mail For Future Guests Surat untuk tamu yang
akan check inMail Forwarding
Format yang berisi alamat bagi tamu yang
mengharapkan surat / dokumen dimana
tamu tersebut sudah check out
Map Snelhecter map yang mempunyai
penjepit di tengahnya dan tidak
mempunyai daun penutup.
Memorandum surat yang digunakan untuk
keperluan internal suatu organisasi yang
bertujuan untuk memberi/ meminta
informasi antar pejabat kantor.
Mil For Residence Guests Surat untuk tamu
yang sedang stay di hotel
Noshow Tamu yang tidak datang
Numerator alat untuk membubuhkan nomor
pada lembaran dokumen
Numerical System Sistem filling menggunakan
angka
Obligasi Suatu pernyataan hutang dari
penerbit obligasi kepada pemegang
obligasi beserta janji untuk membayar
kembali pokok hutang beserta bunganya
pada saat tanggal jatuh tempoOfficial
S t y l e
Bentuk resmi yang sering digunakan
dalam institusi pemerintahan,
Ordner map besar yang terbuat dari kardus
atau plastik tebal dengan ukuran
punggung sekitar 5 cm yang didalamnya
terdapat besi penjepit yang
dipergunakan untuk menjepit arsip
Paper Shredder Mesin pemotong kertas
Parallel Fold Lipatan ganda sejajar
Per Procurationem Seseorang yang diberi
kuasa oleh pimpinan perusahaan swasta
untuk menandatangani surat
Perforator alat untuk melubangi kertas
Personal Record arsip yang berhubungan
dengan masalah kepegawaian.
Petty Cash sejumlah dana yang diperuntukkan
khusus sebagai pengeluaran yang jumlah
dan sifatnya relatif kecil.
Production Record arsip yang berhubungan
dengan masalah produksi.
Refusal Letter Surat penolakan
Registration Card Kartu pendaftaran
Reservation Letter Surat pemesanan
Rotary Arsip alat penyimpanan arsip seperti
filing cabinet yang dapat digerakkan
secara berputar
Sales Record arsip yang berhubungan dengan
masalah penjualan
Single Fold Lipatan tunggal
Slept Out Daftar tamu yang tidak menginap di
hotel
Soundtrek System Sistem suara, Penyimpanan
warkat (records) menggunakan nomor
kode atau huruf nama diikuti juga oleh
angka-angkaStamp Stempel cap
Stensil Duplikator (Duplicating Pape
kertas yang digunakan untuk stensil atau
menggandakan tulisan
Stopmap Folio map yang memiliki daun
penutup pada setiap sisinya.
Subjectical System susunan dokumen
menurut nama, judul, atau barang bukan
menurut nama orang, perusahaan,
maupun tempat
Telegram pesan singkat yang dikirim dari jarak
jauh dalam waktu cepat dengan bantuan
pesawat telegram
Tickler File alat yang terbuat dari kotak kayu
atau baja, yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau
lembaran yang berukuran kecil
T o d a y E x p e c t e d A r r i v a l
Daftar tamu yang akan datang
Todays Expected Departure Daftar tamu yang
akan berangkat
105
Travel Account (T/A) transaksi tamu
ditanggung / dibayar oleh travel.
VIP Aminities List Daftar perlengkapan untuk
tamu VIP
VI Guests List Daftar tamu penting
Warkat Pos surat tertutup yang dibuat dari
sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat
seperti amplop
Yuridis Dokumen yang berhubungan dengan
hukum
Agus, Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2015.
Manajemen Kearsipan Modern dari
Konvensional ke Basis Komputer.
Yogyakarta: Gaya Media.
Farouk, Zuhdi Umar. 2012. Teknik Menulis Surat
Bisnis Yang Efisien dan Menarik.
Yogyakarta: Wahana Totalita.
Prasetyo, Hendrawan. 2009. Business Letters.
Yogyakarta: Pustaka Grhatama.
Priyo, Candra Pratama. Administrasi Umum
Bidang Keahlian Bisnis dan
Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Sambas, Ali Muhidin & Hendri Winata. 2018.
Manajemen Kearsipan Untuk
Organisasi Publik, Bisnis, Sosial
P o l i t i k , d a n K e m a s y a ra ka t a n .
Bandung: CV Pustaka Setia.
Sri, Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty. 2009.
Modul Melakukan Prosedur
Administrasi untuk SMK dan MAK.
Jakarta: Erlangga.
Sri, Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty. 2010.
Modul Memahami Prinsip-Prinsip
P e n y e l e n g g a ra a n A d m i n i s t ra s i
Perkantoran untuk SMK dan MAK.
Jakarta; Erlangga.
Sri, Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty. 2010.
Modul Memahami Prinsip-Prinsip
P e n y e l e n g g a ra a n A d m i n i s t ra s i
 Perkantoran untuk SMK dan MAK. Gambar 2.4 Lipatan Single Fold /T unggal
Jakarta: Erlangga. tampak atas
Sri, Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty. 2011. Gambar 2.5 Lipatan Ganda Sejajar (Parallel
Modul Menangani Surat/ Dokumen Fold) langkah 3
Kantor untuk SMK dan MAK. Jakarta: Gambar 2.6 Lipatan Ganda Sejajar (Parallel
Erlangga. Fold) langkah 4
Sri, Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty. 2011. Gambar 2.7 Lipatan Baron
Modul Mengelola Dana Kas Kecil
Gambar 2.8 Lipatan Perancis
untuk SMK dan MAK. Jakarta:
Erlangga. Gambar 2.9 Lipatan Baku (Standard Fold)
Widiatmoko, Herbimo. 2018. Simulasi dan Gambar 2.10 Lipatan Baku Rendah (Low
Komunikasi Digital untuk SMK/MAK Standard Fold)
kelas X. Jakarta: Gramedia Gambar 2.11 Lipatan Akordion (Accordion
Widiasarana Indonesia. Fold)
Suranto dan Joko Pramono. 2017. Simulasi Gambar 2.12 Lipatan Akordion Rendah (Low
Digital untuk SMK/MAK Kelas X. Accordion Fold)
Yogyakarta: Andi Offset. Gambar 2.13 Macam-macam sampul surat
Koesharyatin dan Isniar Budiarti. ___. Simulasi (gambar)
dan Komunikasi Digial untuk SMK/ Gambar 3.1 Petugas Mencari Arsip
MAK Kelas X. Bandung: HUP (Penerbit
Gambar 3.2 Filing Cabinet
Buku Pendidikan).
Gambar 3.3 Rotary Filing Cabinet
Gambar 3.4 Lemari Arsip
Gambar 3.5 Rak arsip
Gambar 3.6 Stop Map
Gambar 3.7 Snelhecter
Gambar 1.1 Petugas menyiapkan dokumen Gambar 3.8 Folder
kerja
Gambar 3.9 Hanging Folder
Gambar 1.2 Arca Dewa Hindu di Situs Arca
Gupolo Gambar 3.10 Bantex
Gambar 1.3 Perpustakaan tempat Gambar 3.11 Guide
penyimpanan dokumen literer Gambar 3.12 Stapler
Gambar 1.4 Registration card Gambar 3.13 Perforator
Gambar 1.5 Today Expected Arrival List Gambar 3.14 Baki Surat/ Paper Tray
Gambar 1.6 Invoice (1) Gambar 3.15 Tickler File
Gambar 1.7 Invoice (2) Gambar 3.16 Cardex
Gambar 1.8 Mesin Foto Copy Gambar 3.17 Label
Gambar 1.9 Mesin Fax Gambar 3.18 Numerator
Gambar 2.1 Petugas menandatangani surat Gambar 4.1 Jenis uang kertas di Indonesia
Gambar 2.2 Warkat Pos Gambar 4.2 Ciri-ciri mata uang rupiah
Gambar 2.3 Bentuk lipatan surat Single kertas Rp 100.00
F o l d / T u n g g a l t a m p a k Gambar 4.3 Jens-jenis Credit Card
samping

106
Gambar 4.4 Mesin EDC Gambar 6.10 Akses MS Word dari Windows
Gambar 4.5 Contoh Traveller Cheque Explorer
Gambar 4.6 Contoh Travel Voucher Gambar 6 .11 Akses MS Word dari Start >
Search > All Files and Folders
Gambar 4.7 Contoh Guarantee Letter
Gambar 6.12 Jendela Open
Gambar 4.8 C o n t o h V o u c h e r
Complimentary Gambar 6.13 File > Close
Gambar 4.9 Kuitansi (1) Gambar 6.14 Mencetak file pada microsoft
word
Gambar 4.10 Kuitansi (2)
Gambar 6 .15 Tampilan kotak dialog pada
Gambar 4.11 Cek
perintah print
Gambar 4.12 Faktur
Gambar 7.1 Surat Penawaran Produk
Gambar 4.13 Nota Kontan
Gambar 7.2 Letter Of Guarantee
Gambar 4.14 Nota Debit Pemesanan Tiket Pesawat
Gambar 4.15 Nota Kredit Gambar 7.3 Surat Pesanan (Reservation)
Gambar 4.16 Bukti Setoran Bank Gambar 7.4 Surat Confirmation (1)
Gambar 4.17 Bilyet Giro Gambar 7.5 Surat Confirmation (2)
Gambar 4.18 Rekening Koran Gambar 7.6 Surat Confirmation (3)
Gambar 4.19 Bukti Kas Masuk (BKM) Gambar 7.7 Surat Confirmation (4)
Gambar 4.20 Bukti Kas Leluar (BKK) Gambar 7.8 Surat Penolakan (Refusal)
Gambar 4.21 Bukti Memo Gambar 7.9 Function Buletin
Gambar 5.1 Pembuatan Laporan Kas Kecil Gambar 7.10 Surat Ucapan Selamat Datang/
Gambar 5.2 Formulir Pengajuan Dana Kas Welcome Letter (1)
Kecil Gambar 7. 11 Surat Selamat datang/ Welcome
Gambar 5.3 Alur Penerimaan dan Letter (2)
Pengeluaran dana Kas Kecil
Gambar 5.4 P e t t y Ca s h B o x ( t e m p a t
penyimpanan uang)
Gambar 6.1 Komputer
Gambar 6.2 Aplikasi pengolah kata
Microsoft word
Gambar 6.3 Tampilan sheet pada Microsoft
Exel
Gambar 6.4 Fitur StarOffice Writer
Gambar 6.5 Fitrur OpenOffice
Gambar 6. 6 Fitur Google Docs
Gambar 6.7 Akses MS Word dari Start >
Programs
Gambar 6.8 . Akses MS Word shortcut pada
desktop
Gambar 6..9 Akses MS Word dari Start > Run
> Browse

107
Biodata Penulis I
Nama Lengkap : Patonah, M.Pd
Telepon /HP : 081578131145
Email : patjogja2712@gmail.com
Akun Facebook :-
Alamat Kantor : SMK N 4 Yogyakarta
Jl Sidikan 60 Umbulharjo Yogyakarta
Kompetensi Keahlian : Perhotelan

Riwayat Pekerjaan/Profesi (10 Tahun Terakhir)

1. Guru Perhotelan SMK N 4 Yogyakarta

Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tahun Belajar

1. S2 Manajemen Pendidikan di UNY lulus tahun 2012
2. S1 Psikologi Pendidikan dan Bimbingan di IKIP PGRI Wates lulus tahun 2006
3. Manajemen Perhotelan di STP Nusa Dua Bali lulus tahun 1997

Informasi Lain dari Penulis

Tinggal di Yogyakarta, Lahir di Tanjung Jabung Jambi, 27 Desember 1974, Sekolah Dasar di lalui
di SD Negeri Terbahsari Wates Kabupaten Kulon Progo. Demikian juga untuk jenjang SMP di lalui
di daerah yang sama tepatnya di SMPN 1 Wates. Tahun 1990 melanjutkan ke SMTK Yogyakarta
pada Jurusan Pariwisata. Tahun 1993 mendapat beasiswa Ikatan Dinas untuk kuliah di Jurusan
Perhotelan di Sekolah Tinggi Pariwisata (STP) Nusa Dua Bali Lulus tahun 1996. Sejak itu merintis
karir di bidang pendidikan sebagai tenaga penngajar di SMK N 4 Yogyakarta. Tahun 2006
berhasil menyelesaikan studi S1 dari IKIP PGRI Wates dan Tahun 2012 menyelesaikan S2 di
Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) Aktif di organisasi profesi guru MGMP Perhotelan Kota
Yogyakarta dan Propinsi DIY, aktif sebagai Asessor Kompetensi Perhotelan yang sejak tahun
2006 di bawah LSP P3 Pariwisata Cabang DIY dan LSP P1 SMK N 4 Yogyakarta.

108
Biodata Penulis II
Nama Lengkap : Rina Kuswardani, S.E
Telepon /HP : 081328003223
Email : rhiena.wardani @gmail.com
Akun Facebook : -
Alamat Kantor : SMK Negeri 4 Yogyakarta
JL. Sidikan No. 60, Umbulharjo,
Yogyakarta
Kompetensi Keahlian : Usaha Perjalanan Wisata

Riwayat Pekerjaan/Profesi (10 Tahun Terakhir)

1. Staff Tiketing & Reservasi pada PT. Mitra Tour & Travel Yogyakarta 2003 – 2004
2. Staff Tiketing & Resevasi pada PT. Lintas Nusantara Tour & Travel Yogyakarta 2004 – 2009
3. Guru SMK Negeri 4 Yogyakarta 2007 – sekarang
4. Mengajar di SMK Dirgantara Putra Bangsa 2017 – sekarang
5. Dosen di Akademi Manajemen Administrasi Transportasi Udara AMA Yogyakarta 2008 –
sekarang
6. Dosen di STIE Pariwisata “ API “ Yogyakarta 2012 – sekarang

Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tahun Belajar

1. D3 Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gajah Mada Yogyakarta lulus 2003
2. S1 Manajemen Pariwisata STIE Pariwisata “ API “ Yogyakarta lulus 2006

Judul Buku dan Tahun Terbit (10 Tahun Terakhir)

a. Komunikasi Industri Pariwisata, Yudhistira , terbit 2018

Informasi Lain dari Penulis

Tinggal di Yogyakarta, Lahir di Klaten , 08 November 1980 , Sekolah Dasar di lalui di SD Negeri
Pakahan I, Klaten , Jawa Tengah. Demikian juga untuk jenjang SMP di lalui di daerah yang sama
tepatnya di SMP Negeri 1 Kebonarum . Tahun 1996 melanjutkan ke SMU N 2 Klaten. Tahun 2000
melanjutkan Studi ke D3 Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gajah Mada Yogyakarta.
Lulus D3 kemudian bekerja di PT. Mitra Tour & Travel Yogyakarta sebagai staff Tiketing &
Reservasi . Tahun 2004 Melanjutkan Studi ke STIE Pariwisata “ API “ Yogyakarta . Sejak saat itu
memulai karier sebagai karyawan di PT. Lintas Nusantara Tour & Travel sampai dengan tahun
2009, Tahun 2007 di terima sebagai guru kompetensi keahlian Usaha Perjalanan Wisata di SMK
N 4 Yogyakarta , Dosen STIE pariwisata “ API “ dan Dosen Akademi Transportasi AMA Yogyakarta
sampai sekarang . Aktf sebagai Assesor LSP P3 Pariwisata cabang D.I.Y sejak tahun 2015 & LSP
P1 SMK Negeri 4 Yogyakarta sampai sekarang

109