Pengelolaan MICE – Kelas XII

TOPIK 1:

Lokasi Pameran

PENGANTAR
Modul ini merupakan bahan ajar yang membahas tentang Materi Lokasi Pameran pada mata
pelajaran Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition kelas XII dengan ruang
lingkup materi sebagai berikut:
a. Venue
b. Lokasi Venue
c. Kriteria dan Indikator Venue MICE
d. Skema Dukungan Lintas Usaha MICE

A. KOMPETENSI DASAR

3.17 Menganalisis Lokasi Pameran

4.17 Melakukan Pemeriksaan Lokasi Pameran

B. INDIKATOR PENCAPAIAN C. TUJUAN PEMBELAJARAN

 Menjelaskan pengertian lokasi pameran 1. Melalui diskusi dan menggali

 Menjabarkan kriteria lokasi area khusus informasi, peserta didik dapat:
pameran  Menjelaskan pengertian lokasi
 Menentukan lokasi pameran pameran
berdasarkan ruang tempat pelaksanaan  Menjabarkan kriteria lokasi area
 Menganalisis denah ruang lokasi khusus pameran
pameran  Menentukan lokasi pameran
 Mengumpulkan informasi tentang lokasi berdasarkan ruang tempat
pameran pelaksanaan
 Membuat denah ruang lokasi pameran  Menganalisis denah ruang
lokasi pameran
1. Setelah berdiskusi dan menggali
informasi, peserta didik dapat:
 Mengumpulkan informasi
tentang lokasipameran dengan
cermat
 Membuat denah ruang lokasi
pameran dengan
bertanggungjawab

D. AKTIVITAS PEMBELAJARAN
Bacalah dengan cermat rumusan tujuan pembelajaran dari kegiatan belajar ini. Tujuan
tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan
dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan ajar ini :

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 1

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

a. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. Kerjakan tugas dan
jawablah pertanyaan tes. Lakukan kegiatan ini sampai tuntas menguasai hasil
belajar yang diharapkan.
b. Jika dalam proses memahami materi merasa kesulitan, diskusikan dengan teman-
teman atau konsultasikan dengan guru
c. Setelah menuntaskan semua kegiatan dalam bahan ajar ini. Pelajarilah bahan ajar
selanjutnya
d. Tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya apabila tidak
menguasai materi kegiatan belajar sebelumnya.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 2

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

E. URAIAN MATERI

1. Venue
Dalam hubungannya dengan industri MICE, maka kita tidak bisa lepas dari venue. Venue di
sini lebih pada manajemen lokasi dan tempat yang sesuai dengan biaya, keinginan konsumen,
maupun pemilihan lokasi yang tepat. Setiap acara MICE di-host di 'tempat, maka jelas acara
MICE dan tempat tidak terpisahkan. meskipun ada perbedaan dalam hal pengaturan acara
dan ukuran untuk setiap MICE dengan membawa kelompok orang yang memiliki atensi dan
maksud yang sama. Jenis Tempat yang ditunjuk untuk melaksanakan kegiatan MICE
berdasarkan:
1. Tujuan pertemuan, pertunjukan atau acara tertentu.
2. Lokasi pertunjukan seperti hall, ballroom auditorium.

Berbagai jenis tempat dapat dikategorikan menurut empat tujuan utama yang dimaksud
dengan tempat yang ditunjuk, yaitu:
1. Hotel & Resort
Selama ini hotel dan resort menjadi pilihan utama dalam agenda pelaksanaan event MICE.
Hal ini karena dirasa mudah dalam pemilihan item item pendukung yang lainnya. Berikut ini
adalah keutamaan dari hotel dan resort bila digunakan sebagai tempat pameran:
a. Untuk manajer pameran yang dilaksanakan di hotel, keuntungan utama dalam
menyelenggarakan pameran di hotel sehingga berada dalam 1 atap dan 1 pengawasan.
b. Setiap orang yang terlibat dalam pameran di hotel dan resort akan memiliki fasilitas yang
sama, termasuk makan dan penginapan dengan suasana yang kondusif.
c. Hotel menjadi pilihan yang murah untuk penyelenggaraan dengan lingkup kecil maupun
besar hal ini terjadi karena tidak dibutuhkannya pengangkutan peserta dari satu gedung
ke gedung yang lain.

2. Convention Centre
a. Pusat konvensi/pameran dirancang khusus untuk menyelenggarakan acara MICE dan
menggabungkan setiap kemudahan yang diperlukan.
b. Pusat-pusat konvensi yang sebelumnya digunakan terutama untuk menyelenggarakan
pameran sekarang digunakan untuk pertemuan berskala lebih kecil juga dengan ruang
kosong yang diatur dan dipisahkan menjadi area ruang pertemuan yang lebih kecil.

Kelebihan dan kekurangan convention centre serta hotel & resorts

Convention Centre Hotel & Resorts
Kelebihan
 Dirancang khusus untuk memenuhi  Ruang akomodasi sudah satu
tujuan tersebut  Harga paket tersedia di hotel
 Biasanya di organisa oleh komunitas  Sewa Ruangan lebih murah terutama
yang sudah profesional saat musim sepi
 Peralatan dan perlengkapan tentang  Tingkat kapasitas dan daya tampung
semua kebutuhan MICE sudah tersedia lebih besar
 Lebih mudah untuk memindahkan  Pelayanan untuk menu makanan lebih
pameran ke dalam ruangan baik
 Konstruksi stan lebih murah  Suasana secara keseluruhan lebih
 Tempat parkir yang memadai nyaman
Kekurangan
 Tidak tersedia akomodasi  Bukan merupakan fasilitas pokok
 Tata letak akan mengalami kesulitan untuk kegiatan MICE
untuk menentukan pusat pameran  Ruangan yang terbatas

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 3

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

 Kemungkinan ruang cadangan untuk  Mungkin kekurangan fasilitas

kepentingan yang lain akan terbatas tertentu
 Saat pameran mungkin sulit dikelola
 Prosedur tindakan keamanan yang
sulit

3.Gedung Serba Guna

a. Gedung serba guna merupakan konsep terbaru di venue acara MICE dengan fokus
pada personalisasi tata letak dan konfigurasi untuk setiap acara MICE
b. Fasilitas pelengkap juga tersedia dalam mendukung acara MICE.
c. Alur kunjungan juga bisa dibuat dengan mudah sesuai dengan cara MICE

2. Lokasi Venue
Penentuan lokasi venue penyelenggaraan pameran merupakan poin penting ketika
merencanakan sebuah event. Kegiatan pameran dapat dilaksanakan di sebuah convention
centre, ruang pameran (exhibition hall) atau pada sebuah hotel yang mempunyai fasilitas
untuk pagelaran pameran. Dalam pemilihan venue lokasi pameran harus mempertimbangkan
jumlah perkiraan audience pengunjung yang akan datang
Berikut merupakan beberapa venue MICE yang ada di Indonesia:
a. Bali International Convention Centre
Bali International Convention Centre (BICC) adalah gedung atau aula pertemuan di Kawasan
Pariwisata Nusa Dua. BICC hanya terletak sekitar 10 kilometer dari Bali dan bisa ditempuh
dalam waktu 25 menit dari pusat distrik Kuta. Bali International Convention Centre bisa
menampung hingga 2500 partisipan dengan pengaturan gaya teater (theater style setting)
atau menampung 125 partisipan dengan banquet setting di ruangan seluas 2.393 m². Bali
International Centre menyediakan fasilitas untuk berbagai macam kegiatan yang
berhubungan dengan MICE seperti konvensi, pertemuan, pameran, seminar, konser, gala
dinner, kegiatan olahraga, bahkan acara pernikahan.
b. Jakarta Internasional Expo (JI Expo)
Jakarta International Expo dikenal sebagai salah satu destinasi terbagi di industri MICE
Indonesia dengan total lahan 44 hektare dan saat ini JI Expo menawarkan 100.000 m² lahan
dengan pembagian 50.000 m2 untuk indoor dan 50.000 m² untuk outdoor, lahan tersebut
yang disewakan untuk keperluan pameran dan konvensi.
Untuk mencapai venue JI Expo dari Bandara Soekarno Hatta hanya diperlukan waktu tempuh
sekitar 30-40 menit sedangkan dari pelabuhan Tanjung Priok bisa dijangkau dengan waktu
sekitar 20-30 menit untuk tiba di JI Expo.
c. Indonesia Convention Exhibition (ICE)
Indonesia Convention Exhibition yang terletak di jantung kota BSD, merupakan sebuah lokasi
penyelenggaraan pagelaran acara dengan skala nasional maupun internasional. Perkiraan
total lahan ICE yaitu seluas 220.000 m². Tempat ini telah dipersiapkan sebagai salah satu
sentral yang paling luas di Indonesia untuk keperluan pameran dan konvensi. Tempat ini bisa
menawarkan dan memfasilitasi untuk skala bisnis besar secara bersamaan yaitu untuk
kegiatan pertemuan, insentif, konvensi dan pameran. ICE mempunyai fasilitas 10 ruang
pameran dengan jumlah luas secara keseluruhan 50.000 m², ruang pameran tambahan seluas
50.000 m², balai konvensi seluas 4.000 m² yang terbagi menjadi 4 buah kamar, 33 ruang rapat;
dan lobi pra fungsi seluas 12.000 m².
d. Jogja Expo Center, Convention dan Exhibition Hall
Jogja Expo Center (JEC) merupakan venue terbesar di Jawa Tengah dan DIY saat ini yang
berada di lokasi strategis sehingga menjadikan JEC sebagai sebuah pilihan tepat bagi sebuah
penyelenggara untuk melaksanakan sebuah kegiatan pameran di Yogyakarta dengan cakupan
besar seperti pameran elektronik, pameran otomotif, pameran kerajinan, pameran otomotif,
pameran teknologi dan pada tahun 2019 menjadi lokasi Lomba Kompetensi Siswa tingkat SMK
se-Indonesia dengan berbagai keahlian di SMK. Jogja Expo Center mampu menampung sekitar
400 buah stand pameran dan kapasitas tempat parkir yang bisa memuat 600 buah mobil.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 4

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

3. Kriteria dan Indikator Venue MICE

Berdasarkan Peraturan Menteri Pariwisata Republik Indonesia Nomor Tahun 2017 Tentang
Tempat Penyelenggaraan Kegiatan (venue) Pertemuan Perjalanan Insentif, Konvensi, dan
Pameran terdapat 8 kriteria dari Venue MICE Mandiri (stand-alone venue) yaitu sebagai
berikut:
1. Fasilitas minimum Venue merupakan kapasitas sebuah venue MICE Mandiri (stand-alone
venue) dengan kelengkapan ruangan yang harus dimiliki.
2. Spesifikasi Standar Ruangan merupakan fasilitas ruangan yang mampu menunjang
aktivitas operasional venue MICE Mandiri (stand-alone venue) dan mempermudah
kegiatan bagi pelaksana dan peserta kegiatan (event).
3. Peralatan Ruangan Konvensi merupakan fasilitas dan peralatan Ruangan Konvensi yang
mampu menunjang aktivitas operasional bagi pelaksana dan peserta kegiatan (event).
4. Area Khusus Pameran, merupakan fasilitas pameran yang mampu menunjang aktivitas
operasional venue MICE Mandiri (stand-alone venue) dan mempermudah kegiatan bagi
pelaksana dan peserta kegiatan (event).
5. Manajemen Venue, merupakan manajemen operasi Venue MICE Mandiri (stand-alone
venue).
6. Standar operasional vemie, merupakan fasilitas dan infrastruktur operasional venue
MICE Mandiri (stand-alone venue) yang mampu menunjang aktivitas dan mempermudah
kegiatan (event).
7. Penjualan dan pemasaran, merupakan proses dan aktivitas dan mempermudah kegiatan
(event).
8. Infrastruktur Pendukung Kota, merupakan infrastruktur dalam kota tempat Ventie MICE
Mandiri (stand-alone venue) berada yang mampu menunjang aktivitas operasional venue
dan mempermudah kegiatan bagi pelaksana dan peserta kegiatan (event)

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 5

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

Tabel kriteria dan Indikator Venue MICE Mandiri (stand-alone venue) adalah sebagai berikut:
(sumber: Peraturan Menteri Pariwisata Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2017).

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 6

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 7

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 8

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 9

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 10

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 11

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 12

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

4. Skema Dukungan Lintas Usaha MICE

Keterangan:

1. Accommodation/akomodasi adalah perusahaan yang memberikan pelayanan jasa

penginapan yang di fasilitasi dengan pelayanan makan dan minum.
2. Venue company merupakan perusahaan yang menyewakan tempat/lokasi yang
diperuntukkan untuk kegiatan MICE..
3. Tour agent atau biro perjalanan wisata yaitu sebuah badan usaha yang menyediakan
paket-paket wisata, paket meeting, serta dokumen-dokumen yang diperlukan calon
peserta pertemuan atau pameran
4. Event organizer juga mempunyai arti sebagai pengelola suatu kegiatan pengorganisasi
acara. Tugas dari EO yaitu untuk membantu klien atau pengguna jasa EO untuk dapat
menyelenggarakan acara yang mereka inginkan
5. Professional Conference Organizer merupakan salah satu usaha jasa konvensi. perjalanan
insentif atau pameran. Pekerjaan utama dari jenis usaha ini yaitu untuk memberikan
pelayanan jasa terhadap suatu pertemuan bagi sekelompok orang atau komunitas,
wirausahawan, budayawan, dan sebagainya yang bertujuan untuk membahas berbagai isu
atau masalah demi kepentingan bersama atau kelompok.
6. Perusahaan Outsourcing merupakan perusahaan yang menyuplai jasa tenaga kerja untuk
memenuhi permintaan perusahaan yang membutuhkan. Jenis tenaga kerja yang diambil
yaitu yang mempunyai keahlian di bidang pekerjaan tertentu sesuai kebutuhan
konsumen/perusahaan.
7. Usaha Catering adalah kegiatan usaha yang memberikan pelayanan berupa pemesanan
berbagai macam makanan maupun minuman baik untuk jumlah besar maupun kecil
tergantung dengan kebutuhan konsumen. Jasa ini juga membantu memenuhi permintaan
khusus sesuai menu yang diinginkan.
8. Entertainment/hiburan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mencantumkan
kegiatan hiburan pada penyelenggaraan MICE yaitu kapasitas venue, fasilitas, lingkungan,
dan biaya serta tidak kalah penting, jangan bertentangan dengan kebijakan sosial dan
agama di tempat/daerah/negara yang mengadakan event MICE tersebut.
9. Stand contractor merupakan sebuah jenis usaha jasa yang kegiatan usahanya meliputi
pembuatan booth/stand pameran, penyewaan booth/stand pameran, merancang (design)

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 13

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

booth, event production, dekorasi panggung, backdrop. penampilan produk, pembongkar,

dan pemasangan stand pameran baik indoor maupun outdoor.
10. Freight forwarding merupakan jenis usaha yang bergerak pada bidang transmisi barang.
Selain itu, freight forwarding juga mempunyai fungsi sebagai Ekspedisi, Muatan, Kapal Laut
(EMKL), pelayaran, kepabeanan, serta pengiriman barang secara door to door.
11. Transportation/Usaha Jasa Transportasi adalah kegiatan usaha dalam menyediakan jasa
angkutan atau moda transportasi untuk memenuhi kebutuhan wisatawan atau dalam
kegiatan kepariwisataan sehingga usaha jasa ini bukan untuk memenuhi kebutuhan
reguler/umum.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 14

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

F. LATIHAN/TUGAS/KASUS

LATIHAN
Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas!
1. Jelaskan pengertian pameran
2. Jelaskan peranan dari asosiasi-asosiasi yang menangani penyelenggaraan pameran!
3. Jelaskan 8 Kriteria Venue MICE!
4. Jelaskan indicator pada kriteria spesifikasi stadar Ruangan!
5. Buatlah skema dukungan lalu lintas usaha dalam penyelenggaraan MICE dan jelaskan
hubungan antar usaha-usaha tersebut!

TUGAS PROYEK
Kerjakanlah tugas berikut secara berkelompok! Amatilah venue penyelenggaraan MICE
dikotamu!
Nama Tempat :

Acara yang Pernah

No Nama Venue Fasilitas
Diadakan
1
2
3
4
5

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 15

 Pengelolaan MICE – Kelas XII

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 9