PENATAAN TEMPAT

PENDAFTARAN
EVENT
CONFERENCE
 Perencanan Proses Pendaftaran
Conference

Sebelum masuk ke dalam pendaftaran atau registrasi, tentunya anda sudah mengetahui, untuk
menentukan form apa saja yang dibutuhkan untuk event MICE harus disesuiaikan dengan tema,
karakteristik dan jenis event yang akan dilaksanakan.  
Tidak hanya form apa saja yang dibutuhkan akan tetapi ketentuan dan persyaratan sampai ke
desain grafis dari form tersebut harus disesuaikan.

Beberapa hal yang harus dilakukan dan disiapkan oleh organizer dalam pendaftaran atau registrasi
peserta adalah sebagai berikut:
 Menyusun system registrasi yang praktis untuk memudahkan pemantauan
 Mengumumkan atau mempromosikan kepada semua calon peserta dengan system yang sudah
disepakati
 Menerima pendaftaran dan menyusun file data peserta
 Perencanan Proses Pendaftaran
Conference

PROVIDE INFORMATION
Desain Form Pendaftaran Conference harus berisikan detail & informasi event sebagai berikut:
 Waktu, Tanggal dan Lokasi Event
 Biaya pendaftaran, meliputi kebijakan pembatalan, cara pembayaran atau skema diskon yang
berlaku (contoh: early bird discount, buy one get one, dll)
 Biaya akomodasi/ kamar untuk peserta conference beserta syarat dan ketentuan pemesananya.
 Penjelasan tentang profil conference (topik/tema pembahasan conference) atau apabila ada
penambahan topik/tema diluar topik/tema utama yang memerlukan pendaftaran khusus dan
penambahan biaya.
 Opsi aktifitas tambahan yang memerlukan pendaftaran khusus seperti golf, tenis atau
sightseeing tours dan lengkap dengan detail masing-masing biaya tambahan apabila ada.
 Perencanan Proses Pendaftaran
Conference

REQUEST INFORMATION
Form Pendaftaran harus mewajibkan peserta untuk mengisi atau memberikan informasi sebagai
berikut:
 Profil peserta (nama, telepon, email)
 Asal Perusahaan/ Negara dan jabatan pekerjaan.
 Informasi kontak dalam keadaan darurat
 Status kepesertaan (member/ nonmember/ media, dll)
 Informasi Pendamping peserta (apabila membawa pendamping seperti suami/ istri/ anak)
 Spesial request (seperti pilihan makanan, fasilitas tambahan, dll)
 Perencanan Proses Pendaftaran
Conference

REGISTRATION AREA ONSITE

Dalam menentukan lokasi atau titik pendaftaran pada saat di lokasi harus mempertimbangkan
berbagai hal seperti:
 Pastikan area pendaftaran yang disiapkan cukup untuk mengakomodir jumlah peserta
conference. Seperti jumlah meja penerima pendaftaran dan personil/ petugas pendaftaran.
 Pastikan titik lokasi pendaftaran yang kita pilih merupakan titik yang strategis dan mudah
diakses sebelum jalur masuk utama ruangan conference dan tidak mengganggu akses dan
traffic disekitar area conferencen.
 Pastikan area pendaftaran memiliki jalur atau space yang cukup untuk mengakomodir antrian
pendaftaran pada saat periode ramai. Dan areanya cukup apabila dibutuhkan meja tambahan
darurat pendaftaran.
 Pastikan kelengkapan material pendaftaran yang akan diberikan kepada peserta cukup dan
sesuai (id card, handout, souvenir/seminar kit)
 Perencanan Proses Pendaftaran
Conference

REGISTRATION AREA ONSITE

 Pastikan listrik dan peralatan pendaftaran (seperti komputer, printer, atk, dlll) dan berfungsi
dengan baik.
 Pastikan tersedianya gudang/ area tempat menyimpan material pendaftaran seperti handout speaker,
souvenir/ conference kit.
 Pastikan signage pendaftaran dan jadwal conference tersedia dan ditempatkan dilokasi yang mudah
terlihat.
 Menyediakan cash deposit box, mesin edc dan kalkulator untuk melayani apabila ada penerimaan
pembayaran onsite.
 Jalur antrian pendaftaran bisa dibuat berdasarkan alphabetical atau status kepesertaan (seperti jalur
khusus A-F untuk peserta dengan nama yang berawalan dari alphabet A-F/ jalur khusus peserta,
media, VIP, dll)
 Jika diperlukan menyediakan jalur khusus pembayaran dan penyerahan material conference seperti
handout, souvenir/ conference kit untuk menghindari penumpukan area pendaftaran peserta.
 Perencanan Proses Pendaftaran
Conference

PREPARING PERSONNEL
 Sebelum sesi pendaftaran dibuka, pastikan semua personil/ petugas pendaftaran sudah
memahami prosedur dan kelengkapan peralatan material pendaftaran.
 Pastikan petugas pendaftaran sudah memiliki daftar nama peserta, status kepesertaan (guest,
VIP, media, speaker).
 Menugaskan satu orang supervisor/ kordinator untuk bertanggung jawab dan melakukan
pengecekan pada sebelum, saat / setelah sesi pendaftaran.
 Mendiskusikan prosedur untuk penanganan apabila terdapat komplain dan masalah pada saat
sesi pendaftaran.
 Pastikan semua petugas mengerti sistem pendaftaran onsite yang digunakan.
 Pastikan terdapat Petugas khusus yang menangani pembayaran on-site.
Contoh ilustrasi: Penataan area pendaftaran berdasarkan alphabetical order
dan jalur khusus penyerahan conference kit.
Contoh Form Registrasi
Conference offline
Contoh ilustrasi: Pendaftaran dan penyerahan id card peserta
Contoh ilustrasi: Pendaftaran dan penyerahan id card beserta conference kit
peserta
Contoh ilustrasi: Antrian peserta pada saat melakukan pendaftaran.
Dalam hal ini, petugas pendaftaran harus tetap tenang dan fokus apabila dihadapkan oleh antrian
yang panjang. Dan apabila dibutuhkan supervisor/kordinator pendaftaran dapat menyediakan
meja pendaftaran tambahan darurat untuk mengurangi/ mengurai antrian pendaftaran.
Contoh ilustrasi: signage jadwal conference yang diletakkan didekat area
pendaftaran