PENATAAN TEMPAT

PENDAFTARAN
EVENT
EXHIBITION
Penataan Tempat
Pendaftaran Event Pameran

 Pendaftaran Peserta Pameran

 Pendaftaran Pengunjung Pameran B2B dan B2C
 Pendaftaran Peserta Pameran

 Pendaftaran Peserta Pameran biasanya dilakukan pada masa

persiapan/ setup Pameran.
 Penyelenggara menyiapkan lokasi khusus untuk melakukan
pendaftaran peserta pameran.
 Lokasi pendaftaran peserta biasanya di organizer office di venue
pameran.
 Penyelenggara menyediakan Id Card khusus untuk peserta sebagai
izin masuk pada saat pameran berlangsung.
 Banyaknya Id Card Peserta biasanya ditentukan oleh besaran stan
yang diisi oleh peserta pameran.
 Tetapi tidak menutup kemungkinan juga peserta pameran dapat
memesan extra id card kepada penyelenggara dengan ketentuan
dan biaya yang ditetapkan oleh penyelenggara.
 Id Card Peserta dapat berisikan foto peserta atau hanya
 Pendaftaran Pengunjung
Pameran B2B

 Pendaftaran Pengunjung Pameran B2B biasanya dapat dilakukan sebelum

pameran (pre-registration) atau pada saat pameran (on-site registration)
 Penyelenggara menyediakan area khusus untuk pendaftaran pengunjung
pameran B2B.
 Area pendaftaran dibagi berdasarkan jenis pendaftaran, area khusus pre-
registration dan area khusus on-site registration.
 Penyelenggara menyediakan Id Card khusus untuk pengunjung sebagai izin masuk
pada saat pameran berlangsung.
 Pengunjung Pameran B2B biasanya diwajibkan mengisi form registrasi yang
berisikan informasi dan identitas pengunjung pameran.
 Penyelenggara juga menyiapkan tiket pameran khusus untuk pengunjung on-site
sebagai bukti bayar pembelian pendaftaran pameran (apabila berbayar).
Sedangkan untuk akses masuknya tetap diberikan id card pengunjung.
 Id Card pengunjung biasanya hanya berisikan identitas peserta (nama,
perusahaan, negara).
 Pendaftaran Pengunjung
Pameran B2C

 Pendaftaran Pengunjung Pameran B2C biasanya dilakukan pada saat

pameran (on-site registration) dengan membeli tiket pada area khusus
pendaftaran.
 Transaksi pembelian langsung di area pendaftaran dengan melakukan
pembayaran secara tunai atau debit/kredit (tergantung fasilitas yang
disiapkan penyelenggara)
 Pendafataran Pengunjung Pameran B2C biasanya tidak diwajibkan
untuk mengisi form pendaftaran.
 Pengunjung pameran diberikan tiket sebagai bukti bayar dan izin masuk
ke area pameran.
 Tiket wajib ditunjukan di pintu masuk pameran dan tiket biasanya
disobek sebagian sebagai tanda bahwa tiketnya sudah digunakan.
 Pengunjung pameran biasanya akan dicap oleh petugas pada saat
keluar area pameran sebagai izin masuk kembali ke area pameran.
Penataan Tempat Pendaftaran
Peserta Pameran
 Berikut adalah contoh denah area
pameran di Jakarta Convention
Center (JCC) Senayan.
 Area Pameran terbagi ke beberapa
Exhibition Hall (Ruangan Pameran) 1
yaitu Exhibition Hall A, Hall B,
Cendrawasih Room, Main Lobby,
Plenary Hall & Assembly Hall.
 Dalam hal ini banyaknya lokasi
pendaftaran peserta pameran harus
dibagi dan disesuaikan dengan
jumlah Exhibition Hall yang
digunakan.
5
 Pembagian area pendaftaran
peserta pameran berdasarkan lokasi
exhibition hall stannya masing-
masing bertujuan untuk
memberikan kemudahan peserta
pameran dan untuk lebih tertata
4
dan terkelola dengan baik.
 Area Pendaftaran yang digunakan 6
biasanya di area organizer office
yang digunakan sebagai kantor 2 3
panitia di lokasi pameran dan dapat
digunakan juga untuk melayani
kebutuhan dan permintaan peserta
selain registrasi pameran.
 Penataan Tempat Pendaftaran
Peserta Pameran
Area Pendaftaran Peserta berisikan
Ruangan peralatan, perlengkapan registrasi
Area
Pendaftaran Pendaftaran seperti meja counter pendaftaran,
Peserta Peserta kursi, id card peserta, kebutuhan atk,
identitas acara berupa backdrop /
banner dll.

Sumber Daya Manusia yang

disediakan meliputi petugas
pendaftaran sebagai penerima dan
yang menyerahkan Id Card Peserta.
Ruangan
Petugas Kasir/ keuangan sebagai
Organizer
penerima transaksi apabila ada
pembelian tambahan Id Card
Peserta.

Area Tunggu Peserta berisikan

Area Tunggu kursi-kursi apabila peserta
Peserta diharuskan menunggu selama proses
pendaftaran dilakukan.
Penyelenggara dapat juga
menyediakan minuman, snack ringan
untuk peserta yang menunggu.
Penataan Tempat Pendaftaran
Pengunjung Pameran
 Area Pendaftaran Pengunjung
Pameran biasanya ditata diluar
area pintu masuk pameran.
 Banyaknya area pendaftaran
tergantung dari banyaknya
pintu masuk pameran yang 1
disediakan.
 Dalam hal ini pada contoh
berikut terdapat 2 zona pintu
masuk pameran yang posisi
letaknya jauh dan memiliki
akses berbeda, maka area
pendaftaran yang disediakan
minimal adalah 2 area pada
masing masing zona.
 Posisi letaknya juga dapat
disesuaikan supaya dapat
terlihat dengan mudah oleh
pengunjung dari pintu masuk
pameran.
2
Penataan Tempat Pendaftaran
Pengunjung Pameran B2B
Pre-Registration
4
Pengunjung yang telah memiliki ID
Card menunjukkan id card di pintu
masuk kepada petugas/ security
pintu masuk untuk dapat diizinkan
masuk ke area pameran

Onsite Registration Pre-Registration Pengunjung pre-registration

menunjukan bukti pre-registration
kepada petugas pendaftaran untuk
diverifikasi dan melakukan
3 penyerahan id card pengunjung

Pengunjung antri di jalur Pre-

Registration counter.
2
Fill in Counter

Pengunjung pre-registration datang

1 ke area pendaftaran, disambut oleh
petugas LO pendaftaran untuk
memastikan apakah pengunjung
sudah melakukan pre-registration
atau belum
Penataan Tempat Pendaftaran
Pengunjung Pameran B2B
Onsite-Registration 5
Pengunjung yang telah memiliki ID
Card menunjukkan id card di pintu
masuk kepada petugas/ security
pintu masuk untuk dapat diizinkan
masuk ke area pameran

Onsite Registration Pre-Registration

Pengunjung memberikan form registrasi kepada petugas

registrasi dan membayar tiket masuk (apabila berbayar)
4 untuk diverifikasi dan diserahkan id card pengunjung.

Pengunjung antri di jalur Onsite

3 Registration.
Fill in Counter

Pengunjung onsite datang ke area

2 Pengunjung mengisi
form registrasi di fill in 1 pendaftaran, disambut oleh
petugas LO pendaftaran untuk
counter yang telah diarahkan mengisi form registrasi
disediakan
terlebih dahulu.
Penataan Tempat Pendaftaran
Pengunjung Pameran B2C

Tiket ditunjukkan dipintu

masuk pameran untuk
dapat disobek

4
Ticket Counter

Pengunjung pameran melakukan

3 pembelian tiket dengan melakukan
pembayaran secara cash/debit
Pengunjung yang
akan keluar area
pameran biasanya
akan dicap apabila
Pengunjung pameran masih mau masuk
melakukan antrian di ticket kembali ke area
2 counter pameran

5
Pengunjung pameran datang
1 ke area pameran
Contoh Tempat Pendaftaran Pameran
Contoh Tempat Pendaftaran Pameran
Contoh Tempat Pendaftaran Pameran

2
1
3
4

1. Counter Pre Registration, 2. Counter Onsite Registraton, 3. Jalur Antrian

4. Fill in Counter, 5. Pemeriksaan id card pintu masuk pameran
Contoh Tempat Pendaftaran Pameran
Contoh Tempat Pendaftaran Pameran
“
THANK YOU
”