MODUL MICE

POLITEKNIK SAHID JAKARTA

D4 – PERHOTELAN
2018140185
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena berkat
bimbingaNya dan pertolonganNya sehingga Modul Manajemen MICE ini dapat
terselesaikan.

Adapun maksud penulisan Modul ini merupakan salah satu buku pegangan untuk
mahasiswa Politeknik agar mahasiswa dapat mempelajari secara mandiri atau perorangan
kepada dirinya sendiri untuk Program Studi Jurusan Administrasi Bisnis.

Modul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir
topik pelajaran dengan soal – soal dan praktek serta jawabannya yang akan digunakan
sebagai alat ukur tingkat penguasaan materi setiap topik. Modul ajar ini dapat terselesaikan
demi kemajuan pendidikan yang lebih baik, oleh karena itu penulis patut menyampaikan
ungkapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi – tingginya atas bantuan yang
diberikan secara langsung atau tidak langsung yang penulis tidak dapat menyebutkan satu
persatu.

Penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran yang sifatnya membangun demi
penyempurnaan Modul ini diwaktu yang akan datang.

Jakarta, 28 October 2023

Penulis

Silvy T. Sambuaga, SE, MSi

i
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL............................................................................................................i

KATA PENGANTAR..............................................................................................................ii

DAFTAR ISI............................................................................................................................iii

GLOSARIUM..........................................................................................................................iv

PENDAHULUAN....................................................................................................................v

MODUL 1 PENGERTIAN MICE

A. Pengertian MICE....................................................................................................1
B. Pengertian Meeting, Incentive, Convention dan Exhibition..................................1
C. Profil dan Karakteristik..........................................................................................4

MODUL 2 STRUKTUR BISNIS KONVENSI

A. Stakeholder Industri MICE....................................................................................8

B. Organisasi/Asosiasi Penyelenggara MICE.............................................................9

MODUL 3 UNSUR – UNSUR PENUNJANG PENYELENGGARAAN MICE

A. Penentuan Lokasi, Jadwal Anggota Sementara, Pelaksana MICE.......................13

B. Penentuan Jadwal Konvensi.................................................................................15

MODUL 4 MANAJEMEN SDM DALAM BISNIS MICE

A. Jenis Pekerjaan Bisnis MICE...............................................................................26

B. Peran dan Tanggung Jawab..................................................................................28

ii
MODUL 5 MANAJEMEN PEMASARAN MICE

A. Rencana Tindakan Pemasaran...........................................................................35

B. Profil : Kelengkapan Faktor Destinasi / Analisis Fitur daan Manfaat Produk. .37

MODUL 6 PENJUALAN DAN PROMOSI

A. Tempat Tujuan Pemasaran.................................................................................44

B. Administrasi Penjualan......................................................................................44
C. Pertemuan Penjualan..........................................................................................47
D. Isu Harga............................................................................................................49

MODUL 7 BIDDING : PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE

A. Pengertian Bidding............................................................................................54
B. Aspek – Aspek Bidding.....................................................................................56
C. Anggaran MICE 60

DAFTAR PUSTAKA

iii
 GLOSARIUM

1. ASITA = Assosiation of the Indonesia Travel Agencies

2. ATC = Australia Travel Convention
3. CIM = Convention & Incentive Marketing
4. CIQ = Customs Imigration Quarantime
5. CVB = Convention Visitor Bureaus
6. EEAA = Exhibition and Event Assosiation of Australia
7. FOC = Free of Change
8. HPI = Himpunan Pariwisata Indonesia
9. IACVMB = International Assosiation of Convention and Visitor Bureaus
10. IAPCO = International Assosiation of Professional Congres Organizers
11. IJUMPI = Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia
12. KM = Keputusan Menporpastel
13. MIAA = Meeting Industry Assosiation of Australia
14. MICE = Meeting Insentive Convention Exhibition
15. MPPT = Menteri Pariwisata Pos & Telekomunikasi
16. OC = Organizing Commitee
17. PATA = Pasific Asia Travel Assosiation
18. PCO = Professional Convention Organizer
19. PEO = Professional Exhibition Organizer
20. PHRI = Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia
21. PUTRI = Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia
22. PWI = Persatuan Wartawan Indonesia
23. SC = Steering Commitee
24. SWOT = Streinght Weaknes Opportunity Treath
25. WTO = World Tourism Organization

iv
 I. PENDAHULUAN

Standar kompensansi yang akan dipelajari menyangkut apa yang akan dilakukan dalam
meeting dan apasaja yang perlu dipersiapkan oleh mahasiswa untuk melakukan meeting,
insentif, convention, exhibition, namun sebelumnya mahasiswa harus mengerti pengertian
dari meeting, insentif, conference, dan exhibiton tersebut. Modul ini berisi pengertian
meeting itu sendiri, insentif, convention, exhibition. Manajemen MICE ini sangat
berhubungan dengan mata kuliah, kesekretariatan, dan event organiser. Jumlah waktu yang
diperlukan pada pengajaran ini mencapai dua kali tatap muka untuk menyelesaikan materi
dan prakteknya. Persyaratan yang dibutuhkan adalah kemampuan untuk menghitung,
kemampuan turun lapangan, kemampuan kerja kelompok, untuk menyesuaikan bukti – bukti
yang dibuthkan. Petunjuk penggunaan modul
- Membaca modul dengan mengerti membandingkan dengan pengalaman dan waktu
turun ke lapangan
- Menyiapkan perlengkapan yang perlu untuk berkunjung ke hotel, tempat wisata,
dan exhibition atau pameran

Pada tujuan akhir pengajaran perlu memperhatikan yang akan dicapai bahwa mahasiswa
mampu mengerti apa yang dimaksud dengan meeting, insentif, convention, exhibition pada
pengajaran modul 1 sampai modul 7, memperhatikan kinerja perilaku mahasiswa dan
keberhasilan dari awal kondisi tau kemampuan yang diberikan.

v
 1

II. PEMBELAJARAN

MODUL 1. PENGERTIAN MICE

1. TUJUAN
 Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian MICE
 Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian meeting, insentif, conference, dan
exhibition
 Mahasiswa mampu menjelaskan profil dalam karakteristik industri MICE

2. URAIAN MATERI

MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri
pariwisata. Dewasa ini istilah MICE sudah menjadi sarana sekaligus produk yang
dapat dikategorikan dan masuk dalam paket – paket wisata siap dijual kepada
asosiasi, organisasi, badan, lembaga, korporasi, perusahaan besar yang bermaksud
mengadakan suatu persidangan, pertemuan, konvensi, konferensi, musyawarah, rapat
kerja, seminar, lokakarya, dan sebagaianya dalam skala lokal, daerah, nasional,
regional maupun internasional.
Dalam Istilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan
batasan: usaha jasa konvensi, perjalanan insentiv dan pameran merupakan usaha
dengan kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang
(negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya).

Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition Meeting

Meeting dalam istilah Bahasa Inggris berarti, rapat, pertemuan, atau persidangan.
Meeting adalah rapat pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh
kelompok yang tergabung dalam suatu organisasi, perkumpulan atau perserikatan.
Tujuan yang hendak dicapai dalam meeting antara lain :
 Mengembangkan profesionalisme anggota melalui konsultasi, pelatihan dan
pendidikan
 Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan efisiensi dan produktifitas
 Menggalang kerjasama dan memupuk semangat mitra kerja antar anggota demi
memajukan usaha
 2

 Menyebarluaskan informasi kepada anggota mengenai masalah – masalah

ekonomi, sosial, budaya dan politik yang berkembang dalam masyarakat
 Membantu anggota untuk memperoleh fasilitas, kemudahan maupun diskon
 Mendistribusikan publikasi yang bersifat khusus, semi – ilmiah dan ilmiah
 Mendorong tersedianya data statistik hasil penelitian dan surve
 Mengadakan hubungan masyarakat (public relations) secara luas
 Mempengaruhi terciptanya perubahan / perbaikan peraturan dan perundang –
undangan yang tidak relevan lagi
 Mendorong agar peraturan – peraturan dipatuhi dan hukum ditegakkan dan ditaati
 Mendorong terciptanya standarisasi kuantitas produk dalam industri
 Membantu tercapainya perbaikan nasib dan kesejahteraan pekerja dan karyawan
 Menciptakan suasana yang mengacu kepada kesejahteraan hidup dan menghormati
hak – hak asasi manusia, sesuai dengan bidang serta sifat masing – masing
organsasi, perkumpulan, perserikatan atau asosiasi bersangkutan.
a. Pembagian Inti
 Meeting
 Incentive
 Convention
 Exhibition
b. Pembelajaran Objektif
 Menjelaskan pengertian MICE
 Menjelaskan Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition
 Menjelaskan profil dan karakteristik industri MICE.

Incentive

Menurut Undang – Undang nomor 9 Tahun 1990 tentang Kepariwisataan, incentive

diartikan sebagai perjalanan Insentif. Menurut Surat Keputusan Menparpostel nomor KM,
108/HM.703/ MPPT-91, Bab 1 ayat b merumuskan bahwa :

Perjalanan Insentif (incentive) merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan

oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan
atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan
kegiatan perusaaan yang bersangkutan.
 3

Converence

Dalam Bahasa Indonesia Conference diterjemahkan dengan konferensi atau komperensi.

Menurut Surat Keputusan Menteri Pariwisata, pos dan Telekomunikasi Nomor : KM.
108/HM. 703/MPPT – 91 menyatakan bahwa komperensi, kongrs atau konvensi merupakan
suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, dan sebagainya
untuk membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

Dalam sebuah organisasi komperensi, tahunan menjadi pertemuan khusus. Dalam

komperensi organisasi membahas masalah – masalah mendasar yang akan memajukan dan
mengangkat nama organsasi dengan program – program :

 Pendidikan
 Informasi
 Penalaran inovasi
 Mempersatukan anggota untuk tujuan bersama
 Menumbuhkan organisasi
 Mengangkat citra organisasi
 Meningkatkan forum diskusi
 Memberi peluang untuk interaksi aktif
 Memastikan sikap dan kebutuhan anggota
 Mempertegas makna – nilai keanggotaan dan kebersamaan
 Mengevaluasi masa lampau dan meramalkan masa depan
 Memberi hiburan

Exhibition

Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran

termasuk dalam bisnis wisata konvensi.

Dalam Surat Keputusan Menparpostel RI nomor KM. 108/HM. 703/MPPT-91, Bab 1, pasal
1c, yang berbunyi “pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan
promosi yang ada hubugannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya
dengan pariwisata.
 4

Pelanggaran terhadap peraturan pemerintah ini dapat dikenakan sanksi, seperti yang
tercantum dalam pasal 16 yang bunyinya :

1. Izin Usaha Jasa Konvensi, perjalanan insentif dan pameran dapat dicabut apabila :
a. Tidak memenuhi ketentuan persyaratan pengusahaan dan persyaratan izin
sebagaimana diterapkan keputusan ini
b. Tidak memenuhi kewajiban untuk menyampaikan laporan pengalihan usahanya dan
laporan kegiatan usahanya kepada direktur jenderal pariwisata
c. Tidak memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud dalam pasal 7
d. Diketemukan hal – hal positif untuk pelaksanaan sanksi pencabutan izin sebagai hasil
pemeriksaan setempat sebagaiman dimaksud dalam pasal 12
2. Disamping sanksi pencabutan izin usaha sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), terhadap
penyelenggaraan usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran dapat dikenakan
sanksi lainnya menurut peraturan perundang – undangan yang berlaku.
Pameran (exhibition) merupakan ladan subur untuk pertumbuhan industri wisata
konvensi. Pameran, terutama pameran dagang (trade show) adalah ajang promosi citra
(image) perusahaan maupun negara.
Berdasarkan perkembangannya, pameran dan pameran dagang (exhibition and trade
shows) sebagai bagian dari wisata konvensi dapat dibagi kedalam dua kelompok. Pertama,
pameran sebagai bagian integral dari sidang konvensi. Kedua pameran atau pameran dagang
(trade show) saja, walaupun dalam kegiatan selama pameran berlangsung ada pertemuan
semacam seminar atau lokakarya yang memberikan informasi tentang produk atau jasa
pelayanan yang dipromosikan dalam pamran itu.

Profil dan Karakteristik Industri MICE

 Pasar Internasional
Secara trasisional penyelenggaraan meeting internasional menempatkan negara
Amerika Serikat dan Inggris sebagai market leader (pemimpin pasar).
Peningkatan popularitas Australia sebagai tujuan konvensi telah menigkatkan market
sharenya di pertemuan internasionalnya. Pada tahun 1992 market sharenya hanya 2,2 %,
pada tahun 1996 ICCA mengkualifikasikan bahwa negara ini menyelenggarakan 4,7 %
dari pertemuan – pertemuan dunia dan sebanyak 17 % mnyelenggarakan pertemuan –
perteemuan regional Asia-Pasifik (ICC 1997). Peningkatan ini berlanjut sampai tahun
1997 menjadi 5,3 %, dimana saat ini Australia menjadi daerah tujuan convensi nomor
satu di
 5

Asia-Pasifik, dengan menyelenggarakan 22 % pertemuan internasional di kawasan ini.

Namun, demikian menurut Hutchinsson (1997), MICE Australia belum mencapai potensi
penuhnya dalam penerimaan pendapatan dan keuntungan ekonominya.
Demikian pula jumlah partisipan pada internasional meeting bertambah menjadi 10 %
pada periode 1992 – 1997, dengan rata – rata jumlah delegasinya adalah 707 per
pertemuan (ICCA, 1997). Ukuran dari meeting ini berkisar 50 – 1000 peserta, dimana
yang terbesar diselenggarakan di USA. Penyelenggaraan meeting di Australia cenderung
menigkat besarnya sementara di USA cenderung menurun, sedang di UK cenderung
konstan. Nyata sekali bahwa pengunjung yang datang mengikuti konvensi ini
mendatangkan keuntungan ekonomi yang substansial bagi negara tuan rumah, maka untuk
tetap menigkatkan jumlah kedatangan peserta konvensi dalam pertemuan – pertemuan
internasional, negara ini harus terus menerus menenangkan penyelenggaraannya. Dengan
adanya biro konvensi seperti yang ada di kota Sydney, yang sukses menerapkan suatu
strategis untuk memenangkan dan menarik konvensi internasional ke kota tersebut.

Pasar Australia (ukuran dan strukturnya)

Pasar meeting nasional dan doestik, menjadi tulang punggung industri ini di
Australia, dimana di bisnis ini menyumbang 80 % dibandingkan dengan penyelenggaraan
internasional yang hanya 20 %.
Informasi jumlah pengunjung yang datang ke Australia dengan tujuan utama
mengikuti konferensi adalah konvensi bervariasi. Termasuk didalamnya adalah
pengunjung – pengunjung untuk tujuan yang lain ada kenaikan. Pengunjung yang
bertujuan menghadiri konvensi dan konferensi ini menunjukkan adanya kenaikan ditahun
1990-1997.
Menurut kantor pariwisata nasional 1998, kedatangan pengunjung luar negeri
diramalkan bertumbuh 5,9 % pertahunnya. Jika diasumsikan pertumbuhan peserta
konvensi dan konferensi, sama dengan proporsi diatas maka proyeksi kedatangan
pengunjung luar negeri di tahun 2007 akan mencapai 420.000 orang, meskipun
pertumbuhan ini berlanjut terus, tetapi tidak dapat dipungkiri Australia terkena dampak
menurunnya perekonomian Asia sehingga negara ini harus mencari negara pengunjung
alternatif lain seperti Amerika Utara dan Eropa.
 6

3. RANGKUMAN
MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri
pariwisata. Dewasa ini istilah MICE sudah menjadi sarana sekaligus produk yang dapat
dikategorikan dan masuk dalam paket – paket wisata siap dijual kepada asosiasi, organisasi,
badan, lembaga, korporasi, perusahaan besar yang bermaksud mengadakan suatu
persidangan, pertemuan, konvensi, konferensi, musyawarah, rapat kerja, seminar, lokakarya,
dan sebagaianya dalam skala lokal, daerah, nasional, regional maupun internasional.

Perjalanan Insentif (incentive) merupakan suatu kegiatan perjalanan yang

diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan
penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas
perkembangan kegiatan perusaaan yang bersangkutan.

Informasi jumlah pengunjung yang datang ke Australia dengan tujuan utama mengikuti
konferensi adalah konvensi bervariasi. Termasuk didalamnya adalah pengunjung –
pengunjung untuk tujuan yang lain ada kenaikan. Pengunjung yang bertujuan menghadiri
konvensi dan konferensi ini menunjukkan adanya kenaikan ditahun 1990-1997.
 7

4. TUGAS
- Kegiatan observasi untuk mengenal fakta
- Latihan – latihan
5. TES
- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf
S bila pernyataan dibawah ini di anggap salah.
- Esay
- Lisan
III. EVALUASI

SOAL :
I. Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf S
bila pernyataan dibawah ini di anggap salah.
1. B – S MICE merupakan kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam
industri pariwisata.
2. B – S penjualan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan
oleh suatu perusahaan untuk karyawan dan mitra usaha.
3. B – S Banyak perusahaan / organisasi / asosiasi yang melakukan pertemuan
organisasinya pada gedung – gedung pertemuan, hotel – hotel atau tempat – tempat
yang menyenangkan dalam rangka menjaga image perusahaan / organisasi.
4. B – S Pameran (exhibition) di harapkan oleh perusahaan untuk memotivasi agar
pengunjung akhirnya mau membeli produk dan jasa yang dipamer atau
dipajang.
5. B – S Salah satu karakteristik industri pariwisata di Jepang adalah tradisional dalam
Kebudayaannya.

II. Essay

1. Apa saja yang biasanya di bahas dalam konferensi masalah – masalah yang mendasar yang
akan mengajukan dan mengangkat nama organisasi dengan program – program ? bobot 20
2. Coba sebutkan profil dan karakteristik industri MICE ! bobot 20
 8

MODUL 2. STRUKTUR BISNIS KONVENSI

1. TUJUAN
 Mahasiswa mampu menyebutkan dan menjelaskan stakeholder industri MICE
 Mahasiswa mampu menyebutkan dan mnjelaskan organisasi / asosiasi
penyelenggaraan MICE

2. URAIAN MATERI
Stakeholder adalah orang atau instansi yang berkepentingan dengan suatu bisnis atau
perusahaan. Dalam penyelenggaraan MICE sangat dibutuhkan stakeholder industri yang
merupakan satu kesatuan kegiatan untuk membantu kelancaran kegiatan dan melancarkan
bisnis industri.
Stakeholder yang terkait dalam industri MICE adalah :
1. Hotel, pusat konvensi, universitas – universitas, ruang – ruang pameran, museum, tempat
– tempat pertemuan, motel, resort, bangunan bersejarah, pusat perbelanjaan, pusat –
pusat hiburang, taman – taman hiburan, dll.
2. Transportasi (darat, laut dan udara)

Organisasi / Asosiasi Penyelenggara MICE

Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi –
pribadi yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal
usul yang beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat
untuk berhimpun dalam suatu organisasi.
Jenis pertemuan dari organisasi / asosiasi tersebut :
1. Pertemuan jenis asosiasi
2. Pertemuan perusahaan atau korporasi
3. Eksibisi dan pameran dagang

Beberapa nama sebagai asosiasi profesi antara lain :

- Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia (PUTRI)

- Assosiation of the Indonesia Travel Agencies (ASITA)
- Persatuan Wartawan Indonesia (PWI)
- Pasific Asia Travel Association (PATA)
 9

- Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia (IJUMPI)

- Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia (PHRI)
- Himpunan Pramuwisma Indonesia (HPI) dan sebagainya.

Dirjen Pariwisata Departemen Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi memberi petunjuk yang
dimaksud

- Panitia Pengarah (Steering Commite = SC)

- Panitia Pelaksana (Organizing Commite = OC)
a. Sekretariat
b. Sub Komite Penyelenggara Konvensi
Sub komite penyelenggara konvensi memiliki 3 tugas didalam bidang :
1. Fasilitas, bea Cukai Migrasi dan Karantina (Customs-Imigration-Quarantine =
CIQ)
2. Akomodasi, bekerjasama dengan pihak manajemen hotel perihal pengaturan
akomodasi untuk pra delegasi
3. Bidang transportasi udara
4. Bidang transportasi darat
5. Bidang darmawisata, menyiapkan darmawisata (tours)
c. Sub Komite Promosi dan Publikasi
d. Sub Komite Protokol dan Visa
e. Sub Komite Keamanan
f. Sub Komite Program Sosial
g. Sub Komite Keuangan
h. Sub Komite Program Teknis
i. Sub Komite Pameran

Organisasi / Asosiasi Penyelenggara MICE

1. Organisasi Pemerintah
Yaitu pemerintah pusat (federal) melalui kantor pariwisata nasional dan Australia Tours’m
Commite (ATC), bersama – sama dengan pemerintah negara bagian, dan pemerintah lokal.
2. Asosiasi Industri
Misalnya, MIAA (Meeting Industry Association of Australia), atau Asosiasi Industri
Meeting , AIA (Australia Incentive Assosiation) atau Asosiasi Insentif Australia, EEAA
 10

(Exhibition and Events Assosiation of Australia) atau Asosiasi Eksibisi dan Event
Australia). Dimana masing-masing asosiasi mewakili anggota di sektor – sektor khusus
MICE.
3. Biro Konvensi dan Biro Visistor (Convention dan Visitors Burcaus)
Dimana biro – biro ini bertindak sebagai penyambung yang merepresentasikan berbagai
sektor baik dari sisi konvensi maupun sisi visitor industrinya (contohnya, hotel, restoran,
operator transport, atraksi, dll) dan mempromosikan daerah – daerah adalah kota kepada
khalayak luas, umpamanya perusahaan – perusahaan, asosiasi –asosiasi, atau grup – grup
pelancong, Bartrell mengidentifikasikan CBS sebagai satu – satu organisasi pemasaran
yang paling penting bagi masyarakat, yang memproyeksikan suatu gambaran tentang
suatu daerah tujuan kepada berbagai target market.
 11

3. RANGKUMAN
Stakeholder adalah orang atau instansi yang berkepentingan dengan suatu bisnis atau
perusahaan. Dalam penyelenggaraan MICE sangat dibutuhkan stakeholder industri yang
merupakan satu kesatuan kegiatan untuk membantu kelancaran kegiatan dan melancarkan
bisnis industri.
Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi –
pribadi yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal
usul yang beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat
untuk berhimpun dalam suatu organisasi.

Beberapa nama sebagai asosiasi profesi antara lain :

- Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia (PUTRI)

- Assosiation of the Indonesia Travel Agencies (ASITA)
- Persatuan Wartawan Indonesia (PWI)
- Pasific Asia Travel Association (PATA)
- Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia (IJUMPI)
- Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia (PHRI)
- Himpunan Pramuwisma Indonesia (HPI) dan sebagainya.
Yaitu pemerintah pusat (federal) melalui kantor pariwisata nasional dan Australia
Tours’m Commite (ATC), bersama – sama dengan pemerintah negara bagian, dan
pemerintah lokal. Misalnya, MIAA (Meeting Industry Association of Australia), atau
Asosiasi Industri Meeting , AIA (Australia Incentive Assosiation) atau Asosiasi Insentif
Australia, EEAA (Exhibition and Events Assosiation of Australia) atau Asosiasi Eksibisi
dan Event Australia). Dimana masing-masing asosiasi mewakili anggota di sektor –
sektor khusus MICE.
Dimana biro – biro ini bertindak sebagai penyambung yang merepresentasikan berbagai
sektor baik dari sisi konvensi maupun sisi visitor industrinya (contohnya, hotel, restoran,
operator transport, atraksi, dll) dan mempromosikan daerah – daerah adalah kota kepada
khalayak luas, umpamanya perusahaan – perusahaan, asosiasi –asosiasi, atau grup – grup
pelancong, Bartrell mengidentifikasikan CBS sebagai satu – satu organisasi pemasaran
yang paling penting bagi masyarakat, yang memproyeksikan suatu gambaran tentang
suatu daerah tujuan kepada berbagai target market.
 12

4. TUGAS
- Kegiatan observasi mengenal fakta
- Latihan - latihan
5. TES
- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf
S bila pernyataan dibawah ini di anggap salah.
- Esay

SOAL
Pililah huruf B bila pernyataan dibawah ini dianggap Benar dan pililah huruf S, bila
peryataan dianggap Salah.
1. B – S stake holder industri merupakan suatu kegiatan untuk membantu kelancaran
kegiatan dan melancarkan bisnis industri. Bobot 10
2. B – S Hotel, pusat pertokoan, resort, tempat – tempat pertemuan, bangunan
bersejarah, taman – taman hiburan, transportasi darat, laut, udara termasuk
stakeholder industri MICE. Bobot 10
3. B – S Perhimpunan Hiburan dan Restoran Indonesia (PHRI). Bobot 10
4. B – S Salah satu jenis pertemuan dari organisasi / asosiasi adalah eksibisi dan
pameran dagang. Bobot 10
5. B – S Organisasi / asosiasi penyelenggaraan MICE yaitu organisasi pemerintah,
asosiasi industri dan biro konvensi dan biro visitor (convention dan visitor
bercius). Bobot 10

ESSAY
1. Sebutkan beberapa nama sebagai asosiasi profesi! Bobot 15
2. Sebutkan stakeholder yang terkait dalam industri MICE dan jelaskan keterkaitannya!
Bobot 25.
 13

MODUL 3. UNSUR – UNSUR PENUNJANG PENYELENGGARAAN

MICE

1. TUJUAN :
 Mahasiswa mampu menjelaskan penentuan lokasi, jadwal dan anggaran sementara
pelaksanaan MICE
 Mahasiswa mampu menjelaskan profesional convention organizer

2. URAIAN MATERI
Ada 3 (tiga) hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan peraturan pokok –
pokok konvensi selaku penunjang penyelenggaraan MICE, yaitu :
1. Penentuan lokasi (site)
2. Penentuan jadwal (date)
3. Penentuan anggaran sementara (budge)
Dengan kata lain, membicarakan hal – hal yang menyangkut :
- Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan
- Kapan kegiatan konvensi itu diselenggarakan
- Berapa besar kira – kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi
itu

Penentuan Lokasi

Lokasi penyelenggaraan konveksi hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara,
berdekatan dengan hotel – hotel temapat peserta atau delegasi menginap, terletak dipusat
kota, dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center),
bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.

untuk memenuhi kebutuhan para peserta konvensi areal pusat ini sebisanya dilengkapi
dengan teater, auditorium, arena pekan raya, stadion, gedung pameran dan arena untuk
berbagai kegiatan (event), seperti spak bola, tenis, pacuan kuda, balap motor (sirkuit), demi
menunjang segala macam kegiatan yang terkait dengan penyelenggaraan konvensi raksasa,
baik yang berupa peristiwa (event) kompetisi, hiburan, rekreasi maupunpameran, kontes,
peragaan (show) dan sebagainya disuatu areal yang komprehensif dan kompak. Sebaiknya
pusat konvensi dapat membantu peserta konvensi, hotel – hotel, restoran – restoran, pusat
–pusat
 14

perbelanjaan, tempat hiburan dan atraksi untuk lokasi berdekatan atau tidak jauh dari pusat
konvensi atau balai sidang umum yang bersangkutan.

Dalam perencanaan lokasi, perancang penyelenggara konvensi (convention planner)

perlu mengetahui :

 Sifat (jenis) persidangan konvensi (lokal, daerah, nasional, regional, internasional)

 Ukuran kecil besarnya konvensi menurut jumlah yang hadir
 Siapa – siapa yang akan menyelenggarakan konvensi (partai politik, organsasi sosial,
industri pemerintah, asosiasi profesi, perserikatan buruh, organisasi ilmiah, perusahaan
atau korporasi, independen dan sebagainya).
Persyaratan kebutuhan, peralatan serta kelengkapan lokasi maupun tempat diselenggarakan
sesungguhnya meliputi ruang lingkup yang sangat luas, antara lain wujud fisik bangunan
pusat konvensi, balai sidang atau hotel besar yang komprehensif. Juga meliputi perangkat
keras berupa perlengkapan kesekretariatan, peralatan persidangan, perangkat dekorasi,
ruang sidang, sistem suara dan lampu, perlengkapan prestasi pembicara, proyektor dan
layar, audio visual dan sebagainya yang dibutuhkan penyelenggara suatu konvensi modern.
Selain perangkat keras juga sangat penting adanya perangkat lunak, yaitu : sumber
daya manusia, para pelayanan yang profesional dalam bidang masing – masing.
Sangat penting bagi para perancang konvensi dalam penentuan lokasi yaitu
mengetahui keinginan yang punya gawe (yang hendak menyelenggarakan konvensi).
Dalam penentuan lokasi ada kemungkinan penyelenggara berkeinginan untuk
diselenggarakan di sebuah hotel atau di atas kapal pesiar (cruise-ship), atau diadakan
disebuah hotel, bila dihotel dapat dipilih yaitu :
- Hotel pusat kota (inner-city hotel),
- Hotel bandara (airport hotel),
- Hotel di pegunungan (resort hotel),
- Hotel di pinggiran pantai (beach hotel),
- Hotel di pinggiran kota (suburban hotel).

Titik perhatian yang menonjol bagi perancang penyelenggara konvensi dalam

menentukan lokasi ialah, mendeteksi :

 Siapa – siapa yang akan menghadiri sidang konvensi tersebut

 Berapa jumlah mereka yang merupakan tokoh yang hadir
 Program – program khusus apasaja yang mereka hendak lakukan
 15

 Kebutuhan fisik spesial apasaja yang mereka butuhkan untuk program – program itu
 Sifat konvensi tersebut (lokal, daerah, nasional, regional, atau internasional)
 Berapa lama sidang – sidang umum dan seksi akan berlangsung
 Kualitas dan jumlah makanan dan minuman yang bagaimana dan macam apa
 Rekreasi dan hiburan jenis apa dan kualitas yang bagaimana
 Prestise dan citra konvensi yang bagaimana yang dikehendaki
 Kualitas jasa pelayanan yang diharapkan yang menyokong prestis dan citra khususnya
bagi kelompok incentive trips dan meetings, dan harus peka terhadap tujuan utama dari
konvensi yang diselenggarakan oleh organisasi korporasi
 Pilihan lokasi dan peninjauan ke lokasi sebelum berlangsung (site selection dan inspection).

Penentuan lokasi penyelenggaraan MICE dipengaruhi oleh letak kantor pusat dari
lembaga perusahaan internasional yang menanganinya. Kebanyakan memilih lokasi
Amerika Utara dan Eropa yaitu sebanyak 80 %, sedangkan Asia – Pasifik (Australia)
hanya 9 %. Berdasarkan daerah rotasinya, maka lebih dari setengah (55%) pertemuan
internasional diselenggarakan di negara – negara di luar Eropa dan hanya 27 % berada di
Eropa.

Selain karena letak kantor – kantor pusat (head quarters) yang mempengaruhi
penentuan lokasi penyelenggaraan MICE ini, tetapi fasilitas pendukung dan instruktur
yang cocok untuk kebutuhan ini menjadi pilihan yang mempengaruhi, juga faktor lainnya
misalnya keingginan untuk menikmati budaya dan beraktifitas diluar rumah, olahraga serta
kegiatan yang ada kaitannya dengan kesehatan dan kebugaran sering digabungkan dalam
pertemuan - pertemuan semacam ini. Negara Australia dan New Zealand mendapatkan
keuntungan karena faktor fasilitas alam dan infrastruktur pendukungnya membuat ke 2
negara ini menjadi tempat penyelenggaraan favorit akhir – akhir ini.

Penentuan Jadwal Konvensi

Jadwal diselenggarakannya suatu konvensi yang tetap didasarkan pada pertimbangan

datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam
(pagi, siang, sore dan malam) serta memperhatikan hari – hari raya dan liburan.

Dalam menentukan jadwal perlu proses perencanaan dengan ketetapan mengapa

konvensi dibuat, dimana akan dilaksanakan, kapan konvensi baik dilaksanakan.
 16

Selain yang disebutkan diatas juga diperhatikan antara lain : tradisi, situasi, musim liburan,
hari – hari besar, hari – hari raya keagamaan, peringatan hari kemerdekaan, dan
sebagainya.

Para perancang penyelenggaraan konvensi (convention planer) dan manajer profesional

urusan konvensi (profesional convention service manager) biasanya memerlukan waktu
yang spesifik. Misalnya di Amerika Serikat kelompok ini memilih antara bulan Juni
sampai Desember sebagai bulan – bulan sibuk untuk mempersiapkan bisnis kebutuhan alat
– alat sekolah, mainan kanak – kanak, serta barang – barang perhiasan hari raya Natal dan
Tahun Baru, termasuk benda – benda souvenir yang menarik.

Contoh lain : para guru yang terhimpun dalam asosiasi, biasanya memanfaatkan hari – hari
liburan sekolah untuk menyelenggarakan pertemuan – pertemuan, dan bila dipandang
perlu menyelenggarakan pekan pelatihan atau seminar.

Bagi asosiasi dan korporasi lebih jeli menyelenggarakan acara – acara atau pesta yang
dirayakan secara ramai, seperti : New Year’s Eve, New Year, Valentine’s Day (14
Februari), Mother’s Day (22 Desember), Father’s Day (minggu ke tiga Juni), dll. Pesta
sukaria ini merupakan kesempatan yang sangat tepat bagi bisnis hotel, restoran,
supermarket, bakeri dan peusahaan makanan lainnya sebagai ajang promosi.

Yang perlu diperhatikan dalam penentuan jadwal adalah apa sebenarnya yang
menetapkan saat – saat diselenggarakannya persidangan konvensi spesifik, dan akibat apa
yang ditimbulkan oleh pertimbangan penetapan jadwal persidangan tersebut.

Faktor – faktor yang perlu diketahui perancangan penyelenggara konvensi (convention

planner) dan Manajer Profesional Urusan Konvensi Profesional Convention Service
Manager) untuk penetapan waktu/jadwal akan diselenggarakan pertemuan – pertemuan
yang mencakup bisniswisata konvensi sebagai berikut :

1. Alasan asosiasi dan korporasi menyelenggarakan konvensi

2. Kebutuhan mereka untuk penyelenggaraan konvensi
3. Tradisi, musim diselenggarakannya konvensi
4. Peristiwa darurat (emergency) yang ditimbulkan oleh adanya konflik, perang, musibah
alam, paceklik, krisis ekonomi yang berkepanjangan
5. Faktor biaya (cost dan budget).
 17

Alasan perusahaan/korporasi dan penyelenggara sidang konvensi terdapat faktor – faktor

menentukan, yaitu :

 Kebutuhan peserta konvensi

 Mandat yang diberikan kepada peserta oleh perusahaan
 Jadwal waktu persidangan, dengan peserta.

Dalam penetapan berdasarkan jadwal penyelenggara dapat mengetahui :

 Anggaran, berupa biaya yang disepakati sesuai hasil negoisasi

 Lokasi, di kota dan hotel yang patut menurut kesepakatan
 Kehadiran peserta
 Persyaratan staf pelaksana yang cukup dan efisien

Bulan – bulan penyelenggaraan yang paling populer biasanya adalah bulan Mei, Juni,
September, dan Oktober, sedangkan bulan November, Desember, Januari, April paling
sedikit menyelenggarakan kegiatan seperti MICE. Menurut ICCA lama penyelenggaraan
meeting ini berkisar 3 – 5 hari, yang dilaksanakan di pusat – pusat konvensi (51 %), dan
di hotel – hotel (22 %), dan di Universitas – universitas sebanyak (18 %).

Tempat Penyelenggaraan MICE

Permintaan Penyelenggara konferensi pada tempat penyelenggaraan telah berubah secara

otomatis dalam 10 tahun terakhir ini. Sekarang ini, tempat penyelenggaraan yang
diharapkan oleh industri MICE adalah suatu tempat yang menyediakan fasilitas yang
cocok menawarkan penggunaan multi fungsi, dengan desain yang flekibel dan
mempunyai penerangan yang cukup serta ada tempat – tempat untuk beristirahat.selain
itu, tempat penyelenggaraan ini harus memperhatikan 3 hal, yaitu :

 Meningkatnya pasaran dan pertemuan dalam jumlah kecil (khususnya permintaan

penyelenggaraan sektor korporat/perusahaan)
 Kebutuhan akan persaingan biaya
 Permintaan dari korporat dan asosiasi perencana (meeting atas return on investment)
mereka lebih besar lagi

Tempat penyelenggara MICE ini bisa di hotel atau di tempat –tempat lainnya. Untuk
lebih jelasnya hotel dan tempat – tempat lainnya ini dapat dibagi menjadi 3 kategori, yaitu
:
 18

 Residential venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan

meeting. Contohnya : city centre hotel, resort dan hotel pinggiran kota, hotel
bintang 4 dan 5, hotel desa yang kecil, resort – resort dan motel – motel.
 Non residential venue, yang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting,
termasuk gedung pameran, gedung teater, arena – arena dan stadion. Gedung
konvensi yang dibangun dan pusat pameran ini di desain untuk dapat
mengakomodir orang dalam jumlah yang besar. Biasanya venue ini menyediakan
ruang – ruang yang besar yang di desain untuk sidang paripurna, ruang yang
cocok untuk pameran – pameran adalah trade show, meeting rooms yang
bermacam – macam, tempat istirahat, fasilitas banquet, pusat – pusat bisnis, ruang
kantor dan administrasi.
 Special venue, termasuk di dalamnya tempat – tempat atraksi seperti gedung –
gedung bersejarah, museum, kebun binatang, petunjuk dan gambaran (landmark
dan icon) suatu daerah/kota, tempat – tempat olahraga. Contoh landmark dan icon
kota Sydney adalah Opera House Sydney, ini juga diakui sebagai ikon nasional
dan sebagai pusat pertunjukan seni terkemuka. Tempat ini juga menawarkan
ruang – ruang penyelenggaraan (fuction room) dengan kapasitas tempat duduk
total 5000 orang, ada pula berbagai restoran yang menggambarkan Australia
Modern, juga menawarkan makanan seafood dan internasional, fasilitas teknik
yang modern, reservasi untuk tour keliling kawasan, makan malam yang eksklusif
dan paket – paket tonton/pertunjukan.

Anggaran Sementara

Yang dimaksud dalam anggran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan
promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite – komite (bagian
– bagian) dan sub – sub komite, sewa gedung, sewa peralatan / perlengkapan, biaya
sekretariat, atraksi / hiburan, dan lain – lain yang dipandang perlu.

Perencanaan anggaran dilaksanakan dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang

diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata
anggaran yang terdiri dari 3 bagian utama yaitu :
 19

a. Anggaran pengeluaran
b. Anggaran pendapatan
c. Lajur neraca (spreadsheet)

Anggaran pengeluaran adalah semua operasional penyelenggara seminar, yang disusun

bagian per bagian dengan sub – sub bagiannya secara rinci, dari awal sampai akhir.

Contoh : Komite penyelenggara seminar merinci pengeluaran :

1. Untuk pembukaan
2. Untuk pembicara dan moderator
3. Untuk bahan materi cetak (tanda dada = badge, block note, buku panduan, formulir
registrasi, acara seminar, brosur seminar, tas seminar, pensil / ballpoint, makalah.
4. Untuk audio visual (dari yang sederhana sampai yang modern)
5. Untuk rehat (kopi / teh, makanan kecil, santap siang / malam)
6. Untuk penutupan (sertifikat, souvenir)
7. Untuk sewa ruang sidang pertemuan lengkap dengan dekorasi serta lampu.

Anggaran pendapatan adalah semua uang yang diperoleh dari hasil penyelenggaraan seminar,
yang juga disusun secara rinci.

Dana diperoleh anatara lain :

1. Biaya pendaftaran peserta seminar

2. Komisis dari reservasi peserta yang menginap dihotel (bila ada), komisi tiket atraksi /
hinuran di luar acara seminar (bila ada)
3. Sewa stan (booth) bila ada pameran terkait dengan seminar (kegiatan)
4. Para sponsor (sponsor tunggal atau bersama secara patungan atau individu dengan urutan
besarnya jumlah uang yang diberikan)

Semua anggaran dibuat dalam neraca seimbangan, dengan catatan pada kolom anggaran
pendapatan harus dicantumkan juga “biaya tak terduga” (contingency fund). Biaya tak
terduga terjadi apabila terdapat perbedaan angka harga, tambahan pos pengeluaran.

Di Amerika Serikat contigency fund biasanya dicantumkan 2 % - 5 %. Tetapi di

Indonesia dicantumkan sebanyak 5 % - 10 %. Lajur neraca (spread sheet) harus dibuat
dengan lampiran
 20

– lampiran pengeluaran dan pendaatan sebagai bukti untuk neraca seimbang (balancing the
budget).

Pada saat menyusun anggaran pemasukkan sering diketemukan hal –hal :

 Kekurangan dana, untuk mengatasinya, perancang konvensi harus menghitung kembali

dari awal biaya – biaya pengeluaran yang telah diprogramkan, hal – hal yang tak perlu
harus ditiadakan atau direvisi tanpa mengurangi mutu persidangan konvensi.
 Biaya tak terduga, di Amerika Serikat 2 % - 5 %, di Indonesia 5 % - 10 % dari biaya total
penyelenggara konvensi dapat dipergunakan untuk menanggulangi kekurangan dan
tersebut diatas.
 Anggaran cadangan, anggaran ini sebagai antisipasi atas peristiwa yang terjadi diluar
rancangan sebelumnya. Misalnya : pemberian hadial atau kegiatan/permainan yang
dibuat secara tiba – tiba/mendadak.

Pembahasan tentang anggaran biaya akan dibahas pada topik khusus selanjutnya.

Penyelenggara Konvensi Profesional (Professional Convention Organizer =

PCO)

Proffesional Convention Organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi, perjalanan

insentif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan
bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya
untuk membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

Badan penyelenggara pameran mempunyai ruang lingkup tugas dalam bidang penentuan
jenis, jadwal, lokasi, peserta serta anggaran pembiayaan pameran, termasuk penyebarluasan
informasi dan promosi, penyusunan kesekretariatan, mekanisme kerja pameran, memperoleh
izin dari departemen perdagangan Republik Indonesia. Inilah cakupan tugas Professional
Exhibition Organizer (PEO).

Menurut peraturan pemerintah, Professional Exhibition Organizer (PEO) adalah suatu

badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan,
mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara profesional.

Penurut peraturan pemerintah Republik Indonesia yang dituangkan dalam Surat

Keputusan Menparpostel Nomor KM. 108/MM. 703/MPPT-91 dan keputusan Dirjen
Pariwisata nomor
 21

KEP-06/U/IV/1992, ruang lingkup tugas kerja penyelenggara Konvensi Profesional

(Professional Convention Organizer = PCO) dan penyelenggara Pameran Profesional
(Professional Exhibition Organizer = PEO) adalah sebagai berikut :

 Merencanakan dan dapat melaksanakan penawaran (bidding)

 Menyusun pereencanaan dan anggaran penyelenggaraan konvensi, perjalanan insentif
dan pameran
 Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan atau penyelenggaraan konvensi, perjalanan
insentif dan pameran
 Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi
 Menyiapkan tempat (venue, site) penyelenggaraan
 Mengkoordinasikan keperluan akomodasi
 Mengkoordinasikan kegiatan promosi dan public relations
 Mempersiapkan penyelenggaraan pra dan pasca perjalanan konvensi, serta program –
program lain untuk mendampingi delegasi / peserta beserta anak – anak mereka yang
ikut datang
 Mengurus / mengkoordinasikan kemudahan prosedur Bea dan Cukai, imigrasi dan
Karantina (CIQ) bagi peralatan konvensi maupun pameran yang akan segera dire-ekspor
kembali setelah konvensi maupun pameran usai (5 hari kerja).

PCO bertanggung jawab atas penyelenggaraan konvensi, dengan memastikan suksesnya

jalan penyelenggaraan persidangan konvensi dari awal kegiatan sampai akhir. Dalam
mempersiapkan, menyelenggarakan dan merampungkan konvensi, PCO senantiasa bekerja
sama dengan OC (Organizing Committe= Panitia Pelaksana dan SC (Steering Committe=
Panitia Pengarah).

Kemampuan yang diharapkan dari PCO ialah mahir dalam perencanaan, penyeliaan,
grady resik, perekayasaan, memberi semangat, implementasi, memori nasehat, komunikasi,
kreatif, promosi, pengawasan, negoisasi, penugasan deliver, juga PCO harus mempunyai
logika dan intuisiyang memberikan hasil, rasa kepuasan kepada pelanggan (client).

PCO harus mampu dalam merancang lokasi (site) persidangan, bernegoisasi perihal
reservasi untuk kamar tamu, makanan minuman (food and beverage), menata ruang sidang
dan ruang eksibisi, menampilkan pembicara – pembicara (speaker), menyajikan hiburan dan
rekreasi serta mengelolah administrasi yang benar.
 22

PCO adalah Organisasi spesialis ahli dalam perencanaan, persiapan, penyelenggaraan

konvensi. Yang harus diketahui oleh PCO adalah diamana, kapan, dan bagaimana konvensi
yang diinginkan covener, dan PCO harus menunjukkan kepada covener pengetahuan,
pengalaman dan kemampuan yang dimilikinya untuk membangun kepercayaan covener. PCO
wajib mempelajari konvensi yang bagaimana diinginkan covener untuk mencapai sukses.

Hal utama yang perlu diketahui PCO adalah tujuan dan sasaran konvensi yang bakal
ditangani. Tujuan dan sasaran trsebut antara lain :

 Ruang lingkup konvensi pimpinan panitia

 Asosiasi internasional
 Para delegasi / peserta
 Sektor ekonomi terkait
 Kota, kawasan, negeri yang bersangkutan

PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang di inginkan covener
dengan rincian program yang wajar dan anggaran biaya yang pantas dan seimbang (balanced
and adequate budget). Posisi PCO adalah bekerja secara berencana, kreatif dan sistematik
dengan metode yang telah dikuasainya sejak semula.

 PCO adalah orang atau organisasi yang menangani atau menyediakan jasa perencanaan
konvensi dan meeting kepada client dengan mendapatkan upah. Mereka mengatur semua
detail, aktivitas dan interaksi yang terjadi pada acara tersebut.
 PCO adalah perpanjangan tangan dari suatu panitia konvensi atau meeting. Mereka yang
mengubah tiap – tiap keputusan menjadi tindakan, menjaga jadwa dari proyek ini,
melaporkan semua kegiatan pada panitia, mengkoordinasikan berbagai pemasok dan
menawarkan konsultasi ahli.
 PCO juga disebut sebagai manajer konverensi profesional, manajer meeting atau
perencana meeting (MIAA, 1995).

Filosofi PCO : Katakanlah apa yang anda mau, dan kami akan katakan bagaimana

memperolehnya.
 23

3. RANGKUMAN
Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi –
pribadi yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal
usul yang beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat
untuk berhimpun dalam suatu organisasi.

Lokasi penyelenggaraan konveksi hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara,
berdekatan dengan hotel – hotel temapat peserta atau delegasi menginap, terletak dipusat
kota, dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center),
bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.

Yang dimaksud dalam anggran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan
promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite – komite (bagian
– bagian) dan sub – sub komite, sewa gedung, sewa peralatan / perlengkapan, biaya
sekretariat, atraksi / hiburan, dan lain – lain yang dipandang perlu.

Proffesional Convention Organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi, perjalanan

insentif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan
bagi suatu pertemuan sekelompok orang / negarawan, usahawan, cendekiawan dan
sebagainya untuk membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
 24

4. TUGAS
- Kegiatan observasi untuk mengenal fakta
- Latihan - latihan
5. TES
- Memilih jawaban yang tepat
- Essay
I. Soal : Memilih jawaban yang tepat !
Pililah jawaban disamping kanan soal anda mana yang dianggap paling cocok dengan
pertanyaan disebelah kiri dengan memilih jawabannya.
1. Pokok – pokok selaku penyelenggara 1. Bebas dari kemacetan lalu
MICE............... lintas
2. Salah satu yang perlu diperhatikan
dalam penyelenggaraan MICE 2. Rapat anggaran
adalah.........
3. PCO
3. Salah satu titik perhatian yang menonjol
bagi perancang penyelenggaraan konvensi
dalam menentukan lokasi ialah
mendeteksi............................ 4. Penentuan lokasi, jadwal,

4. Perencanaan anggaran yang dilaksanakan anggaran sementara

dan di asumsi melalui sebuah kesepakatan 5. Siapa – siapa yang akan

yang diputuskan dalam....... menghadiri sidang konvensi

5. Organisasi spesialisasi ahli dalam perencanaan, tersebut.

persiapan, penyelenggaraan 6. Mengkoordinir keperluan

konvensi................ akomodasi
 25

II. Soal Essay.

1. Apa saja yang menjadi titik perhatian paling menonjol bagi perancang penyelenggaraan
konvensi dalam menentukan lokasi ? bobot nilai 20
2. Apa yang dimaksud dengan anggaran sementara ? bobot nilai 20
 26

MODUL 4. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM BISNIS MICE

1. TUJUAN
 Mahasiswa mampu menjelaskan pekerjaan bisnis MICE
 Mahasiswa mampu menjelaskan efektifitas manajemen sumber daya manusia
 Mahasiswa mampu menjelaskan kepemimpinan dan memotivasi tim kerja

2. URAIAN MATERI

Jenis Pekerjaan dalam Bisnis MICE

Struktur industri MICE mencakup usaha kecil yang mempekerjakan sedikit karyawan
dan usaha yang besar engan jumlah karyawan yang besar. Isu sumber daya manusia dan
kebutuhan manajemen semakin luas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam usaha yang
kecil, misalnya bisnis owner – operated, seperti konferensi profesional organiser (PCOs),
masing – masing anggota regu diharapkan dapat melakukan cakupan tugas yang luas, karena
itu memperoleh pengalaman kerja dalam beberapa jenis pekerjaan meskipun demikian,
kesempatan untuk berkarir sebagai profesional organiser jadi terbatas karena sedikit
karyawan yang ada. Sebaliknya dalam event atau peristiwa yang besar, seperti purpose-built
konvensi dan pusat pameran atau hotel konvensi, dimana dalam struktur organisasi penuh,
tugas dan tanggung jawab semakin besar, dan kemajuan karir dapat berkembang dengan baik.
Dismping perbedaan dalam skala usaha dalam kompleksitas tugas dan tanggung jawab,
sumber daya manusia yang digunakan dalam dua jenis organsasi ini sangat menentukan
suksesnya usaha industri MICE.
Dalam industri MICE terdapat beberapa jenis pekerjaan yang semakin berkembang
dewasa ini. Jenis pekerjaan yang terdapat dalam usaha jasa konvensi dapat dibagi dalam
beberapa kelompok, sebagai berikut :
1. Conference Organisers
Pengelolah konferensi atau manajer suatu pertemuan memiliki tugas dan tanggung jawab
yang berbeda, tergantung pada jenis organisasi dimana mereka bekerja
 27

2. Asosiasi
Dalam konferensi asosiasi organiser dikenal dengan karyawan yang bekerja full-time
dalam asosiasi tersebut. Apabila ada karyawan yang berhalangan hadir maka tugasnya
dikerjakan oleh direktur eksekutif atau karyawan lainnya. Konferensi Asosiasi Organiser
bertanggung jawab dalam mengorganisir pertemuan organisasi keanggotaan dan
konvensi tahunan. Tugas dan tanggung jawab dalam asosiasi adalah mendistribusi hasil
pertemuan (meeting), reservasi dan pendaftaran peserta, tempat akomodasi dan tempat
pertemuan, penyediaan makan dan minuman, kebutuhan pembicara, dan menyambut
anggota, tamu dan pembicar.
3. Korporasi
Korporasi adalah suatu konferensi organiser yang memiliki karyawan korporasi tertentu,
dan spesifikasi karyawan adalah memiliki tanggung jawab untuk merencanakan dan
melaksanakan secara terperinci konvensi atau event untuk organisasi individu, termasuk
manajemen, tenaga kerja dan pemilik. Konferensi korporasi organiser mengkoordinir dan
mengatur pelaksanaan MICE untuk satu perusahaan dengan produk atau jasa yang
dimilikinya.
4. Professional Conference Organisers
PCO atau Professional Conference Organisers, spesialis dalam semua aspek manajemen
konferensi dan merupakan pusat kegiatan bisnis. Uraian kerja PCO adalah
mengkoordinir kegiatan MICE dan menjadi event manager, manajer keuangan dan
supervisor.
5. Manajer Tempat dan Jasa Konvensi
Peluang karir didalam sektor konvensi atau tempat kegiatan MICE termasuk dalam area
jasa konvensi, penjualan konvensi, penjualan konvensi dan kegiatan perjamuan jenjang
jabatan dan karir berkembang mulai dari karir sekertaris konvensi dan koordinator
konferensi, pengawasan dan peran manajer dalam manajemen jasa konvensi. Sebagai
contoh di dalam area kegiatan perjamuan, peluang karir bagi karyawan yang bekerja di
dapur, seperti banquet kitchen, banquet waiting dan staf bar, teknisi audiovisual, banquet
captains atau supervisor dapat meningkat menjadi banquet manager.
6. Penjualan Konvensi
Jabatan atau posisi convention sales (tenaga penjualan jasa konvensi) dapat ditemukan
dalam organisasi tempat kegiatan dan PCO organisasi. Manajer penjualan jasa konvensi
atau eksekutif penjualan jasa konvensi mungkin mempunyai tanggung jawab spesifik
untuk suatu daerah tertentu atau pelanggan tertentu.
 28

7. Jenis Pekerjaan Lainnya

Peluang karir lainnya dalam usaha jasa konvensi dan usaha tour and travel memiliki
cakupan yang luas dengan berbagai posisi atau jabatan, antara lain konferensi organiser,
penjualan produk, dan jasa konferensi, eksekutif keuangan. Terdapat beberapa
organisasi/badan/perusahaan/perseroan yang bergerak dalam bidang usaha jasa konvensi,
oleh sebab itu banyak peluang karir yang terdapat dalam sektor bisnis jasa konvensi.

Peran dan Tanggung Jawab

Bagaimana peran dan tanggung jawab conference organiser atau manajer pengelolah
konferensi dalam organisasi yang berbeda yaitu dalam organisasi corporate dan asosiasi atau
PCO. Manajer jasa konvensi menangani satu event pada suatu tempat, sedangkan kegiatan
MICE memiliki cakupan yang lebih luas dengan spesifikasi yang berbeda, (contohnya :
peristiwa atau kegiatan peluncuran produk, konferensi penjualan, pertemuan – pertemuan,
pelatihan dan pameran). Manajer jasa konvensi : mengkoordinir beberapa departemen yang
berbeda untuk menyelenggarakan suatu peristiwa/kegiatan, misalnya untuk memastikan
bahwa dalam suatu pertemuan, kebutuhan makanan dan minuman, peralatan audiovisual dan
akomodasi telah di siapkan. Hal ini akan terlaksana dengan baik apabila ada kerjasama tim
kerja yang terbagi dalam departemen – departemen pada usaha jasa konvensi. Masing –
masing departemen memiliki tanggung jawab yang berbeda. Tanggung jawab manajer usaha
jasa konvensi adalah memastikan bahwa klient atau pengguna jasa konvensi mendapat
kepuasan dan kebutuhannya dapat terpenuhi.

Di dalam suatu perusahaan komersil, peristiwa atau kegiatan yang direncanakan oleh
suatu convener (organiser atau manajer pertemuan) manajer mungkin sama, misalnya :
penjualan konferensi, kursus/pelatihan dll. Oleh karena itu merupakan suatu kebutuhan untuk
aktivitas mereka dalam rangka memelihara dalam hubungan baik dengan delegasi. Suatu
perusahaan yang mengorganisir konferensi akan terbiasa dengan produk dan jasa yang
ditawarkan oleh perusahaan, baik organisasi dan kulturnya, lingkungan kerja dan berbagai
variasi tenaga kerja/orang yang dilibatkan. Meskipun demikian klien untuk masing – masing
aktivitas mungkin berbeda, misalnya : manajer penjualan, manajer pelatihan, suatu hal yang
mendasar, semua pekerjaan mereka adalah untuk mencapai tujuan perusahaan. Organiser
konferensi perlu membangun hubungan baik dengan suplier yang digunakan dalam industri
MICE.
 29

Beberapa tantangan yang akan dihadapi PCO manajemen :

- Mengawasi batas waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

- Mengkoordinir orang – orang yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan
- Memimpin masing – masing kegiatan event yang berbeda dalam kaitanya dengan desain
dan manajemen untuk beberapa konvensi atau pertemuan (meeting) yang diorganisir.
- Mengelolah informasi, mengendalikan anggaran dan lain – lain.

PCO harus mengarahkan penjualan dan pemasaran produk dan jasa konvensi dan ia harus
mengetahui potensi bisnis perusahaannya. Untuk itu, PCO harus inovatif dan kreatif dalam
mengikuti perkembangan bisnis usaha jasa konvensi atau industri MICE.

Peran dan tanggung jawab manajer usaha jasa konvensi berbeda dengan PCO di asosiasi atau
korporasi, perbedaan tersebut antara lain :

a. Diversity (keanekaragaman)
Cakupan tugas manajer usaha jasa konvensi dalam menghadapi suatu event atau
peristiwa lebih beragam dibandingkan dengan perusahaan/usaha konferensi organiser.
b. Responsibility (tanggung jawab)
Dalam usaha jasa konvensi, manajer harus bertindak sebagai penghubung dengan
departemen yang berbeda dalam menangani suatu event, seperti makanan dan minuman,
ruang dan front-office, untuk meyakinkan bahwa segala sesuatu telah diatur dan
dilaksanakan.
c. Constraints (batasan)
Manajer jasa konvensi memiliki batasan operasional tertentu, sebagai contoh ukuran dan
fisik kemampuan konvensi, fasilitas tempat pertemuan, sumber daya staff dan
pengalaman, batasan anggaran yang diatur maanjemen senior untuk mencapai laba.
d. Relationship (hubungan)
Manajer usaha jasa konvensi menjalin hubungan baik dengan klient mereka, seperti
perusahaan konferensi organiser dan PCO. Harus dipastikan bahwa mereka memperoleh
kepuasan dari jasa yang diberikan oleh usaha jasa konvensi.

Efektifitas Manajemen Sumber Daya Manusia

Untuk memastikan kegiatan manajemen sumber daya manusia efisien dan efektif, suatu
organisasi harus menempuh suatu proses yang sistematis dan secara konsisten akan
membantu
 30

untuk mengidentifikasi dan meneliti kebutuhannya dan dalam membuat keputusan.

Manajemen sumber daya manusia yang tidak efektif dan efisien akan berdampak pada
perencanaan bisnis dan tujuan yang hendak dicapai suatu organisasi.

Secara umum dalam proses pengembangan sumber daya manusianya, melakukan kegiatan
– kegiatan sebagai berikut :

 Perencanaan sumber daya manusia

 Analisis pekerjaan
 Perekrutan dan pemilihan
 Mengorganisir orientasi
 Pelatihan dan pengembangan
 Pertimbangan prestasi
 Disiplin dan penghentian memproses
 Penggajian dan ganti rugi
 Isu hubungan industri

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Tujuan perencanaan sumber daya manusia dalam manajemen MICE adalah efektivitas
dan efisiensi dalam melaksanakan kegiatan MICE. Perencanaan sumber daya manusia sangat
penting secara nasional, strategis dan dalam operasional industri MICE, karena adanya
kebutuhan untuk menetapkan program, dan adanya sistem dalam melaksanakan program
tersebut.

Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses untuk memastikan bhwa
perusahaan/organisasi dalam industri MICE memiliki sumber daya manusia yang cukup dan
berkualitas untuk melaksanakan pekerjaan sesuai waktu yang dibutuhkan.

Proses untuk menyiapkan suatu rencana sumber daya manusia yang sistematis, secara
umum dilaksanakan dalam empat langkah, yaitu :

 Langkah satu : proyeksi kebutuhan tenaga kerja

 Langkah dua : meneliti suplai tenaga kerja
 Langkah tiga : pertimbangan permintaan dan penawaran tenaga kerja
 Langkah empat : merumuskan strategi kepegawaian untuk kebutuhan organisasi
 31

Perencanaan sumber daya manusia dapat membantu manajer dalam industri MICE dalam
merekrut karyawan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut. Sejalan dengan analis
pekerjaan, akan ditentukan berapa banyak karyawan dan posisi atau jabatan apa yang perlu
diisi. Program perekrutan merupakan upaya yang efektif untuk memilih karyawan yang
dibutuhkan, karena melalui suatu proses pemilihan sumber daya manusia yang berkualitas.
Perencanaan sumber daya manusia juga dapat membantu program pengembangan sumber
daya manusia melalui penyusunan program pengembangan sumber daya manusia melalui
penyusunan program pelatihan. Adalah penting bagi staf untuk diberi kesempatan
mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kerja mereka melalui program pelatihan dan
pengembangan sumber daya manusia untuk mengurangi tingakt produktivitas kerja yang
rendah.

Analisis Pekerjaan

Analis pekerjaan adalah proses memperoleh informasi dan menentukan tugas – tugas dan
tanggung jawab suatu pekerjaan. Analis pekerjaan membantu persiapan uraian pekerjaan,
jenis pekerjaan atau spesifikasi orang. Hal ini akan membantu pemilihan dan perekrutan yang
akurat dan menetapkan standard untuk melakukan pertimbangan prestasi. Sebagai contoh,
dalam persiapan analisa pekerjaan, lingkup dan cakupan tugas yang dikerjakan oleh PCO
meliputi :

 Menetapkan sasaran hasil dan desain suatu kegiatan/peristiwa

 Memilih fasilitas dan lokasi tempat kegiatan
 Berunding dengan para penyalur tempat kegiatan yang lain
 Penganggaran
 Menangani pendaftaran delegasi
 Memilih dan mengorganisir pengangkutan
 Merencanakan program dan informasi pendukung
 Mengorganisir kegiatan sebelum dan sesudah pelaksanaan suatu kegiatan
 Menyediakan dan menetapkan prosedur pendaftaraan
 Menyusun fasilitas pendukung kegiatan

Jenis informasi yang dikumpulkan ketika penganalisaan pekerjaan adalah dengan

menjawab pertanyaan berikut :

 Apa yang dilakukan ?

 32

 Dimana (itu) dilakukan ?

 Bagaimana bisa dilakukan ?
 Mengapa hal itu dilakukan ?
 Kapan hal itu dilakukan ?

Uraian Tugas

Uraian tugas harus menjelaskan :

 Mengapa ada tugas tersebut

 Apa jabatan orang yang akan mengerjakan
 Bagaimana mereka lakukan pekerjaan
 Dalam kondisi – kondisi bagaiman pekerjaan itu dilakukan

Uraian tugas untuk manajer jasa konvensi meliputi hal – hal sebagai berikut :

 Merencanakan dan melaksanakan konferensi

 Mengembangkan prosedur operasi baku
 Menetapkan standar capaian operasional
 Menetapkan sasaran hasil, gol dan kebijakan yang berkenan dengan bisnis MICE
 Menyelesaikan pelatihan staf dan mengatur pertemuan – pertemuan rombongan jasa
konvensi
 Menyiapkan perkiraan anggaran
 Membuat daftar peralatan yang terbaru
 Membangun hubungan bisnis dan mendistribusikan informasi.

Hal – hal tersebut diatas terdapat dalam empat kategori sebagai berikut :

1. Tanggung jawab administratif

2. Hubungan kerja dengan departemen penjualan dan marketing, food and beverage
3. Hubungan antar departemen di dalam organisasi
4. Tanggung jawab melayani klien
 33

3. RANGKUMAN
Struktur industri MICE mencakup usaha kecil yang mempekerjakan sedikit karyawan dan
usaha yang besar engan jumlah karyawan yang besar. Isu sumber daya manusia dan
kebutuhan manajemen semakin luas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam usaha yang
kecil, misalnya bisnis owner – operated, seperti konferensi profesional organiser (PCOs),
masing – masing anggota regu diharapkan dapat melakukan cakupan tugas yang luas, karena
itu memperoleh pengalaman kerja dalam beberapa jenis pekerjaan meskipun demikian,
kesempatan untuk berkarir sebagai profesional organiser jadi terbatas karena sedikit
karyawan yang ada. Sebaliknya dalam event atau peristiwa yang besar, seperti purpose-built
konvensi dan pusat pameran atau hotel konvensi, dimana dalam struktur organisasi penuh,
tugas dan tanggung jawab semakin besar, dan kemajuan karir dapat berkembang dengan baik.
Dismping perbedaan dalam skala usaha dalam kompleksitas tugas dan tanggung jawab,
sumber daya manusia yang digunakan dalam dua jenis organsasi ini sangat menentukan
suksesnya usaha industri MICE.
Di dalam suatu perusahaan komersil, peristiwa atau kegiatan yang direncanakan oleh suatu
convener (organiser atau manajer pertemuan) manajer mungkin sama, misalnya : penjualan
konferensi, kursus/pelatihan dll. Oleh karena itu merupakan suatu kebutuhan untuk aktivitas
mereka dalam rangka memelihara dalam hubungan baik dengan delegasi. Suatu perusahaan
yang mengorganisir konferensi akan terbiasa dengan produk dan jasa yang ditawarkan oleh
perusahaan, baik organisasi dan kulturnya, lingkungan kerja dan berbagai variasi tenaga
kerja/orang yang dilibatkan. Meskipun demikian klien untuk masing – masing aktivitas
mungkin berbeda, misalnya : manajer penjualan, manajer pelatihan, suatu hal yang mendasar,
semua pekerjaan mereka adalah untuk mencapai tujuan perusahaan. Organiser konferensi
perlu membangun hubungan baik dengan suplier yang digunakan dalam industri MICE.

Tujuan perencanaan sumber daya manusia dalam manajemen MICE adalah efektivitas
dan efisiensi dalam melaksanakan kegiatan MICE. Perencanaan sumber daya manusia sangat
penting secara nasional, strategis dan dalam operasional industri MICE, karena adanya
kebutuhan untuk menetapkan program, dan adanya sistem dalam melaksanakan program
tersebut.

Analis pekerjaan adalah proses memperoleh informasi dan menentukan tugas – tugas dan
tanggung jawab suatu pekerjaan. Analis pekerjaan membantu persiapan uraian pekerjaan,
jenis pekerjaan atau spesifikasi orang.
 34

4. TUGAS
- Studi kasus
- Latihan - latihan
5. TES
- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah
huruf S bila pernyataan di anggap Salah.
- Esay
SOAL
I. Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf
S bila pernyataan di anggap Salah.
1. B–S Struktur industri MICE mencakup usaha kecil maupun usaha yang besar
2. B–S Salah satu jenis pekerjaan yang terdapat dalam usaha jasakonveksi adalah
conference organiser.
3. B–S Analisa pekerjaan merupakan proses memperoleh informasi dan menentukan
tugas – tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan
4. B–S Bagian yang paling utama dari uraian tugas meliputi tanggung jawab dan
tugas yang nyata saja.
5. B–S Salah satu uraian tugas yang harus di jelaskan adalah bagaimana mereka
melakukan pekerjaan.

II. ESSAY
1. Sebutkan jenis – jenis pekerjaan yang saudara ketahui dalam usaha jasa konvensi ! bobot
20
2. Kegiatan – kegiatan apa saja yang lakukan industri MICE secara umum dalam proses
pengembagan sumber daya manusia ? bobot 20
 35

MODUL 5. MANAJEMEN PEMASARAN MICE

1. TUJUAN
 Mahasiswa mampu menjelaskan arus lingkungan pemasaran
 Mahasiswa mampu menjelaskan dan melakukan analisis SWOT dalam pemasaran
 Mahasiswa mampu menjelaskan perspective pemasaran

2. URAIAN MATERI

Rencana Tindakan Pemasaran

Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu dokumen kerja. Dokumen ini

memungkinkan para penyedia jasa untuk industri MICE merancangkan strategi – strategi
praktis dengan tujuan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran yang telah
ditetapkan.sasaran – sasaran pemasaran dari suatu sarana peristirahatan/resor (contohnya
untuk meningkatkan bisnia insentifnya, yaitu penyediaan fasilitas pertemuan bagi pelanggan
yang mengadakan acara – acara pemberian insentif bagi karyawan – karyawannya) melalui
pemosisian ulang (respositioning) dan pencitraan ulang (rebranding) ditetapkan pada bagian
akhir dari proses perencanaan pemasaran. Proses ini melibatkan enam tahap :

1. Melakukan analis situasi/SWOT

2. Menghasilkan profil kelengkapan faktor dari destinasi/analisis fitur dan manfaat
3. Memilih pasar dan segmen yang ditargetkan
4. Melakukan riset pasar
5. Menghasilkan strategi pemosisian ulang dan bauran pemasaran (marketing mix)
6. Mendesain rencana tindakan pasar dan penjualan

Situasi : analis SWOT

Tim penjualan dan pemasaran dari sarana peristirahatan tersebut pertama – tama harus
menetapkan posisi dari sarana peristirahatan tersebut dalam lingkungan pemasaran eksternal
secara keseluruhan. Analis situasi ini bertujuan untuk mempelajari dimana dan bagaimana
posisi dari sarana peristirahatan ini dalam pasar, pangsa pasarnya, dan hubungannya dengan
pesaing – pesaingnya (Richardson 1996).
 36

Kekuatan

 Sarana peristirahatan berbintang lima yang masih baru, namun mapan (5 tahun)
 Area lahan 100 hektar
 Akses yang mudah menuju Great Barrier Reef (terumbu karang great barrier)
 Memiliki pangsa pasar liburan internasional yang besar di wilayah port douglas
 Akomodasi rumah tradisional bure yang mewah
 Fasilitas rekreasi
 Fasilitas penitipan anak secara berkelompok

Kelemahan

 Volume bisnis MICE yang kecil

 Resort berjarak 500 meter dari pantai
 Aktivitas berenang di laut terbatas karena ubur – ubur dan arus yang deras
 Ruang konvensi terbatas pada satu ruangan besar dan hanya terdapat satu ruang diskusi
dengan ukuran yang kecil
 Akses menuju sarana dikendalikan oleh maskapai – maskapai penerbangan
 Keterbatasan fasilitas makanan dan minuman yang khusus untuk MICE

Ancaman

 Pasar paket tour liburan domestik yang semakin menurun

 Penurunan ekonomi di wilayah Asia dan efeknya terhadap pariwisata internasional
 Meningkatnya persaingan, baik lokan maupun domestik

Peluang

 Bisnis liburan domestik semakin meningkat

 Peningkatan bisnis insentif dan konvensi domestik di sarana – sarana peristirahatan

Analisis SWOT memungkinkan tim pemasaran untuk menentukan sasaran – sasaran

pemasaran secara umum dari sarana tersebut untuk satu tahun ke depan. Sasaran – sasaran
tersebut berkaitan dengan peluang dan kekuatan yang didapatkan dari analisis situasi.
Pemahaman atas kelemahan dari dan ancaman terhadap sarana tersebut juga mempengaruhi
bagaimana cara mencapai sasaran – sasaran tersebut. Contohnya, tim pemasaran memutuskan
untuk memasuki pasar bisnis insentif domestik Australia (salah satu peluang yang
 37

diidentifikasikan) dalam satu tahun ke depan untuk memperluas bauran bisnis dari sarana
peristirahatan.

Profil : Kelengkapan Faktor Destinasi/Analisis Fitur dan Manfaat Produk

Berdasarkan sasaran – sasaran pemasaran di atas, tim pemasaran kemudian dapat

menyusun :

Profil kelengkapan faktor destinasi para pengambil keputusan industri MICE tidak hanya
harus mempertimbangkan faktor – faktor dari sarana atau lokasi peristirahatan tersebut, tetapi
juga daya tarik dari keseluruhan destinasi dalam proses pemilihan oleh pelanggan. Oleh
karena itu, akan lebih baik apabila tim pemasaran sarana peristirahatan mempelajari destinasi
tersebut secara keseluruhan termasuk kelengkapan faktor – faktornya dan menentukan faktor
– faktor mana yang menawarkan manfaat komparatif kepada pelanggan. Faktor – faktor yang
diidentifikasikan sebagai produk – produk MICE yang bermanfaat kemudian dapat disertakan
dalam rencana tindakan pemasaran dan penjualan dari sarana tersebut.

Analisis fitur dan manfaat produk analisis ini yang kemudian dikombinasikan dengan
profil kelengkapan faktor destinasi, akan menghasilkan suatu daftar manfaat – manfaat
produk yang dapat digunakan dalam strategi – strategi pemosisian pemasaran dan penjualan.
Proses penjualan yang efektif dari acara – acara insentif dan acara – acara MICE lainnya di
istilahkan oleh Hartley dan Witt sebagai suatu proses berbasiskan pengetahuan (1992). Para
staf penjualan dan pemasaran dari sarana teersebut harus memahami kebutuhan dari klien –
klien mereka dan juga manfaat – manfaat produk yang teersedia untuk memenuhi kebutuhan
– kebutuhan tersebut. Contohnya, beberapa sarana – sarana peristirahatan di Australia
menawarkan fasilitas dan pelayanan untuk penitipan anak pada pelanggan, yang
mengindikasikan pemahaman mereka atas adanya kebutuhan tersebut. Fasilitas penitipan
anak memungkinkan para pelanggan MICE untuk bersantai dan menikmati acara (Varey
1998).

Segmen Pasar yang Ditargetkan

Berdasarkan analisis atas fitur dan manfaat dari sarana peristirahatan/destinasi,

Tropicana Beach Resort menetapkan suatu sasaran yang lebih luas yaitu untuk menargetkan
pasar insentif domestik Australia dalam satu tahun ke depan.
 38

Pasar –pasar targeet dapat disegmentasi berdasarkan geografi, demografi, maksud

kunjungan, dan psikografik (Richardson 1996). Tim pemasaran memilih untuk
mensegmentasi pasar secara geografis, dengan menargetkan para pengambil keputusan
tingkat II, seperti para PCO dan agen – agen insentif di Sydney, Brisbane, dan Melbourne.
Segmentasi ini dapat dilakukan kareena, seperti di diskusikan pada bab 6, para PCO dan agen
– agen insentif yang ada di dalam pasar dapat di identifikasikan, diukur, dan akses.
Selanjutnya, kriteria “maksud dari kunjungan” dapat digunakan untuk menargetkan para PCO
dan agen – agen insentif yang mengontrol pangsa pasar yang cukup besar dalam bisnis
perjalanan insentif. Setelah proses segmentasi ini selesai, tim pemasaran kemudian dapat
menggabungkan sasaran – sasaran ini ke dalam suatu bauran pemasaran dan rencana tindakan
penjualan langsung untuk tahun depan.

Riset Pasar

Riset pasar yang dapat diandalkan sangat penting bagi para penmasar penyedia jasa
peristirahatan dalam industri MICE pada saat ini. Riset yang demikian dapat dikumpulkan
dengan berbagai cara, termasuk survei pelanggan yang formal, grup fokus dan umpan balik
dari pertemuan penjualan. Riset ini dapat diarahkan untuk mengetahui kebutuhan pelanggan
dan dimana lokasi pelanggan.

Tujuan dari buku ini bukanlah untuk membahas mengenai metode – metode riset bisnis
dan sosial kontenporer, namun perlu ditekankan bahwa sangat penting bagi para pemasar
untuk melakukan bentuk riset untuk memastikan kebutuhan dari pelanggan – pelanggan yang
ditargetkan. Dalam kasus Tropicana Beach Resort, beberapa hal dapat dilakukan seperti
melakukan survei melalui pertemuan penjualan, membentuk grup – grup fokus dibeberapa
kota besar, atau melalui survei tertulis yang dapat diberikan kepada para PCO atau agen –
agen insentif yang telah di identifikasi.

Salah satu cara praktis yang dapat digunakan oleh suatu sarana peristirahatan untuk
menemukan pelanggan – pelanggan potensialnya adalah dengan menggunakan teknologi
terutama internet. Contohnya, untuk mengakses situs fasilitas dan pelayanan MICE dari
Sheraton Mirage, Port Douglas melalui internet. Mula – mula suatu menu informasi harus
dilengkapi. Setelah itu para PCO, agen – agen insentif, atau pengguna terakhir untuk
mengakses berbagai informasi mengenai fasilitas dan pelayanan MICE di Sheraton Mirage,
Port Douglas, demikian juga, Sheraton akan dapat menyimpan informasi tersebut kedalam
 39

sebuah pangkalan data, yang kemudiandapat ditinjau kembali oleh staf – staf penjualan
Sheraton.

Suatu cara praktis yang lain untuk mengidentifikasi pelanggan – pelanggan MICE
potensial adalah dengan mengunjungi lobi dari fasilitas milik pesaing. Hanya dengan
membaca papan pengumuman konvensi, anda akan dapat mengidentifikasi siapa tipe bisnis
MICE apa yang masuk ke dalam area pasar anda.

Strategi Pemosisian dan Bauran Pemasaran

Rencana tindakan ini, yang mencakup periode satu tahun menjabarkan secara bulanan
aktivitas – aktivitas komunikasi ini, seperti yang dibahas dalam bab 6, termasuk materi –
materi kolateral (pendukung) iklan, publisitas dan hubungan publik, pemasaran langsung,
promosi penjualan, dan penjualan langsung. Isu – isu seperti pencitraan produk yang
konsisten dan diferensiasi produk dapat juga dipertimbangkan.

Pada kasus Tropicana Beach Resort, berikut ini adalah contoh – contoh aktivitas
komunikasi dalam rencana tindakan yang dapat diberlakukan. Semua aktivitas berhubungan
dengan sasaran pemasaran secara umum, yaitu untuk meningkatkan jumlah grup insentif
berukuran kecil sampai menengah yang menggunakan jasa sarana peristirahatan tersebut.
Setiap aktivitas komunikasi digaris bawahi secara individual, bersama dengan bulan dimana
aktivitas tersebut harus dimulai atau direncanakan. Tindakan – tindakan pemasaran yang
spesifik dikategorikan berdasarkan area bauran komunikasi yang relevan (contohnya materi
kolateral/bahan pembantu).

Materi Kolateral

1. Menghasilkan suatu brosur promosi yang menampilkan fasilitas, pelayanan, dan manfaat –
manfaat yang di tawarkan oleh Tropicana Beach Resort sebagai sarana pertemuan untuk
grup – grup insentif berukuran kecil sampai menengah (Januari).
2. Menghasilkan berbagai materi promosi bisnis insentif untuk membantu para PCO dan agen
– agen insentif dalam melakukan kampanye – kampanye penyuratan langsung kepada
pelanggan (Februari).
 40

Iklan
1. Memulai produksi sebuah iklan cetak mengenai kerjasama dengan CVB/Ansett Australia,
yang akan ditampilkan secara tiga bulanan dalam majalah Convention & Incentive
Marketing (CIM) (Januari).
2. Menghasilkan sebuah iklan cetak mengenai fasilitas pertemuan yang akan ditampilkan
secara tiga bulanan dalam Convention & Incentive Marketing (CIM) (Februari).

Hubungan Publik dan Publisitas

1. Menulis artikel – artikel dalam media massa yang ditujukan untuk pelanggan dan industri
yang mengumumkan dibukanya fasilitas klub anak – anak yang baru untuk delegasi
konvensi (Januari). Yang akan ditampilkan pada bulan Februari.
2. Merencanakan acara resepsi/makan siang khusus untuk media industri di Sydney,
Melbourne, dan Brisbane pada bulan Maret untuk mempromosikan sarana tersebut sebagai
suatu lokasi destinasi insentif (melibatkan CVB dan wakil dari maskapai penerbangan
lokal) (Januari).

Pemasaran Langsung

1. Menyusun suatu pangkalan data yang berisi daftar semua PCO dan agen – ageen insentif
di pasar – pasar target (Januari)
2. Mengembangkan suatu selebaran promosi penyuratan langsung yang menekankan fasilitas
klub anak- anak yang baru (Maret)
3. Mengirimkan selebaran tersebut secara langsung kepada semua PCO dan agen insentif
yang telah di identifikasi (April).

Promosi Pemasaran

Mengembangkan sebuah paket permainan aktivitas anak – anak khusus dan

mendistribusikannya pada semua PCO dan agen insentif yang telah di identifikasi
(mematerialisasi produk tersebut) (Januari).
 41

Penjualan Langsung

1. Mengidentifikasi para PCO dan agen – agen insentif terpilih di kota – kota besar untuk
menargetkan pertmuan – pertemuan penjualan secara individual (Januari).
2. Melakukan panggilan – panggilan telepon penjualan untuk mengidentifikasi PCO dan agen
– agen insentif di Brisbane (Maret).

Contoh – contoh ini mengemukakan tipe – tipe aktivitas komunikasi pemasaran yang
dapat direncanakan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran dan penyedia jasa untuk
memasuki bisnis – bisnis yang berkaitan dengan MICE. Untuk setiap sasaran pemasaran
yang telah ditetapkan dalam hal ini, meningkatkan bisnis insentifdan meningkatkan bisnis
liburan domestik harus direncanakan aktivitas – aktivitas bauran komunikasi tersendiri.
Aktivitas – aktivitas komunikasi pemasaran ini dimasukkan kedalam sebuah jadwal
bulanan. Bulan pelaksanaan dari setiap aktivitas komunikasi ini kemudian ditentukan.
Selain aktivitas – aktivitas tersebut, siapa saja anggota tim pemasaran yang bertanggung
jawab melaksanakannya dan perkiraan anggaran untuk setiap aktivitas juga disertakan.
Jadwal rencana tindakan yang demikian akan menjadi sebuah peta penentu arah yang
terfokus bagi semua anggota tim untuk tahun selanjutnya, selain memungkinkan terjadinya
variasi – variasi dalam anggaran dan aktivitas apabila di perlukan.

Diskusi kita mengenai proses pemasaran sekarang sudah selesai. Bagian selanjutnya
dalam bab ini akan berfokus pada penerapaan aktivitas bauran komunikasi yang terakhir
yaitu penjualan langsung. Isu – isu administrasi penjualan dan penerapan mereka dalam
industri MICE Australia juga akan didiskusikan.
 42

MODUL 6. PENJUALAN DAN PROMOSI MICE

1. TUJUAN
 Mahasiswa mampu menjelaskan tempat tujuan pemasaran
 Mahasiswa mampu menjelaskan rencana kerja pemasaran
 Mahasiswa mampu menjelaskan tentang penjualan MICE
 Mahasiswa mampu menjelaskan tentang promosi MICE

2. URAIAN MATEERI

Tempat Tujuan Pemasaran

Penjualan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses pemasaran. Suatu proses
pemasaran yang efektif akan menimbulkan kesadaran pelanggan atas produk dan
kecenderungan untuk membeli. Agar suatu proses pemasaran dapat menjadi efektif, penyedia
jasa harus menerapkannya melalui sebuah rencana tindakan penjualan yang tepat. Pencitraan
ulang, iklan, dan promosi saja tidak akan memastikan kesuksesan suatu penyedia jasa untuk
industri MICE. Industri MICE adalah sebuah industri manusia. Suatu penyedia jasa bukan
sekedar sebuah sarana peristirahatan, CVB, atau fasilitas pertemuan melainkan suatu solusi
atas masalah – masalah manusia (Hartley & Witt 1992).

Diskusi selanjutnya mengindikasikan bagaimana suatu administrasi penjualan yang

efektif dapat menjadi bagian yang penting dari suatu proses pemasaran secara keseluruhan.
Sekali lagi, bagian ini tidak dimaksudkan untuk meninjau dan mendiskusikan “dasar – dasar
teori penjualan”, namun lebih memahami bagaimana isu – isu penjualan yang spesifik
dihubungkan dengan aktivitas pemasaran dari sebuah penyedia jasa kontenporer untuk
industri MICE.

Administrasi Penjualan

Para penyedia jasa primer dan sekunder untuk industri MICE harus mengoordinasikan
aktivitas penjualan mereka secara hati – hati dan terorganisir. Aktivitas ini harus konsisten
dengan segmen – segmen pasar yang ditargetkan dan dengan sasaran – sasaran komunikasi
pemasaran lainnya. Dengan demikian, penjualan dan administrasi penjualan merupakan suatu
 43

proses yang terkoordinir dan didukung oleh rencana tindakan pemasaran yang telah
ditetapkan. Contohnya, sebuah penyedia jasa dapat melakukan kegiatan pemasaran langsung
kepada sejumlah PCO yang ditargetkan di Melbourne. Hal ini dapat melibatkan pengiriman
paket informasi yang terperinci yang menjelaskan produk dari penyedia jasa. Kemudian
setelah para PCO menerima informasi pemasaran langsung tersebut, penyedia jasa dapat
melanjutkan dengan melakukan pertemuan penjualan langsung, dengan asumsi bahwa PCO
tersebut telah memiliki pengetahuan awal tentang produk yang ditawarkan. Dengan
demikian, aktivitas penjualan menjadi terhubung dengan aktivitas – aktivitas rencana
tindakan pemasaran tertentu.

Administrasi penjualan melibatkan manajemen angkatan penjual dan manajemen

pelanggan. Para penyedia jasa secara historis mengelolah dan menyusun struktur tenaga
penjual mereka berdasarkan aktivitas staf penjual internal dan staf penjual eksternal. Staf
penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas penjualan di luar sarana dan mengoordinasi
arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana tindakan pemasaran secara keseluruhan.
Mereka juga :

 Melakukan tindakan susulan atas semua petunjuk mengenai peluang – peluang penjualan
dan pertanyaan – pertanyaan mengenai penjualan
 Menyusun pangkalan data pelanggan
 Mengelolah penawaran harga (quote) dan kontrak penjualan
 Menjalin hubungan yang efektif dengan divisi – divisi lain, seperti, makanan dan
minuman, pemesanan tempat, dan seterusnya, dan bertindak sebagai titik penghubug
“tunggal” untuk pelanggan
 Membantu dalam merencanakan pertemuan penjualan/acara promosi industri
 Menyusun materi – materi kolateral/pembantu
 Membantu mengkoordinasi grup – grup eksternal dan internal
 Mengkoordinasi aktivitas – aktivitas pemasaran internal
 Menyelesaikan masalah
 Menangani inspeksi – inspeksi lokasi

Menyelenggarakan inspeksi lokasi merupakan suatu aktivitas penjualan yang sangat

penting bagi para penyedia jasa primer untuk industri MICE. Inspeksi lokasi, yang di
Australia juga diistilahkan sebagai kunjungan – kunjungan “pembelajaran” atau
“pengenalan” merupakan bagian yang penting dari suatu proses “berbasiskan pengetahuan”
yang bertujuan meningkatkan pengtahuan para pengambil keputusan mengenai suatu
 44

produk. Sebuah riset

 45

oleh Meeting Planners International (dirujuk dalam Gatrell 1991) menemukan bahwa 90
persen dari perencanaan pertemuan yang disurvei lebih menyukai metode inspeksi lokasi
untuk mempelajari suatu lokasi MICE. Pandangan ini didukung oleh riset oleh Vogt dkk.
(1994), yang menemukan bahwa pengalaman sebelumnya merupakan sumber informasi yang
didapatkan secara pribadi ini.

Dengan demikian, sangat pentinga bagi para staf penjualan dan pemasaran internal dari
suatu penyedia jasa untuk menyelenggarakan kegiatan – kegiatan inspeksi lokasi yang
terkelolah dengan baik, efisien, dan ditargetkan dengan baik berarti cerdas dan kreatif efisien
berarti grup klien dilayani dengan cukup dan efisien dan ditargetkan dengan baik berarti
menyadari bahwa setiap PCO dan pengambil keputusan MICE itu berbeda dan memiliki
kebutuhan dan tipe bisnis yang juga berbeda – beda, sehingga inspeksi lokasi harus didesain
berdasarkan pertimbangan tersebut. Mendesain suatu inspeksi lokasi dengan tepat dapat
dilakukan dengan mempromosikan agar para pengambil keputusan MICE menginap atau
berkunjung ke sarana peristirahatan baik secara perorangan maupun dalam grup. Sebagai
suatu aktivitas promosi penjualan, penyedia jasa sarana peristirahatan mungkin dapat
memberikan penawaran paket – paket akomodasi dengan harga khusus atau FOC (free of
charge/bebas biaya) pada para pengambil keputusan MICE, yang dapat mereka gunakan
kapan saja untuk berkunjung ke fasilitas pertemuan/sarana peristirahatan dari penyedia jasa.
Sekali lagi, kunjungan – kunjungan inspeksi lokasi “individual” ini harus terkoordinir dengan
baik untuk memastikan kunjungan bermanfaat.

Staf penjualan eksternal umumnya beroprasi di lingkungan eksternal. Mereka :

 Mengkoordinasi dan mengelolah aktivitas – aktivitas penjualan dan pemasaran yang

kooperatif dengan penyedia – penyedia jasa lainnya di detinasi mereka seperti CVB,
maskapai penerbangan, atau lokasi – lokasi hiburan
 Mendapatkan umpan balik pasar mengenai peluang – peluang penjualan dan pemasaran,
aktivitas – aktivitas pesaing, dan kebutuhan klien
 Bekerjasama dengan staf – staf penjualan internal saat penanganan grup pelanggan
berpindah dari aktivitas – aktivitas penjualan ke operasi internal
 Mendukung aktivitas – aktivitas hubungan publik dan publisitas
 Melakukan pertemuan – pertemuan penjualan langsung untuk meningkatkan pengetahuan
pelanggan, mengembangkan hubunhan – hubungan dengan pelanggan, dan melakukan
penjualan (penjualan langsung akan didiskusikan lebih jauh dalam bagian selanjutnya).
 46

Pertemuan Penjualan

Pertemuan - pertemuan penjualan secara langsung , atau tatap muka, sangat penting untuk
memungkinkan penyedia jasa :

 Mendapatkan komitmen untuk membeli dari pelanggan

 Mendapatkan informasi persaingan dalam pasar
 Menerima informasi umpan balik produk/pelayanan
 Menjalin hubungan dengan pelanggan

Suatu pendekatan penjualan yang profesional sangat penting dalam melakukan penjualan
langsung. Pendekatan ini didasarkan pada sebuah produk yang baik, dan pengetahuan
mengenai para pesaing dan klien. Penjualan sarana untuk insentif dan konferensi yang efektif
merupakan suatu proses yang “berbasiskan pengetahuan”. Seorang staf penjualan yang
profesional memilikipemahaman yang lengkap atas fitur dan manfaat dari produk yang
ditawarkannya dan kelebihan komparatif dari kelengkapan faktor destinasi. Pengetahuan
tidak hanya berarti kredibilitas (Morrison 1966) hal ini juga memungkinkan staf penjualan
tersebut untuk menjadi penyelesai masalah yang lebih efektif bagi klien. Dengan demikian,
aktivitas pemasaran yang menganalisis fitur dan analisis dari produk penyedia jasa ini
berhubungan langsung dengan aktivitas – aktivitas penjualan langsung.

Seorang staf penjualan harus memiliki wewnang dalam mengambil keputusan di lokasi
di hadapan para pengambul keputusan MICE. Hal ini akan memebrikan staf penjualan
tersebut kredibilitas yang lebih besar di mata para pengambil keputusan dan memungkinkan
mereka ‘merampungkan’ penjualan klien.

Perencanaan merupakan bagian yang penting dari aktivitas penjualan langsung dan
melibatkan :

 Mendapatkan sebanyak mungkin informasi mengenai pengambil keputusan MICE

sebelum melakukan pertemuan penjualan
 Memahami bauran bisnis dari pengambil keputusan (contohnya insentif, pertemuan kecil,
asosiasi)
 Mendapatkan semua informasi yang mungkin didapatkan mengenai pengambil keputusan
dari penyedia jasa lainnya dan dari pesaing
 Mempelajari peluang – peluang penjualan potensial
 47

 Mendapat janji temu penjualan – harus dipilih waktu yang paling sesuai bagi klien agar
mereka tidak merasa didesak dan lokasi yang dipilih harus tenang dan cocok untuk
menghindari gangguan

Dalam melakukan pertemuan penjualan, para staf penjualan harus tepat waktu. Ingatlah bagi
klien, seorang staf penjual adalah perusahaan yang diwakilinya (Morrison 1966). Bagaimana
staf penjual itu mempresentasikan dan membawa dirinya akan mencerminkan organisasi yang
mempekerjakannya. Apabila ia tidak tepat waktu maka para kliennya akan berpikir bahwa
perusahaannya akan menangani semua bisnis dengan cara yang sama.

Keahlian komunikasi yang baik merupakan suatu keharusan bagi seorang penjuala
profesional. Keahlian komunikasi utama yang digunakan adalah mendengar. Hal ini tidak
berarti abhwa staf penjual tidak berperan aktif dalam diskusi melainkan mengimplikasikan
bahwa seorang tenaga penjual tidak akan memahami kebutuhan para pelanggannya dan
seberapa pentingnya kebutuhan itu bagi mereka apabila mereka tidak bertindak sebagai
seorang pendengar yang aktif. Melalui mendengarkan secara aktif, staf penjual dapat
mengungkap kebutuhan – kebutuhan dari klien mereka,yang kemudian memungkinkan
mereka memenuhi kebutuhan tersebut melalui salah satu manfaat dari produk mereka.
Mendengarkan secara aktif juga memungkinkan staf penjual untuk memahami tingkat
pengalaman dari pengambil keputusan dalam mengorganisasi suatu acara. Taylor (dirujuk
dalam Hartley & witt 1992) menekankan pentingnya mengadaptasikan pendekatan penjualan
dengan tingkat pengalaman dari seorang organisator dalam mengelolah acara – acara
sebelumnya.

Selain itu, bahasa tubuh yang sesuai juga akan memungkinkan seorang staf penjual untuk
merampungkan penjualan secara efektif setelah cukup banyak kebutuhan pelanggan yang
dapat dipenuhi. Apabila staf penjual tersebut telah mendeteksi suatu ‘sinyal membeli’dari
pelanggan, mungkin tiba saatnya untuk merampungkan penjualan. Disinilah dimana banyak
staf penjual gagal mencapai sasaran mereka. Banyak yang tidak ‘meminta klien untuk
membeli’. Penjualan jasa merupakan suatu aktivitas yang tidak berwujud, sehingga untuk
merampungkan penjualan seorang tenaga penjual mungkin hanya akan mendapatkan suatu
‘komitmen’ dari pengambil keputusan untuk menggunakan produk mereka dalam jangka
pendek atau jangka panjang. Jadi, mereka harus meminta klien membeli produk mereka dan
tidak pernah meninggalkan suatu situasi penjualan hanya dengan berkata ‘hubungi saya jika
anda membutuhkan saya’.

Pertemuan penjualan langsung juga merupakan peluang yang tepat untuk bekerjasama
 48

penyedia – penyedia jasa lainnya dalam wilayah destinasi penjualan. Seorang staf penjual
harus
 49

mempertimbangkan untuk bekerjasama dan melangsungkan pertemuan penjualan bersama –

sama dengan penyedia jasa CVB dan maskapai penerbangan lokal. Para penyedia jasa ini
bukan merupakan pesaing – pesaing dari staf penjualan tersebut dan bersama – sama mereka
dapat menjadi suatu tim yang efektif dan dapat dipercaya. Aktivitas – aktivitas kerjasama
yang demikian juga akan memungkinkan staf penjual untuk mengakses klien – klien
potensial yang baru melalui pangkalan data – data milik penyedia – penyedia jasa yang lain.

Bekerjasama penyedia jasa yang lain (contohnya suatu sarana peristirahatan sapat
bekerjasama dengan sebuah maskapai penerbangan) dalam menjual kepada seorang
pengambil keputusan MICE juga akan memungkinkan staf penjualan tersebut untuk
menyelesaikan masalah secara lebih efektif. Kemampuan menyelesaikan masalah ini
merupakan bagian yang penting dari proses penjualan. Bekerjasama dalam suatu pertemuan
penjualan memungkinkan penyedia jasa tersebut untuk menyelesaikan masalah – masalah
transportasi dan kapasitas. Selain itu, sebagai bagian dari suatu rangkaian penyedia jasa, staf
penjual tersebut dapat menawarkan penghematan melalui paket – paket tour sehingga dapat
memenuhi kebutuhan anggaran dari pengambil keputusan dan memperbesar kemungkinan
merampungkan penjualan.

Setelah melakukan pertemuan penjualan, sangat penting untuk selalu melakukan kontak
lanjut (Follow up). Sangat jarang seorang staf penjual akan meninggalkan sebuah pertemuan
penjualan tanpa adanya beberapa aktivitas yang perlu dilengkapi atau diselesaikan untuk
klien. Apabila memungkinkan, seorang staf penjual harus selalu memiliki alasan untuk
mengontak kliennya kembali. Hal ini mungkin sekedar berupa pengiriman informasi
tambahan untuk produk tersebut atau memberikan detail – detail kontak dari para penyedia
jasa lainnya. Aktivitas komunikasi lanjutan, apabila dilakukan secara efisien dan tepat waktu,
akan memperkuat lagi kredibilitas staf penjual tersebut sebagai seorang penyedia jasa. Proses
kontak lanjut ini juga memungkinkan seorang staf penjual untuk menentukan dengan
pengambil keputusan MICE yang mana ia akan menjalin ‘hubungan’ penjualan dan
pemasaran dan apakah ia bisa mendapatkan pasar penjualan dan peluang riset tambahan
dengan berkembangnya hubungan tersebut.

Isu Harga

Berbagai isu yang berkaitan dengan harga dapat berdampak terhadap efektivitas dari
administrasi penjualan. Negosiasi kontak dapat merupakan suatu aktivitas yang sulit bagi
 50

seorang staf penjual. Seringkali para tenaga penjual sangat berkeinginan untuk
merampungkan penjualan, namun mereka harus tetap mengingat untuk siapa mereka bekerja.
Ini berarti bahwa penjualan tidak hanya berarti menawarkan harga yang paling murah
melainkan untuk mendapatkan harga terbaik untuk suatu produk. Terkadang seorang staf
penjual harus mengambil keputusan mengenai apakah mereka ‘sanggup menerima’ bisnis
dari pelanggan.

Saat memberikan penawaran harga kepada seorang pengambil keputusan MICE, sudah
cukup umum untuk menyediakan sedikit ruang untuk dinegosiasikan. Para organisator acara
MICE sering bekerja berdasarkan biaya per orang, yang harus mencakup biaya akomodasi,
makanan dan minuman, ruang pertemuan, dan rekreasi.

Salah satu tantangan utama bagi para penyedia jasa untuk industri MICE di Australia
pada saat ini adalah non-standarisasi dari kontak dan terutama, tidak adanya standar industri
yang diterima secara universal yang mengatur penggunaan biaya pembatalan dan uang
jaminan (Abbey & Link 1994). Situasi seperti ini dapat mengancam ‘hubungan’ yang telah
terjalin dengan seorang pengambil keputusan MICE. Akan selalu ada keinginan untuk
‘mereservasi’ (memesan tempat) untuk suatu bisnis, namun sulit untuk menentukan apa yang
harus dilakukan apabila klien harus membatalkan atau tidak mampu memberikan uang
jaminan atas reservasinya.

Riset yang dilakukan oleh Hartley dan Witt (1991) telah mengindikasikan alasan – alasan
yang mendasari bagaimana dan mengapa para penyedia jasa bereaksi terhadap situasi ini.
Mengenai alasan mengapa tidak memberlakukan suatu kebijakan pembatalan yang standar,
46
% dari pengusaha hotel yang disurvei mengindikasikan bahwa biaya pembatalan
menimbulkan perasaan yang kurang enak dan dapat menyebabkan kehilangan pelanggan. 35
% yang lain percaya bahwa kebijakan yang demikian tidak diperlukan karena pembatalan
jarang terjadi, 30
% sedang mempertimbangkan untuk memberlakukan kebijakan seperti itu, dan 14 % percaya
bahwa kebijakan – kebijakan yang demikian tidak akan berhasil. Di antara para pengusaha
hotel yang saat ini telah memberlakukan suatu kebijakan pembatalan yang standar, 65 %
mengindikasikan bahwa mereka tidak menerapkan kebijakan tersebut karena takut
kehilangan itikat baik dari pelanggan (terutama pelanggan yang sering berkunjung). Sekitar
26 % dari responden mengindikasikan bahwa mereka akan meniadakan biaya pembatalan
apabila pelanggan mereservasi ulang acara MICE tersebut pada hari ayng lain (suatu
 51

pendekatan penyelesaian masalah yang efektif).

 52

Isu harga lainnya yang cukup sering ditemui adalah seringkali terdapat lebih dari satu
PCO atau pengambil keputusan tingkat II yang meminta penawaran harga untuk suatu bisnis
dari pelanggan akhir yang sama. Sebuah perusahaan otomotf yang besar dapat saja
memberikan tender kepada satu atau lebih organisator konferensi yang kemudian
berhubungan dengan beberapa penyedia jasa yang bersaing. Jadi, sangat penting bagi
penyedia jasa untuk tidak menunjukkan sikap pilih kasih (kecuali apabila memang disengaja)
dengan memberikan harga yang lebih murah pada seorang PCO dibanding pada PCO
saingannya. Penyedia jasa tersebut mungkin tidak akan mendapatkan bisnis dari perusahaan
otomotif tersebut, namun mereka juga tidak mengecewakan para PCO yang terlibat yang
mungkin mengendalikan sejumlah besar dari bisnis – bisnis mereka di masa depan.

Dan terakhir, suatu peringatan bagi para staf penjual yang terlibat dalam penyusunan
kontrak dan negosiasi finansial yang berkaitan dengan para pengambil keputusan MICE.
Setelah kontrak dinegosiasikan dan detail – detailnya disetujui, staf penjual harus memulai
suatu fase transisi untuk mengalihkan tanggung jawab operasional kepada tim penjualan
internal dan operasi internal. Hal ini tidak berarti bahwa staf penjualan tersebut tidak lagi
terlibat dengan kliennya, melainkan bertujuan untuk memberikan lebih banyak waktu bagi
staf penjual tersebut untuk mencari bisnis yang baru sementara di saat yang tetap
mempertahankan hubungan pemasaran yang positif dan berkelanjutan dengan kliennya.
Hubungan yang positif ini akan dipertahankan dan diperkuat karena staf penjual tersebut
kemudian tidak lagi terlibat dengan fungsi – fungsi akunting dan transaksi yang spesifik yang
berkenaan dengan pergerakan grup pelanggan. Staf penjual tidak perlu lagi mengejar – ngejar
pembayaran uang jaminan, dan yang lainnya, untuk kepentingan divisi akunting. Aktivitas –
aktivitas yang demikian dapat memberikan dampak yang negatif dan menghambat efektivitas
mereka di masa depan.
 53

3. RANGKUMAN
Penjualan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses pemasaran. Suatu proses
pemasaran yang efektif akan menimbulkan kesadaran pelanggan atas produk dan
kecenderungan untuk membeli. Agar suatu proses pemasaran dapat menjadi efektif, penyedia
jasa harus menerapkannya melalui sebuah rencana tindakan penjualan yang tepat. Pencitraan
ulang, iklan, dan promosi saja tidak akan memastikan kesuksesan suatu penyedia jasa untuk
industri MICE. Industri MICE adalah sebuah industri manusia. Suatu penyedia jasa bukan
sekedar sebuah sarana peristirahatan, CVB, atau fasilitas pertemuan melainkan suatu solusi
atas masalah – masalah manusia (Hartley & Witt 1992).
Administrasi penjualan melibatkan manajemen angkatan penjual dan manajemen
pelanggan. Para penyedia jasa secara historis mengelolah dan menyusun struktur tenaga
penjual mereka berdasarkan aktivitas staf penjual internal dan staf penjual eksternal. Staf
penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas penjualan di luar sarana dan mengoordinasi
arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana tindakan pemasaran secara keseluruhan.

Pertemuan penjualan langsung juga merupakan peluang yang tepat untuk

bekerjasama penyedia – penyedia jasa lainnya dalam wilayah destinasi penjualan. Seorang
staf penjual harus mempertimbangkan untuk bekerjasama dan melangsungkan pertemuan
penjualan bersama – sama dengan penyedia jasa CVB dan maskapai penerbangan lokal. Para
penyedia jasa ini bukan merupakan pesaing – pesaing dari staf penjualan tersebut dan
bersama – sama mereka dapat menjadi suatu tim yang efektif dan dapat dipercaya. Aktivitas
– aktivitas kerjasama yang demikian juga akan memungkinkan staf penjual untuk mengakses
klien – klien potensial yang baru melalui pangkalan data – data milik penyedia – penyedia
jasa yang lain.
 54

4. TUGAS
- Latihan – latihan
- Studi kasus
TES
- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf
S bila pernyataan di anggap Salah.
- Esay
SOAL
Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila
pernyataan di anggap Salah.
1. B – S Penjualan MICE merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses
Pemasaran
2. B – S Suatu pendekatan penjualan yang profesional sangat penting dalam
penjualan tidak langsung.
3. B – S Dalam melakukan pertemuan penjualan staf penjual harus tepat waktu
4. B – S Berbagai isu yang berkaitan dengan harga dapat berdampak terhadap
efektivitas dari administrasi penjualan
5. B – S Staf penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas di luar sarana – sarana
mengkoordinasi arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana saja.

ESAY
1. Pertemuan – pertemuan penjualan secara langsung atau tatap muka sangat penting
untuk keinginan penyedia jasa. Sebutkan ! bobot 20
2. Apasaja yang dilibatkan perencanaan untuk bagian yang penting dari
aktivitas penjualan langsung ? bobot 20.
 55

MODUL 7. BIDDING : PENAWARAN PENYELENGGARAAN

MICE

1. TUJUAN
 Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian tentang bidding
 Mahasiswa mampu menjelaskan aspek – aspek bidding
 Mahasiswa mampu membuat bidding

2. URAIAN

MATERI Pengertian

Bidding

Setiap perusahaan, Asosiasi dan badan usaha lainnya yang hendak menyelenggarakan
kegiatan MICE, diharuskan melalui tahapan bidding sebagai persyaratan oleh pemerintah
Republik Indonesia. Pengertian bidding adalah penawaran penyelenggaraan MICE yang
dibuat oleh pihak penyelenggara sebagai tuan rumah.

Persyaratan Bidding

Dalam buku petunjuk penyelenggaraan Konvensi di Indonesia Tahun 1997 – 1998,

Direktur Jenderal Pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut :

1. Harus diketahui siapa pengambil keputusan (decision makers) dari penyelenggara MICE
dengan mengajukan suatu bidding
2. Dokumen bidding harus mengandung :
 Surat pengantar sponsor
 Pesan pejabat instansi terkait dengan kegiatan penyelenggaraan MICE tersebut
 Keterangan perihal fasilitas penyelenggaraan MICE yang tersedia
 Perkiraan biaya, program – program, kemudahan – kemudahan dalam penyelenggaraan
MICE
3. Bila bidding disetujui, maka bentuklah komite pengarah (stering commite), yang
menerima sasaran dan asistensi dari :
 Perusahaan penerbangan (airlines)
 56

 Pejabat pariwisata (tourism authoities)

 57

 Biro konvensi (convention bureau)

 Konsultan profesional (profesional consultants)
4. Rincian maksud dan tujuan MICE untuk mengetahui :
 Perkiraan jumlah peserta
 Susunan acara keseluruhan (persidangan, pameran, events resmi maupun sosial,
program untuk para istri dan anak – anak serta tamu – tamu VIP)
 Penentu lokasi
 Penentu jadwal
 Penyusunan anggaran sementara
5. Pembentukan komite pelaksana serta sekretariat dan subkomitenya.
Di Indonesia, peraruran teknis operasional penyelenggaraan MICE telah diatur pemerintah
Indonesia melalui instansi terkait, namun untuk kegiatan persidangan konvensi berskala
internasional, penawaran atau bidding bisa datang dari berbagai negara yang ingin menjadi
tuan rumah penyelenggara kegiatan.

Prosedur Pengajuan Bidding Adalah Sebagai Berikut :

- Langkah awal adalah dengan mengadakan penjajakkan terlebih dahulu, baik secara formal
maupun informal. Hal ini berarti, prosedur tersebut bisa melalui korespondensi, email
dalam bentuk perkenalan yang bersifat informatif, atau di dahului dengan pendekatan
melobi (lobbying) pemilik kegiatan MICE.
- Apabila ada tanda – tanda bahwa prosedur formal sudah bisa dimulai, maka surat
penawaran resmi dapat dilayangkan kepada convener dalam bentuk proposal. Dalam
proposal disertai lampiran – lampiran yang berisi dokumen penunjang dalam format
sebagaimana syarat yang diatur pada peraturan teknis operasional penyelenggaraan
kegiatan konvensi, baik oleh pemerintah Indonesia, maupun kaidah – kaidah atau
peraturan – peraturan bidding internasional. Dalam hal ini, organisasi – organisasi yang
telah berpengalaman menangani kegiatan – kegiatan bisnis persidangan konvensi sedunia,
bisa dijadikan sebagai contoh seperti, kegiatan World Tourism Organization (WTO),
Pasific Asia Travel Assosiation (PATA), International Assosiation of Professional
Congres Organizer (IAPCO), International Assosiation of Convention and Visitor Bureaus
(IACVB), dll.
- Dokumen bidding ini ditujukan ke alamat pengambil keputusan convener yang ditanda
tangani penanggung jawab penyelenggara kegiatan konvensi (MICE). Dalam proposal
 58

penawaran ini harus dicantumkan perihal tanggung jawab, kemudahan, fasilitas, status
organisasi, peserta, kondisi persidangan, lokasi dan lingkungan, dukungan sponsor,
perusahaan transportasi, pemasok, komunitas setempat serta pengalaman penyelenggara.

Aspek – Aspek Bidding

Aspek – aspek bidding sebagai berikut :

Aspek Umum :

Bidding ditanda tangani oleh pimpinan tertinggi calon penyelenggara kegiatan persidangan
konvensi, didukung oleh pejabat pemerintah terkait dengan industri pariwisata, sponsor serta
perusahaan transportasi lokal maupun internasional

Aspek Teknis :

Lokasi (venues) persidangan memang patut dan mampu menampung berbagai kegiatan
dengan peralatan modern yang dilengkapi dengan ruang sidang umum, sidang komisi, press
room untuk media massa, kantor panitia, banquet room, ruang pertunjukan. Juga ada venues
untuk pameran, pesta dan resepsi, mudah dicapai dari dan ke bandar udara.

Aspek Transportasi :

Jaringan transportasi antara bandar udara, hotel, lokasi persidangan dan ojek – objek
darmawisata (ladies programs, official visits, technical tours).

Aspek Organisasi :

Memiliki perancang, manajer dan koordinator persidangan yang mempunyai akses dengan
perusahaan transportasi, properti akomodasi (hotel, motorinn, convention center), di dukung
oleh masyarakat seni budaya dan bisnis industri pariwisata.

Aspek Finansial :

Menyajikan harga –harga yang wajar (reasonable prices), transfer peserta (delegates), free
transport pass masuk objek – objek wisata, resepsi gala evening dan sponsor.

Hal – hal utama yang perlu diketahui PCO adalah tujuan dan sasaran konvensi yang bakal
ditangani. Hal – hal yang menyangkut tujuan dan sasaran, antara lain :

 Ruang lingkup konvensi

 59

 Pimpinan panitia
 Asosiasi internasional
 Para delegasi / peserta
 Sektor ekonomi terkait
 Kota, kawasan, negeri yang bersangkutan

Kala tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya, maka perlu ada prosedur dan
metode yang diletakkan atas dasar :

1. Maksud dan tujuan persidangan :

 Tukar – menukar pengalaman
 Mengatasi masalah mencari solusi
 Mencari publisitas
 Transfer pengetahuan dan keterampilan
 Sosialisasi hubungan (komunikasi)
 Berkumpul untuk permintaan dan penyediaan (demand & supply)
 Menimba ilmu dan ahli (expert’s lecture)
 Keputusan pedoman organisasi
2. Badan pemarkarsa nasional atau internasional
 Yang bertanggung jawab
 Keputusan – keputusan ilmiah
 Keputusan – keputusan politik
 Biaya tanggung jawab siapa
 Bila defisit atau surplus bagaimana
3. Komposisi peserta
 Peserta aktif / anggota delegasi
 Yang menyertai delegasi
 Non anggota
 Peserta yang diundang
 VIP
 Pembicara ahli yang diundang
 Press
 Peserta teknis dan staf
 Jumlah keseluruhannya
 60

4. Segmentasi peserta
 Usia
 Jenis kelamin
 Status sosial
 Sendiri / berdua
 Asal kebangsaan
 Profesi
 Motivasi
5. Tata persidangan
 Tata letak persidangan
 Jumlah hari lama persidangan
 Struktur persidangan
 Jumlah kamar
 Jumlah ruangan
 Sidang pleno
 Sidang komisi – komisi
 Sidang waktu sama beda ruangan
 Lokakarya / seminar
 Komunikasi bebas
 Fasilitas pameran
6. Bahasa resmi persidangan
 Tercantum dalam statirinaly
 Surat menyurat
 Publikasi
 Terjemahan simultan
 Tanda – tanda dan marka
 Staf

Bahasa resmi yang dipergunakan dalam persidangan bisa sampai beberapa atau semua bahasa
resmi yang di akui PBB.

7. Pembicara ahli yang diundang

 Biaya perjalanan pergi – pulang
 Akomodasi hotel
 61

 Honor profesi
 Biaya konvensi
8. Venue persidangan
 Infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan tersebut
diatas.
9. Jenis pameran
 Pameran ilmiah
 Pameran teknik
 Pameran komersial
 Pameran khusus
10. Kegiatan
 Kegiatan dalam anggaran atau diluar anggaran
 Upacara pembukaan dan resepsi
 Malam seni budaya
 Pesta selamat berpisah
 Santap siang dalam sesi persidangan
 Darmawisata untuk para istri dan anak – anak
 Darmawisata pra dan pasca persidangan
11. Press
 Konferensi pers
 Sewa wartawan yang diperbantukan
 Newsletter
 Trade press
 Wawancara pembicara dan tokoh
12. Materi tercetak
 Tanda dada / badges
 Stationary
 Pengumuman perdana
 Program sementara
 Program final
 Note book
 Katalog pameran
 62

 Jurnal konvensi
 Poster
 Vouchers
 Undangan
 Menu
 Sertifikat
13. Sekretariat
Bekerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan dikantor sekretariat PCO.
Jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat.

Anggaran MICE

 Anggaran Kegiatan Persidangan

Semua kegiatan dan jasa pelayanan tersebut diatas satu persatu harus dianggarkan dan
di biayai. Sangat penting setiap pengeluaran dirinci untuk masing – masing seksi dengan
hati – hati. Sebab, tidak jarang anggaran berbagai kegiatan dalam penyelenggaraan
persidangan konvensi bisa membengkak atau disponsori oleh pihak lain. Misalnya, pesta
pembukaan atau penutupan dan gala dinner disponsori oleh perusahaan korporasi besar
yang menaruh perhatian dan simpati, atau darmawisata (tours) ditanggung oleh biro
perjalanan wisata, atau convener sendiri membiayai berbagai kegiatan atas namanya
sendiri. Semua ini harus disepakati oleh convener dan PCO dalam bentuk persetujuan
(agreement) tertulis.
 Anggaran Belanja Persidangan
Pengaruh dan Makna Anggaran
Anggaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan
sebagai anggaran belanja, uang tunai, tagihan, pendapatan pengeluaran, baik yang telah
ditetapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel.
Betapapun kecil atau besarnya anggaran belanja sebuah persidangan konvensi, program
kegiatan yang diselenggarakan harus selesai dengan sukses. Suatu asosiasi profesi,
walaupun cukup besar, namun dananya sangat terbatas.
Caranya adalah dengan mengupayakan lokasi yang tidak begitu jauh dan jaringan
transportasi, rekreasi dan atraksi yang sderhana tapi menarik, pembicara berbobot tetapi
tidak memasang tarif tinggi.
 63

Dalam perkembangan dan kemajuan bisnis wisata konvensi dewasa ini tampak bahwa pihak
– pihak perusahaan korporasi yang berukuran sedang maupun besar, sedang hangat –
hangatnya memanfaatkan kegiatan bisnis wisata konvensi ini. Hal yang sama juga terjadi
pada asosiasi profesi yang menginginkan kepuasan bagi anggota – anggota melalui wisata
konvensi ini. Dan sudut pandang wisata konvensi disadari bahwa akhir – akhir ini bisnis
wisata konvensi semakin dirasakan pengaruhnya terhadap perusahaan korporasi.
Dan sudut pandang wisata konvensi disadari bahwa akhir – akhir ini bisnis wisata
konvensi semakin dirasakan pengaruhnya terhadap perusahaan – korporasi. Kegiatan –
kegiatan persidangan pendidikan dan pelatihan para karyawan rupanya mampu
meningkatkan kinerja mereka lebih baik, dan lebih profesional. Hal itu berpengaruh
langsung kepada kualitas dan kuantitas produksi, baik berupa barang maupun jasa
pelayanan.
Bagi properti hotel, resort, balai sidang dan kawasan wisata, kegiatan bisnis wisata
konvensi ini tentu saja membawa dampak positif. Dengan makin banyak frekuensi
kegiatan persidangan konvensi yang diselenggarakan di tempat mereka akan semakin
menambah pendapatan mereka.

Prosedur dan Pengadaan Anggaran

Beberapa bulan sebelum kegiatan persidangan konvensi dimulai, wakil – wakil properti
(hotel, balai sidang) dan pihak penyelenggara PCO yang ditugaskan oleh convener
mengadakan rapat untuk menentukan prosedur yang akan dipergunkan dalam perhitungan
dan penagihan rekeing pembayaran selanjutnya.
Biasanya, convener memberikan uang muka (deposit) sebagai tanda jadi sebelum kegiatan
dimulai. Tatkala acara kegiatan pertama dimulai, pembayaran lain juga ditambahkan yang
kemudian diikuti dengan pembayaran – pembayaran setelah semua acara rampung digelar.
Selanjutnya pembayaran terakhir dilakukan setelah semua persoalan diselesaikan secara
tuntas. Prosedur ini berlaku atas kepercayaan dan sejarah di masa – masa lalu dimana
antara properti dan convener (dalam hal ini PCO) telah terjalin hubungan kerjasama yang
baik.
Perusahaan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan (menyuruh pihak
lain menyelenggarakannya) kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran
secara penuh dan tuntas dikemudian hari. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling
mempercayai. Karena itu, masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.
Biasanya dalam kgiatan penyelenggaraan persidangan konvensi besar, perusahaan-
korporasi membayar sewa kamar tamu dan makan untuk para peserta yang berada dibawah
 64

naungan perusahaannya. Namun bagi asosiasi profesi yang menyelenggarakan kegiatan

 65

yang sama, para peserta wajib membayar sewa kamar tamu dan makan masing – masing,
sebab hal ini dipandang sebagai kegiatan milik bersama.
Dalam hal ini, biasanya timbul prosedur pembayaran yang harus dipilih – pilih. Apabila
ada pemasok (supplies) yang terlibat dalam kegiatan ini, pembayaran dilakukan atas
persetujuan pemasok, manajer properti dan perancang persidangan. Sedangkan
pembayaran pribadi (individual) dilakukan antara yang bersangkutan dengan manajer
properti. Untuk itu pihak properti harus memberi pengumuman (information) bahwa
pihaknya menerima pembayaran dengan kartu kredit (credit card) tertentu atau langsung
dengan tunai.
Perihal penagihan induk (master account) harus dijelaskan secara rinci, tagihan mana dan
siapa saja yang berhak menandatangani tagihan yang menjadi bagian dan penagihan induk.
Disini harus jelas, penagihan mana yang harus dibayar oleh PCO dan mana oleh peserta
yang bersangkutan. Boleh jadi master account ini tidak hanya satu tetapi bisa dibagi oleh
convener menurut kebutuhan : satu untuk kegiatan pameran yang menyertai konvensi,
yang lain untuk banquet and cocktail party, dan yang lain untuk tamu – tamu penting
(VIP) dengan jasa pelayanan khusus.
Hal – hal yang sering muncul sebagai masalah adalah “tagihan yang diperbolehkan”
(allowable charges) untuk tamu – tamu VIP seperti telepon jarak jauh (long distant call)
dan pengeluaran insidentil bagi mereka yang ditanggung oleh convener tetapi apabila
diinformasikan terlebih dahulu di akntor depan (front desk) agar diketahui secara umum
maka hal itu tidak akan menjadi masalah.
Untuk jasa pelayanan (service charge), persenan ini secara otomatis dicantumkan dalam
bon tagihan (bil 1 yang di Indonesia ditetapkan sebesar 10 %. Di Amerika Serikat, secara
umum persenan diberikan kepada :
1. Pramusaji makanan 15 % dan jumlah tercantum dalam bon
2. Bellboy US$ per koli
3. Housekeeper US$ 1 per orang
4. Bartender minimal US$ 1 atau 15 % dan jumlah tercantum dalam bon
5. Valet dan parking US$ 2 atau lebih dengan pelayanan khusus untuk mobilnya.

Kepada staf yang tergolong penyelia (surveyor) oleh pihak properti (hotel dan balai sidang)
persenan ini tidak diperbolehkan, atas dasar pertimbangan mereka adalah karyawan tingkat
menengah. Biasanya, baik pihak properti (manajer persidangan) maupun pihak convener
(perancang persidangan) mengetahui siapa saja diantara karyawan yang betul – betul bekerja
keras secara ekstra dibandingkan dengan yang lain – lainya. Kepada mereka diberikan
 66

persenan
 67

jumlahnya diatur menurut nilai kerja yang dipersembahkan oleh karyawan bersangkutan dan
diberikan setelah usai semua kegiatan penyelenggaraan persidangan. Persenan tidak diberikan
sebelum acara selesai agar tidak ditafsirkan sebagai suap (bribery).

Disamping itu, tidak dilupakan pemberian penghargaan dan pengakuan (appreciation and
reegnitin) dan pihak enjener kepada pihak properti. Dalam hal ini, convener memberikan
tanda penghargaan dan pengakuan kepada general manajer properti (hotel, balai sidang) atas
jasanya dalam mensukseskan semua acara persidangan sampai selesai. Penghargaan dan
pengakuan ini diberikan dalam bentuk piagam atau karangan bunga

Spesifikasi Anggaran

Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang diterapkan
oleh International Assosiation of Professional Congress Organizers (IAPCO) yang
mempunyai pengalaman luas dalam soal – soal manajemen keuangan dan aspek – aspek
persidangan konvensi.
 68

3. RANGKUMAN
bidding adalah penawaran penyelenggaraan MICE yang dibuat oleh pihak
penyelenggara sebagai tuan rumah.

Langkah awal adalah dengan mengadakan penjajakkan terlebih dahulu, baik secara formal
maupun informal. Hal ini berarti, prosedur tersebut bisa melalui korespondensi, email dalam
bentuk perkenalan yang bersifat informatif, atau di dahului dengan pendekatan melobi
(lobbying) pemilik kegiatan MICE.

Semua kegiatan dan jasa pelayanan satu persatu harus dianggarkan dan di biayai. Sangat
penting setiap pengeluaran dirinci untuk masing – masing seksi dengan hati – hati. Sebab,
tidak jarang anggaran berbagai kegiatan dalam penyelenggaraan persidangan konvensi bisa
membengkak atau disponsori oleh pihak lain. Misalnya, pesta pembukaan atau penutupan dan
gala dinner disponsori oleh perusahaan korporasi besar yang menaruh perhatian dan simpati,
atau darmawisata (tours) ditanggung oleh biro perjalanan wisata, atau convener sendiri
membiayai berbagai kegiatan atas namanya sendiri. Semua ini harus disepakati oleh convener
dan PCO dalam bentuk persetujuan (agreement) tertulis.
 69

4. TUGAS
- Latihan membuat bidding
5. TES
- Memilih jawaban yang benar
- Esay
SOAL
Pililah jawaban yang benar dari pernyataan dibawahnya
1. Setiap perusahaan asuransi dan badan usaha lainnya yang hendak menyelenggarakan
kegiatan MICE, diharuskan melalui tahapan......sebagai persyaratan oleh pemerintah
Republik Indonesia
a. Bidding b. PCO c. Surat

2. Salah satu dokumen bidding harus mengandung surat pengantar.........

a. Perusahaan b. Kantor c. Sponsor

3. Menyajikan harga – harga yang wajar (reasonible prices) transfer peserta (delegates)
free transport pass masuk objek – objek wisata, resepsi gala evening dan sponsor
termasuk pada objek..........
a. Financial b. Umum c. Transportasi

4.sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai

anggaran belanja, uang tunai, tagihan pendapatan pengeluaran, baik yang telah
ditetapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel
a. Anggaran sementara b. Anggaran belanja c. Anggaran tetap

5. Untuk jasa pelayanan (service charge) persenan secara otomatis dicantumkan dalam
bon tagihan (bill) yang di Indonesia ditentukan sebesar
a. 5 % b. 10 % c. 15 %

II. ESAY
1. Berilah pengertian tentang bidding ! Bobot 15
2. Uraikan syarat – syarat bidding dari dirjen pariwisata ! Bobot 15
3. Sebutkan aspek – aspek bidding ! Bobot 15
 70

3. RANGKUMAN
Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu dokumen kerja. Dokumen ini
memungkinkan para penyedia jasa untuk industri MICE merancangkan strategi – strategi
praktis dengan tujuan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran yang telah
ditetapkan.sasaran – sasaran pemasaran dari suatu sarana peristirahatan/resor (contohnya
untuk meningkatkan bisnia insentifnya, yaitu penyediaan fasilitas pertemuan bagi pelanggan
yang mengadakan acara – acara pemberian insentif bagi karyawan – karyawannya) melalui
pemosisian ulang (respositioning) dan pencitraan ulang (rebranding) ditetapkan pada bagian
akhir dari proses perencanaan pemasaran.
Analisis SWOT memungkinkan tim pemasaran untuk menentukan sasaran – sasaran
pemasaran secara umum dari sarana tersebut untuk satu tahun ke depan. Sasaran – sasaran
tersebut berkaitan dengan peluang dan kekuatan yang didapatkan dari analisis situasi.
Pemahaman atas kelemahan dari dan ancaman terhadap sarana tersebut juga mempengaruhi
bagaimana cara mencapai sasaran – sasaran tersebut.

Suatu cara praktis yang lain untuk mengidentifikasi pelanggan – pelanggan MICE
potensial adalah dengan mengunjungi lobi dari fasilitas milik pesaing. Hanya dengan
membaca papan pengumuman konvensi, anda akan dapat mengidentifikasi siapa tipe bisnis
MICE apa yang masuk ke dalam area pasar anda.
 71

4. TUGAS
- Studi kasus
- Observasi untuk mengenal faktor
TES
- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf
S bila pernyataan di anggap Salah.
- Esay

SOAL
Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila
pernyataan di anggap Salah.
1. B – S Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu gambaran pemasaran
2. B – S Tim penjualan dan pemasaran dari sarana peristirahatan tersebut pertama –
tama harus menetapkan posisi dari sarana peristirahatan tersebut dalam
lingkungan pemasaran eksternal secara menyeluruh.
3. B – S Peningkatan bisnis insentif dan konvensi domestik di sarana – sarana
peristirahatan termasuk pada ancaman (treath).
4. B – S Penjualan langsung antara lain melakukan panggilan – panggilan telepon
penjualan untuk mengidentifikasi para PCO dan agen – agen insentif.
5. B – S Pasar – pasar target dapat disegmentasi berdasarkan geografis, demografi,
maksud kunjungan dan psikografi.

ESAY
1. Tahap – tahap proses perencanaan pemasaran MICE dapat melibatkan 6 tahap
sebutkan ! bobot 15
2. Berikan contoh analisis SWOT ! bobot 15
- Kekuatan (streinght)
- Kelemahan (weakness)
- Peluang (opportunity)
- Ancaman (treath)
3. Sebutkan tindakan – tindakan pemasaran yang spesifik dikategorikan
berdasarkan dalam bentuk komunikasi yang relevan ! bobot 15
 72

DAFTAR PUSTAKA

Commonwealth Departement of Tourism, A National Strategy for The Meetings, Incentive,

Conventions and Exhibition Industri, Cambera, 1995
Deparsenibud, Direktorat Jenderal Pariwisata, Undang – undang RI No. 9 Tahun 1990,
Tentang Kepariwisataan dan Peraturan Pelaksanaannya, Jakarta, 1998
Mc. Cabe, dkk, The Business And Management of Convention, Jhon Wiley & Sons
Australia, Ltd. Australia, 2000.
Pendit, Nyoman. S., Wisata Konvensi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1995
73