BAB VI

SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM KEGIATAN MICE
I. TIU:
Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan
tentang sumber daya manusia dalam kegiatan MICE diantaranya adalah
struktur organisasi, recruitment dan seleksi, biaya, recruitment, sukarelawan,
seleksi, keputusan hasil seleksi, orientasi, pelatihan, memotivasi karyawan
dan sukarelawan, serta teknik untuk membangun tim bagi sukarelawan.

II. TIK:
Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami sumber
daya manusia dalam kegiatan MICE diantaranya adalah struktur organisasi,
recruitment dan seleksi, biaya, recruitment, sukarelawan, seleksi, keputusan
hasil seleksi, orientasi, pelatihan, memotivasi karyawan dan sukarelawan,
serta teknik untuk membangun tim bagi sukarelawan setelah diberikan
materi mengenal hal itu dengan tingkat keberhasilan 90%.

III. PENDAHULUAN
Staf dan sukarelawan yang akan terlibat sebuah kegiatan MICEn harus
dipilih sesuai dengan kriteria kebutuhan setiap kegiatan. Terdapat
perbedaan kualifikasi antara kebutuhan pegwai untuk kegiatan meeting dan
penyelenggaraan eksibisi. Setiap pegawai yang terlibat sebaiknya
mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan kegiatan yang akan
diselenggarakan.

IV. PENYAJIAN
IV.1. Struktur Organisasi
Setiap event yang akan diselenggarakan tentunya tidak akan memiliki
kesamaan struktur organisasi, karena banyak macam dari event yang
diselenggarakan memiliki tujuan yang berbeda, seluruhnya akan tergantung
pada kepentingan setiap organisasi dalam penyelengaraan kegiatan.
Struktur organisasi event biasanya terdiri dari lima fungsi utama:
operasional pelayanan pengunjung atau peserta, opresional pelayanan
pendukung, marketing, administrasi dan keuangan.
Sumber: Shone dan Parry, 2002

Gambar 6.1 Struktur Organisasi Event Sederhana

Struktur organisasi di atas menunjukkan bahwa pada operasional
support service, event yang diselenggarakan melayani produk dan sebagai
contoh pada peyelenggaraan sebuah konfrensi atau festival terdapat
makanan dan minuman yang dihidangkan, dibantu dengan operasional
tekhnis, dan sarana pendukung serta pelayanan tambahan yang mungkin
dibutuhkan (ancillary service). Hal lain yang berhubungan dengan
masyarakat umum, ketika event diselenggarakan memerlukan publikasi
yang tepat. Marketing Departement akan membagi fungsinya menjadi divisi
yang kecil, misalnya sales, ticketing dan promosi. Sama halnya dengan
Administration Departement akan menurunkan fungsinya sesuai dengan
event misalnya administrasi umum, kepegawaian, recruitment, orientasi
pegawai dan penggajian.
Pada struktur organisasi di atas, sebaiknya yang memegang peranan
pada setiap fungsi utama adalah karyawan tetap, sedangkan staf yang akan
menjalankan event bisa berupa sukarelawan atau pegawai paruh waktu
yang dibayar sesuai event saat berlangsung. Jumlah kebutuhan sumber
daya dalam setiap event tergantung dari rencana strategi dan harus
disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai dalam suatu event. Apabila
strategi event difokuskan pada strategi pelayanan kepada konsumen maka
akan dibutuhkan lebih banyak staf untuk menangani setiap peserta pada
kegiatan bersifat konferensi atau meeting. Getz (1997) mengemukakan tiga
langkah dalam menetapkan jumlah dan kebutuhan staf pada
penyelengaraan sebuah event:
1. Memiliki program dan rencana operasional kedalam beberapa tugas
pokok. Hal yang dilakukan seperti: membuat stand, mempersiapkan
tempat, lambang, panggung, mengatur peralatan dan penggunaan
teknologi baru, dll.
2. Menentukan berapa jumlah orang yang dibutuhkan untuk melakukan
tugas tersebut yaitu menanyakan hal apakah semua pekerjaan tersenut
dilakukan dengan orang yang sama atau berbeda, dilakukan dalam
waktu yang sama atau dilakukan dalam jumlah staf yang banyak
3. Membuat daftar orang-orang dan tenaga ahli yang tepat utnuk
membentuk tim yang kuat dalam penyelengaraan event.
IV.2. Recruitment dan Seleksi
Proses untuk menguisi poisisi adalah suatu proses yang berhubungan
dengan kualitas orang yang akan menduduki posisi yang dimaksud,
termasuk di dalamnya tingkat pendidikan, pengalaman, jenis pelatihan,
kesehatan, kemampuan bersosialisasi, kekuatan mental yang dibutuhkan
untuk setiap jenis kegiatan. Gambar 6.2 merupakan proses recruitment pada
staf yang akan digaji dan sukarelawan yang akan bekerja pada suatu
kegiatan MICE.
IV.3. Biaya
Untuk melakukan proses seleksi membutuhkan biaya anggaran khusus
yang tentunya telah disetujui pada saat penetapan anggaran penyelengara
event untuk kepentingan biaya pegawai dan dapat dialokasikan untuk biaya
recruitment. Biaya tersebut dapat juga dibayarkan untuk membayar agen
tenaga kerja, membayar biaya iklan untuk mencari staf, dan membayar hal
lainnya yang berhubungan dengan mencari tenaga kerja untuk event yang
akan terselenggarakan. Di banyak Negara, sudah banyak event organizer
menggunakan jasa agen tenaga kerja paruh waktu, hal ini akan
memudahkan penyelenggara event mendapatkan tenaga kerja yang
dibutuhkan sesuai kriteria yang diinginkan penyelenggara.
HR planning
process

Consider Job Analysis Recruitment Selection

 Sociability Job description Source of labour Application
Job specification Methods Process
 Technical
Competence

Legal Interview
requirment Collect information
Use interview plan
Style (formal/informal,
type of question, body
Review Induction Selection decision language
Effectiveness Introduction Clear reporting
of procedures Socialization Use of grading scheme

Sumber: Mullins (1999) dalam Bowdin dkk (2003)

Gambar 6.2 Rekruitmen dan seleksi untuk calon pegawai dan
sukarelawan pada kegiatan MICE
IV.3. Recruitment
Berdasarkan posisi yang harus diisi, penggunaan tenaga kerja dari agen
penyedia tenaga kerja dapat dilakukan, terutama untuk mengisi posisi yang
hanya dilakukan pada saat event berlangsung saja (part timer). Menyeleksi
calon tenaga kerja memerlukan waktu yang banyak dan biaya yang mahal,
sehingga apabila memungkinkan, penggunaan agen merupakan hal yang
efisien dan efektif untuk dilakukan.
IV.4. Sukarelawan
Sukarelawan pada penyelenggaraan event dapat berasal dari beberapa
kalangansalah satunya sukarelawan bisa merupakan orang yang dikirim
oleh sponsor, sebagai bagian dari perjanjian sponsorship dan biasanya
menyediakan sukarelawan dengan berbagai keahlian khusus, termasuk
sebagai menejer, perencana keuangan dan ahli pemasaran.
Mahasiswa dan pelajar juga merupakan sumber yang tepat untuk
sukarelawan, terutama pada institusi mereka mengadakan acara seperti
konferensi, meeting, festival atau eksibisi. McCurley dan Lynch (1998) dalam
Bowdin dkk (2003) mengidentifikasi tiga pendekatan yang dapat dilakukan
untuk melakukan recruitment dan seleksi:
 1. Warm body recruitment
Biasanya merupakan posisi yang dapat dilakukan oleh banyak orang
dan dapat dengan mudah didapat dari sukarelawan, metode ini dengan
menyebar poster, meneyangkan pada media (televisi) atau dengan bekerja
sama dengan organisasi masyarakat setempat (agen penyedia tenaga kerja,
perpustakaan, tourist information center, kelompok keagamaan, kelompok
alumni).
2. Targeting recruitment
Event manajer harus dapat mencari orang yang tepat untuk melakukan
pekerjaan yang tepat dengan event yang akan diselenggarakan. Untuk
mencari sukarelawan sama halnya dengan mencari pekerjaan, latar
belakang pendidikan dan pekerjaan menjadi hal yang penting juga untuk
posisi dalam event.
3. Concentric circle recruitment
Dengan cara menghubungi jaringan penyelenggara event batau
biasanya dilakukan karena adanya kedekatan dengan anggota tim pada
penyelenggara event sehingga yang menjadi sukarelawan adalah orang
dekat, keluarga, tetangga, anggota kelompok atau saudara.
Pada kenyataannya dapat disimpulkan bahwa tipe atau jenis event yang
diselenggarakan akan mempengaruhi juga tipe sukarelawan.
IV.5. Seleksi
Proses ini dimulai dengan pelamar mengisi formulir aplikasi yang berisi
tentang data diri pelamar dan riwayat hidupnya. Kadang penyelenggara
tidak melakukan seleksi karena saat ini banyak agen yang memberikan
bantuan dengan mengirimkan tenaga kerja yang sudah sesuai dengan
harapan penyelenggara event.
Ada banyak metode yang dilakukan dalam proses seleksi. Robertson
dan Makin (1986) mengutip dari Holden (2001) dalam Bowdin dkk (2003)
mengklarifikasikannya dalam 3 kelompok:
1. Pasty Behaviour
Dapat dilakukan untuk menprediksi Future Behaviour, dilihat dari
bagaimana seseorang melakukan tugasnya pada masa lalu merupakan hal
yang dapat diprediksi dalam melakukan tugasnya pada masa yang akan
datang. Dalam hal ini surat lamaran, riwayat hidup, surat keterangan dan
keterangan supervisor sangat membantu dalam menilai calon tenaga kerja
yang melamar
 2. Present Behaviour
Banyak cara yang dilakukan untuk menilai sikap saat ini, meliputi
pertanyaan mengenai pribadi, tes psychometric, wawancara, tulisan tangan.
Wawacara dilakukan untuk mendapatkan respon dari pelamar dan
pewancara harus cepat menilai respon tersebut
3. Future Behaviour
Apabila memungkinkan, informasi wawancara dilakukan dengan
simulasi, misalnya apabila posisi yang ditawarkan sebagai manajer sponsor,
maka pelamar dapat diminta untuk membuat proposal sponsorship kepada
perusahaan yang berpotensi menjadi sponsor. Hal ini untuk melihat
kemampuan pelamar lebih tepat sasaran akan tugas pokoknya.
IV.6. Keputusan Hasil seleksi
Keputusan ini diterima atau tidaknya calon pelamar pekerja dalam
kegiatan yang akan diselenggarakan. Karena banyak event yang
diselengarakan bersifat jangka pendek dan banyak pegawai yang digaji
berdasarkan kontrak pada periode tertentu. Di dalam kontrak kerja haruslah
terdapat gaji yang diterima, apa tugas yang harus dilaksanakan serta hak
dan kewajiban dari pegawai dan perusahaan secara bersama-sama
menanda tangani kontrak kerja.
IV.7. Orientasi
Untuk motivasi setiap pegawai dan sukarelawan yang terlibat dalam
event sebaiknya dilakukan orientasi. Terutama sukarelawan dilakukan pada
periode waktu tertentu dengan cara mendiskusikanantara anggota baru di
organisasi penyelenggara kegiatan yang bertujuan untuk mencegah kesalah
pahaman. Getz (1997) memberikan saran dalam program yang efektif dari
orientasi berupa:
1. Memberikan informasi dasar tentang event (misi, tujuan, stakeholder,
biaya, lokasi, dan detail produk).
2. Melakukan tour ke tempat yang akan diselenggarakannya event,
suppliers, kantor-kantor dan tempat yang lainnya, yang mungkin
dikontrak selama kegiatan berlangsung.
3. Melakukan perkenalan pada setiap pegawai baru dan sukarelawan
4. Memberikan kultur organisasi.
Hal yang seharusnya dilakukan oleh pegawai baru dan sukarelawan
sebagai pengetahuan, seperti: laporan tahunan, pesan dari pimpinan
perusahaan untuk memberikan ucapan selamat datang bagi pegawai baru
dan sukarelawan, name tag, daftar pegawai, seragam, daftar sponsor, daftar
stakhoders, dan barang-barang lain yang berhubungan dengan event.
IV.8. Pelatihan
Semua staf dan sukarelawan memerlukan pelatihan untuk dapat
berkontribusi secara efektif pada event. Pelatihan dapat dilakukan secara
formal dan informal atau berupa magang yang dilakukan oleh staf lainnya.
Kepada staf dan sukarelawan akan meningkatkan rasa percaya diri,
kemampuan, dan mendapatkan keahlian baru.
Pelatihan yang diberikan dimulai dengan mengidentifikasi adanya
kesenjangan antara kebutuhan dengan harapan. Kesenjangan ini didapat
dari:
 Penilaian terhadap staf dan sukarelawan (pelatihan apa yang
dibutuhkan oleh staf dan sukarelawan)
 Analisa job requirement (keterampilan apa yang dibutuhkan dalam job
description).
 Survey pada staf dan sukarelawan (keterampilan dasar apa yang
dibutuhkan).
Setiap pelatihan yang akan diselenggarakan harus efektif dan
terstruktur. Untuk keperluan itu, setiap pelatihan yang diselenggarakan
harus mempunyai:
 Tujuan pelatihan, diberikan kepada setiap peserta tentang apa yang
harus dicapai setelah pelatihan selesai.
 Kurikulum yang jelas, isi dari pelatihan sesuai dengan hasil yang
diharapkan.
 Strategi instruksional yang tepat, pelatihan yang diselenggarakan dapat
disajikan dalam diskusi kelompok, pengajaran, case study, role play,
demonstrasi atau praktik kerja nyata.
 Evaluasi, yaitu menilai bahwa setiap peserta telah mencapai
keterampilan yang diharapkan.
IV.9. Motivasi karyawan dan sukarelawan
Motivasi merupakan komitmen dari setiap orang untuk mengambil peran
dalam tujuan yang ditetapkan. Tanpa motivasi yang tepat karyawan dan
sukarelawan dapat kehilangan antusias untuk mencapai tujuan perusahaan
dalam menyelenggarakan kegiatan.
IV. 10. Teknik untuk membangun tim bagi sukarelawan
Menurut Battle (1988) dan Mc Duff (1995) dalam Bowdin dkk (2003)
beberapa langkah efektif untuk membangun tim bagi sukarelawan adalah:
a. Jumlah tim dapat ditentukakan berdasarkan ukuran yang tepat utnuk
satu tim antara 2- 25 orang, jika lebih sebaiknya dipecah.
b. Tim diberikan pelatihan sesuai bidang keterampilan yang akan
dihadapi.
 c. Sukarelawan dan staf harus saling memberikan semangat, setiap
orang menghargai tujuan yang akan dicapai dan saling memberikan
kepercayaan kepada rekan kerja.
d. Membangun komunikasi secara vertikal dan horizontal dengan cara
saling mengerti yang melibatkan komunikasi yang aktif dengan adanya
timbal-balik untuk mengklarifikasi arti, membaca bahasa tubuh, dan
menggunakan simbol komunikasi.
e. Staf dan sukarelawan mempunyai tanggungjawab yang sama.
f. Setiap anggota tim menerima penghargaan yang sama atas
berhasilnya tugas yang diberikan dengan terselenggaranya event.
g. Penyelenggara atau event organizer mempromosikan sukarelawan
sebagai tim dan melihat mereka sebagai partner.

V. PENUTUP
Sumber daya manusia dalam kegiatan MICE diantaranya adalah
struktur organisasi, recruitment dan seleksi, biaya, recruitment, sukarelawan,
seleksi, keputusan hasil seleksi, orientasi, pelatihan, memotivasi karyawan
dan sukarelawan, serta teknik untuk membangun tim bagi sukarelawan.

VI. PELATIHAN SOAL

1. Gambarkan tentang struktur organisasi event sederhana!
2. Sebutkan dan jelaskan 3 pendekatan menurut McCurley dan Lynch
yang dapat dilakukan untuk recruitment dan seleksi!
3. Mengklasifikasikan metode dalam proses seleksi 3 kelompok,
sebutkan dan jelaskan!