Herany Corporation/2009 Contact : +62 274 31531597

MICE
Oleh : Heru Mulya Susanto

I. Pengertian MICE

Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam

industri. Secara teknis , MICE (Meeting, Incentive, Conference dan
exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam peritilah
indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan :
usaha jasa konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan
usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan
sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan,dan
sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan
kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan
dengan kegiatan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi,
hiburan, perjalanan pra- dan pasca-konferensi (pre-and post-conference
tours).

MEETING

Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan

atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat,
pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang
yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau perserikatan.

INCENTIVE

Istilah incentive, oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam

undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan
sebagai perjalanan insentif. Selanjutnya perjalanan insentif ini
ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel
nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b, yang
merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan
yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan
mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam
kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan
kegiatan perusahaan yang bersangkutan.
Herany Corporation/2009 Contact : +62 274 31531597

CONFERENCE

Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi

dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam
kaitannya dengan MICE, surat keputusan menteri pariwisata, pos dan
telekomunikasi nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa
konperensi, kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa
pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, dan sebagainya)
untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan
bersama.

EXHIBITION

Exhibition berarti pameran. Dalam kaitannya dengan industri

pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu
diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor
KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1c, yang berbunyi: pameran
merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan
promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi
atau yang ada kaitannya dengan pariwisata.

II. Hal-Hal Yang berkaitan dengan MICE

A. Ukuran MICE

Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang
hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta
dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar,
sedang, atau kecil.

1. MICE ukuran kecil

Para perencana suatu MICE sebaiknya harus ingat perbedaan

antara suatu MICE yang diselenggarakan oleh sebuah
perusahaan atau korporasi dengan suatu MICE yang
diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila
perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para
eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan
pertemuan para anggota dewan pimpinannya, maka persidangan
Herany Corporation/2009 Contact : +62 274 31531597

ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Karena itu
MICE ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang.

2. MICE Ukuran Sedang

Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam

persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Daya
tampung MICE jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Untuk MICE
ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya
sudah mulai diperhatikan secara tehnis.

3. MICE Ukuran Besar

Jelas sekali perbedaan antara MICE ukuran besar dengan MICE

ukuran kecil atau sedang. MICE ukuran besar memiliki kebutuhan
dengan skala ukuran lebih besar, lebih luas, dan lebih
menyeluruh. MICE ukuran besar berkapasitas 200-20.000 orang
atau lebih

B. Penentuan Pokok-Pokok MICE

1. Penentuan Lokasi

Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan

penentuan pokok-pokok MICE, yaitu (1) penentuan lokasi (site), (2)
penentuan jadwal (date), dan (3) penentuan anggaran sementara
(budget) dan penyelenggara. Dengan kata lain, yaitu membicarakan
hal-hal yang menyangkut :

? Dimana kegiatan MICE itu akan diselenggarakan

? Kapankah kegiatan MICE itu diselenggarakan

? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk

penyelenggaraan MICE itu

Lokasi penyelenggaraan MICE hendaknya mudah dicapai dari dan ke

bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau
delegasi menginap, terletak di pusat kota, dekat dengan
kantor/instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan,
bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan
MICE.

2. Penentuan Jadwal
Herany Corporation/2009 Contact : +62 274 31531597

Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu MICE yang tetap

biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin,
semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi,
siang, sore, malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan.

3. Anggaran (Budget) dan Penyelenggara MICE

Secara garis besar kegiatan MICE ini bisa dilakukan oleh setiap
lembaga atau perusahaan oleh bagian Protokorel, Humas, atau Tata
Rumah Tangga Perusahaan, namun sering kali pihak penyelenggar
menunjuk sebuah event organizer sebagai pelaksana dengan alasan
efisiensi waktu dan perlengkapan yang tidak semuanya dapat
disediakan sendiri oleh penyelenggara, sesuai engan anggaran yang
disediakan.

Event Organizer
Event Organizer, adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang
Meeting, Incentive, Congress dan Exhibition (MICE) serta Launching
Product, Outing, Gathering dan lainnya.

Event Organizer sebagai salah satu perusahaan yang sudah

berpengalaman dalam penanganan kongres, dapat membantu Anda
dalam penanganan “ Meeting, Incentive, Congress, Exhibition” yang akan
Anda selenggarakan.

Peran Event Organizer dalam MICE

A. Sebagai Konsultan

Official Congress Organizer sebagai konsultan dari Panitia dalam

manajemen kongres, yaitu:

1. Perencanaan (Planning), antara lain:

- pemilihan waktu dan tempat

- pembentukan panitia

- penyusunan anggaran keuangan

- penyusunan program kerja

2. Pengorganisasian (Organizing):
Herany Corporation/2009 Contact : +62 274 31531597

- Menentukan pembagian kerja di antara anggota panitia

- Menentukan sistem administrasi:

* Keuangan

* Registrasi

* Surat menyurat

* Kearsipan

3. Pengawasan dan pengontrolan (Controlling), antara lain:

- Memberikan usulan kepada Ketua Panitia untuk mengadakan

meeting dengan masing masing bidang kepanitiaan secara rutin,
dan bila diperlukan di luar meeting rutin.

- Mencatat semua keputusan meeting dan mengecek pelaksanaan

dari keputusan tersebut untuk dilaporkan pada meeting
berikutnya sebagai evaluasi dari pelaksanaan keputusan
tersebut.

B. Sebagai Pelaksana

1. Perizinan:

- Menyusun surat permohonan izin ke Pemerintah sesuai peraturan

yang berlaku.

- Menyampaikan permohonan izin tersebut ke Pemerintah.

- Follow Up sampai keluar surat izin dari Pemerintah.

2. Perencanaan:

- Bersama Panitia menyusun Rencana Anggaran Kongres secara

keseluruhan.

- Bersama Panitia menyusun Rencana Kerja Kongres.

3. Penyambutan di Bandara:
Herany Corporation/2009 Contact : +62 274 31531597

- Membantu kemudahan proses imigrasi, Douane

- Menyediakan penyambutan kepada para peserta dan tamu VIP

selama kongres berlangsung.

- Kepada para tamu VIP akan diberikan pengalungan bunga oleh

para gadis dengan berpakaian adat.

- Kedatangan para tamu rombongan akan disambut dengan tarian

atau Reog Ponorogo gegap gempita.

4. Akomodasi :

- Menghubungi hotel venue maupun satelite hotel untuk

mengadakan block booking atas semua fasilitas hotel yang
diperlukan termasuk alat alat audio visual.

- Membicarakan dengan pihak hotel venue maupun satellite hotel

untuk mendapatkan tariff khusus untuk kongres.

- Membicarakan dengan panitia untuk menentukan tarif hotel

kepada para peserta.

- Mengadakan hubungan yang akrab dengan para petugas hotel

agar dalam pelaksanaan nanti semuanya berjalan lancar.

- Membicarakan menu makanan yang akan dihidangkan selama

kongres berikut harganya.

- Menyusun sistim pemesanan, agar tidak terjadi hal hal yang

tidak diinginkan.

- Menerima pemesanan kamar hotel dan uang muka pemesanan.

- Mengirimkan surat konfirmasi kepada peserta yang memesan

kamar hotel.

- Menyampaikan semua pemesanan kamar ke hotel yang

bersangkutan dan menyerahkan uang muka pemesanan.

- Membantu peserta dan panitia dalam berhubungan dengan

hotel bila diperlukan.

5. Makanan dan Minuman :

Herany Corporation/2009 Contact : +62 274 31531597

- Menyediakan makanan dan minuman selama persiapan dan

event berlangsung

- Menghubungi Rumah makan di Hotel untuk memberi harga

khusus kepada para peserta yang menginap di hotel tersebut.

- Menghubungi Restauran dan toko roti untuk mengikuti pameran

selama event berlangsung.

6. Pendaftaran Peserta:

- Menyusun sistim registrasi yang praktis untuk memudahkan

pemantauan.

- Mengirimkan announcement kepada semua calon peserta

dengan sistim yang disetujui panitia.

- Menerima pendaftaran dan menyusun file data peserta.

- Menerima uang pendaftaran dan mengelola sesuai perjanjian

dengan panitia.

7. Keuangan:

- Membantu menyusun sistim uang masuk dan keluar dan

meminta persetujuan panitia.

- Menerima uang masuk dan mengelola sesuai dengan sistim

yang telah ditentukan bersama panitia.

8. Sekretariat:

- Menempatkan petugas sekretariat di tempat yang ditentukan

panitia sebagai sekretariat kongres sesuai kebutuhan.

- Melaksanakan korespondensi dan sistim komunikasi melalui

telex, telepon dan facsimile.

- Mempersiapkan dan melaksanakan sistim kearsipan yang berisi

catatan catatan dan korespondensi.

- Menyiapkan berkas berkas kongres yang akan diberikan kepada

peserta saat registrasi ulang.
Herany Corporation/2009 Contact : +62 274 31531597

- Menyusun dan melaksanakan sistim registrasi untuk peserta di

tempat kongres.

- Melaksanakan pelayanan informasi di tempat kongres.

- Membuat catatan catatan yang diperlukan untuk menyusun

laporan.

- Menyusun laporan apabila kongres selesai.

9. Ilmiah:

- Membantu Seksi Ilmiah :

- Menyusun acara ilmiah yang akan digelar selama kongres.

- Melaksanakan korespondensi dengan para pembicara, ketua

sidang dan sekretaris sidang.

- Memantau penyediaan alat audio visual yang diperlukan.

- Memantau penyusunan ruang sidang yang diperlukan.

- Mengawasi jalannya sidang ilmiah dan mengatasi apabila ada

kesalahan teknis bersama petugas hotel.

10.Transportasi:

- Menyediakan alat transportasi yang diperlukan untuk

penjemputan dari airport, shuttle service hotel venue hotel,
acara sosial dan tour.

- Menyusun sistim dan melaksanakan penjemputan peserta di

airport untuk diantar ke hotel.

- Menyusun sistim dan melaksanakan shuttle service hotel venue

hotel.

- Membantu rekonfirmasi tiket dan melayani pemesanan tiket di

tempat kongres.

11.Acara Sosial:

- Mengurus tempat upacara pembukaan dan penutupan, menurut

sistim dan protokoler yang berlaku.
Herany Corporation/2009 Contact : +62 274 31531597

- Menghubungi artis untuk acara malam kesenian (cultural

evening), pesta ‘selamat datang’ (welcome party) dan pesta
‘perpisahan’ (farewell party).

- Memesan dan merekonfirmasi lokasi untuk field trip / technical

visit.

- Memberikan masukan kepada panitia untuk acaraacara tertentu

(permainanpermainan) yang diperlukan untuk acara.

12.Tour dan Acara Pendamping:

- Menyusun acara tour dan ladies program.

- Menerima pendaftaran untuk acara tersebut.

- Melaksanakan acara tersebut dengan lancar dan tertib.

13.S p o n s o r :

- Mengadakan korespondensi dengan sponsor sesuai petunjuk

panitia.

- Menindaklanjuti kesediaan sponsor sesuai petunjuk panitia.

14.Pameran:

- Menghubungi kontraktor booth pameran.

- Menyusun denah ruang pameran bersama kontraktor pameran.

- Mengadakan korespondensi dengan peserta pameran.

- Mengawasi saat booth didirikan.

15.Publikasi:

- Menghubungi wartawan untuk jumpa pers dan memantau

pelaksanaan acara tersebut.

- Menghubungi Stasiun TV untuk penayangan acara pembukaaan

dan penayangan iklan kongres.

- Mengirimkan poster ke alamatalamat sesuai petunjuk panitia.

Herany Corporation/2009 Contact : +62 274 31531597

Untuk menangani MICE tentunya akan menyita banyak waktu, tenaga,

pikiran dan juga biaya, Anda tidak harus kehilangan semua itu, sehingga
tidak menggangu kegiatan pokok yang lebih penting daripada
penanganan acara tersebut, sementara acara itu pun harus tetap berjalan
lancar dan sukses, anda dapat mempercayakannya kepada Event
Organizer .