Bab 1

Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut. Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihakpihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas dll. Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?. Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu? Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.

Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar dengan tujuan dapat menjadi referensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk menekuni profesi Event Organizer. Berikut beberapa kemampuan dasar sebagai Event Organizer: Kemampuan
Analis Tuntutan Tugas Mampu mengidentifikasi persoalan memilah dan milah fakta/informasi, mengkaji, merumuskan dan mencari alternatif-alternatif solusi Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training Situasi yang dihadapi Desain, Segmentasi peserta, memilih pengajar, rekomendasi

Sistematis

Customer Oriented

Dinamis

Up-date Knowledge/informasi

Administratif

Komunikatif

Mendesain training, merencanakan jadwal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam Onstage Sensitif terhadap situasi-situasi yang Di kelas: AC kurang dingin, minuman menuntut gerak cepat karena ada habis, situasi belajar membosankan, kebutuhan customer untuk segera meja berantakan, spidol habis, dilayani dengan tetap bersikap ramah speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll Memiliki image penampilan, cara Menjadi MC, ice breaker, energizer, bertindak dan cara bicara yang pemimpin game,leadership situasional bersemangat, cekatan, ekspresif, dll memiliki selera humor Tuntutan untuk tahu dan memahami Desain, Report, Rekomendasi background Trainee dan perusahaannya, menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi) Ini sangat penting. Karena hampir Surat-menyurat, pendataan peserta, semua aspek pekerjaan seorang EO record training, perbanyakan materi, training, selalu terkait dengan sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman kemampuan yang satu ini ruang dll Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel, menyediakan waktu untuk gaul, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa yang mudah dipahami audience

Event organizer adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialih bahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya disebut EO. Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.

Jenis-jenis EO: Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi: * One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun. * MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan. * Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik. * Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan. * Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak. * Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya. From Wikipedia Struktur Organisasi Sebuah Event Organizer Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat sekumpulan orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara dengan fungsi dan peran masing masing dari perencanaan hingga acara berakhir. Di dalam meraih kelancaran dan kesuksesan sebuah acara yang ditangani, EO harus memiliki orang orang yang mampu menjalankan fungsi dalam bagian bagian kerja sebuah organisasi tersebut. Ketika berbicara EO sebagai sebuah perusahaan, maka susunan organisasi perusahaan tidaklah berbeda dengan institusi bisnis lainnya seperti terdiri dari Direktur, Manager Manager yang membawahi masing masing divisi seperti, marketing, administrasi, keuangan, operasional, produksi dan lain sebagainya. Namun ketika berbicara EO dalam sebuah project penyelenngara event, maka struktur organisasi akan menyesuaikan dengan kebutuhan project tersebut. Antara satu event dengan event lainnya akan memiliki struktur organisasi yang berbeda. event Exhibition yang diselenggarakan di sebuah Mall atau Hotel berbintang akan memiliki

tim yang berbeda dengan event Exhibition yang digelar di Lapangan. Demikian pula dengan sebuah Konser Musik. Perbedaan ini diadasari pada beberapa hal berikut : 1. Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja 2. Efektifitas dan Efisiensi kerja 3. Besar kecilnya event Sebagai usaha yang berorientasi pada keuntungan, EO akan menghitung jumlah personil dalam tim secara cermat dan teliti. Tidak ada jaminan kesuksesan sebuah event yang terdiri dari banyak orang. Beberapa contoh fungsi yang biasanya ada dalam sebuah project event diantaranya: Project Officer / Event Manager Adalah pemimpin proyek. Bertanggungjawab terhadap kelancaran dan kesuksesan event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Fungsi ini biasanya lebih mengurusi masalah masalah administratif dan persiapan persiapan kelengkapan, tentunya harus diambil orang yang memang sudah berpengalaman atau memang sudah diandalkan menangani berbagai event. Dalam kerjanya Project Officer ini bisa memiliki beberapa anak buah yang akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya yang biasa disebut Field Officer. Field Officer Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan dan sebagainya. Dengan kata lain fungsi ini adalah yang menjalankan fungsi operasional. Tallent Officer Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talents/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MOU sampai pada kebutuhan artis saat pentas, transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain lainnya Show Director

Show Director adalah yang bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer, Lightingman, Security & Runner Art Director Bertanggungjawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek efek lainnya yang berhubungan dengan estetika. Stage Manager Bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Stage Manager akan mengatur kemunculan talents sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil. Sound Engineer/Soundman Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas sound system. Lightingman Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting. Security Adalah personil dari kepolisian atau mereka yang ditugaskan. Bertanggungjawab terhadap seluruh keamanan acara dari mulai lokasi, jalannya acara, dan pihak lain lain yang terkait. Runner Adalah tim yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, menjadi penghubung antara Show Director dengan pihak pihak lainnya. Client Service Bertanggungjawab sebagai penghubung antara klien sebagai sponsor/penyandang dana kepada Show Director dan Project officer. Client Service ini akan menemani klien dari sejak klien tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan.

Contoh contoh diatas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Tetapi, bisa terjadi dalam sebuah event ada fungsi fungsi diatas yang justru dihilangkan karena pekerjaan dapat di-handle oleh fungsi lainnya. Dan juga tentunya masih ada beberapa fungsi lain yang mungkin dibutuhkan dalam sebuah penyelenggaraan event, diantaranya seperti : Officer Lomba yang bertugas menangani jalannya perlombaan * Liaison Officer yang bertugas mendampingi tamu/artis * Crew Multimedia yang bertugas melakukan kontrol kualitas sajian media * Tim Dokumentasi, PR, Usher, dll Sangat menarik sekali struktur organisasi sebuah penyelenggaraan event, saya pun sedang mendalaminya :D

BAB I PEDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Masalah

Globalisasi dan internasioanal social dan budaya telah menjadikan keadaan yang tidak dapat ditolak. Perkembangan teknologi informasi mendorong masyarakat lebih terbuka terhadap variasi sumber dan media informasi. Termasup di dalam duniahiburan, yang juga menjadi salah satu fungsi pers. Hasil survey dewan pers yayasan Tifa maret-april 2008 menyebutkan bahwa masyarakat menilai media massa saat ini sudah bebas memberikan peristiwa tanpa tekanan pihak penguasa dan mayoritas responnde (55%) menyatakan menyatakan tidak setuju dengan tindakan sensor terhadap pers

Menyoal perkembangan media massa tersebut, khalayak pun telah mengalami perubahan pola pikir atau perspektif dalam menanggapi isi media massa. Saat ini khalayak telah cerdas dalam menyaring informasi yang disampaikan media. Khalayar telah dapat memutuskan mana informasi yang akan diserap dan ingin diperoleh oleh mereka, serta informasi mana yang tidak penting dan tidak harus mereka dapatkan.

Tentu , hal itu dapat terjadi setelah ada proses perbadingan media satu dengan lainnya yang dilakukan oleh khalayak.