Pengorganisasian Dalam Sebuah Event

Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat

sekumpulan orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan
sebuah acara dengan fungsi dan peran masing – masing dari perencanaan hingga
acara berakhir.

Di dalam meraih kelancaran dan kesuksesan sebuah acara yang ditangani, EO

harus memiliki orang-orang yang mampu menjalankan fungsi dalam bagian-
bagian kerja sebuah organisasi tersebut.

Ketika berbicara EO sebagai sebuah perusahaan, maka susunan organisasi

perusahaan tidaklah berbeda dengan institusi bisnis lainnya seperti terdiri dari
Direktur, Manager-Manager yang membawahi masing – masing divisi seperti,
marketing, administrasi, keuangan, tim kreatif, operasional, tallent, produksi dan
lain sebagainya. Namun ketika berbicara EO dalam sebuah project
penyelenggaraan event, maka struktur organisasi akan menyesuaikan dengan
kebutuhan project tersebut.

Antara satu event dengan event lainnya akan memiliki struktur operasional yang
berbeda. Event exhibition yang diselenggarakan di sebuah mall atau hotel
berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan event exhibition yang digelar
di lapangan. Demikian pula dengan sebuah Konser Musik.

Perbedaan ini didasari pada beberapa hal berikut :

1. Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja

2. Efektifitas dan efisiensi kerja
3. Besar kecilnya event

Sebagai usaha yang berorientasi pada keuntungan, EO akan menghitung jumlah

personil dalam tim secara cermat dan teliti. Tidak ada jaminan kesuksesan
sebuah event yang terdiri dari banyak orang.

Beberapa fungsi yang biasanya terdapat dalam sebuah project event antara lain :

1. Project Officer / Event Manager

Adalah pemimpin proyek. Bertanggungjawab terhadap kelancaran dan

kesuksesan event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Fungsi ini
biasanya lebih mengurusi masalah-masalah administratif dan persiapan-
persiapan kelengkapan, tentunya harus diambil orang yang memang sudah
 berpengalaman atau memang sudah diandalkan menangani berbagai event.
Dalam kerjanya Project Officer ini bisa memiliki beberapa anak buah yang
akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan,
konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan
sebagainya yang biasa disebut Field Officer.

2. Field Officer

Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan &

keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan
dan sebagainya. Dengan kata lain fungsi ini adalah yang menjalankan fungsi
operasional.

3. Tallent Officer

Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talents/artis/pengisi acara,

mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MoU sampai pada kebutuhan
artis saat pentas, transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain-lainnya

4. Show Director

Show Director adalah yang bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara,

baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya Show Director
akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound
Engineer, Lightingman, Security & Runner

5. Art Director

Bertanggungjawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan

panggung, dekorasi, dan efek – efek lainnya yang berhubungan dengan
estetika.

6. Stage Manager

Bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Stage Manager akan mengatur

kemunculan talents sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil.

7. Sound Engineer/Soundman

Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas sound system.

8. Lightingman
 Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting dan tata cahaya.

9. Security

Adalah personil dari kepolisian atau mereka yang ditugaskan.

Bertanggungjawab terhadap seluruh keamanan acara dari mulai lokasi,
jalannya acara, dan pihak lain-lain yang terkait.

10.Property Coordinator

Tugas dari property koordinator adalah bertanggung jawab atas semua alat-
alat kelengkapan yang menunjang keberhasilan event tersebut.

11. Runner

Adalah tim yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, menjadi
penghubung antara Show Director dengan pihak-pihak lainnya.

12. Client Service

Bertanggungjawab sebagai penghubung antara klien sebagai

sponsor/penyandang dana kepada Show Director dan Project officer. Client
Service ini akan menemani klien dari sejak klien tersebut hadir di arena event
hingga pulang dengan kepuasan.

Contoh-contoh diatas adalah beberapa fungsi yang biasanya terdapat dalam

sebuah event. Tetapi, bisa saja terjadi dalam sebuah event ada fungsi-fungsi
diatas yang justru dihilangkan karena pekerjaan dapat di-handle oleh fungsi
lainnya.

Dan juga tentunya masih ada beberapa fungsi lain yang mungkin dibutuhkan
dalam sebuah penyelenggaraan event, diantaranya seperti :

1. Officer Lomba yang bertugas menangani jalannya event yang bermaterikan

games
2. Liaison Officer yang bertanggungjawab mendampingi artis atau tamu
3. Crew Multimedia yang bertugas menghandle kualitas sajian media
4. Tim Dokumentasi, PR, Tenaga Medis, Usherrete, dll