Keamanan, Perijinan dan Perlengkapan

March 3, 2013Event OrganizingAnindya Karina

Keamanan

Keamanan siapkan petugas keamanan dari internal. Bila event yang berskala besar perlu
menggunakan petugas keamanan dari pihak kepolisian. Jumlah petugas tergantung dari
besarnya event. Tugas dari petugas keamanan adalah mengamankan peralatan dan barang-
barang selama event berlangsung. Selain itu, petugas keamanan juga mengamankan jalannya
acara. Bila perlu, kita dapat melibatkan para preman di tempat tersebut agar acara terhindar
dari kekacauan yang disebabkan oleh mereka juga.

Perijinan

Perijinan diperlukan untuk setiap event. Ijin dari pihak pengelola gedung atau tempat, ijin
dari RT dan RW setempat bila event diselenggarakan di lingkungan kompleks perumahan.
Selain itu juga perlu mengurus Ijin dengan Polsek, Polres atau Polda tergantung skala Event.
Ijin keramaian dari pihak kepolisian yang ditujukan kepada POLDA setempat minimal satu
minggu sebelum acara dimulai.

Bila memasang iklan signboard atau Giant Board, Banner dan spanduk perlu mengurus ijin
reklame.

Ijin keramaian dari pihak kepolisian yang ditujukan kepada POLDA setempat minimal satu
minggu sebelum acara dimulai.

Perlengkapan

Perlengkapan meliputi audio visual, seperti projektor, mike, screen, meja dan kursi untuk
para undangan dan para hadirin, panggung, backdrop, lighting dan peralatan lainnya seperti
papan petunjuk, denah stand, flooring, podium, carpet, sekat ruangan, partisi pameran,
dekorasi bunga, dekorasi air mancur, dekorasi ruangan, gate, sofa, level untuk panggung,
ruang ganti pakaian/fitting room dan sebagainya.

Penggunaan Audio visual untuk menyampaikan pesan, memberikan penjelasan atau instruksi
atau perintah kepada panitia dan audience. Audio visual juga banyak digunakan untuk
demonstrasi produk atau program. Audio Visual digunakan untuk menarik perhatian audience
kepada agenda dari event tersebut.

Primary Technology

1. Audience equipment terdiri dari mikrophone dan soundsystem, amplifiers dan speaker,
conference speaker phone for hands free telephone conferencing.
2. Casette tape recorders
3. Sound mixer untuk multiple microphones
4. Walkie-talkies
Dalam menentukan penggunaan audio-visual perlu pengetahuan tentang macam peralatan
yang ada. Check juga space dan kapasitas yang disediakan pada lokasi.

Sound, Lighting and special effects

Setiap Event Venue tentu mempunyai sound accoustics yang berbeda dan buatlah yang
sesuai. Pastikan para teknisi mendapatkan set up yang optimum dengan meletakkan speaker
dan output nya untuk menjamin suara yang seimbang, kualitas suara selama event
berlangsung.

Kru juga perlu untuk menyediakan dan bisa menggunakan peralatan dan software selama
event berlangsung. Teknisi untuk lighting perlu mengontrol effect lighting pada event tersebut
misalnya visual effect yang berbeda warna, lights soft or strong lighting dan proyeksi gambar
yang memantul di dinding atau di udara atau lighting yang mirip dengan semburan air.

Leave a comment

Pelaksanaan Event
March 3, 2013Event OrganizingAnindya Karina
Dalam pelaksanaan Event, organizer melakukan beberapa hal sebagai berikut: melayani
kebutuhan beragam dan memperhatikan tujuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah,
mengikuti peraturan yang berlaku, keinginan dari perusahaan, memenuhi kebutuhan
media,klebutuhan sponsor, harapan masyarakat dan hal lainnya.
Melayani Kebutuhan media
sediakan Informasi yang meliputi : 5 W + 1 H, mengadakan Press konference dan
membuat Press release, membuat Promosi menetapkan tujuan dan mengakomodasi
harapan. Sediakan wWaktu untuk tanya jawab sesuai dengan segmen dari masing-masing
media.
Komunikasi dan koordinasi
Dengan sesama panitia, dengan pihak sponsor, dengan pihak media, dengan pengisi acara,
dengan bagian Peserta pameran (bila ada), dengan bagian konsumsi, dengan bagian
perlengkapan acara, dengan bagian keamanan setempat, dengan bagian engeneering gedung,
dengan bagian kebersihan gedung dan dengan bagian transportasi.
Fungsi Koordinasi

1. 1.Setiap angggota panitia selalu membawa daftar tugas masing-masing.

2. 2.Bila terjadi masalah dalam menjalankan tugas disarankan untuk selalu melaporkan
kepada koordinator seksi atau koordinator yang menjadi atasannya.
3. 3.Solusi berdasarkan kesepakatan yang tidak merugikan siapapun dan wajib
diberitahukan kepada seluruh anggota panitia mengenai perubahan yang dilakukan
sehingga tidak ada salah paham dengan pihak lain!

Fungsi Monitoring

1. Biasakan untuk selalu memonitor jalannya acara. Kadangkala ada saja kejadian yang
tidak dikehendaki seperti Performance yang belum datang sedang waktu tampilnya
 sudah sangat dekat! Pastikan semua anggota panitia datang dan bekerja sesuai dengan
tugasnya masing-masing. Bila ada yang berhalangan segera dicarikan solusinya!
2. Demikian pula halnya dengan masalah perlengkapan karena dapat mengurangi nilai
keberhasilan sebuah acara. Jangan sampai pengunjung merasa tidak puas atau
terganggu hanya dengan hal kecil yang tidak secara langsung berhubungan dengan
acara seperti masalah dengan sound system yang tidak berfungsi dengan baik. Hal ini
dapat menyebabkan penyanyinya kehilangan mood dan mengurangi penampilannya.

Daftar Periksa Event pada pelaksanaan

terdiri dari daftar pekerjaan yang harus dipersiapkan, jumlah yang dibutuhkan dan siapa
penanggung jawabnya.

Pelaksanaan Event

Dalam pelaksanaan event terdapat Event coordinator, Tempat atau venue, Acara,
Konsumsi, Keamanan, Kebersihan, Perlengkapan dan Fasilitas yang disediakan oleh
pihak pengelola venue atau yang harus disediakan oleh EO.

Penyedia jasa untuk pelengkapan penyelenggaraan event

1. Jasa kontraktor penyedia stand, lighting, backdrop dan panggung.

2. Jasa dekorasi terdiri dari dekorasi kain, bunga dan ruangan.
3. Jasa Transportasi
4. Jasa kontraktor audio visual
5. Jasa catering
6. Jasa pawang Hujan
7. Jasa pengisi acara
8. Jasa publikasi dan promosi
9. Jasa penyedia peserta atau audiens
10. Jasa dokumentasi.

Menggunakan Sub Event Organizer, Profesional Conference Organizer (PCO) atau

Destination Management Company (DMC) karena

1. Keterbatasan sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelenggaraan.

2. Keterbatasan dana yang dimiliki perusahaan
3. Keterbatasan waktu penyelenggaraan yang sempit
4. Keterbatasan kemampuan untuk menyelenggarakan sebuah event yang berkualitas.
5. Keterbatasan jaringan dengan pihak terkait dalam penyelenggaraan event

Menggunakan Kontraktor Event untuk membantu Pelaksanaan Event

1. Organisasi tidak memiliki fasilitas yang lengkap untuk penyelenggaraan event.

2. Biaya yang diperlukan tinggi untuk investasi seluruh fasilitas yang dibutuhkan.
3. Tidak tersedia tempat penampungan untuk sarana penyimpanan keperluan event
seperti panggung, partisi, tenda dan perlengkapan lainnya.
4. Tidak tersedianya sumber daya manusia yang memiliki keahlian untuk
mengoperasikan fasilitas tersebut.
 5. Cepatnya perkembangan teknologi, sehingga peralatan yang dimiliki akan mudah
menjadi usang dan kurang memadai.

Leave a comment

Sumber Daya Manusia dan Time Frame

March 3, 2013Event OrganizingAnindya Karina

SDM adalah Sumber Daya Manusia yang bekerja untuk kepentingan Event dan berkewajiban
untuk mensukseskan Event tersebut. Untuk itu perlu dilakukan sebagai berikut:

1. Tuliskan Job Desk atau daftar pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari masing-
masing anggota panitia.
2. Bila dianggap perlu dalam menyiapkan SDM yang berkualitas dan profesional,
lakukan induksi dan pelatihan.
3. Kadangkala Event menggunakan tenaga sukarela/volunteers.
4. Perlu keahlian khusus dalam penempatan anggota panitia agar dapat bekerja sesuai
dengan kemauan dan kemampuan mereka.

Sumber Daya Manusia bisa berasal dari dalam organisasi namun dapat juga mengajak SDM
dari luar yang diperoleh dari iklan atau relasi. Untuk mendapatkan Tenaga sukarela kita bisa
menawarkan kepada sekolah, universitas dan organisasi atau komunitas. Namun, terlebih
dahulu kandidat tersebut harus di pilih sesuai dengan posisi yang tersedia.

Buatlah daftar spesifikasi dari tenaga sukarela:

1. Posisi :
2. Melapor ke :
3. Bertanggung Jawab ke :
4. Pengetahuan yg dimiliki :
5. Keahlian :
6. Pengalaman :
7. Harapan :

Agar para SDM yang tergabung dalam kepanitiaan mendapatkan pemahaman yang sama
perlu ada baiknya untuk membuat pelatihan agar mereka mengetahui Tujuan dari Event,
Venue dan tugas mereka. Buatlah outline secara umum, informasi lokasi dan Informasi tugas
mereka. Mereka juga diberi informasi mengenai aturan-aturan yang berlaku di lokasi event
seperti emergencies procedurs, prosedur penggunaan alat-alat telekomunikasi dan waktu
penggunaan area-area tertentu. Sebaiknya para anggota panitia juga menggunakan pakaian
seragam atau pakaian dari sponsor, peralatan yang mereka akan gunakan,mengetahui Sistem
pelaporan kejadian, melakukan Supervisi, informasi mengenai Peran khusus dan kapaan
waktu mereka istirahat dan waktu untuk makan.

Beberapa aspek kunci ketika memilih Customer Service atau penerima tamu yang
profesional:

1. Memiliki informasi yang cukup

 2. Sopan
3. Terlihat calm
4. Helpful
5. Proaktif
6. Mampu mengidentifikasi event secara keseluruhan
7. Menguasai area event

Sebelum acara berlangsung, koordinator perlu memberikan briefing mengenai prosedur kerja
atau SOP (Standar Operasional Prosedur). Perhatikan pula kesehatan dan keamanan dari
masing-masing anggota panitia.

Pada persiapan Event hal yang harus diperhatikan adalah

1. Siapkan semua tanggung jawab yang pokok seperti ketika membuat stage,
mempersiapkan entertaiment dan menyiapkan catering.
2. Stakeholders seperti eksternal Contractors, suppliers dan instansi terkait.
3. Menyiapkan tim khusus untuk mengatur isu-isu khusus seperti isu safety, isu
kesehatan, isu lingkungan.

Pada Pelaksanaan Event, hal yang harus diperhatikan adalah

Bila Event dilaksanakan di berbagai tempat secara serentak memerlukan banyak tenaga
demikian juga bila Event tersebut diselenggarakan roadshow tapi dalam waktu yang berbeda.
Untuk itu perlu ditunjuk seorang untuk menjadi koordinator yang menjadi penanggung jawab
dan berfungsi mengatur di masing-masing tempat. Semua staff harus selalu berkoordinasi
dan melapor bila terjadi pekembangan di masing-masing tempat yang belum diatur dalam
perencanaan semula.

Setelah Event selesai, hal yang harus diperhatikan adalah

Umumnya, setelah event berlangsung, semua panitia akan sulit untuk berkumpul dan para
ketua seksi yang bertanggung jawab membuat evaluasi kegiatan dan keuangan. Selain itu,
dalam laporan yang dimuat juga secara singkat mengenai daftar tugas dan peran mereka
masing.

Time Frame

Adalah perencanaan waktu dan tugas yang harus dilakukan dalam pembuatan suatu Event.
Bisa per hari, per minggun dan per bulan.

Leave a comment

Publikasi Event
February 23, 2013Event OrganizingAnindya Karina

Kualitas publisitas sangatlah bergantung bagaimana event tersebut dilaksanakan dan dapat
menciptakan hasil yang baik dan bermanfaat serta menimbulkan inspirasi bagi orang lain.
Publisitas dapat diterapkan pada event untuk memperoleh popularitas yaitu berupa
pengertian, kepercayaan, penghargaan, kekaguman dan sebagainya dari public.

Publisitas dapat menumbuhkan penerimaan dan kepercayan dari public dan mampu
membentuk pendapat umum dengan jalan menyiarkan berita-berita terutama dengan
menciptakan peristiwa salah satunya event.

1. Memiliki kemampuan dalam memilih media yang sesuai dengan karakteristik

khalayak sasaran.
2. Memiliki daya kreativitas, mampu menemukan dan menentukan hal baru, penting dan
menarik untuk mendapatkan liputan dari media massa.
3. Memiliki kemampuan menulis, khusus media release terkait dengan event yang
dipublikasikan.
4. Memiliki produktivitas dan motivasi tinggi untuk mendukung publisitas event.
5. Memiliki pengetahuan yang luas mengenai media cara kerja, kekhususan dan
persyaratannya: kebijakan editorial. Frekuensi penerbitan, tanggal dan waktu terbit,
proses percetakan atau pembuatan, daerah sirkulasi, jangkauan audience dan
metode distribusi.
6. Kemampuan untuk menjalin relationship dengan pihak media massa.
7. Mampu menyelenggarakan konferensi media atau media tour berkaitan dengan event
yang dilakukan.
8. Mampu memunculkan publisitas yang positip sejak sebelum, saat dan pasca
pelaksanaan event.

Mengatur Publisitas untuk Sebuah Event

Upayakan dapat liputan luas dari media massa, baik cetak, elektronik, maupun media
interaktif, misalnya dengan konferensi media atau pers, new release, atau liputan
langsung dari pihak media.
Undang media untuk meliput event.
Publikasi event sebelum, selama dan setelah pelaksanaan, agar tidak hanya acara
event, perusahaan, produk, maupun pihak-pihak yang terlibat mendapat liputan terus
menerus dari media massa.
Siapkan secara teknis segala keperluan peliputan, seperti media room, listrik,
facsimile, dan komputer untuk online.
Siapkan News release, foto-foto, gambar, dan media kit untuk melengkapi keperluan
media massa dalam penulisan berita.
Siapkan foto atau rekaman pelaksanaan event untuk memenuhi permintaan media
massa.

News release untuk Event

Digunakan untuk publikasi suatu event. Release sebaiknya dikirimkan kepada semua media
massa yang relevan, baik cetak maupun elektronik. Ada beberapa kelebihan dari pengiriman
release ini, antara lain:

1. Release yang dimuat tidak perlu membeli atau membayar space (pada media cetak)
atau spot (pada media radio atau televisi)
 2. Oleh khalayak beritanya dinilai lebih kredibel dibandingkan iklan yang dibeli karena
ditulis pihak media, dan informasi yang ada bebas disampaikan termasuk yang
sifatnya propaganda.
3. Mengirimkan release kepada pihak media massa berarti memberikan servis kepada
mereka untuk mengisi space atau spot pada rubrik atau program di media massanya.

Kekurangan dari news release antara lain isi beritanya tidak bisa dikontrol sehingga
seringkali isinya tidak sesuai dengan yang diharapkan, dan space/spot yang disediakan sangat
terbatas sedangkan release yang masuk cukup banyak. Masa pemuatannya seringkali juga
tidak sesuai dengan harapan. Artinya, tidak pas dengan khalayak sasaran yang dituju.

Banyak hal yang harus dipertimbangkan ketika ingin mendapatkan publisitas terhadap event
melalui release yang dikirim kepada pihak media massa, antara lain:

1. Mengandung nilai berita (news value), artinya berisi informasi yang penting dan
menarik buat orang banyak.
2. Ada unsur kebaruan, artinya isi informasinya terjadi hari ini atau paling lambat
kemarin.
3. Mengandung unsur 5 W (What, Who, Where, When, Why) dan 1 H (How).
4. Ditulis secara sederhana, artinya menggunakan bahasa sehari-hari dan tidak banyak
menggunakan bahasa asing/teknis. Tidak lebih dari dua halaman, ditulis dengan dua
spasi pada satu halaman sisi. Untuk itu paragaraf dan kalimat harus dibuat singkat dan
pendek.
5. Ditulis dengan format yang baik dan disusun secara piramida terbalik,a rtinya
informasi yang paling penting diletakkan di bagian awal/atas, mengingat pemotongan
release oleh pihak media massa akan dilakukan dari bagian bawah.
6. Berikan informasi yang lengkap tentang judul atau tema release berkaitan dengan
eventnya, nama, logo, alamat lembaga atau perusahaan pengirim, contact person dan
seberapa penting release ini untuk dimuat segera atau pada tanggal tertentu.

Konferensi media untuk event

Konferensi media, sering disebut juga konferensi pers merupakan cara lain untuk
mendapatkan publisitas dari suatu event. Kegiatan ini harus direncanakan dan dirancang
dengan baik agar tujuan dapat tercapai. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan penyelenggara
antara lain:

1. Konferensi media dapat dilakukan sebelum, selama, maupun setelah event

berlangsung.
2. Dengan konferensi media diharapkan akan terjadi Tanya jawab antara pihak media
massa dan penyelenggara acara sehingga fasilitas untuk ini harus dipersiapkan.
3. Undang media massa dan wartawan secara personal yang relevan dengan topik yang
akan dibahas dan lakukan konfirmasi kehadirannya.
4. Siapkan release untuk menjadi bahan rujukan pihak media massa terkait dnegan event
dan sediakan kit (alat tulis, block note, kertas) untuk keperluan media.
5. Siapkan narasumber yang kredibel untuk menjadi pembicara dalam konferensi media
(misalnya: pihak penyelenggara, pengisi acara, atau event organizer).
6. Pilih tempat dan waktu yang paling tepat untuk pihak media.
 7. Siapkan fasilitas yang lengkap di lokasi pelaksanaan untuk memenuhi kebutuhan
media massa (ruang representative untuk media cetak dan elektronik, komputer,
facsimile, internet, listrik, kabel dan sebagainya).
8. Sebelum pelaksanaan sebaiknya ada diskusi internal untuk mengantisipasi pertanyaan
pihak media massa.
9. Buat dokumentasi selama pelaksanaan untuk mengantisipasi apabila dibutuhkan pihak
media.
10. Lakukan evaluasi dan berikan ucapan terima kasih buat media massa yang hadir dan
kirimkan release buat media massa yang tidak hadir.

Peliputan Media massa terhadap Event

Selain News release dan konferensi pers, peliputan media massa terhadap persiapan atau
pelaksanaan suatu event akan sangat signifikan untuk mendapatkan publisitas. Cara ini lebih
kredibel karena liputan dilakukan langsung oleh pihak media, tanpa ada distorsi dan upaya
manipulasi.

Audience bisa mendapatkan gambaran secara nyata, seperti kondisi yang sebenarnya.
Tayangan melalui media televisi tentunya lebih baik dibandingkan melalui radio atau media
cetak karena sifatnya yang audio-visual. Untuk mendapatkan liputan yang optimal, bagian
publikasi harus merencanakan dan merancang dengan baik dan matang bagaimana
pelaksanaannya Dalam hal ini, peran media relations yang selama ini dilakukan ikut
menentukan seberapa luas dan banyak publisitas yang akan diperoleh. Hal yang harus
diperhatikan antara lain:

Upayakan agar event mendapat liputan yang luas dari pihak media massa, baik cetak maupun
elektronik. Undang semua media massa yang relevan untuk melakukan peliputan. Undang
mereka satu atau dua minggu sebelum hari H, lengkapi dengan informasi tentang event yang
akan dilakukan dan jangan lupa lakukan konfirmasi bersedia tidaknya hadir.

Sarankan media massa hadir lebih awal untuk melakukan persiapan sebelum tamu undangan
tiba di lokasi. Ini penting agar tidak mengganggu kenyamanan tamu undangan.

Siapkan fasilitas yang dibutuhkan pihak media massa, terutama posisi atau lokasi terbaik
untuk peliputan, khususnya untuk media televisi, agar mereka leluasa melaksanakan
kerjanya.

Berikan pada pihak media rundown acara agar mereka bisa memilih hal-hal yang penting
untuk diliput (panitia bisa membantu mengarahkan).Lakukan evaluasi dan berikan ucapan
terima kasih pada media massa yang datang meliput event, terlepas dimuat/ditayangkan
tidaknya liputan yang telah dilakukan.

Manfaat dari publisitas dari suatu event terhadap perusahaan menurut Fraser P. Seitel:

1. Memberitahukan produk atau jasa baru

2. Menghidupkan kembali produk lama
3. Memberikan penjelasan tentang produk yang sulit
4. Hampir tidak memerlukan biaya
5. Meningkatkan gengsi perusahaan
6. Respon dari sebuah krisis yang terjadi.
Publikasi Internal

Organisasi atau perusahaan mempublikasi kegiatan kepada seluruh karyawannya dan

diharapkan mereka membantu memperluas publikasi tersebut kepada keluarga dan teman dan
koleganya dan kemudian mereka meneruskan publikasi kepada pihak-pihak lain. Di bawah
ini beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mempublikasikan sebuah acara di dalam
sebuah perusahaan, misalnya:

1. Secara informasi dapat disampaikan dalam rapat-rapat internal, jauh sebelum event
dimulai.
2. Pemberitahuan lewat e-mail. Tidak hanya informasi berupa tulisan tetapi dalam
bentuk format poster atau brosur lebih baik.
3. Tempelkan poster acara tersebut pada lift kantor, majalah dinding, maupun tempat-
tempat lain yang dinilai strategis dalam menyampaikan informasi kepada seluruh
karyawan.
4. Letakkan brosur atau flyer di lobi kantor maupun kantor-kantor penjualan. Jadi tidak
hanya karyawan yang mengetahui, namun juga para tamu atau pelanggan yang datang
ke kantor.
5. Informasikan melalui bulletin atau majalah internal perusahaan.

Publikasi Eksternal

Di dalam melakukan langkah-langkah publikasi terhadap suatu acara, perhatikan beberapa

hal berikut:

1. Mengenali audiens

Fokuskan publikasi kepada pihak-pihak yang menjadi target utama. Tidak hanya sekedar
mengidentifikasi kelompok berdasarkan laki-laki atau perempuan, namun juga usia, jenis
pekerjaan, kegemaran, jumlah pendapatan dan lain-lain.

Semakin khusus kalangan yang ingin dituju, semakin terbatas cara-cara publikasi yang
dilakukan, Melalui pimpinan organisasi lokal atau semacam opinion leader dapat
dimanfaatkan untuk publikasi pada komunitas tertentu.

2. Mengukur biaya

Idealnya, biaya untuk publikasi ini maksimal sebesar 10 % dari total biaya acara. Namun,
Anda dapat menurunkan nilainya dengan kreatifitas yang Anda miliki. Tidak selalu yang
berharga mahal akan memberikan dampak positip dalam menempatkan publikasi yang
maksimal.

3. Menyusun jadwal

Penyusunan jadwal harus direncanakan dengan matang dan tidak dilakukan secara tergesa-
gesa atau mendadak. Dalam pelaksanaannya juga membutuhkan pengawasan atau monitoring
untuk mencek agar semua berjalan sesuai denagn jalurnya.

Acara yang besar tentu membutuhkan waktu persiapan publikasi yang lebih panjang
dibandingkan dengan acara yang berskala lebih kecil. Untuk acara yang bersifat local dan
tidak terlalu besar, publikasi dilakukan 2 bulan sebelum hari pelaksanaan. Sedangkan untuk
acara yang berskala lebih besar akan memerlukan waktu publikasi yang lebih panjang karena
publikasi itu harus tersebar luas dan diharapkan mampu menyedot perhatian masyarakat dari
berbagai kalangan hingga ke luar negeri. Publikasi dapat mulai dilakukan rata-rata 6 bulan
sebelum hari H.

Persiapan tidak hanya dibutuhkan oleh penyelenggara tetapi juga bagi mereka yang akan
berpartisipasi. Mereka yang berasal dari luar negeri pasti membutuhkan waktu untuk
mengurus dokumen perjalanan di samping persiapan untuk acara. Untuk itu publikasi telah
disampaikan jauh sebelum hari H.

4. Menjaga citra perusahaan

Penempatan logo serta tema acara harus menjadi identitas yang mampu menyampaikan pesan
kepada semua yang hadir. Tampilkan logo perusahaan maupun tema acara pada backdrop,
standing banner, topi, kaos atau seragam panitia acara, pin, tas dan atribut lainnya.

Jangan ragu untuk memanfaatkan setiap atribut berlogo dalam setiap pengambilan gambar
atau foto. Contohnya penempatan logo pada backdrop. Letakkan dan atur sedemikian rupa
sehingga dijadikan latarbelakang pengambilan gambar maka logo tersebut tetap tampak dan
tidak tertutup kepala orang.

5. Apa yang harus disampaikan

Anda harus memastikan bahwa materi publikasi yang dibuat memuat data atau informasi
umum yang diperlukan setiap orang yang ingin berpartisipasi dalam kegiatan itu, yaitu:

Nama dan tema acara

Waktu dan tempat, untuk (bila ada) dan juga pelaksanaan (hari H) atau kegiatan itu
berlangsung beberapa hari.
Logo dan nama perusahaan/organisasi
Biaya yang harus dibayar, bisa berupa kontribusi atau pembelian tiket.
Tempat melakukan pembayaran atau pembelian tiket
Pengisi acara, bisa artis atau tokoh penting sebagai pembicara atau public figure yang
sedang trend.
Pemancu acara, artis atau tokoh terkenal lain.
Acara khusus, unik dan menarik hanya ada di acara tersebut.

Hal di atas perlu ditulis, karena banyak orang bersedia hadir karena acaranya unik dan
membuat orang penasaran ingin menyaksikan langsung dan orang terkenal di dalam event
tersebut.

Publikasi Melalui Media Massa

Publikasi dengan menggunakan iklan pada media massa cetak maupun elektronik dapat
dilakukan pula dengan cara mengirimkan press release, melakukan konferensi pers, liputan
khusus maupun wawancara eksklusif. Komunikasi dengan pihak media dapat dilakukan
sebelum pada saat hari H.
Para wartawan disediakan tempat sebagai tamu khusus dengan meja yang khusus untuk pers.
Tugas seorang PR dan juga manager dari event tersebut adalah menyambut mereka secara
langsung dan membuat mereka merasa nyaman dengan suasana yang ada.

Bila memungkinkan, seorang PR dapat mengatur wawancara singkat dengan Ketua Panitia
penyelenggara yang paling mengetahui mengenai seminar dapat memberikan informasi
langsung kepada wartawan yang meliput dan bila diperlukan juga dengan pemimpin atau
pejabat perusahaan yang telah hadir. Berikan waktu dan kesempatan khusus mengambil foto
atau gambar.

Panitia menyiapkan press release (tertulis) untuk para wartawan dari media cetak dan
elektronik yang berisi point-point penting pada event yang perlu diketahui oleh
khalayak.untuk dimuat, ditayangkan atau disiarkan dalam media mereka masing-masing.

Berikan juga kesempatan kepada wartawan untuk memewancarai keynote speaker atau artis
dan public figure yang hadir dalam event tersebut. Jangan lupa menyiapkan souvenir dan
media kit bagi para insan pers yang hadir pada kegiatan itu. Manfaatkan waktu untuk
menemani wartawan sambil menginformasikan yang berkaitan dengan event dan perusahaan.

Dengan kecanggihan teknologi yang dimiliki perusahaan, seorang PR bisa pula

memanfaatkan situs jejaring sosial seperti Facebook dan Twitter, mailist dan SMS Blast atau
situs perusahaan untuk mempublikasikan event yang dibuat. Cara ini biasanya lebih cepat
untuk mendapatkan respon dari khalayak.

Publikasi melalui media bellow the line

Untuk event yang dalam skala kecil dapat menghemat biaya dan tidak terlalu perlu untuk
melakukan publikasi melalui media massa. Publikasi dapat dilakukan dengan mengirimkan
brosur dan leaflet. Panitia juga dapat membuat spanduk atau umbul-umbul atau banner yang
menginformasikan kegiatan.

Spanduk dan umbul-umbul sebagai media luar ruang dipasang pada tempat-tempat yang
strategis, di pinggirpinggir jalan maupun di sekitar gedung seminar. Sedangkan banner,
biasanya dipasang di dalam ruangan gedung atau tempat-tempat keramaian yang tertutup.
Pada saat event berlangsung, spanduk dan banner dapat dipasang di tempat-tempat tertentu
dalam ruangan dengan tetap memperhatikan estetika ruangan dan tidak terlihat ramai
semrawut.

Kesimpulan:

Publikasi diperlukan tidak hanya pada persiapan event tetapi juga liputan pada pelaksanaan
event dan sesudah event berlangsung yang menjadi promosi untuk khalayak jika
menyelenggarakan event berikutnya.

Untuk mendapatkan publikasi, peran seorang PR menjadi penting, mulai dari menyiapkan
news release, mengundang dan mengarahkan wartawan serta membuat publikasi bellow the
line sebagai penunjang.
Leave a comment

Event Stakeholders dan Partnership

February 23, 2013Event OrganizingAnindya Karina

Keterlibatan stakeholders dan perannya masing-masing:

A. Event Organizer

Event organizer diperlukan bila perusahaan ingin mendapatkan sebuah event yang hendak
dikelola secara profesional. Event organizer dapat pula bertindak sebagai konsultan
perusahaan dalam hal pembuatan event maupun sekaligus sebagai pelaksana. Dapat saja
terjadi kerjasama antar internal perusahaan dengan pihak eksternal yaitu event organizer.
Event organizer memainkan peran sebagai koordinator dan menjalin komunikasi dengan
berbagai suplier dan kontraktor yang terkait dengan event. Event organizer sebagai
organisasi penyedia jasa penyelenggaraan event. (Noor, 2009: 67).

Event organizer banyak membantu perusahaan untuk berbagai kegiatan seperti festival,
pertandingan olahraga, pertunjukkan kesenian, product launches, conventions dan
exhibitions. Fungsi event organizer di sini adalah sebagai koordinator event, negosiator dan
konselor. Mereka perlu menyadari mengenai waktu dan anggaran mulai dari perencanaan
hingga pelaksanaan. Event organizer terdiri dari orang-orang yang dapat memimpin dan
mendorong timnya yang terdiri dari tenaga paruh waktu maupun staff fulltime. Bisa juga
sebuah event menggunaakn tenaga sukarela. Meskipun mereka terdiri dari staff dan sebagian
orang yang bekerja secara part time namun mereka harus mempunyai tanggapan yang
positip.

B. Pemerintah

Peran pemerintah dalam hal ini adalah sebagai suatu lembaga yang mendukung suatu event
tersebut secara nasional maupun secara regional. Dalam hal ini pemerintah mendukung event
yang berkaitan misalnya dengan budaya, pariwisata, pendidikan dan sebagainya. Kerjasama
perusahaan dengan lembaga pemerintah tersebut dapat diwakili oleh kementrian yang
menaunginya seperti untuk event yang berkaitan dengan teknologi komunikasi kita dapat
bekerjasama dengan kementrian komunikasi dan informatika. Contoh lain penyelenggaraan
event yang berkaitan dengan event pameran edukasi tentu saja kita dapat bekerjasama dengan
kementrian pendidikan nasional. Selain itu, lembaga pemerintah dapat kita libatkan adalah
dalam masalah keamanan yaitu lembaga kepolisian.

Umumnya, bentuk kerjasama dengan berbagai lembaga pemerintahan dengan event organizer
akan terkait dengan birokrasi untuk berbagai hal yang bersifat administratif. Perjanjian
kerjasama merupakan hal yang tidak mudah karena di pemerintahan harus ada tanda tangan
pemimpin tertinggi dan para wakilnya dan melalui tahapan tertentu. Hal ini sudah menjadi
rahasia umum. Perlu waktu untuk mengajukan penandatanganan tersebut karena melalui
berbagai tahapan dan proses tertentu. Untuk itu diperlukan lobi, negosiasi dan diplomasi yang
baik ketika kita mau mengadakan suatu kerjasama dalam penyelenggaraan event.
Manfaat yang kita peroleh dari kerjasama ini adalah event yang kita buat berskala nasional
atau paling tidak berskala regional artinya bukan bersifat lokal. Kemudian, event yang
melibatkan pemerintah akan mendapat liputan media yang sifatnya nasional karena umunya
setiap lembaga pemerintah sudah bekerjasama dengan sejumlah media massa cetak maupun
elektronik dan lembagai itu juga sudah mempunyai media yang mereka kelola sendiri.

C. Assosiasi

Asosiasi yang terlibat dalam kerjasama event Public Relations, bersifat lokal bahkan sampai
asosiasi tahap internasional. Alasan kita menggunakan asosiasi agar event yang kita
selenggarakan dapat dihadiri oleh anggota asosiasi tersebut yang jumlahnya memang cukup
banyak. Selain, itu asosiasi biasanya juga membantu dalam hal publikasi ke media, yaitu
liputan tentang kegiatan asosiasi mereka. Asosiasi tersebut contohnya Rotary, Lions club,
Ikatan Arsitek Indonesia (IAI) , Ikatan Sarjana Komunikasi Indonesia (ISKI). Selain itu,
keterlibatan asosiasi juga dapat membantu pengelolaan event yang berkaitan dengan budaya,
agama atau bidang olahraga. Beberapa asosiasi mempunyai kerjasama dengan lembaga
pemerintahan yang dapat menyediakan tambahan untuk internal promosi.

D. Media

Stakeholders media yang dapat bekerjasama dengan penyelenggaran event adalah media
elektronik, media cetak dan masa kini banyak yang menggunakan media internet. Secara
tardisional, media dapat menjadi gatekeeper atau penjaga gawang dari informasi yang akan
disebarluaskan. Kehadiran internet melalui websites dan blog menghadirkan informasi
jurnalistik dan dapat melibatkan pengunjung untuk meng-upload video dan photo mereka
secara otomatis.

Laporan dari para wartawan media massa dari stasiun televisi, pemancar radio dan media
internet akan berpengaruh pula untuk masyarakat mengambil keputusan untuk mengunjungi
event tersebut. Tugas dari Tim Public relations adalah menciptakan dan menjaga komunikasi
yang positif dua arah melalui media agar pengunjung menyadari bahwa event itu dapat
mendorong minat pengunjung dan mempunyai citra positif pada perusahaan penyelenggara.

Penyelenggara mampu menjalin kerjasama dengan media yang bertujuan untuk mendukung
acara event yang melibatkan sponsor, pemerintah, masyarakat lokal dan asosiasi. Program
yang dapat dilaksanakan adalah mengunjungi media dan bertemu dengan para wartawan

Gunakan media kit untuk progress atau kemajuan event, penyelenggara harus selalu meng-
updated informasi seperti foto artis terbaru. Dari konsep event hingga event selesai perubahan
yang terjadi pada event mulai dari panitia, keuangan, venue, program, partisipan, Selebrities,
speakers dan laporan atau insiden dan krisis diinformasikan melalui elektronik newsletter.

Panitia perlu mengadakan Press conference dan menyediakan press release merupakan tugas
penyelenggara agar dapat menghasilkan liputan media yang baik dan sesuai dengan harapan
bagi event yang diselenggarakan. Nilai tambah dari event yang diselenggarakan dapat
menghadirkan celebriti. Pemberian barang promosi dari event kepada para wartawan media
juga mendapat nilai tambah selain mengemukakan bahwa event tersebut berkaitan dengan
masalah-masalah kemanusiaan.
Penyediaan website adalah satu hal yang penting. Pada website, masyarakat dapat
mendowloads foto-foto event, video dan press release, informasi tentang event terbaru, dan
forum diskusi serta masyarakat dapat mengirimkan permintaan kepada penyelenggarakan
terkait dengan event tersebut. Contohnya: WEB event Kompas Gramedia
http://www.kompasgramedia.com/events/read/33/kompas-gramedia-fair-2012 yang berisi
cara informasi jadwal acara harian Kompas Gramedia Fair, news release, jadwal event
sepanjang tahun.

Media room atau media center digunakan untuk event topik tertentu atau skala
tertentu. Biasanya, dibuat ruang eksklusif untuk media massa dan cetak. Di ruang ini
diadakan rapat-rapat untuk awak media dan jumpa press yang berkaitan dengan isu nasional
maupun global. Pada media room ini penyelenggara akan menyediakan fasilitas peralatan
komunikasi dan akses internet, mesin fax dan mesin fotokopi.

Tim PR perusahaan dalam penyelengaraan event akan berkoordinasi dengan berbagai media.
Informasi yang sampai ke media merupakan informasi yang terbaru sesuai dengan kondisi
event. Bila penyelenggara bekerjasama dengan stakeholder dari pemerintah dan para sponsor
lainnya, hendaklah mengadakan pertemuan terlebih dahulu sebelum informasi tersebut
disebarluaskan. Informasi yang diberikan kepada pihak media hanya dari satu sumber saja
sehingga informasi tersebut akurat. Data-data yang diperlukan oleh pihak media juga harus
merupakan persetujuan dari pihak stakeholder.

E. Komunitas

Ada sejumlah alasan dan motivasi anggota dalam komunitas untuk terlibat dalam sebuah
event. Komunitas terdiri dari berbagai sektor seperti kaum muda, manula atau business
leaders. Faktor-faktor yang mendorong mereka untuk terlibat adalah

Having fun: alasan utamanya event akan menikmati suatu atmosphere yang
menyenangkan dnegan berinteraksi dengan pengunjung lainnya, menonton
pertunjukkan dan mempunyai suatu kesan yang tak terlupakan ( have a memorable
time).

Support: anggota komunitas tidak mengginginkan event tersebut gagal, mereka akan
mendukung seluruh rangkaian acara.

Education, knowledge, achievement and advancement: Berbagai keahlian dan

pengetahuan diperlukan. Komunitas yang sudah maju memerlukan program seperti
keahlian komputer, bahasa dan guest relations, menangani media, protokoler dan
logistik seperti transportasi.

Appreciation of arts and sports: Event budaya, seni dan olahraga mempunyai
peluang untuk menginspirasi mereka.

Audience development : Seni atau olahraga dapat mengembangkan minat masyarakat

lokal untuk bergabung pada klub atau asosiasi setelah event selesai.

Reinforcing community identity and links to enviroment: dengan keterlibatan

masyarakat lokal, event mengangkat budaya lokal dari masyarakat setempat dan
membuat masyarakat lebih menyadari mengenai identitas budaya dan menghargainya.
 Economic Gain: Penduduk sekitar akan mendapatkan keuntungan dari event tersebut
dengan berjualan souvenir, makanan dan minuman selama event berlangsung di
sekitar area event. Jasa perusahaan lokal seperti design, produksi dan perusahaan
entertainment akan merangsang ekonomi selama event berlangsung seperti
contohnya pada waktu Sea Games XXVI 2011 di kota Palembang, banyak
perusahaan lokal yang terlibat pada persiapan dan pelaksanaan event olahraga terbesar
di Asia Tenggara(Mc Cartney, 2010: 271 ).

F. Sponsor

Dalam konsep baru, dalam jurnal ilmiah humaniora Binus University, diungkapkan bahwa
para sponsor tidak hanya memberikan uang atau barang dan jasa saja. Para sponsor berperan
aktif untuk kesuksesan event tersebut. (Evelina, 2011: 989). Sponsor memberikan kontribusi
yang sangat penting dalam penyelenggaraan event, namun sponsor dalam hal ini tidak hanya
dalam hal finansial saja. Sponsor dapat terlibat dalam hal barter atau penyediaan hotel,
transportasi, dan lainnya. Sponsor diperlukan dengan berbagai alasan diantaranya dengan
kehadiran sponsor dapat menambah pengaruh kepada pengunjung event karena event itu
semakin semarak dengan berbagai penampilan dari pihak sponsor. Para sponsor juga akan
membantu mempronmosikan event melalui above the line maupun bellow the line seperti
berbagai ragam atribut seperti T-shirt, topi, stationary dan lain sebagainya. Sponsor juga
akan mengekspose keterlibatannya dalam event di berbagai media massa cetak, elektronik
dan on line media serta media internal sponsor, dengan demikian perusahaan sebagai
penyelenggara event akan terbantu promosinya dan eksistensinya di masyarakat umum.

siapa saja yang bersedia menyediakan sponsor pasti ingin agar jati diri atau lembaganya
meraih reputasi mengesankan, memiliki nama harum, atau agar dikenal secara luas. Dengan
demikian, pada dasarnya setiap penyediaan sponsor selalu mengandung fungsi kehumasan.
Terdapat begitu banyak alasan sponsor, namun pada dasarnya semua lasan itu pasti
mengandung tujuan-tujuan humas, yakni menunjukkan niat baik dan menciptakan suatu
pemahaman positif di kalangan khalayak, atau mengetahui keberadaan perusahaan atau
lembaga penyedia sponsor. Hal inilah yang perlu ditekankan ketika mengajak peran serta
sponsor untuk berpartisipasi pada sebuah event (Anggoro, 2008: 199).

Bila perusahaan menyelenggarakan event yang berkaitan dengan isu sosial dan lingkungan ini
akan menggerakkan para sponsor untuk berpartisipasi sebagai bentuk Corporate Sosial
Responsibility (CSR) dari perusahaan sponsor. Isu yang bisa dikaitkan dengan event adalah
edukasi, kesejahteraan, event charity, perlindungan lingkungan atau event yang berkaitan
kesehatan dan isu sosial seperti anti rokok dan anti obat-obatan terlarang. Kegiatan societal
marketing ini akan menunjukkan tanggung jawab kepada masyarakat setempat dan
merupakan strategi yang positif karena akan menjadi arah pembicaraan di masyarakat (word
of mouth).

Strategi untuk mendapatkan sponsor tidak hanya semata untuk mendukung finansial tetapi
bisa diarahkan kepada program barter produk maupun jasa dari para sponsor tersebut. Para
sponsor itu bisa kita dapatkan dari hotel, airlines, car rental, carteers, perusahaan publishing,
production house, venue providers, souvenir dan perusahaan IT yang menyediakan produk,
jasa dan tenaga ahli dengan harga khusus bahkan gratis. Mereka hendak mensponsori suatu
acara karena ingin brand exposure atau brand awareness bahkan brand recognition. Event
yang sukses dibanjiri pengunjung juga berdampak positif pada para sponsornya.
Dalam buku event management an Asia perspective sponsorship merupakan salah satu
strategi promosi yang cocok untuk saat ini. Sponsorship jangka panjang dikatakan sebagai
salah satu bentuk investasi untuk mencapai tujuan perusahaan dalam membentuk citra positif
di masyarakat (Mc Cartner, 2007: 274).

Event yang berhasil akan menjadi perbincangan positif di masyarakat sehingga

menimbulkan hasil yang positif pula bagi perusahaan sponsor dan juga perusahaan
penyelenggara. Para konsumen akan mencari informasi mengenai produk dan jasa dari kedua
perusahaan tersebut dari pemberitaan maupun artikel di media massa. Ini merupakan suatu
pendekatan yang kreatif dari perusahaan sponsor dengan target audience nya.

Secara keseluruhan para sponsor mungkin terlibat dalam berbagai hal seperti penyediaan tiket
box, tenda, membantu menjual tiket, mengundang pembicara, menghadirkan pejabat
pemerintah, media, suppliers dan para investors pada event. Jelas terlihat bahwa event itu
menjadi ajang yang sangat bergengsi.

Jumlah sponsor dapat kita batasi sesuai dengan yang kita butuhkan. Sebuah event hanya
membutuhkan satu sponsor tunggal yang membiayai bertanggung jawab atas seluruh biaya
pelaksanaan event. Untuk sistem barter kita harus terlebih dahulu menghitung barang atau
jasa ke dalam bentuk uang supaya jelas mengenai kompensasi promosi yang akan diberikan.
Terlalu banyak sponsor juga akan menimbulkan kesan yang negatif bagi event.

Kerjasama event organizer dan sponsor merupakan kerjasama saling menguntungkan.

Apapun tipe sponsor yang dipakai oleh event organizer memerlukan proses dari proposal
hingga laporan hasil evaluasi kepada sponsor.

G. Participants

Partisipan yang dimaksud di sini adalah pengisi acara seperti speakers, atlit atau aktor dan
aktris yang akan tampil pada event tersebut. Hal yang perlu diperhatikan adalah waktu
mereka untuk tampil dan keamanan mereka selama mereka berada pada event
berlangsung.Partisipan yang dibayar dan diundang untuk menghadiri event tersebut
berdasarkan jumlah yang tempat/kursi yang tersedia. Para undangan seperti para sponsor,
media, perwakilan dari pemerintah, tamu VIP memerlukan protokoler dan petugas khusus
untuk mengatur dan menjaga keamanan mereka. Pada event akan disiapkan petugas khusus
yang berjaga di area tamu undangan ini.

Para undangan perlu disediakan pula sejumlah petugas khusus penerima tamu dan meja untuk
penerimaan para undangan. Kemudian juga perlu disediakan area parkir khusus tamu
undangan dan bebas biaya parkir. Makanan dan minuman pun harus diseleksi sebelum
diberikan kepada para tamu undangan khusus. Selain itu, penyelenggara perlu menyediakan
profile para tamu untuk diberikan kepada para peliput berita dari berbagai media. Fotografer
akan disediakan khusus selama event berlangsung untuk meliput aktivitas para partisipan
tersebut.

H. Jasa Katering /Carterers

Untuk penyediaan katering, pihak penyelenggara harus mengetahui jumlah dari peserta yang
hadir. Caranya adalah kita meminta konfirmasi akan kehadiran mereka dari anggota
komunitas-komunitas organisasi atau lembaga yang berencana atau yang diundang untuk
menghadiri.

Numbers attending. Umumnya, perhitungan jumlah makanan yang akan disediakan

adalah berdasarkan jumlah para partisipan yang konfirmasi akan datang, namun
panitia harus menambahkan ekstra jumlah makanan untuk antisipasi partisipan yang
langsung datang ke event. Makanan juga disiapkan untuk pengisi acara, fotografer dan
staff secara terpisah maupun digabung dengan para undangan. Jangan menyiapkan
terlalu banyak sehingga tersisa banyak dan juga hindari kekurangan makanan karena
akan merusak citra event tersebut dan menimbukan kesan kurang baik.
Equipment. Katering memerlukan persiapan peralatan seperti berbagai macam gelas
untuk minuman yang berbeda, misal gelas untuk air putih, gelas untuk minuman soft
drink dan gelas untuk sirup. Peralatan lain yang perlu disiapkan adalah serbet,
garnish atau hiasan untuk makanan, pembuka botol minuman, blenders, ice buckets,
dan peralatan untuk meja makan lainnya. Untuk itu perlu daftar periksa/check list
mengenai segala peralatan yang dibutuhkan.
Oustside catering. Menggunakan jasa katering dari luar, hal yang perlu diperhatikan
adalah mengenai transportasi untuk mengangkut makanan dari luar. Penggunaan Jasa
katering dari luar ini lebih mahal daripada menyiapkan sendiri.
Local produce Menggunakan produksi lokal lebih murah dan menguntungkan
masyarakat sekitar seperti sayuran, buah-buahan dan daging dari pasar tradisional.
Untuk event yang besar, mungkin saja ketersediaan jumlah bahan makanan dari
produksi lokal tidak mencukupi sehingga harus menambahkan dari supermarket.
Menu selection. Bila event berlangsung untuk beberapa waktu seperti konvensi atau
konferensi, panitia harus menyeleksi beberapa variasi menu. Setiap hari menyediakan
menu yang berbeda. Variasi menu akan menjadi perbincangan antara partisipan,
apakah menu tersebut memiliki kesan tersendiri. Pilihan untuk menggunakan menu
produksi masyarakat lokal menjadi pertimbangan tersendiri. Panitia juga perlu
mempertimbangkan faktor pilihan seperti partisipan yang hanya makan vegetarian
food, religious food untuk agama tertentu yang menyangkut apakah makanan tersebut
halal perlu diperhitungkan.
Standing atau sitting. Makan dengan sistem standing adalah partisipan tidak dapat
memegang makan dan minuman dalam jumlah banyak. Bagian Banquets akan
menyediakan beberapa petugas yang membantu mendistribusikan makanan kepada
para undangan. Sistem Buffets lebih populer tetapi harus antri dalam mengambil
makanan. Sistem makan berdiri memungkinkan para tamu untuk menyebar
sedangkan sistem duduk akan membuat tamu mengantri hanya pada satu tempat untuk
beberapa waktu.
Participant behavior. Untuk event olahraga, perbanyak counter makanan untuk
memperdek antrian karena para peserta ingin cepat memperoleh kesegaran kembali
setelah pertandingan. Antrian yang singkat juga tidak mengganggu jadwal start
pertandingan. Event organizer perlu memperhatikan jadwal pertandingan dan
menyiapkan makanan dan minuman seusai pertandingan berlangsung.
Staffing. Staff Banquet yang ditempatkan untuk mengurusi makanan dan minuman
harus di-training secara profesional dan orang yang dipilih adalah orang yang
berpengalaman. Petugas seperti waiter juga berpenampilan rapi, bersih, demkian pula
untuk rambut wanita harus diikat ke belakang dan tidak menggunakan perhiasan yang
 berlebihan supaya tidak menggangu aktivitas kerja. Sikap staff akan memberi kesan
baik pada para tamu yang hadir.
Smoking policy. Harus dibedakan area yang boleh merokok dan area yang tidak
boleh merokok dan event organizer selalu memantau dengan menempatkan tamu
sesuai dengan kondisi mereka.
Food safety. Untuk menghindari keracunan makanan, maka perlu menjaga kebersihan
makanan termasuk menutup makanan dengan tepat dan menyimpan makan dalam
suhu yang tepat pula.
Stock control. Untuk katering event yang besar, yang berarti harus menyiapkan
makanan dan minuman untuk beberapa hari. Petugas selalu memantau yang belum
dan sudah terpakai.
Cut off times. Catering harus disiapkan dua jam sebelumnya. Event organizer harus
mengatur agar tidak melebihi waktu untuk penyediaan makanan dan minuman
(McCartney, 2010: 280-281)

I. Venue Providers

Penyedia tempat penyelenggaraan disesuaikan dengan tema dan tujuan event tersebut.
Kesesuaian dan kenyamanan pengunjung juga menjadi pertimbangan dalam hal memilih
tempat penyelenggaraan. Venue akan didisain sesuai dengan kebutuhan event dapat
diselenggarakan di dalam ruangan (indoor) maupun di luar ruangan (outdoor). Event yang
diselenggarakan di dalam ruangan lebih mudah untuk meng-handle pengunjung dibanding
dengan event yang diselenggarakan di luar ruangan resikonya lebih tinggi karena sulit untuk
mengontrol keadaan pengunjung ketika event berlangsung.

Pertimbangan pemilihan venue meliputi berbagai hal di antaranya yaitu persepsi terhadap
image dari event tersebut, misalnya event yang diselenggarakan di hotel berbintang lima jauh
lebih bergengsi daripada event yang diselenggarakan dengan menggunakan hotel berbintang
tiga. Ukuran dan kapasitas gedung atau venue untuk menampung pengunjung perlu
diperhitungkan dalam mempertimbangkan pemilihan venue, disesuaikan dengan jumlah
undangan dan perkiraan pengunjung tidak perlu berlebih. Lahan parkir yang disediakan
oleh venue juga perlu diketahui berapa jumlah kendaraan yang bisa tertampung. Kemudian,
alat transportasi apa saja yang bisa mencapai venue tersebut, apakah tempat tersebut dilalui
oleh bus, alat transportasi lainnya. Penyelenggara juga perlu mengecek fasilitas seperti toilets
dalam keadaan baik dan jumlah mencukupi, mesin ATM, area meeting points dan akses
internet (wi-fi), kantin dan restoran. Hal yang tak kalah penting lainnya adalah fasilitas
tambahan yang disediakan oleh pihak venue meliputi soundsystem, lighting equipment
termasuk tenaga teknisinya, staff penerima tamu, receptionist. Semuanya tergantung dari
negosiasi antara pennyelenggara dengan pihak venue. Ketua penyelenggara harus memiliki
pengetahuan dan familiar dengan berbagai aspek yang terkait dengan venue. Ketua panitia
perlu mendapat informasi yang lengkap dan detail service yang diberikan oleh pihak venue
sebelum menentukan pilihan.

J. Accomodations providers

Penyediaan sarana akomodasi diperlukan bila selama event diperlukan penginapan dari
luxurius hotel atau akomodasi dengan gaya boutique. Tipe ruangan juga mulai dari standard
sesuia dengan anggaran. Standar yang digunakan untuk sebuah event di dalam kota biasanya
hotel bintang 3. Akomodasi yang lain, di luar kota bisa menggunakan resort dengan ukuran
ruang yang lebih besar. Di bawah ini beberapa faktor untuk menjadi pertimbangan dalam
pemilihan akomodasi:

Accomodation and venue connected, ini merupakan akses yang membuat partisipan
merasa nyaman. Bila hotel yang digunakan adalah official hotel, maka semua
keperluan partisipan akan diurus oleh panitia. Namun bila partisipan ingin
mengunakan hotel atau penginapan lain, maka semua biaya dan keperluan selama
menginap merupakan tanggung jawab masing-masing partisipan.
Peak or off-peak. Bila event menggunakan off-peak season untuk skala besar lebih
baik untuk negosiasi dengan harga khusus.
Number of rooms. Event manager atau ketua penyelenggara akan mendiskusikan
mengenai ruangan yang diinginkan, misalnya berapa banyak room dengan twin bed
atau berapa jumlah room dengan double bed dan apa yang termasuk complimentary
rooms dan biasanya pihak hotel akan memberikan 1 (satu) kamar bebas biaya (free)
untuk panitia selama event berlangsung di hotel tersebut. Pihak hotel juga bisa
memberikan 1 (satu) kamar gratis untuk 10 (sepuluh) kamar yang dipesan bila acara
diselenggarakan menggunakan fasilitas hotel, semuanya tergantung dari negosiasi
dengan pihak management hotel.
Type of rooms, Karakteristik room mulai dari yang sederhana hingga yang mewah,
mulai dari lower floors hingga higher floors. Menurut kepercayaan chinesse lantai
dengan angka 3 atau lantai angka 8 merupakan lucky number atau nomor
keberuntungan. Karakteristik yang lain seperti Sea views, non-smoking atau women-
only floor perlu diinformasikan sebelumnya.
Room cut-off. Khusus untuk para partisipan dan tamu undangan event tersebut akan
diberikan harga khusus selama event berlangsung dan beberapa hari setelah event
selesai.
Contractual term. Meliputi hari dan waktu, harga sewa kamar hotel, waktu check in
dan waktu check out, sistem pembayaran dengan harga net atau harga gross dan biaya
tambahan, biaya keterlambatan
Transfers. Hotel menyediakan shuttle bus atau kendaraan yang akan menjemput
partisipan.
Welcome arrangements. Panitia dapat mengatur untuk menyediakan banner berisi
ucapan selamat datang atau kalungan bunga selamatb datang kepada para tamu di
lobi, juga menyediakan minuman selamat datang dan personalised letter dari manager
hotel ini akan membuat tamu undangan merasa spesial. Hotel juga dapat mengibarkan
bendera hotel sebagai sambutan kepada para tamu undangan.
Facilities use. Fasilitas yang digunakan seperti kolam renang, gyms dengan diskon
atau free of charges. Biasanya sewa kamar berikut sarapan pagi tapi perlu
diinformasikan sejak awal. Kemudian, apakah juga termasuk diskon atau voucher
restoran untuk makan siang dan makan malam (McCartney, 210: 286-289)

K. Legal and Finance personnel

Untuk sebuah event tertentu umunya juga memerlukan jasa legal seperti untuk asuransi untuk
event tersebut, kontrak kerjasama dengan berbagai pihak yang terlibat dalam pembuat event,
perijinan dengan pihak keamanan dan lisensi bila diperlukan. Gunakan jasa pengacara untuk
kontrak event untuk sahnya suatu perjanjian. Tenaga-tenaga part time juga memerlukan
sebuah kontrak untuk menghindari kesalahpahaman dan tugas yang mereka terima.
Event organizer dan pihak venue juga mengatur mengenai masalah event yang ditunda atau
dibatalkan dengan kompensasi yang disepakati. Demikian pula dengan kontraktor Orang-
orang yang bekerja di belakang panggung diperhitungkan sesuai dengan anggaran, termasuk
pembelian untuk dekorasi panggung, event lighting, tanaman hias, back drop dan
perlengkapan event lainnya.

Kontrak seperti yang ditulis Lynn Van der Wagen dan Brenda R. Carlos dalam buku
Event management tersebut berisi pasal-pasal sebagai berikut:

1. Pihak yang mengadakan perjanjian

2. Deadline dan deposit
3. Spesifikasi seperti space booked, timing, food and beverage, akomodasi
4. Jasa yang disediakan
5. Jadwal pembayaran
6. Asuransi
7. Pembatalan
8. Termination/nonperformance
9. Kejadian yang tidak diperkirakan/ post majeur
10. Konsumsi
11. Kerahasiaan yang harus dijaga
12. Abitrase bila terjadi sengketa
13. Jaminan
14. Tanda tangan dan tanggal pembuatan (Van der Wagen, 2005: 57)

L. Production

Untuk menyiapkan artwork dan design event kita memerlukan perusahaan kontraktor dan
production house. Artwork misalnya termasuk concert backdrops, banners, petunjuk pada
venue, outdoor advertising seperti banner dan billboard atau giant board dan bentuk kreatif
lainnya atau balon udara.

Produksi juga dapat mengerjakan beraneka macam material seperti tiket atau kartu untuk
masuk ke area event, program, stationary, newsletter, posters and flyers. Seragam,
merchandise dan souvenir dapat juga diserahkan kepada kontraktor. Event organizer hanya
memastikan semua artwork dengan benar sesuai dengan dimensi, warna, logo, kata-kata dan
bentuk huruf dan jangka waktu dan hanya orang yang mempunyai otoritas yang dapat
membuat keputusan dan mengubahnya bila diperlukan. Perlu diwaspadai mengenai masukan
yang terlalu banyak sehingga menimbulkan revisi pada artwork akan memperpendek waktu
penjadwalan produksi.

Untuk mendapatkan hasil yang terbaik dan maksimal, Event organizer melakukan bids atau
tender untuk lebih dari satu pemasok ( Locicero, 2008: 42)

M. Transportation Providers

Pelaksana atau panitia perlu menyediakan jasa tranpostasi lokal untuk para tamu, pengisi
acara dan partisipan acara seperti pesawat, transportasi kereta api, bis, transportasi kapal atau
feri, taksi, alat transportasi lokal lainnya. Pastikan keamaanan dari alat transportasi tersebut
dan penyelenggara dan penyedia transportasi perlu membuat semacam kontrak tertulis yang
menjelaskan hak dan kewajiban selama transportasi tersebut digunakan. Jumlah seat pada bis
ditulis dalam perjanjian dan fasilitas yang disediakan misalnya TV, video, Toilet, AC
termasuk penyediaan konsumsi.

Untuk event yang menghadiri pengunjung dari manca negara, kadang-kadang, guide atau
petugas khusus akan menyediakan alat tukar uang (money changer) untuk memudahkan
pengunjung yang belum sempat atau kekurangan uang untuk digunakan sebagai transaksi di
suatu negara. Hal lain yang perlu dicantumkan pada surat perjanjian adalah mengenai
pengurusan bagasi, keselamatan dan keamanan, kebersihan toilet. Penyelenggara akan
mengatur kendaraan yang cocok dengan karakteristik pengunjung dan juga memperhatikan
jumlah kendaraan yang bisa disediakan dan infrastruktur yang ada seperti tempat
pemberhentian atau transit kendaraaan. Pengunjung disiapkan driver yang terlatih, sopan dan
memiliki ketrampilan bahasa yang sesuai dengan pengunjung.

Kerjasama untuk bidang transportasi ini dapat dilakukan dengan biro perjalanan karena
mereka memiliki hubungan dengan penyedia jasa transportasi tersebut.

Pasca Event

Setelah event dinyatakan selesai, kita perlu membuat laporan kepada para stakeholders. Isi
laporan tersebut mencakup:

1. Nama dan tema event

2. Misi dan tujuan
3. Lokasi acara, tempat/venue, tanggal dan waktu
4. Program rundown
5. Data harga tiket dan jumlah yang terbayar, komplementari dan Tiket VIP
6. Profil partisipan
7. Catatan dan notulen rapat-rapat kepanitiaan
8. Akomodasi, makanan dan minuman serta entertaiment
9. Copy dari printed material seperti brosur, flier, tiket dan posters
10. Dokumentasi Foto dan video
11. Daftar partner dan para sponsor
12. Daftar tamu kehormatan
13. Rencana anggaran dibandingkan dengan aktualisasi anggaran
14. Tayangan iklan
15. Kliping berita atau artikel yang dimuat media massa cetak maupun elektronik
16. Daftar jasa kontraktor
17. Perencanaan jadwal dan aktualisasi jadwal, sesuai atau ada perubahan
18. Daftar dari kontak-kontak yang dilakukan
19. Evaluasi dari partisipan dan stakeholder lainnya
20. Daftar jasa kontraktor
21. Kesimpulan dari semua pelaksanaan event

Laporan akhir sebagai acuan untuk event mendatang. Setiap event harus unik atau event yang
akan datang selalu ada perbaikan dari event sebelumnya. Event yang hanya merupakan
replikasi dari event-event sebelumnya akan menjadi kurang daya tariknya bagi pastisipan dan
stakeholder.

Leave a comment
Special Event, Pameran, Festival dan Fair.
January 9, 2013Event OrganizingAnindya Karina

Special Event adalah suatu acara yang tidak dibuat secara reguler dan untuk suatu yang
sangat khusus. Suatu Event dapat digolongkan ke dalam Special Event berdasarkan besar dan
isinya misalnya: Size: Local, Major dan Mega Event sedangkan Content berisi Hallmark
Event, Culture Event, Sport Event dan Business Event. (Bowdin, 2006).

Menurut Pudjiastuti (2010: 109) Special Event disebut juga ajang khusus dapat mencapai
tujuan dengan memenuhi unsur entertaiment (hiburan) dan unsur excitement (berkesan).

Menurut Kotler (1999) Variasi dari Special Event antara lain Conference, seminars, outings,
exhibits,contest and competitions, anniversaries, sport and cultural sponsorships. Sedangkan
menurut Joe Goldblatt (2002) selain, komponen celebration, education, marketing and
reunion. Pudjiastuti (2010) mengungkapkan ada 20 (dua puluh) yang masuk kategori special
event berdasarkan tujuan dan kebutuhan khusus: Civic Event, Ekspositions, Fair and
Festivals, Hallmark Event, Hospitality, Meeting and Conference, retail Event, Social life
Cycle Event, Sport Event, Tourism. Selain itu masih termasuk Special Event: Roadshow,
Contest and Competition, Permainan, Demonstration, Debat, Launching, Media Conference,
Media Tour, Gathering, Reunion.

Civic Event: bentuk ajang khusus dalam bentuk parade atau iring-iringan yang didukung
suatu kreativitas dan memiliki news value.

Exhibits/Exposition (pameran) yang dapat menyebarkan pesan, menyampaikan informasi,

meyakinkan, dan menjadi sarana komunikasi yang membuat publik tetap ingat dan
memahami yang ingin ditampilkan dalam suatu pameran.

Manfaat pameran: supaya orang mendapatkan informasi yang benar pada produk yang
diluncurkan, mengenalkan produk secara langsung kepada konsumen, menunjukkan
eksistensi dan keberadaan produk atau jasa yang terus ada dan terjaga kontinuitasnya. Di
samping itu memperlihatkan kekuatan perusahaan di mata pesaing, Menjaga image produk
dengan seringnya berpameran, masyarakat semakin paham positioning produk atau jasa.
Dengan image tertanam dan terus menerus ditanamkan di benak khalayak, produk dan jasa
tidak mudah terlupakan yang akhirnya tidak tergeser oleh pesaing. (Lidia Evelina, 2005:6-7)

Ciri-ciri pameran bersifat interaktif, ada trigging bagi pengunjung (pengunjung bisa
mencoba) untuk mendapatkan pengalaman terhadap suatu produk, bisa terjadi transaksi
langsung atau upaya lobi untuk negosiasi lebih lanjut, bisa terjadi transaksi langsung atau
upaya lobi untuk negosiasi lebih lanjut, business to customer atau business to business,
liputan media yang luas dari media massa dan memberikan hiburan bagi masyarakat
(Pudjiastuti, 2010:117).

Fair dan Festival memberikan hiburan dalam bentuk kesenian, budaya dan permainan,
maupun dalam penjualan produk serta tidak ada unsur kompetisi hanya pertunjukkan.
Karakteristik Fair dan Festival antara lain: Melibatkan banyak peserta, Tujuan utamanya
memberikan hiburan kepada khalayak untuk menunjukkan eksistensi perusahaan atau
produknya, Aneka hiburan dan permainan bisa disajikan sekaligus dalam acara yang
berbentuk fair. Pada Festival biasanya ada satu tema yang diangkat, misalnya festival ini
yang disajikan adalah segala bentuk kesenian yang dimainkan anak jalanan. Fair dan Festival
seringkali diadakan bersama untuk saling mendukung, khalayak sasaran spesifik, tempat
pelaksanaan merupakan representatif untuk jenis festival dan fair-nya, pelaksanaan bisa
mencapai 1-3 hari atau dalam jangka waktu yang lebih panjang lagi, satu minggu atau satu
bulan. Bisa diadakan secara rutin atau sekali saja.(pudjiastuti, 2010: 122-123).

Jakarta, 9 Januari 2012

Leave a comment

Pembiayaan Event
October 30, 2012Event OrganizingEvent OrganizingAnindya Karina
Ketika kita bermaksud untuk menyusun anggaran Event hendaklah selalu berpedoman
pada tujuan event. Artinya tujuan event itu untuk kegiatan amal atau kegiatan komersil. Jadi
anggaran yang disusun berdasarkan dana yang tersedia.

Kemudian, selalu melakukan pengecekan terhadap harga terkini dari setiap komponen yang
menjadi biaya event. Jika event akan diselenggarakan masih dalam hitungan bulan atau
tahun, musim High season sebaiknya ditambahkan biaya untuk menghindari kenaikan harga
pada saat event diselenggarakan.
Dalam menyusun anggaran ketika Menetapkan harga tiket setelah seluruh komponen biaya
dihitung dapat ditambakah dengan beberapa keuntungan yang diharapkan. Pertimbangkan
mengenai apakah event yang ditetapkan akan dihadiri oleh jumlah pengunjung sesuai dengan
target yang telah ditetapkan atau tidak. Bagaimana jika yang menghadiri event hanya 70 %,
50 % atau kurang dari 50 %.
Event dapat saja dibiayai oleh perusahaan namun, bila dana yang dibutuhkan kurang maka
perlu dukungan dana maupun sumbangan dana dari pihak lain. Ketika dana yang dibutuhkan
dari sponsor kurang mencukupi itu berarti kita harus berusaha menciptakan strategi baru
untuk memperoleh dana. Misalnya saja strategi promosi untuk pembelian lebih awal (Early
bird), atau Sales promotion dengan memberikan diskon atau gratis untuk jumlah tertentu atau
hadiah. Bisa juga dengan Personal selling dengan mendatangi calon peserta pameran atau
peserta seminar.
Control terhadap Pembiayaan event
Bila pemasukan tidak sesuai dengan harapan, maka perlu melakukan penghematan
pengeluaran, artinya mengatur kembali cash flow kegiatan. Menjadwalkan ulang pembayaran
merupakan salah satu strategi yang bisa diterapkan.Pembiayaan umumnya dibagi menjadi
Before event, During Event dan After Event. Jadi, sebagai Event organizer haruslah pandai
mengatur waktu pembayaran sehingga uang yang tersedia dapat digunakan untuk
kepentingan yang mendesak.
Jakarta, 30 Oktober 2012