Nama :

NIM :

Kelas :

Tema dan
No Tanggal Ringkasan Materi
Presenter
1. 30 Agustus 2023 Pengantar event Event Organizer atau EO adalah
organizier, oleh: Penyelenggara Acara,atau Usaha
Aditya Sugeng, dalam bidang jasa yang secara sah
Agita Shalu, Alfina ditunjuk oleh clientnya, guna
Damayanti mengorganisasikan seluruh
rangkaian acara, mulai dari
perencanaan, persiapan, eksekusi
hingga evaluasi, dalam rangka
membantu mewujudkan tujuan
yang diharapkan client dengan
membuat acara. Ada beberapa jenis
EO yang dikenal selama ini
diantaranya adalah: (1) one stop
service agency; (2) MICE atau
meeting, incentive, convention and
exhibition; (3) musik atau
hiburan/promotor musik; (4)
wedding planner atau wedding
organizer; (5) ulang tahun; (6)
personal organizer. Event organizer
one stop service agency merupakan
sebuah EO berskala besar yang
memainkan peran disegala jenis
kegiatan baik berskala regional,
 nasional maupun Internasional.
Kegiatan EO ini mencakup tugas-
tugas di bawah garis, di atas garis,
dan tugas-tugas lain yang
memerlukan bantuan EO. Kegiatan
terkait pertemuan di tingkat
nasional dan dunia menjadi
penekanan utama EO MICE
(meeting, insentif, konvensi, dan
pameran). Penekanan EO ini juga
pada kegiatan pameran.
2. 13 September 2023 Unsur dan Unsur 5-P dalam Sebuah Event
pendukung sebuah diantaranya adalah penyandang
event organizier, dana yang berarti perorangan atau
oleh: Achmad Dedy, perusahaan yang bersedia
Afkarina, Agustarini mensponsori atau meminjamkan
dana untuk terselenggaranya acara
yang akan kita selenggarakan.
Pelaksana acara harus mampu
mengelola dan melaksanakan acara
secara maksimal agar pesan yang
disampaikan melalui bentuk
komunikasi tertentu yang kreatif
dan inovatif dapat diterima dengan
baik oleh konsumen. Penampil
dalam suatu acara harus dihadirkan
semenarik mungkin agar dapat
menarik pengunjung sebanyak-
banyaknya, sehingga
penyelenggara acara harus mencari
 penampil yang dapat menarik
khalayak luas Penonton mengukur
keberhasilan suatu acara dari
jumlah penonton yang hadir pada
acara tersebut. Di sini, publik
menjadi tolak ukur keberhasilan
acara di luar konsep yang
disajikan. Pengamat pada bagian
ini diperlukan untuk mengamati
proses kerjasama tim dalam
pelaksanaan acara. Kita mulai
dengan riset lokasi, positioning dan
pengemasan acara yang akan
dihadirkan kepada pengunjung.
Seorang penyelenggara acara atau
event organizer harus memiliki
beberapa keterampilan penting
agar acaranya berjalan lancar
Berikut ini adalah beberapa
keterampilan penting yang harus
dimiliki oleh penyelenggara acara:
Kemampuan interpersonal,
Kemampuan Mendengarkan,
Kemampuan beroganisasi ,
Passions / bergairah/ bersemangat,
Komunikasi, Bekerja di bawah
tekanan, Keterampilan
memecahkan masalah.
3. 13 September 2023 Posisi dan jabatan Event marketing adalah suatu
dalam organisasi peristiwa atau acara yang
event organizier, dilakukan secara sadar, yang tujuan
oleh: Ahmad Kosim, utamanya adalah untuk
Aini Roqyidah, menyampaikan suatu pengalaman
Akmila, Alda Dista kepada para pesertanya
(calonkonsumen). Divisi marketing
lebih banyak berhubungan dengan
masyarakat. Devisi pemasaran
harus menentukan jenis pulikasi
yang tepat. Bagian pemasaran akan
membagi fungsinya menjadi divisi
yang lebih kecil untuk kelancaran
tugasnya antara bagian penjualan
(sales), ticketing dan promosi.
Pekerjaan administrative untuk
kegiatan dapat dikategorikan
berdasarkan dua hal yaitu
berdasarkan waktu dan jenis tugas.
Ruang lingkup pekerjaan
administrasi pada event dapat
dibedakan menurut waktu
pengerjaannya yang dibagi menjadi
tiga yaitu pekerjaan administrasi
pada pre-event, during, dan post
event. administrasi adalah proses
kegiatan organisasi yang
dilaksanakan secara teratur oleh
administrator dan diatur melalui
perencanaan, pelaksanaan, dan
pengelolaan pengawasan guna
mencapai tujuan akhir yang telah
 ditetapkan. . Manajemen keuangan
meliputi perencanaan, analisis dan
operasi mengendalikan aktivitas
keuangan. Orang yang melakukan
aktivitas ini sering disebut sebagai
manajer keuangan atau divisi
keuangan dalam sebuah organisasi.
Untuk dapat mengambil keputusan
keuangan yang baik, Manajer
keuangan harus menentukan tujuan
yang ingin dicapai. Keputusan
yang tepat adalah keputusan yang
akan membantu mencapai tujuan
suatu organisasi. Biasanya, tujuan
keputusan keuangan adalah untuk
memaksimalkan nilai organisasi.
4. 20 September 2023 Perencanaan 1. Event adalah suatu kegiatan
penyelenggaraan yang diselenggarakan untuk
event, oleh: mencapai tujuan tertentu sesuai
Abdullah Fahmi, dengan rencana yang telah
Alfi Khoirul, dipersiapkan sebelumnya, baik
Alfinatul, Aliffah secara individu maupun kelompok.
Nurul 2. Proses atau tahap-tahap
perencanaan event. a) Riset
(Penelitian), penelitian ini
dilakukan untuk mengetahui
kebutuhan, keinginan dan harapan
dari sasaran pasar b) Desain
(Rencana), langkah ini ialah
langkah untuk menentukan tema
 dan konsep acara. Proses ini
memakan waktu cukup lama
dengan adanya pemilihan ide dan
konsep acara. c) Planning, pada
tahap ini panitia mulai
menginterpretasikan strategi yang
akan dilaksanakan d) Coordinating,
pada fase ini berfokus pada alur
proses, koordinasi peserta, dan
pemecahan masalah jangka
pendek. e) Evaluations, pada tahap
ini dilakukannya evaluasi terhadap
pelaksanaan event dan dilakukan
dengan menggunakan pendekatan
tinjauan atau review komprehensif
atau satu per satu. 3. Dalam
merencanakan kegiatan event
organizer, perlu adanya hal-hal
yang harus diperhatikan: 1) Diskusi
dengan klien 2) Membuat konsep
event 3) Menentukan misi, tujuan,
dan target 4) Membuat rencana
awal 5) Mendetailkan rencana 6)
Implementasi 7) Evaluasi
5. 27 September 2023 Sponsor dalam Event sponsorship adalah kegiatan
penyelenggaraan yang dilakukan oleh perusahaan
event, oleh: Aliya untuk membantu event tertentu
Nur, Ambar, Ananda dengan memberikan uang, barang,
Uli, Andreas atau jasa. Event sponsorship
bermanfaat bagi perusahaan
sponsor dan penyelenggara event,
seperti membuat merek lebih
dikenal, disukai, dan setia,
menambah dana, kepercayaan, dan
jumlah orang yang datang ke event.
Sponsor tunggal yang memberikan
semua dana; sponsor utama yang
memberikan sebagian besar dana
dan ikut campur dalam event; dan
sponsor pendamping atau
pendukung yang memberikan
sebagian dana dan harus cocok
dengan produk sponsor utama. Ada
juga donatur yang memberikan
dana tanpa minta apa-apa selain
citra baik. Nilai sponsor dapat
ditentukan berdasarkan dana EO,
manfaat sponsor, atau harga pasar.
EO harus tahu dan paham dana dan
promosi sponsor, serta mengikuti
hal biasa yang ada di pasar.
Sponsorship sebagai komunikasi
pemasaran yang melibatkan
kerjasama antara perusahaan dan
penyelenggara event dengan saling
memberi dan dapat manfaat.
Beberapa cara mencari dan
berbicara dengan perusahaan yang
mau kerjasama dengan acara yang
cocok, yaitu cara lobi, yang
 melibatkan pertemuan dan
komunikasi antara kedua belah
pihak; dan cara negosiasi, yang
melibatkan cara saling untung yang
membuat kedua belah pihak senang
dengan memberi dan dapat syarat
masing-masing. Membuat
kerjasama yang baik menunjukkan
bahwa komunikasi antara kedua
belah pihak lancar sehingga semua
hal yang dibutuhkan dapat berjalan
dengan baik. Setelah event selesai
harus selalu mengevaluasi setiap
acara, memperbaiki, dan mencari
solusi terbaik untuk acara
selanjutnya.
6. 27 September 2023 Pembiayaan dalam 1. Penyusunan anggaran adalah
penyelenggaraan proses perencanaan kerja selama
event, oleh: Andhika satu tahun, yang dinyatakan dalam
Ikhfa, Anngi Nur mata uang dan jumlah orang.
Eka, Anggi Anggaran merupakan pernyataan
Wahyuning Utami mengenai perkiraan kinerja yang
ingin dicapai selama jangka waktu
tertentu, yang dinyatakan dalam
bentuk keuangan. Untuk
menetapkan anggaran berbasis
kinerja, terlebih dahulu harus
disusun rencana strategis (strategic
planing) secara obyektif dan
dengan partisipasi seluruh
komponen yang ada. Yang perlu
diperhatikan dalam menyusun
anggaran yaitu Strategi
perencanaan, prediksi, Rencana
kuantitatif, Rencana waktu, dan
pengendalian.
2. Faktor penting yang harus
diperhatikan dalam bidang
anggaran adalah penyusunan
anggaran harus realistis dan dalam
proses pelaksanaannya, berikut
jenis-jenis pembiayaan dalam
sebuah event antara lain yaitu: a)
Data Internal, sumber pendanaan
yang didasarkan pada hasil
operasional Perusahaan. b)
Sponsorship, kontrak yang saling
menguntungkan yang terdiri dari
penyediaan dana, barang dan/atau
jasa oleh individu atau badan
kepada perseorangan atau badan
hukum lain (pemegang hak). c)
Donasi, sumbangan sukarela dari
individu, organisasi, atau
perusahaan yang ingin mendukung
acara. d) Penjualan tiket. e)
Penjualan Merchandise, suatu
kegiatan yang digunakan untuk
memperoleh suatu komoditas yang
sesuai dengan toko.
 3. Beberapa permasalahan yang
sering muncul dalam pembiayaan
sebuah event diantaranya yaitu: a)
Defisit keuangan. Defisit keuangan
adalah pengeluaran sebuah event
lebih besar daripada dana yang
didapat dalam sebuah event. b).
Peningkatan biaya. Biaya yang
dikeluarkan akan menjadi lebih
besar. c). Manajemen keuangan.
Jika dalam melakukan manajemen
keuangan tidak dilakukan dengan
sungguh-sungguh maka akan
terjadi sebuah kegagalan. d).
Partisipasi. Partisipasi dari
masyarakat kurang sehingga terjadi
hambatan dalam pembiayaan. e).
Ketidakstabilan sistem keuangan.
7. 18 Oktober 2023 Publikasi dan 1. Publikasi adalah kegiatan usaha
promosi dalam yang termasuk dalam strategi
penyelenggaraan pemasaran suatu produk. promosi
event, oleh: Amin adalah perkenalan dalam rangka
Rahayu, Anik memajukan usaha, dagang. 2.
Sudarsih, Anisa Strategi Menyusun promosi antara
Cahya, Anisa Nur lain mengidentifikasi sumber
Aini sasaran, menyebutkan tujuan
promosi, mempersiapkan pesan,
ketahui dasar-dasar komunikasi,
menyebutkan total anggaran
promosi, memutuskan bauran
 promosi, mengukur hasil promosi
dan memanajemen komunikasi
pemasaran. 3. Metode promosi
yang terdiri dari 8 metode yaitu,
periklanan, promosi penjualan,
acara dan pengalaman, hubungan
masyarakat, penjualan personal,
pemasaran langsung, pemasaran
interaktif dan pemasaran dari mulut
ke mulut. Metode publikasi yaitu
dengan menggunakan media social,
situs web acara, media
konvensional, blog dan konten
online, pemasangan spanduk, dan
siaran pers.
8. 25 Oktober 2023 Mitra kerja event 1. Peran mitra kerja dalam sebuah
organizier, oleh: event yaitu para supplier sebagai
Annas Fuady, mitra kerja demi suksesnya sebuah
Annisa Febriani, event. Tentunya para
Annisa Nur Faradila penyelenggara acara harus
memastikan memilih supplier yang
benar-benar profesional di
bidangnya dan menyediakan
barang/jasa yang berkualitas untuk
menjamin kualitas acara yang
diselenggarakannya. 2. Adapun
jenis – jenis mitra kerja, yaitu mitra
kerja umum, mitra kerja terbatas,
mitra kerja terbatas gabungan.
Suatu mitra kerja mempunyai dua
 jenis mitra: mitra umum dan mitra
terbatas, serta mitra dari berbagai
tingkatan. 3. Beberapa hal berikut
harus dipertimbangkan saat
membangun hubungan kerja yang
menguntungkan dengan mitra kerja
Event Organizer, yaitu bergabung
dengan suatu komunitas
stakeholder EO, Komunikasi yang
baik, Menjaga kepercayaan yang
diberikan mitra kerja, Saling
memberikan support.
9. 1 November 2023 Legalitas event, Kontrak adalah perjanjian antara
oleh: Annisa Putri, dua pihak yang berisi
Annisa Ulfi, Annisa tanggungjawab dan kewajiban
Nur Qomariyah, yang diatur berdasarkan hukum
Argha Rizqi yang berlaku yang isinya
menjelaskan pertukaran
kepentingan antara kedua belah
pihak (Bowdin dkk: 2003).
Kontrak dapat tertulis dan juga
dapat persetujuan lisan, tetapi
sebaiknya setiap kontrak
dituangkan dalam perjanjian
tertulis. Kontrak biasanya tertuang
dalam kalimat yang singkat dan
jelas dan tidak dalam jumlah
lembar yang banyak, tetapi untuk
kontrak yang mencantumkan
jumlah uang yang besar dan
sejumlah kewajiban, harus tertuang
dalam kontrak formal. Goldblatt
(1997) dalam Bowdin (2003)
menjelaskan beberapa hal yang
biasanya muncul pada kontrak
sebuah event adalah: 1. Nama
kedua belah pihak dan nama
perusahaan yang mengikat kontrak
2. Produk atau layanan yang
diberikan secara detail (peralatan,
hiburan, penggunaan fasilitas
bangunan, penasihat, ahli) 3.
Keuntungan yang didapatkan oleh
belah pihak 4. Tandatangan kedua
belah pihak yang mengerti isi
kontrak, dan kondisi perjanjian
tersebut. Dalam penyusununan
sebuah kontrak yang baik dan
benar, para pihak dalam kontrak
harus merencanakan secara matang
dan mengetahui langkah- langkah
yang harus diambil. Adapun
beberapa tahapan penyusunan
kontrak diantaranya berikut adalah
beberapa tahapan dalam
penyusunan sebuah kontrak, yaitu:
1. Pra kontrak 2. Penyusunan
kontrak 3. Pasca penandatangan
kontrak.