CREATIVE EXHIBITION

SESI 2

OLEH ; IRFAN
SETIAWAN, SA.B, MA
CREATIVE EXHIBITION
SESI 2
1. MANAJEMEN EVENT
2. STAKEHOLDER EVENT
3. ANALISIS SWOT EVENT
 • Manajemen event merupakan tahapan-
tahapan yang harus dikerjakan untuk
menyelenggarakan event.
• Pengelolaan setiap event mempunyai
1. bentuk yang sama, yaitu semuanya
MANAJEMEN dimulai dengan :
EVENT • Perencanaan (Planning),
• Pengorganisasian (Organization),
• Pelaksanaan (Actuating),
• Pengawasan (Controlling), dan
• Melakukan Evaluasi (Evaluating).
1. MANAJEMEN EVENT

A.Tahap Pre-event
• Perencanaan (Planning)
• Pengorganisasian (Organization)
B.Tahap Pelaksanaan Event
• Pelaksanaan (Actuating)
• Pengawasan (Controlling)
C.Tahap Post-Event
• Evaluasi (evaluation)
1. MANAJEMEN EVENT
1. MANAJEMEN EVENT

A. Tahap Pre-event
• PERENCANAAN (PLANNING)
• Merencanakan sebuah event sangat
dibutuhkan bagi koordinasi yang baik antar
tim, dan fokus pada ide yang
ditampilkan.
• Proses perencanaan event dimulai dengan
menentukan tujuan yang jelas mengapa event
tersebut dilaksanakan.
1. MANAJEMEN EVENT

A. Tahap Pre-event
• PERENCANAAN (PLANNING)
• Pada penyelenggaraan event terdapat tiga
bagian pokok yang dituangkan dalam
perencanaan secara detail, yaitu ;
• BAGIAN KEUANGAN
• BAGIAN OPERASIONAL, dan
• BAGIAN PEMASARAN
1. MANAJEMEN EVENT

A. Tahap Pre-event
• PERENCANAAN (PLANNING)
• BAGIAN KEUANGAN
Bagian Keuangan akan membuat rencana keuangan
dengan detail, yaitu menyusun anggaran event,
menentukan jumlah tiket yang akan dijual dan
menentukan berapa pemasukan yang diharapkan
dari event. Siapa saja yang akan menjadi sponsor
dan apakah diperlukan sponsor? Berapa besr
investasi atau modal yang dibutuhkan untuk
penyelenggraan event tersebut?
1. MANAJEMEN EVENT

A. Tahap Pre-event
• PERENCANAAN (PLANNING)
• BAGIAN OPERASIONAL
Bagian Operasional event secara detail harus menyusun
rencana operasional seluruh kebutuhan penyelenggaraan
event. Kebutuhan tersebut meliputi kebutuhan sumber daya
manusia (tim) yang akan terlibat.
• Mulai dari keterampilan dan kemampuan yang diharapkan,
harus sudah disusun sejak rencana ditetapkan. Kebutuhan
akan lokasi atau tempat penyelenggraan. Peralatan-
peralatan yang dibutuhkan, Set/dekorasi, keamanan, dll
keperluan untuk operasional lainnya harus sudah masuk ke
dalam daftar yang dibutuhkan bagian operasional event.
1. MANAJEMEN EVENT

A. Tahap Pre-event
• PERENCANAAN (PLANNING)
• BAGIAN PEMASARAN
Bagian Pemasaran merupakan bagian yang
tidak kalah penting dari bagian lain. Jumlah
pengunjung akan dipengaruhi oleh bagaiamana
informasi mengenai event sampai kepada
sasaran yang tepat. Bagaimana cara promosi
yang efektif untuk menjangkau pasar yang
tepat serta jadwal pemasaran yang tepat.
1. MANAJEMEN EVENT

A. Tahap Pre-event
• PENGORGANISASIAN
(ORGANIZATION)
• Setiap penyelenggaraan event diperlukan
struktur organisasi yang berfungsi memudahkan
operasional event.
• Penyusunan struktur organisasi
akanmenentukan pembagian, proses dan
alurtugas masing-masing bagian,menggambarkan
garis perintah, kewenangan, koordinasi,
sertapengambilan keputusan yang bermuara
pada efektitas hasil kerja (Karsonno:2016).
1. MANAJEMEN EVENT
1. MANAJEMEN EVENT

B. Tahap Pelaksanaan Event

• PELAKSANAAN (ACTUATING) dan
• PENGAWASAN (CONTROLLING)
• Pengertian pelaksanaan event bukan hanya
mengacu pada “hari H” (D-Day) yang hanya
berlangsung satu atau dua hari, karena
realisasinya memiliki cakupan jauh lebih luas,
yaitu memperhitungkan lamanya pembangunan
konstruksi lokasi atau set.
• Agar event berjalan lancar, maka perlu dilakukan
Pengawasan (Controlling) dengan membuat
checklist peralatan dan kegiatan serta kepastian
pengisi acara.
1. MANAJEMEN EVENT

C. Tahap Post-Event
• EVALUASI (EVALUATION)
• Penyelenggaraan event adalah sebuah kerja
keras, dan panjang serta memeras banyakn
energi yang diakhiri dengan closing ceremony
yang sebenarnya menandai dibukanya agenda
kegiatan baru guna menyempurnakan event yang
sudah diselenggarakan.
• Agenda tersebut berisi eveluasi, pelaporan dan
perencanaan lanjutan, analisis SWOT tentang
event tersebut, yang dilakukan untuk
mengembangkan event tersebut.
 • Stakeholder dalam event adalah
suatu kesatuan dari bermacam-macam
pihak yang terlibat dalam suatu event.
Keterlibatan pihak-pihak ini memiliki
tingkatan masing-masing sesuai motif
individual, kekuasaan, sumber, besarnya
2. pengaruh, dan peran.
STAKEHOLDER
EVENT • Kesuksesan suatu event bisa ditentukan
oleh besarnya pengaruh dan
dukunganyang diberikan dari
stakeholder. Konsep suatu event juga
menjadi salah satu faktor dalam
membentuk sebuah kelompok
stakeholder.
2. STAKEHOLDER
EVENT
• Panitia dan perencana event juga harus teliti
dan tepat dalam menyeleksi dan
mengkoordinir stakeholder yang akan
berpartisipasi dalam event. Kerja sama yang
baik dengan stakeholder dapat membawa
efek yang luas bagi event maupun kumpulan
stakeholder lainnya, seperti yang dikatakan
oleh Bramwell dan Lane dalam buku Event
Management (McCartney, 2010: 261) :
2. STAKEHOLDER
EVENT
• Bramwell dan Lane dalam buku Event
Management (McCartney, 2010: 261) : “Setiap
pemangku kepentingan mengendalikan sumber
daya, seperti pengetahuan, keahlian, konstituen,
dan modal, tetapi mereka sendiri tidak mungkin
memiliki semua sumber daya yang diperlukan
untuk mencapai tujuan mereka dan untuk
merencanakan secara efektif masa depan mereka
dalam kaitannya dengan masalah pengembangan
pariwisata yang signifikan”
2. STAKEHOLDER
EVENT
• Menurut Sulyus Natoradjo dalam buku Event
Organizing (2011: 20), Stakeholder Event
adalah semua pihak, baik perorangan, asosiasi,
maupun organisasi internal atau eksternal, yang
memiliki kepentingan dan peran dalam event.
• Kelompok dari stakeholder tidak hanya terdiri
dari pihak yang melakukan investasi secara
financial terhadap event, tetapi juga semua pihak
yang terlibat baik secara politik, emosional,
motivasi atau dukungan, serta berminat pada
event tersebut.
2. STAKEHOLDER
EVENT
• Menurut peneliti, Stakeholder Event adalah
pihak-pihak penting yang terlibat dalam
mendukung kesuksesan suatu event dengan
fungsi dan kepentingan masing-masing yang
berbeda.
• Stakeholder dan event memiliki keterikatan
yang saling berpengaruh, artinya, kesuksesan
event dipengaruhi oleh efektivitas
stakeholder, dan nama baik stakeholder juga
dipengaruhi oleh event yang
diinvestasikannya.
2. STAKEHOLDER
EVENT
• Jika stakeholder berfungsi dengan baik, maka
event dapat berjalan lancer dan sukses
terselenggara, dan jika event sukses maka nama
baik stakeholder bisa meningkat dan dipandang
baik oleh publik.
• Stakeholder terbagi atas dua yaitu internal dan
eksternal, dimana pihak internal lebih memiliki
peran besar atas perencanaan dan pelaksanaan
event, sedangkan pihak eksternal memberi
dukungan yang secara fisik tidak terlihat namun
secara teknis memberikan pengaruh yang cukup
besar.
 a. Penyelenggara/Event Organizer
b. Sektor Publik/Pemerintah
c. Supplier
d. Agen
2.
STAKEHOLDER e. Media
EVENT
f. Organisasi
g. Konsultan
h. Institusi Pendidikan
i. Pengunjung Atau Peserta
2. STAKEHOLDER
EVENT
• PERUSAHAAN PENYELENGGARA
EVENT/ EVENT ORGANIZER
Pengguna terbesar dalam penyelenggaraan
event adalah event organizer (EO). EO biasanya
diartikan sebagai organisasi besar yang
menyelenggarakan event, tetapi, saat ini banyak
juga EO yang berskala kecil atau perorangan
yang bekerja sendiri dalam mengelola bisnis
event yang bertujuan mendapatkan
keuntungan sendiri.
2. STAKEHOLDER
EVENT
• SEKTOR PUBLIK/PEMERINTAH
Sektor publik atau pemerintah dalam
menyerenggarakan sebuahevent biasanya
memiliki karakteristik yang sedikit berbeda dari
perusahaan. Hal ini biasanya berkaitan dengan
keterbatasan jumlah dana yang digunakan untuk
menyerenggarakan event. Banyak event besar
yang diselenggarakan oleh pemerintah yang
bekerjasama dengan EO dan menghasilkan event
besar, misalnya festival kebudayaan, pameran
dagang dan konferensi.
2. STAKEHOLDER
EVENT
• SUPPLIER
Supplier dapat diartikan sebagai pihak yang
memberikan segala pelayanan yang diperlukan
untuk menyelenggarakan event. Supplier
penyelenggara event terbagi menjadi tiga
kategori utama, yaitu:
a. Tempat Penyelenggaraan Event
b. Destinasi
c. Penyedia Jasa Lainnya
2. STAKEHOLDER
EVENT
• AGEN
Agen merupakan penghubung yang
membantu terselenggaranya sebuah event
dengan cara dikontrak mulai dari tahap
perencanaan sampai dengan terselenggaranya
sebuah event.
• Dilihat dari jenis pekerjaan dan
tanggungjawabnya, terdapat beberapa
organisasi yang dapat dikategorikan sebagai
agen penyelenggara event, yaitu;
2. STAKEHOLDER
EVENT
• AGEN
1. Professional Conference Organizer (PCO)
PCO merupakan professional yang merencanakan,
mempersiapkan dan menyelenggarakan event
sejenis konferensi atau pertemuan lainnya.
2. Agen Penyedia Tempat Penyelenggara
Event
Agen ini harus dapat memberikan rekomendasi
tempat
yang cocok dengan event yang akan berlangsung.
2. STAKEHOLDER
EVENT
• AGEN
3. Perusahaan Penyelenggara Event
Perusahaan yang bergerak dalam penyelenggaraan
event memberikan pelayanannya pada hampir
seluruh aspek, seperti mendasain tempat
penyelenggaraan event, menyusun tata letak untuk
fasilitas yang fasilitas yang diperlukan untuk event,
mempersiapkan tata cahaya, tata suara,
pengguanaan teknologi pada penyelenggaraan
event serta special effect lainnya.
2. STAKEHOLDER
EVENT
• AGEN
4. Destinastion Management Company
(DMC)
Perusahaan yang bergerak dalam menangani
operasional penyelenggaran event yang
menggunakan fasilitas di luar daerah atau luar
negaranya.
5. Corporate Events Company
Corporate event dalam penyelenggaraan nya lebih
banyak memanfaatkan kegiatan olahraga besar
atau kebudayaan sebagai daya tarik untuk
mendapatkan pengunjung potensialnya.
2. STAKEHOLDER
EVENT
• AGEN
6. Business Travel Agency
Pelayanan utama business travel agency adalah
pada perjalanan bisnis.
7. Exhibition Organizer
Ketika perusahaan menyewa jasa exhibition
organizer, perusahaan akan membayarnya dalam
bentuk management fee untuk pekerjaan yang
dilakukan atau negoisasi atas ukuran ekshibisi
yang akan diselenggarakan.
2. STAKEHOLDER
EVENT
• MEDIA
Industri event menerbitkan informasi melalui
media, baik cetak maupun elektronik. Peran
media sangat berdampak besar terhadap
penyelenggaraan event khususnya untuk
kepentingan promosi.
• ORGANISASI
Banyak negara memiliki organisasi
kepariwisataan yang di danai pemerintah
untuk mempromosikan kegiatan
kepariwisataannya secara internasional.
 2. STAKEHOLDER
EVENT
• KONSULTAN
Jenis jasa yang biasa diberikan oleh konsultan untuk
penyelenggaraan event diantaranya:
a. Melakuan studi kelayakan untuk menyelenggarakan event
baru.
b. Memberikan strategi pemasaran untuk destinasi atau
tempat penyelenggaran
c. Memberikan masukan untuk pendirian pusat konferensi
atau masukan untuk memperbaharui tempat yang telah
ada
d. Memberikan masukan untuk pasar potensial bagi
penyelenggaraan event
2. STAKEHOLDER
EVENT
• INSTITUSI PENDIDIKAN
Karena berkembangnya industri event, banyak
institusi pendidikan yang memasukkan bisnis event
dalam silabusnya,
misalnya saja dalam Kurikulum Program Studi Jasa
Pariwisata
dan juga jurusan kita di Pendidikan Administrasi.
Hal ini juga
dikarenakan permintaan SDM bidang event
semakin
meningkat.
2. STAKEHOLDER
EVENT
• PENGUNJUNG ATAU PESERTA
Pengunjung atau peserta event akan menjadi
kunci sukses
nya sebuah event. Hal ini terkait dengan jumlah
pengunjung
yang datang sesuai dengan target yang diharap.
 • SWOT adalah singkatan dari
Strenghts (kekuatan), Weakness (kele
3. mahan), Oppurtunities (peluang),
ANALISA Threats (ancaman).
SWOT • Analisa SWOT adalah alat yang
SEBUAH digunakan untuk mengidentifikasi
EVENT isu-isu internal dan eksternal yang
mempengaruhi kemampuan kita
dalam memasarkan event kita.
3. ANALISA SWOT
SEBUAH EVENT
• Kekuatan dan Kelemahan
• Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan event,
kita harus mencermati isu-isu dalam organisasi yang
mempengaruhi kemampuan kita menjual event ke pasar
dan sponsor.
• Wilayah penting yang perlu digali adalah persepsi dari si
EO itu sendiri terhadap suatu event. Jika EO kita
memandang event tersebut sebagai perioritas dan
peluang untuk meningkatkan profil EO, maka event
tersebut menjadi sebuah kekuatan. Namun jika kita
memandang event tersebut sebagai pemborosan
sumber daya, maka event tersebut menjadi kelemahan.
3. ANALISA SWOT
SEBUAH EVENT
• Peluang dan Ancaman
• Langkah selanjutnya adalah menganalisa semua
faktor di luar organisasi yang mungkin
mempengarhi event kita.
• Analisa eksternal ini akan membantu kita
mengidentifikasi peluang dan ancaman yang
terkait dengan event. Segera setelah menentukan
ancaman-ancaman atas event kita, kita bisa
menaksir ulang situasi dan menganalisa bagaimana
cara mengubah ancaman itu menjadi peluang.
 A. STRENGTH
• Dekor panggung/Desain venue menarik
dan unik, disesuaikan dengan
3. ANALISA perkembangan trendi.
SWOT • Mekanisme kerja beda dari yang lain:
SEBUAH bersifat kekerabatan, kekeluargaan, dan
EVENT professional.
(CONTOH) • Didukung oleh warga sekitar dan
sponsor
• Para anggota mempunyai keahlian sesuai
bidangnya,
 B. WEAKNESS

3. ANALISA • Sedikitnya jumlah tenaga ahli.

SWOT • Jam kerja lebih sedikit dan tidak
SEBUAH maksimal.
EVENT • Belum mempunyai nama jual (brand).
(CONTOH) • Minimnya pengetahuan para pekerja
mengenai pengorganisasian acara.
 C. OPPORTUNITY
• Acara akhir tahun.
3. ANALISA
• Banyak ide acara yang dapat diadakan.
SWOT
SEBUAH • Banyak masyarakat yang membutuhkan
EVENT bantuan untuk mengadakan acara dan
acara
(CONTOH)
• Mendapatkan keuntungan yang cukup
banyak jika acara sukses.
 D.TREATH
• Lokasi usaha event pesaing strategis
3. ANALISA
SWOT • Usaha event pesaing sudah banyak yang
SEBUAH terkenal dan sudah memiliki badan
hukum
EVENT
(CONTOH) • Usaha event pesaing memiliki keuangan
yang menjanjikan atau tidak kekurangan
dana
CREATIVE EXHIBITION
SESI 2

OLEH ; IRFAN
SETIAWAN, SA.B, MA