CREATIVE EXHIBITION

SESI 3

OLEH ; IRFAN
SETIAWAN, S.AB, MA
PEMBAHASAN SESI 3

• DIMENSI EVENT
• SCOPING (ANALISIS KEBUTUHAN
EVENT)
• PERTANYAAN KUNCI PELAKSANAAN
EVENT
• PENUNTUN DESAIN EVENT
 Setiap event memiliki enam dimensi yang
dapat dirasakan atau dialami oleh setiap
pengunjung dan setiap dimensi mempunyai
komponen sendiri (Silvers, 2004);
1. Materi Pemasaran

6 DIMENSI 2. Transportasi dan Penyambutan

EVENT Tamu
3. Nuansa, Suasana, dan Dekorasi
4. Hidangan (Makanan dan Minuman)
5. Hiburan/Kegiatan
6. Amenities dan Souvenir
 Setiap event memiliki enam dimensi yang
6 DIMENSI dapat dirasakan atau dialami oleh setiap
EVENT pengunjung dan setiap dimensi mempunyai
komponen sendiri (Silvers, 2004);
6 DIMENSI EVENT

1. Materi Pemasaran
• Dimensi ini mencakup segala informasi yang
akan disampaikan oleh penyelenggara acara
kepada calon pengunjung. Informasi tersebut
bersifat persuasif agar pengunjung datang
saat event bahkan ikut berpartisipasi.
Informasi seputar event dirancang dengan
pesan-pesan yang menarik yang kemudian
disampaikan melalui berbagai media, baik
elektronik ataupun cetak.
6 DIMENSI EVENT

2. Transportasi dan Penyambutan Tamu

• Dimensi ini tidak terbatas pada kesiapan fisik
dan operasional penyelenggara dalam
menyambut kedatangan tamu, seperti ruang
resepsi, meja pendaftaran, papan petunjuk arah,
dan fasilitas parkir dan toilet, tetapi juga fasilitas
transportasi dan akomodasi yang mungkin harus
disediakan untuk memfasilitasi pengunjung.Yang
disebut terakhir ini harus diperhitungkan oleh
pelaksana dalam menye lenggarakan acara-acara
tertentu, terutama yang menghadirkan
pengunjung atau peserta dari luar kota.
6 DIMENSI EVENT

3. Nuansa, Suasana, dan Dekorasi

• Dimensi ini dirancang untuk memberikan
kesan khusus bagi pengunjung. Dalam persiap-
annya, penyelenggara dituntut
memperhitungkan berbagai aspek, seperti
lingkungan fisik yang diperlukan untuk
menciptakan nuansa acara secara menyeluruh,
termasuk dekorasi, tema, lokasi, tempat,
ruangan, tata ruang, tata lampu, perabot, serta
peralatan.
6 DIMENSI EVENT

4. Hidangan (Makanan dan Minuman)

• Elemen-elemen dari dimensi ini harus sesuai
dengan jenis acara, tidak saja hidangan tetapi
juga cara pelayanannya.
5. Hiburan/Kegiatan
• Dalam suatu event perlu diperhatikan
mengenai kegiatan yang dapat memberikan
hiburan dan nilai tambah dari adanya event
bagi pengunjung.
6 DIMENSI EVENT

6. Amenities dan Souvenir.

• Begitu acara selesai, yang tinggal adalah
kenangan. Kenangan itu dapat diperkuat
melalui tanda terima kasih, cinderamata atau
oleh-oleh atas partisipasi pengunjung. Elemen
dan sarananya dapat berupa sertifikat, piagam,
badge,T-shirt, hadiah, dan sebagainya.
 • Sebagai pelaksana profesional, harus
merangkai elemen dalam keenam
dimensi itu menjadi sebuah kesatuan
yang utuh, saling mendukung satu
dengan yang lain, dan berlangsung secara
berkesinambungan sejak kedatangan
6 DIMENSI para tamu sampai kepulangan mereka
EVENT dari tempat acara.
• Kita harus mengemas serta mengelola
pengalaman itu dalam sebuah paket
desain (event design) sesuai tujuan dan
sasaran acara yang diharapkan oleh klien
atau orang yang punya hajat.
SCOPING ATAU ANALISIS
KEBUTUHAN EVENT
• Bagaimana EO mendesain dan mengatur
elemen-elemen itu agar membawa kesan dan
memenuhi harapan klien dan stakeholder
event? EO dengan mudah dapat mendesain
sebuah kerangka dasar acara secara lengkap
dengan melakukan scoping atau analisis
kebutuhan event dan klien.
SCOPING ATAU ANALISIS
KEBUTUHAN EVENT
• Kegiatan ini dilakukan melalui wawancara dan
diskusi secara mendalam dengan klien yang
mempunyai hajat. Melalui scoping dan
wawancara, EO paling tidak harus menggali lima
aspek yang diperlukan sebagai dasar untuk
membuat desain dan menentukan detil
kebutuhan acara (Silvers, 2004):
 1. Intent - Latar belakang, maksud serta
tujuan klien atau penyelenggara ingin
mengadakan acara .
2. Context - Nama, tema, nuansa dan
suasana lingkungan acara.
SCOPING
ATAU 3. Extent - Skala dan cakupan luasnya acara,
ANALISIS termasuk jumlah dan profiI pengunjung
KEBUTUHAN acara
EVENT 4. Content - Program, isi acara, dari kegiatan
lain sebagai pendukung acara.
5. Mandate - Syarat-syarat khusus yang
ditentukan klien atau penyelenggara untuk
dihadirkan di dalam acara.
 • EO hendaknya tidak menduga-
duga kelima aspek di atas. la
SCOPING
ATAU harus benar-benar menanyakan
ANALISIS kepada klien dan mendapatkan
KEBUTUHAN jawaban secara pasti untuk
EVENT
menghindari kesalah-pahaman di
kemudian hari.
LIMA PERTANYAAN
KUNCI
• Ada lima pertanyaan dapat membantu
pelaksana acara (EO) menggali informasi yang
dibutuhkan (Goldblatt, 2002 dan Silvers,
2004).
• Pertanyaan itu dimulai dengan "Mengapa?"
dan diakhiri dengan "Apa?" Urutan ini tidak
boleh dibalik.
LIMA PERTANYAAN
KUNCI
• Pertanyaan pertama ("Mengapa") meng-
ungkapkan tujuan sebuah acara
diselenggarakan oleh klien. Aspek ini
merupakan landasan dasar yang akan
mempengaruhi keputusan keputusan EO
selanjutnya menyangkut elemen-elemen lain
yang dibutuhkan untuk mendesain event.
LIMA PERTANYAAN
KUNCI
1. Mengapa - Mengapa acara ini harus
diselenggarakan? Apakah tujuan dan alasan-
alasannya? Apakah urgensi dan latar bela-
kangnya?
2. Siapa - Siapa stakeholders-nya? Event ini
digelar untuk siapa? Siapa yang diharapkan
hadir, termasuk profil tamu, seperti jum lah
peserta, kelompok usia, jenis kelamin,
pendidikan, gaya hi dup, dan sebagainya.
LIMA PERTANYAAN
KUNCI
3. Di mana - Di mana acara akan
diselenggarakan? Apakah lokasi akan
mempermudah atau bahkan menimbulkan
tantangan baru dan kebutuhan berbagai
logistik baru bagi pekerjaan EO selanjutnya?
Apakah lokasi dan tempat menunjang bagi
EO untuk melakukan kreasi dan inovasi dalam
mendesain acara?
4. Kapan - Kapan akan diselenggarakan? Apakah
ada fleksibilitas atau kelonggaran dengan
mempertimbangkan waktu untuk penelitian
dan persiapan?
LIMA PERTANYAAN
KUNCI
5. Apa – Apa acara yang akan disajikan dan
dibutuhkan oleh klien? Termasuk di
dalamnya:
• Apa nama atau jenis acara yang akan
diselenggarakan?
• Apa isi dan program utama yang diinginkan klien?
• Apa elemen atau konstituen yang dibutuhkan untuk
acara tersebut?
 • Melalui pembahasan mengenai jawaban
pertanyaan-pertanyaan di atas dengan
klien dan melalui analisis semua unsur
pokok yang diperlukan untuk
LIMA
mewujudkan acara tersebut, EO dapat
PERTANYAAN
KUNCI memberikan solusi yang kreatif tentang
elemen-elemen yang tepat untuk setiap
di mensi event yang akan memberikan
kepuasan bagi klien serta pengunjung,
seperti:
 • Lokasi, tempat dan fasilitas-fasilitas
penunjangnya.
• Nuansa lingkungan dan acara (resmi
atau tidak resmi, acara kekeluargaan,
acara kemasyarakatan, dan lain
LIMA sebagainya).
PERTANYAAN
KUNCI • Dekorasi.
• Hidangan
• Hiburan
• lsi acara, program dan kegiatan-kegiatan
pendukung lainnya
 • Selanjutnya, EO harus menguji apakah
desain tersebut feasible atau dapat
dilaksanakan.
• Cukupkah waktu untuk persiapannya?
Apakah sumber daya organisasi pelaksana,
baik internal maupun eksternal, yang
LIMA dimiliki EO sudah mencukupi dan mudah
PERTANYAAN diperoleh? Berapa biaya atau anggaran
KUNCI
yang diperlukan untuk .melaksanakan
acara tersebut?
• Jika semuanya feasible (termasuk waktu,
sumber daya, dan dana), barulah EO
mengajukan desain tersebut untuk
mendapatkan persetu juan dari pihak klien.
DAFTAR PENUNTUN UNTUK
MEMBUAT DESAIN EVENT

• Gunakan daftar dalam Tabel 3.1 sebagai daftar

periksa pada saat melakukan wawancara
dengan klien dan merancang desain event.
• Periksalah apakah desain yang dibuat telah
mencakup seluruh dimensi dan elemen yang
dibutuhkan untuk acara tersebut. EO harus
menyesuaikan daftar periksa ini selaras
dengan tipe acara yang akan dihadirkan.
DAFTAR
PENUNTUN
UNTUK
MEMBUAT
DESAIN
EVENT
 • Desain event adalah sebuah cetak biru
yang menggambarkan elemen elemen
pokok yang akan dihadirkan dalam
sebuah event. Setiap acara, apapun
RANGKUMAN jenisnya, memiliki enam dimensi dan
setiap dimensi mempu nyai elemen-
elemen sendiri. EO dapat mendesain
sebuah event dengan melakukan scoping
atau menganalisis kebutuhan event.
 • Melalui wawancara dengan klien, EO
menggali berbagai aspek yang akan men-
jadi landasan untuk membuat desain
event, termasuk intent, context, extent,
content atau syarat-syarat lain yang
ditetapkan klien.
RANGKUMAN • Lima pertanyaan (SW) dapat membantu
EO mengungkap informasi yang
dibutuhkan dari klien serta memilih
elemen-elemen kebutuhan event yang
sepadan yang akan dihadirkan sebagai
bagian dari rangkaian penyelenggaraan
sebuah event.
 • Seluruh elemen kebutuhan itu kemudian
dirangkum dalam sebuah kemasan
desain secara terpadu dan berkesi-
RANGKUMAN
nambungan dalam keenam dimensi
event yang akan dialami oleh setiap
pengunjung.
CREATIVE EXHIBITION
SESI 3

OLEH ; IRFAN
SETIAWAN, S.AB, MA