MANAJEMEN EVENT

Manajemen dapat diartikan bagaimana cara mengatur, membimbing dan memimpin semua orang agar
dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Prinsip manajemen adalah dasar-dasar atau pedomana kerja yang bersifat pokok yang tidak boleh
diabaikan oleh setiap manajer/pimpinan. Dalam prakteknya hendaknya penerapan prinsip manajejem
ini tidak kaku melainkan harus luwes, sesuai dengan kebutuhan dan situasi.

Prinsip manajemen tersebut adalah ;

1. Pembagian kerja yang seimbang

2. Pemberian kewenangan dan tanggung jawab yang jelas
3. Disiplin  kesediaan untuk melakukan usaha atau kegiatan nyata yang menjadi tugas dan
tanggung jawabnya, berdasarkan rencana, peraturan dan waktu yang telah ditetapkan
4. Kesatuan perintah/komando
5. Kesatuan arah

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui kerja orang
lain, dengan demikian dalam manajemen minimal ada 4 ciri :

1. Ada tujuan yang hendak dicapai

2. Ada pimpinan (atasan)
3. Ada yang dipimpin (bawahan)
4. Ada kerja sama

Event adalah suatu peristiwa atau kejadian-kejadian yang terjadi pada saat tertentu. Manajemen even
adalah suatu kejadian-kejadian pada saat tertentu yang digunakan untuk mengatur, membimbing dan
memimpin semua orang yang menjadi bawahannya agar usaha yang dikerjakan dapat mencapai tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya.

Untuk menyiapkan suatu even (acara) dibutuhkan serangkaian tahapan, mulai dari perencanaan,
persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan dari awal sampai akhir. Sebelumnya
mengadakan acara terlebih dahulu menyiapkan panitia. Panitia adalah sebuah tim yang terdiri dari
sekelompok orang dengan pembagian tugas masing-masing agar seluruh rangkaian acara bias
terselenggara. Sukses tidaknya acara tergantung penuh pada kesiapan, koordinasi dan kinerja panitia.

Pada dasarnya semua sama adalah mengelola sebuah acara agar berlangsung dengan sukses. Sebagai
indikator suksesnya acara biasanya adalah partisipasi pengisi acara sangat diapresiasi oleh penonton
yang hadir. Lantas selama pertunjukan berlangsung tidak ada kendala teknis. Apalagi bila sebuah acara
memang memiliki tujuan untuk bisnis atau mencari pendapatan. Tentunya akan diperoleh sejumlah
dana hasil dari penjualan acara tersebut.

Apa yang harus menjadi pijakan untuk menciptakan sebuah acara menjadi menarik? Ini harus dimulai
dengan Tema, lalu berkembang menjadi konsep acara sesuai dengan misi dari pertunjukan atau kegiatan
tersebut. Tema harus menggambarkan tentang sesuatu yang besar, yang dapat memberikan keleluasaan
untuk mengembangkan konsep acara.
Sebagai contoh :
Tema : Bangun Pemuda Pemudi Indonesia
Anak Tema : Kreativitas Bandung yang Tidak Pernah Berhenti.
Konsep : Forum Kreativitas (bisa lebih detail lagi)
Bentuk : Pentas Seni dan Lomba Kreativitas

Komponen-komponen sangat dibutuhkan.

Sebuah event dengan skala kecil maupun besar, penyelenggara harus memperhatikan secara utuh
segala komponen seluruh aktivitas.

A. Nonteknis.
•Manajerial/Organisasi ; Struktur Organisasi, Job Description, dll
•Administrasi ; proposal, surat menyurat, dll
•Kesekretariatan ; Ruang khusus, Telepon, Website, e-mail, dll
•Dana/Keuangan ; Modal Awal, Donasi, Sponsorship, Tiket, dll
•Perijinan ; Kepolisian Wilayah, RT, RW, Tetangga, dll

B. Teknis
•Acara / Materi ; pentas musik, drama, seminar, pameran, talkshow, lomba-lomba, dll.
•Gedung Pertunjukan/ Panggung/Arena ; In Door atau Out Door
•Listrik (sumber PLN atau Genset Diesel sesuai dengan daya yang dibutuhkan)
•Sounds System ; Output ; ... watt, kebutuhan listrik, system yang digunakan.
•Alat Musik / Music Equipments
•Lighting System ; berapa partisi, jenis lampu, kebutuhan listrik
•Tempat Penonton (kapasitas pengunjung)
•Area Parkir Kendaraan
•Artis Room (back stage, ruang rias, ruang persiapan, dll)
•Properti
•Dekorasi
•Pintu keluar masuk penonton (tiket box, pintu masuk terpisah dengan keluar)

C. Daya Dukung / Produksi

•Publikasi ; Pamflet, Poster, Baligo, Flyer, Spanduk, media elektronik, dll
•Keamanan ; Tim Keamanan, Aparat Kepolisian, Keamanan Swasta, Parkir
•Konsumsi ; Peserta Acara, Undangan, Panitia, Petugas Lapangan/Pekerja, dll
•Dokumentasi ; Foto dan Video
•Transportasi
•Pembantu Umum
Komponen-komponen di atas tentunya tidak mutlak. Semua disesuaikan dengan bobot bentuk
 kegiatan. Seperti menyelenggarakan Pameran atau Seminar tentunya tidak sama dengan
Pertunjukan Musik.

Tahapan Persiapan Penyelenggaraan.

1.Pembentukan Panitia.
2.Menentukan Tema – Konsep – Bentuk
3.Persiapan Administrasi : proposal, perijinan
4.Menggalang Dana / Modal / Suporting Finance / Sponsor, dll
5.Rapat Kerja Penyelenggara (Laporan, Tindak Lanjut, Evaluasi dan Arahan)
6.Persiapan Teknis
7.Monitoring kerja penyelenggara dan evaluasi
8.Latihan – latihan (jika materi berupa produksi karya)
9.Gladi Kotor
10.Gladi Resik
11.Pelaksanaan
12.Laporan

Menggambarkan berbagai persoalan dalam penyelenggaraan event, masalah ’perijinan’ adalah hal yang
harus menjadi perhatian utama. Khususnya dengan pihak-pihak yang terkait dengan isi kegiatan dan
tempat. Kegiatan apapun yang Anda rencanakan harus mendapat legalitas. Untuk sebuh event yang
cukup besar biasanya persyaratan standar kepolisian diantaranya : sirkulasi pengunjung/penonton yang
baik, tersedianya unit ambulance, dan tersedianya unit pemadam kebakaran.

Even diklat

 Even diklat dapat diadakan untuk umum atau in house

 Even diklat, out put-nya lebih mudah diukur. Artinya, EO bisa langsung bertanya pada peserta
apakah memahami/tujuan diklat tercapai.
Bentuk even diklat :
- Workshop
- Seminar
- Pelatihan
- Lokakarya

- Workshop sebagai bagian dari even diklat

- Dalam buku Seri Pintar PR 400 Istilah PR dan Media, Ima Hardiman (2006:136), Workshop
adalah lokakarya yang disertai dengan pendalaman materi dan jumlah pesertanya dibatasi, karena
ada aspek pelatihan, penggunaan alat, studi kasus dan pembahasan.
Tujuan even diklat :
 Workshop : untuk membahas hal yang bersifat khusus atau teknik
 Seminar : untuk membahas suatu hal yang bersifat umum
 Pelatihan : untuk pendidikan dan ketrampilan
 Lokakarya : membahas sesuatu yang bersifat tunggal, umumnya pesertanya berasal dari tempat
yang sama dan jumlah pesertanya banyak

Yang Mengadakan Even Diklat:

 EO - HRD
 Panitia dari organisasi tertentu - Departemen Promosi
 Markom perusahaan - Humas Perusahaan

Pemasukan :
- APBD - Anggaran organisasi tertentu
- Sponsor - Peserta

Yang diperlukan dalam even diklat:

- Pemilihan venue, didasarkan pada kenyamanan, keamanan, kelengkapan fasilitas:
o kesan bergengsi dan prestis
o meeting room hotel
o aula
o function room perusahaan
- Pemilihan waktu (kapan, berapa lama)
- Pemilihan topik seminar
- Pemilihan pembicara

Penetapan biaya dalam even diklat:

- Jumlah peserta - Berapa persen profit yang ingin dicapai
- Harga venue/BF - Biaya pembicara
- Biaya penginapan - Biaya operasional : lampu, LCD, Sound, dll
- Biaya promosi

Anggaran dalam even diklat:

- Honor pembicara dan moderator

- Biaya sewa venue
- Biaya catering
- Biaya pengadaan materi seminar
- Sertifikat dan plakat
- Materi (hand out)
- Spanduk
- Backdrop
- Panggung dan dekorasi
- Suvenir , contoh: tas, note book, pulpen, dll
- Dokumentasi
- LCD dan sound system
- Dll
 Persiapan di r.even diklat:

- Greeter
- Alat tulis (white board, spidol, LCD, Laptop, laser poin, dll)
- Setting kursi untuk pembicara dan peserta
- Sound system (berapa mic, mixer, dll)
- Papan nama
- Name tag
- Buku tamu
- Seminar kit
- Sertifikat
- dll

Hambatan dalam even diklat:

 Sebelum Hari H
- peserta tidak terpenuhi
- pembicara membatalkan acara
- lokasi acara tidak memungkinkan
 Setelah Acara
- kesalahan memberikan plakat
- sertifikat peserta belum jadi

 Saat Acara
- pembicara datang terlambat
- peserta melebihi ruangan
- AC kurang dingin
- mati lampu
- catering kurang sesuai
- masalah kesehatan peserta
- peserta bosan

EVEN LIBURAN
Tujuan:
• Sarana hiburan bagi karyawan
• Sarana mempererat hubungan karyawan
• Sarana liburan sekolah
• Bagi pengelola even, even liburan menjadi alternatif pemasukan

Jenis2:
• Tour atau perjalnan wisata
• Outbond
• Aneka show unik
• Pameran binatang lucu
• Acara games
• Seminar dengan tema ringan
• Family gathering
• Family day
• Reuni
• Dsb

Persiapan:
• Pemesanan kendaraan (transportasi), tempat, pembawa acara
• Pengumuman kepada calon peserta membutuhkan waktu yang relatif panjang
• Faktor keamanan dan keselamatan
• h Faktor kesehatan, perhatikan peserta yang memiliki penyakit khusus, artinya rumah sakit,
klinik juga harus tersedia di sekitar lokasi

Manfaat:

• Mengakrabkan karyawan atau anggota organisasi

• Menyalurkan bakat terpendam
• Memberi hiburan yang positif
• Penyegaran setelah berapa lama beraktivitas rutin
• Membangun semangat dan menghilangkan kebosanan

Rekanan dalam even liburan:

• Panitia Pemandu
• Manager HRD
• Pihak Travel
• Pihak Hotel
• Pihak Outbond
• Instruktur
• Transportasi
• Petugas kesehatan

EVEN PAMERAN

• Sebagai kegiatan eksternal Humas

• Sebagai ajang promosi
• Dalam sekala kecil umumnya disebut bazaar
• Dalam prakteknya, pameran berisi kegiata lain: talk show, musik, pemutaran film, gams, dll
• Tujuannya: mengundang sebanyak-banyaknya pengunjung
Manfaat:

• Sebagai tempat alternatif untuk berjualan

• Memperbaiki & mempertahankan citra produk/jasa
• Demonstrasi, dan dialog kepada calon pelanggan dan pengunjung
• Informasi bagi pembeli
• Penjajakan bagi pesaing
• Mencari partner usaha/investor, dll

Klasifikasi:

• Berdasarkan target pengunjung:

1. Business to business
2. Business to consumer
3. Government to Government
• Berdasarkan jenis
1. barang
2. jasa
• Berdasarkan sifat
1. umum
2. khusus (tematik)
3. bersama
4. patungan

• Berdasarkan lingkup geografis

1. lokal
2. nasional
3. internasional
• Berdasarkan frekuensi
1. berkala
2. insidental
• Berdasarkan skala
1. Skala besar
2. Skala sedang
3. Skala kecil
• Berdasarkan lokasi
1. luar ruangan
2. dalam ruangan dan terbatas
3. roadshow
• Berdasarkan waktu
1. pameran jangka waktu yang panjang
2. pameran jangka waktu yang pendek

Perencanaan pameran:

• Menentukan tema
• Riset
• Menentukan jenis pameran
• Menentukan SDM
• Menentukan tempat
• Menentukan waktu
• Menetukan fasilitas pendukung
• Faktor kebersihan dan keamanan
• Anggaran pameran
• Menentukan acara pendukung
• Menentukan ukuran stan, disain, dll

ADMINISTRASI EVEN
• Sofie Beatrix dalam “I Love To Organize”, sebagai seorang yang berkecimpung dalam dunia
even, diharapkan memiliki kemampuan interpersonal yang baik, caranya:
- ahli menulis ----- menulis surat penawaran
• Yang dimaksud dengan administrasi even, adalah kegiatan kesekretariatan dan surat
menyurat
• Beberapa hal yang ada di dalam kegiatan ini:
- surat penawaran
- surat kesediaan menjadi sponsor
- surat kesediaan menyewa stand
- kelengkapan kegiatan acara: run down, paket sponsorship, dll