Event

Organizer
Aegirine Rafilah
Sya'idah Alawiah
Apa itu Event Organizer?

Pengorganisasian sebuah kegiatan yang

dikelola secara profesional, sistematis,
efisien, dan efektif. Kegiatannya meliputi
konsep (perencanaan) sampai dengan
pelaksanaan hingga pengawasan.
Apa itu Event Organizer?

Banyak istilah penyebutan manajemen event, antara lain :

a) Event Organizer (EO)
b) Production House (PH) atau Rumah produksi
c) Communication
d) Agency / biro jasa
e) Panitia Pelaksana
f) Organizing Committe
g) Dan lain sebagainya.
 SEPUTAR SC & OC
Steering Committee (SC) Organizing Committee (OC)

 Pengarah, penasihat, atau  Panitia teknis, bertanggung jawab

pengawas atas pelaksanaan kegiatan atau
 Memiliki keahlian lebih, atau pakar event yang akan dilaksanakan
 Bertanggung jawab mengendalikan  Memiliki tanggung jawab yang besar
proses awal hingga akhir sebuah terhadap kelancaran teknis di
kegiatan lapangan, mulai dari persiapan,
 Sering kali memiliki pengaruh yang pelaksanaan hingga pasca event.
besar pada kualitas kegiatan.
Peran EO dalam Organisasi

SANGAT PENTING!
 Peran EO dalam Organisasi

1 Mewujudkan tujuan yang diharapkan organisasi tersebut.

2 Branding Organisasi

3 Meningkatkan skill panitia

Langkah-langkah event design

Scoping
Identify 6
(Analisis Feasibility
dimensions of
Kebutuhan Study
events
Event)

1 2 3
 1. Identify 6 dimensions of events
Expectation Perception

1 3 5

Materi Nuansa, Suasana,

Pemasaran Entertainment
Kedatangan Dekorasi
Pulang

Transportasi & Amenities &

Hidangan
Penyambutan Souvenir
(F&B)
Tamu

2 4 6
2. Scoping (Analisis Kebutuhan Event)
 Cara : Wawancara atau Diskusi

 5 Aspek yang harus digali :

a) Intent : latar belakang, maksud serta tujuan
penyelenggara mengadakan acara.
b) Context : nama, tema, nuansa dan suasana lingkungan
acara
c) Extent : skala dan cakupan luasnya acara, termasuk
jumlah & profil pengunjung acara.
d) Content : program, isi acara, dan kegiatan lain sebagai
pendukung acara
e) Mandate : syarat-syarat khusus yang ditentukan klien
atau penyelenggara untuk dihadirkan di dalam acara.
5 Key Questions 3. Feasibility Study
MENGAPA
WAKT
SIAPA U
DIMANA SUMBE DANA
KAPAN R DAYA

APA
 Komponen Event Organizer
KETUA SC, Gubernur BEM, Dekan

 Berkoordinasi berkaitan dengan pelaksanaan

kegiatan.
 Mengkoordinasikan dan memberi arahan kepada
seluruh panitia yang berada dibawah koordinasi Sekretaris
 Memimpin rapat besar panitia
 Membuat, menyusun, merencanakan
 Mengkonsep tugas panitia (secara detail) dan Agenda Rapat Panitia.

mendistribusikan kepada panitia yang bersangkutan

 Mencari alternative pemecahan masalah yang ada Sekretaris & Bendahara
dalam kepanitiaan dan membuat keputusan
 Menyusun list anggaran dana
 Meminta laporan yang berkaitan dengan tugas dari kepanitiaan.
 Membuat LPJ keseluruhan kegiatan.
koordinator divisi
 Komponen Event Organizer
Div. Kesekretariatan
SEKRETARIS
 Pembuatan surat, sertifikat, dan absensi kegiatan
(Format surat diskusikan dengan SC dan
sekretaris BEM)
 Mengumpulkan proposal dan lpj kegiatan tahun
sebelumnya dan disebarkan ke seluruh panitia inti.
 Melengkapi tanda tangan dan stempel pada proposal
 Notulensi rapat besar Bendahara Kegiatan dan Bendahara BEM
(rincian dana)
Ketua Panitia dan Div. Acara (isi proposal)

 Membuat proposal kegiatan dengan berkoordinasi Sekretaris BEM (susunan proposal)

dengan
Div. Dana Usaha (susunan proposal sponsor)

Gubernur BEM (persetujuan proposal)

 Komponen Event Organizer
Sekretaris
BENDAHAR
A  Mendapatkan LPJ kegiatan tahun sebelumnya
dari sekretaris
 Meminta seluruh panitia inti membuat rincian dana
 Menyusun total keperluan dana
Div. Dana & Usaha

 (opsional pra kegiatan) Mencairkan setengah dana  Menentukan target usaha mandiri berdasarkan
dekanat dari proposal yang telah diselesaikan oleh total rincian dana dan diberitahukan kepada
Divisi Dana dan Usaha
sekretaris
 Mengumpulkan dana termasuk dana oleh divisi dana
 Memastikan tidak ada panitia yang mengeluarkan dana
usaha
pribadi pada pengeluaran kegiatan
 Pengeluaran dana harus dikontrol agar tidak melebihi
 Mengumpulkan seluruh ttd dan stempel pada lpj
rencana rincian dana atau sesuai dengan dana yang ada
kegiatan
 Mengumpulkan semua nota setiap divisi
 Mencairkan dana dekanat kegiatan
 Komponen Event Organizer
BENDAHAR Sekretaris BEM (susunan LPJ)
A
 Membuat LPJ kegiatan dengan berkoordinasi Bendahara BEM (rincian dana)
dengan

Ketua Panitia dan Div. Acara (isi

LPJ)
Sekretaris kegiatan (rincian bentuk kegiatan
dan notulensi evaluasi)

Div. Humpubdok (dokumentasi kegiatan)

Gubernur BEM (persetujuan proposal)

 Komponen Event Organizer
DIV. ACARA

 Membuat desain event dengan berkoordinasi dengan  Menyosialisasikan draft susunan acara yang
seluruh panitia detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-
 Membuat susunan acara (rundown) secara detail dan pihak lain yang terkait
spesifik (memuat waktu, acara, personil in charge,  Menentukan alur pendaftaran (buka-tutup
perlengkapan dan tempat) pendaftaran, pre-late registration,dll)
 Mempersiapkan rencana cadangan  Mempersiapkan gladi
 Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam  Mempersiapkan pre test, post test (jika
kegiatan (mis. pembicara, juri); diperlukan/bersifat akademik)
 Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-
hal teknis di lapangan;
 Komponen Event Organizer
Div. Perlengkapan & Dekorasi
DIV. ACARA
 Menyusun daftar perlengkapan dan
mengadakannya

Div. Kesekretariatan

 Menyusun daftar undangan

Div. Humas, Publikasi, Dokumentasi

 Menentukan tema warna untuk seluruh

desain acara
 Merancang desain logo sesuai filosofi acara

Div. Konsumsi

 Berkoordinasi mengenai jenis dan jumlah

makanan yang dihidangkan (menyesuaikan
tema)
 Komponen Event Organizer
DIV. HUMAS, Div. Acara
PUBLIKASI,  Menentukan tema warna untuk seluruh
DOKUMENTASI desain acara
 Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan  Merancang desain logo sesuai filosofi acara
(dalam bentuk feeds instagram, pamflet, leaflet,
brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan
menyebarkannya kepada pihak terkait; Div. Kesekretariatan
 Memastikan TSO terpenuhi  Mengadakan dan mengelola dokumen-
 Membuat slide presentasi untuk sosialisasi dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
(data peserta untuk sertifikat dan badge, foto
 Membuat desain baju panitia untuk LPJ, dll)

 Menyediakan, memproses dan memproduksi

dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;
 Menjadi contact person kegiatan (mengelola
pendaftaran, ticketing, dsb) ;
 Komponen Event Organizer
DIV.
Div. Humas, Publikasi, Dokumentasi
KESEKRETARIATAN
 Mengelola dokumen-dokumen yang
 Membuat surat seperti: permohonan pembicara, diperlukan dalam kegiatan (data peserta
moderator, permohonan membuka acara, permohonan untuk sertifikat dan badge, foto untuk LPJ,
dll)
dana, permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, 
peminjaman gedung dan peralatan, undangan, dsb;
 Menyiapkan CV pengisi acara dan mengarsipkannya;
 Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan
 Menyiapkan dan mengadakan souvenir/seminar kit
daftar hadir panitia;
(jika diperlukan)
 Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);
 Menyiapkan dan mengadakan plakat untuk
 Menyiapkan sertifikat untuk panitia dan peserta;
pembicara
 Membuat tanda kepanitiaan (name tag);
 Komponen Event Organizer
Bendahara Kegiatan
DIV. DANA &
USAHA  Mendapatkan target dana usaha oleh bendahara
 Mengumpulkan rincian dana yang dibutuhkan pada divisi kegiatan
 Menyerahkan dana yang didapatkan kepada
dana usaha kepada Bendahara Kegiatan bendahara secara berkala

 Membuat list tempat penawaran kerja sama yang dituju Sekretaris Kegiatan
 Membuat tanda terima proposal per tempat penawaran kerja
 Menyusun Penawaran Kerja Sama dan Surat
sama persetujuan kerja sama, lalu diserahkan kepada
sekretaris dalam pembuatan proposal kegiatan
 Memperbanyak proposal
untuk sponsor
 Membagi jobdesk usaha dan penyebaran proposal sponsor
Sekretaris BEM
pada anggotanya (gunakan almamater saat mengantar
 Meminta Surat Pengantar Proposal per tempat
proposal sbg tanda pengenal)
penawaran kerja sama kepada Sekretaris BEM
 Komponen Event Organizer
DIV. DANA & USAHA SC, Ketua Panitia, Seluruh Panitia

 Menyusun usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai

target dana yang diperlukan, koordinasi dengan : SC, ketua
 Follow up seluruh proposal yang telah
panitia, seluruh panitia
disebarkan, minimal setiap minggu
Bendahara BEM
 Menentukan batas terakhir persetujuan kerja
sama.  Koordinasi dengan Bendahara BEM mengenai jadwal danusan

 Memesan baju panitia

 Memberikan undangan kegiatan pada pihak
sponsor
 Mengurus pihak sponsor yang datang pada
hari H
 Komponen Event Organizer
DIV. KONSUMSI  Menyiapkan perlengkapan yang akan digunakan
konsumsi saat hari H
 Membuat rincian dana konsumsi :  Melakukan pemesanan makanan
Bedakan :  Menentukan jam pengambilan makanan
~ Konsumsi Pemateri
~ Konsumsi Tamu Undangan  Mengambil makanan sesuai jadwal, jumlah konsumsi
~ Konsumsi Peserta
jangan lupa dihitung
~ Konsumsi Panitia
~ Konsumsi Satpam  Membagikan konsumsi sesuai jadwal
 Mengumpulkan informasi tempat penjualan makanan  Siap sedia dan gerak cepat jika konsumsi ternyata
 Menyusun kembali rincian konsumsi (jumlah, tempat kurang
pembelian, dan sesuai budget)  Menyediakan tempat sampah untuk membuang
 Menyiapkan plan B, jika konsumsi ternyata kurang sampah konsumsi
pada hari H
 Komponen Event Organizer
DIV. KONSUMSI

Div. Acara

 Berkoordinasi dengan divisi acara dalam penentuan Waktu Kegiatan (durasi dan tanggal)
 Menentukan jumlah konsumsi berkoordinasi dengan Divisi Acara

Bendahara Kegiatan

 Setelah jumlah konsumsi fix, koordinasi dengan bendahara kegiatan

mengenai jumlah dana yang ada

SC, Ketua Panitia, Div. Acara

 Menentukan kapan saja konsumsi diberikan.

 Komponen Event Organizer
DIV. PERLENGKAPAN Bendahara Kegiatan
& DEKORASI  Penyesuaian budget untuk pengadaan,
penyewaan, dan peminjaman barang.
 Koordinasi dengan seluruh divisi mengenai
perlengkapan yang dibutuhkan secara berkala
 Perizinan tempat
 Keamanan kegiatan, koordinasi dengan satpam
 Siap sedia jika terdapat peralatan yang dibutuhkan
 Memasang banner pada venue
mendadak saat hari H
 Membuat Photobooth atau dekorasi lainnya
 Mengembalikan seluruh barang yang disewa dan
 Menyiapkan dan melakukan uji coba pada segala
dipinjam kepada pemiliknya
teknis yang dibutuhkan saat hari H
 Merapikan kembali barang-barang yang telah
 Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan
digunakan
peralatan perlengkapan kegiatan
 Komponen Event Organizer
LO-Transportasi Div. Acara

 Berkoordinasi mengenai rundown

 Penghubung panitia dan peserta

Div. Humas, Publikasi, Dokumentasi
 Memastikan peserta mengikuti kegiatan dari awal
sampai akhir dengan baik  Mendata dan membagi kelompok LO

 Mengetahui secara penuh mengenai event tersebut

 Membantu keperluan peserta yang berkaitan dengan
event tersebut
 Menyiapkan transportasi yang dibutuhkan panitia dan
peserta
Pekerjaan yang baik tanpa perencanaan
hanya akan jadi sulit.

Perencanaan yang baik tanpa pelaksanaan

hanya akan jadi arsip.

-Jusuf Kalla
Time for
Quiz!
 1 Soal Kasus!
Sekretaris Panitia membuat surat pengantar proposal setelah diminta oleh Koor Danus dan
memberikannya kepada Koor Danus 2 minggu kemudian. Saat diberikan,
Koor danus : “Loh, Tanda Terima Proposal nya kok gaada? Kemarin aku minta tanda
terima juga kan?”
Sekretaris : “Maaf yah aku lupa, kemarin sibuk mencairkan dana dari proposal. Aku buat
deh habis ini”
Koor danus : “Oh iya, proposal sponsor mana?”
Sekretaris : “Sabar ya, aku belum perbanyak karena bendahara belum ada pegang uang,
uang danus belum dikasih ke bendahara ya?”
Koor danus : “Uang danus kukasih ke bendahara kalau udah selesai danusan”
Sekretaris : “Oh gitu ya, yaudah deh aku selesaikan cairin dana proposal dulu baru
perbanyak proposal sponsornya.
Koor danus : “Okedeh makasihh, segera yaa, maaf aku cerewet”

Analisis kasus tersebut, dan sebutkan kesalahan-kesalahan yang ada!

 2 Soal Kasus!
BEM FK Unmul mengadakan sebuah kegiatan Seminar Kesehatan Online
pada tanggal 27 Maret 2020. Pada hari H, terdapat beberapa kendala seperti
peserta yang tidak dimute saat kegiatan, kemudian pembicara tidak bisa
membagikan layarnya (share screen), serta MC yang suaranya putus-putus.
Karena berbagai kendala tersebut, acara pun selesai melewati batas waktu
yang telah ditentukan dan banyak peserta yang sudah meninggalkan ruang
Zoom sebelum penutupan.

a. Apa solusi yang dapat dilakukan oleh Divisi acara?

 3 Soal Kasus!
Divisi Konsumsi membuat rincian makanan kegiatan yang diselenggarakan dalam 1 hari
saja pada jam (08.00-15.00) dengan target jumlah peserta 100, panitia 50, tamu undangan
20, seperti ini :
A. Sarapan :
• Panitia : aqua gelas (2 dus) + risol mayo (50)
• Peserta : kue kotak besar (100) + teh kotak (100)
• Tamu undangan : kue kotak kecil (50) + aqua botol (20)
B. Makan siang :
• Panitia : Nasi sumber rejeki (Nasi Campur) (50) + aqua gelas (2 dus)
• Peserta :Nasi putih, Ikan Nila goreng, Sayur Asam, Sambal, Tahu
Tempe orak-arik (100)
• Tamu Undangan : Padang Upik Lauk Ayam (20) + aqua gelas (1 dus)

Analisis kasus tersebut dan jelaskan kesalahan yang ada beserta

solusinya!
 4 Soal Kasus!
Divisi Perlengkapan Acara A mengantarkan surat peminjaman gedung rektorat lantai 4
satu bulan sebelum acara berlangsung. Surat diantarkan ke bagian perlengkapan rektorat.
Beberapa hari setelahnya, div. Perlengkapan dihubungi kembali oleh pihak perlengkapan
rektorat dan mengatakan bahwa tujuan surat tersebut salah (seharusnya ke rektor langsung,
bukan ke wakil rektor) dan harinya salah, karena gedung tidak bisa digunakan pada hari
minggu. Akhirnya, div. Perlengkapan merevisi dan mengantar kembali surat yang telah
diperbaiki.
Lalu, pada H-7 kegiatan, div. Perlengkapan kembali ke rektorat untuk menjadwalkan gladi
di H-1 acara. Namun, ternyata Acara A tidak terdaftar telah meminjam gedung rektorat.
Div. Perlengkapan pun ditanya, sebelumnya ia mengumpulkan surat kepada siapa di bagian
perlengkapan rektorat, namun div. Perlengkapan tidak bisa menjawabnya. Akhirnya gedung
itu pun tidak bisa digunakan oleh acara A.

Analisis kasus tersebut dan jelaskan kesalahan yang ada beserta

solusinya!
 5 Soal Kasus!
Cermati dan temukan kesalahan dari susunan acara berikut!!!!!!
HARI/TANGGAL WAKTU ACARA TEMPAT PENANGGUNG JAWAB
15.50-16.00 Persiapan Pembukaan Div. Acara
Menyanyikan Lagu
16.00-16.05 MC
Kebangsaan
16.05-16.15 Foto Bersama HPD
Sambutan Dekan atau yang
mewakili
Sabtu, 24 November 16.15-17.00 Sambutan Gubernur BEM FK RK 1 Div. Acara
2018 Unmul
Sambutan Ketua Panitia
17.00-17.05 Pembukaan secara simbolis Div. Acara
17.05-17.10 Pembacaan Do’a Petugas
17.10-17.15 Persembahan Div. Acara
17.15-17.20 Penutup MC
 6 Soal Kasus!
H-1 minggu divisi dana usaha baru mendapatkan keuntungan bersih 1 juta
dari target yang diberikan bendahara sebanyak 2 juta. Padahal, dana usaha
sudah berjualan risol mayo selama sebulan.

Mengapa hal tersebut bisa terjadi dan apa yang harus

dilakukan divisi dana usaha untuk mencapai target?
 7 Soal Kasus!
H-1 bulan sebelum acara B, tiket masih belum terjual setengah dari TSO.
Padahal, divisi HPD sudah mempublikasikan acara B selama 3 bulan dan
memakai segala cara.

Bagaimana solusi yang dapat dilakukan agar TSO

terpenuhi?
 8 Soal Kasus!
H+1 bulan acara, Ketua Panitia dipanggil oleh gubernur BEM karena belum juga
menyelesaikan LPJ kegiatan. Setelah itu, Ketua segera menghubungi bendahara
dan bertanya kendala apa yang membuat LPJ kegiatan belum juga selesai.
Bendahara menjawab bahwa para koordinator divisi belum memberikan seluruh
notanya.
Ketua kemudian menanyakan lagi kepada para koordinator divisi mengenai hal
tersebut. Jawabannya beragam, ada yang menjawab bahwa notanya masih ada di
anggota divisinya. Selain itu, ada nota yang hilang dan ada yang tidak meminta
notanya. Kemudian, koor tiap divisi pun meminta nota-nota yang ada pada
anggotanya. Namun, anggotanya slow respon.

Apa kesalahan yang dilakukan oleh Bendahara?