Event

Event Organizer
LKMM-TM FK UNMUL 2021

Organizer

Aegirine Rafilah Dahlan

Grace Angelina
Overview
1. Pengertian Event Organizer (EO)
2. Peran EO dalam organisasi
3. Langkah-Langkah mendesain event
4. Komponen dalam EO
1 Apa itu
Apa itu event
event organizer?
organizer?
Event : Acara
Organize(r) : pengelola

Merencanakan  eksekusi.
 2 1)
Mewujudkan tujuan yang diharapkan organisasi

Mengapa
Mengapa EOEO 2)

diperlukan
diperlukan Branding organisasi

dalam
dalam 3)
Meningkatkan skill panitia
organisasi?
organisasi?
Langkah mendesain
Langkah event
mendesain event

Phase 1 Phase 2 Phase 3

Identifikasi 6 dimensi Analisis kebutuhan Studi kelayakan
event event (scoping)

3
 Identifikasi 6 dimensi event

Expectation Perception

3 5
1
Materi Nuansa, Suasana,
Dekorasi Entertainment
Promosi

Kedatangan Pulang

2 6
4
Transportasi & Hidangan Amenities & Souvenir
Penyambutan Tamu (F&B)
Analisis
Analisis Context Content
Kebutuhan
Kebutuhan - Nama - Program

Event
Event -
-
Tema
Nuansa & suasana
-
-
Isi acara
Kegiatan pendukung
lainnya
Cara : wawancara atau diskusi

Intent Extent Mandate

- Latar belakang - Skala & cakupan luasnya Syarat khusus yang harus
- Maksud acara dihadirkan
- Tujuan - Jumlah dan profil
pengunjung
 Kelayakan
Uji Kelayakan

Mengapa
Waktu
Siapa

Dimana Sumber
Dana
daya
Uji

Kapan

Apa
 Steering Committee (SC) Organizing Committee (OC)
OC
dan OC
 Pengarah, penasihat, atau  Panitia teknis, bertanggung
pengawas jawab atas pelaksanaan kegiatan
SC dan

 Memiliki keahlian lebih, atau pakar atau event yang akan

Seputar SC

 Bertanggung jawab mengendalikan dilaksanakan

Seputar

proses awal hingga akhir sebuah  Memiliki tanggung jawab yang

kegiatan besar terhadap kelancaran teknis di
 Sering kali memiliki pengaruh yang lapangan, mulai dari persiapan,
besar pada kualitas kegiatan. pelaksanaan hingga pasca event.
 KOMPONEN EO

KETUA
KETUA SC, Gubernur BEM, Dekan

Berkoordinasi berkaitan dengan pelaksanaan

kegiatan.
 Mengkoordinasikan dan memberi arahan kepada seluruh
panitia yang berada dibawah koordinasi Sekretaris
 Memimpin rapat besar panitia
Membuat, menyusun, merencanakan Agenda
 Mengkonsep tugas panitia (secara detail) dan Rapat Panitia.
mendistribusikan kepada panitia yang bersangkutan
 Mencari alternative pemecahan masalah yang ada dalam
Sekretaris & Bendahara
kepanitiaan dan membuat keputusan
Menyusun list anggaran dana kepanitiaan.
 Meminta laporan yang berkaitan dengan tugas dari
Membuat LPJ keseluruhan kegiatan.
koordinator divisi
 KOMPONEN EO

SEKRETARIS Div. Kesekretariatan

Pembuatan surat, sertifikat, dan absensi

kegiatan (Format surat diskusikan dengan SC
 Mengumpulkan proposal dan lpj kegiatan tahun dan sekretaris BEM)
sebelumnya dan disebarkan ke seluruh panitia inti.
 Melengkapi tanda tangan dan stempel pada proposal
 Notulensi rapat besar Bendahara Kegiatan dan Bendahara BEM
(rincian dana)

Ketua Panitia dan Div. Acara (isi proposal)

 Membuat proposal kegiatan dengan berkoordinasi Sekretaris BEM (susunan proposal)

dengan
Div. Dana Usaha (susunan proposal sponsor)

Gubernur BEM (persetujuan proposal)

 KOMPONEN EO

Sekretaris
BENDAHARA
 Mendapatkan LPJ kegiatan tahun sebelumnya
dari sekretaris
 Meminta seluruh panitia inti membuat rincian dana
 Menyusun total keperluan dana
Div. Dana & Usaha

 (opsional pra kegiatan) Mencairkan setengah dana  Menentukan target usaha mandiri berdasarkan
dekanat dari proposal yang telah diselesaikan oleh total rincian dana dan diberitahukan kepada
Divisi Dana dan Usaha
sekretaris
 Mengumpulkan dana termasuk dana oleh divisi dana
 Memastikan tidak ada panitia yang mengeluarkan dana
usaha
pribadi pada pengeluaran kegiatan
 Pengeluaran dana harus dikontrol agar tidak melebihi
 Mengumpulkan seluruh ttd dan stempel pada lpj
rencana rincian dana atau sesuai dengan dana yang ada
kegiatan
 Mengumpulkan semua nota setiap divisi
 Mencairkan dana dekanat kegiatan
 KOMPONEN EO

BENDAHARA Sekretaris BEM (susunan LPJ)

 Membuat LPJ kegiatan dengan berkoordinasi Bendahara BEM (rincian dana)

dengan

Ketua Panitia dan Div. Acara (isi

LPJ)
Sekretaris kegiatan (rincian bentuk kegiatan
dan notulensi evaluasi)

Div. Humpubdok (dokumentasi kegiatan)

Gubernur BEM (persetujuan proposal)

 KOMPONEN EO

DIV.
DIV. ACARA
ACARA
 Membuat desain event dengan berkoordinasi dengan  Menyosialisasikan draft susunan acara yang
seluruh panitia detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-
 Membuat susunan acara (rundown) secara detail dan pihak lain yang terkait
spesifik (memuat waktu, acara, personil in charge,  Menentukan alur pendaftaran (buka-tutup
perlengkapan dan tempat) pendaftaran, pre-late registration,dll)
 Mempersiapkan rencana cadangan  Mempersiapkan gladi
 Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam  Mempersiapkan pre test, post test (jika
kegiatan (mis. pembicara, juri); diperlukan/bersifat akademik)
 Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-
hal teknis di lapangan;
KOMPONEN EO

Div. Perlengkapan & Dekorasi

DIV.
DIV. ACARA
ACARA  Menyusun daftar perlengkapan dan
mengadakannya

Div. Kesekretariatan

 Menyusun daftar undangan

Div. Humas, Publikasi, Dokumentasi

 Menentukan tema warna untuk seluruh

desain acara
 Merancang desain logo sesuai filosofi acara

Div. Konsumsi

 Berkoordinasi mengenai jenis dan jumlah

makanan yang dihidangkan (menyesuaikan
tema)
 KOMPONEN EO

DIV.
DIV. HUMAS,
HUMAS, PUBLIKASI,
PUBLIKASI, Div. Acara
DOKUMENTASI
DOKUMENTASI
 Menentukan tema warna untuk seluruh
 Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan desain acara
 Merancang desain logo sesuai filosofi acara
(dalam bentuk feeds instagram, pamflet, leaflet,
brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan
menyebarkannya kepada pihak terkait;
Div. Kesekretariatan
 Memastikan TSO terpenuhi
 Mengadakan dan mengelola dokumen-
 Membuat slide presentasi untuk sosialisasi dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
 Membuat desain baju panitia (data peserta untuk sertifikat dan badge, foto
untuk LPJ, dll)
 Menyediakan, memproses dan memproduksi
dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;
 Menjadi contact person kegiatan (mengelola
pendaftaran, ticketing, dsb) ;
 KOMPONEN EO

DIV.
DIV. KESEKRETARIATAN
KESEKRETARIATAN Div. Humas, Publikasi, Dokumentasi

 Mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan

 Membuat surat seperti: permohonan pembicara, dalam kegiatan (data peserta untuk sertifikat dan
moderator, permohonan membuka acara, permohonan badge, foto untuk LPJ, dll)

dana, permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, 

peminjaman gedung dan peralatan, undangan, dsb;
 Menyiapkan CV pengisi acara dan mengarsipkannya;
 Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan
 Menyiapkan dan mengadakan souvenir/seminar kit
daftar hadir panitia;
(jika diperlukan)
 Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);
 Menyiapkan dan mengadakan plakat untuk
 Menyiapkan sertifikat untuk panitia dan peserta;
pembicara
 Membuat tanda kepanitiaan (name tag);
 KOMPONEN EO

DIV.
DIV.DANA
DANA&
&USAHA
USAHA Bendahara Kegiatan

 Mengumpulkan rincian dana yang dibutuhkan pada divisi
dana usaha kepada Bendahara Kegiatan
 Membuat list tempat penawaran kerja sama yang dituju
 Membuat tanda terima proposal per tempat penawaran kerja
sama
 Memperbanyak proposal
 Membagi jobdesk usaha dan penyebaran proposal sponsor
 Mendapatkan target dana usaha oleh bendahara
kegiatan
 Menyerahkan dana yang didapatkan kepada
bendahara secara berkala
Sekretaris Kegiatan
 Menyusun Penawaran Kerja Sama dan Surat
persetujuan kerja sama, lalu diserahkan kepada
sekretaris dalam pembuatan proposal kegiatan
untuk sponsor

pada anggotanya (gunakan almamater saat mengantar Sekretaris BEM

proposal sbg tanda pengenal)  Meminta Surat Pengantar Proposal per tempat
penawaran kerja sama kepada Sekretaris BEM
 KOMPONEN EO

DIV.
DIV.DANA
DANA&
&USAHA
USAHA SC, Ketua Panitia, Seluruh Panitia

 Menyusun usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai

 Follow up seluruh proposal yang telah target dana yang diperlukan, koordinasi dengan : SC, ketua
panitia, seluruh panitia
disebarkan, minimal setiap minggu
 Menentukan batas terakhir persetujuan kerja Bendahara BEM
sama.  Koordinasi dengan Bendahara BEM mengenai jadwal danusan
 Memesan baju panitia
 Memberikan undangan kegiatan pada pihak
sponsor
 Mengurus pihak sponsor yang datang pada
hari H
 KOMPONEN EO

 Menyiapkan perlengkapan yang akan digunakan

DIV.
DIV.KONSUMSI
KONSUMSI
konsumsi saat hari H
 Membuat rincian dana konsumsi :  Melakukan pemesanan makanan
Bedakan :  Menentukan jam pengambilan makanan
~ Konsumsi Pemateri
~ Konsumsi Tamu Undangan  Mengambil makanan sesuai jadwal, jumlah konsumsi
~ Konsumsi Peserta
jangan lupa dihitung
~ Konsumsi Panitia
~ Konsumsi Satpam  Membagikan konsumsi sesuai jadwal
 Mengumpulkan informasi tempat penjualan makanan  Siap sedia dan gerak cepat jika konsumsi ternyata
 Menyusun kembali rincian konsumsi (jumlah, tempat kurang
pembelian, dan sesuai budget)  Menyediakan tempat sampah untuk membuang
 Menyiapkan plan B, jika konsumsi ternyata kurang sampah konsumsi
pada hari H
KOMPONEN EO

DIV.
DIV.KONSUMSI
KONSUMSI

Div. Acara

Berkoordinasi dengan divisi acara dalam penentuan Waktu Kegiatan (durasi dan tanggal)
Menentukan jumlah konsumsi berkoordinasi dengan Divisi Acara

Bendahara Kegiatan
Setelah jumlah konsumsi fix, koordinasi dengan bendahara kegiatan mengenai jumlah
dana yang ada

SC, Ketua Panitia, Div. Acara

Menentukan kapan saja konsumsi diberikan.

 KOMPONEN EO

DIV.
DIV. PERLENGKAPAN
PERLENGKAPAN DAN
DAN Bendahara Kegiatan
DEKORASI
DEKORASI  Penyesuaian budget untuk pengadaan,
penyewaan, dan peminjaman barang.
 Koordinasi dengan seluruh divisi mengenai
perlengkapan yang dibutuhkan secara berkala
 Perizinan tempat
 Keamanan kegiatan, koordinasi dengan satpam
 Siap sedia jika terdapat peralatan yang dibutuhkan
 Memasang banner pada venue
mendadak saat hari H
 Membuat Photobooth atau dekorasi lainnya
 Mengembalikan seluruh barang yang disewa dan
 Menyiapkan dan melakukan uji coba pada segala
dipinjam kepada pemiliknya
teknis yang dibutuhkan saat hari H
 Merapikan kembali barang-barang yang telah
 Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan
digunakan
peralatan perlengkapan kegiatan
 KOMPONEN EO

DIV.
DIV. LO
LO &
& TRANSPORTASI
TRANSPORTASI Div. Acara

Berkoordinasi mengenai rundown

 Penghubung panitia dan peserta Div. Humas, Publikasi, Dokumentasi

 Memastikan peserta mengikuti kegiatan dari awal
Mendata dan membagi kelompok LO
sampai akhir dengan baik
 Mengetahui secara penuh mengenai event tersebut
 Membantu keperluan peserta yang berkaitan dengan
event tersebut
 Menyiapkan transportasi yang dibutuhkan panitia dan
peserta
 Organizing is a journey, not a destination.

-Anonymous
Thank You!
Time for Quiz!

Soal berupa kasus

 Sekretaris Panitia membuat surat pengantar proposal setelah diminta oleh Koor Danus dan memberikannya kepada
Koor Danus 2 minggu kemudian. Saat diberikan,

• Koor Danus : “Loh, Tanda Terima Proposal nya kok gaada? Kemarin aku minta tanda terima juga kan?”
• Sekretaris : “Maaf yah aku lupa, kemarin sibuk mencairkan dana dari proposal. Aku buat deh habis ini”
• Koor danus : “Oh iya, proposal sponsor mana?”
• Sekretaris : “Sabar ya, aku belum perbanyak karena bendahara belum ada pegang uang, uang danus belum
dikasih ke bendahara ya?”
1 • Koor danus : “Uang danus kukasih ke bendahara kalau udah selesai danusan”
• Sekretaris : “Oh gitu ya, yaudah deh aku selesaikan cairin dana proposal dulu baru perbanyak proposal
sponsornya.
• Koor danus : “Okedeh makasihh, segera yaa, maaf aku cerewet”
 
Analisis kasus tersebut, dan jelaskan kesalahan-kesalahan yang ada!
 BEM FK Unmul mengadakan sebuah kegiatan Seminar Kesehatan Online pada tanggal 27 Maret 2020. Sehari sebelum acara,
divisi acara sibuk mencari akun Zoom karena ternyata akun Zoom BEM belum diperpanjang sehingga hanya bisa digunakan
selama 40 menit, padahal acara direncanakan berlangsung selama 4 jam. Namun akhirnya mereka menemukan akun Zoom yang
dapat digunakan.

Pada hari H, panitia berencana meminjam Ruang Pelatihan di Kampus FK Unmul sebagai tempat berkumpul panitia yg di
Samarinda untuk memudahkan koordinasi. Namun, satpam tidak memberikan kunci ruangan karena surat izinnya belum ada.
Padahal div. perlengkapan mengaku sudah mengurus sejak 2 bulan yang lalu. Akhirnya mereka pun hanya bisa duduk di gazebo.

2 Beberapa kendala pun terjadi, seperti peserta yang tidak dimute saat kegiatan, kemudian pembicara tidak bisa membagikan
layarnya (share screen), serta MC yang suaranya putus-putus. Karena berbagai kendala tersebut, acara pun selesai melewati batas
waktu yang telah ditentukan dan banyak peserta yang sudah meninggalkan ruang Zoom sebelum penutupan. Selain karena
kendala teknis, diduga peserta menjadi kurang tertarik dan meninggalkan acara lebih cepat karena materi yang disampaikan oleh
pemateri kurang sesuai dengan judul yang seharusnya.

Analisis kasus tersebut dan jelaskan kesalahan yang ada beserta solusinya!
 Divisi Konsumsi membuat rincian makanan kegiatan yang diselenggarakan dalam 1 hari saja pada jam (08.00-15.00) dengan target jumlah
peserta 100, panitia 50, tamu undangan 20, seperti ini :
Sarapan :
• Panitia : aqua gelas (2 dus) + risol mayo (50)
• Peserta : kue kotak besar (100) + teh kotak (100)
• Tamu undangan : kue kotak kecil (50) + aqua botol (20)

Makan siang :
• Panitia : Nasi sumber rejeki (Nasi Campur) (50) + aqua gelas (2 dus)

3 • Peserta
• Tamu Undangan
: Nasi putih, Ikan Nila goreng, Sayur Asam, Sambal, Tahu Tempe orak-arik (100)
: Padang Upik Lauk Ayam (20) + aqua gelas (1 dus)

Sarapan rencananya akan dibagikan saat peserta absen di resepsionis, namun hingga 7.45 makanan belum juga datang. Padahal, panitia
konsumsi sudah meminta divisi Perlengkapan untuk mengambil makanan tersebut di catering. Koordinator div. perlengkapan meminta
panitia konsumsi untuk bersabar karena anggota perlengkapan yang diinstruksikan untuk mengambil makanan sedang berada di tempat lain
juga untuk mengambil kursi tambahan untuk peserta. Sedangkan, panitia perlengkapan lainnya juga sedang sibuk mengurus sound system.

Analisis kasus tersebut dan jelaskan kesalahan yang ada beserta solusinya!
 Cermati dan temukan kesalahan dari susunan acara berikut!!!!!!
RUNDOWN PEMBUKAAN LKMM WILAYAH 3 ISMKI 2018

HARI/TANGGAL WAKTU ACARA TEMPAT PENANGGUNG JAWAB

14.50-15.00 Persiapan Pembukaan Div. Acara
Menyanyikan Lagu
15.00-15.05 MC
Kebangsaan
15.05-15.15 Foto Bersama HPD
Sambutan Dekan atau yang
mewakili

Sambutan Sekretaris
4 Sabtu, 24 November 2018
15.15-16.15 Wilayah 3 ISMKI
RK 1
Div. Acara
Sambutan Gubernur BEM
FK Unmul
Sambutan Ketua Panitia
16.15-16.20 Pembukaan secara simbolis Div. Acara
16.20-16.25 Pembacaan Do’a Petugas
16.25-16.55 Persembahan Tari Daerah Div. Acara
16.55-17.15 Persembahan Paduan Suara Div. Acara
17.15-17.20 Penutup MC
 BEM FK Unmul akan mengadakan kegiatan Medfest berupa Lomba Futsal untuk eksternal. Divisi acara telah merancang sedemikian rupa
sehingga lomba menjadi menarik dan hadiah yang ditawarkan pun sangat besar dan pendaftarannya gratis.
Juara 1 : Rp 4.000.000 dan Piala
Juara 2 : Rp 3.000.000 dan Piala
Juara 3 : Rp 2.000.000 dan Piala

2 minggu menjelang acara, panitia Acara berniat untuk membeli piala untuk pemenang Medfest.
• Acara : Eh, boleh kah kita minta 4 juta?
• Danus : Waduh, buat apa itu 4 juta?
• Acara : Mau beli piala buat pemenang medfest

5 • Danus : Kok banyak banget ya? Kami cuma ada 9 juta ini, itupun untuk hadiah uang tunai peserta kan? Kalau mau beli piala lagi 4 juta, ga
ada lagi uangnya
• Acara : Loh kok bisa gitu, kan kita sudah share info kemana-mana nih nanti hadiahnya uang tunai sama piala, nanti pesertanya marah kalau
hadiah ga sesuai. Belum lagi kami bayar juri gimana?
• Danus : Duh, kami ga tau kalau kalian butuh sebanyak itu. Karena online jadi susah nyari uang, cuma bisa paid promote. Kemarin juga
uangnya sudah banyak dipakai div. perlengkapan untuk sewa lapangan bola sama sewa kamera. Jadi gimana ya…
• Acara : Ya sudah lah gausah aja diadakan Medfest ni.

Analisis kasus tersebut dan jelaskan kesalahan yang ada beserta solusinya!
 BEM FK Unmul mengadakan kegiatan Rapat Kerja Wilayah.
Pada hari pertama, dalam susunan acara yang dibagikan oleh divisi acara tertulis kegiatan Pembukaan dimulai pukul 08.00, namun hingga 08.15
hanya 10 peserta yang sudah masuk ke dalam Zoom. Tim LO pun kebingungan karena mereka tidak tahu bahwa acara dimulai 08.00 sehingga
baru mulai mencari para delegasi pada 08.15.

Pada hari kedua, seluruh insitusi diminta untuk melakukan presentasi mengenai sebuah topik. Para delegasi pun menanyakan kepada divisi acara
apakah harus menggunakan powerpoint atau tidak. Namun, karena sibuk, divisi acara pun tidak ada yg menjawab sehingga banyak delegasi yang
tidak menggunakan media powerpoint saat presentasi sehingga proses rapat menjadi kurang nyaman.

6 1 bulan seusai kegiatan, para peserta banyak yang menghubungi kembali panitia untuk meminta sertifikat. Namun, panitia belum menyelesaikan
sertifikatnya. Setelah dicrosscheck oleh ketua, ternyata div. kesekretariatan tidak bisa menyelesaikan sertifikat karena desainnya dipegang oleh
Ica yang sedang terbaring lemas di rumah sakit sejak 2 minggu yang lalu. Mereka pun hanya bisa berdoa semoga Ica lekas sembuh.

Analisis kasus tersebut dan jelaskan kesalahan yang ada beserta solusinya!
 Acara Malam Keakraban (Makrab) merupakan acara yang paling ditunggu-tunggu oleh KM FK Unmul. Pada suatu
hari, ternyata terdapat kesalahan dalam publikasi desain yang diupload di Instagram sehingga memicu amarah KM
FK Unmul. Oleh karena itu, banyak dari KM FK Unmul yang mempertanyakan hal tersebut di DM Instagram acara
Malam Keakraban. Kemarahan KM FK Unmul semakin menjadi-jadi karena DM mereka tidak ditanggapi sama
sekali.

7 Panitia makrab pun semakin pusing karena hingga H-3 acara, tiket yang terjual masih kurang dari 50% target.

Analisis kasus tersebut dan jelaskan kesalahan yang ada beserta solusinya!