Dasar-dasar

Kepanitiaan
LKMM-TD BEM FK Unmul 2022

Oleh:
Gusti Novia Ramadhana
 TOPIK

Definisi dan Alasan

01 Dibentuknya Kepanitiaan 02 Apa itu SC?
Fungsi dan tugas Sc

Alur rapat dan

03 Apa itu OC?
Fungsi dan tugas OC 04 Hubungan Kerja
antar divisi
 01
Definisi dan alasan
terbentuknya
kepanitiaan
 Kepanitiaan
Sekumpulan individu yang dipilih atau memilih untuk
mengerjakan tugas-tugas tertentu dalam suatu acara yang
direncanakan oleh suatu organisasi yang bersifat sementara.
 TUJUAN

Mengkoordinasikan Mengkondisikan dan Terlaksananya suatu

penyelenggaraan kegiatan menciptakan suasana kegiatan secara
dengan efektif dan efisien yang lebih kondusif dan berstruktur sehingga
kooperatif bagi kegiatan berjalan
pelaksanaan dengan baik
Kepanitiaan di FK Unmul
02

SC
(Steering Committe)
Steering Committee
= Panita Pengarah
- Bertanggung jawab dan
mengendalikan seluruh rangkaian
acara hingga selesai
- Seseorang yang sudah “Ahli” di
bidangnya
- Sistem pemilihannya “Oprec”,
“dipilih”, atau “panitia tahun
sebelumnya”
 JOBDESC SC
1.Ikut Menentukan Tujuan, Sasaran, Kapan, Dimana, Konsep
Kegiatan
2.Menentukan pembagian Jobdec tiap divisi, kriteria standar
tugas OC, anggaran dana
3.Memberi pengarahan terhadap OC
4.Memberikan alternatif pemecahan masalah kepada OC
5.Mengadakan evaluasi terkait kinerja OC
6.Membentuk susunan OC
7.Menjadi wakil OC terkait hubungan dengan pimpinan
Organisasi
Kesalahan yang sering terjadi.....

1. SC adalah panitia tahun sebelumnya, sekalipun

acara sebelumnya gagal
2. SC tidak mau tau, bahkan tidak memberi arahan
bagaimana harus bergerak
3. SC bukan seseorang yang berpengalaman
dibidangnya.
03

OC
(Organizing Committe)
Organizing
Comittee
=
Panitia Persiapan
dan
Pelaksanaan
Kegiatan
KETUA PANITIA
 FUNGSI JOB DESCRIPTION
- Menentukan agenda rapat
- Memfollow-up dan memantau
- Membawa seluruh OC menuju
tugas seluruh divisi
kesuksesan acara
- Bertanggung jawab atas teknis di
- Menjadi penengah jika terjadi
lapangan
suatu keributan dalam
- Memantau perkembangan setiap
kepanitian
- menjadi pemimpin dan divisi melalui rapat divisi
- Jeli melihat hal-hal tak terduga
mengarahkan seluruh anggota
- Mencari alternatif/solusi suatu
agar dapat mengerjakan
masalah
jobdec masing-masing
- Memberi keputusan yang bersifat
mutlak
- Menentukan gladi kotor dan gladi
bersih
- Aktif berkoordinasi dengan SC
 KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Tidak tau/tidak memahami tindakan yang dilakukan

oleh anggota
2. Tidak hadir pada saat rapat divisi
3. Tidak hadir pada saat kegiatan berlangsung
4. Tidak berkonsultasi dengan SC
5. Tidak mau mendengarkan pendapat anggota
SEKRETARIS
 JOB DESCRIPTION

- Notulensi setiap kegiatan rapat besar

- Mendata keluar masuk surat sesuai
FUNGSI permintaan divisi lain
- Membuat dan merevisi surat
- Sebagai tangan kanan ketua
- Membuat proposal kegiatan
- Membuat laporan pertanggung jawaban
(LPJ) kegiatan
- Melengkapi tanda tangan lembar pengesahan
pada proposal dan LPJ
 KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Kesalahan dalam pengetikan (typo, penggunaan tanda

baca yang salah, tidak menggunakan kata baku, kalimat
terlalu terbelit-belit)
2. Tidak mengupload notulensi dalam drive kepanitiaan
BENDAHARA

FUNGSI
Sebagai penanggung jawab atau
pengurus keuangan
JOB DESCRIPTION
- Menyusun rencana anggaran
- Mengelola anggaran
- Mengawasi pemasukan dan penggunaan data
( nota dan kwintasi)
- Pembukuan dana
- Menyusun LPJ bersama sekretaris
KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Data minus akibat pemakaian dana yang tidak

dikelola
2. Pembukuan tidak teliti
3. Nota yang hilang
4. Tidak tegas dalam mengelola dana
DIVISI ACARA
 FUNGSI JOB DESCRIPTION
- Menentukan tema dan konsep
• Mengatur jalannya sebuah acara
- Membuat timeline dan rundown
acara
• Memberikan arahan kepada acara
- Menentukan pengisi acara
divisi lain terkait rangkaian
- Pembagian PJ
acara yang akan dilakukan
- List kebutuhan
- Membuat Plan A,B,C
- Membuat tata tertib peserta,
bawaan peserta, persyaratan
perserta dll yang terkait peserta
- Menentukan MC dan membuat
Clue Card MC
- Menentukan hadiah
 KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Tidak standby saat acara berlangsung

2. Tidak melakukan briefing dengan pengisi acara terlibat
3. Tidak menyiapkan rencana cadangan
4. Tidak tau rundown acara
5. Kesalahan dalam briefing pemateri dan tamu undangan
6. Divisi acara berjalan sendiri......
DIVISI KESTARI
 JOB DESCRIPTION
- Membuat absensi
- Membuat surat peminjaman, undangan dll.
- Membuat sertifikat

FUNGSI
Sebagai tangan kanan sekretaris
KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Absensi hilang...
2. Tidak menyicil pembuatan sertifikat
3. Kesalahan dalam penulisan nomor dan nama di
sertifikat
DIVISI PERLENGKAPAN
 JOB DESCRIPTION
- Melakukan perizinan
- Koordinasi dengan pihak keamaan
- Pengadaan perlengkapan dan perlengkapan
segala divisi
FUNGSI - Mempersiapkan Venue acara dan penginapan
- Membuat denah lokasi kegiatan bekerja
Mempersiapkan segala sama dengan dekorasi
kebutuhan acara
KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Tidak meratanya pembagian jobdec

2. Tidak standby selama persiapan dan kegiatan
berlangsung
3. Menyiapkan perlengkapan mendadak, H-2 harus sudah
siap
4. Tidak serius mengurus perizinan
DIVISI DANA USAHA
 JOB DESCRIPTION
- Membuat daftar sponsor
- Mengirim dan menfollow-up proposal
sponsorship
- Kontrak kerja sama dengan sponsor
FUNGSI - Usaha mandiri
- Pengadaan merchandise
Mencari dana untuk menunjang
keperluan acara
 KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Tidak melihat peluang usaha

2. Terlalu terpatok akan satu usaha
3. Terlalu terpatok akan satu sumber dana
DIVISI HUBUNGAN MASYARAKAT
 JOB DESCRIPTION
- Mengantarkan surat pemberitahuan
kegiatan
- Menjadi kontak person dalam suatu
kegiatan
FUNGSI - Penghubungan dengan masyarakat umum

Menjadi penghubung antar

masyarakat umum
KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Tidak menjalin komunikasi yang baik kepada

masyarakat
2. Slow respon
3. Tidak menguasai konsep kegiatan
DIVISI PUBLIKASI DAN
DOKUMENTASI

FUNGSI
Mendokumentasi selama
pelaksaan kegiatan dan menjadi
operator bersama perlengkapan
JOB DESCRIPTION
- Mendesain segala keperluan acara (Logo,
banner, baju, flyer dll)
- Mendokumentasi segala kegiatan dalam
bentuk foto atau video
- Mengurus segala publikasi (media IG, koran
dll)
KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Pengupload-an dokumentasi terganggu atau terhapus

2. Tim dokumentasi hilang
3. Mendokumentasi sesuatu hal yang tidak penting
DIVISI KONSUMSI
 JOB DESCRIPTION
- Menentukan konsumsi (Survey menu dan
penyajian)
- Budget konsumsi
- Menyiapkan konsumsi (makanan berat,
FUNGSI coffee break, alat makan)
- Data alergi makanan peserta ataupun tamu
Mempersiapkan segala undanga.
konsumsi bagi peserta,
undangan, dan panitia
KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Konsumsi telat datang

2. Jumlah konsumsi terlalu banyak atau berlebihan
DIVISI DEKORASI
KESALAHAN YANG SERING TERJADI........

1. Konsumsi telat datang

2. Jumlah konsumsi terlalu banyak atau berlebihan
04
Alur Rapat
dan
Hubungan Kerja antar
Divisi
 ALUR RAPAT
1. Rapat OC/PI dan SC
2. Rapat Besar Pertama
3. Rapat Divisi
4. Rapat Besar Kedua
(Mengenai Progres dan
Kendala perdivisi)
5. Rapat SC dan PI (Jika
diperlukan)
 HUBUNGAN
KERJA SAMA ANTAR DIVISI
KESTARI

DANUS
ACARA
PUBDOK
ACARA KESTARI PUBDOK
HUMAS

PERKAP HUMAS

DEKORASI SEKRETARIS

KONSUMSI
 HUBUNGAN
KERJA SAMA ANTAR DIVISI
ACARA ACARA

DANUS BENDAHARA PUBDOK PERKAP

PUBDOK KESTARI

DANUS
ACARA
HUMAS
KESTARI
 HUBUNGAN
KERJA SAMA ANTAR DIVISI
ACARA
ACARA

PERKAP PUBDOK DEKORASI PUBDOK

DEKORASI PERKAP

ACARA
KONSUMSI
DEKORASI
TERIMA
KASIH 
Dahh selesaii..........