ADMINISTRASI

ORGANISASI
Arief Fadillah
Administrasi organisasi itu apa
sih...?
Administrasi adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam
struktur dengan pendayagunaan sumber daya untuk mencapai tujuan
yang efektif dan efisien yang meliputi pengorganisasian, penetapan
rencana program kerja, penyelenggaraan program, kegiatan
pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan
lain sebagainya.
 Gambaran Umum

Dewan Pembina

Ketua MPK Ketua OSIS

Sekretaris Bendahara Sekretaris Bendahara

Perwakilan
ROHIS Bela Negara Prestasi Organisasi KKMS Kesehatan IT & Bahasa
Kelas
 Gambaran Umum
Dewan Pembina Ketua

Wakil Ketua

Koordinator Koordinator
Pembina Ikhwan Pembina Akhwat

Dewan
Pembina Pembina
Pembina
Ikhwan Akhwat

Ketua MPK Ketua OSIS

Sekretaris Bendahara Sekretaris Bendahara

Perwakilan
ROHIS Bela Negara Prestasi Organisasi KKMS Kesehatan IT & Bahasa
Kelas
 Bagaimana tujuan yang efektif dan efisien?

Efektif dan Efisien Efektif tapi Tidak Efisien

Tidak Efektif tapi Efisien Tidak Efektif dan Tidak Efisien

 Visi
MPK
Misi ✓Aspiratif
Bagaimana ✓Representatif
merencanakan Tujuan
program yang baik?
Sasaran

Strategi

Program

Kegiatan
 Prinsip Penyusunan Program Kerja
(SMART)

Specific Measurable Assignable Realistic Time-Based

 Visi, Misi,
Alur Program Kerja AD/ART,
Aspirasi

Program Kerja Program Kerja

Departemen A Departemen B

RIK-1 RIK-2 RIK-3 RIK-1 RIK-2

 Studi Kasus: Departemen Organisasi

Program
Kerja

RIK-1 RIK-2 RIK-3 RIK-4

Perangkat Administrasi
Kegiatan

Notulensi

LPJ Surat-Surat

Kegiatan

Proposal TOR
Proposal...? Apa lagi
tuh?

Apa Fungsinya?
1. Permohonan Dana
2. Penyampai Tujuan
3. Penyampai Kegiatan Kapan Menyusunnya?
Penyusunan proposal kegiatan
harus selambat-lambatnya 2
(dua) bulan sebelum kegiatan
dilaksanakan
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
▪ Logo SMA-IT Thariq Bin Ziyad
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
▪ Logo OSIS
Tujuan Kegiatan
▪ Nama kegiatan
Waktu, Tempat ▪ Tema kegiatan
Sasaran/Target ▪ Waktu dan tempat pelaksanaan
Penutup ▪ Alamat dan sekretariat pelaksana atau OSIS dan
Lembar Pengesahan
contact person
Rencana Anggaran

Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
▪ Al Qur’an, Hadits Rasul atau dasar hukum lainnya
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
▪ Telaah filosofis untuk pencapaian apa yang
Tujuan Kegiatan diharapkan dan dasar pemikiran
Waktu, Tempat ▪ Urgensi kegiatan
Sasaran/Target

Penutup

Lembar Pengesahan

Rencana Anggaran

Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
▪ Menarik
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
▪ Mudah diingat
Tujuan Kegiatan
▪ Sesuai dengan tujuan acara
Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar Pengesahan

Rencana Anggaran

Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
▪ Muktamar
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
▪ Workshop
Tujuan Kegiatan
▪ Seminar
Waktu, Tempat ▪ Out Bound
Sasaran/Target ▪ Pelatihan
Penutup ▪ Tabligh Akbar
Lembar Pengesahan ▪ Festival
Rencana Anggaran
▪ Dan lain-lain.
Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
Ada tujuan umum dan tujuan khusus yang
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
mencantumkan target-target secara
Tujuan Kegiatan kualitas/kuantitas yang ingin dicapai
Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar Pengesahan

Rencana Anggaran

Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
Kapan dan dimana tempat kegiatan tersebut
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
dilaksanakan
Tujuan Kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar Pengesahan

Rencana Anggaran

Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
Kepada siapa kegiatan ini ditujukan:
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
▪ Siswa kelas X, XII, XII
Tujuan Kegiatan
▪ Pengurus OSIS
Waktu, Tempat ▪ Masyarakat Umum
Sasaran/Target ▪ Seluruh warga SMA-IT Thariq Bin Ziyad
Penutup ▪ Dan lain-lain.
Lembar Pengesahan

Rencana Anggaran

Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
Berisi harapan dan keinginan terkait kegiatan yang
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
akan dilaksanakan
Tujuan Kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar Pengesahan

Rencana Anggaran

Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
Nama Kegiatan
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
Tema
Tujuan Kegiatan
Tanggal Pengesahan
Waktu, Tempat Pada lembar pengesahan, yang menandatangani
Sasaran/Target adalah :
Penutup ▪ Ketua Pelaksana Kegiatan
Lembar Pengesahan
▪ Sekretaris Pelaksana Kegiatan
▪ Mengetahui Ketua OSIS
Rencana Anggaran
▪ Menyetujui Kepala SMA-IT Thariq Bin Ziyad
Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
• Rencana pengeluaran dan pemasukan anggaran
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
keuangan yang diperlukan selama perencanaan,
Tujuan Kegiatan pelaksanaan, dan setelah kegiatan
Waktu, Tempat • Dijadikan Lampiran 1
Sasaran/Target

Penutup

Lembar Pengesahan

Rencana Anggaran

Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
▪ Susunan Kepanitiaan dimulai dari penanggung
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
jawab hingga organ kepanitiaan terkecil
Tujuan Kegiatan ▪ Dijadikan lampiran 2
Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar Pengesahan

Rencana Anggaran

Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
Judul Proposal Sistematika Proposal
Latar Belakang

Nama Kegiatan
▪ Berisi rundown acara lengkap dengan pengisi
Jenis Dan Bentuk Kegiatan
acara
Tujuan Kegiatan ▪ Dijadikan lampiran 3
Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar Pengesahan

Rencana Anggaran

Susunan Kepanitiaan

Susunan Acara
 Sistematika LPJ Kegiatan
I. PENDAHULUAN I. ANGGARAN BIAYA
A. Latar Belakang (masalah,kegiatan) ▪Pengeluaran
B. Tujuan Kegiatan ▪Pemasukkan
C. Dasar Kegiatan (Al Qur’an, Hadits Rasul atau
dasar hukum lainnya) II. HASIL DAN EVALUASI KEGIATAN
▪Deskripsi Kegiatan
II. PELAKSANAAN KEGIATAN ▪Evaluasi Kegiatan
A. Nama Kegiatan ▪Rekomendasi
B. Tema Kegiatan
C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan III. PENUTUP
D. Peserta ▪Uraian
E. Susunan Kepanitiaan ▪Lembar Pengesahan
F. Susunan acara ▪Lampiran (Daftar Nota, Nota, Dokumentasi, Presensi, dll)
 Surat
Peranan Surat:
• Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi; surat sebagai
wakil organisasi menunjukkan mentalitas jiwa dan
kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.
• Bukti autentik; surat dapat dijadikan sebagai bukti
tertulis “hitam di atas putih” apabila terjadi
perselisihan atau untuk pembuktian lebih lanjut.
• Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.
• Alat pengingat atau berpikir; artinya bahwa surat
yang pernah dibuat dan diarsipkan dapat digunakan
sebagai bahan pertimbangan atau mengetahui hal-hal
yang pernah dilakukan.
 Surat
Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan
Kepala
 Surat
Kepala Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan
Nomor
Nomor Surat/ Tujuan Surat/ Nama panitia atau departemen /Nama Lembaga /
Bulan/ Tahun

002/e/OSIS SMA-IT TBZ/VII/2016

004/e/Thafes/OSIS SMA-IT TBZ /XI/2016

007/i/ROHIS/OSIS SMA-IT TBZ/IX/2016

Ket. :
i → Internal
e → Eksternal
 Surat
Kepala Nomor Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan
Lampiran

Lampiran Berkas yang mendampingi surat (Jika Ada)

Biasa Berapa Berkas?
Ex : 2 (Dua) Lembar
1 (Dua) Bundel Proposal
Dll.
 Surat
Kepala Nomor Lampiran Tanggal Tujuan Isi Pengesahan
Perihal
1. Keputusan
2. Keterangan
3. Permohonan izin
4. Undangan
5. Tugas
6. Kuasa
7. Perjanjian
8. Pengantar
9. Pemberitahuan
SURAT
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tujuan Isi Pengesahan
Tanggal

Bekasi, 2 September 2016

Sesuaikan dengan bulan
pada no Surat
 Surat
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Isi Pengesahan
Tujuan
Ykh. Kepala SMAN 88 • Tujuan surat tanpa menggunakan “Kepada”
dan “di”.
Yusuf Sobiri, Drs., M.Pd.I • Yang dituju jelas
Jakarta

Yth. Saudara Nurdin Al-Azies • Penggunaan sapaan ibu/bapak,saudara/i

Jalan K.H Sholeh Iskandar • Tujuan surat yang disebut namanya.
Km.2
Bogor

Kepada • Alamat yang di tuju adalah lembaga

Penerbit Aneka • Tidak menggunakan kata Ykh / Yth
Jalan haji Harun no. 33
Jakarta Timur
 Surat
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Pengesahan
Isi
• Salam pembuka yang ditulis lengkap “Assalaamu’alaikum
wa rahmatullaahi wabarakaatuh”. Salam ditulis dua spasi
dibawah tujuan surat. Puji syukur bagi ALLAH swt dan
shalawat nabi.

• Maksud/isi surat yang sesungguhnya ditulis dalam bahasa

yang jelas dan singkat. Waktu acara , tanggal dan lain-lain
ditulis indent sejauh satu kali tabs.

• Kalimat penutup yang berisi harapan dan ucapan terima

kasih. Salam penutup yang ditulis 1 spasi dibawah kalimat
penutup dengan penulisan yang lengkap. Dan di tutup
dengan “Wassalamu’alaikum wa rahmatullaahi
wabarakaatuh”
 Surat
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Pengesahan
Isi

Type A Type B
 Surat
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Pengesahan
Isi

Type C Type D
 Surat
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi
Pengesahan

Ketua OSIS Ketua Panitia

Ketua Panitia Sekretaris Panitia

Sekretaris Panitia

Ketua OSIS
 Urutan Tanda Tangan

Sekretaris

Ketua Pelaksana

Ketua OSIS

Kepala Sekolah
 Term of Reference (TOR)
• Fungsi TOR: sebagai lampiran surat permohonan pembicara dalam suatu
kegiatan
• Tujuan TOR: sebagai acuan/pedoman pembicara untuk menyampaikan
materi sesuai kepakarannya
• Bagian-bagian TOR:
1. Nama kegiatan
2. Tema kegiatan
3. Susunan acara
4. Bentuk kegiatan
5. Waktu dan tempat
6. Poin-poin Materi
HADAPILAH SETIAP SPEKULASI
DENGAN ANTISIPASI