Projek Graphic Design Software Training Class

PRA-ACARA

1. Pembentukan Panitia

1.1. Melakukan kordinasi dengan tim pengawas yang akan memilih panitia
penyelenggara Graphic Design Software Training Class

1.2. Membuat surat keputusan sebagai tanda bahwa sahnya sebagai tim pelaksana
projek

1.3. Menghubungi orang-orang yang akan dijadikan panitia pelaksana projek

2. Pembuatan Timeline

2.1 Menentukan jadwal pelaksanaan acara

2.2 Menentukan jadwal rapat koordinasi untuk pertama kali sehingga seluruh panitia
mengetahui job description yang harus mereka lakukan

2.3 Menentukan pengajuan proposal perijinan dan pencairan dana kepada direksi

2.4 Menentukan jadwal untuk menghubungi pembicara

2.5 Menentukan jadwal perilisan poster sebagai publikasi

2.6 Menentukan jadwal pembukaan pendaftaran dan penutupan pendaftaran bagi

peserta

2.7 Menentukan jadwal pegajuan proposal untuk Sponsorship

3. Pembagian Job Description

Ketua Panitia  Mengadakan rapat koordinasi

selama pra acara
 Mengontrol timeline yang
telah disusun agar waktunya
tidak molor
 Memberikan solusi dari segala
kendala selama progres pra
acara
 Mengontrol perkembangan
progress pra acara
Sekretaris  Membuat proposal perizinan
dan pencairan dana kepada
direksi
 Membuat surat perizinan
tempat dan perlengkapan
acara
 Membuat prosoposal untuk
sponsorship
Bendahara  Mengelola segala keuangan
yang dibutuhkan untuk
melaksanakan acara
Sie Acara
Sie Humas dan Publikasi
Sie Perlengkapan dan Dekorasi
 Membuat susunan acara
secara rinci dan spesifik
 Bersama divisi perlengkapan
menyusun daftar
perlengkapan dan
mengadakannya;
 Membuat konsep acara agar
lebih baik, misalnya dengan
mengundang orang ahli yang
dibutuhkan dalam event
tersebut;
 Berfungsi sebagai koordinator
lapangan dan mengatur hal-
hal teknis di lapangan saat
acara berlangsung;
 Melakukan sosialisasi susunan
acara kepada berbagai pihak
yang terkait dengan event
tersebut
 Bertanggungjawab kepada
ketua Panitia

 Mengkonsep dan membuat
media publikasi kegiatan
( misalnya dalam bentuk
pamflet, leaflet, brosur,
spanduk, baliho, poster,
undangan sesuai dengan
kebutuhan kegiatan) dan
menyebarkannya kepada
pihak terkait
 Merancang serta mendesain
Katalog
 Membantu sie kesekretariatan
dalam mengadakan dan
mengelola dokumen-dokumen
yang diperlukan dalam
kegiatan
 Membuat list kebutuhan dan
anggaran yang terkait dengan
promosi acara
 Bertanggungjawab kepada
ketua panitia
 Merencanakan dan mendata
peralatan perlengkapan
kegiatan yang dibutuhkan
serta mengupayakan
pengadaannya dengan
sebelumnya mengadakan
koordinasi denganbidang lain
terkait yang membutuhkan
perlengkapan sarana
 Mengadakan hubungan /
 kontrak perjanjian dalam hal
peminjaman /
penyewaanperalatan.
 Bertanggung jawab atas
pemeliharaan/perawatan dan
pengembalian
peralatanperlengkapan
kegiatan
 Mengadakan dan
mendistribusikan
perlengkapan kegiatan.
 Melakukan tudas-tugas yang
ditugaskan oleh ketua panitia.
 Melaporkan hasil-hasil
kegiatan kepada ketua panitia

Sie Konsumsi  Menyiapkan dan mengatur

menu makanan (ringan dan
berat) termasuk
penjadwalannya
 Mengupayakan adanya
konsumsi, menyediakan
(mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada
panitia, peserta, dan pengisi
acara
 menyiapkan dan
membereskan alat-alat
konsumsi yang dibutuhkan
 Mengurus biaya konsumsi
 Berkoodinasi dengan
bendahar terkait list
kebutuhan dan anggaran
 Bertanggungjawab kepada
Ketua Panitia

Sie Dokumentasi  Menyediakan, memproses

dan memproduksi
dokumentasi kegiatan dalam
bentuk foto ataupun video
 Melaporkan hasil-hasil
kegiatan kepada ketua
panitia.

Sie Sponsorship  Membuat list Sponsor

 Membuat kontrapretasi di
proposal sponsorship
 Mengajukan proposal:
Sponsorship
 Melakukan usaha yang dapat
memberikan pemasukan
 Melakukan follow up dana dan
usaha pre acara
  Mengurus pihak sponsor yang
datang saat hari H
 Melakukan follow up dana dan
usaha pasca acara
 Membuat list kebutuhan dan
anggaran
 Melakukan kerjasama dengan
Div. Lain yang terkait

Sie Keamanan  Mengatur dan

mempersiapkan penataan
seluruh kegiatan yang
berkaitan
dengankeamanan kegiatan
 Mengatur dan
mempersiapkan sarana-
sarana yang berkaitan
dengan keamanan kegiatan
 Melakukan koordinasi
kegiatan pengamanan
yang berkaitan dengan
Kegiatan
 Melakukan tugas-tugas
yang ditugaskan oleh Ketua
Panitia

2.Mencari sponsor Graphic Design Software Training Class

2.1 Membuat proposal kerjasama

2.1.1 Meminta persetujuan dari kepala himpunan dan pihak penanggung jawab projek.

2.1.2 Menentukan jenis proposal yang akan dibuat apakah proposal kerjasama ataupun
proposal permintaan dana.

2.2 Menentukan tempat penyebaran dan menyebarkannya proposal yang sudah disesuaikan dengan
jenis proposal yang akan diserahkan.

2.3 Meminta kejelasan waktu dan tempat konfirmasi serta contac person yang bisa dihubungi untuk
lebih memudahkan dalam konfirmasi dan kerjasama.

2.4 Melakukan konfirmasi tentang kerjasama yang ingin dilakukan. Dan juga membuat kontrak
kerjasama yang harus disepakati agar tidak terjadi kekeliruan dan salah paham.

3.Melakukan publikasi

3.1 Jika publikasi dengan pihak radio yang harus dilakukan pertama adalah menentukan waktu dan
berapa kali akan disiarkan publikasi projek kita.
3.1.1 Membuat materi dari publikasi yang akan kita berian kepada pihak radio.

3.1.1.1 Melakukan pengamatan tetntang publikasi kita radio apakah benar-benar sesuai
dengan apa yang sudah ada di dalam kontrak sebelumnya

3.2 Jika membuat pamflet maka yang harus dilakukan adalah membuat desain dari pemflet yang
akan kita buat.

3.2.1 Menyerakannya pada pihak advertise dan mengambilnya sesuai dengan janji atau
kontrak yang ada.

3.3 Menyebarkan pamphlet di tempat-tempat yang dianggap strategis sebagai tempat publikasi.

3.4. Mengamati perkembangan dari penempelan pamphlet apakan mendapatkan respon yang baik
dari masyarakat atau tidak.
 PELATIHAN
SOFTWARE

PRA-ACARA ACARA PASCA ACARA

PEMBENTUKAN PEMBAGIAN PEMBUATAN

PANITIA PEMBICARA EVALUASI PEMBUBARAN
PANITIA JOBDESK TIMELINE