JOBDESK SESUAI DENGAN SUSUNAN KEPANITIAAN DALAM SEMINAR

NO JABATAN JOBDESK
BPI
1 KETUA PELAKSANA 1. Menyusun grand design serta menyusun
kepanitiaan
2. Menetapkan timeline kegiatan hingga hari-H
(rapin, rakor, rabes, rakro, teknis sebelum dan
sampai hari H)
3. Menetapkan panitia sesuai jobdesk masing-
masing
4. Melakukan pengawasan dan koordinasi selama
kepanitiaan berlangsung
5. Melakukan pengawasan terhadap sie transko
dan perkap dalam teknis pelaksanaan

2 WAKIL KETUA PELAKSANA 1. Membantu ketua pelaksana dalam melakukan

pengawasan dan koordinasi
2. Turut aktif membantu ketua pelaksana selama
kepanitiaan berlangsung
3. Melakukan pengawasan terhadap sie humas
dan acara dalam teknis pelaksanaan

3 SEKRETARIS 1. Menyusun proposal dan LPJ (internal) kegiatan

2. Mengarsipkan proposal dan LPJ (internal dan
eksternal) kegiatan
3. Melakukan pengawasan terhadap sie
kesekretariatan dan PDDM dalam teknis
pelaksanaan

4 BENDAHARA 1 1. Merancang dan mengatur anggaran dana sesuai

kebutuhan
2. Berkoordinasi dengan sie-sie terkait dana yang
dibutuhkan
3. Mengarsipkan pengeluaran dana untuk
kebutuhan kegiatan (nota harus sesuai dengan
ketentuan)
4. Melakukan pengawasan terhadap sie konsumsi
dan danus dalam teknis pelaksanaan

5 BENDAHARA 2 1. Merancang dan mengatur anggaran dana sesuai

kebutuhan
2. Berkoordinasi dengan sie-sie terkait dana yang
dibutuhkan
 3. Mengarsipkan pengeluaran dana untuk
kebutuhan kegiatan (nota harus sesuai dengan
ketentuan)
4. Melakukan pengawasan terhadap sie marketing
dalam teknis pelaksanaan

DIVISI (BPH DAN STAFF)

1 ACARA 1. Menyusun konsep dan teknis pelaksanaan
kegiatan
2. Berkoordinasi dengan sie-sie terkait
3. Melakukan pengawan terhadap jalannya
kegiatan
4. Mengagendakan rakro (pembagian jobdesk dan
paparan kronologi acara) sebelum acara
berlangsung (maksimal H-1)

2 HUMAS 1. Melakukan publikasi kegiatan

2. Merupakan perpanjangan tangan suatu kegiatan
dengan pihak-pihak luar (pemateri, dekanat,
kemahasiswaan, BEM, HIMKAJAYA dan
lain-lain)
3. Melakukan publikasi kegiatan (Koran, TV UB
dan lain-lain)

3 PDDM 1. Melakukan dokumentasi terhadap seluruh

4 KESEKRETARIATAN
rangkaian kegiatan.
2. Merancang konsep design (nametag, sertifikat
dll) dan berkoordinasi dengan kestari terkait
percetakannya.
3. Merancang design banner dan mencetak
4. Merancang dekorasi kegiatan (ruangan)
5. Menjadi operator saat acara berlangsung dan
berkomunikasi dengan pihak lain yang
membutuhkan bantuan terkait PDDM
1. Membantu sekretaris dalam pembuatan
proposal dan LPJ kegiatan (internal)
2. Membuat proposoal dan LPJ eksternal (jika
dibutuhkan)
3. Melakukan pencatatan (notulensi) dalam semua
rangkaian kegiatan
4. Melakukan pengarsipan berkas – berkas
kegiatan
5. Melakukan koordinasi dengan sie lain terkait
surat menyurat seperti surat ijin menggunakan
ruangan, peralatan, surat untuk pemateri dan
lain-lain
 6. Melakukan percetakan absensi, notulensi,
berita acara, sertifikat, nametag, materi, dan
lain-lain
7. Menyiapkan seminar kit dan lain-lain yang
berhubungan dengan percetakan dan surat
menyurat

5 KONSUMSI 1. Melakukan pendataan terhadap kebutuhan

konsumsi kegiatan
2. Melakukan pengadaan konsumsi kegiatan

6 PERLENGKAPAN 1. Merekap needlist dan kebutuhan khususnya

dibidang perlengkapan
2. Melakukan pengadaan kebutuhan perlengkapan
kegiatan

7 DANA USAHA 1. Membantu bendahara dalam hal melakukan

usaha yang dapat menghasilkan pemasukan
dana yang akan digunakan untuk kegiatan
2. Mencari dan mengajukan proposal serta
melakukan follow up terkait sponsorship

8 MARKETING 1. Melakukan koordinasi dan follow up dengan

peserta untuk seminar
2. Berkoordinasi dengan transko terkait
penginapan peserta yang ingin ikut dalam
penginapan yang disediakan panitia

9 TRANSKO 1. Membantu dalam proses pengantaran dan

penjemputan panitia dan peserta
2. Membantu dalam proses pengantaran,
penjemputan dan penginapan bagi pemateri dan
atau moderator.