JOBDESK KEPANITIAN “RAKERDA HISFARSI JATENG 2019”

1. DEWAN PENASEHAT : 1. Membuat konsep utama kegiatan

2. Memberikan nasehat berupa arahan, saran, dan
masukan tentang penyelenggaraan kegiatan yang
bersifat umum
3. Mendampingi kepanitian selama kegiatan berjalan

2. KETUA : 1. Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan

WAKIL KETUA 2. Memantau perkembangan seluruh seksi
3. Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika
ada suatu masalah yang berlarut-larut
4. Menjadi sosok inspirator dan motivator bagi yang lain
5. Mengamati segala hal yang tidak terduga (mamahami
segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan)

3. SEKRETARIS : 1. Membuat proposal kegiatan

2. Mencatat hasil rapat koordinasi
3. Mengurus surat-menyurat
4. Mengetik LPJ
5. Koordinasi dengan tim sekretariatan dalam penyiapan
kebutuhan di secretariat.

4. BENDAHARA 1. Memegang seluruh keuangan acara

2. Memegang seluruh bukti pengeluaran
3. Menyusun RAB dan pengelolaan dana
4. Melalukan pembayaran kebutuhan kegiatan
5. Membuat pembukuan semua kegiatan keuangan
6. Koordinasi dengan sie dana dalam hal penggalangan
dana

5. SIE SEKKRETARIATAN : 1. Melakukan ketatausahaan kegiatan yang berhubungan

dengan peserta dalam kegiatan
2. Menyiapkan daftar hadir peserta dan panitia
3. Mberkoordinasi dengan sekretaris dalam menyiapkan
sertifikat peserta dan panitia
4. Membuat tanda kepanitiaan dan peserta (name tag)

6. SIE ILMIAH : 1. Menyiapkan pembicara / narasumber atau key note

speaker ataupun moderator dalam kegiatan
2. Melakukan koordinasi dengan pembicara/ narasumber
terkait dengan materi, jadwal, dll

5. SIE ACARA 1. Membuat Konsep acara & rundown Acara

2. Mengatur Jadwal acara
3. Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi
4. Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut
pelaksanaan seminar atau workshop

6. SIE KONSUMSI 1. Merencanakan konsumsi untuk kegiatan baik peserta,

narasumber atau panitia
2. Berkoordinasi dengan sie acara untuk jadwal
penyiapan makanan
3. Berkoordinasi dengan pihak hotel untuk mengatur
menu termasuk penjadwalan makanan.
7. SIE AKOMODASI & 1. Berkoordianasi dengan seksi acara untuk jadwal acara
PERLENGKAPAN dan peralatan yang dibutuhkan
2. Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam
satu tempat yang aman
3. Berkoordinasi dengan seksi publikasi & dokumentasi
untuk hal pemasangan Branding dan yang
berhubungan dengan kontrak di area
4. Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi
untuk masalah keamanan materi publikasi.
5. Mengadakan hubungan/kontrak perjanjian dalam
penyewaan peralatan untuk stand/ both sponsor bila
diperlukan
6. Menyiapkan akomodasi yang dibutuhkan oleh
narasumber
7. Membantu dalam pengarahan bila peserta
membutuhkan akomodasi (penginapan).

8. SIE PUBLIKASI & 1. Menentukan media publikasi yang diperlukan

DOKUMENTASI (misalnya poster, leaflet, tiket, dll) termasuk publikasi
melalui media sosial (facebook, twitter)
2. Membuat seluruh media publikasi yang telah
ditentukan
3. Menentukan lokasi publikasi (misalnya akan di mana
letak 10 spanduk, pembagian ke Berapa titik di kota)
4. Memasang materi publikasi media onsite bersama
seksi publikasi dan seksi perlengkapan
5. Berkoordinasilah dengan sekretaris untuk membuat
surat ijin pemasangan apabila akan memasang di
bagian-bagian tertentu
6. Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai
keamanan media on site, terutama yang disediakan
pihak sponsor.
7. Memasang seluruh media publikasi
8. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara
9. Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor
10. Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah
dalam bentuk foto, video
11. Menentukan dekorasi panggung
12. Menentukan dekorasi acara

9. SIE DANA : 1. Menguasai seluruh bagian proposal sponsor

2. Membuatrekapan/list data sponsor
3. Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan
4. Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
5. Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi
publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor
berkait, kontrak
6. Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan
mungkin adanya permintaan pihak sponsor untuk
promosi di atas panggung, dll.